General Affair: Pengertian, Tugas, dan Bedanya dengan HR

Tahukah Anda peran General Affair semakin krusial dalam menjaga kelancaran operasional perusahaan? Terutama pengelolaan aset, dokumen, dan administrasi karyawan secara manual seringkali menimbulkan tantangan besar. Sekitar 25% perusahaan mengalami keterlambatan penyelesaian tugas administratif dan pengelolaan fasilitas akibat proses manual yang memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan.

Kesalahan tersebut tidak hanya berdampak pada efisiensi kerja, tetapi juga berpotensi menambah biaya operasional perusahaan Anda. Melihat kompleksitas tersebut, penting bagi perusahaan untuk memiliki sistem terintegrasi. Lalu, apa yang dimaksud General Affair dan apa strategi untuk untuk meningkatkan efisiensi dalam pelaksanaan tugasnya?

Dalam artikel ini, akan dibahas pengertian General Affair, tugas, lingkup kerja, strategi penerapan, hingga solusi canggih yang dapat membantu Anda mengotomatiskan pengelolaan fasilitas dan administrasi perusahaan. Dengan demikian, perusahaan dapat meningkatkan produktivitas dan efisiensi secara keseluruhan. Simak hanya di sini!

Key Takeaways

• General Affair (GA) adalah departemen  perusahaan yang bertanggung jawab mengelola kebutuhan operasional perusahaan.
• Tugas GA mencakup pengelolaan fasilitas perusahaan, pengadaan barang dan jasa, hingga pengelolaan aset dan inventaris.
• General Affair berfungsi untuk menyediakan layanan administratif, logistik, serta menyusun laporan secara berkala.
• GA harus memiliki keterampilan seperti keterampilan administratif, komunikasi, problem solving, hingga perencanaan.

Coba Demo Gratis!

Apa itu General Affair?

General Affair (GA) adalah departemen atau staf yang memiliki tanggung jawab besar dalam memastikan kelancaran operasional perusahaan. GA berperan dalam memenuhi kebutuhan logistik, fasilitas, dan layanan pendukung lainnya yang dibutuhkan untuk mendukung kegiatan sehari-hari perusahaan.

Tugas utama GA mencakup pengadaan barang, pembayaran rutin, serta pemeliharaan gedung dan fasilitas. Selain itu, GA juga bertanggung jawab atas pengurusan perizinan dan segala aspek administratif yang mendukung kelancaran operasional. GA berada di bawah pengawasan kepala operasional atau kepala divisi umum. 

Meskipun seringkali dianggap sebagai bagian yang berfokus pada hal-hal teknis dan operasional, General Affairs Management memainkan peran kunci dalam memastikan kelancaran setiap kegiatan perusahaan karena memastikan kelancaran operasional perusahaan secara keseluruhan.

Terutama, dalam Laporan State of Organisations (2023), lebih dari sepertiga profesional memilih efisiensi operasional sebagai tiga prioritas utama perusahaan. Oleh karena itu, keberhasilan General Affair Staff dalam menjaga efisiensi dan efektivitas operasional secara langsung mempengaruhi produktivitas perusahaan.

Baca juga: Apa itu Sistem HRIS, Manfaat, Fitur, serta Cara Kerjanya

Tugas General Affair

General Affair adalah salah satu bagian penting dalam organisasi yang memiliki tanggung jawab besar dalam memastikan kelancaran operasional perusahaan. Di bawah ini adalah beberapa tugas utama GA yang penting untuk dipahami

1. Pengelolaan Fasilitas Perusahaan

Pertama, tugas General Affair adalah memastikan seluruh fasilitas perusahaan berjalan baik. Mulai dari pemeliharaan gedung, ruang kerja, hingga fasilitas umum seperti listrik dan air. GA bertanggung jawab untuk menjaga lingkungan kerja nyaman dan aman, sehingga mendukung kinerja karyawan.

