SOP Gudang: Definisi, Langkah Membuat, dan Contohnya

Efisiensi operasional gudang sangat penting untuk kelancaran bisnis. Tanpa SOP gudang yang jelas, kesalahan dalam penyimpanan dan distribusi barang dapat terjadi, menghambat operasional dan kualitas produk, serta menyebabkan kerugian akibat barang hilang, stok tidak terkelola, atau pengiriman terlambat.

Untuk mencegah masalah ini, perusahaan dapat menerapkan SOP manajemen gudang. Selain itu, dukungan software yang andal dapat mempermudah pengelolaan stok, memastikan operasional berjalan lebih efisien, mengurangi risiko kerugian, dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

Di artikel ini akan dibahas secara detail mengenai pengertian, tahap pembuatan, hingga contoh SOP gudang. Dengan informasi tersebut akan membantu Anda menemukan solusi tepat untuk meningkatkan efisiensi, kebersihan, dan akurasi manajemen gudang Anda.

Key Takeaways

• SOP manajemen gudang adalah panduan tertulis yang berisi prosedur untuk mengelola seluruh aktivitas operasional gudang dengan cara yang efisien, konsisten, dan aman.
• Tujuan SOP gudang adalah meningkatkan efisiensi, mengurangi kesalahan, meningkatkan keamanan, mempermudah pelatihan, dan memastikan kepatuhan terhadap peraturan industri.
• Langkah membuat SOP gudang meliputi pengaturan awal, perancangan, pengembangan, pengujian, hingga pelaksanaan.
• ScaleOcean Warehouse Management System hadir sebagai solusi untuk memaksimalkan manajemen gudang dengan membantu mengotomatisasi macam-macam proses.

Coba Demo Gratis!

Apa itu SOP Gudang?

SOP gudang adalah panduan tertulis yang mengatur proses operasional barang (penerimaan, penyimpanan, pengeluaran) untuk memastikan efisiensi, akurasi, keamanan, dan konsistensi stok. Tujuannya adalah untuk memastikan kelancaran, efisiensi, dan keseragaman proses dalam pengelolaan barang di gudang, mulai dari penerimaan hingga pengiriman.

Dokumen ini mengatur prosedur yang harus diikuti oleh setiap staf gudang dalam melaksanakan tugas mereka. Dengan adanya SOP (Standard Operating Procedure), perusahaan dapat mengurangi kesalahan operasional, meningkatkan produktivitas, dan memastikan barang yang disimpan atau dikirim sesuai dengan standar kualitas yang telah ditetapkan.

SOP gudang juga memfokuskan pada pemeliharaan keamanan dan keselamatan kerja, dengan langkah-langkah untuk menangani bahan berbahaya, menggunakan alat pelindung diri, serta menghindari kecelakaan yang bisa terjadi dalam proses operasional sehari-hari. Keamanan fisik di gudang juga tercakup dalam prosedur ini.

Manfaat dan Tujuan SOP Gudang

Tujuan SOP gudang antara lain menjamin keamanan barang dan karyawan (K3), meningkatkan produktivitas kerja, serta memastikan konsistensi operasional sehari-hari. SOP ini juga membantu meminimalkan risiko, memastikan kelancaran proses, dan meningkatkan efisiensi dalam pengelolaan gudang.

Secara lebih rinci, berikut manfaat penerapan SOP gudang dan tujuannya:

• Minimalkan Kesalahan Operasional: SOP gudang mengurangi kemungkinan kesalahan di setiap tahap operasional, dari penerimaan hingga pengiriman. Menurut WarpDriven, penerapan SOP gudang dapat menurunkan kesalahan operasional hingga 99% dan mengurangi cedera hingga 25%.
• Menjaga Keamanan Gudang: SOP juga mencakup aspek keselamatan kerja dan penanganan barang berbahaya, mengurangi risiko kecelakaan dan memastikan operasi tetap berjalan lancar.
• Mempermudah Arus Keluar dan Masuk Barang: Dengan SOP, proses penerimaan dan pengiriman barang menjadi lebih terstruktur, mengurangi keterlambatan dan kesalahan dalam pencatatan barang yang keluar atau masuk.
• Menciptakan Standar yang Konsisten: SOP memastikan setiap proses dilakukan dengan cara yang seragam, menciptakan konsistensi dalam hasil dan kualitas yang diinginkan.
• Meningkatkan Produktivitas: SOP mengurangi waktu yang terbuang akibat kebingungan karyawan, memungkinkan mereka bekerja lebih efisien dan fokus pada tugas yang jelas.
• Memudahkan Pelatihan Karyawan: Dengan dokumentasi yang jelas, proses pelatihan bagi karyawan baru menjadi lebih cepat dan konsisten, mengurangi ketergantungan pada pengawasan langsung.
• Mendukung Pertumbuhan Bisnis: Dengan SOP yang solid, gudang dapat menangani volume operasional yang lebih besar tanpa mengorbankan kualitas atau efisiensi, sehingga mendukung ekspansi bisnis.

