13 Contoh Program Kerja HRD yang Optimal

Program kerja HRD merupakan salah satu elemen krusial dalam menjaga kelancaran operasi perusahaan. Sebagai bagian integral dari manajemen sumber daya manusia, HRD bertanggung jawab untuk merancang dan mengimplementasikan berbagai strategi yang tidak hanya berfokus pada rekrutmen, tetapi juga pada pengembangan karyawan.

Meskipun banyak yang menganggap HRD hanya terkait dengan pengelolaan absensi dan distribusi gaji, tanggung jawab divisi ini jauh lebih luas. Program kerja HRD yang efektif harus mencakup berbagai aktivitas yang mendukung pertumbuhan tenaga kerja, seperti pelatihan, manajemen kinerja, serta menciptakan budaya perusahaan yang sehat dan produktif.

Apabila program kerja HRD tidak dirancang dan diimplementasikan dengan baik, perusahaan akan menghadapi tantangan serius dalam mempertahankan karyawan dan mengurangi tingkat turnover. Artikel ini akan membahas lebih dalam mengenai pentingnya program kerja HRD, serta contoh implementasinya dalam mendukung tujuan bisnis perusahaan.

Key Takeaways

• Pentingnya program kerja HRD meliputi peningkatan kualitas dan retensi karyawan, peningkatan produktivitas perusahaan secara keseluruhan, serta jaminan adanya pengembangan karir yang jelas.
• Contoh program kerja HRD yang wajib ada mencakup rekrutmen dan seleksi yang terampil, pelatihan dan pengembangan, manajemen kinerja, hingga kepatuhan hukum dan administrasi.
• Strategi menjalankan program kerja HRD yang optimal adalah dengan menerapkan software HRD ScaleOcean yang mengotomatiskan administrasi.

Coba Demo Gratis!

Pengertian Program Kerja HRD

Program kerja HRD adalah rencana strategis yang dirancang oleh departemen SDM untuk mengelola dan mengembangkan karyawan. Aktivitas yang termasuk dalam program ini antara lain rekrutmen, aplikasi onboarding-offboarding, pelatihan, manajemen kinerja, kompensasi, dan kepatuhan hukum.

Dengan adanya program kerja yang terstruktur, HRD berperan penting dalam menciptakan lingkungan kerja yang sehat dan produktif, yang pada gilirannya mendukung pencapaian tujuan perusahaan. Program ini tidak hanya meningkatkan kinerja karyawan, tetapi juga memastikan kepuasan dan loyalitas mereka terhadap perusahaan dalam jangka panjang.

Dikutip dari Forbes, program kerja HR yang efektif mencakup beberapa langkah praktis, seperti menyediakan saluran komunikasi alternatif yang memungkinkan umpan balik anonim, memberikan apresiasi atas kontribusi kecil, serta membangun hubungan personal melalui pertemuan satu lawan satu. 

Baca juga: 14 HR Tools untuk Mempermudah Proses HR

Pentingnya Program Kerja HRD

Program kerja HRD, atau juga sering juga disebut sebagai program kerja SDM, tentunya tidak dilakukan dengan tanpa adanya umpan balik yang setara bagi perusahaan. Hal ini dikarenakan program-program tersebut cenderung memakan anggaran yang relatif signifikan bagi perusahaan. Jadi, tentu saja program kerja HRD dalam organisasi memiliki manfaatnya, yang yakni adalah sebagai berikut:

1. Peningkatan Kualitas Karyawan

Program-program kerja yang disusun oleh HR cenderung meliputi proses rekrutmen yang optimal, memilih calon karyawan yang sesuai dengan perusahaan yang sesuai. Tidak hanya itu, program-program berikut juga mencakupi proses onboarding yang dilakukan pada saat karyawan baru memulai jabatannya, serta juga pelatihan atau seminar periodik.

2. Retensi Karyawan

Melalui program-program sumber daya manusia seperti fokus terhadap kesehatan karyawan dan penghargaan bagi karyawan-karyawati, maka mereka akan merasa puas dengan pekerjaan mereka.

Dikarenakan hal tersebut, mereka akan bersikap lebih setia kepada perusahaan dan tidak memilih untuk bekerja di perusahaan lain seperti kompetitor, sehingga strategi ini sangat efektif untuk meningkatkan Retensi Karyawan (employee retention).

3. Produktivitas yang Lebih Tinggi

Dengan memberikan insentif kepada karyawan-karyawati seperti bonus dan promosi, tenaga kerja akan lebih giat dalam pengerjaan sehari-harinya. Hal tersebut akan meningkatkan tingkat produktivitas perusahaan, sehingga mempercepat dan mengefisienkan operasi perusahaan secara keseluruhan.