2. Pengadaan Barang dan Jasa

General Affair Manager bertanggung jawab untuk mengurus kebutuhan perusahaan terkait pengadaan barang, seperti perlengkapan kantor, kertas, tinta printer, dan sejenisnya. Mulai dari alat tulis kantor hingga perangkat teknologi, mereka memastikan semua kebutuhan operasional tersedia tepat waktu.

3. Pengelolaan Aset dan Inventaris

Selain memastikan ketersediaan fasilitas, tugas General Affair juga mengelola pemeliharaan aset,  seperti memantau dan merawat aset perusahaan. Hal ini termasuk melakukan pencatatan, pengawasan, dan pemeliharaan aset, seperti kendaraan dinas dan peralatan kerja. Tugas ini penting untuk mencegah penyalahgunaan aset dan menjaga efisiensi operasional.

4. Pengelolaan Kegiatan Internal Perusahaan

General Affairs Management seringkali berperan dalam menyelenggarakan kegiatan internal perusahaan. Dari rapat besar hingga acara perusahaan, General Affair Staff bertanggung jawab untuk mengatur logistik, lokasi, dan kebutuhan lainnya. Dengan demikian, GA membantu menciptakan suasana kerja harmonis dan meningkatkan engagement antar karyawan.

5. Perizinan dan Administrasi Umum

Tidak hanya itu, tugas lain General Affair adalah mengurus perizinan yang diperlukan, seperti izin yang melibatkan instansi pemerintah, kepolisian, media, dan lainnya. Hal ini mencakup perizinan bangunan, izin usaha, hingga dokumen legal lainnya. GA memastikan perusahaan mematuhi regulasi yang berlaku serta menjaga keberlangsungan operasional tanpa hambatan administratif.

6. Manajemen Pihak Ketiga (Outsourcing)

GA bertanggung jawab dalam mengelola hubungan dengan penyedia layanan eksternal, seperti petugas kebersihan, keamanan (satpam), dan pengemudi. Mereka memastikan bahwa layanan yang diberikan oleh pihak ketiga sesuai dengan standar perusahaan dan mendukung kelancaran operasional.

7. Dukungan Operasional

General Affair juga menyediakan dukungan operasional yang memastikan semua kebutuhan yang diperlukan untuk kelancaran aktivitas kerja berjalan lancar. Dari pengelolaan logistik hingga pemeliharaan fasilitas, GA mendukung karyawan agar dapat bekerja dengan produktif, memastikan tidak ada kendala dalam proses operasional sehari-hari perusahaan.

Fungsi General Affair

GA berperan penting dalam menjaga kelancaran operasional perusahaan melalui berbagai fungsi yang mendukung kebutuhan bisnis harian. Berikut penjelasan mengenai fungsi utama GA yang perlu diketahui.

1. Menyediakan Layanan Administratif dan Operasional

Fungsi General Affair adalah menyediakan berbagai layanan administratif yang memastikan kelancaran operasional perusahaan. Hal ini meliputi pengelolaan dokumen, perizinan, hingga pengarsipan. GA membantu menjaga efisiensi kerja dan memastikan seluruh proses berjalan sesuai aturan.

2. Memenuhi Kebutuhan Logistik dan Transportasi

Dalam hal logistik, jobdesk General Affair turut mengirimkan barang, distribusi alat kerja, dan pengelolaan transportasi bagi karyawan. GA juga memastikan kendaraan operasional selalu tersedia dan terpelihara dengan baik, sehingga setiap kebutuhan logistik terpenuhi tanpa hambatan.

3. Menyediakan Layanan Kantor

GA mengelola kebutuhan harian kantor, seperti pengadaan alat tulis, kebersihan ruangan, hingga memastikan fasilitas kantor seperti ruang rapat dan pantry berfungsi dengan optimal. Mereka berperan menjaga kenyamanan lingkungan kerja agar karyawan dapat bekerja dengan efektif dan produktif.

4. Menyusun Laporan Secara Berkala

Menyusun laporan anggaran periodik terkait semua inventaris barang secara berkala penting dilakukan General Affair Staff untuk memberikan gambaran yang jelas tentang anggaran, inventaris, dan penggunaan sumber daya perusahaan. Laporan ini membantu manajemen dalam mengambil keputusan berdasarkan data yang akurat dan terukur.

