5 Contoh Surat Perjalanan Dinas serta Struktur Isinya

Key Takeaways

• Surat perjalanan dinas adalah dokumen krusial yang berfungsi sebagai bukti otorisasi, dasar hukum perlindungan karyawan, dan fondasi administrasi keuangan perusahaan.
• Memahami struktur dan komponen wajib dalam surat dinas, mulai dari kop surat hingga tanda tangan, memastikan keabsahan dan kejelasan dokumen tersebut.
• Berbagai contoh surat perjalanan dinas untuk kebutuhan swasta, pemerintah, hingga tim menunjukkan fleksibilitas format sesuai dengan tujuan penugasan yang spesifik.
• Software HR ScaleOcean menyederhanakan seluruh proses pengelolaan perjalanan dinas, mulai dari pengajuan hingga pelaporan, untuk meningkatkan efisiensi dan akurasi administrasi.

Coba Demo Gratis!

Apa itu Surat Perjalanan Dinas?

Surat perjalanan dinas adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh pihak berwenang di perusahaan, seperti atasan langsung atau bagian HR, untuk memberikan izin kepada karyawan dalam melaksanakan tugas di luar kantor. Surat ini berfungsi sebagai bukti otorisasi sekaligus acuan selama perjalanan dinas berlangsung.

Dalam pembuatannya, surat tugas perjalanan dinas perlu mencantumkan informasi penting seperti tujuan, waktu pelaksanaan, dan tanggung jawab yang harus dijalankan selama kegiatan tersebut. Selain sebagai dasar administratif, surat ini juga diperlukan untuk memastikan transparansi dan akuntabilitas kegiatan yang dilakukan.

Fungsi dan Tujuan Surat Perjalanan Dinas 

Surat perjalanan dinas dibuat dengan tujuan memberikan kejelasan, legalitas, serta panduan bagi karyawan yang menjalankan tugas di luar kantor agar kegiatannya berjalan efektif, tertib, dan dapat dipertanggungjawabkan. Berikut ini dijelaskan lebih lanjut mengenai beberapa tujuan utama surat perjalanan dinas:

1. Bukti Otorisasi dan Perintah Kerja yang Sah

Surat perintah perjalanan dinas berfungsi sebagai bukti izin resmi yang diberikan oleh perusahaan kepada karyawan untuk melaksanakan tugas di luar lokasi kerja. Dokumen ini menjadi dasar hukum yang sah agar kegiatan tersebut diakui sebagai bagian dari pekerjaan formal. Hal ini juga membantu meminimalisir adanya salah paham tugas di perusahaan.

2. Pengendalian dan Akuntabilitas Anggaran

Melalui surat perjalanan dinas, perusahaan dapat mengontrol expense perjalanan agar sesuai dengan kebijakan yang berlaku. Dokumen ini diperlukan untuk memastikan setiap pengeluaran dilakukan secara efisien dan transparan.

Selain itu, surat ini juga menjadi dasar penting dalam proses audit maupun pengajuan reimbursement atas biaya perjalanan yang telah dikeluarkan karyawan. Dengan adanya mekanisme ini, akuntabilitas dan ketertiban keuangan perusahaan dapat terjaga dengan baik.

3. Bukti Pelaksanaan Tugas

Surat SPD juga menjadi catatan resmi bahwa karyawan benar-benar telah menjalankan tugasnya di lokasi tujuan. Jika ada audit di kantor, karyawan dapat menggunakannya sebagai bukti administratif. Ini akan menjadi bukti kuat keterlibatan karyawan dalam kegiatan yang berkaitan langsung dengan kepentingan perusahaan. Hal ini mendukung validitas laporan hasil kerja setelah perjalanan selesai.

4. Dasar Klaim Biaya

Salah satu tujuan penting surat perjalanan dinas adalah menjadi acuan dalam proses pengajuan penggantian biaya. Melalui surat ini, karyawan dapat menunjukkan dasar resmi atas pengeluaran yang terjadi selama menjalankan tugas dinas. Prosedur ini membantu memastikan bahwa klaim biaya dilakukan sesuai aturan perusahaan. Dengan demikian, transparansi dalam pengelolaan dana operasional dapat terjamin.