4. Pengembangan Karir

Seperti yang telah dinyatakan sebelumnya, karyawan akan mengalami peningkatan kepuasan dan efisiensi apabila adanya sebuah jalur karir yang jelas. Tidak hanya itu, hal berikut juga menjamin adanya tenaga kerja yang kompeten untuk memenuhi posisi-posisi penting perusahaan pada masa yang akan mendatang.

Dengan perencanaan HRP yang matang, perusahaan dapat memetakan kebutuhan tenaga kerja jangka panjang secara lebih terarah. Hal ini juga memastikan setiap karyawan memiliki jalur pengembangan karir yang jelas, sehingga mendorong motivasi, loyalitas, dan kesiapan mereka untuk mengisi posisi strategis di masa depan.

Masalah Umum dalam Implementasi Program Kerja HRD

Divisi HRD perusahaan cenderung kali mengalami kesulitan dalam mengimplementasikan dan membuat program kerja perusahaan yang efektif. Hal ini dikarenakan adanya faktor-faktor yang tidak dapat atau sulit dikendali oleh staf-staf HRD. Beberapa contoh dari halangan tersebut adalah:

1. Keterbatasan Anggaran

Tentu saja, dalam menjalankan dan meningkatkan aspek apapun dalam perusahaan, diperlukan terlebih dahulu “investasi” yang secukupnya. Apabila HRD ingin mengembangkan program insentif yang ada di perusahaan, namun tidak memiliki dana yang cukup, atau permintaan anggaran ditolak dengan yang bertanggung jawab.

2. Resistensi terhadap Perusahaan

Implementasi program-program seringkali membawa keuntungan bagi perusahaan, serta juga karyawannya. Namun, terkadang penerapan program tersebut ditantang oleh karyawan-karyawati, terutama yang telah bersama dengan perusahaan untuk jangka waktu yang lama.

FGD adalah media diskusi yang bisa dimanfaatkan HR untuk memahami alasan munculnya resistensi ini. Jika sentimen tersebut terus menerus bertambah antara kalangan tenaga kerja, maka staf HRD terpaksa menghentikan program tersebut demi menjaga damai.

3. Kurangnya Dukungan Manajemen

Tantangan dari tenaga kerja, walaupun kritis, dapat ditangani dengan efektif apabila ada rancangan strategi sebelum penerapan aktivitas. Akan tetapi, apabila tantangan tersebut berasal secara langsung dari manajemen, atasan atau shareholder dan stakeholder, maka program kerja HRD yang telah disusun tidak dapat diberlakukan sama sekali.

4. Evaluasi yang Tidak Optimal

Jika sebuah program kerja telah melampaui permasalahan-permasalahan sebelumnya dan telah diimplementasi, hal tersebut tidak berarti hasil yang diekspektasi akan sesuai dengan realita.

Diperlukan terlebih dahulu proses pemantauan dan evaluasi yang efektif untuk mengetahui tingkat sukses aktivitas sesuai dengan KPI HRD staf. Apabila tidak, maka segala kendala yang muncul saat berlangsungnya program tidak akan terdeteksi.

5. Kurangnya Pemahaman atas Kebutuhan

Untuk merancang program yang efektif, HRD perlu memahami kebutuhan spesifik karyawan dan perusahaan. Tanpa riset mendalam, program yang dirancang mungkin tidak relevan dan gagal memberikan manfaat maksimal. HRD harus menggunakan survei atau wawancara untuk memahami kebutuhan nyata dan menciptakan program yang tepat sasaran.

6. Tujuan yang Tidak Jelas atau Tidak Terukur

Program HRD yang tidak memiliki tujuan yang jelas atau terukur cenderung gagal dalam pelaksanaannya. Tanpa tujuan yang spesifik, sulit untuk mengevaluasi hasil dan dampak program. HRD harus memastikan setiap program memiliki tujuan yang terukur, sehingga dapat dievaluasi dengan indikator yang jelas dan terukur.

7. Ketidaksesuaian antara Program dan Budaya Perusahaan

Program HRD yang tidak sesuai dengan budaya perusahaan sering kali sulit diterima karyawan. Tanpa mempertimbangkan nilai-nilai dan budaya perusahaan, program bisa terlihat tidak relevan. HRD perlu merancang program yang sejalan dengan budaya perusahaan, memastikan karyawan dapat dengan mudah menerima dan berpartisipasi.

