Faktur Pembelian: Contoh, Komponen & Manfaatnya

Faktur pembelian adalah invoice yang diterima oleh perusahaan dari pemasok sebagai bukti terjadinya transaksi pembelian. Adanya purchase invoice memudahkan catatan dalam laporan keuangan bisnis. Dapat digunakan sebagai pembukuan karena dokumen tersebut bersifat resmi dan formal.

Faktur dapat dipertanggungjawabkan sebagai bukti perusahaan kalau sudah melakukan pemesanan dan sebaliknya ketika pemasok sudah memenuhi kebutuhan yang diinginkan. Apabila terjadi kesalahpahaman ketika proses pembelian sudah selesai, kedua belah pihak dapat menunjukkan purchase invoice sebagai pendukung transaksi sah.

Pada artikel kali ini, kita membahas secara lengkap mengenai aspek ini, mulai dari pengertian, manfaat utama, komponen, perannya dalam perpajakan, hingga cara membuat dan contohnya. Pahami selengkapnya di sini!

Apa itu Faktur Pembelian?

Faktur pembelian adalah dokumen resmi yang diberikan penjual kepada pembeli sebagai bukti transaksi barang atau jasa. Dari sisi penjual, dokumen ini disebut faktur penjualan. Isinya mencakup rincian barang atau jasa yang dibeli, jumlah, harga per unit, serta total pembayaran yang harus dilunasi.

Dokumen yang juga disebut sebagai purchase invoice ini berperan penting baik untuk penjual maupun pembeli.

Bagi pembeli, faktur pembelian berperan sebagai bukti kepemilikan dan pembayaran. Dokumen ini diperlukan untuk tujuan akuntansi internal, seperti melacak pengeluaran dan memverifikasi biaya.

Jika terjadi masalah dengan produk (misalnya, barang rusak atau salah), faktur pembelian ini berfungsi sebagai bukti untuk mengajukan klaim garansi, pengembalian dana, atau pertukaran.

Bagi penjual, faktur pembelian berfungsi sebagai catatan penting untuk melacak penjualan dan mengelola inventaris. Hal ini juga membantu dalam rekonsiliasi pembayaran dan memastikan transaksi tercatat akurat.

Faktur ini juga penting untuk membantu pembeli dalam merekonsiliasi pembayaran, memastikan bahwa semua transaksi telah dicatat dengan benar, dan memfasilitasi proses penagihan.

Komponen Faktur Pembelian

Faktur pembelian tidak hanya berfungsi sebagai bukti transaksi, tetapi juga menyajikan informasi penting yang memudahkan pencatatan serta pengendalian keuangan. Setiap faktur umumnya memuat detail yang membantu penjual dan pembeli memastikan kejelasan, transparansi, serta akurasi dalam proses pembayaran.

Secara umum, meskipun bisa berbeda di setiap transaksi, faktur pembelian biasanya berisi:

1. Data penjual: mencakup nama, alamat, dan informasi kontak.
2. Data pembeli: meliputi nama, alamat, serta detail kontak.
3. Nomor faktur: kode unik untuk identifikasi dan pelacakan.
4. Tanggal penerbitan: saat faktur dibuat.
5. Nomor pesanan (PO): referensi dari pesanan pembeli.
6. Rincian barang/jasa: deskripsi lengkap, termasuk jumlah dan harga per unit.
7. Subtotal: total biaya sebelum pajak dan tambahan lain.
8. Pajak: detail pungutan, misalnya PPN.
9. Total akhir: keseluruhan biaya yang wajib dibayar.
10. Ketentuan pembayaran: metode pembayaran yang berlaku dan batas waktu jatuh tempo.

Manfaat Faktur Pembelian 

Faktur pembelian memiliki peran penting bagi perusahaan karena bukan hanya sekadar dokumen transaksi, tetapi juga mendukung berbagai aspek pengelolaan bisnis. Mulai dari akuntansi, pengendalian internal, hingga kepatuhan pajak, semua dapat terbantu dengan adanya faktur pembelian yang lengkap dan akurat.

1. Bukti transaksi sah

Faktur pembelian menjadi dokumen resmi yang membuktikan terjadinya transaksi antara penjual dan pembeli. Dengan adanya dokumen ini, perusahaan memiliki dasar hukum yang kuat dalam mencatat aktivitas pembelian barang maupun jasa secara jelas dan dapat dipertanggungjawabkan.

2. Dasar pencatatan akuntansi

Faktur digunakan sebagai acuan untuk mencatat pengeluaran dalam pembukuan perusahaan. Informasi di dalamnya membantu bagian keuangan mengelola arus kas, menyusun laporan keuangan yang akurat, serta menjaga transparansi terhadap seluruh transaksi yang terjadi.

Agar hal ini optimal, penting untuk memahami bedanya akuntansi manajemen dan akuntansi keuangan, penting untuk memisahkan kedua pendekatan ini dalam konteks pencatatan dan pelaporan keuangan, di mana keduanya memiliki tujuan dan audiens yang berbeda.