5. Panduan dalam Menjalankan Tugas Dinas

Selain sebagai dokumen administratif, surat perintah perjalanan dinas juga menjadi pedoman pelaksanaan kegiatan. Di dalamnya tercantum informasi penting seperti tujuan, waktu, lokasi, dan tanggung jawab karyawan selama perjalanan.

Hal ini membantu karyawan memahami cakupan kerja dan target yang harus dicapai selama dinas berlangsung. Dengan adanya panduan yang jelas, pelaksanaan tugas dapat berjalan lebih fokus dan terarah.

Struktur dan Komponen Wajib dalam Surat Perjalanan Dinas

Untuk memastikan surat perjalanan dinas dapat berfungsi secara optimal, baik dari segi legalitas maupun kejelasan informasi, dokumen ini harus disusun dengan struktur yang baku dan memuat komponen-komponen esensial.

Setiap bagian memiliki perannya masing-masing dalam membangun sebuah surat yang lengkap dan tidak ambigu. Ketiadaan salah satu komponen dapat mengurangi validitas surat dan berpotensi menimbulkan masalah administratif di kemudian hari.

Struktur yang baik memastikan bahwa semua pihak yang terlibat pemberi tugas, penerima tugas, dan departemen administrasi memiliki pemahaman yang sama terhadap penugasan yang diberikan. Berikut adalah delapan komponen wajib yang harus ada dalam setiap surat perjalanan dinas yang profesional.

1. Kepala/Kop Surat

Kop surat merupakan identitas resmi perusahaan atau instansi yang mengeluarkan perintah. Komponen ini biasanya terletak di bagian paling atas dan berisi nama lengkap perusahaan, logo, alamat kantor, nomor telepon, dan alamat email atau situs web.

Kehadiran kop surat secara instan memberikan kesan formal dan menunjukkan bahwa dokumen tersebut adalah komunikasi resmi dari entitas yang sah.

Tanpa kop surat, sebuah dokumen dapat diragukan keasliannya dan dianggap tidak lebih dari sekadar memo internal biasa. Ini adalah elemen pertama yang membedakan surat resmi dari komunikasi informal. Oleh karena itu, penggunaan kop surat yang sesuai dengan standar identitas perusahaan adalah sebuah keharusan mutlak.

2. Judul dan Nomor Surat

Di bawah kop surat, harus tertera judul yang jelas dan lugas, seperti Surat Perintah Perjalanan Dinas atau Surat Tugas Perjalanan Dinas. Judul ini berfungsi untuk menginformasikan secara langsung mengenai maksud dan tujuan dari dokumen tersebut. Selain judul, pencantuman nomor surat yang unik juga sangat vital untuk keperluan administrasi.

Nomor surat digunakan untuk pengarsipan, pelacakan, dan referensi di masa depan. Sistem penomoran yang terstruktur (misalnya: 001/SPD/HR/XI/2023) memudahkan pencarian dokumen dan menjadi bagian penting dari audit internal.

Dengan adanya nomor surat, setiap perintah perjalanan dapat diidentifikasi secara spesifik dan tidak akan tertukar dengan dokumen lainnya. Contoh form reimbursement ini, misalnya, akan selalu meminta nomor SPD sebagai lampiran wajib.

3. Data Pejabat Pemberi Perintah

Surat perjalanan dinas harus secara eksplisit menyebutkan siapa pejabat yang berwenang memberikan perintah. Bagian ini mencakup nama lengkap, jabatan, selain itu juga Nomor Induk Pegawai (NIP) atau ID karyawan dari atasan atau manajer yang memberikan tugas.

Informasi ini menegaskan rantai komando dan menunjukkan bahwa penugasan tersebut telah disetujui oleh pihak yang memiliki otoritas. Kejelasan mengenai pemberi perintah penting untuk pertanggungjawaban.

Jika ada pertanyaan atau kebutuhan konfirmasi lebih lanjut mengenai tugas tersebut, penerima surat atau departemen lain tahu siapa yang harus dihubungi. Ini menciptakan alur komunikasi yang jelas dan akuntabel dalam struktur organisasi.

