Apa itu Sistem HRIS, Fungsi, Fitur, serta Cara Kerjanya

Manajemen SDM yang tidak dikelola dengan baik bisa menjadi hambatan besar bagi perusahaan dalam mencapai efisiensi. Banyak perusahaan kesulitan mengelola data karyawan, mengoptimalkan rekrutmen, dan memastikan penggajian berjalan lancar. HRIS (Sistem Informasi Sumber Daya Manusia) hadir untuk menyederhanakan semua proses tersebut.

Dengan HRIS, perusahaan dapat mengotomatiskan pengelolaan tunjangan, absensi, dan penggajian, serta menyimpan data karyawan dalam sistem yang terintegrasi dan mudah diakses. HRM (Human Resource Management) yang efisien memerlukan alat yang tepat, dan HRIS adalah solusi yang banyak diadopsi oleh perusahaan modern.

Sistem ini tidak hanya mempermudah pengelolaan sumber daya manusia, tetapi juga meningkatkan produktivitas tim HR. Artikel ini akan memberikan informasi lebih lanjut tentang bagaimana HRIS dapat mendukung operasional HR dan membantu perusahaan memilih software yang sesuai dengan kebutuhan mereka.

Key Takeaways

• HRIS adalah software yang membantu perusahaan untuk mengelola informasi karyawan, proses SDM, serta mendukung pengambilan keputusan yang berkaitan dengan SDM.
• Sistem HRIS berfungsi untuk membantu mengelola informasi karyawan, mengatur penggajian, serta mempermudah proses rekrutmen.
• Sistem HRIS bekerja dengan mengumpulkan data karyawan, memprosesnya secara otomatis, dan menghasilkan laporan analitik.
• ScaleOcean HRIS mengoptimalkan pengelolaan SDM secara menyeluruh dan efisien dalam satu sistem.

Coba Demo Gratis!

1. Apa itu Sistem HRIS?

Sistem HRIS (Human Resources Information System) adalah perangkat lunak yang mengotomatiskan dan mengelola data serta proses administrasi sumber daya manusia dalam satu sistem terpusat.

Sistem HR ini dirancang untuk mempermudah manajemen sumber daya manusia, sehingga perusahaan dapat mengelola dan memanfaatkan tenaga kerja lebih efektif. HRIS adalah perangkat lunak vital yang mendukung departemen HR dalam mengatasi tantangan dalam pengelolaan SDM.

Menurut artikel dari Boston Consulting Group (BCG), lebih dari 70% profesional HR mengidentifikasi pengelolaan SDM dan kesenjangan talenta sebagai hambatan terbesar bisnis. Hal ini menekankan perlunya strategi HR yang adaptif dan berbasis data untuk menghadapi dinamika pasar tenaga kerja modern.

Dengan HRIS, perusahaan dapat memantau key performance indicators (KPI) HRD secara lebih akurat, seperti tingkat retensi karyawan, efektivitas pelatihan, dan kinerja departemen HR. Integrasi data memungkinkan tim HR untuk membuat keputusan berbasis data dan mengoptimalkan strategi SDM.

2. Apa Fungsi Sistem HRIS bagi Perusahaan?

Sistem HRIS berfungsi untuk mengelola data karyawan, mengelola penggajian, dan memudahkan proses rekrutmen karyawan. Hal ini bertujuan untuk meningkatkan efisiensi, akurasi, serta mendukung pengambilan keputusan strategis berbasis data bagi perusahaan. Dibawah ini adalah penjelasan fungsi HRIS lebih lanjut.

a. Manajemen Data Karyawan (Database Terpusat)

HRIS menyimpan dan mengelola data karyawan seperti profil, informasi keluarga, dan kontrak kerja secara digital dan aman. Sistem ini memastikan bahwa data selalu terbarui dan mudah diakses oleh tim HR untuk keperluan administrasi dan pengambilan keputusan. Salah satu contoh penting yang terekam adalah nomor induk karyawan, yang memudahkan proses pencarian dan pembaruan informasi.

b. Otomatisasi Payroll dan Pajak

Pengelolaan penggajian menjadi lebih mudah dengan otomatisasi perhitungan gaji, tunjangan, potongan BPJS, dan PPh 21. Semua proses ini terintegrasi dalam sistem, mengurangi kesalahan manual, memastikan akurasi, dan mendukung kepatuhan terhadap peraturan pajak yang berlaku. HCM cloud software dapat mengelola proses ini secara lebih efisien dan terpusat.

