Reimbursement: Jenis, Prosedur, dan Contoh Formulir

Dalam kegiatan operasional perusahaan, karyawan atau pihak terkait sering kali mengeluarkan biaya pribadi terlebih dahulu untuk kebutuhan bisnis. Mereka membiayai sendiri perjalanan dinas, pembelian perlengkapan kantor yang mendadak, atau bahkan menanggung biaya kesehatan saat bertugas di luar kota. Untuk mengganti pengeluaran tersebut secara resmi dan terdokumentasi, perusahaan menggunakan sistem reimbursement sebagai solusinya.

Banyak perusahaan masih menghadapi tantangan dalam memahami mekanisme reimbursement secara menyeluruh mulai dari jenis biaya yang dapat diklaim, hingga regulasi pajak yang berlaku. Ketidaktepatan prosedur dapat menimbulkan penolakan klaim, miskomunikasi antar tim, bahkan risiko fiskal. Oleh sebab itu, setiap bagian dalam organisasi perlu memahami alur reimbursement dan memastikan pengelolaannya sesuai kebijakan perusahaan.

Key Takeaways

• Reimbursement adalah penggantian biaya yang dikeluarkan karyawan untuk kepentingan bisnis, dan harus didukung bukti sah agar dapat dicatat secara akuntabel.
• Jenis reimbursement mencakup biaya operasional, perjalanan dinas, hingga kesehatan, yang masing-masing memiliki syarat dan format klaim tersendiri.
• Mengelola reimbursement dengan software HRIS seperti ScaleOcean meningkatkan efisiensi, akurasi, dan kepatuhan terhadap regulasi pajak.

Coba Demo Gratis!

1. Apa Itu Reimbursement?

Reimbursement adalah proses di mana perusahaan mengganti biaya yang karyawan atau pihak lain keluarkan untuk keperluan bisnis, seperti yang tertera dalam surat perjalanan dinas. Melalui sistem ini, perusahaan secara sah dan transparan menanggung kembali beban finansial sementara yang sebelumnya dibayar oleh individu. Selain itu, perusahaan mencatat setiap pengeluaran operasional secara akurat dan sesuai prosedur yang berlaku.

Melalui reimbursement, perusahaan mengganti berbagai jenis pengeluaran seperti perjalanan dinas, pembelian alat kerja, atau kebutuhan operasional lainnya. Agar proses ini berjalan lancar, karyawan perlu menyertakan bukti pembayaran yang sah dan memastikan pengeluaran tersebut berkaitan langsung dengan aktivitas bisnis.

Tanpa prosedur reimbursement yang jelas, perusahaan akan kesulitan mengelola arus kas dan berisiko menghadapi hambatan saat proses audit.

2. Jenis Reimbursement

Dalam praktiknya, perusahaan menghadapi berbagai jenis pengeluaran yang perlu diganti kepada karyawan melalui sistem reimbursement. Jenis klaim ini dapat bervariasi, tergantung pada kebijakan internal dan konteks operasional, mulai dari pengeluaran terkait pajak, layanan hukum, hingga biaya yang berkaitan dengan asuransi. Memahami kategori reimbursement secara tepat membantu karyawan mengajukan klaim sesuai prosedur, sekaligus memudahkan tim keuangan dalam melakukan verifikasi dan pencatatan yang akurat.

a. Reimbursement Taxes

Karyawan atau pihak eksternal sering kali menalangi terlebih dahulu biaya yang termasuk dalam kewajiban pajak perusahaan, seperti PPh 21 atas honorarium atau PPN atas pembelian. Dalam kasus ini, perusahaan perlu mengganti biaya tersebut melalui proses reimbursement yang disertai bukti transaksi sah agar dapat diakui secara fiskal.

