E-Invoicing: Arti, Manfaat, dan Contohnya dalam Bisnis

Metode penagihan konvensional yang mengandalkan pencetakan dan pengiriman faktur manual bisa memperlambat arus kas dan meningkatkan risiko kesalahan. Proses yang memakan waktu, mahal, dan rentan terhadap human error ini bisa menghambat efisiensi operasional bisnis Anda.

Selain itu, pelacakan status pembayaran yang tidak terkelola dengan baik dapat menambah beban administrasi dan berisiko merugikan cash flow perusahaan. Untuk mengatasi masalah ini, e-invoicing atau faktur digital menawarkan solusi yang lebih cepat dan akurat.

Dengan e-invoice, Anda bisa membuat dan mengirim faktur secara otomatis, memantau status pembayaran secara real-time, serta mengurangi kesalahan input data. Di artikel ini, kami akan membahas lebih lanjut tentang apa itu e-invoicing, manfaatnya, dan bagaimana penerapannya bisa mengoptimalkan sistem penagihan bisnis Anda.

Key Takeaways

• E-invoice adalah proses pembuatan, pengiriman, dan pengelolaan faktur dalam format digital terstandar, seperti XML atau EDI, menggantikan faktur kertas manual.
• E-invoicing menawarkan manfaat seperti efisiensi penagihan otomatis, penghematan biaya kertas dan pengiriman, dan pengiriman cepat.
• Dibandingkan jenis invoice lain, e-invoice lebih cepat dikirim, lebih akurat dalam pengisian data, memudahkan pelacakan transaksi.
• Mudahkan proses pembuatan faktur dengan Software E-Invoice ScaleOcean untuk mempercepat proses penagihan.

Coba Demo Gratis!

Pengertian E-Invoice

E-invoice adalah faktur elektronik yang dikirimkan secara otomatis dari pemasok ke pelanggan dalam format yang dapat diproses tanpa entri manual. Berbeda dengan faktur kertas, e-invoice menggunakan format terstruktur seperti XML atau EDI yang dapat dibaca mesin, mempercepat alur kerja, mengurangi kesalahan, dan meningkatkan efisiensi.

Melalui e-invoice, perusahaan dapat mengurangi biaya administrasi dan meningkatkan akurasi pengolahan data. Selain itu, proses pengarsipan menjadi lebih mudah karena dokumen dapat disimpan dalam format digital yang aman dan mudah diakses kapan saja.

Penerapan e invoicing juga membantu memastikan kepatuhan pajak yang lebih baik. Pemerintah dapat memonitor transaksi bisnis secara real-time, mengurangi risiko kebocoran pajak, dan meningkatkan transparansi dalam sistem perpajakan nasional.

Sistem e-invoice terintegrasi dengan platform pajak untuk memastikan bahwa faktur yang diterbitkan secara otomatis terhubung dengan database pajak yang valid. Hal ini mempermudah verifikasi dan menghindari kesalahan penginputan data dalam laporan pajak.

Dengan penggunaan e-invoicing, bisnis tidak hanya memenuhi kewajiban perpajakan tetapi juga mendapatkan manfaat operasional lainnya, seperti mempercepat proses pembayaran dan meningkatkan hubungan dengan pelanggan. Sistem ini juga mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan manual dalam pengelolaan faktur.

Apa Fungsi E-Invoicing?

E-invoice atau faktur elektronik peran penting dalam mengoptimalkan berbagai aspek administrasi bisnis. Berikut adalah fungsi utama yang ditawarkan oleh sistem e-invoice:

1. Kepatuhan Pajak

E-invoicing memastikan bahwa faktur pajak yang diterbitkan sudah sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan oleh Direktorat Jenderal Pajak (DJP). Hal ini membantu perusahaan untuk tetap mematuhi peraturan pajak yang berlaku, menghindari potensi masalah hukum.

2. Efisiensi Operasional

Sistem e invoicing mengurangi penggunaan kertas, biaya pencetakan, serta waktu yang dibutuhkan untuk mengirimkan faktur. Dengan menggunakan aplikasi nota online, perusahaan dapat menghemat sumber daya dan waktu yang sebelumnya dialokasikan untuk proses manual, meningkatkan efisiensi dan mempercepat alur administrasi.

3. Validasi Otomatis

Dengan e-invoicing, sistem DJP melakukan validasi otomatis terhadap keabsahan faktur yang diunggah. Proses ini mempercepat verifikasi dan memastikan bahwa semua faktur yang diterima memenuhi standar yang ditentukan.