Keterampilan yang Harus Dimiliki General Affair (GA)

Seorang GA memegang peran penting dalam menjaga kelancaran operasional perusahaan. Oleh karena itu, mereka perlu memiliki berbagai keterampilan yang mendukung pelaksanaan tugas-tugas mereka. Berikut adalah beberapa keterampilan yang penting bagi GA:

1. Keterampilan Administratif

Keterampilan administratif menjadi fondasi bagi seorang GA dalam menjalankan tugas sehari-hari. Keahlian ini meliputi pengelolaan dokumen, penjadwalan, dan pengorganisasian informasi dengan rapi. Selain itu, GA juga harus bisa memastikan bahwa semua administrasi berjalan lancar dan tepat waktu.

2. Keterampilan Komunikasi dan Negosiasi

Komunikasi yang baik adalah kunci utama dalam setiap interaksi, baik internal maupun eksternal. General Affair Manager harus mampu berkomunikasi dengan jelas dan efektif. Selain itu, keterampilan negosiasi sangat dibutuhkan untuk mencapai kesepakatan yang menguntungkan dalam berbagai situasi, seperti saat berurusan dengan vendor atau pihak ketiga.

3. Kemampuan Pemecahan Masalah (Problem Solving)

Dalam menjalankan tugasnya, General Affairs Management akan dihadapkan pada berbagai tantangan. Oleh karena itu, keterampilan pemecahan masalah sangat penting. Kemampuan untuk menganalisis masalah dengan cepat dan mencari solusi yang tepat akan membantu menjaga kelancaran operasional perusahaan.

4. Keterampilan Perencanaan

Perencanaan yang baik merupakan bagian tak terpisahkan dari pekerjaan GA. Mereka harus mampu merencanakan berbagai kegiatan dan sumber daya dengan baik, baik itu untuk acara perusahaan, pengelolaan inventaris, atau kebutuhan operasional lainnya.

5. Kemampuan Pengadaan

Kemampuan pengadaan sangat penting untuk skill General Affair, karena mereka sering terlibat dalam pembelian barang atau layanan yang dibutuhkan oleh perusahaan. Keterampilan ini mencakup pemilihan vendor yang tepat, negosiasi harga, serta pengelolaan anggaran yang efisien.

6. Kemampuan Manajemen Aset

Manajemen aset adalah keterampilan penting yang harus dimiliki oleh General Affair Manager. Mereka perlu memastikan bahwa semua aset perusahaan dikelola dengan baik, mulai dari pengadaan, pemeliharaan, hingga penghapusan. Pengelolaan yang baik akan mencegah kerugian dan memastikan aset perusahaan digunakan secara optimal.

Jobdesk Utama General Affair

Human Resource General Affair (HR GA) memiliki berbagai tugas yang mendukung kelancaran operasional perusahaan. Tanggung jawab HR GA meliputi pengelolaan aset, hubungan eksternal, hingga pengelolaan kebutuhan operasional internal. Berikut adalah jobdesk utama yang perlu dipahami:

1. Perwakilan Perusahaan dalam Hubungan Eksternal

Sebagai perwakilan perusahaan, HRGA bertugas untuk menjalin hubungan baik dengan berbagai pihak eksternal, termasuk pemerintah daerah, kecamatan, kepolisian, PLN, Telkom, dan lainnya. Mereka memastikan perusahaan dapat beroperasi dengan lancar dan mematuhi regulasi yang berlaku.

2. Menyediakan Kebutuhan Operasional Internal

HR GA bertanggung jawab untuk memenuhi semua kebutuhan operasional internal perusahaan. Ini mencakup pengadaan alat tulis kantor (ATK), perawatan kendaraan, mesin fotocopy, AC, serta kebutuhan lainnya yang mendukung kelancaran pekerjaan di setiap divisi. Dengan tugas ini, HR GA memastikan setiap divisi dapat bekerja dengan efisien.

