Human Resources Department: Tugas dan Posisinya dalam Bisnis

Human resource department atau yang biasa dikenal HRD merupakan salah satu bagian penting dalam sebuah perusahaan. Fungsinya sangat penting bagi proses bisnis. Tugas utamanya untuk mengelola sumber daya manusia atau karyawan untuk merealisasikan tujuan perusahaan. Itu sebabnya, Anda tidak boleh sembarang memilih karyawan untuk menempati posisi tersebut.

Jadi, arti human resource department secara umum adalah divisi perusahaan yang bertugas mengelola sumber daya manusia (SDM). Pengelolaan tersebut mencakup berbagai aspek. Mulai dari proses perekrutan, training, evaluasi, dan masih banyak lagi. Untuk informasi selengkapnya tentang pengelolaan SDM bisa Anda simak pada penjelasan di bawah ini.

1. Pengertian Human Resource Department

Human resource department adalah divisi dalam bisnis yang bertanggung jawab untuk mengelola tenaga kerja mulai dari proses mencari, merekrut, mengurus administrasi, melakukan pelatihan, onboarding, penggajian sampai pemutusan kontrak kerja. HR department sendiri biasanya tidak disebut dengan HRD melainkan HR.

Jadi, tugas HR tidak hanya melakukan rekrutmen, namun lebih dari itu. Tugas HR juga termasuk mengoptimalkan dan memaksimalkan produktivitas karyawan dalam membantu mewujudkan tujuan perusahaan. HR team juga memiliki fungsi yang di dalamnya mencakup HRM atau Human Resource Management.

2. Tugas Human Resource Department

Tugas human resource department (HRD) mencakup pengelolaan SDM secara keseluruhan, mulai dari perekrutan hingga pengembangan karyawan. HRD memiliki peran penting dalam memastikan seluruh proses berjalan efektif untuk mendukung tujuan perusahaan. Berikut adalah beberapa tugas utama HR dalam organisasi:

a. Merekrut Tenaga Kerja

HR bertugas untuk mengelola calon karyawan baru dengan cara menetapkan kriteria atau kualifikasi posisi yang ditawarkan untuk kemudian disebarkan secara umum. Kriteria ini berasal dari job analysis. Job analysis adalah proses sistematis yang penting untuk memastikan kriteria tersebut akurat. Kemudian, HR juga melakukan proses perekrutan seperti memeriksa CV.

Dalam proses ini, aplikasi HR dapat membantu mempermudah tugas, seperti menyaring CV, mengelola database kandidat, dan memantau setiap tahap perekrutan. Dengan aplikasi HRIS terbaik, tim HR bisa lebih efisien dalam menemukan kandidat yang tepat dan memastikan proses seleksi berjalan lebih lancar dan terstruktur.

b. Memperkerjakan Karyawan

Tugas berikutnya adalah memastikan jika calon karyawan yang diterima adalah kandidat yang memiliki kualitas terbaik dan paling sesuai dengan kualifikasi. Selain proses rekrutmen, HR juga harus memastikan alur perekrutan dengan jelas.

c. Mengurus Administrasi

Human Resource juga bertugas untuk mengelola data karyawan, jadwal dan jam karyawan, absen kehadiran dan tugas lain yang bersifat administratif. Salah satu jenis laporan HRD yang penting adalah laporan kehadiran dan jam kerja karyawan, yang berfungsi untuk memantau kehadiran mereka serta memudahkan pembuatan payroll.

d. Pelatihan Tenaga Kerja

Tidak hanya merekrut atau menggaji karyawan, HR juga bertugas untuk meningkatkan kinerja dan keterampilan karyawan melalui training atau pelatihan. Pelatihan ini nantinya akan membantu memaksimalkan performa karyawan dalam mengerjakan tanggung jawabnya.

e. Pengembangan Karyawan

HR bertanggung jawab untuk membantu karyawan dalam merencanakan dan mengembangkan karir mereka di perusahaan. Selain memberikan pelatihan, HR juga mengatur kesempatan promosi serta mendukung pengembangan keterampilan yang relevan dengan posisi yang lebih tinggi, guna mendukung kemajuan karir karyawan.

f. Mendisiplinkan Karyawan

HR memiliki peran penting dalam memastikan disiplin di tempat kerja. Jika ada pelanggaran aturan, seperti keterlambatan atau ketidakhadiran tanpa izin, HR akan menyusun tindakan untuk memperbaiki perilaku mereka, menjaga ketertiban dan produktivitas perusahaan.

g. Pemutusan Kerja

Tidak hanya merekrut, HR juga mengurus proses pemutusan kerja, baik yang pengunduran diri, pensiun atau pemecatan. Jadi, HR berhak untuk memberhentikan karyawan jika memang diperlukan. Kemudian HR akan mengurus administrasi pemberhentian kerja seperti gaji terakhir.

