Faktur Pembelian: Fungsi, Contoh, serta Cara Membuatnya

Faktur pembelian adalah invoice yang diterima oleh perusahaan dari pemasok sebagai bukti terjadinya transaksi pembelian. Adanya purchase invoice memudahkan catatan dalam laporan keuangan bisnis. Dapat digunakan sebagai pembukuan karena dokumen tersebut bersifat resmi dan formal.

Faktur dapat dipertanggungjawabkan sebagai bukti perusahaan kalau sudah melakukan pemesanan dan sebaliknya ketika pemasok sudah memenuhi kebutuhan yang diinginkan. Apabila terjadi kesalahpahaman ketika proses pembelian sudah selesai, kedua belah pihak dapat menunjukkan purchase invoice sebagai pendukung transaksi sah.

Pada artikel kali ini, kita membahas secara lengkap mengenai aspek ini, mulai dari pengertian, manfaat utama, komponen, perannya dalam perpajakan, hingga cara membuat dan contohnya. Pahami selengkapnya di sini!

Key Takeaways

• Faktur pembelian adalah sebuah dokumen resmi yang diberikan penjual kepada pembeli sebagai bukti bahwa sebuah transaksi telah terjadi.
• Manfaat faktur tersebut berupa bukti transaksi, dasar pencatatan akuntansi, alat verifikasi dan kontrol, bukti klaim / retur, perhitungan pajak, pengelolaan utang.
• Komponennya terdiri dari identitas pembeli dan penjual, nomor faktur, tanggal terbit, nomor pesanan, rincian barang / jasa, subtotal, pajak, total akhir, ketentuan pembayaran.
• Penyusunan dan pengelolaan faktur pembelian dapat dilakukan dengan mudah melalui sistem purchasing ScaleOcean yang terintegrasi dengan software akuntansi.

Coba Demo Gratis!

1. Apa itu Faktur Pembelian?

Faktur pembelian adalah dokumen resmi yang diberikan penjual kepada pembeli sebagai bukti transaksi barang atau jasa. Dari sisi penjual, dokumen ini disebut faktur penjualan. Isinya mencakup rincian barang atau jasa yang dibeli, jumlah, harga per unit, serta total pembayaran yang harus dilunasi.

Dokumen yang juga disebut sebagai purchase invoice ini berperan penting baik untuk penjual maupun pembeli.

Bagi pembeli, faktur pembelian berperan sebagai bukti kepemilikan dan pembayaran. Dokumen ini diperlukan untuk tujuan akuntansi internal, seperti melacak pengeluaran dan memverifikasi biaya dengan menyilangkannya dengan nota pembelian.

Jika terjadi masalah dengan produk (misalnya, barang rusak atau salah), faktur pembelian ini berfungsi sebagai bukti untuk mengajukan klaim garansi, pengembalian dana, atau pertukaran.

Bagi penjual, faktur pembelian berfungsi sebagai catatan penting untuk melacak penjualan dan mengelola inventaris. Hal ini juga membantu dalam rekonsiliasi pembayaran dan memastikan transaksi tercatat akurat.

Faktur ini juga penting untuk membantu pembeli dalam merekonsiliasi pembayaran, memastikan bahwa semua transaksi telah dicatat dengan benar, dan memfasilitasi proses penagihan.

2. Manfaat Faktur Pembelian 

Faktur pembelian (purchase invoice) bukan hanya sekadar mencatat transaksi. Dokumen ini menjadi dasar yang mendukung berbagai aspek dalam manajemen bisnis, mulai dari pencatatan keuangan, kepatuhan hukum, hingga pengendalian internal. Berikut ini adalah beberapa manfaat faktur pembelian yang utama.

a. Bukti Pembelian dan Transaksi Resmi

Faktur berfungsi sebagai bukti sah yang secara formal mengonfirmasi bahwa transaksi pembelian telah dilakukan. Sebagai dokumen yang merinci barang, harga, dan nilai total pembelian, faktur memberikan kejelasan informasi yang penting bagi kedua belah pihak.

b. Dasar Akuntansi dan Pencatatan Keuangan

Dalam akuntansi, faktur pembelian memiliki keabsahan yang diakui. Dokumen ini menjadi dasar utama bagi perusahaan untuk mencatat pengeluaran secara akurat, menyusun laporan keuangan seperti neraca dan laporan laba rugi, serta melacak pergerakan dana dalam bisnis.

