Sales Quotation: Definisi dan Perbedaannya dengan Invoice

Sales quotation memainkan peran penting dalam manajemen sales, berfungsi sebagai dokumen awal yang memberikan penawaran harga kepada calon pelanggan. Dokumen ini bukan hanya memberikan rincian harga, namun juga menjelaskan spesifikasi produk atau layanan yang ditawarkan, syarat pembayaran, dan ketentuan lainnya.

Sales quotation juga menjadi alat negosiasi yang efektif karena memberikan detail penawaran yang jelas dan meyakinkan. Dokumen ini membantu proses sales pitching, mempermudah komunikasi dengan calon pelanggan, serta meningkatkan peluang tercapainya kesepakatan yang saling menguntungkan.

Di artikel ini, kita akan membahas pengertian sales quotation, cara membuatnya, serta perbedaannya dengan dokumen penjualan lain untuk membantu bisnis memahami peran pentingnya dalam proses penjualan.

Key Takeaways

• Sales quotation adalah dokumen penawaran resmi yang disampaikan penjual kepada calon pembeli untuk menjelaskan rincian produk atau jasa sebagai pertimbangan sebelum transaksi.
• Perbedaan quotation dan invoice terletak dari segi waktu penerbitan, tujuan pembuatan, isinya, dan sifat dokumen.
• Cara membuat sales quotation meliputi identifikasi kebutuhan, kumpulkan informasi produk atau jasa, tentukan harga, membuat format, mencantumkan spesifikasi dan ketentuan penawaran.
• Penerapan sales management system seperti ScaleOcean membantu perusahaan tidak hanya mengelola quotation dengan lebih baik, tetapi juga dokumen-dokumen penjualan lainnya.

Coba Demo Gratis!

1. Apa itu Sales Quotation?

Sales quotation adalah dokumen yang berisi rincian tentang produk atau jasa yang ditawarkan kepada pelanggan, termasuk harga, jumlah, dan syarat pembayaran. Dengan sales quotation, perusahaan dapat memberikan gambaran jelas kepada pelanggan mengenai biaya yang diperlukan sebelum transaksi dilakukan.

Dokumen ini juga membantu dalam menghindari kesalahpahaman terkait harga dan spesifikasi produk antara penjual dan pembeli. Selain itu, sales quotation juga menjadi data penting untuk sales monitoring perusahaan. Biasanya, sales quotation dibuat berdasarkan permintaan pelanggan potensial setelah mereka menunjukkan minat.

Proses ini juga memungkinkan perusahaan untuk menunjukkan profesionalisme dan transparansi dalam penawaran mereka, yang meningkatkan kepercayaan dan loyalitas pelanggan berdasarkan artikel ilmiah Shakir Ali et al. Dengan begitu, sales quotation menjadi alat vital dalam upaya meningkatkan efektivitas dan efisiensi proses penjualan.

Baca juga: Sales Funnel: Pengertian, Manfaat, dan Tahapan Penerapannya

2. Perbedaan Sales Quotation dan Sales Invoice

Memahami perbedaan antara quotation dan invoice sangat penting untuk memastikan proses penjualan berjalan dengan efisien dan tanpa hambatan. Kedua dokumen ini memiliki peran yang berbeda dalam siklus penjualan dan memberikan informasi yang berbeda pula.

Berikut ini adalah perbedaan utama antara quotation dan invoice berdasarkan waktu penerbitan, tujuan pembuatan, dan isi dokumen:

a. Waktu Penerbitan

Quotation dan invoice memiliki waktu penerbitan yang berbeda dalam siklus penjualan. Quotation diterbitkan pada tahap awal proses penjualan, sebelum transaksi resmi terjadi. Penjual memberikan quotation kepada calon pelanggan sebagai tawaran harga dan deskripsi produk atau layanan yang ditawarkan.

Sebaliknya, invoice diterbitkan setelah transaksi penjualan selesai dan produk atau layanan telah diserahkan kepada pelanggan. Faktur berfungsi sebagai permintaan resmi untuk pembayaran dan mencerminkan kesepakatan yang telah terjadi antara penjual dan pelanggan.

b. Tujuan Pembuatan

Quotation dibuat untuk memberikan informasi rinci tentang harga dan deskripsi produk atau layanan kepada calon pelanggan. Hal ini untuk membantu pelanggan membuat keputusan pembelian dengan memberikan estimasi biaya yang akan dikeluarkan.

Sementara itu, invoice dibuat dengan tujuan untuk menagih pembayaran dari pelanggan setelah produk atau layanan telah diterima. Dokumen ini merupakan permintaan pembayaran resmi yang mencakup rincian transaksi yang telah terjadi.

c. Isi Dokumen

Perbedaan quotation dan invoice lainnya adalah berdasarkan isi dokumen. Biasanya, quotation mencakup estimasi harga, deskripsi, jumlah, syarat, serta tanggal berlaku penawaran. Dokumen ini memberikan gambaran menyeluruh kepada pelanggan mengenai apa yang ditawarkan oleh penjual, memungkinkan mereka untuk mempertimbangkan penawaran.

