Reimbursement: Jenis, Prosedur, dan Contoh Formulir

Dalam kegiatan operasional perusahaan, karyawan atau pihak terkait sering kali mengeluarkan biaya pribadi terlebih dahulu untuk kebutuhan bisnis. Mereka membiayai sendiri perjalanan dinas, pembelian perlengkapan kantor yang mendadak, atau bahkan menanggung biaya kesehatan saat bertugas di luar kota.

Untuk mengganti pengeluaran tersebut secara resmi dan terdokumentasi, perusahaan menggunakan sistem reimbursement sebagai solusinya. Banyak perusahaan masih menghadapi tantangan dalam memahami mekanisme reimbursement secara menyeluruh mulai dari jenis biaya yang dapat diklaim, hingga regulasi pajak yang berlaku.

Ketidaktepatan prosedur dapat menimbulkan penolakan klaim, miskomunikasi antar tim, bahkan risiko fiskal. Oleh sebab itu, setiap bagian dalam organisasi perlu memahami alur reimbursement dan memastikan pengelolaannya sesuai kebijakan perusahaan.

Key Takeaways

• Reimbursement adalah penggantian biaya yang dikeluarkan karyawan untuk kepentingan bisnis, dan harus didukung bukti sah agar dapat dicatat secara akuntabel.
• Jenis reimbursement mencakup biaya operasional, perjalanan dinas, hingga kesehatan, yang masing-masing memiliki syarat dan format klaim tersendiri.
• Mengelola reimbursement dengan software HRIS seperti ScaleOcean meningkatkan efisiensi, akurasi, dan kepatuhan terhadap regulasi pajak.

Coba Demo Gratis!

1. Apa Itu Reimbursement?

Reimbursement adalah proses penggantian biaya yang telah dikeluarkan oleh karyawan atau pihak lain untuk keperluan bisnis, seperti perjalanan dinas, akomodasi, maupun biaya kesehatan. Proses ini memerlukan bukti pembayaran yang sah agar dapat dipertanggungjawabkan, dan harus terkait langsung dengan aktivitas bisnis perusahaan.

Melalui sistem reimbursement yang tepat, perusahaan dapat secara sah dan transparan mengganti beban biaya yang telah dikeluarkan individu. Ini juga memastikan bahwa pengeluaran operasional tercatat dengan akurat dan sesuai dengan prosedur yang berlaku, mendukung manajemen keuangan yang lebih terorganisir.

Tanpa prosedur reimbursement yang jelas, perusahaan dapat menghadapi kesulitan dalam mengelola arus kas. Selain itu, hal ini dapat menghambat proses audit dan berisiko menimbulkan kesalahan dalam laporan keuangan yang memengaruhi keputusan bisnis yang diambil.

2. Jenis-jenis Reimbursement

Dalam praktiknya, perusahaan menghadapi berbagai jenis pengeluaran yang perlu diganti kepada karyawan melalui sistem reimbursement. Pinjaman pegawai juga merupakan salah satu aspek finansial yang perlu dikelola oleh perusahaan.

Jenis klaim ini dapat bervariasi, tergantung pada kebijakan internal dan konteks operasional, mulai dari pengeluaran terkait pajak, layanan hukum, hingga biaya yang berkaitan dengan asuransi. Beberapa perusahaan juga memasukkan syarat biaya dalam surat perjalanan dinas sebagai bagian dari reimbursement.

Memahami kategori reimbursement secara tepat membantu karyawan mengajukan klaim sesuai prosedur, sekaligus memudahkan tim keuangan dalam melakukan verifikasi dan pencatatan yang akurat. Berikut ini adalah jenis-jenis biaya yang harus di reimburse oleh perusahaan:

a. Reimbursement Taxes

Karyawan atau pihak eksternal sering kali menalangi terlebih dahulu biaya yang termasuk dalam kewajiban pajak perusahaan, seperti PPh 21 atas honorarium atau PPN atas pembelian. Dalam kasus ini, perusahaan perlu mengganti biaya tersebut melalui proses reimbursement yang disertai bukti transaksi sah agar dapat diakui secara fiskal.

Perusahaan harus mencatat reimbursement jenis ini secara akurat dalam pembukuannya. Jika perusahaan salah mencatat, hal itu bisa mengganggu pelaporan pajak dan menimbulkan risiko sanksi administratif dari otoritas perpajakan.

b. Reimbursement Insurance

Dalam beberapa kasus, karyawan menanggung terlebih dahulu biaya premi asuransi yang seharusnya menjadi kewajiban perusahaan, misalnya asuransi perjalanan dinas atau asuransi kesehatan tambahan. Reimbursement dilakukan setelah ada bukti pembayaran yang valid. Employee benefit adalah asuransi ini yang seharusnya ditanggung perusahaan.