3. Pengelolaan Aset Perusahaan

HR GA juga bertugas menjaga, mendata, dan merawat seluruh aset perusahaan, baik yang dimiliki maupun yang disewa. Pengelolaan aset yang baik sangat penting untuk mencegah kerugian dan memastikan seluruh fasilitas perusahaan dapat digunakan dengan optimal. HR GA memastikan semua aset terjaga dengan baik dan tercatat dengan akurat.

4. Pengurusan Dokumen Perizinan

Human Resource General Affair juga bertanggung jawab dalam mengurus berbagai dokumen untuk kepentingan internal perusahaan, termasuk perizinan yang diperlukan untuk menjalankan operasional. Hal ini meliputi pengurusan izin usaha, izin bangunan, dan berbagai izin lain yang mendukung kelancaran operasional perusahaan.

5. Pengelolaan dan Pengawasan Aktivitas Staf

HR GA mengelola aktivitas staf divisi lain seperti security, office boy, customer service, dan lainnya. Tugasnya mencakup pengawasan absensi, izin, cuti, serta memastikan semua staf menjalankan tugasnya dengan baik dan sesuai prosedur. Dengan manajemen yang efektif, HR GA menjaga kelancaran operasi harian perusahaan.

6. Pengelolaan Gudang dan Fasilitas Kantor

HR GA juga bertanggung jawab untuk mengelola gudang dan fasilitas kantor seperti tempat ibadah, toilet, ruang meeting, dan ruang penyimpanan. Pengelolaan yang baik memastikan bahwa fasilitas kantor tetap dalam kondisi optimal dan mendukung kenyamanan serta produktivitas karyawan.

7. Perencanaan Anggaran Kebutuhan Rutin

Sebagai bagian dari peranannya, HR GA juga bertugas untuk menyusun perencanaan anggaran untuk kebutuhan rutin kantor. Ini mencakup anggaran untuk pengadaan barang dan jasa yang dibutuhkan untuk menjalankan operasional perusahaan. Dengan perencanaan anggaran yang tepat, HR GA dapat memastikan sumber daya digunakan dengan efisien.

Peran Penting General Affair Staff di Perusahaan

GA memiliki peran penting di perusahaan karena mereka bertanggung jawab atas pengelolaan berbagai aspek operasional yang mendukung kelancaran aktivitas sehari-hari perusahaan.

Jobdesk General Affair memastikan fasilitas fisik perusahaan, seperti kantor, gedung, kendaraan operasional, dan peralatan, dalam kondisi yang baik dan layak pakai. Mereka juga mengelola pemeliharaan, perbaikan, dan penyediaan perlengkapan kantor.

Selain memastikan kenyamanan fasilitas kerja, General Affair Staff juga mendukung kesejahteraan karyawan dengan mengelola program-program pendukung, seperti kesehatan, keselamatan, dan hal-hal terkait kesejahteraan umum.

Untuk itu, penggunaan Software HRIS ScaleOcean sangat membantu dalam mengelola kebutuhan karyawan serta operasional secara lebih terstruktur dan otomatis. Dengan software tersebut, dampaknya tidak hanya pada efisiensi biaya dan kenyamanan karyawan, tetapi juga pada peningkatan produktivitas perusahaan secara optimal.

Secara keseluruhan, peran General Affair Officer adalah untuk mendukung kelancaran operasional perusahaan. Hal ini memberikan dampak besar pada produktivitas bisnis, efisiensi biaya, dan kenyamanan karyawan, yang berkontribusi pada keberhasilan perusahaan Anda.

Perbedaan General Affair dan HR

Dalam sebuah perusahaan, konsep HRM memiliki perbedaan dengan GA, meskipun keduanya sama-sama bertugas mendukung operasional dan kesejahteraan karyawan. Berikut adalah perbedaan utama antara GA dan HR:

1. Fokus Tanggung Jawab

• General Affair (GA): bertanggung jawab atas manajemen fasilitas, manajemen aset, logistik, pengadaan barang dan jasa, serta memastikan infrastruktur dan lingkungan kerja berjalan lancar.