Penerapan e-invoicing juga mencakup validasi terhadap commercial invoice, memastikan bahwa setiap transaksi internasional atau domestik yang melibatkan perdagangan barang atau jasa tercatat dengan benar, mematuhi regulasi yang berlaku, dan mengurangi potensi kesalahan administratif.

4. Pengarsipan Digital

Fungsi lain e invoice adalah memungkinkan pengarsipan faktur secara digital. Penyimpanan data ini mempermudah pencarian informasi dan mengurangi kebutuhan untuk menyimpan dokumen fisik, yang pada gilirannya meningkatkan efisiensi pengelolaan data keuangan.

Studi dari IADITI menunjukkan bahwa penggunaan invoice elektronik dapat mengurangi biaya pemrosesan hingga 60% hingga 90%. Beberapa perusahaan multinasional melaporkan pengurangan biaya mencapai 90%, yang tidak hanya menekan biaya, tetapi juga memungkinkan alokasi sumber daya ke area yang lebih produktif.

Apa Saja Manfaat Penggunaan E-Invoicing?

Manfaat e invoice adalah efisiensi operasional dengan mengurangi entri manual dan kesalahan, mempercepat pembayaran, meningkatkan visibilitas status pembayaran, mendukung kepatuhan pajak digital, serta mengurangi biaya pencetakan, pengiriman, dan penyimpanan faktur kertas.

Secara lebih rinci, beberapa manfaat penggunaan digital invoice:

1. Akses Real-time

E-invoice memungkinkan pengguna untuk memantau status pembayaran dan arus kas secara real-time. Dengan informasi yang selalu diperbarui, perusahaan dapat mengelola keuangan dengan lebih efisien, mengidentifikasi potensi masalah lebih awal, dan mengambil langkah tepat sebelum masalah berkembang, meningkatkan kontrol keuangan secara keseluruhan.

2. Efisiensi Waktu

E-invoice mempercepat proses pembayaran dan transaksi bisnis. Dengan otomatisasi dalam pembuatan, pengiriman, dan penerimaan faktur, waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan transaksi menjadi lebih singkat. Hal ini mengurangi beban administratif dan memungkinkan tim keuangan untuk fokus pada tugas yang lebih strategis.

3. Peningkatan Kepatuhan Pajak

E-invoice, seperti e-faktur di Indonesia, membantu bisnis dalam mengelola dan melaporkan PPN secara otomatis dan terintegrasi dengan sistem pajak yang ada. Fitur ini mempermudah perusahaan untuk memastikan kepatuhan terhadap regulasi perpajakan yang berlaku dan menghindari sanksi terkait pajak.

Sistem e-invoice tidak hanya menangani e-faktur, tetapi juga dapat mencakup proforma invoice, yang memberi perusahaan gambaran lebih awal tentang biaya dan kewajiban pajak yang mungkin timbul sebelum transaksi final dilakukan. Hal ini mempermudah perencanaan dan pengelolaan laporan pajak.

4. Pengambilan Keputusan Bisnis

Data yang dihasilkan oleh e-invoice dapat dianalisis untuk mengidentifikasi tren, hambatan, dan inefisiensi dalam bisnis. Dengan informasi yang lebih akurat dan terkini, pengambilan keputusan menjadi lebih tepat dan berbasis data. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk merencanakan strategi yang lebih baik dan mengoptimalkan operasional bisnis.

5. Pengurangan Biaya dan Akurasi Data

Dengan menghilangkan kebutuhan pencetakan, penyimpanan, dan pengiriman dokumen, e-invoicing mengurangi biaya operasional secara signifikan. Proses otomatis juga meminimalkan kesalahan manusia yang sering terjadi pada entri data manual, meningkatkan akurasi informasi, dan mengurangi pertanyaan terkait faktur.

Dilansir dari Forbes, penerapan e-invoicing dan otomatisasi akun hutang penting untuk efisiensi sekaligus keberlanjutan. Proses digital ini mengurangi penggunaan kertas, menekan biaya cetak dan kirim, mempercepat arus kas, serta meningkatkan keamanan dan kepatuhan, sehingga bisnis lebih ramah lingkungan dan hemat operasional.

Bagaimana Cara Kerja E-Invoicing?

E-invoicing bekerja dengan cara mengeluarkan faktur dalam format elektronik yang terintegrasi langsung dengan sistem perpajakan. Setelah transaksi selesai, data faktur dikirimkan secara otomatis ke otoritas pajak melalui platform yang telah disetujui, mengurangi proses manual.