Pihak HR dan keuangan harus memastikan bahwa klaim reimbursement untuk biaya asuransi ini sesuai dengan kebijakan internal dan tidak bertentangan dengan ketentuan BPJS maupun lembaga asuransi swasta terkait.

c. Reimbursement Hukum

Reimbursement hukum terjadi ketika perusahaan mengganti biaya yang dikeluarkan oleh karyawan untuk keperluan hukum yang terkait dengan pekerjaan. Hal ini mencakup biaya yang timbul dalam proses penyelesaian masalah hukum yang dihadapi oleh perusahaan atau karyawan terkait dengan tugas pekerjaan mereka.

Misalnya, biaya yang dikeluarkan selama proses negosiasi bisnis atau penyelesaian sengketa hukum dapat diganti oleh perusahaan. Biaya ini termasuk jenis biaya yang harus di reimburse oleh perusahaan sesuai dengan kebijakan internal yang berlaku, memastikan transparansi dan kepatuhan dalam pengelolaan biaya hukum.

Contoh lainnya termasuk biaya yang dikeluarkan eksekutif dalam peninjauan atau perubahan perjanjian bisnis. Biaya tersebut dapat diganti oleh perusahaan jika sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan dalam kebijakan internal perusahaan.

Baca juga: Training and Development: Pengertian, Manfaat, dan Jenisnya

3. Apa Saja Biaya yang Bisa di Reimburst?

Proses reimbursement memungkinkan karyawan atau pihak terkait untuk mendapatkan penggantian biaya yang dikeluarkan untuk keperluan perusahaan. Namun, tidak semua jenis pengeluaran dapat diajukan untuk reimbursement. Berikut adalah beberapa contoh jenis biaya yang harus di reimburse oleh perusahaan.

a. Biaya Perjalanan Bisnis

Perusahaan biasanya mengganti biaya transportasi, akomodasi, konsumsi, hingga uang saku yang karyawan keluarkan selama perjalanan bisnis. Namun, perusahaan hanya memproses reimbursement yang sesuai dengan kebijakan yang berlaku.

Karyawan yang mengajukan reimbursement perjalanan dinas harus melampirkan tiket pesawat, struk hotel, dan bukti makan. Tim keuangan akan menilai dokumen tersebut untuk menentukan apakah pengeluaran dapat diganti secara penuh atau hanya sebagian.

b. Operasional Bisnis

Reimbursement juga mencakup biaya operasional seperti pembelian ATK, biaya kirim dokumen, atau langganan aplikasi kerja yang dibayar pribadi oleh karyawan. Selama biaya tersebut berkaitan dengan pekerjaan, perusahaan dapat menggantinya.

Namun, pembelian harus mendapatkan persetujuan sebelumnya atau sesuai dengan limit tertentu. Tanpa prosedur yang jelas, pengajuan reimbursement bisa tertolak meskipun berkaitan dengan kebutuhan kerja.

Untuk memastikan proses ini berjalan dengan lancar, sistem HRIS dapat digunakan untuk memantau dan mengelola pengajuan reimbursement secara lebih efisien.

c. Biaya Kesehatan

Karyawan yang membayar terlebih dahulu biaya pengobatan, konsultasi dokter, atau pembelian obat yang tercakup dalam tunjangan kesehatan bisa mengajukan reimbursement. Hal ini berlaku jika perusahaan memiliki kebijakan kesehatan karyawan.

Bukti pembayaran seperti kuitansi resmi dari rumah sakit atau apotek harus dilampirkan. Beberapa perusahaan juga mensyaratkan surat keterangan dari dokter agar proses reimbursement lebih valid.

4. Peraturan untuk Reimbursement di Indonesia

Pemerintah Indonesia menetapkan aturan reimbursement dalam perpajakan melalui PMK No. 167/PMK.03/2018 dan sejumlah peraturan pajak lainnya. Saat mengganti biaya karyawan, perusahaan wajib melampirkan bukti pendukung yang sah agar bisa membebankan biaya tersebut sebagai pengurang pajak.

Jika perusahaan mengganti pengeluaran yang tidak berkaitan dengan kegiatan usaha atau tanpa dokumen yang lengkap, otoritas pajak akan menolak pengakuan biaya tersebut dalam laporan fiskal.