• Human Resources (HR): bertanggung jawab untuk mengelola semua hal yang berkaitan dengan karyawan, seperti rekrutmen, pengembangan, hingga kesejahteraan dan kepuasan karyawan.

2. Fungsi Utama

• General Affair (GA): mendukung kebutuhan operasional harian perusahaan, termasuk pengelolaan fasilitas, aset, transportasi, keamanan, logistik, dan pengadaan barang.

• Human Resources (HR): lebih kepada human resource planning, seperti rekrutmen dan seleksi, pelatihan dan pengembangan, manajemen kompensasi dan tunjangan, serta hubungan industrial.

3. Hubungan dengan Karyawan

• General Affair (GA): berinteraksi dengan karyawan dalam hal penyediaan fasilitas dan logistik. Human

• Resources (HR): lebih banyak berinteraksi dengan karyawan terkait hal-hal yang berhubungan dengan kebijakan personalia.

Lingkup Kerja General Affair

General Affairs Management memiliki lingkup kerja yang luas. Setiap lingkup kerja memiliki peran tersendiri untuk mendukung kebutuhan harian, keamanan, hingga pengelolaan fasilitas. Berikut adalah penjelasan selengkapnya:

1. General Service

General Affair Manager bertanggung jawab atas layanan umum perusahaan yang mencakup berbagai aspek operasional, seperti kebersihan, perawatan fasilitas, dan manajemen utilitas. Layanan ini memastikan lingkungan kerja selalu nyaman dan mendukung produktivitas kerja karyawan dalam menjalankan tugas sehari-hari tanpa hambatan.

2. Building Management & Infrastructure

Bagian lain dari lingkup kerja General Affair Officer adalah mengelola gedung dan infrastruktur. Tugas ini meliputi pemeliharaan gedung, perbaikan fasilitas, hingga pengelolaan tata ruang. Dengan manajemen yang baik, kondisi fisik gedung selalu terjaga dan berfungsi optimal untuk mendukung aktivitas bisnis.

3. Security & Safety

General Affair Staff juga bertanggung jawab atas keamanan dan keselamatan di lingkungan kerja. Mereka bekerja sama dengan tim keamanan dan menyusun prosedur tanggap darurat. Selain itu, memastikan fasilitas keselamatan seperti pemadam kebakaran dan sistem keamanan gedung selalu siap digunakan.

4. General Purchasing

Dalam hal pembelian, jobdesk General Affair Officer adalah mengurus pengadaan barang dan jasa yang diperlukan oleh perusahaan. GA berkoordinasi dengan vendor, melakukan negosiasi harga, serta memastikan barang yang dibeli sesuai dengan kebutuhan operasional. Proses ini dilakukan dengan efisien untuk menjaga anggaran tetap terkendali.

5. Facility Service

Tidak hanya itu, lingkup kerja lain General Affair adalah memastikan fasilitas perusahaan, seperti listrik, air, pendingin udara, dan jaringan internet, berfungsi dengan baik. GA juga bertanggung jawab mengatur kebutuhan karyawan terkait fasilitas ini, sehingga memastikan operasional harian tidak terganggu.

Perbedaan HRD dan HRGA yang Perlu Anda Ketahui

Perbedaan antara HRD dan HRGA terletak pada lingkup tugas dan tanggung jawabnya. HRD berfokus pada pengelolaan sumber daya manusia dalam perusahaan termasuk administrasi karyawan. Sementara itu, HRGA memiliki cakupan yang lebih luas yang tidak hanya mencakup manajemen SDM, tetapi juga administrasi kantor dan operasional perusahaan secara keseluruhan.

1. Tugas HRD

Berikut adalah poin-poin dari tugas HRD :

• Rekrutmen dan seleksi karyawan.
• Pengelolaan penggajian dan tunjangan.
• Pelatihan dan pengembangan SDM.
• Penyusunan kebijakan ketenagakerjaan.

