Order Management: Arti, Proses, dan Manfaatnya bagi Bisnis

Menghadapi masalah seperti pesanan yang sering salah, stok yang tidak akurat, atau keluhan pelanggan akibat keterlambatan pengiriman dapat mengganggu dalam industri manufaktur. Di era modern yang serba cepat, pengelolaan pesanan (order management) yang tidak tepat dapat berdampak buruk bagi proses produksi dan distribusi.

Tanpa sistem yang terorganisir, perusahaan manufaktur bisa mengalami inefisiensi, peningkatan biaya produksi, dan penurunan reputasi. Masalah ini sering kali terkait dengan manajemen pesanan yang belum dioptimalkan.

Namun, ada solusi yang memungkinkan bisnis manufaktur untuk memantau setiap langkah dalam siklus hidup pesanan, memastikan kelancaran operasional, dan meningkatkan kepuasan pelanggan. Artikel ini akan membahas secara rinci mengenai manajemen pesanan dalam konteks manufaktur, prosesnya, dan manfaat yang dapat diperoleh.

1. Apa itu Order Management?

Order management atau manajemen pesanan adalah serangkaian langkah krusial yang mengawasi seluruh perjalanan pesanan pelanggan, dari awal hingga akhir. Proses ini dimulai dari saat pesanan diterima hingga akhirnya produk sampai ke tangan pelanggan, termasuk tahap pemenuhan (fulfillment).

Secara singkat, order mangement mencakup beberapa elemen penting, yakni pengelolaan ketersediaan stok yang akurat, pemrosesan pesanan secara efisien, pelacakan pengiriman secara real-time, dan penyediaan layanan purna jual yang responsif.

Dengan kata lain, ini adalah sistem terpadu yang memastikan setiap pesanan ditangani dengan lancar, dari gudang hingga pintu depan, demi kepuasan pelanggan dan operasional bisnis yang optimal.

2. Alur dan Proses Utama dalam Order Management

Proses order management terdiri dari serangkaian proses yang saling terhubung guna memastikan setiap pesanan pelanggan ditangani secara optimal. Proses ini mencakup beberapa tahap penting, dimulai dari penerimaan pesanan hingga penyelesaiannya. Berikut tahapan-tahapannya:

a. Proses Penerimaan Pesanan (Order Placement)

Tahap order placement ini adalah gerbang awal dalam manajemen pesanan. Ini melibatkan pengumpulan detail pesanan dari beragam sumber, baik itu pembelian melalui toko online, panggilan telepon langsung, email, atau bahkan pesanan manual.

Akurasi data di tahap ini sangat penting untuk kelancaran proses selanjutnya. Dalam beberapa kasus, pesanan ini bisa berasal dari surat order produksi yang disepakati dengan klien.

b. Verifikasi dan Pemrosesan Pesanan (Order Processing)

Setelah pesanan diterima, langkah selanjutnya adalah pemrosesan pesanan (order processing) dengan memverifikasi kebenaran data pesanan dan memastikan semua informasi, seperti alamat pengiriman dan detail pembayaran, akurat. Proses ini penting untuk mencegah kesalahan pengiriman dan pembatalan pesanan akibat stok kosong.

c. Pemeriksaan Ketersediaan Produk

Pemeriksaan ketersediaan produk (inventory checking) adalah proses memeriksa apakah barang yang dipesan tersedia di gudang atau stok. Hal ini mencakup pemantauan inventaris secara real-time dan prediksi permintaan, serta pengaturan ulang stok untuk memastikan produk tetap tersedia.

Proses ini bertujuan untuk meminimalkan risiko kehabisan stok yang dapat menunda pengiriman atau membatalkan pesanan. Dengan sistem pemeriksaan inventaris yang efisien, perusahaan dapat memastikan bahwa barang yang dipesan selalu tersedia dan siap untuk dikirim sesuai dengan permintaan pelanggan.

d. Pemrosesan Pembayaran (Payment Processing)

Pada tahap pembayaran, proses dimulai dengan validasi pembayaran yang dilakukan oleh pelanggan. Setelah pembayaran diterima, faktur akan dibuat dan dikirimkan kepada pelanggan sebagai bukti transaksi. Proses ini memastikan bahwa setiap pembayaran tercatat dengan benar dan transparansi tetap terjaga.