Perusahaan harus mencatat reimbursement jenis ini secara akurat dalam pembukuannya. Jika perusahaan salah mencatat, hal itu bisa mengganggu pelaporan pajak dan menimbulkan risiko sanksi administratif dari otoritas perpajakan.

b. Reimbursement Legal

Perusahaan dapat mengganti biaya hukum yang timbul dalam urusan bisnis, seperti pengurusan izin usaha, legalisasi dokumen, atau jasa konsultasi hukum. Namun, perusahaan harus memastikan bahwa seluruh biaya tersebut benar-benar berkaitan langsung dengan kegiatan operasional.

Karyawan yang mengajukan reimbursement harus melampirkan dokumen pendukung seperti invoice, kontrak kerja sama, atau laporan layanan hukum. Bagian keuangan akan memproses pengajuan lebih cepat jika dokumen tersebut lengkap dan sesuai ketentuan.

c. Reimbursement Insurance

Dalam beberapa kasus, karyawan menanggung terlebih dahulu biaya premi asuransi yang seharusnya menjadi kewajiban perusahaan, misalnya asuransi perjalanan dinas atau asuransi kesehatan tambahan. Reimbursement dilakukan setelah ada bukti pembayaran yang valid. Employee benefit adalah asuransi ini yang seharusnya ditanggung perusahaan.

Pihak HR dan keuangan harus memastikan bahwa klaim reimbursement untuk biaya asuransi ini sesuai dengan kebijakan internal dan tidak bertentangan dengan ketentuan BPJS maupun lembaga asuransi swasta terkait.

3. Apa Saja yang Bisa di-Reimbursement?

a. Biaya Perjalanan Bisnis

Perusahaan biasanya mengganti biaya transportasi, akomodasi, konsumsi, hingga uang saku yang karyawan keluarkan selama perjalanan bisnis. Namun, perusahaan hanya memproses reimbursement yang sesuai dengan kebijakan yang berlaku.

Karyawan yang mengajukan reimbursement perjalanan dinas harus melampirkan tiket pesawat, struk hotel, dan bukti makan. Tim keuangan akan menilai dokumen tersebut untuk menentukan apakah pengeluaran dapat diganti secara penuh atau hanya sebagian.

b. Operasional Bisnis

Reimbursement juga mencakup biaya operasional seperti pembelian ATK, biaya kirim dokumen, atau langganan aplikasi kerja yang dibayar pribadi oleh karyawan. Selama biaya tersebut berkaitan dengan pekerjaan, perusahaan dapat menggantinya.

Namun, pembelian harus mendapatkan persetujuan sebelumnya atau sesuai dengan limit tertentu. Tanpa prosedur yang jelas, pengajuan reimbursement bisa tertolak meskipun berkaitan dengan kebutuhan kerja.

Untuk memastikan proses ini berjalan dengan lancar, sistem HRIS dapat digunakan untuk memantau dan mengelola pengajuan reimbursement secara lebih efisien.

c. Biaya Kesehatan

Karyawan yang membayar terlebih dahulu biaya pengobatan, konsultasi dokter, atau pembelian obat yang tercakup dalam tunjangan kesehatan bisa mengajukan reimbursement. Hal ini berlaku jika perusahaan memiliki kebijakan kesehatan karyawan.

Bukti pembayaran seperti kuitansi resmi dari rumah sakit atau apotek harus dilampirkan. Beberapa perusahaan juga mensyaratkan surat keterangan dari dokter agar proses reimbursement lebih valid.

4. Peraturan untuk Reimbursement di Indonesia

Pemerintah Indonesia menetapkan aturan reimbursement dalam perpajakan melalui PMK No. 167/PMK.03/2018 dan sejumlah peraturan pajak lainnya. Saat mengganti biaya karyawan, perusahaan wajib melampirkan bukti pendukung yang sah agar bisa membebankan biaya tersebut sebagai pengurang pajak.

Jika perusahaan mengganti pengeluaran yang tidak berkaitan dengan kegiatan usaha atau tanpa dokumen yang lengkap, otoritas pajak akan menolak pengakuan biaya tersebut dalam laporan fiskal. Selain itu, jika karyawan menggunakan biaya pribadi untuk kepentingan non-bisnis dan perusahaan tetap menggantinya, maka perusahaan harus memotong dan menyetorkan PPh 21 karena pengeluaran tersebut tergolong sebagai tambahan penghasilan.