c. Manajemen Kehadiran dan Cuti

HRIS mengotomatiskan pencatatan kehadiran, jam kerja, serta pengajuan izin dan cuti. Proses ini memungkinkan perusahaan untuk melacak absensi karyawan secara real-time, mempercepat proses administrasi, dan meminimalkan kesalahan pencatatan. Dengan integrasi geotagging, absensi karyawan dapat dicatat secara otomatis berdasarkan lokasi mereka, terutama bagi karyawan yang bekerja di lapangan.

d. Rekrutmen dan Onboarding

Sistem HRIS mempermudah proses rekrutmen mulai dari penerimaan aplikasi hingga onboarding karyawan baru. Aplikasi ini dapat menyaring kandidat, menyimpan data lamaran, dan mengelola jadwal wawancara, memastikan setiap tahap dilakukan dengan efisien.

e. Manajemen Kinerja (Performance Management)

HRIS memungkinkan perusahaan untuk memantau dan mengevaluasi kinerja karyawan secara sistematis. Sistem ini membantu HR menetapkan tujuan, memberikan umpan balik, dan menyusun laporan kinerja yang mendalam, yang mendukung keputusan berbasis data untuk perbaikan kinerja. Menurut McKinsey HR Monitor 2025, sekitar 20% karyawan mengalami ketidakpuasan kerja, menunjukkan pentingnya pemantauan kinerja yang berkelanjutan.

f. Pengembangan SDM (Training & Development)

Program pelatihan dan pengembangan karyawan dapat direncanakan dan dipantau dengan lebih baik. HRIS memastikan bahwa karyawan memperoleh keterampilan yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan terus berkembang sesuai dengan target yang telah ditetapkan.

Seperti yang dilansir jogja.polri.go.id, contoh inovasi dalam manajemen SDM yang terkini, aplikasi Satu Data SDM diluncurkan untuk memperkuat pengelolaan sumber daya manusia, menyediakan sistem informasi terpadu mulai dari pendaftaran, pelatihan, hingga pembinaan karir, sehingga pengambilan keputusan menjadi lebih cepat, akurat, dan berbasis data valid.

g. Employee Self-Service (ESS)

Fitur layanan mandiri memungkinkan karyawan untuk mengakses dan memperbarui data pribadi mereka, melihat slip gaji, dan mengajukan reimbursement tanpa bergantung pada departemen HR. Hal ini mempercepat proses administrasi serta meningkatkan kepuasan dan keterlibatan karyawan.

h. Pelaporan dan Analisis (HR Reporting)

HRIS menyediakan laporan analitis yang memberikan informasi mengenai kinerja, kehadiran, dan data penggajian. Dengan informasi ini, manajemen dapat membuat keputusan strategis yang lebih baik, mengidentifikasi tren, dan merencanakan langkah-langkah untuk meningkatkan efisiensi operasional.

3. Apa Fitur Sistem HRIS?

Fitur HRIS menawarkan solusi efisien untuk manajemen SDM, termasuk pelacakan absensi otomatis dan akses mudah ke database karyawan melalui employee self-service. Selain itu, sistem berbasis cloud dan database terpusat meningkatkan efisiensi dan fleksibilitas dalam pengelolaan data SDM. Berikut adalah fitur-fiturnya:

a. Pelacakan Absensi Kehadiran Otomatis

Fitur ini memungkinkan perusahaan untuk memantau kehadiran karyawan secara otomatis menggunakan teknologi seperti fingerprint atau face recognition. Absensi tercatat dengan akurat tanpa intervensi manual. Hal ini mengurangi kesalahan dan meningkatkan efisiensi dalam pengelolaan waktu kerja.

b. Employee Self Service (ESS)

Employee self service memungkinkan karyawan untuk mengelola data pribadi mereka secara mandiri, seperti pengajuan cuti dan pengecekan slip gaji. Fitur ini mengurangi beban administrasi pada departemen HR. Karyawan juga dapat memperbarui informasi pribadi kapan saja, meningkatkan efisiensi.

c. Database dan Administrasi

HCMS menyimpan data karyawan dalam satu database terpusat yang mudah diakses. Sistem ini mendukung pengelolaan data karyawan yang lebih efisien dan terorganisir. Dengan begitu, proses administratif menjadi lebih cepat dan pengambilan keputusan lebih berbasis data.

d. Cloud-Based dan Mobile Friendly

HRIS berbasis cloud memungkinkan akses data kapan saja dan di mana saja. Sistem ini mendukung perangkat mobile, memberi fleksibilitas lebih bagi pengguna untuk mengelola data SDM. Hal ini meningkatkan efisiensi dan aksesibilitas di lingkungan kerja modern.