Penerapan KPI HRD sangat penting untuk memastikan bahwa seluruh tugas HR dapat dievaluasi dan diukur dengan cara yang objektif. Dengan menetapkan KPI HRD, HR dapat memonitor kinerja di setiap aspek, dari perekrutan hingga pengembangan karyawan, sehingga perusahaan dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi dalam mengelola sumber daya manusia.

3. Perbedaan Antara HRD dan HRM (Personalia)

Bagi Anda yang masih belum terlalu paham tentang perbedaan HRD dan HRM, sebaiknya jangan melewatkan pembahasan ini. Tugas human resource management lebih fokus pada pemeliharaan dan kegiatan administratif. Contohnya, menangani proses penggajian dan mengelola file, seperti slip gaji karyawan secara teratur.

Berbeda dengan HRM, tanggung jawab HRD lebih fokus pada pembelajaran dan peningkatan kemampuan karyawan guna melakukan efisiensi kinerja karyawan perusahaan. Jadi, tujuan dibentuknya HRM adalah untuk meningkatkan efisiensi karyawan.

Sedangkan HRD bertujuan untuk mengembangkan kemampuan karyawan.
Divisi HRM biasanya akan memotivasi karyawan dengan memberikan uang insentif dan penghargaan. Sementara human resource department sendiri memotivasi karyawan dengan membuat mereka merasa dihargai atas kontribusinya terhadap kemajuan perusahaan.

4. Posisi yang Ada di HRD

Human Resources Development (HRD) memiliki berbagai posisi yang mendukung pengelolaan sumber daya manusia dalam perusahaan. Setiap posisi memiliki peran yang spesifik untuk memastikan kelancaran operasional, pengembangan, dan kesejahteraan karyawan. Berikut adalah beberapa posisi yang ada di HRD:

a. Manajer Pelatihan

Manajer pelatihan bertanggung jawab untuk merancang dan melaksanakan program pelatihan karyawan sekaligus program kerja HRD. Posisi ini memastikan bahwa karyawan memiliki keterampilan yang diperlukan untuk mendukung tujuan perusahaan dan mengembangkan potensi mereka.

b. Spesialis Kompensasi

Tim spesialis kompensasi fokus pada pengelolaan sistem gaji, tunjangan, dan bonus untuk karyawan. Mereka merancang paket kompensasi yang kompetitif dan memastikan bahwa kebijakan kompensasi perusahaan sesuai dengan standar industri dan kebutuhan karyawan.

c. Manajer Hubungan Karyawan

Manajer hubungan karyawan mengelola hubungan antara perusahaan dan karyawan, termasuk bernegosiasi dengan serikat pekerja. Mereka berperan dalam menciptakan lingkungan kerja yang harmonis dan menyelesaikan permasalahan yang timbul antara karyawan dan perusahaan.

d. Manajer Manfaat

Manajer manfaat bertanggung jawab untuk merancang dan mengelola program manfaat bagi karyawan, seperti asuransi kesehatan, pensiun, dan tunjangan lainnya. Mereka memastikan bahwa program manfaat yang diberikan perusahaan dapat meningkatkan kesejahteraan dan motivasi karyawan.

e. Manajer Sumber Daya Manusia (HR Manager)

Manajer ini bertugas untuk mengelola seluruh aspek terkait pengelolaan SDM dalam perusahaan. Mereka bertanggung jawab atas rekrutmen, pelatihan, pengembangan karyawan, serta pengelolaan kebijakan dan prosedur perusahaan yang berkaitan dengan karyawan.

5. Struktur HRD pada Perusahaan

Pada sebuah perusahaan skala kecil hingga menengah, struktur HRD umumnya dibagi menjadi tiga bagian yaitu HR manager, HR spesialis, dan koordinator perekrutan. Sementara struktur HRD pada perusahaan skala besar biasanya terdiri dari beberapa tingkatan manajemen. Berikut ini tingkatan struktur HRD pada perusahaan berskala besar:

• Head of HR atau VP HR: Bertanggung jawab atas perencanaan strategi yang berkaitan dengan manajemen sumber daya manusia dalam perusahaan.
• Koordinator perekrutan atau recruitment director: Bertanggung jawab merencanakan, mengkoordinasikan, dan mengawasi proses perekrutan seluruh organisasi.
• Compensation & benefit manager: Bertanggung jawab mengelola program kompensasi dan manfaat karyawan. Ini mencakup gaji, bonus, insentif, tunjangan kesehatan, pensiun, dan manfaat lainnya.
• HRIS specialist: Bertanggung jawab untuk mengelola sumber daya manusia dan memastikan sistem informasi sumber daya manusia (HRIS) berfungsi dengan baik.
• HR staf: Melakukan berbagai tugas administratif yang mendukung operasi departemen sumber daya manusia.
• Recruitment staff: Berperan penting dalam proses perekrutan karyawan, membantu memastikan bahwa proses tersebut berjalan lancar dan efisien.