Untuk sales faktur berisi rincian spesifik dari transaksi yang telah selesai. Dokumen ini mencantumkan detail produk atau layanan yang telah diberikan, jumlah yang harus dibayar, tanggal penerbitan, dan tanggal jatuh tempo pembayaran. Dengan demikian, isi invoice lebih fokus pada aspek pembayaran dan penyelesaian transaksi.

d. Sifat Dokumen

Sales quotation adalah penawaran awal sebelum transaksi disepakati. Maka dari itu, detail seperti harga, kuantitas. diskon, pajak, hingga syarat pembayaran dapat berubah mengikuti kesepakatan kedua pihak sebab jumlah tagihannya masih berada pada tahap negosiasi.

Sementara itu, sales invoice merupakan tagihan yang sudah ditetapkan setelah barang atau jasa dikirim atau diselesaikan. Dokumen ini bersifat mengikat secara hukum, menetapkan jumlah pembayaran yang wajib dilunasi pelanggan, serta menjadi dasar pencatatan transaksi dan penagihan sesuai tenggat yang telah ditentukan.

3. Perbedaan Sales Order dan Sales Quotation

Selain dari faktur, terdapat juga sebuah dokumen dalam penjualan yang serupa, yakni sales order. Kedua dokumen ini saling terhubung karena quotation dapat dianggap sebagai tahapan awal negosiasi, sedangkan sales order adalah hasil akhir negosiasi tersebut. Berikut penjelasan lebih lanjutnya:

• Waktu Pembuatan: Sales quotation dibuat pada tahapan awal, sedangkan sales order hanya disusun ketika sang pelanggan telah menerima sebuah penawaran.
• Tujuan: Tujuan dokumen quotation adalah untuk memberikan penawaran kepada calon pelanggan, sedangkan sales order bertindak sebagai bukti resmi terjadinya persetujuan penawaran.
• Isi Dokumen: Isi sales quotation hanya merupakan sebuah benchmark kepada calon pelanggan, sedankan isi sales order adalah informasi pesanan akhir yang telah dibahas secara ekstensif oleh kedua pihak.
• Legalitas: Quotation bersifat non–binding karena hanya berupa penawaran, sedangkan sales order bersifat mengikat karena merupakan bukti persetujuan.

Proses yang jelas dan terstruktur dalam penyusunan sales order dan sales quotation juga dapat mempengaruhi pengelolaan DSO (Days Sales Outstanding). Dengan meminimalkan waktu antara pembuatan penawaran hingga konversi menjadi pesanan, perusahaan dapat mengoptimalkan arus kas dan mengurangi waktu tunggu pembayaran.

4. Cara Membuat Sales Quotation

Dalam manajemen sales, pembuatan quotation memerlukan pemahaman yang mendalam tentang kebutuhan pelanggan dan rincian produk atau layanan yang ditawarkan. Proses ini harus dilakukan dengan teliti untuk memastikan quotation yang dihasilkan profesional, akurat, dan mudah dipahami oleh pelanggan.

Berikut adalah langkah-langkah yang perlu diikuti dalam membuat quotation yang efektif.

a. Identifikasi Kebutuhan Pelanggan

Pertama, pahami kebutuhan pelanggan secara detail agar efektivitas penjualan meningkat. Aplikasi sales tracking dapat membantu Anda dalam proses ini dengan menyediakan data yang relevan dan terkini tentang setiap calon pelanggan.

b. Kumpulkan Informasi Produk

Setelah memahami kebutuhan pelanggan, kumpulkan informasi lengkap mengenai produk yang akan ditawarkan. Mengumpulkan informasi produk secara detail memastikan Anda dapat menjawab pertanyaan pelanggan dengan tepat dan memberikan gambaran yang akurat tentang apa yang ditawarkan.

c. Tentukan Harga

Harga harus mencerminkan nilai dari produk atau layanan yang ditawarkan, termasuk biaya produksi, distribusi, dan margin keuntungan. Selain itu, pertimbangkan juga faktor seperti harga pasar, diskon yang dapat diberikan, dan kondisi keuangan pelanggan.

Penentuan harga jual yang tepat merupakan cara meningkatkan keuntungan sales yang penting untuk memastikan penawaran tersebut kompetitif dan menarik bagi pelanggan, sehingga berdampak pada top line kinerja finansial perusahaan. Pastikan juga untuk memasukkan semua komponen biaya yang relevan.

d. Buat Format Quotation

Format quotation mencakup informasi perusahaan, detail pelanggan, nomor quotation, dan tanggal penerbitan. Struktur dokumen juga harus jelas seperti deskripsi produk, harga, syarat dan ketentuan, serta tanda tangan.