4. Data Karyawan yang Menerima Perintah

Sama pentingnya dengan data pemberi perintah, data karyawan yang ditugaskan juga harus dicantumkan secara lengkap dan akurat. Informasi ini meliputi nama lengkap, jabatan, dan Nomor Induk Pegawai (NIP) atau ID karyawan.

Menurut myrobin, NIP adalah identitas pribadi berupa kode unik yang diberikan kepada karyawan ketika bergabung dalam satu perusahaan atau instansi. Jika perjalanan dinas dilakukan oleh tim, maka semua nama anggota tim harus dicantumkan dengan jelas.

Detail ini memastikan tidak ada keraguan mengenai siapa yang diberi wewenang untuk melakukan perjalanan tersebut. Hal ini juga penting untuk keperluan administrasi seperti pemesanan tiket dan akomodasi atas nama karyawan yang bersangkutan. Kesalahan penulisan nama atau data dapat menyebabkan masalah logistik yang serius selama perjalanan.

5. Rincian Penugasan

Ini adalah inti dari surat perjalanan dinas, namun juga menjelaskan secara detail mengenai mengapa perjalanan ini dilakukan. Bagian ini harus menguraikan dengan jelas maksud dan tujuan perjalanan, misalnya Menghadiri Rapat Koordinasi dengan Klien PT ABC atau Melakukan Audit Lapangan di Proyek XYZ. Semakin spesifik rinciannya, semakin baik.

Rincian tugas ini memberikan konteks dan batasan lingkup pekerjaan yang harus dilakukan oleh karyawan selama berada di lokasi tujuan. Hal ini penting untuk mengukur keberhasilan perjalanan dinas dan menjadi acuan dalam pembuatan laporan setelah perjalanan selesai. Uraian tugas yang jelas juga membantu mencegah penyimpangan dari tujuan awal penugasan.

6. Lokasi Tujuan dan Durasi Perjalanan

Komponen ini memberikan informasi logistik yang krusial, yaitu di mana dan berapa lama penugasan akan berlangsung. Surat harus menyebutkan kota atau negara tujuan secara spesifik. Selain itu, durasi perjalanan harus dinyatakan dengan jelas, mencakup tanggal keberangkatan dan tanggal kembali.

Informasi ini digunakan oleh departemen keuangan untuk menghitung uang saku harian dan oleh HR untuk mencatat absensi karyawan. Durasi yang jelas juga memberikan batasan waktu yang tegas bagi karyawan untuk menyelesaikan tugasnya.

Penentuan tanggal yang akurat membantu kelancaran seluruh proses, dari pemesanan hingga pelaporan. Laporan yang disebut juga termasuk laporan rekapitulasi absensi karyawan selama perjalanan tersebut berlangsung.

7. Rincian Pembiayaan

Transparansi finansial adalah kunci dalam perjalanan dinas. Surat harus merinci komponen biaya apa saja yang akan ditanggung oleh perusahaan, seperti biaya transportasi (tiket pesawat/kereta), akomodasi (hotel), dan uang saku harian (per diem).

Jika ada batasan (limit) untuk setiap komponen, sebaiknya dicantumkan juga. Penjelasan mengenai mekanisme pembiayaan, apakah diberikan di muka (cash advance) atau melalui sistem penggantian (reimbursement), juga merupakan bagian penting di dalamnya. Tugas ini umumnya dikelola oleh human resource department bekerja sama dengan tim keuangan.

Bagian ini memberikan kepastian finansial bagi karyawan dan mencegah kesalahpahaman mengenai biaya mana yang dapat diklaim. Rincian pembiayaan yang jelas menunjukkan komitmen perusahaan terhadap kesejahteraan karyawan selama bertugas. Ini adalah bentuk akuntabilitas finansial yang profesional dari perusahaan.

8. Tanda Tangan Pejabat dan Stempel Resmi

Sebagai penutup, surat perjalanan dinas harus diakhiri dengan tanda tangan basah (atau digital yang tersertifikasi) dari pejabat yang memberi perintah dan stempel resmi perusahaan. Tanpa kedua elemen ini, surat tersebut tidak memiliki kekuatan hukum, namun juga dapat dianggap tidak sah. Tanda tangan adalah bentuk persetujuan final dan otorisasi tertinggi.