Selain itu, jika karyawan menggunakan biaya pribadi untuk kepentingan non-bisnis dan perusahaan tetap menggantinya, maka perusahaan harus memotong dan menyetorkan PPh 21 karena pengeluaran tersebut tergolong sebagai tambahan penghasilan.

5. Cara Mengajukan Reimbursement

Meskipun terlihat sederhana, proses reimbursement tetap membutuhkan ketelitian agar tidak ada kendala dalam persetujuan. Karyawan dan tim keuangan harus mengikuti prosedur yang jelas untuk memastikan perusahaan dapat mengganti semua pengeluaran yang layak secara tepat waktu.

Oleh karena itu, penting bagi setiap karyawan untuk memahami alur reimbursement dari awal hingga akhir. Proses ini biasanya mencakup pengumpulan bukti, pengisian formulir, dan pengajuan ke bagian terkait. Dengan mengikuti langkah-langkah berikut, klaim reimbursement akan lebih mudah, efisien, dan sesuai kebijakan perusahaan.

a. Penuhi Syarat Pengajuan Reimburse

Untuk mengajukan reimbursement, pastikan bahwa seluruh syarat yang diperlukan sudah dipenuhi. Beberapa syarat yang umumnya diperlukan adalah bukti pembayaran asli dari pihak ketiga, yang mencakup rincian transaksi seperti tanggal, jumlah, dan pihak yang terlibat. Hal ini penting untuk memvalidasi pengeluaran.

Syarat lainnya adalah memastikan bahwa biaya yang diajukan sesuai dengan kebutuhan bisnis perusahaan dan tidak ada penggelembungan nilai. Pengajuan yang tidak memenuhi syarat ini dapat berisiko ditolak atau diproses lebih lama, yang dapat menghambat arus kas perusahaan dan pengembalian dana.

b. Siapkan Dokumen yang Dibutuhkan

Setiap jenis reimbursement memerlukan dokumen yang berbeda sesuai kebijakan perusahaan dan jenis pengeluarannya. Berikut ini beberapa dokumen yang umumnya perlu disiapkan untuk mendukung proses pengajuan reimbursement:

• Faktur atau invoice pembelian barang atau layanan: Dokumen ini digunakan untuk pengajuan penggantian biaya atas pembelian alat kantor atau bahan baku yang digunakan untuk operasional perusahaan.
• Bukti pembayaran sewa tempat: Dokumen ini digunakan untuk kegiatan perusahaan seperti rapat, acara internal, atau kegiatan lain yang membutuhkan tempat sewa.
• Bukti transaksi perjalanan dinas: Termasuk tiket pesawat, struk bensin, dan tanda terima penginapan yang digunakan untuk klaim biaya perjalanan dinas karyawan.
• Struk pembelian barang: Digunakan untuk pembelian barang yang berkaitan dengan kebutuhan perusahaan, seperti oleh-oleh untuk klien atau makanan untuk acara perusahaan.
• Polis kesehatan dan kuitansi rumah sakit: Dokumen ini digunakan untuk klaim biaya kesehatan, serta dokumen pendukung seperti resep dokter dan laporan medis.

Pastikan semua dokumen yang diajukan sah, lengkap, dan sesuai dengan kebijakan perusahaan untuk memperlancar proses pengajuan reimbursement.

c. Ajukan Reimburse Secepat Mungkin

Sebagian besar perusahaan memiliki batas waktu untuk mengajukan klaim reimbursement, dan jika pengajuan dilakukan melewati batas waktu yang ditentukan, biasanya klaim tersebut akan ditolak. Pengajuan klaim dalam waktu yang cepat tidak hanya memastikan bahwa proses berjalan lancar tetapi juga mempermudah pengelolaan arus kas perusahaan.

Batas waktu pengajuan dapat berbeda-beda antar perusahaan, namun umumnya berkisar antara 30 hingga 60 hari setelah pengeluaran dilakukan. Untuk itu, penting untuk selalu mengajukan klaim segera setelah biaya dikeluarkan agar klaim Anda tetap memenuhi tenggat waktu yang berlaku.

d. Lengkapi Alur Pengajuan Reimburse Sesuai Ketentuan Perusahaan

Prosedur pengajuan reimbursement perlu diikuti dengan cermat untuk memastikan prosesnya efisien dan sesuai standar perusahaan. Prosedur umum melibatkan pengisian formulir klaim, melampirkan dokumen yang relevan, dan mendapatkan persetujuan dari atasan langsung sebelum diserahkan kepada departemen terkait.

e. Periksa Ulang Item yang Akan Diajukan

Sebelum mengajukan klaim, pastikan untuk memeriksa seluruh dokumen dan bukti transaksi dengan teliti. Pemisahan antara pengeluaran pribadi dan perusahaan sangat penting untuk menghindari kesalahan yang dapat menyebabkan klaim ditolak atau diproses ulang.

