Sales quotation memainkan peran penting dalam manajemen sales, berfungsi sebagai dokumen awal yang memberikan penawaran harga kepada calon pelanggan. Dokumen ini bukan hanya memberikan rincian harga, namun juga menjelaskan spesifikasi produk atau layanan yang ditawarkan, syarat pembayaran, dan ketentuan lainnya. Dengan menyediakan informasi komprehensif, sales quotation membantu calon pelanggan memahami secara jelas apa yang mereka dapatkan dan biaya yang harus dikeluarkan.

Sales quotation juga menjadi alat negosiasi yang efektif, memungkinkan penjual dan pelanggan untuk mencapai kesepakatan yang saling menguntungkan sebelum melanjutkan ke tahap transaksi. Di artikel ini, kita akan membahas mengenai pengertian, cara membuat, hingga perbedaan quotation dan invoice sebagai upaya meningkatkan efisiensi dan keberhasilan dalam proses penjualan.

1. Sales Quotation Adalah

Sales quotation adalah dokumen penting dalam manajemen sales yang berfungsi untuk memberikan penawaran harga kepada calon pelanggan. Dokumen ini berisi rincian tentang produk atau jasa yang ditawarkan, termasuk harga, jumlah, dan syarat pembayaran. Dengan sales quotation, perusahaan dapat memberikan gambaran jelas kepada pelanggan mengenai biaya yang diperlukan sebelum transaksi dilakukan. Dokumen ini juga membantu dalam menghindari kesalahpahaman terkait harga dan spesifikasi produk antara penjual dan pembeli.

Biasanya, sales quotation dibuat berdasarkan permintaan pelanggan potensial setelah mereka menunjukkan minat pada produk atau layanan yang ditawarkan. Proses ini juga memungkinkan perusahaan untuk menunjukkan profesionalisme dan transparansi dalam penawaran mereka, yang meningkatkan kepercayaan dan closing sales. Dengan begitu, sales quotation menjadi alat vital dalam upaya meningkatkan efektivitas dan efisiensi proses penjualan.

2. Perbedaan Quotation dan Invoice

Memahami perbedaan antara quotation dan invoice sangat penting untuk memastikan proses penjualan berjalan dengan efisien dan tanpa hambatan. Kedua dokumen ini memiliki peran yang berbeda dalam siklus penjualan dan memberikan informasi yang berbeda pula. Berikut ini adalah perbedaan utama antara quotation dan invoice berdasarkan waktu penerbitan, tujuan pembuatan, dan isi dokumen.

a. Waktu Penerbitan

Quotation dan invoice memiliki waktu penerbitan yang berbeda dalam siklus penjualan. Quotation diterbitkan pada tahap awal proses penjualan, sebelum transaksi resmi terjadi. Penjual memberikan quotation kepada calon pelanggan sebagai tawaran harga dan deskripsi produk atau layanan yang ditawarkan. Dokumen ini membantu pelanggan untuk mempertimbangkan apakah mereka ingin melanjutkan dengan penawaran tersebut atau mencari alternatif lain.

Sebaliknya, invoice diterbitkan setelah transaksi penjualan selesai dan produk atau layanan telah diserahkan kepada pelanggan. Invoice berfungsi sebagai permintaan resmi untuk pembayaran dan mencerminkan kesepakatan yang telah terjadi antara penjual dan pelanggan. Dengan demikian, invoice adalah langkah akhir dalam proses penjualan yang mengharuskan pelanggan untuk membayar sesuai dengan ketentuan yang telah disepakati.

b. Tujuan Pembuatan

Berdasarkan fungsi dalam manajemen sales, quotation dibuat untuk memberikan informasi rinci tentang harga dan deskripsi produk atau layanan kepada calon pelanggan. Hal ini untuk membantu pelanggan membuat keputusan pembelian dengan memberikan estimasi biaya yang akan dikeluarkan. Quotation juga berfungsi sebagai alat negosiasi antara penjual dan pelanggan sebelum kesepakatan final tercapai.

Sementara itu, invoice dibuat dengan tujuan untuk menagih pembayaran dari pelanggan setelah produk atau layanan telah diterima. Dokumen ini merupakan permintaan pembayaran resmi yang mencakup rincian transaksi yang telah terjadi. Invoice memastikan bahwa penjual mendapatkan pembayaran sesuai dengan kesepakatan yang telah dibuat dan berfungsi sebagai bukti transaksi yang sah dalam akuntansi dan keuangan perusahaan.

c. Isi Dokumen

Perbedaan quotation dan invoice lainnya adalah berdasarkan isi dokumen. Biasanya, quotation mencakup estimasi harga, deskripsi, jumlah, syarat, serta tanggal berlaku penawaran. Dokumen ini memberikan gambaran menyeluruh kepada pelanggan mengenai apa yang ditawarkan oleh penjual, memungkinkan mereka untuk mempertimbangkan penawaran tersebut sebelum membuat keputusan pembelian. 

Untuk invoice berisi rincian spesifik dari transaksi yang telah selesai. Dokumen ini mencantumkan detail produk atau layanan yang telah diberikan, jumlah yang harus dibayar, tanggal penerbitan, dan tanggal jatuh tempo pembayaran. Selain itu, invoice juga mencantumkan metode pembayaran yang dapat digunakan oleh pelanggan serta informasi kontak penjual untuk keperluan administrasi atau pertanyaan lebih lanjut. Dengan demikian, isi invoice lebih fokus pada aspek pembayaran dan penyelesaian transaksi.