c. Kontrol Keuangan dan Manajemen Inventaris

Faktur juga berperan dalam manajemen keuangan perusahaan. Dengan menyediakan data pembelian yang rinci, faktur membantu memantau aliran dana dan pengeluaran serta mengelola persediaan barang. Ini memungkinkan perusahaan untuk mengevaluasi stok dan memutuskan apakah perlu melakukan pembelian tambahan.

d. Kepatuhan Pajak (Legalitas)

Faktur pembelian juga berfungsi sebagai dokumen pendukung untuk laporan perpajakan. Dokumen ini memastikan bahwa perusahaan mematuhi ketentuan pajak, terutama dalam perhitungan Pajak Pertambahan Nilai (PPN) yang telah dibayarkan, sehingga mendukung kepatuhan pajak yang tepat dan teratur.

e. Alat untuk Klaim dan Penyelesaian Sengketa

Faktur berfungsi sebagai bukti resmi bagi konsumen untuk mengajukan klaim atau retur barang jika ada ketidaksesuaian antara barang yang dipesan dan yang diterima, baik dari segi kualitas maupun kuantitas. Selain itu, faktur juga menjadi alat bukti yang sah dan kuat dalam menyelesaikan perselisihan antara pembeli dan penjual.

f. Memudahkan Manajemen Utang

Untuk transaksi kredit, faktur pembelian memudahkan pembeli dalam melacak kewajiban utang yang harus dibayar pada tanggal jatuh tempo yang telah disepakati, sehingga membantu dalam pengelolaan utang secara efektif.

3. Komponen Faktur Pembelian

Faktur pembelian tidak hanya berfungsi sebagai bukti transaksi, tetapi juga menyajikan informasi penting yang memudahkan pencatatan serta pengendalian keuangan. Dalam beberapa kasus, faktur ini dapat dikaitkan dengan blanket purchase order untuk mencatat transaksi pembelian berulang secara efisien dan konsisten.

Setiap faktur umumnya memuat detail yang membantu penjual dan pembeli memastikan kejelasan, transparansi, serta akurasi dalam proses pembayaran. Secara umum, meskipun bisa berbeda di setiap transaksi, faktur pembelian biasanya berisi:

• Data Penjual: Mencakup nama, alamat, dan informasi kontak.
• Data Pembeli: Meliputi nama, alamat, serta detail kontak.
• Nomor Faktur: Kode unik untuk identifikasi dan pelacakan.
• Tanggal Penerbitan: Saat faktur dibuat.
• Nomor Pesanan (PO): Referensi utama purchase order yang dikeluarkan oleh pembeli.
• Rincian Barang / Jasa: Deskripsi lengkap, termasuk jumlah dan harga per unit.
• Subtotal: Total biaya sebelum pajak dan tambahan lain.
• Pajak: Detail pungutan, misalnya PPN.
• Total Akhir: Keseluruhan biaya pembelian yang wajib dibayar.
• Ketentuan Pembayaran: Metode pembayaran yang berlaku dan batas waktu jatuh tempo.

4. Hubungan Faktur Pembelian dan Pajak

Faktur pembelian memiliki peran krusial dalam administrasi perpajakan perusahaan, terutama terkait pajak pertambahan nilai (PPN). Dokumen ini berfungsi sebagai bukti pungutan PPN oleh penjual (PKP) dan menjadi dasar bagi pembeli untuk mengkreditkan PPN Masukan yang telah dibayar atas perolehan barang atau jasa kena pajak.

Dalam alur transaksi pembelian, faktur yang diterima dari supplier menjadi dokumen penting yang harus disimpan untuk pelaporan pajak dan audit. Kelengkapan informasi dalam faktur memastikan kepatuhan pajak dan mengurangi risiko sanksi akibat kesalahan pencatatan transaksi.

5. Cara Membuat Faktur Pembelian

Membuat faktur pembelian harus dilakukan dengan cermat karena dokumen ini merupakan bukti resmi transaksi serta dasar utama untuk pencatatan keuangan dan kewajiban perpajakan perusahaan.

Setiap detail pada faktur harus jelas dan akurat agar memudahkan pembeli maupun penjual dalam pengelolaan administrasi, pengendalian keuangan, dan pelacakan persediaan. Faktur yang terstruktur dengan baik juga akan mempermudah perhitungan total pembelian bersih, karena mencatat rincian transaksi kotor, diskon, dan potensi retur yang memengaruhi nilai akhir tagihan.