Stempel perusahaan melegitimasi dokumen sebagai surat yang dikeluarkan secara resmi oleh institusi. Kombinasi tanda tangan dan stempel adalah verifikasi pamungkas yang mengesahkan seluruh isi surat. Dalam beberapa kasus, mungkin juga diperlukan tanda tangan dari pejabat departemen keuangan atau HR sebagai tanda mengetahui.

Contoh Surat Perjalanan Dinas untuk Berbagai Keperluan

Meskipun komponen dasarnya sama, format dan redaksi surat perjalanan dinas dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan konteks spesifik, baik itu di lingkungan korporat swasta, instansi pemerintahan, maupun untuk penugasan tim.

Memahami perbedaan format ini membantu perusahaan menyusun dokumen yang paling efektif dan sesuai dengan standar yang berlaku di lingkungannya.

Setiap contoh akan menyoroti elemen-elemen kunci yang membedakannya, memberikan gambaran praktis bagi para profesional HR dan manajer dalam menyusun dokumen yang tepat. Dari format yang fleksibel hingga yang sangat terstruktur, namun pemilihan contoh yang tepat akan memaksimalkan fungsi dan kejelasan surat tersebut.

Berikut adalah beberapa contoh surat tugas perjalanan dinas yang dapat dijadikan acuan.

1. Contoh Surat Perjalanan Dinas untuk Karyawan Perusahaan Swasta

Surat perjalanan dinas di perusahaan swasta cenderung lebih ringkas dan simple. Formatnya tidak terikat pada peraturan pemerintah yang kaku, sehingga dapat disesuaikan dengan budaya dan prosedur internal perusahaan. Yang terpenting adalah semua komponen esensial tetap tercantum dengan jelas.

Berikut adalah contoh format umum untuk perusahaan swasta:

2. Contoh Surat Perjalanan Dinas untuk Instansi Pemerintahan (Format SPPD)

Berbeda dengan sektor swasta, Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) di instansi pemerintah memiliki format yang sangat baku dan terstruktur. Format ini harus mematuhi peraturan perundang-undangan yang berlaku, seperti Peraturan Menteri Keuangan tentang Standar Biaya Masukan (SBM) yang mengatur besaran uang harian, biaya penginapan, dan lain-lain.

Dilansir dari Keputusan Menteri Keuangan Nomor 7/KMK.02/2003, Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) diterbitkan oleh pejabat pemerintahan, baik Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) maupun pejabat yang berwenang lainnya. Hal ini bertujuan untuk menugaskan Pegawai Negeri Sipil (PNS), pejabat negara, atau pegawai lainnya dalam melaksanakan perjalanan dinas.

Format SPPD sering kali berbentuk formulir isian yang mencakup halaman depan (perintah tugas) dan halaman belakang (rincian kedatangan, keberangkatan, dan laporan singkat). Kepatuhan pada format standar ini bersifat wajib untuk keperluan audit oleh lembaga pemeriksa seperti BPK.

Berikut adalah contoh Surat Perintah Perjalanan Dinas dengan gambaran struktur dasarnya:

3. Contoh Surat Perjalanan Dinas untuk Penugasan Kolektif atau Tim

Ketika sebuah tugas mengharuskan satu tim untuk melakukan perjalanan dinas bersama, tidak perlu membuat surat untuk setiap individu. Cukup satu surat perjalanan dinas yang mencantumkan semua nama anggota tim dalam bentuk daftar lampiran atau tabel.

Dalam surat kolektif, penting untuk menunjuk satu orang sebagai ketua tim atau penanggung jawab perjalanan. Rincian pembiayaan juga perlu diperjelas, apakah biaya akomodasi digabungkan atau dihitung per individu.

Mengelola tim yang sedang bertugas di luar juga memerlukan sistem pemantauan yang baik, di mana penggunaan alat absensi karyawan digital bisa sangat membantu.

Berikut contoh formatnya:

4. Contoh Surat Perjalanan Dinas untuk Karyawan Perusahaan Multinasional

Pada perusahaan multinasional, perjalanan dinas sering kali melibatkan pengaturan yang lebih kompleks, baik dari segi koordinasi lintas negara maupun kebijakan perusahaan. Surat perjalanan dinas pada perusahaan jenis ini biasanya memuat rincian yang lebih lengkap mengenai tujuan perjalanan, waktu, serta biaya yang terperinci.