Untuk mendukung implementasi SOP warehouse yang lebih efektif, penggunaan rekomendasi aplikasi gudang yang tepat dapat mempermudah pelacakan inventaris, dokumentasi, dan kepatuhan terhadap regulasi secara otomatis, sehingga mengurangi risiko kesalahan manusia.

Cara Membuat SOP Gudang

Membuat Standard Operating Procedure (SOP) untuk gudang adalah langkah penting untuk memastikan semua kegiatan di gudang berjalan dengan teratur, aman, dan efisien. Berikut adalah langkah-langkah untuk membuat SOP gudang:

• Identifikasi Proses Utama: Tentukan kegiatan utama yang terjadi di gudang, seperti penerimaan barang, penyimpanan, pengambilan barang, pengemasan, dan pengiriman.
• Tentukan Tujuan dan Ruang Lingkup SOP: Pastikan semua proses dilakukan dengan standar yang telah ditentukan dan ruang lingkup SOP harus mencakup semua area yang terlibat dalam operasional gudang.
• Tulis Langkah-langkah Prosedur: Untuk setiap proses utama yang telah diidentifikasi, tuliskan langkah-langkah yang perlu dilakukan. Pastikan langkah-langkah tersebut jelas dan mudah dipahami oleh semua anggota tim yang terlibat.
• Tentukan Peran dan Tanggung Jawab: Jelaskan siapa yang bertanggung jawab atas setiap langkah dalam proses. Misalnya, siapa yang bertanggung jawab untuk menerima barang, menyimpannya, atau mengatur pengiriman.
• Tulis Standar Keamanan dan Kesehatan Kerja: Setiap prosedur di gudang harus mengutamakan keselamatan kerja yang harus diikuti oleh semua karyawan di gudang.
• Gunakan Format yang Jelas: Gunakan format yang mudah dibaca dan dipahami, seperti menggunakan subjudul, daftar, atau diagram alur.
• Uji dan Evaluasi SOP: Setelah warehouse SOP selesai, lakukan uji coba dengan melibatkan tim gudang untuk memastikan semua langkah dapat dilaksanakan dengan baik. Lakukan evaluasi dan perbaikan jika diperlukan.
• Lakukan Pelatihan: Setelah SOP selesai dan disetujui, lakukan pelatihan untuk semua karyawan gudang agar mereka memahami dan mampu mengikuti SOP dengan baik.
• Revisi Secara Berkala: SOP manajemen gudang harus diperbarui secara berkala sesuai dengan perubahan proses atau kebijakan di gudang. Pastikan SOP selalu relevan dan efisien.

Selain itu, SOP pergudangan juga harus mencakup penjelasan detail mengenai tugas checker gudang, yang berfungsi untuk memverifikasi dan memastikan kesesuaian antara barang fisik dan dokumen pengiriman atau penerimaan. Hal ini penting untuk mencegah adanya kekeliruan yang dapat mengganggu alur kerja gudang secara keseluruhan.

Alur SOP Gudang Penyimpanan Barang 

SOP gudang penyimpanan adalah panduan tertulis yang mengatur proses penerimaan, penataan, pemeliharaan, dan pengeluaran barang secara efisien, konsisten, dan aman. Fokus utama mencakup metode penyimpanan FIFO/FEFO, penggunaan palet, pengaturan suhu (terutama cold storage -18°C), serta pencatatan kartu stok.