5. Contoh Reimbursement dalam Pajak

Reimbursement dalam konteks perpajakan harus memenuhi syarat kelayakan fiskal ada bukti pengeluaran sah, berkaitan dengan aktivitas bisnis, dan sesuai ketentuan pajak yang berlaku. Untuk memberikan gambaran lebih jelas, berikut adalah contoh kasus beserta perhitungannya:

Oleh karena itu, perusahaan perlu menerapkan mekanisme seleksi klaim yang ketat untuk menghindari pelanggaran perpajakan atau temuan saat audit. Prinsip kehati-hatian ini juga berlaku dalam proses lain seperti cara hitung gaji karyawan, di mana keakuratan data dan dokumen menjadi penentu kepatuhan terhadap regulasi.

6. Cara Mengajukan Reimbursement

Meskipun terlihat sederhana, proses reimbursement tetap membutuhkan ketelitian agar tidak ada kendala dalam persetujuan. Karyawan dan tim keuangan harus mengikuti prosedur yang jelas untuk memastikan perusahaan dapat mengganti semua pengeluaran yang layak secara tepat waktu. Jika karyawan mengajukan klaim tanpa memenuhi ketentuan atau melampirkan dokumen yang tidak lengkap, perusahaan berisiko menunda atau menolak proses reimbursement tersebut.

Oleh karena itu, penting bagi setiap karyawan untuk memahami alur reimbursement dari awal hingga akhir. Proses ini biasanya mencakup pengumpulan bukti, pengisian formulir, dan pengajuan ke bagian terkait. Dengan mengikuti langkah-langkah berikut, klaim reimbursement akan lebih mudah, efisien, dan sesuai kebijakan perusahaan.

a. Siapkan Bukti Pengeluaran

Karyawan harus menyiapkan seluruh bukti pengeluaran yang sah sebagai langkah pertama dalam proses reimbursement. Bukti tersebut dapat berupa kuitansi, struk pembelian, tiket transportasi, invoice, atau bukti transfer digital. Setiap dokumen harus mencantumkan informasi yang lengkap, seperti tanggal, nominal, serta nama penyedia barang atau jasa.

Jika karyawan tidak melampirkan bukti yang valid, tim keuangan tidak dapat memproses klaim sesuai standar akuntansi. Beberapa perusahaan meminta tim keuangan mencocokkan dokumen reimbursement dengan anggaran yang telah mereka setujui sebelumnya. Karena itu, karyawan perlu menyimpan dan mengarsipkan semua bukti pengeluaran secara rapi sejak awal transaksi.b. Isi Formulir Reimbursement

b. Isi Formulir Reimbursement

Setelah mengumpulkan seluruh bukti pengeluaran, karyawan harus melanjutkan proses dengan mengisi formulir reimbursement. Perusahaan biasanya menyediakan formulir dalam versi fisik atau digital dan menambahkan kolom khusus untuk mencantumkan nama pengaju, divisi, tanggal pengeluaran, serta rincian biaya yang diajukan.

Karyawan perlu mengisi formulir tersebut dengan teliti agar tidak terjadi kesalahan yang bisa menghambat proses verifikasi. Mereka juga harus memastikan bahwa semua informasi sesuai dengan dokumen pendukung. Di banyak perusahaan, karyawan harus mendapatkan persetujuan dari atasan langsung sebelum menyerahkan formulir ke tim keuangan atau HR.

c. Serahkan ke Divisi Keuangan atau HR

Karyawan harus menyerahkan formulir reimbursement beserta dokumen pendukung ke divisi keuangan atau HR sesuai prosedur yang berlaku. Di banyak perusahaan modern, karyawan menyelesaikan proses ini secara digital melalui platform HRIS, yang memungkinkan pengajuan lebih cepat dan meminimalkan kesalahan administratif. Penggunaan employee self-service juga memberi karyawan kendali lebih besar dalam proses klaim, tanpa perlu bergantung penuh pada HR.