Proses pengiriman faktur dilakukan dengan menghubungkan sistem internal perusahaan dengan server perpajakan. Setiap faktur yang diterbitkan langsung terdaftar dalam database pajak, memungkinkan pemeriksaan otomatis terhadap validitasnya dan mengurangi risiko kesalahan.

Setelah faktur terkirim ke otoritas pajak, sistem akan memverifikasi informasi seperti nomor NPWP dan kode pajak. Jika data sesuai, otoritas pajak memberikan persetujuan atau tanda terima yang menunjukkan bahwa faktur sah dan dapat digunakan untuk tujuan perpajakan.

Selain itu, e invoicing juga memungkinkan pengelolaan transaksi yang lebih transparan. Semua faktur yang diterbitkan tercatat dengan jelas dalam sistem, memudahkan audit dan pelaporan pajak tanpa memerlukan pemeriksaan manual yang memakan waktu.

Jenis E-Invoicing di Indonesia

Di Indonesia, penerapan e-invoice diatur dan diwajibkan oleh Direktorat Jenderal Pajak (DJP) melalui aplikasi e-Faktur. Hal ini bertujuan untuk meningkatkan efisiensi dalam administrasi perpajakan, memperbaiki transparansi transaksi, serta mengurangi potensi penyalahgunaan faktur fiktif.

Maka dari itu, sebagai pebisnis terdapat beberapa jenis e invoicing yang perlu Anda ketahui:

1. Faktur Pajak Elektronik (e-Faktur)

e-Faktur merupakan faktur pajak yang diterbitkan secara elektronik oleh Pengusaha Kena Pajak (PKP). Faktur ini disusun sesuai dengan standar yang ditetapkan oleh Direktorat Jenderal Pajak (DJP), memastikan kesesuaian dengan peraturan yang berlaku.

2. Bukti Pemungutan PPN Elektronik (e-PPN)

e-PPN adalah bukti pungutan PPN yang juga diterbitkan oleh PKP dalam bentuk elektronik. Sama halnya dengan e-Faktur, e-PPN ini mengikuti standar yang telah ditetapkan oleh DJP untuk memastikan kepatuhan terhadap regulasi perpajakan yang ada.

Perbedaan E-Invoice dengan Invoice Biasa

Perbedaan utama e-invoice dengan invoice kertas terletak pada format, proses, dan legalitas. E-invoice terstruktur dan terintegrasi dengan sistem, lebih cepat, akurat, dan mematuhi regulasi pajak. Sementara invoice kertas lebih lambat, rentan kesalahan, dan berisiko hilang.

Untuk lebih detailnya, berikut perbandingan e-invoice dan invoice biasa:

1. Kecepatan Pengiriman

E invoice adalah faktur digital yang bisa Anda kirimkan secara instan melalui sistem atau email, tanpa memerlukan waktu untuk pencetakan atau pengiriman fisik. Sedangkan faktur pembelian jenis kertas memerlukan waktu lebih lama karena harus dikirim dalam fisik. Dengan demikian, proses penagihan bisa dipersingkat.

2. Keakuratan Data

Berbeda dengan faktur manual yang rentan terhadap human error, e-invoicing menggunakan format terstruktur sehingga meminimalisir dalam pengisian dan perhitungan data. Data yang dimasukkan ke dalam sistem secara otomatis akan disesuaikan dengan standar yang berlaku, sehingga informasi yang disajikan akurat.

3. Proses Pelacakan dan Pencatatan

Digital invoice juga memudahkan Anda dalam melacak faktur. Dengan sistem terintegrasi, status pengiriman dapat dilacak secara real-time. Riwayat transaksi juga dapat diakses dengan cepat dan efisien kapanpun dibutuhkan. Ini tidak bisa dilakukan jika menggunakan faktur kertas.

4. Kepatuhan Pajak dan Regulasi

Dibandingkan faktur berbentuk kertas, faktur invoice elektronik lebih mudah memenuhi syarat pajak dan regulasi yang berlaku. Beberapa sistem pembuatan invoice sudah dirancang sesuai peraturan perpajakan yang diterapkan oleh pemerintah, sehingga pemenuhan kewajiban pajak lebih mudah dilakukan.

