E-Invoicing: Arti, Manfaat, dan Contohnya dalam Bisnis

Metode penagihan konvensional yang mengandalkan pencetakan dan pengiriman faktur manual bisa memperlambat arus kas dan meningkatkan risiko kesalahan. Proses yang memakan waktu, mahal, dan rentan terhadap human error ini bisa menghambat efisiensi operasional bisnis Anda.

Selain itu, pelacakan status pembayaran yang tidak terkelola dengan baik dapat menambah beban administrasi dan berisiko merugikan cash flow perusahaan. Untuk mengatasi masalah ini, e-invoicing atau faktur digital menawarkan solusi yang lebih cepat dan akurat.

Dengan e-invoice, Anda bisa membuat dan mengirim faktur secara otomatis, memantau status pembayaran secara real-time, serta mengurangi kesalahan input data. Di artikel ini, kami akan membahas lebih lanjut tentang apa itu e-invoicing, manfaatnya, dan bagaimana penerapannya bisa mengoptimalkan sistem penagihan bisnis Anda.

Key Takeaways

• E-invoice adalah faktur digital yang dibuat, dikirim, dan diterima secara elektronik, menggantikan proses invoice tradisional yang menggunakan kertas.
• E-invoicing menawarkan manfaat seperti efisiensi penagihan otomatis, penghematan biaya kertas dan pengiriman, dan pengiriman cepat.
• Dibandingkan jenis invoice lain, e-invoice lebih cepat dikirim, lebih akurat dalam pengisian data, memudahkan pelacakan transaksi.
• Mudahkan proses pembuatan faktur dengan Software E-Invoice ScaleOcean untuk mempercepat proses penagihan.

Coba Demo Gratis!

Pengertian E-Invoice

E-invoice, atau faktur elektronik, adalah faktur dalam bentuk elektronik yang dibuat, dikirim, dan dikelola secara digital, menggantikan penggunaan faktur kertas tradisional. Sistem ini memungkinkan proses transaksi, pembayaran, dan pencatatan berjalan otomatis, transparan, dan lebih efisien.

Penggunaan e-invoice juga dapat mempermudah pemantauan status pembayaran secara real-time dan pelaporan pajak yang lebih tepat. Disebut juga dengan online invoice, dokumen ini berisi informasi penagihan dalam format terstruktur dan dikirim dalam bentuk digital ke pelanggan.

Sementara itu, E-invoicing adalah proses pertukaran faktur dalam format data elektronik terstruktur yang dapat dibaca dan diproses otomatis oleh sistem komputer, bukan sekadar file PDF atau gambar. Dengan format machine-readable, data dapat langsung diintegrasikan ke sistem akuntansi, sehingga mengurangi entri manual, menekan biaya, dan meningkatkan akurasi.

Proses ini memungkinkan pertukaran dokumen secara penuh antara pemasok dan pembeli, menggantikan faktur fisik sekaligus mendukung kepatuhan pajak. Integrasi yang lancar membantu perusahaan mempercepat siklus pembayaran, menjaga arus kas, dan menyediakan informasi yang siap dianalisis untuk proses pengambilan keputusan bisnis.

Faktur ini umumnya dibuat dengan menggunakan sistem yang dapat terintegrasi dengan perangkat lunak akuntansi. Dengan menggunakan e-invoicing, Anda tidak perlu mencetak dokumen kemudian mengirimkannya secara manual.

Cukup melalui sistem atau email, faktur invoice secara online akan diterima oleh pelanggan dalam hitungan detik. Penerapan digital invoice ini tentu mempercepat proses penagihan.

Fungsi E-Invoicing

E-invoice atau faktur elektronik merupakan solusi yang semakin banyak digunakan oleh pelaku bisnis untuk meningkatkan efisiensi dan keamanan dalam transaksi keuangan. Penggunaan e-invoice menawarkan berbagai fungsi utama yang dapat mempercepat proses bisnis, dan memastikan keakuratan dan keamanan data transaksi.

Berikut adalah beberapa fungsi utama e-invoice yang memberikan fungsi utama bagi perusahaan, diantaranya:

1. Automatisasi Transaksi

E-invoice memproses data transaksi secara otomatis dari pembuatan faktur hingga pembayaran. Dengan sistem yang terintegrasi, proses pembuatan faktur, pengiriman, dan pencatatan pembayaran dilakukan secara otomatis tanpa memerlukan input manual, mengurangi kemungkinan kesalahan dan mempercepat siklus transaksi.