3. Alat verifikasi dan kontrol

Faktur berfungsi untuk memastikan barang atau jasa yang diterima sesuai dengan pesanan. Dokumen ini membantu perusahaan melakukan pengecekan detail seperti jumlah, harga, dan spesifikasi, sehingga mengurangi risiko kesalahan maupun kecurangan dalam proses pembelian.

4. Manajemen persediaan

Data dari faktur menjadi dasar untuk memperbarui catatan stok barang di gudang. Informasi mengenai jumlah dan jenis barang yang masuk memudahkan tim logistik memantau persediaan, sehingga kebutuhan operasional dapat terpenuhi dengan baik dan efisien.

5. Bukti untuk klaim/retur

Apabila terdapat ketidaksesuaian barang atau layanan yang diterima, faktur dapat digunakan sebagai bukti resmi untuk mengajukan klaim. Dokumen ini memperkuat posisi perusahaan dalam proses retur maupun negosiasi dengan pihak penjual terkait.

6. Kepatuhan pajak

Faktur pembelian mendukung pelaporan pajak dengan menyediakan informasi transaksi yang valid. Dokumen ini membantu perusahaan memenuhi kewajiban perpajakan, seperti penghitungan PPN, sekaligus menjadi arsip penting untuk keperluan audit dari otoritas pajak.

7. Data Pelaporan Pajak

Invoice pembelian berfungsi sebagai bukti bahwa perusahaan telah memenuhi kewajiban pajak sesuai ketentuan. Setiap pembelian dari pemasok, meski nilainya kecil, tetap tercatat dalam faktur, termasuk bea dan pajak yang dikenakan, sehingga mendukung pelaporan pajak secara sah.

8. Dokumen Klaim yang Sah

Faktur pembelian dapat dijadikan dasar resmi untuk mengajukan klaim apabila barang atau jasa yang diterima tidak sesuai pesanan. Dengan bukti ini, perusahaan memiliki legitimasi kuat dalam proses retur maupun penyelesaian sengketa, sehingga hak pembeli lebih terlindungi dan terjamin.

Cara dan Langkah Membuat Faktur Pembelian

Membuat faktur pembelian perlu dilakukan dengan cermat karena dokumen ini menjadi bukti resmi transaksi sekaligus dasar pencatatan keuangan dan perpajakan. Setiap detail yang tercantum harus jelas, akurat, dan sesuai dengan transaksi yang dilakukan agar memudahkan pembeli maupun penjual dalam pengelolaan administrasi.

Terdapat langkah penting yang harus dilakukan dalam menyusun faktur pembelian, diantaranya:

1. Cantumkan identitas penjual dan pembeli

Langkah pertama adalah menuliskan detail lengkap kedua belah pihak. Identitas penjual mencakup nama perusahaan, alamat, nomor telepon, serta NPWP bila ada. Begitu juga dengan informasi pembeli yang harus ditulis jelas. Data ini memastikan faktur memiliki kekuatan legal dan memudahkan proses komunikasi jika ada klaim.

2. Berikan nomor faktur unik

Setiap faktur pembelian harus memiliki nomor unik agar mudah dilacak dalam sistem administrasi. Penomoran dapat dibuat berurutan atau mengikuti format tertentu sesuai kebijakan perusahaan. Nomor ini berfungsi sebagai referensi resmi dalam pembukuan, audit, maupun pelaporan pajak yang membutuhkan data transaksi spesifik.

3. Tuliskan tanggal penerbitan faktur

Tanggal penerbitan berperan penting untuk menentukan periode akuntansi dan pelaporan pajak. Dengan mencantumkan tanggal yang tepat, perusahaan dapat mencatat transaksi sesuai masa pajak berlaku. Informasi ini juga berguna untuk mengatur batas waktu pembayaran dan mencegah terjadinya kesalahan administrasi.

4. Masukkan nomor pesanan pembelian (PO)

Nomor PO menghubungkan faktur pembelian dengan dokumen pesanan yang dibuat sebelumnya. Dengan mencantumkannya, perusahaan lebih mudah memverifikasi kesesuaian antara barang yang dipesan, diterima, dan ditagihkan. Hal ini membantu mengurangi risiko kesalahan serta menjaga keteraturan dalam siklus pembelian.

5. Rinci barang atau jasa yang dibeli

Detail barang atau jasa wajib ditulis secara jelas, mulai dari nama produk, deskripsi, jumlah, hingga harga per unit. Informasi ini menjadi dasar perhitungan biaya dan memastikan transparansi antara penjual serta pembeli. Dengan rincian lengkap, perusahaan dapat meminimalkan potensi sengketa dalam transaksi.

6. Hitung subtotal dan pajak

Setelah mencatat rincian barang, hitung subtotal sebelum pajak. Kemudian, tambahkan jenis pajak yang berlaku, seperti PPN. Langkah ini membantu perusahaan mengetahui biaya bersih dan total akhir yang harus dibayar. Perhitungan yang akurat mencegah selisih pembayaran maupun kesalahan dalam pelaporan keuangan.