Dengan memahami berbagai tantangan tersebut, perusahaan dapat menyesuaikan strategi dan mekanisme pendukung agar program kerja HRD berjalan lebih efektif. Implementasi yang tepat dari setiap program harus selaras dengan prinsip HRM (human resource management), sehingga pengelolaan SDM dapat mendukung pengembangan karyawan.

Baca juga: Peran HR Manager, Tantangan yang Dihadapi, dan Solusinya

Contoh Program Kerja HRD

Program-program yang dapat dirancang dan diterapkan oleh perusahaan itu beragam, masing-masing memiliki tujuan dan fungsinya sendiri. Terdapat aktivitas yang digunakan untuk meningkatkan kinerja karyawan, membangun budaya perusahaan, dan seterusnya. Berikut adalah beberapa contoh program kerja perusahaan yang cenderung muncul pada suatu action plan HRD:

1. Rekrutmen dan Seleksi

Proses rekrutmen karyawan yang efektif merupakan salah satu dari kewajiban utama divisi HRD. Proses tersebut harus dirancang sesuai dengan spesifikasi dan kebutuhan perusahaan.

Selain perancangan kriteria pelamaran, HR yang bertanggung jawab atas proses interview harus terampil dalam membedakan calon-calon karyawan yang akan berdampak positif pada perusahaan.

2. Pelatihan dan Pengembangan

Salah satu cara yang digunakan oleh divisi HRD untuk meningkatkan efisiensi kinerja karyawan-karyawati adalah dengan mengimplementasi program pelatihan dan pengembangan. Hal tersebut cenderung berupa perancangan aktivitas workshop atau seminar, hal ini akan mengembangkan pengetahuan dan keterampilan tenaga kerja.

3. Manajemen Kinerja

Meskipun segala tahapan dalam proses rekrutmen telah dilakukan sesuai dengan program yang berlaku, terkadang terdapat karyawan-karyawati yang performnya tidak sesuai dengan ekspektasi perusahaan.

Staf HRD harus melakukan pelacakan kinerja secara rutin, mengidentifikasi karyawan mana yang menjadi beban perusahaan dan mengatasi hal tersebut, serta juga mengidentifikasi karyawan yang kinerjanya baik untuk meningkatkan loyalitas.

4. Pengembangan Karir

Berhubungan dengan karyawan yang disebutkan sebelumnya, program berikut memiliki tujuan untuk menjaga karyawan-karyawati kunci yang penting bagi perusahaan. Dengan adanya jalur karir yang jelas dan janji promosi bagi pekerja keras, maka karyawan tersebut akan memiliki insentif untuk tetap bersama untuk perusahaan.

5. Program Kesejahteraan Karyawan

Solusi alternatif dalam meningkatkan nilai kesetiaan karyawan terhadap perusahaan adalah dengan meningkatkan kualitas hidup karyawan. Hal ini termasuk potongan gaji karyawan yang digunakan untuk iuran BPJS kesehatan dan ketenagakerjaan masing-masing karyawan.

6. Team Building

Team building cenderung digunakan untuk meningkatkan efektivitas komunikasi dalam perusahaan. Aktivitas berikut cenderung meliputi outbond, company party, buka bersama pada bulan puasa dan lain seterusnya. Dengan adanya komunikasi yang jelas antara semua karyawan dan divisi perusahaan, maka kinerja perusahaan akan meningkat secara drastis.

7. Manajemen Konflik

Staf-staf HRD harus memiliki solusi atas segala permasalahan yang berkemungkinan muncul dalam pengerjaan keseharian perusahaan. Konflik yang sering muncul berupa konflik pengerjaan, konflik personal, konflik kepemimpinan, diskriminasi, dan seterusnya. Dengan adanya proses penanganan yang dirancang terlebih dahulu, perusahaan dapat menjamin suatu lingkungan kerja yang nyaman bagi seluruh anggota tenaga kerja.

8. Penghargaan dan Pengakuan

Walaupun karyawan-karyawati memang harus menjalankan kewajibannya sesuai dengan kontrak, penghargaan dan pengakuan kepada karyawan yang kinerjanya baik merupakan hal yang krusial. Setiap anggota tenaga kerja cenderung ingin mengetahui bahwa kerja kerasnya ditanggapi dengan positif oleh perusahaan.