Penggunaan aplikasi nota online membantu mempermudah manajemen transaksi dan faktur. Dengan fitur otomatisasi yang disediakan, perusahaan dapat menghemat waktu dan meningkatkan akurasi dalam pencatatan data transaksi.

2. Fleksibilitas Waktu dan Tempat

E-invoice memungkinkan pelaku bisnis dan pelanggan untuk bertransaksi secara online tanpa batasan waktu dan lokasi. Dengan akses yang dapat dilakukan kapan saja dan di mana saja, proses transaksi menjadi lebih fleksibel dan tidak terikat pada jam operasional atau jarak geografis.

Hal ini tidak hanya mempermudah bisnis untuk melayani pelanggan di berbagai wilayah, tetapi juga meningkatkan efisiensi operasional dengan mengurangi kebutuhan untuk pengelolaan dokumen fisik. Dengan sistem ini, proses pembayaran dan penerbitan faktur dapat dilakukan secara real-time.

3. Menghemat Biaya

Dengan mengadopsi e-invoice, perusahaan dapat mengurangi biaya operasional terkait pencetakan, pengiriman dokumen kertas, serta biaya operasional untuk tenaga kerja yang sebelumnya menangani dokumen fisik.

Sebuah studi dari IADITI menunjukkan bahwa adopsi invoice elektronik dapat menekan biaya pemrosesan invoice hingga sekitar 60% hingga 90%, bahkan beberapa perusahaan multinasional melaporkan pengurangan biaya hingga 90%. Efisiensi ini tidak hanya membantu bisnis menekan biaya, tetapi juga memungkinkan alokasi sumber daya ke area lain yang lebih produktif.

4. Mempermudah Pencatatan

E-invoice berfungsi sebagai dokumen resmi yang penting dalam pencatatan bisnis dan pembukuan transaksi. Dalam praktik perdagangan internasional, e-invoice bahkan dapat dilampirkan bersama commercial invoice untuk memastikan kesesuaian data penjualan dan memudahkan rekonsiliasi.

Karena terstruktur secara digital, faktur elektronik dapat disimpan dan dikelola dengan mudah, sehingga proses audit dan pelaporan keuangan menjadi lebih akurat dan terorganisir.

5. Meningkatkan Keamanan

E-invoice mengurangi risiko pemalsuan dokumen karena menggunakan sistem digital yang lebih aman dan mudah untuk diverifikasi. Selain itu, dengan adanya kode verifikasi dan tanda tangan elektronik, e-invoice memudahkan pengecekan keaslian dokumen, sehingga meningkatkan tingkat keamanan dalam transaksi bisnis.

Dalam praktik ekspor-impor, dokumen pendukung seperti proforma invoice juga dapat dilampirkan secara digital agar proses pengecekan dan konfirmasi harga awal lebih aman dan transparan

Manfaat Penggunaan E-Invoicing

Penggunaan online invoice memiliki banyak manfaat bagi bisnis, baik dari sisi operasional maupun efisiensi. Dengan faktur elektronik, Anda dapat mengelola penagihan secara lebih cepat, akurat, dan transparan dibandingkan dengan metode faktur manual. Manfaat lain dari penerapan digital invoice yang akan Anda dapatkan adalah:

1. Akses Real-time

E-invoice memungkinkan pengguna untuk memantau status pembayaran dan arus kas secara real-time. Dengan informasi yang selalu diperbarui, perusahaan dapat mengelola keuangan dengan lebih efisien, mengidentifikasi potensi masalah lebih awal, dan mengambil langkah tepat sebelum masalah berkembang, meningkatkan kontrol keuangan secara keseluruhan.

2. Efisiensi Waktu

E-invoice mempercepat proses pembayaran dan transaksi bisnis. Dengan otomatisasi dalam pembuatan, pengiriman, dan penerimaan faktur, waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan transaksi menjadi lebih singkat. Hal ini mengurangi beban administratif dan memungkinkan tim keuangan untuk fokus pada tugas yang lebih strategis, meningkatkan produktivitas perusahaan.

3. Peningkatan Kepatuhan Pajak

E-invoice, seperti e-faktur di Indonesia, membantu bisnis dalam mengelola dan melaporkan PPN secara otomatis dan terintegrasi dengan sistem pajak yang ada. Fitur ini mempermudah perusahaan untuk memastikan kepatuhan terhadap regulasi perpajakan yang berlaku, mengurangi potensi kesalahan dalam pelaporan, dan menghindari sanksi terkait pajak.