3. Cara Membuat Quotation

Dalam manajemen sales, pembuatan quotation memerlukan pemahaman yang mendalam tentang kebutuhan pelanggan dan rincian produk atau layanan yang ditawarkan. Proses ini harus dilakukan dengan teliti untuk memastikan quotation yang dihasilkan profesional, akurat, dan mudah dipahami oleh pelanggan. Berikut adalah langkah-langkah yang perlu diikuti dalam membuat quotation yang efektif.

a. Identifikasi Kebutuhan Pelanggan

Pertama, cobalah mengidentifikasi kebutuhan pelanggan dengan jelas. Hal ini melibatkan komunikasi langsung dengan pelanggan untuk memahami produk yang dibutuhkan, serta spesifikasi dan jumlah yang diinginkan. Proses ini penting untuk memastikan penawaran yang Anda buat sesuai dengan ekspektasi dan kebutuhan pelanggan, sehingga meningkatkan peluang untuk mencapai kesepakatan penjualan. Cara membuat quotation ini juga membantu Anda memberikan solusi yang lebih tepat dan mempersonalisasi penawaran bagi pelanggan.

b. Kumpulkan Informasi Produk 

Setelah memahami kebutuhan pelanggan, kumpulkan informasi lengkap mengenai produk yang akan ditawarkan. Informasi ini mencakup spesifikasi teknis, fitur, manfaat, dan ketersediaan stok. Mengumpulkan informasi produk secara detail memastikan Anda dapat menjawab pertanyaan pelanggan dengan tepat dan memberikan gambaran yang akurat tentang apa yang ditawarkan. Informasi tersebut juga membantu dalam menyusun deskripsi yang jelas dan rinci dalam quotation, yang penting untuk transparansi dan pemahaman pelanggan.

c. Tentukan Harga

Harga harus mencerminkan nilai dari produk atau layanan yang ditawarkan, termasuk biaya produksi, distribusi, dan margin keuntungan. Selain itu, pertimbangkan juga faktor seperti harga pasar, diskon yang dapat diberikan, dan kondisi keuangan pelanggan. Penentuan harga yang tepat penting untuk memastikan penawaran tersebut kompetitif dan menarik bagi pelanggan, namun tetap memberikan keuntungan bagi perusahaan. Pastikan juga untuk memasukkan semua komponen biaya yang relevan.

d. Buat Format Quotation 

Format quotation mencakup informasi perusahaan, detail pelanggan, nomor quotation, dan tanggal penerbitan. Struktur dokumen juga harus jelas seperti deskripsi produk, harga, syarat dan ketentuan, serta tanda tangan. Format yang profesional membantu meningkatkan kredibilitas perusahaan dan memudahkan pelanggan dalam meninjau dan memahami penawaran yang diberikan. Gunakan template yang konsisten untuk semua quotation untuk menjaga standar kualitas dan mempermudah proses pembuatan dokumen.

e. Tulis Deskripsi Secara Detail

Deskripsi produk atau layanan dalam quotation harus ditulis secara rinci dan jelas. Sertakan spesifikasi teknis, fitur utama, manfaat, dan jumlah yang ditawarkan. Deskripsi yang rinci membantu pelanggan memahami apa yang mereka akan terima dan bagaimana produk atau layanan tersebut memenuhi kebutuhan mereka. Hindari deskripsi yang ambigu untuk mengurangi risiko kesalahpahaman dan memastikan pelanggan memiliki informasi yang cukup untuk membuat keputusan yang tepat.

f. Cantumkan Syarat dan ketentuan

Terakhir, cara membuat quotation adalah mencantumkan syarat dan ketentuan yang harus disertakan untuk mengatur harapan dan tanggung jawab kedua belah pihak. Hal ini mencakup kebijakan pengembalian, garansi, jadwal pengiriman, metode pembayaran, dan periode validitas penawaran. Syarat dan ketentuan membantu menghindari potensi sengketa di kemudian hari dengan menyediakan panduan yang jelas tentang bagaimana transaksi akan dilakukan.

4. Kesimpulan

Secara keseluruhan, sales quotation dapat membantu perusahaan meningkatkan profesionalisme dan transparansi dalam proses penjualan. Sales quotation memberikan penjelasan rinci tentang harga dan spesifikasi produk atau layanan, membantu calon pelanggan membuat keputusan yang lebih informatif. 

Dengan mengintegrasikan sales quotation ke dalam aplikasi CRM, perusahaan dapat mengotomatisasi proses penjualan, melacak interaksi pelanggan secara efektif, dan menganalisis data penjualan untuk strategi yang lebih optimal.

Melalui penggunaan yang tepat, sales quotation adalah alat yang efektif dalam manajemen sales untuk memastikan transaksi yang lebih lancar dan hubungan bisnis yang lebih kuat. Pemahaman mendalam mengenai cara pembuatan dan perbedaan sales quotation dengan invoice juga penting untuk menjalankan proses penjualan yang efisien dan menghindari potensi hambatan dalam transaksi.