Selain itu, sistem pengawasan dan pelaporan juga lebih terstruktur, terutama untuk memastikan kepatuhan terhadap kebijakan perusahaan global dan peraturan yang berlaku di berbagai negara. Berikut contoh format surat perjalanan dinas untuk karyawan perusahaan multinasional:

5. Contoh Surat Perjalanan Dinas untuk Karyawan Perusahaan Start-Up

Di perusahaan start-up, surat perjalanan dinas umumnya lebih sederhana dan fleksibel. Mengingat sifat perusahaan yang dinamis, surat perjalanan dinas tidak terikat pada aturan yang kaku dan lebih mengutamakan efisiensi serta kemudahan administrasi.

Format surat ini dapat disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing tim dan kebijakan internal perusahaan, namun tetap mencakup informasi esensial yang diperlukan untuk perjalanan dinas. Berikut adalah contoh surat perjalanan dinas untuk karyawan di perusahaan start-up:

Perbedaan Surat Tugas dan Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD)

Surat tugas merupakan dokumen resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk memberikan penugasan kepada karyawan dalam melaksanakan pekerjaan tertentu. Dokumen ini umumnya mencakup kegiatan internal, proyek khusus, atau tugas administratif tanpa melibatkan perjalanan dinas.

Surat perintah perjalanan dinas (SPPD) digunakan ketika pelaksanaan tugas mengharuskan karyawan melakukan perjalanan dinas. Dokumen ini berisi rincian perjalanan seperti tujuan, durasi, transportasi, dan akomodasi. SPPD berfungsi sebagai dasar legal dan administratif untuk pelaksanaan perjalanan tersebut.

Berbeda dengan surat tugas yang bersifat lebih fleksibel, SPPD memiliki format dan elemen yang distandardisasi, terutama pada instansi pemerintahan. Dokumen ini biasanya mengacu pada ketentuan biaya perjalanan resmi yang ditetapkan lembaga terkait untuk memastikan kepatuhan administratif.

Meskipun keduanya mengatur pelaksanaan tugas, perbedaan utama terletak pada konteks penugasan. Surat tugas menekankan pada pekerjaan yang dilakukan di tempat kerja, sedangkan SPPD berkaitan dengan kegiatan dinas di luar kantor. Penggunaan yang tepat memastikan efektivitas dan ketertiban administrasi.

Tanpa SPD, seorang karyawan yang bepergian untuk urusan kantor bisa dianggap mangkir dari pekerjaan atau tidak akan mendapatkan penggantian biaya yang dikeluarkan dari atasan atau pengajuan pada employee self service. Oleh karena itu, SPD merupakan fondasi tata kelola perjalanan bisnis yang terstruktur dan akuntabel di setiap organisasi modern.

Dalam praktik administrasi, istilah SPD sering digunakan secara bergantian dengan SPPD (Surat Perintah Perjalanan Dinas) karena keduanya merujuk pada dokumen yang sama. Meskipun terdapat perbedaan penyebutan di beberapa instansi, fungsi keduanya tetap sama sebagai bukti resmi penugasan karyawan untuk melaksanakan perjalanan dinas atas perintah dan persetujuan atasan berwenang.

Proses Pengelolaan Surat Perjalanan Dinas di Perusahaan Modern

Seiring dengan kemajuan teknologi, pengelolaan surat perjalanan dinas telah berevolusi secara signifikan. Perusahaan modern mulai meninggalkan proses manual yang lambat dan rentan terhadap kesalahan manusia (human error), beralih ke sistem informasi SDM yang terotomatisasi.

Transformasi ini tidak hanya meningkatkan efisiensi, tetapi juga memperkuat kontrol dan transparansi dalam seluruh siklus perjalanan dinas. Proses modern ini mencakup tiga tahapan utama: pengajuan, persetujuan, dan pelaporan.

Setiap tahapan dioptimalkan dengan bantuan teknologi, khususnya melalui Software Human Resource Information System (HRIS). Human Resource Information System (HRIS) adalah perangkat lunak yang dirancang untuk mengelola dan mengotomatisasi berbagai proses sumber daya manusia (SDM) dalam sebuah organisasi.