Prosedur harus mencakup metode penyimpanan barang secara efisien untuk mencegah kerusakan barang, mengurangi selisih stok, dan menjaga keamanan. Berikut SOP gudang penyimpanan barang (Putaway & Storage), di antaranya:

1. Penerimaan Barang

SOP (Standard Operating Procedure) penerimaan barang adalah prosedur untuk memastikan bahwa barang yang diterima sesuai dengan pesanan, baik dari segi kualitas maupun jumlah. Operator gudang harus paham langkah-langkahnya dari verifikasi dokumen pengiriman, pemeriksaan fisik barang, pencatatan inventaris, dan penyimpanan yang tepat di gudang.

Ketika barang tiba di gudang, petugas harus memeriksa jumlah dan kondisi barang sesuai dengan dokumen pengiriman. Barang yang rusak atau tidak sesuai harus dilaporkan dan dipisahkan untuk mencegah terjadinya masalah saat penyimpanan atau pengiriman selanjutnya.

2. Pengelompokkan Berdasarkan Jenis

Mengelompokkan barang berdasarkan jenis adalah langkah penting dalam cara penyimpanan barang di gudang. Tugas helper gudang akan menyimpan barang serupa di satu area, sehingga proses pencarian dan pengambilan menjadi lebih mudah.

Sebagai contoh sop penyimpanan dan sortir barang di gudang, produk makanan Anda dapat mengelompokkan secara terpisah dari jenis barang lainnya. Hal ini bertujuan untuk mempermudah pemantauan tanggal kedaluwarsa dan pengaturan suhu barang.

3. Pencatatan dan Pelabelan

Setelah barang diterima, data barang harus dicatat dalam sistem inventaris. Setiap barang kemudian diberi label yang mencakup informasi seperti kode produk, tanggal masuk, dan lokasi penyimpanan di gudang. Pelabelan ini memudahkan identifikasi dan pelacakan barang.

Untuk memastikan pencatatan yang akurat dan memudahkan pemantauan stok, contoh laporan stok barang gudang dapat digunakan untuk mencatat semua barang yang telah masuk dan lokasi penyimpanannya. Laporan ini memberikan gambaran yang jelas tentang status stok yang ada, memastikan setiap item dikelola sesuai kebutuhan.

4. Penempatan Barang

Selain itu, SOP penyimpanan barang di gudang berdasarkan kategori akan meningkatkan efisiensi penyimpanan. Barang harus disimpan di lokasi yang telah ditentukan di gudang sesuai dengan jenis, ukuran, atau frekuensi pengambilan.

Penempatan barang juga harus mempertimbangkan faktor keamanan dan aksesibilitas. Tata letak gudang yang baik penting untuk memudahkan akses pencarian barang, serta memaksimalkan penggunaan ruang gudang secara efisien.

5. Penggunaan Alat Penyimpanan

Penggunaan alat penyimpanan yang sesuai sangat penting untuk menjaga kerapihan dan integritas barang di gudang. Rak, palet, atau kontainer dipilih berdasarkan karakteristik barang. Dengan memilih peralatan yang tepat, ruang penyimpanan dapat dimaksimalkan dan risiko kerusakan barang dapat diminimalkan.

6. Pengawasan dan Pemeliharaan

Pengawasan berkala terhadap barang yang disimpan di gudang diperlukan untuk memastikan kualitas tetap terjaga. Barang yang mendekati tanggal kadaluarsa atau rentan rusak harus segera ditangani.

Dengan contoh SOP penyimpanan barang di gudang, potensi kerugian finansial akibat manajemen gudang yang buruk dapat diminimalkan. SOP yang jelas dan terstruktur membantu menghindari kesalahan dalam penyimpanan, meminimalkan kerusakan barang, dan meningkatkan efisiensi operasional secara keseluruhan.

7. Rotasi Stok (FIFO)

Penerapan metode FIFO (First In, First Out) sangat penting untuk barang yang memiliki tanggal kadaluarsa. Dengan cara ini, barang yang lebih lama disimpan akan digunakan lebih dahulu, sehingga risiko penumpukan barang kadaluarsa dapat diminimalkan dan kualitas barang yang dikirimkan tetap terjaga.

8. Keselamatan dan Aksesibilitas

SOP gudang yang baik memprioritaskan keselamatan dan aksesibilitas. Penempatan barang di lokasi yang mudah dijangkau, menjaga kebersihan lorong, serta memasang tanda peringatan penting untuk menghindari kecelakaan. Pelatihan keselamatan bagi warehouse staff juga harus menjadi bagian dari prosedur ini.