Memeriksa bukti transaksi dengan cermat juga mengurangi risiko pengajuan yang tidak sah atau berulang. Dengan memeriksa setiap detail, Anda akan menghindari masalah yang dapat menghambat penggantian dana atau bahkan berisiko menimbulkan masalah keuangan bagi perusahaan.

f. Lakukan Perhitungan Ulang Terkait Reimburse

Sangat disarankan untuk memeriksa kembali seluruh biaya yang dikeluarkan sebelum mengajukan reimbursement. Perhitungan ulang akan memastikan bahwa jumlah yang diajukan sesuai dengan biaya yang sesungguhnya dan mencegah adanya selisih yang dapat merugikan Anda atau perusahaan.

Pastikan untuk menyertakan semua pengeluaran yang relevan dan mendokumentasikan dengan benar setiap bukti pembayaran. Hal ini juga membantu untuk menghindari kesalahan yang mungkin muncul dalam perhitungan atau pencatatan transaksi yang dapat mengganggu kelancaran proses reimburse.

g. Hindari Perbuatan Curang

Selalu ajukan klaim reimbursement yang sah dan sesuai dengan kebijakan perusahaan. Hindari tindakan curang seperti membuat nota palsu, menggelembungkan biaya, atau mengajukan klaim ganda. Tindakan tersebut tidak hanya dapat menyebabkan klaim ditolak, tetapi juga bisa merusak reputasi profesional Anda.

Selain itu, perusahaan memiliki sistem untuk mendeteksi kecurangan, yang dapat mengakibatkan sanksi bagi karyawan yang terbukti melakukan tindakan tidak jujur. Penggunaan employee self-service juga memberi karyawan kendali lebih besar dalam proses klaim, tanpa perlu bergantung penuh pada HR.

6. Kekurangan Sistem Reimburse

Meskipun sistem reimbursement memberikan kemudahan bagi perusahaan dan karyawan, ada beberapa kekurangan yang perlu diperhatikan, terutama terkait dengan proses klaim yang terkadang memakan banyak waktu. Berikut ini beberapa kekurangan utama yang sering dihadapi dalam sistem reimbursement:

a. Proses Pencairan yang Memakan Waktu

Proses reimbursement sering kali memakan waktu yang cukup lama, terutama karena melibatkan tahapan verifikasi dan pengecekan dokumen yang harus diselesaikan sebelum dana dicairkan. Di beberapa perusahaan, proses ini dapat memakan waktu hingga 14 hari kerja, bahkan lebih lama, yang menghambat pengembalian dana kepada karyawan.

b. Risiko Hilangnya Bukti Pembayaran

Jika bukti transaksi, seperti kuitansi atau faktur, hilang, klaim reimbursement tidak dapat diproses. Karena itu, sangat penting bagi karyawan untuk menyimpan bukti pembayaran dengan baik dan aman. Tanpa bukti yang valid, perusahaan tidak dapat memvalidasi klaim dan pengembalian dana tidak bisa dilakukan.

c. Keterlambatan dalam Pengajuan Reimbursement

Pengajuan reimbursement dapat tertunda jika perusahaan mengalami masalah arus kas atau kesulitan dalam mencairkan dana dengan cepat. Hal ini menjadi masalah terutama bagi karyawan yang membutuhkan dana dengan segera. Untuk mengatasi hal ini, perusahaan perlu menyiapkan cadangan kas yang dapat dicairkan tanpa hambatan.

d. Klaim yang Belum Tentu Mendapat Persetujuan

Tidak semua pengeluaran dapat diterima untuk reimbursement, meskipun berkaitan dengan pekerjaan. Pengeluaran yang tidak disetujui atau tidak sesuai dengan kebijakan perusahaan, seperti pengeluaran pribadi, bisa menyebabkan klaim ditolak. Karyawan harus memahami dan mengikuti kebijakan perusahaan agar klaim mereka diterima.

Berikut ini contoh pengeluaran yang kemungkinan tidak disetujui untuk reimbursement:

• Pertemuan dengan klien tanpa persetujuan atasan atau surat jalan perusahaan.
• Mengikuti pelatihan yang tidak disetujui atau direkomendasikan oleh perusahaan.
• Penggunaan pulsa yang tidak terkait langsung dengan kegiatan perusahaan.