Setelah mengajukan klaim, karyawan perlu memastikan bahwa sistem telah mencatat pengajuan tersebut dan mengirimkan notifikasi atau tanda terima. Jika menggunakan proses manual, karyawan harus menyerahkan dokumen langsung kepada petugas dan memastikan dokumen tersebut tercatat. Tim keuangan akan memverifikasi klaim dalam beberapa hari, tergantung pada tingkat kompleksitas dan kebijakan perusahaan.

7. Contoh Formulir Reimbursement:

Untuk menjaga akurasi dan efisiensi, perusahaan biasanya menggunakan formulir standar dalam pengajuan reimbursement. Formulir ini membantu karyawan merinci pengeluaran dan melampirkan dokumen pendukung secara sistematis, sehingga tim keuangan dapat memverifikasi klaim secara tepat waktu dan sesuai prosedur.

Saat ini, banyak perusahaan telah menggantikan formulir fisik dengan sistem digital. Mereka memanfaatkan platform HRIS untuk mempercepat alur pengajuan dan mengurangi risiko kehilangan dokumen. Karyawan cukup mengisi formulir online dan mengunggah bukti pembayaran langsung ke sistem.

Berikut contoh formulir reimbursement yang biasa digunakan:

a. Reimbursement Form Operasional

Formulir reimbursement operasional ini dirancang untuk mendokumentasikan setiap pengeluaran yang diajukan oleh karyawan secara sistematis. Kolom-kolom seperti tanggal, deskripsi, kategori, dan jumlah biaya membantu tim keuangan mengevaluasi klaim secara lebih akurat. Formulir juga mencantumkan informasi penting seperti nama karyawan, ID, departemen, dan periode pengeluaran, yang berguna saat pencocokan data.

Terdapat ruang tanda tangan dari pengaju dan pihak yang menyetujui yang berfungsi sebagai validasi administratif. Selain itu, bagian subtotal, pembayaran awal (jika ada), dan total reimbursement membantu menghitung kompensasi bersih yang harus dibayarkan. Catatan pengingat untuk melampirkan bukti pembayaran menegaskan pentingnya dokumentasi yang lengkap.

b. Reimbursement Form Kesehatan

Form reimbursement kesehatan ini digunakan untuk mencatat klaim biaya medis yang diajukan karyawan. Bagian informasi karyawan berisi data dasar seperti nama, ID, dan departemen, sedangkan bagian detail klaim mencakup tanggal kunjungan, jenis perawatan, dan fasilitas medis yang digunakan. Tabel utama memuat rincian pengeluaran, termasuk deskripsi, jumlah yang dibayar, dan nominal yang ingin diklaim kembali.

Tersedia juga kotak centang untuk melampirkan bukti seperti kwitansi asli atau resep dokter sebagai syarat validasi. Formulir ini mewajibkan tanda tangan karyawan, atasan langsung, serta HRD untuk memastikan keabsahan klaim. Dengan format ini, proses reimbursement medis menjadi lebih tertib dan sesuai prosedur perusahaan.

Formulir ini membantu karyawan merinci pengeluaran dan melampirkan dokumen pendukung secara sistematis, sehingga tim keuangan dapat memverifikasi klaim secara tepat waktu dan sesuai prosedur. Format standarnya mirip seperti dokumen HR lainnya, misalnya contoh slip gaji karyawan yang juga memuat detail transaksi yang harus akurat dan terdokumentasi

8. Kesalahan Umum Saat Mengajukan Reimbursement

Banyak karyawan masih melakukan kesalahan saat mengajukan reimbursement, baik karena kurang teliti maupun belum memahami prosedur internal perusahaan. Karyawan sering melakukan kesalahan umum seperti tidak melampirkan bukti pengeluaran, mengajukan klaim setelah melewati batas waktu, atau mengklaim biaya yang tidak sesuai dengan kebijakan perusahaan. Kondisi ini dapat menyebabkan tim keuangan menunda, menolak, atau meminta revisi atas pengajuan tersebut. Jika kesalahan semacam ini terus terjadi, perusahaan akan mengalami hambatan dalam efisiensi kerja, sementara karyawan yang berhak justru tidak menerima penggantian secara tepat.