9. Pengendalian Suhu dan Kelembapan

Pengendalian suhu dan kelembapan sangat penting bagi barang yang sensitif terhadap lingkungan, terutama di cold storage. Pengaturan sistem HVAC (Heating, Ventilation, and Air Conditioning) atau perangkat lain digunakan untuk menjaga suhu dan kelembapan dalam kisaran yang sesuai guna mencegah kerusakan barang akibat perubahan lingkungan.

10. Stock Opname Barang

Stock opname penting untuk memastikan kesesuaian data stok di sistem dengan kondisi barang yang sebenarnya. Proses ini membantu memverifikasi apakah jumlah dan kondisi barang sesuai dengan catatan di sistem dan kartu stok, serta mencegah kesalahan atau kecurangan yang bisa terjadi dalam pengelolaan gudang.

Alur SOP Gudang Pengeluaran Barang

SOP Pengeluaran/Pengiriman Barang (Picking & Shipping) mencakup pengeluaran barang yang harus berdasarkan Delivery Order (DO) atau Surat Pengiriman Barang (SPB). Prosesnya meliputi pengambilan barang sesuai data sistem (jumlah dan SKU), pengepakan dengan standar keamanan, dan pencatatan serah terima oleh admin gudang.

Berikut adalah SOP pengeluaran barang gudang yang umum digunakan:

1. Permintaan Pengeluaran Barang

Proses pengeluaran barang dimulai dengan permintaan dari divisi terkait melalui surat permintaan pengeluaran barang yang memuat rincian barang, jumlah, dan spesifikasi teknis. Surat ini kemudian diteruskan ke bagian gudang untuk diverifikasi, memastikan barang tersedia sesuai kebutuhan yang diajukan.

2. Verifikasi dan Persetujuan Permintaan

Setelah permintaan diterima, petugas gudang memeriksa ketersediaan barang yang diminta. Verifikasi ini meliputi pengecekan jumlah, kondisi, dan kesesuaian barang dengan spesifikasi yang tercatat dalam sistem atau secara manual.

Selain itu, proses pengecekan juga penting untuk meminimalkan biaya stok yang tidak terduga. Dengan memastikan bahwa barang yang tersedia sesuai dengan permintaan dan kondisi yang tercatat, perusahaan dapat menghindari pembelian barang berlebih.

3. Pencarian dan Persiapan Barang

Barang yang telah disetujui akan dicari dan dipersiapkan untuk pengeluaran. Proses ini dilakukan dengan hati-hati untuk menghindari kerusakan. Sistem seperti FIFO digunakan untuk memastikan barang yang lebih lama dikeluarkan terlebih dahulu.

Selain itu, dengan penerapan warehouse slotting, barang disusun sesuai dengan tingkat rotasi dan frekuensi pengeluaran. Hal ini memastikan barang yang lebih lama dan lebih sering dikeluarkan diletakkan di lokasi yang lebih mudah dijangkau.

4. Pengecekan Barang

Sebelum loading barang, pengecekan barang dilakukan untuk memastikan kesesuaian antara barang yang dipilih dan permintaan. Petugas gudang memverifikasi jumlah, kualitas, dan spesifikasi barang, serta memeriksa tanggal kedaluwarsa jika relevan.

5. Pengepakan dan Pengemasan

Setelah pengecekan selesai, barang dikemas dengan aman menggunakan bahan yang tepat untuk menghindari kerusakan selama pengiriman. Dokumen pengiriman seperti surat jalan atau invoice juga disertakan dalam paket untuk kelancaran pengiriman.

6. Pengiriman

Barang yang telah dikemas kemudian dikirim ke tujuan yang ditentukan. Sebelum pengiriman, dokumen yang diperlukan diperiksa ulang untuk memastikan kelengkapan. Dengan adanya sistem manajemen pergudangan, proses pengecekan dokumen dan pengiriman menjadi lebih terstruktur.

7. Pencatatan Pengeluaran

Setelah barang dikirim, tugas admin gudang adalah memperbarui catatan pengeluaran barang dalam sistem inventaris. Pembaruan ini memastikan stok barang selalu tercatat dengan akurat dan sesuai dengan kondisi barang yang ada di gudang.