4. Pengambilan Keputusan Bisnis

Data yang dihasilkan oleh e-invoice dapat dianalisis untuk mengidentifikasi tren, hambatan, dan inefisiensi dalam bisnis. Dengan informasi yang lebih akurat dan terkini, pengambilan keputusan menjadi lebih tepat dan berbasis data. Ini memungkinkan perusahaan untuk merencanakan strategi yang lebih baik dan mengoptimalkan operasional untuk mendukung pertumbuhan bisnis.

5. Pengurangan Biaya dan Akurasi Data

Dengan menghilangkan kebutuhan pencetakan, penyimpanan, dan pengiriman dokumen, e-invoicing mengurangi biaya operasional secara signifikan. Proses otomatis juga meminimalkan kesalahan manusia yang sering terjadi pada entri data manual, meningkatkan akurasi informasi, dan mengurangi pertanyaan terkait faktur.

Dilansir dari Forbes, penerapan e-invoicing dan otomatisasi akun hutang penting untuk efisiensi sekaligus keberlanjutan. Proses digital ini mengurangi penggunaan kertas, menekan biaya cetak dan kirim, mempercepat arus kas, serta meningkatkan keamanan dan kepatuhan, sehingga bisnis lebih ramah lingkungan dan hemat operasional.

6. Analisis Bisnis dan Fleksibilitas Transaksi

Data terstruktur dari e-invoice dapat dianalisis untuk mengidentifikasi tren, hambatan, dan peluang bisnis. Informasi ini mendukung pengambilan keputusan yang lebih tepat dan berbasis data. Selain itu, transaksi dapat dilakukan secara online kapan saja tanpa batasan lokasi, memberi kemudahan bagi pelanggan untuk membayar langsung dari tagihan.

Dengan adanya dokumen tersebut, e-invoicing membantu Anda mengoptimalkan proses penagihan dan menciptakan sistem yang lebih efisien.

Untuk memaksimalkan manfaatnya, Anda bisa mempertimbangkan berbagai aplikasi invoice yang dapat mendukung kebutuhan bisnis Anda. Berikut ini rekomendasi aplikasi invoice berikut untuk menemukan solusi terbaik yang dapat meningkatkan produktivitas dan keakuratan dalam pengelolaan transaksi bisnis Anda.

Perbedaan E-Invoice dengan Invoice Biasa

Perbedaan antara e-invoice dan invoice biasa terletak pada format, cara pengelolaan, serta keefisienannya dalam mendukung proses transaksi bisnis. E-invoice, yang berbasis digital, menawarkan berbagai keuntungan seperti otomatisasi, kemudahan akses, dan integrasi dengan sistem lainnya, sementara invoice biasa masih mengandalkan dokumen fisik.

Tidak seperti dokumen elektronik biasa (seperti file PDF atau JPEG), e-invoice terhubung langsung dengan sistem pembayaran dan dapat diproses secara otomatis oleh sistem terkait, menjamin interoperabilitas dan efisiensi data. Berikut beberapa poin perbedaannya:

1. Kecepatan Pengiriman

E-invoice adalah faktur digital yang bisa Anda kirimkan secara instan melalui sistem atau email, tanpa memerlukan waktu untuk pencetakan atau pengiriman fisik. Sedangkan faktur pembelian jenis kertas memerlukan waktu lebih lama karena harus dikirim dalam fisik. Dengan demikian, proses penagihan bisa dipersingkat.

2. Keakuratan Data

Berbeda dengan faktur manual yang rentan terhadap human error, e-invoicing menggunakan format terstruktur sehingga meminimalisir dalam pengisian dan perhitungan data. Data yang dimasukkan ke dalam sistem secara otomatis akan disesuaikan dengan standar yang berlaku, sehingga informasi yang disajikan akurat.

3. Proses Pelacakan dan Pencatatan

Digital invoice juga memudahkan Anda dalam melacak faktur. Dengan sistem terintegrasi, status pengiriman dapat dilacak secara real-time. Riwayat transaksi juga dapat diakses dengan cepat dan efisien kapanpun dibutuhkan. Ini tidak bisa dilakukan jika menggunakan faktur kertas.