Setelah pembayaran dikonfirmasi, sistem akan memperbarui status pesanan dan mempersiapkan barang untuk pengiriman. Dengan memastikan semua pembayaran valid dan faktur terbuat dengan benar, perusahaan dapat menjaga kelancaran alur distribusi dan memberikan kepastian hukum pada transaksi yang dilakukan.

e. Pemenuhan Pesanan (Order Fulfillment)

Pemenuhan pesanan mencakup tiga tahap yakni pengambilan (picking), pengemasan (packing), dan pengiriman (shipping) barang kepada pelanggan. Setiap langkah ini harus dilakukan dengan cermat untuk memastikan barang sampai dalam kondisi baik dan tepat waktu, sesuai dengan persyaratan pelanggan.

Setiap langkah harus dilakukan dengan teliti untuk mencegah kesalahan. Penting juga untuk mencatat setiap work order yang dibuat untuk setiap tahap produksi dan pengiriman.

f. Pelacakan dan Pemantauan Progres Pesanan

Pelacakan pesanan memungkinkan perusahaan dan pelanggan untuk memantau status pesanan sejak pengiriman dari gudang hingga sampai ke tangan pelanggan. Dengan pelacakan yang akurat, perusahaan dapat mengelola pengiriman dengan lebih baik dan memberikan informasi terkini kepada pelanggan tentang posisi pesanan mereka.

Transparansi ini meningkatkan kepercayaan pelanggan dan meminimalkan pertanyaan tentang status pengiriman. Sistem ini sering kali melibatkan dispatching yang efisien untuk menugaskan pengiriman.

g. Penyelesaian Pesanan dan Verifikasi

Setelah barang diterima dan diverifikasi, penyelesaian pesanan dilakukan dengan memverifikasi bahwa pesanan telah diterima dengan sukses dan lengkap. Pada tahap ini, sistem akan memverifikasi status pesanan dan memastikan bahwa pelanggan menerima barang sesuai dengan pesanan.

Pelanggan kemudian menerima konfirmasi, seperti notifikasi atau email, yang menginformasikan bahwa pesanan telah berhasil disampaikan. Setelah verifikasi selesai, pesanan dianggap selesai dan ditutup dalam sistem. Tahap ini juga mencakup optimasi routing pengiriman untuk efisiensi maksimal.

h. Dukungan Purna Jurnal (After-Sales Service)

Layanan purna jual mencakup semua interaksi setelah pesanan diterima pelanggan. Ini termasuk penanganan pertanyaan, penyelesaian masalah seperti kerusakan atau ketidaksesuaian produk, dan dukungan teknis.

Layanan ini sangat penting untuk membangun loyalitas pelanggan dan reputasi merek yang baik. Dokumen seperti work order form dapat digunakan untuk mencatat dan melacak setiap permintaan layanan atau perbaikan.

Baca juga: 22 Software Manufaktur Terbaik untuk Tingkatkan Produksi

3. Apa itu Order Management System (OMS)?

Order management system adalah perangkat lunak atau platform yang mengotomatiskan seluruh siklus hidup pesanan pelanggan. Mulai dari entri pesanan, manajemen inventaris, pemenuhan, pengiriman, hingga layanan purna jual, semua dikelola dalam satu tempat terpusat.

OMS bertujuan untuk meningkatkan efisiensi operasional, mengurangi kesalahan manual, serta memberikan visibilitas real-time terhadap stok dan status pesanan di berbagai saluran penjualan, baik online maupun offline. Selain itu, OMS juga berfokus pada peningkatan kepuasan pelanggan dengan mempercepat proses pemenuhan pesanan.