9. Program Onboarding

Ketika karyawan baru memulai jabatannya di perusahaan, mereka akan merasa kebingungan dengan budaya dan ekspektasi bisnis. Untuk menangani hal tersebut, HRD harus mempersiapkan sebuah program onboarding yang efektif. Apabila program berikut tidak diimplementasi dengan baik, maka karyawan akan merasa kurang siap dalam menjalankan jabatannya.

10. Pengelolaan Absensi dan Cuti

Pengelolaan absensi dan cuti masing-masing karyawan merupakan suatu hal yang krusial dalam segala pengerjaan HRD. Dengan adanya pelacakan absensi yang akurat dan cuti berbayar dan tidak, maka perhitungan gaji dapat dilakukan dengan kompeten, sehingga meningkatkan kepercayaan karyawan.

11. Hubungan dan Komunikasi Karyawan

HRD berperan sebagai mediator dalam menyelesaikan konflik dan membangun hubungan kerja yang positif. Menciptakan sistem komunikasi yang terbuka sangat penting untuk meningkatkan keterlibatan karyawan, memperkuat hubungan antar tim, serta menciptakan lingkungan kerja yang kolaboratif, yang pada akhirnya mendukung kinerja perusahaan.

12. Kepatuhan Hukum dan Administrasi

HRD memastikan perusahaan mematuhi semua peraturan ketenagakerjaan dan hukum yang berlaku, mengelola dokumen karyawan dengan akurat, dan memastikan kepatuhan terhadap regulasi yang ada. Hal ini tidak hanya menjaga perusahaan dari risiko hukum, tetapi juga menciptakan lingkungan kerja yang sah dan teratur sesuai peraturan yang berlaku.

13. Pengembangan Budaya Perusahaan

HRD berperan dalam menciptakan organisasi yang egaliter dan budaya kerja yang positif. Dengan memfokuskan pada kualitas tim secara keseluruhan, bukan hanya individu, HRD membantu membangun budaya yang mendorong kolaborasi, keterbukaan, dan kerja sama yang dapat mempercepat pencapaian tujuan perusahaan secara efektif.

Cara Menyusun Program Kerja HRD yang Efektif

Program-program kerja HRD tidak dapat diterapkan secara sembarangan, melainkan harus disusun sesuai dengan situasi kondisi masing-masing perusahaan. Dengan adanya sebuah tujuan yang jelas, maka penetapan aktivitas program kerja dapat diimplementasi secara optimal. Terdapat beberapa tahapan dalam perancangan program kerja HRD, yakni:

1. Analisis Kebutuhan

Seperti yang baru saja dinyatakan, program-program kerja harus direncanakan sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan karyawan. Apabila perusahaan menginginkan kinerja karyawan yang lebih tinggi dan karyawan mulai merasa tidak puas dengan perusahaan, maka HRD harus mengembangkan program kerja perusahaan yang dapat mengatasi kedua permasalahan tersebut.

2. Penetapan Tujuan

Tujuan yang ingin dicapai dari implementasi program kerja perlu diidentifikasi terlebih dahulu. Hal ini dikarenakan dengan adanya tujuan yang jelas, maka hasil evaluasi pencapaian tujuan akan dengan mudah dianalisa dan dicantum dalam laporan HRD atau tabel program kerja HRD.

3. Perencanaan Strategis

Tahapan ini meliputi pembahasan internal antara staf-staf HRD mengenai program apa yang perlu diterapkan. Setelah hal tersebut telah ditentukan, maka persiapan-persiapan lain seperti anggaran, sumber daya dan tenggat waktu yang diperlukan untuk implementasi program kerja perusahaan dapat dilaksanakan.

Proses ini juga membantu perusahaan menyesuaikan kebutuhan tenaga kerja dengan perubahan lingkungan bisnis, seperti perkembangan teknologi dan tren industri. Dengan demikian, perencanaan SDM oleh HR tetap strategis dan memastikan bahwa setiap keputusan bersifat proaktif, adaptif, dan berorientasi pada tujuan perusahaan.

4. Implementasi Program

Program-program dijatuhkan kepada lapangan kerja sesuai dengan persiapan yang telah dilakukan sebelumnya. Harus dipastikan juga bahwa pihak-pihak yang terlibat dalam pencapaian tujuan penerapan ikut serta mengikuti aktivitas yang telah disusun oleh HRD.

5. Evaluasi dan Monitoring

Proses pemantauan dilakukan seiring berjalannya program untuk memastikan berjalan lancarnya aktivitas. Setelah program selesai, maka dilakukan evaluasi kinerja aktivitas dan menentukan apakah program tersebut telah menyelesaikan permasalahan perusahaan dan tenaga kerja, serta apakah hal tersebut mencapai tujuan implementasi.