HRIS mengintegrasikan data karyawan dan fungsi-fungsi SDM, seperti penggajian, manajemen kehadiran karyawan, dan juga rekrutmen, ke dalam satu sistem terpusat. Mari kita telaah bagaimana teknologi mengubah setiap tahapan menjadi lebih ringkas dan efektif.

1. Pengajuan

Pada metode tradisional, karyawan harus mengisi formulir kertas, mencetaknya, lalu menyerahkannya secara fisik kepada atasan untuk ditandatangani. Proses ini memakan waktu, tidak ramah lingkungan, dan sulit dilacak. Jika ada revisi, karyawan harus mengulang seluruh proses dari awal, yang tentunya sangat tidak efisien.

Di perusahaan modern, proses pengajuan dilakukan secara digital melalui portal karyawan atau aplikasi HR. Karyawan cukup mengisi formulir online yang sudah dilengkapi dengan template dan data yang terisi otomatis (seperti nama dan jabatan). 

2. Persetujuan

Alur persetujuan manual adalah titik rawan terjadinya penundaan. Dokumen fisik harus berpindah dari satu meja ke meja lain, mulai dari atasan langsung, manajer departemen HR, hingga direksi dan c–suite. Risiko dokumen terselip, terlupakan, atau atasan sedang tidak berada di tempat sangat tinggi, yang bisa menghambat persiapan perjalanan.

Dengan sistem digital, alur persetujuan berjalan secara otomatis. Setelah karyawan mengajukan permintaan, sistem akan mengirimkan notifikasi secara real-time kepada pihak-pihak yang berwenang untuk memberikan persetujuan.

Proses persetujuan dapat dilakukan dengan satu klik melalui email atau aplikasi, bahkan saat atasan sedang berada di luar kantor, memastikan proses berjalan tanpa hambatan.

3. Pelaporan

Tahap pelaporan biaya (expense reporting) sering kali menjadi yang paling merepotkan dalam metode manual. Karyawan harus mengumpulkan semua kuitansi fisik, menempelkannya di kertas, dan mengisi formulir laporan pengeluaran secara manual.  Proses ini tidak hanya melelahkan tetapi juga rentan terhadap kehilangan bukti transaksi dan kesalahan perhitungan.

Software HR modern seperti Software HR ScaleOcean mentransformasi proses ini sepenuhnya. Karyawan dapat memotret kuitansi menggunakan ponsel, dan sistem akan secara otomatis mengekstrak data penting menggunakan teknologi OCR (Optical Character Recognition).

Semua laporan pengeluaran dapat diajukan secara digital, diperiksa oleh sistem untuk kepatuhan kebijakan, dan diintegrasikan langsung dengan sistem keuangan untuk proses reimbursement yang cepat dan akurat.

Baca juga: 5 Contoh Surat Paklaring yang Tepat dan Manfaatnya

Kesimpulan

Surat perjalanan dinas (SPD) bukan sekadar dokumen administratif, melainkan instrumen vital yang menopang operasional, hukum, dan keuangan perusahaan. Dari fungsinya sebagai bukti otorisasi yang sah, dasar perlindungan hukum bagi karyawan, hingga menjadi pilar utama dalam administrasi keuangan, SPD memastikan setiap perjalanan bisnis berjalan secara terstruktur, akuntabel, dan patuh terhadap kebijakan.

Memahami struktur wajib dan perbedaan format untuk berbagai kebutuhan melainkan sebuah kunci untuk memaksimalkan efektivitasnya. Di era digital saat ini, mengandalkan proses manual untuk mengelola SPD tidak lagi relevan. Perusahaan yang ingin bergerak lincah dan efisien harus beralih ke solusi modern.

Dengan mengadopsi software terintegrasi seperti Software HR ScaleOcean, seluruh siklus pengelolaan perjalanan dinas mulai dari pengajuan, persetujuan multi-level, hingga pelaporan biaya dapat diotomatisasi. Jadwalkan demo gratis dan konsultasi dengan tim ahli kami untuk dapat segera mencobanya.