Berikut adalah langkah-langkah penting dalam menyusun faktur pembelian:

a. Gunakan Template dan Cantumkan Nomor Unik

Mulailah dengan template faktur yang jelas dan profesional. Berikan nomor faktur yang unik dan cantumkan tanggal penerbitan yang jelas. Nomor faktur ini sangat penting untuk mempermudah pelacakan dan pengarsipan di masa mendatang.

b. Identitas Penjual dan Pembeli (Pemasok)

Cantumkan identitas lengkap kedua pihak yang terlibat dalam transaksi, meliputi nama perusahaan, alamat, nomor telepon, serta Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP). Selain itu, lampirkan logo perusahaan untuk kepentingan branding dan legalitas dokumen.

c. Masukkan Detail Pesanan ke Dalam Tabel

Gunakan format tabel untuk mencatat setiap detail transaksi agar lebih terstruktur dan mudah dibaca. Pastikan semua rincian harga dan kuantitas tercatat seperti pada data yang disepakati pada tahap Request for Quotation (RFQ) atau Penawaran Harga sebelumnya.

d. Rincikan Barang atau Jasa

Sertakan kolom untuk deskripsi barang atau jasa, jumlah/kuantitas, harga satuan, dan total harga per item (subtotal). Ini akan membantu memastikan bahwa setiap detail produk atau layanan tercatat dengan jelas.

e. Hitung Total Pembayaran

Jumlahkan harga semua item untuk mendapatkan total pembelian kotor. Cantumkan juga potongan harga (diskon) dan catatan untuk retur barang yang dapat memengaruhi nilai tagihan. Selain itu, pastikan untuk mencantumkan informasi pajak yang dikenakan (seperti PPN) dan biaya tambahan lainnya jika ada.

f. Tuliskan Syarat dan Metode Pembayaran

Jelaskan metode pembayaran yang diterima, seperti transfer bank atau tunai, beserta detail rekening penjual. Sebutkan juga tenggat waktu pembayaran atau jatuh tempo untuk mempermudah manajemen utang dan arus kas pembeli.

g. Lampirkan Tanda Tangan dan Stempel (Validasi)

Untuk memvalidasi faktur pembelian, tambahkan ruang untuk tanda tangan perwakilan dari pihak penjual atau perusahaan dan stempel resmi jika diperlukan oleh kebijakan perusahaan.

h. Arsipkan ke dalam Sistem Terintegrasi

Langkah terakhir dalam proses faktur adalah mengarsipkannya ke dalam sistem atau software purchasing yang terintegrasi dengan sistem akuntansi perusahaan (ERP). Pengarsipan digital ini mempermudah manajemen transaksi, pelacakan utang, dan pelaporan keuangan secara real-time.

Menurut laporan dari LLCBuddy, sekitar 82% departemen keuangan mengaku kewalahan dengan volume tinggi dan berbagai format faktur yang harus diproses setiap harinya. Oleh karena itu, otomatisasi alur persetujuan dan pembayaran faktur menjadi solusi yang efektif, karena dapat mengurangi biaya pemrosesan hingga lebih dari 60% dibandingkan metode manual.

Dengan sistem yang terintegrasi, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi operasional dan mengurangi beban kerja yang berat di departemen keuangan.

6. Contoh Dokumen Faktur Pembelian (Purchase Invoice)

Contoh faktur pembelian berikut menggambarkan struktur dasar dari dokumen transaksi yang digunakan oleh perusahaan untuk mencatat pembelian barang. Faktur ini mencakup informasi penting, seperti identitas perusahaan dan pemasok, nomor faktur, serta tanggal transaksi.

Di bagian tabel, terdapat rincian barang yang dibeli, termasuk nama barang, jumlah yang dipesan, harga satuan, total harga sebelum diskon, besaran diskon yang diberikan, dan total harga setelah diskon. Setiap barang yang tercatat, seperti kayu, besi, papan, dan paku, dijelaskan secara rinci untuk memastikan transparansi dalam transaksi.

Selain itu, faktur ini juga mencantumkan grand total dari seluruh pembelian yang dilakukan, yakni Rp3.307.500. Untuk memudahkan pembeli, faktur ini menyertakan syarat pembayaran yang jelas, yaitu pembayaran harus dilakukan paling lambat pada tanggal jatuh tempo, 26 Maret 2024, dan dapat dilakukan melalui transfer bank atau pembayaran tunai di kantor.

Dengan format yang rapi dan terstruktur, faktur ini tidak hanya berfungsi sebagai bukti transaksi tetapi juga membantu dalam pencatatan akuntansi dan pengelolaan utang piutang perusahaan.

7. Perbedaan Faktur Pembelian dan Faktur Penjualan

Faktur pembelian dan faktur penjualan sering dianggap serupa karena sama-sama mencatat transaksi, namun keduanya memiliki peran yang berbeda. Faktur penjualan menjadi catatan pendapatan bagi penjual, sementara faktur pembelian menjadi catatan pengeluaran dan laporan pembelian bagi pembeli.