2. Tugas GA

Berikut adalah poin-poin dari tugas GA :

• Pengadaan fasilitas kantor
• Mengurus perizinan bisnis
• Menjaga keamanan dan kenyamanan lingkungan kerja
• Berkoordinasi dengan pihak eksternal

3. Tabel Perbedaan HRD dan HRGA

Strategi Efisiensikan Tugas General Affair

Seiring perkembangan teknologi dan tantangan efisiensi, GA dituntut untuk bekerja lebih cerdas, efektif, dan efisien. Berikut ini adalah beberapa strategi penting yang dapat diterapkan untuk meningkatkan efisiensi tugas GA:

1. Kelola Tugas Administratif dan Operasional General Affair dengan Software ScaleOcean

Penerapan teknologi digital dalam proses kerja GA memungkinkan pengelolaan tugas menjadi lebih cepat, akurat, dan efisien. Dengan software yang tepat, GA dapat memantau inventaris, pemeliharaan, serta pengadaan barang secara real-time.

Penerapan Software HRIS menjadi solusi unggul untuk memudahkan pengelolaan tugas General Affair di perusahaan. Sebagai salah satu software HRIS terlengkap di Indonesia, ScaleOcean menawarkan demo gratis untuk berbagai fitur canggihnya yang dirancang khusus untuk kebutuhan spesifik bisnis Anda. 

Tak hanya itu, HRIS Software ini juga terintegrasi dengan modul ERP yang mendukung pengelolaan administrasi seperti pengaturan inventaris, pembaruan kontrak kerja, hingga pelacakan absensi dan izin karyawan. ScaleOcean dapat meminimalkan human-error dan memberikan laporan akurat, sehingga pekerjaan GA menjadi lebih terstruktur dan efisien.

2. Sistem Pemeliharaan Preventif

Startegi lain untuk mendukung tugas General Affair adalah pemeliharaan preventif untuk mengurangi risiko kerusakan fasilitas dan aset yang dapat mengganggu operasional perusahaan. Dengan merencanakan jadwal perawatan rutin, GA dapat memastikan peralatan dan fasilitas selalu dalam kondisi optimal.

3. Optimalisasi Ruang Kerja dan Fasilitas

Pengelolaan ruang kerja yang efisien tidak hanya berdampak pada kenyamanan karyawan, tetapi juga pada efisiensi biaya operasional perusahaan. General Affairs Management dapat menerapkan konsep ruang kerja fleksibel, seperti ruang terbuka atau shared space, yang memungkinkan penggunaan ruang lebih optimal.

4. Peningkatan Kompetensi Tim General Affair

Untuk memastikan General Affair Manager mampu bekerja dengan efisien, peningkatan kompetensi tim adalah kunci. Memberikan pelatihan berkala tentang manajemen aset, penggunaan teknologi, serta pengelolaan fasilitas yang lebih baik, akan meningkatkan produktivitas dan efektivitas kerja tim GA.

5. Pengelolaan Aset yang Terintegrasi

Sistem pengelolaan aset yang terintegrasi membantu GA memantau kondisi dan penggunaan aset secara menyeluruh. Dengan sistem inventaris yang tersentralisasi, GA dapat melacak setiap aset secara real-time, memudahkan pengambilan keputusan terkait pemeliharaan, penggantian, atau penambahan aset baru.

Baca juga: 18 Aplikasi Rekrutmen Karyawan Terbaik untuk HRD Indonesia

Kesimpulan

Dengan begitu banyaknya tanggung jawab yang harus dikelola oleh General Affair, perusahaan perlu menerapkan strategi yang tepat agar tugas administratif dan operasional berjalan lancar. Mengoptimalkan teknologi seperti software HRIS menjadi solusi yang dapat meringankan beban kerja dan meningkatkan efisiensi secara signifikan.

Penggunaan Software HRIS ScaleOcean, Anda dapat mengelola berbagai aspek administratif dan operasional tim GA dengan lebih efektif dan efisien. Optimalkan kinerja tim Anda sekarang dengan solusi canggih ScaleOcean yang telah dipercaya banyak perusahaan di Indonesia dalam meningkatkan produktivitas bisnis. Hubungi kami untuk dapatkan demo gratis dan mulai transformasikan operasional perusahaan Anda!