5. Proses Pengarsipan

Aspek pembeda lainnya dari e-invoice adalah pengarsipan faktur. E-invoice disimpan dalam format digital, sehingga Anda tidak perlu menyediakan ruang fisik untuk penyimpanan dan jika diperlukan nantinya, dokumen ini juga cepat diakses.

Jika perusahaan masih menggunakan invoice kertas, maka beralih ke sistem digital sangat disarankan. Rekomendasi aplikasi invoice dapat memudahkan transisi ini dengan menyediakan fitur otomatisasi, akurasi lebih tinggi, dan integrasi dengan sistem pajak untuk memastikan kepatuhan.

Contoh E-Invoice dan Formatnya

Contoh e-invoice biasanya mencakup informasi dasar transaksi, seperti nama pembeli dan penjual, nomor faktur, dan tanggal transaksi. Setiap faktur juga mencantumkan jumlah barang atau jasa yang dijual serta nilai total yang harus dibayar, beserta rincian pajak yang berlaku.

Format e-invoice mengikuti standar tertentu yang ditetapkan oleh pemerintah atau platform e-invoicing. Umumnya, format tersebut mencakup elemen-elemen wajib seperti nomor invoice, detail perusahaan, kode pajak, serta informasi tentang barang atau jasa yang diperdagangkan.

Pada e-invoice, beberapa kolom wajib yang biasanya ada meliputi nomor faktur, NPWP penjual, NPWP pembeli, tarif pajak yang dikenakan, dan total tagihan. Beberapa format e-invoice juga mencantumkan kode referensi transaksi atau kode unik untuk pelacakan.

Agar Anda lebih mudah memahaminya, contoh laporan e-invoice berikut ini menggambarkan tagihan yang dikirimkan oleh PT. Digital Solutions kepada PT. Mega Prima Jaya. Laporan ini mencakup nomor invoice, tanggal pembuatan, serta informasi mengenai jangka waktu pembayaran yang harus dipatuhi.

E-invoice tersebut juga menyertakan rincian produk atau layanan yang diberikan, yang mencakup deskripsi, jumlah, harga satuan, dan total harga per item. Di bagian bawah, tercantum total tagihan yang harus dibayar, yang sudah termasuk pajak yang dikenakan.

Selain itu, laporan tersebut memberikan informasi tentang cara pembayaran, yang dapat dilakukan melalui rekening BCA yang tercantum. Pengirim juga meminta agar nomor invoice disertakan saat melakukan pembayaran untuk mempermudah proses verifikasi. Berikut terlampir contoh e-invoicing:

Secara keseluruhan, keuntungan e invoice adalah tersedianya keamanan data. Dengan menggunakan format digital, faktur lebih mudah disimpan dan diakses, serta dapat dilindungi dengan teknologi enkripsi. Selain itu, proses pengarsipan faktur pun menjadi lebih efisien dan hemat biaya.

Contoh Penerapan E-Invoicing

Di Indonesia, penerapan e-invoicing dikenal sebagai e-Faktur yang mulai diwajibkan bagi wajib pajak sejak 2015 dan diperluas pada 2016 ke berbagai wilayah. Sistem ini memungkinkan pengusaha untuk membuat, mengirim, dan melaporkan faktur pajak secara elektronik sehingga mempermudah kepatuhan pajak serta meningkatkan transparansi transaksi.

Selain e-Faktur, banyak platform digital seperti Paper.id, iFortepay Blog, dan marketplace besar seperti Tokopedia menyediakan layanan e-invoicing atau pembayaran tagihan digital. Solusi ini membantu pelaku bisnis mengelola penagihan secara efisien, mempercepat proses pembayaran, dan meminimalkan risiko kesalahan pencatatan dalam transaksi harian.

Penggunaan E-Invoice untuk B2B dengan B2C

Digital invoice sering digunakan dalam berbagai jenis bisnis, baik itu secara B2B ataupun B2C. Mungkin secara format sepintas terlihat sama, tapi ada beberapa aspek penting yang membedakan keduanya. Berikut perbedaan penggunaan e-invoice untuk B2B dan B2C, diantaranya:

1. E-Invoice B2B

Jika Anda menjalankan bisnis yang berfokus pada B2B, invoice digital digunakan untuk transaksi dengan klien. Sehingga, bentuk invoice cenderung lebih kompleks karena transaksi Anda melibatkan jumlah besar, item yang lebih banyak, dan perjanjian khusus seperti pada faktur tagihan proyek.