4. Bagaimana Cara Kerja Sistem HRIS?

Cara kerja sistem HRIS terdiri dari beberapa tahapan utama yang saling terintegrasi untuk membantu perusahaan dalam mengelola sumber daya manusia secara efisien. Berikut adalah tahapan umum cara kerja HRIS:

a. Pengumpulan Data Karyawan

Sistem HR dimulai dengan pengumpulan data karyawan seperti informasi pribadi, riwayat pekerjaan, gaji, dan kehadiran. Data ini disimpan dalam satu platform terpusat yang mudah diakses oleh tim HR (Human Resources) untuk berbagai keperluan.

b. Pemrosesan dan Otomatisasi

Setelah data terkumpul, HRIS system akan secara otomatis memproses informasi tersebut untuk berbagai fungsi seperti penggajian, perhitungan tunjangan, hingga pemantauan absensi. Dengan menggunakan aplikasi slip gaji karyawan yang terintegrasi dalam sistem HR, proses pembuatan slip gaji juga dapat dilakukan secara otomatis.

c. Pelaporan dan Analitik

Sistem HRIS adalah aplikasi yang mampu menghasilkan laporan dan analitik berdasarkan data yang terkumpul, seperti laporan kinerja, tingkat kehadiran, dan kebutuhan rekrutmen. Laporan ini membantu manajemen dalam mengambil keputusan yang lebih tepat terkait sumber daya manusia.

Penggunaan software absen bisa menjadi solusi untuk mempermudah proses dokumentasi dan pelaporan. Di mana sistem HR tidak hanya akan mencatat jam masuk dan jam pulang karyawan, tapi juga memberikan kemudahan untuk memantau waktu kerja, lembur, cuti, hingga izin khusus.

5. Kelola SDM Anda dengan Mudah Menggunakan Aplikasi HRIS ScaleOcean

Sistem HRIS ScaleOcean ERP menawarkan berbagai keunggulan yang mendukung manajemen sumber daya manusia secara komprehensif. Sistem HR ini dapat mempermudah operasional perusahaan dari berbagai skala untuk mengoptimalkan manajemen sumber daya manusia.

Melalui demo gratis, ScaleOcean akan membantu perusahaan Anda dengan menyediakan sistem keamanan data yang andal serta layanan dukungan pelanggan yang responsif, sehingga memastikan data karyawan tetap aman dan masalah dapat diselesaikan dengan segera. Berikut fitur-fitur canggih dalam HRIS system ScaleOcean:

• Recruitment Management, mempermudah proses rekrutmen dengan mengotomatisasi pencarian kandidat, penyaringan, hingga penjadwalan interview.
• Payroll Management, memastikan perhitungan dan pembayaran gaji, bonus, serta potongan pajak dilakukan secara akurat dan otomatis.
• e-Absensi, memungkinkan perusahaan mencatat kehadiran karyawan secara digital dan real-time. 
• Leave Management, mempermudah karyawan dalam mengajukan cuti secara online, sekaligus memantau dan menyetujui pengajuan cuti dengan cepat.
• Performance Tracking, memudahkan perusahaan untuk memantau dan mengevaluasi kinerja karyawan secara berkala.
• Portal Karyawan, memungkinkan setiap karyawan mengakses informasi pribadi, slip gaji, riwayat cuti hingga informasi relevan lainnya secara mandiri.

Sistem HR ScaleOcean juga menawarkan interface yang intuitif, yang membuat penggunaan aplikasi ini mudah bagi semua pengguna, mulai dari HR profesional hingga manajer lini. Oleh sebab itu, ScaleOcean adalah aplikasi HR Indonesia terbaik untuk perusahaan yang mencari solusi HRIS yang efisien.

6. Kesimpulan

HRIS adalah perangkat lunak yang menggabungkan manajemen sumber daya manusia dengan teknologi informasi untuk menyederhanakan proses HR, seperti absensi, rekrutmen, dan pengelolaan karyawan. Sistem ini dirancang untuk meningkatkan akurasi data dan mendukung pengambilan keputusan berbasis data.

Dengan fitur-fitur canggih yang ditawarkan, Sistem HRIS dari ScaleOcean menjadi solusi ideal bagi perusahaan yang ingin meningkatkan efisiensi pengelolaan sumber daya manusia. Mulai dari rekrutmen hingga pemantauan kinerja, HRM system ScaleOcean memastikan setiap proses berjalan lebih cepat, terorganisir, dan lebih efektif.

Untuk itu, Software HRIS ScaleOcean hadir sebagai solusi terbaik yang dirancang untuk meningkatkan efisiensi proses administratif HR secara terpusat. Tunggu apalagi? Tingkatkan tingkatkan manajemen SDM Anda dengan sistem HR ScaleOcean. Hubungi tim kami untuk dapatkan demo gratis dan konsultasi lebih lanjut!