7. Contoh Formulir Reimbursement

Untuk menjaga akurasi dan efisiensi, perusahaan biasanya menggunakan formulir standar dalam pengajuan reimbursement. Formulir ini membantu karyawan merinci pengeluaran dan melampirkan dokumen pendukung secara sistematis, sehingga tim keuangan dapat memverifikasi klaim secara tepat waktu dan sesuai prosedur.

Saat ini, banyak perusahaan telah menggantikan formulir fisik dengan sistem digital. Mereka memanfaatkan platform HRIS untuk mempercepat alur pengajuan dan mengurangi risiko kehilangan dokumen. Karyawan cukup mengisi formulir online dan mengunggah bukti pembayaran langsung ke sistem.

Berikut contoh formulir reimbursement yang biasa digunakan:

a. Formulir Reimbursement Operasional

Formulir reimbursement operasional ini dirancang untuk mendokumentasikan setiap pengeluaran yang diajukan oleh karyawan secara sistematis. Kolom-kolom seperti tanggal, deskripsi, kategori, dan jumlah biaya membantu tim keuangan mengevaluasi klaim secara lebih akurat. Formulir juga mencantumkan informasi penting seperti nama karyawan, ID, departemen, dan periode pengeluaran, yang berguna saat pencocokan data.

Terdapat ruang tanda tangan dari pengaju dan pihak yang menyetujui yang berfungsi sebagai validasi administratif. Selain itu, bagian subtotal, pembayaran awal (jika ada), dan total reimbursement membantu menghitung kompensasi bersih yang harus dibayarkan. Catatan pengingat untuk melampirkan bukti pembayaran menegaskan pentingnya dokumentasi yang lengkap.

b. Formulir Reimbursement Kesehatan

Form reimbursement kesehatan digunakan untuk mencatat klaim biaya medis karyawan, mulai dari data dasar karyawan hingga detail kunjungan dan jenis perawatan. Tabel utamanya berisi rincian pengeluaran, seperti deskripsi biaya, jumlah yang dibayar, dan nominal yang diajukan untuk diganti.

Tersedia juga kotak centang untuk melampirkan bukti seperti kwitansi asli atau resep dokter sebagai syarat validasi. Formulir ini mewajibkan tanda tangan karyawan, atasan langsung, serta HRD untuk memastikan keabsahan klaim. Dengan format ini, proses reimbursement medis menjadi lebih tertib dan sesuai prosedur perusahaan.

c. Form Reimbursement Perusahaan Lengkap

Sebuah form reimbursement karyawan yang efektif biasanya terbagi menjadi beberapa bagian utama untuk memastikan alur informasi yang logis. Berikut adalah gambaran detail mengenai struktur dan isi dari sebuah formulir reimbursement yang ideal:

Formulir ini membantu karyawan merinci pengeluaran dan melampirkan dokumen pendukung secara sistematis, sehingga tim keuangan dapat memverifikasi klaim secara tepat waktu dan sesuai prosedur. Format standarnya mirip seperti dokumen HR lainnya, misalnya contoh slip gaji karyawan yang juga memuat detail transaksi yang harus akurat dan terdokumentasi

d. Form Reimbursement Pajak

Reimbursement dalam konteks perpajakan harus memenuhi syarat kelayakan fiskal ada bukti pengeluaran sah, berkaitan dengan aktivitas bisnis, dan sesuai ketentuan pajak yang berlaku. Untuk memberikan gambaran lebih jelas, berikut adalah contoh form beserta perhitungannya:

8. Kesalahan Umum Saat Mengajukan Reimbursement

Berikut ini adalah kesalahan-kesalahan umum yang sering dilakukan oleh karyawan saat mengajukan reimbursement, yang dapat menghambat proses pencairan dana dan menyebabkan ketidaktepatan dalam laporan keuangan perusahaan:

• Tidak Melampirkan Bukti Pengeluaran: Pengajuan klaim tanpa bukti yang sah, seperti faktur atau kuitansi, akan menyebabkan klaim ditolak atau diproses lebih lama, menghambat penggantian dana.
• Mengajukan Klaim Melewati Batas Waktu: Mengajukan klaim setelah batas waktu yang ditentukan akan menyebabkan klaim tidak dapat diproses, mengakibatkan penolakan dan keterlambatan penggantian biaya.
• Mengklaim Biaya yang Tidak Sesuai Kebijakan: Mengajukan klaim untuk biaya yang tidak sesuai dengan kebijakan perusahaan atau tidak berkaitan dengan kegiatan bisnis dapat mengakibatkan klaim ditolak.
• Dokumen Tidak Lengkap atau Tidak Valid: Klaim yang diajukan tanpa kelengkapan dokumen atau bukti transaksi yang sah akan menunda proses penggantian dan bisa menyebabkan pengajuan ditolak.
• Pengajuan Ganda: Mengajukan klaim yang sama lebih dari sekali akan merusak integritas data keuangan perusahaan, menyebabkan klaim ditolak dan membuang waktu bagi kedua belah pihak.

Untuk mencegah hal ini, karyawan perlu memahami dan mengikuti Standar Operasional Prosedur (SOP) yang berlaku di tempat kerja. Mereka juga harus membaca ulang kebijakan reimbursement dan memeriksa kelengkapan dokumen sebelum mengajukan klaim.

Jika merasa ragu, karyawan sebaiknya berkonsultasi langsung dengan HR atau atasan sebelum mengeluarkan biaya pribadi untuk keperluan kantor. Dengan menghindari kesalahan administratif, karyawan tidak hanya mempercepat pencairan biaya, tetapi juga membantu menjaga ketepatan data dalam laporan keuangan perusahaan.

9. Kelola Reimbursement dengan HRIS ScaleOcean

Mengelola proses reimbursement secara manual sering kali memakan waktu, rawan kesalahan pencatatan, dan merepotkan tim keuangan terutama saat volume klaim meningkat dari berbagai departemen. Di sinilah teknologi digital hadir sebagai solusi. Software HRIS seperti ScaleOcean dirancang untuk menyederhanakan pengajuan, verifikasi, hingga pencatatan reimbursement secara otomatis dan real-time.

Dengan modul Expense & Reimbursement Management, ScaleOcean memungkinkan karyawan mengunggah bukti transaksi langsung dari dashboard, melacak status klaim, dan menerima notifikasi persetujuan secara instan.

Proses yang biasanya memerlukan form fisik dan bolak-balik tanda tangan kini dapat dilakukan dalam hitungan menit, terpusat, dan terdokumentasi rapi. Beberapa fitur unggulan ScaleOcean dalam mengelola reimbursement antara lain:

• Automated Expense Submission: Karyawan bisa klaim reimbursement langsung di sistem lengkap dengan bukti, tanpa formulir manual.
• Multi-Level Approval Workflow: Klaim disetujui secara bertingkat mulai dari atasan hingga HR sesuai struktur organisasi.
• Payroll Integration: Data reimbursement otomatis terhubung ke sistem penggajian, tanpa input ulang.
• Real-Time Reimbursement Tracking: Status klaim bisa dipantau kapan pun, dari pengajuan hingga pembayaran.
• Digital Document Management: Bukti transaksi disimpan digital, aman dan mudah diakses saat dibutuhkan.
• Automated Notification & Reminder: Sistem mengingatkan otomatis untuk klaim tertunda atau yang sudah disetujui.

Selain fitur reimbursement, ScaleOcean juga terintegrasi dengan laporan absensi karyawan, sehingga memudahkan perusahaan mencocokkan data kehadiran dengan klaim pengeluaran seperti perjalanan dinas atau lembur.

10. Kesimpulan

Reimbursement adalah proses penggantian biaya yang telah dikeluarkan oleh karyawan untuk kebutuhan bisnis, yang memerlukan dokumentasi sah agar dapat dipertanggungjawabkan. Setiap jenis pengeluaran, seperti biaya perjalanan dinas, operasional, dan kesehatan, memerlukan prosedur yang jelas agar klaim dapat diterima.

Pengelolaan reimbursement yang tidak tepat dapat menimbulkan kesalahan administratif, risiko fiskal, dan penghambat arus kas. Untuk memastikan efisiensi, akurasi, dan kepatuhan terhadap regulasi pajak, penggunaan sistem HRIS seperti ScaleOcean dapat mempercepat proses pengajuan, verifikasi, dan pencatatan reimbursement secara otomatis dan real-time.

Dengan fitur seperti automated submission, real-time tracking, dan integrated payroll, ScaleOcean menyederhanakan proses reimbursement sekaligus meningkatkan akurasi dan efisiensi. Coba demo gratis ScaleOcean untuk melihat bagaimana sistem ini membantu mengoptimalkan pengelolaan reimbursement.