8. Serah Terima Barang

Barang yang telah sampai akan diserahkan kepada penerima, baik internal maupun eksternal. Proses ini didokumentasikan dengan meminta tanda tangan penerima pada surat jalan atau dokumen lain sebagai bukti penerimaan barang.

9. Pembaruan Stok

Setiap pengeluaran barang harus segera memperbarui data stok di sistem inventaris secara real-time. Hal ini bertujuan untuk menjaga agar stok selalu terpantau dengan baik, mencegah masalah seperti overstock atau understock, dan memudahkan proses perencanaan dan pengambilan keputusan strategis terkait pengelolaan inventaris.

10. Pelaporan

Laporan pengeluaran barang disusun secara berkala untuk memastikan kontrol yang baik atas pergerakan barang. Laporan ini membantu dalam evaluasi efisiensi proses dan perencanaan kebutuhan pengadaan barang di masa depan, memastikan kelancaran operasional gudang.

Selain itu, penggunaan aplikasi stok manajemen sangat membantu dalam memantau pengeluaran barang, memastikan bahwa jumlah dan SKU yang diambil sesuai dengan data yang tercatat dalam sistem, serta mempercepat proses pengepakan dan pencatatan serah terima untuk menjaga akurasi pengiriman.

Baca juga: Proses Penerimaan Barang Gudang: Langkah dan SOP

Contoh SOP Gudang Sparepart

SOP (Standar Operasional Prosedur) gudang mencakup serangkaian langkah yang sistematis untuk mengatur dan mengelola seluruh aktivitas pergudangan. Proses ini dimulai dari penerimaan barang hingga pengiriman, dengan setiap langkah dirancang untuk memastikan kelancaran operasional.

Tujuan utama dari SOP ini adalah untuk memastikan efisiensi, keamanan, dan akurasi dalam setiap proses yang dilakukan di gudang. Berikut adalah contoh SOP gudang yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan Anda.

SOP manajemen gudang sparepart ini menjelaskan prosedur operasional standar untuk pengelolaan sparepart di gudang. Dimulai dengan tujuan dan ruang lingkup, SOP ini mencakup prosedur penerimaan barang, penyimpanan, dan pengeluaran barang, serta pengawasan kualitas dan penempatan sesuai kategori.

SOP juga mencakup dokumentasi terkait serta prosedur audit untuk memastikan kepatuhan terhadap kebijakan dan kondisi operasional. Selain itu, SOP ini juga mencantumkan pelatihan karyawan baru dan revisi prosedur yang harus dilakukan secara berkala untuk menjaga kesesuaian dengan kebijakan yang berlaku.

Bagaimana Jika Tidak Ada SOP Gudang?

Jika sebuah tempat penyimpanan tidak mengikuti contoh SOP manajemen gudang yang telah disusun, hal ini akan mengakibatkan beberapa dampak negatif bagi operasional perusahaan. Berikut adalah beberapa dampak yang mungkin terjadi.

• Ketidakefisiensi Operasional: Tanpa adanya SOP gudang, aktivitas gudang dapat menjadi kacau dan tidak efisien, menyebabkan kesalahan dan duplikasi tugas yang menghambat proses penerimaan dan pengiriman barang.
• Kesalahan atau Kehilangan Barang: Risiko kesalahan dalam penghitungan, pengambilan, dan penyimpanan barang meningkat jika tidak ada SOP yang jelas, yang bisa menyebabkan kehilangan atau pengiriman barang yang salah.
• Kesulitan dalam Pelacakan dan Manajemen Stok: Tanpa SOP yang terstruktur, pelacakan barang menjadi lebih sulit dan rentan terhadap ketidakakuratan stok, yang berisiko menimbulkan masalah seperti understock atau overstock.
• Keamanan dan Keselamatan yang Kurang: Tanpa prosedur keselamatan yang terintegrasi dalam SOP, risiko kecelakaan kerja dan pencurian barang di gudang akan meningkat, membahayakan karyawan dan perusahaan.
• Penurunan Produktivitas: Kurangnya SOP yang jelas membuat karyawan lebih sering menghabiskan waktu untuk memperbaiki kesalahan atau mencari cara kerja, yang akhirnya mengurangi produktivitas operasional gudang. Penerapan SOP pengiriman barang yang tepat dapat membantu mempercepat proses dan meningkatkan efisiensi.
• Kurangnya Konsistensi dan Standar Kualitas: Tanpa SOP yang baku, kualitas tugas dan hasil bisa bervariasi tergantung siapa yang melaksanakannya, berisiko merusak reputasi perusahaan dan kepercayaan pelanggan.