Nah, itulah tadi penjelasan tentang struktur HRD atau human resources development pada sebuah perusahaan. Pada intinya, HRD bertugas untuk mengelola SDM perusahaan dengan berbagai upaya yang telah direncanakan dengan matang. Tugas dan tanggung jawabnya cukup tinggi sehingga memiliki kontribusi yang sangat besar bagi perusahaan.

6. Tanggung Jawab HRD dalam Perusahaan

Salah satu tugas human resource yang paling berpengaruh terhadap perkembangan perusahaan adalah melakukan perencanaan. Tanpa perencanaan yang matang perusahaan akan kehilangan arah dalam mengatur sumber daya manusia. Supaya Anda lebih paham tentang tugas dan tanggung jawab HRD, sebaiknya simak penjelasan berikut hingga akhir.

a. Hubungan Industrial

HRD bertanggung jawab untuk menangani masalah perburuhan dan melakukan negosiasi dengan serikat pekerja. Peran ini penting untuk menciptakan hubungan yang harmonis antara pihak perusahaan dan karyawan, serta menyelesaikan konflik yang mungkin terjadi dalam lingkungan kerja.

b. Kedisiplinan Pegawai

HRD memiliki tugas untuk mengatur kedisiplinan pegawai dalam menjalankan tugas mereka. Ini mencakup pengawasan terhadap kinerja, keterlambatan, dan perilaku tidak profesional lainnya. Dengan mengelola kedisiplinan secara efektif, HRD dapat memastikan bahwa karyawan menjalankan tugas dengan optimal sesuai dengan standar.

c. Perencanaan Suksesi

HRD bertugas untuk merencanakan suksesi dalam perusahaan, memastikan bahwa karyawan siap untuk menempati posisi penting di masa depan. Proses ini melibatkan pelatihan dan pengembangan keterampilan yang dibutuhkan oleh karyawan untuk menghadapi tantangan yang lebih besar.

d. Analisis Data Karyawan

HRD juga melakukan analisis terhadap data karyawan untuk menyusun strategi perusahaan ke depan. Data karyawan memberikan informasi penting tentang kinerja, kompetensi, dan potensi yang perlu dikembangkan. Dengan analisis yang tepat, HRD dapat merancang kebijakan yang mendukung tujuan bisnis perusahaan.

Untuk mempermudah tugas ini, HRD dapat mengimplementasikan aplikasi HRIS yang terintegrasi. Penting untuk memilih Vendor HRIS yang handal dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan, sehingga pengelolaan data karyawan lebih efisien, akurat, dan mendukung pengambilan keputusan strategis.

e. Mencari Solusi Masalah Pegawai

HRD memiliki peran dalam mendengarkan dan mencari solusi terkait masalah pegawai, baik dalam aspek kepegawaian maupun manajemen. Dengan pendekatan yang terbuka dan adil, HRD dapat menyelesaikan masalah yang dihadapi oleh karyawan, sehingga menciptakan lingkungan kerja yang kondusif dan produktif.

Selain itu, penting juga bagi perusahaan untuk menerapkan HRMS (Human Resource Management System) yang efektif guna mendukung berbagai fungsi HRD. Sistem ini membantu pengelolaan data karyawan secara terintegrasi, mempermudah pemantauan kinerja, serta memperkuat proses perencanaan dan pengembangan SDM.

7. Kesimpulan

Itulah tadi penjelasan tentang human resource atau yang lebih dikenal dengan sebutan HRD. Melalui pembahasan di atas bisa disimpulkan bahwa fungsi HRD sangatlah penting dalam mendukung operasional bisnis. Tugasnya mencakup berbagai aspek yang berkaitan dengan karyawan sehingga memiliki kontribusi yang besar dalam produktivitas bisnis.

Jadi, arti human resource department bagi perusahaan sangatlah vital. Anda harus mendukung kinerja mereka dengan fasilitas yang mumpuni, contohnya dengan menerapkan software HRIS berbasis ERP dari ScaleOcean. Menggunakan software kami dapat mendukung manajemen SDM yang mudah dan efektif.