4. Kepatuhan Pajak dan Regulasi

Dibandingkan faktur berbentuk kertas, faktur invoice elektronik lebih mudah memenuhi syarat pajak dan regulasi yang berlaku. Beberapa sistem pembuatan invoice sudah dirancang sesuai peraturan perpajakan yang diterapkan oleh pemerintah, sehingga pemenuhan kewajiban pajak lebih mudah dilakukan.

5. Proses Pengarsipan

Aspek pembeda lainnya dari e-invoice adalah pengarsipan faktur. E-invoice disimpan dalam format digital, sehingga Anda tidak perlu menyediakan ruang fisik untuk penyimpanan dan jika diperlukan nantinya, dokumen ini juga cepat diakses.

Contoh E-Invoice dan Formatnya

Contoh laporan e-invoice dibawah ini menunjukkan contoh e-invoice yang mencakup informasi penting mengenai tagihan yang dikirimkan oleh PT. Digital Solutions kepada PT. Mega Prima Jaya. E-invoice ini mencakup nomor invoice, tanggal pembuatan, serta jangka waktu pembayaran.

Selain itu, terdapat rincian tentang produk atau layanan yang diberikan, termasuk deskripsi, jumlah, harga satuan, dan total harga per item. Total tagihan yang harus dibayar, termasuk pajak, tercantum di bagian bawah. Pembayaran dapat dilakukan melalui rekening BCA yang tercantum, dan pengirim meminta agar nomor invoice disertakan saat melakukan pembayaran.

Terdapat elemen penting yang harus dimasukkan agar lengkap dan memudahkan proses transaksi serta pelacakan. Elemen yang digunakan dalam e-invoicing tersebut meliputi:

• Nomor invoice: Nomor invoice dibuat untuk memudahkan dalam pelacakan, baik bagi penjual maupun pembeli, serta untuk pencatatan keuangan dan audit.
• Tanggal invoice: Tanggal ini penting sebagai acuan untuk menghitung batas waktu pembayaran atau jatuh tempo.
• Jatuh tempo pembayaran: Untuk membantu memastikan pembayaran dilakukan tepat waktu dan memudahkan pengelolaan arus kas.
• Informasi penjual: Penting untuk mengidentifikasi penjual dan keperluan perpajakan.
• Informasi pembeli: Ini memudahkan komunikasi dan pencatatan transaksi oleh pembeli.
• Deskripsi produk atau layanan: Tabel yang menjelaskan secara detail produk atau layanan yang dibeli, termasuk kuantitas, harga satuan, dan total harga.
• Pajak: Ini merupakan kewajiban legal dan penting untuk akuntansi serta pelaporan pajak.
• Informasi pembayaran: Detail mengenai rekening bank atau metode pembayaran lainnya.
• Catatan tambahan: Catatan opsional yang mencakup instruksi pembayaran khusus, diskon, syarat pembayaran, atau informasi kontak untuk pertanyaan terkait invoice.

Contoh Penerapan E-Invoicing

Di Indonesia, penerapan e-invoicing dikenal sebagai e-Faktur yang mulai diwajibkan bagi wajib pajak sejak 2015 dan diperluas pada 2016 ke berbagai wilayah. Sistem ini memungkinkan pengusaha untuk membuat, mengirim, dan melaporkan faktur pajak secara elektronik sehingga mempermudah kepatuhan pajak serta meningkatkan transparansi transaksi.

Selain e-Faktur, banyak platform digital seperti Paper.id, iFortepay Blog, dan marketplace besar seperti Tokopedia menyediakan layanan e-invoicing atau pembayaran tagihan digital. Solusi ini membantu pelaku bisnis mengelola penagihan secara efisien, mempercepat proses pembayaran, dan meminimalkan risiko kesalahan pencatatan dalam transaksi harian.

Penggunaan E-Invoice untuk B2B dengan B2C

Digital invoice sering digunakan dalam berbagai jenis bisnis, baik itu secara B2B ataupun B2C. Mungkin secara format sepintas terlihat sama, tapi ada beberapa aspek penting yang membedakan keduanya. Berikut perbedaan penggunaan e-invoice untuk B2B dan B2C, diantaranya:

1. E-Invoice B2B

Jika Anda menjalankan bisnis yang berfokus pada B2B, invoice digital digunakan untuk transaksi dengan klien. Sehingga, bentuk invoice cenderung lebih kompleks karena transaksi Anda melibatkan jumlah besar, item yang lebih banyak, dan perjanjian khusus seperti pada faktur tagihan proyek.