Berikut beberapa poin perbedaan faktur pembelian dan faktur penjualan, diantaranya:

a. Tujuan Pembuatan Dokumen

• Faktur Pembelian: Dibuat untuk mencatat transaksi dari sisi pembeli sebagai bukti resmi atas pengeluaran.
• Faktur Penjualan: Dibuat untuk menagih pembayaran dari pelanggan dan mendokumentasikan pendapatan yang diperoleh.

b. Fungsi pada Bisnis

• Faktur Pembelian: Fungsinya sebagai dasar pencatatan biaya, kontrol stok, dan dokumen pajak.
• Faktur Penjualan: Fungsinya sebagai alat penagihan, pencatatan piutang, dan bukti pendapatan yang sah dalam laporan keuangan.

c. Pihak yang Menerbitkan

• Faktur Pembelian: Diterima oleh pembeli namun diterbitkan oleh penjual sebagai lawan transaksi.
• Faktur Penjualan: Pembukuan penjualan diterbitkan langsung oleh penjual kepada pembeli sebagai bentuk permintaan pembayaran atas barang atau jasa yang diberikan.

8. Mudahkan Pengelolaan Faktur Pembelian dengan Software Purchasing ScaleOcean

Software Purchasing ScaleOcean adalah solusi ERP terintegrasi yang dirancang untuk menyederhanakan dan mengotomatiskan proses pengadaan barang dan jasa. Dengan sistem yang menghubungkan modul purchasing langsung dengan modul keuangan, persediaan, dan pengelolaan vendor, ScaleOcean memungkinkan perusahaan untuk mengelola seluruh siklus pembelian secara lebih efisien dan terkontrol.

Dengan menggunakan software purchasing ScaleOcean, perusahaan dapat mengelola proses pembelian dari permintaan hingga penerimaan barang dengan lebih mudah. Semua transaksi pembelian tercatat secara otomatis, memberikan visibilitas penuh dan transparansi dalam setiap tahapan pengadaan. Selain itu, sistem ini mengurangi kesalahan manual dan meningkatkan akurasi dalam pencatatan transaksi pengadaan.

Untuk merasakan manfaatnya secara langsung, Anda dapat mencoba demo gratis ScaleOcean dan melihat bagaimana sistem ini dapat meningkatkan efisiensi operasional bisnis Anda.

Fitur Software Purchasing ScaleOcean:

• Automatisasi Proses Pembelian: Proses pengadaan barang otomatis, mulai dari permintaan hingga penerimaan dan pembayaran, mengurangi waktu dan risiko kesalahan dalam pengelolaan pesanan.
• Integrasi dengan Modul Lain: Modul purchasing terhubung dengan modul keuangan dan persediaan, memastikan pembelian tercatat akurat dan dapat diakses secara real-time untuk pengelolaan anggaran dan inventaris.
• Pencatatan Pembelian yang Akurat: Semua transaksi pembelian tercatat otomatis, mengurangi kesalahan manual dalam pencatatan dan meminimalkan risiko kesalahan dalam penghitungan anggaran dan persediaan.
• Pembuatan Laporan Pembelian: Laporan pembelian dibuat otomatis dan efisien, memberikan gambaran jelas mengenai pengeluaran dan status pengadaan barang atau jasa.
• Kontrol Pengeluaran dan Anggaran: Memungkinkan pemantauan anggaran pembelian secara real-time, mencegah pemborosan, dan memastikan pengeluaran sesuai rencana anggaran.
• Pengelolaan Vendor yang Terpadu: Menyederhanakan manajemen vendor dari negosiasi hingga pengelolaan kontrak dan pembayaran, meningkatkan efisiensi dan transparansi hubungan dengan pemasok.

9. Kesimpulan

Faktur pembelian adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli setelah transaksi pembelian barang atau jasa, merinci produk yang dibeli dan jumlah yang harus dibayar. Dokumen ini berperan penting dalam pengelolaan keuangan perusahaan, tidak hanya berfungsi sebagai bukti transaksi, tetapi juga sebagai alat penting untuk pencatatan akuntansi, pengendalian stok, hingga kepatuhan pajak.

Agar pengelolaan faktur lebih efisien dan akurat, perusahaan dapat memanfaatkan software purchasing ScaleOcean yang mampu mengotomatiskan pencatatan, meminimalkan kesalahan manual, serta menyediakan laporan real–time untuk mendukung keputusan bisnis. Lakukan demo gratis dan konsultasinya untuk dapatkan solusi ini!