7. Tulis total biaya yang harus dibayar

Total biaya mencakup seluruh komponen transaksi, mulai dari subtotal hingga pajak dan biaya tambahan lain. Angka ini merupakan jumlah akhir yang wajib dibayar pembeli kepada penjual. Penulisan total harus jelas dan menonjol, agar tidak menimbulkan kebingungan atau kesalahan pembayaran di kemudian hari.

8. Sertakan syarat dan metode pembayaran

Langkah terakhir adalah menuliskan ketentuan pembayaran, termasuk cara pembayaran yang diterima, nomor rekening, serta tanggal jatuh tempo. Informasi ini memberikan kejelasan bagi pembeli mengenai bagaimana dan kapan harus melunasi kewajiban. Dengan adanya syarat jelas, arus kas perusahaan dapat lebih terjaga.

Contoh Dokumen Faktur Pembelian (Purchase Invoice)

Setelah mengenali pengertian dan fungsi faktur pembelian, perusahaan juga perlu mengetahui format purchase invoice yang akan diberikan. Dalam faktur, memuat informasi yang merinci seluruh kebutuhan perusahaan hingga cara transaksi yang dipilih. Di bawah ini merupakan contoh dokumen purchase invoice secara umum.

Dari contoh di atas bisa dilihat bahwa purchase invoice memuat sejumlah komponen penting. Komponen ini meliputi identitas lengkap penjual dan pembeli (nama, alamat, kontak), nomor invoice yang unik untuk setiap transaksi, dan tanggal penerbitan serta jatuh tempo pembayaran.

Detail barang atau jasa yang dibeli, termasuk jumlah, harga satuan, dan total harus tercantum jelas. Syarat pembayaran, metode pembayaran yang disepakati, detail pajak yang berlaku, total pembayaran, serta instruksi cara pembayaran, seperti detail rekening bank, juga harus ditampilkan secara akurat.

Peran Faktur Pembelian dalam Perpajakan

Faktur pembelian berperan penting dalam memenuhi kewajiban perpajakan perusahaan. Dokumen ini menjadi dasar pencatatan Pajak Masukan bagi pembeli, terutama terkait PPN. Melalui faktur, perusahaan dapat mengklaim kredit pajak atas transaksi yang sah, sekaligus memastikan kepatuhan dalam pelaporan pajak sesuai regulasi yang berlaku.

Fungsu utama faktur pembelian dalam perpajakan adalah sebagai dasar pengkreditan Pajak Masukan PPN, selama pembeli adalah PKP (Pengusaha Kena Pajak), transaksi terkait usaha, dan dokumen sah (e-Faktur valid). Pajak Masukan yang tidak memenuhi syarat harus dibebankan sebagai biaya.

Selain itu, purchase invoice ini juga menjadi acuan pemotongan/pemungutan PPh (misalnya PPh 23 atas jasa) dan memastikan biaya dapat diakui secara fiskal jika memenuhi prinsip 3M (mendapatkan, menagih, memelihara penghasilan). Inilah pentingnya faktur pembelian penting untuk kepatuhan PPN, PPh, dan pengendalian akuntansi perusahaan.

Perbedaan Faktur Pembelian dan Faktur Penjualan

Faktur pembelian dan faktur penjualan sering dianggap serupa karena sama-sama mencatat transaksi, namun keduanya memiliki peran yang berbeda. Faktur penjualan menjadi catatan pendapatan bagi penjual, sementara faktur pembelian menjadi catatan pengeluaran bagi pembeli.

Berikut beberapa poin perbedaan faktur pembelian dan faktur penjualan, diantaranya:

1. Tujuan Pembuatan Dokumen

• Faktur Pembelian: Dibuat untuk mencatat transaksi dari sisi pembeli sebagai bukti resmi atas pengeluaran.
• Faktur Penjualan: Dibuat untuk menagih pembayaran dari pelanggan dan mendokumentasikan pendapatan yang diperoleh.

2. Fungsi pada Bisnis

• Faktur Pembelian: Fungsinya sebagai dasar pencatatan biaya, kontrol stok, dan dokumen pajak.
• Faktur Penjualan: Fungsinya sebagai alat penagihan, pencatatan piutang, dan bukti pendapatan yang sah dalam laporan keuangan.

3. Pihak yang Menerbitkan

• Faktur Pembelian: Diterima oleh pembeli namun diterbitkan oleh penjual sebagai lawan transaksi.
• Faktur Penjualan: Pembukuan penjualan diterbitkan langsung oleh penjual kepada pembeli sebagai bentuk permintaan pembayaran atas barang atau jasa yang diberikan.

Kesimpulan

Faktur pembelian sangat penting dalam pengelolaan keuangan perusahaan, tidak hanya berfungsi sebagai bukti transaksi, tetapi juga sebagai alat penting untuk pencatatan akuntansi, pengendalian stok, hingga kepatuhan pajak.

Agar pengelolaan faktur lebih efisien dan akurat, perusahaan dapat memanfaatkan software akuntansi ScaleOcean yang mampu mengotomatiskan pencatatan, meminimalkan kesalahan manual, serta menyediakan laporan real-time untuk mendukung keputusan bisnis. Lakukan demo gratis dan konsultasinya untuk dapatkan solusi ini!