Anda juga perlu memastikan sistem e-invoicing Anda terintegrasi dengan software akuntansi terbaik untuk memudahkan pengelolaan data dan kepatuhan pajak. Sering kali, transaksi B2B juga melibatkan regulasi tambahan yang harus dipatuhi, sehingga e-invoice Anda harus mematuhi standar industri yang berlaku.

Menurut Investopedia, teknologi berperan vital dalam bisnis B2B karena memungkinkan perusahaan menemukan pemasok dan klien secara online, mempercepat pengadaan lewat e-commerce dan e-procurement, serta memantau pesanan secara real-time. Digitalisasi ini meningkatkan efisiensi, transparansi, dan skalabilitas, sehingga transaksi antar perusahaan menjadi lebih cepat dan hemat biaya.

2. E-Invoice B2C

Sebaliknya, jika bisnis Anda berfokus pada B2C, faktur invoice online cenderung lebih sederhana. Setelah pelanggan membeli produk atau layanan, faktur langsung dikirimkan secara otomatis melalui email atau sistem. Proses ini cepat dan biasanya tidak memerlukan integrasi dengan sistem yang rumit.

Sebagai pebisnis B2C, Anda lebih sering berurusan dengan transaksi langsung, baik pembayaran dilakukan secara penuh di awal atau saat barang diterima. Oleh karena itu, faktur ini tidak membutuhkan tingkat detail atau kompleksitas seperti di B2B.

Mudah Buat Faktur dengan Software E-Invoice ScaleOcean

Software E-Invoice ScaleOcean merupakan solusi yang memudahkan otomatisasi pembuatan dan pengelolaan faktur elektronik secara efisien. Sistem ini terintegrasi dengan modul lainnya dalam ERP ScaleOcean, seperti modul penjualan dan akuntansi, sehingga setiap transaksi penjualan langsung menghasilkan faktur yang sesuai dan terdata dengan akurat.

Perangkat lunak e-invoice ini memungkinkan pencetakan faktur langsung dari sistem atau pengiriman melalui email, sekaligus memastikan kepatuhan terhadap regulasi perpajakan yang berlaku. Dengan fitur ini, perusahaan dapat meminimalkan kesalahan manual, mempercepat proses billing, dan meningkatkan transparansi serta kepatuhan terhadap peraturan pajak yang selalu berkembang.

Untuk lebih memahami cara kerja sistem ini, Anda dapat mencoba demo gratis yang ditawarkan ScaleOcean. Berbagai fitur unggulan yang dimiliki oleh sistem ini akan membantu mendukung efisiensi bisnis Anda, di antaranya:

• Integrated with accounting systems: Setiap faktur invoice yang dihasilkan secara otomatis tercatat di pembukuan Anda, mempermudah pencatatan dan pelaporan keuangan.
• Instant email delivery: 
  Tidak perlu menunggu kurir atau pos, faktur dapat langsung dikirimkan secara elektronik ke pelanggan dalam hitungan detik.
• Pelacakan real-time: Anda bisa memantau status faktur, apakah sudah dibaca, diterima, atau dibayar oleh pelanggan dalam satu sistem terpusat.
• Automated tax calculation: Hitung pajak sesuai peraturan yang berlaku secara otomatis. Menghindari kesalahan perhitungan dan memastikan kepatuhan.
• Bank reconciliation: Cek kesesuaian data keuangan internal dengan catatan bank secara cepat dan tepat.

Dengan fitur-fitur unggulan di atas, dipastikan proses pembuatan digital invoice berjalan lebih cepat, akurat, dan transparan. Sehingga Anda bisa fokus pada pertumbuhan bisnis tanpa terganggu oleh masalah administrasi yang rumit.

Kesimpulan

E-invoice adalah solusi untuk membuat faktur digital yang terstruktur dan efisien, sehingga Anda dapat mengelola penagihan dengan lebih cepat dan akurat. Dibandingkan dengan faktur konvensional, jenis e-invoicing menawarkan kecepatan pengiriman, akurasi data, hingga pelacakan real-time.

Manfaatkan teknologi canggih dan otomatis untuk menghasilkan faktur invoice digital yang akurat. Software E-Invoice ScaleOcean adalah solusi terbaik yang telah terintegrasi dengan sistem akuntansi, dan memastikan seluruh proses penagihan dan pembayaran berjalan lebih efisien. Coba demo gratisnya sekarang!