Strategi Menjalankan Program Kerja HRD dengan Software HRD ScaleOcean

Selain dari tata penyusunan program kerja sebelumnya, terdapat juga strategi yang dapat digunakan oleh perusahaan untuk menjamin suatu program kerja HRD yang efektif. Strategi tersebut adalah dengan menerapkan teknologi pada proses. Hal tersebut tidak terbatas khusus pada perancangan program kerja, tetapi kepada pengerjaan HR secara keseluruhan.

Salah satu teknologi yang paling sering diterapkan dalam perusahaan adalah sistem HRD. Sistem HRD seperti software HR terbaik untuk pengelolaan SDM, dapat menjalankan berbagai bentuk pengerjaan staf-staf HRD dengan otomatis dan efektif. Hal tersebut memungkinkan alokasi waktu dan sumber daya yang lebih pada penyusunan dan implementasi program kerja HRD perusahaan.

Software–software HRD seperti aplikasi HR ScaleOcean, cenderung memiliki beberapa fitur yang dapat membantu dalam rekrutmen, perhitungan dan distribusi gaji karyawan, pelacakan absensi dan kinerja karyawan, dan lain seterusnya. Terlebih lagi, khusus aplikasi ScaleOcean, terdapat demo gratis yang dapat dilakukan dahulu untuk mencoba dampak-dampak fiturnya bagi bisnis Anda. Terdapat juga beberapa fitur spesifik, yakni:

• Manajemen Administrasi Karyawan: Mengelola data karyawan secara digital dan terpusat, penyimpanan dokumen karyawan seperti kontrak kerja, sertifikat pelatihan, dan surat perjanjian kerja, mengatur hierarki perusahaan, job grading, dan reporting line karyawan.
• Rekrutmen and Talent Acquisition: Memonitor proses rekrutmen dari screening hingga onboarding, mengintegrasikan dengan portal lowongan kerja dan media sosial, membantu HRD dalam mengatur tes dan wawancara secara otomatis.
• Manajemen Kehadiran and Absensi: Absensi online berbasis GPS, biometrik, atau kartu akses, mengatur jadwal kerja karyawan, termasuk shift kerja dan cuti, otomatisasi permintaan lembur dan cuti melalui sistem digital.
• Penggajian and Manajemen Payroll: Menghitung gaji secara otomatis berdasarkan jam kerja, insentif, dan pemotongan pajak, mengelola BPJS Ketenagakerjaan, BPJS Kesehatan, dan PPh 21 secara otomatis, mengirim slip gaji digital dan proses transfer gaji langsung ke rekening karyawan.
• Performance Management and KPI Monitoring: Menilai kinerja karyawan dengan sistem evaluasi KPI dan 360-degree feedback, membantu divisi human resource dalam menyusun target kerja berdasarkan metodologi objectives and key results (OKR), mengukur kompetensi dan kebutuhan pelatihan karyawan.
• Manajemen Kompensasi and Benefit: Perhitungan insentif, bonus tahunan, dan tunjangan berdasarkan performa, mengelola tunjangan karyawan seperti asuransi kesehatan, subsidi transportasi, dan lain-lain, memudahkan karyawan dalam mengajukan klaim penggantian biaya.
• HR Analytics and Reporting: Menganalisis data karyawan, turnover rate, dan tren rekrutmen, memonitor tingkat keluar masuk karyawan untuk strategi retensi, Laporan HR yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan manajemen.

Dengan penerapan HCMS (human capital management system) terintegrasi, perusahaan dapat mengoptimalkan pengelolaan SDM dan efektivitas program HRD. Sistem seperti ScaleOcean mempermudah proses administratif, analitik, serta manajemen kehadiran, penggajian, dan kinerja.

Kesimpulan

Penerapan program-program kerja HRD yang efektif merupakan komponen penting dalam menjamin keberlangsungan perusahaan. Dengan adanya aktivitas-aktivitas yang dirancang sesuai dengan situasi kondisi bisnis, maka program kerja dapat membantu dalam retensi karyawan, peningkatan kinerja, dan seterusnya.

Namun, penerapan sebuah proker yang efektif tidaklah mudah dicapai. Maka dari itu, diperlukanlah implementasi teknologi kedalam pengerjaan HRD untuk memaksimalkan hasil dari program kerja. Dengan menerapkan sistem HRD seperti aplikasi HR ScaleOcean, maka pengerjaan manajemen karyawan dilaksanakan dengan efisien.