Format yang profesional membantu meningkatkan kredibilitas perusahaan dan memudahkan pelanggan dalam meninjau dan memahami penawaran yang diberikan. Gunakan template yang konsisten dan profesional untuk semua quotation untuk menjaga standar kualitas dan mempermudah proses pembuatan dokumen.

e. Tulis Deskripsi Secara Detail

Deskripsi produk atau layanan dalam sales quotation harus ditulis secara rinci dan jelas. Sertakan spesifikasi teknis, fitur utama, manfaat, dan jumlah yang ditawarkan. Deskripsi yang rinci membantu pelanggan memahami apa yang mereka akan terima dan bagaimana produk atau layanan tersebut memenuhi kebutuhan mereka.

f. Cantumkan Syarat dan Ketentuan

Cantumkan syarat dan ketentuan yang harus disertakan untuk mengatur harapan dan tanggung jawab kedua belah pihak. Hal ini mencakup kebijakan pengembalian, garansi, jadwal pengiriman, metode pembayaran, dan periode validitas penawaran.

Dengan menggunakan Software Sales Order, seluruh proses pembuatan sales quotation dapat dipermudah dan diotomatiskan, memastikan dokumen tersebut akurat, konsisten, dan siap digunakan untuk transaksi lebih lanjut. Integrasi ini mempercepat pengelolaan penawaran dan meningkatkan efisiensi operasional bisnis.

g. Periksa Ulang

Sebelum sales quotation dikirim, lakukan pengecekan secara menyeluruh pada informasi yang tertera. Pastikan nama pelanggan, detail produk atau jasa, kuantitas, harga, diskon, pajak, serta masa berlaku penawaran sudah benar. Selain itu, cek juga syarat pembayaran, estimasi pengiriman, dan catatan khusus agar tidak menimbulkan kesalahpahaman.

h. Kirim

Setelah semua data valid, kirim sales quotation melalui email atau platform komunikasi yang telah disepakati, seperti WhatsApp Business, CRM, atau portal vendor. Sertakan subjek dan pesan singkat yang jelas, lalu lampirkan dokumen dalam format yang rapi (PDF umumnya lebih aman). Terakhir, simpan bukti pengiriman dan catat tanggal pengiriman untuk memudahkan tindak lanjut.

5. Tingkatkan Efisiensi Manajemen Penjualan Bisnis Anda dengan ScaleOcean

ScaleOcean Sales Management Software adalah perangkat lunak yang dirancang untuk mengelola seluruh proses penjualan perusahaan secara otomatis, mulai dari pembuatan, pengelolaan, hingga pelacakan sales quotation. Dengan sistem yang mengintegrasikan berbagai fungsi dalam sales pipeline, tim penjualan dapat bekerja lebih efisien karena data dapat diakses secara real-time melalui solusi berbasis cloud.

Dengan ScaleOcean, Anda dapat mengelola sales quotation secara lebih terstruktur dan efisien. Perusahaan dapat memastikan setiap quotation lengkap dan mudah diakses, sekaligus terorganisir dengan baik. Selain itu, pelacakan status quotation secara real-time memungkinkan tim penjualan untuk segera mengambil tindakan yang diperlukan, sehingga mempercepat proses konversi yang meningkatkan angka penjualan.

Fitur ScaleOcean Sales Management Software:

• Automatisasi Pembuatan Quotation: Sistem memungkinkan pembuatan quotation otomatis dengan template yang dapat disesuaikan, menghemat waktu pembuatan penawaran.
• Tracking dan Pembaruan Real-Time: Status quotation dapat dilacak dan diperbarui secara real-time, memberi visibilitas penuh kepada tim penjualan.
• Integrasi dengan Sistem Inventaris dan Harga: Quotation terhubung langsung dengan data inventaris dan harga terbaru untuk memastikan akurasi penawaran.
• Kustomisasi Quotation: Tim penjualan dapat menyesuaikan quotation sesuai kebutuhan klien, termasuk diskon dan syarat pembayaran.
• Approval Workflow: Proses approval dapat diatur untuk memastikan kesesuaian dengan kebijakan perusahaan sebelum pengiriman quotation.
• Analisis dan Pelaporan Penjualan: Fitur analisis dan laporan membantu menilai tren penjualan dan kinerja tim penjualan terkait quotation yang telah dikirim dan diterima.

6. Kesimpulan

Sales quotation merupakan dokumen yang dibuat oleh penjual yang berisi informasi lengkap mengenai produk atau jasa yang ditawarkan, termasuk rincian harga dan ketentuan lainnya, kepada calon pembeli.

Secara keseluruhan, sales quotation dapat membantu perusahaan meningkatkan profesionalisme dan transparansi dalam proses penjualan. Hal tersebut tentunya penting untuk memastikan perusahaan melampaui tingkat konversi sales rata-rata di industri apapun, sesuai dengan data dari InvesP.

Dengan mengintegrasikan quotation ke aplikasi manajemen penjualan, perusahaan dapat mengotomatisasi proses penjualan, melacak interaksi pelanggan secara efektif, dan menganalisis data penjualan untuk strategi yang lebih optimal. Oleh karena itu, Anda dapat coba demo gratis ScaleOcean sekarang dan rasakan kemudahan mengelola proses penjualan secara lebih efisien.