Optimalkan Pengelolaan SOP Gudang dengan Software ScaleOcean 

Untuk mengelola SOP gudang secara efisien dan terintegrasi, Software Warehouse ScaleOcean memberikan solusi terbaik untuk Anda. Dengan berbagai modul yang dapat dikustomisasi, termasuk manajemen inventaris dan pengelolaan alur kerja, ScaleOcean memastikan operasional gudang Anda berjalan lebih lancar dan akurat.

Vendor ERP lokal ini juga mendukung berbagai kebutuhan bisnis, mulai dari pemantauan level stok hingga pengaturan pengiriman, dengan sistem harga yang transparan tanpa biaya tambahan per pengguna. Dengan menjadwalkan demo gratis bersama tim internal ScaleOcean, Anda bisa memastikan pengelolaan SOP gudang yang lebih efektif.

Berikut fitur WMS ScaleOcean yang paling relevan untuk industri Anda:

• Manajemen Inventaris Real-Time: Memantau stok barang secara langsung, memungkinkan pembaruan otomatis ketika ada pergerakan barang masuk atau keluar.
• Automatisasi Proses Pengadaan: Mengotomatiskan proses pemesanan ulang barang ketika stok mencapai level minimum yang telah ditentukan.
• Pengelolaan Pengiriman dan Penerimaan: Memudahkan pengelolaan proses pengiriman dan penerimaan barang dengan dokumentasi otomatis.
• Optimisasi Penyimpanan: Membantu dalam pengaturan ruang gudang dengan efisien, mengidentifikasi lokasi penyimpanan yang optimal untuk setiap barang berdasarkan frekuensi pergerakan dan volume barang.
• Pelaporan dan Analisis Data: Menyediakan laporan dan analisis secara real-time untuk pemantauan kinerja gudang, efisiensi operasional, dan identifikasi potensi masalah.
• Integrasi Modul Lainnya: Software ini memungkinkan integrasi dengan modul ERP lainnya, seperti modul produksi dan distribusi.
• Pemindaian Barcode dan RFID: Menggunakan teknologi barcode dan RFID untuk mempercepat proses inventarisasi, penerimaan barang, serta pengiriman.
• Manajemen Karyawan dan Sumber Daya: Memungkinkan pengelolaan tenaga kerja gudang dengan memonitor jam kerja, kinerja, dan alokasi tugas secara otomatis.
• Sistem Notifikasi dan Pengingat Otomatis: Menyediakan pemberitahuan terkait status pengiriman, kedatangan barang, atau stok yang perlu di-restock.

Dengan fitur-fitur ini, Software Warehouse ScaleOcean tidak hanya memudahkan pengelolaan SOP gudang, tetapi juga meningkatkan efisiensi, akurasi, dan fleksibilitas dalam operasi gudang secara keseluruhan.

Kesimpulan

SOP warehouse adalah kumpulan instruksi standar tertulis untuk memastikan operasi pergudangan berjalan efisien, konsisten, dan aman. Isinya meliputi penerimaan, penyimpanan, pengambilan, pengiriman, pengendalian inventaris, pembersihan, serta prosedur keselamatan.

Tujuan SOP warehouse, yaitu untuk menyelaraskan operasional, meminimalkan kesalahan, meningkatkan produktivitas, memastikan keamanan, serta memastikan kepatuhan terhadap standar kualitas dan peraturan yang berlaku. Untuk memaksimalkan manajemen gudang Anda, Warehouse Management System ScaleOcean adalah solusi yang tepat.

Dengan fitur yang lengkap dan mudah digunakan, ScaleOcean mendukung otomatisasi dan pelacakan real-time, untuk memastikan distribusi barang berjalan lebih lancar. Hubungi tim kami sekarang juga untuk dapatkan demo gratis dan konsultasi lebih lanjut.