Untuk mencegah hal ini, karyawan perlu memahami dan mengikuti Standar Operasional Prosedur (SOP) yang berlaku di tempat kerja. Mereka juga harus membaca ulang kebijakan reimbursement dan memeriksa kelengkapan dokumen sebelum mengajukan klaim. Jika merasa ragu, karyawan sebaiknya berkonsultasi langsung dengan HR atau atasan sebelum mengeluarkan biaya pribadi untuk keperluan kantor. Dengan menghindari kesalahan administratif, karyawan tidak hanya mempercepat pencairan biaya, tetapi juga membantu menjaga ketepatan data dalam laporan keuangan perusahaan.

9. Kelola Reimbursement dengan HRIS ScaleOcean

Mengelola proses reimbursement secara manual sering kali memakan waktu, rawan kesalahan pencatatan, dan merepotkan tim keuangan terutama saat volume klaim meningkat dari berbagai departemen. Di sinilah teknologi digital hadir sebagai solusi. Software HRIS seperti ScaleOcean dirancang untuk menyederhanakan pengajuan, verifikasi, hingga pencatatan reimbursement secara otomatis dan real-time.

Dengan modul Expense & Reimbursement Management, ScaleOcean memungkinkan karyawan mengunggah bukti transaksi langsung dari dashboard, melacak status klaim, dan menerima notifikasi persetujuan secara instan. Proses yang biasanya memerlukan form fisik dan bolak-balik tanda tangan kini dapat dilakukan dalam hitungan menit, terpusat, dan terdokumentasi rapi.

Beberapa fitur unggulan ScaleOcean dalam mengelola reimbursement antara lain:

• Automated Expense Submission: Karyawan bisa klaim reimbursement langsung di sistem lengkap dengan bukti, tanpa formulir manual.
• Multi-Level Approval Workflow: Klaim disetujui secara bertingkat mulai dari atasan hingga HR sesuai struktur organisasi.
• Payroll Integration: Data reimbursement otomatis terhubung ke sistem penggajian, tanpa input ulang.
• Real-Time Reimbursement Tracking: Status klaim bisa dipantau kapan pun, dari pengajuan hingga pembayaran.
• Digital Document Management: Bukti transaksi disimpan digital, aman dan mudah diakses saat dibutuhkan.
• Automated Notification & Reminder: Sistem mengingatkan otomatis untuk klaim tertunda atau yang sudah disetujui.

Selain fitur reimbursement, ScaleOcean juga terintegrasi dengan laporan absensi karyawan, sehingga memudahkan perusahaan mencocokkan data kehadiran dengan klaim pengeluaran seperti perjalanan dinas atau lembur.

10. Kesimpulan

Reimbursement berperan strategis dalam manajemen biaya operasional perusahaan, khususnya untuk mengganti pengeluaran yang telah ditanggung oleh karyawan dalam kegiatan bisnis. Untuk menjaga kepatuhan fiskal dan efisiensi kerja, perusahaan perlu mengelola proses reimbursement secara sistematis dan sesuai regulasi.

Namun, mengelola reimbursement secara manual dapat menimbulkan risiko keterlambatan, kesalahan pencatatan, hingga ketidaksesuaian pengeluaran. Oleh karena itu, penggunaan software seperti ScaleOcean menjadi solusi strategis. Dengan fitur seperti automated submission, real-time tracking, dan integrated payroll system, ScaleOcean tidak hanya menyederhanakan proses reimbursement, tetapi juga meningkatkan akurasi, transparansi, dan efisiensi dalam pengelolaan biaya operasional perusahaan.