Anda juga perlu memastikan sistem e-invoicing Anda terintegrasi dengan software akuntansi terbaik untuk memudahkan pengelolaan data dan kepatuhan pajak. Sering kali, transaksi B2B juga melibatkan regulasi tambahan yang harus dipatuhi, sehingga e-invoice Anda harus mematuhi standar industri yang berlaku.

Menurut Investopedia, teknologi berperan vital dalam bisnis B2B karena memungkinkan perusahaan menemukan pemasok dan klien secara online, mempercepat pengadaan lewat e-commerce dan e-procurement, serta memantau pesanan secara real-time. Digitalisasi ini meningkatkan efisiensi, transparansi, dan skalabilitas, sehingga transaksi antar perusahaan menjadi lebih cepat dan hemat biaya.

2. E-Invoice B2C

Sebaliknya, jika bisnis Anda berfokus pada B2C, faktur invoice online cenderung lebih sederhana. Setelah pelanggan membeli produk atau layanan, faktur langsung dikirimkan secara otomatis melalui email atau sistem. Proses ini cepat dan biasanya tidak memerlukan integrasi dengan sistem yang rumit.

Sebagai pebisnis B2C, Anda lebih sering berurusan dengan transaksi langsung, baik pembayaran dilakukan secara penuh di awal atau saat barang diterima. Oleh karena itu, faktur ini tidak membutuhkan tingkat detail atau kompleksitas seperti di B2B.

Mudah Buat Faktur dengan Software E-Invoice ScaleOcean

Software E-Invoice ScaleOcean merupakan solusi yang memudahkan otomatisasi pembuatan dan pengelolaan faktur elektronik secara efisien. Sistem ini terintegrasi dengan modul lainnya dalam ERP ScaleOcean, seperti modul penjualan dan akuntansi, sehingga setiap transaksi penjualan langsung menghasilkan faktur yang sesuai dan terdata dengan akurat.

Perangkat lunak e-invoice ini memungkinkan pencetakan faktur langsung dari sistem atau pengiriman melalui email, sekaligus memastikan kepatuhan terhadap regulasi perpajakan yang berlaku. Dengan fitur ini, perusahaan dapat meminimalkan kesalahan manual, mempercepat proses billing, dan meningkatkan transparansi serta kepatuhan terhadap peraturan pajak yang selalu berkembang.

Untuk lebih memahami cara kerja sistem ini, Anda dapat mencoba demo gratis yang ditawarkan ScaleOcean. Berbagai fitur unggulan yang dimiliki oleh sistem ini akan membantu mendukung efisiensi bisnis Anda, di antaranya:

• Integrated with accounting systems: Setiap faktur invoice yang dihasilkan secara otomatis tercatat di pembukuan Anda, mempermudah pencatatan dan pelaporan keuangan.
• Instant email delivery: 
  Tidak perlu menunggu kurir atau pos, faktur dapat langsung dikirimkan secara elektronik ke pelanggan dalam hitungan detik.
• Pelacakan real-time: Anda bisa memantau status faktur, apakah sudah dibaca, diterima, atau dibayar oleh pelanggan dalam satu sistem terpusat.
• Automated tax calculation: Hitung pajak sesuai peraturan yang berlaku secara otomatis. Menghindari kesalahan perhitungan dan memastikan kepatuhan.
• Bank reconciliation: Cek kesesuaian data keuangan internal dengan catatan bank secara cepat dan tepat.

Dengan fitur-fitur unggulan di atas, dipastikan proses pembuatan digital invoice berjalan lebih cepat, akurat, dan transparan. Sehingga Anda bisa fokus pada pertumbuhan bisnis tanpa terganggu oleh masalah administrasi yang rumit.

Kesimpulan

E-invoicing adalah proses pembuatan, pengiriman, dan pengelolaan faktur secara elektronik menggunakan format digital terstandarisasi (seperti XML atau EDI), berbeda dengan faktur kertas manual.

Proses e-invoice mengotomatiskan pertukaran data faktur antara sistem keuangan pemasok dan pelanggan, mempercepat siklus penagihan, mengurangi kesalahan, meningkatkan efisiensi operasional, dan memudahkan kepatuhan pajak.

Maka dari itu, Anda dapat memanfaatkan teknologi canggih dan otomatis untuk menghasilkan faktur invoice digital yang akurat. Software E-Invoice ScaleOcean adalah solusi terbaik yang telah terintegrasi dengan sistem akuntansi, dan memastikan seluruh proses penagihan dan pembayaran berjalan lebih efisien. Coba demo gratisnya sekarang!