4. Apa Fungsi dari Order Management System (OMS)?

Sistem Manajemen Pesanan (OMS) membawa banyak keuntungan signifikan bagi bisnis, mencakup peningkatan efisiensi, penghematan biaya, dan pengalaman pelanggan yang superior. OMS membantu mengotomatisasi alur pesanan, meningkatkan visibilitas stok, serta mempermudah pelacakan. Berikut adalah dampak order management system bagi bisnis:

a. Peningkatan Efisiensi Operasional

Sistem ini mendorong efisiensi dengan mengotomatiskan berbagai proses terkait pesanan, seperti penerimaan, pembaruan stok, dan pelacakan pengiriman. Ini secara signifikan mengurangi kesalahan manual dan mempercepat seluruh siklus pemrosesan.

Selain itu, manajemen inventaris real-time membantu menghindari kekurangan atau kelebihan stok, yang pada gilirannya menekan biaya penyimpanan. Integrasi OMS dengan sistem lain seperti akuntansi dan sistem ERP juga memastikan data terpusat dan terpadu.

b. Pengurangan Biaya Operasional

Dengan otomatisasi dan pengurangan kesalahan, OMS berkontribusi pada pengurangan biaya operasional yang terkait dengan pemrosesan dan pengiriman pesanan. Kontrol inventaris yang lebih baik meminimalkan kerugian akibat kelebihan atau kekurangan stok.

Dengan otomatisasi dan pengurangan kesalahan, OMS berkontribusi pada pengurangan biaya operasional yang terkait dengan order processing dan pengiriman pesanan. Kontrol inventaris yang lebih baik meminimalkan kerugian akibat kelebihan atau kekurangan stok.

Forbes mencatat bahwa pengelolaan pesanan manual intensif dapat menyebabkan biaya dan pekerjaan yang tinggi. Sementara itu, otomasi dalam order management membantu mempercepat aliran kerja dan menurunkan risiko kesalahan.

c. Peningkatan Pengalaman Pelanggan

OMS secara langsung meningkatkan kepuasan pelanggan. Fitur pelacakan pesanan real-time memberikan transparansi, membangun kepercayaan. Selain itu, OMS memfasilitasi komunikasi yang lebih baik antara bisnis dan pelanggan mengenai status pesanan dan isu lainnya, menciptakan pengalaman yang lebih mulus.

Menurut data dari Forbes, perusahaan yang mengoptimalkan proses order management melalui otomasi dan perbaikan workflow dapat mengurangi waktu pemenuhan pesanan sebesar 15–25%. Hal ini akan berdampak langsung kepada kepuasan dan retensi pelanggan.

d. Kapabilitas Skalabilitas Bisnis

OMS dirancang untuk mendukung pertumbuhan bisnis dengan mudah. Sistem ini memungkinkan perusahaan untuk menangani volume pesanan yang meningkat dan kompleksitas operasional seiring dengan ekspansi.

Fitur seperti manajemen inventaris global dan opsi pengiriman fleksibel juga mendukung ekspansi geografis ke lokasi atau pasar baru, memberikan fondasi kuat untuk pertumbuhan berkelanjutan.

e. Peningkatan Produktivitas Karyawan

Dengan otomatisasi tugas dan integrasi sistem, karyawan dapat mengalihkan fokus ke pekerjaan yang lebih strategis, secara keseluruhan mempengaruhi produktivitas. Data yang terkumpul dari OMS juga sangat berharga untuk analisis kinerja pesanan, memungkinkan pengambilan keputusan yang lebih tepat dan berbasis data.

Baca juga: Apa itu Perencanaan Kapasitas, Manfaat, serta Strateginya

5. Fitur Penunjang dalam OMS untuk Order Management yang Efektif

Secara ringkas, fitur penunjang order management yang efektif mencakup visibilitas rantai pasok, business intelligence, fleksibilitas order fulfillment, pelacakan inventaris real-time, penjadwalan pengiriman, tools interaksi pelanggan, serta optimasi proses pemenuhan. Berikut ini penjelasan masing masing fiturnya:

a. Visibility of Supply Chain

Fitur visibilitas dalam order management memungkinkan perusahaan untuk melihat seluruh rantai pasokan secara real-time. Hal ini membantu mengisolasi masalah potensial, mengidentifikasi hambatan, dan mengembangkan proses yang lebih efisien untuk menjaga kelancaran operasional dan meminimalkan gangguan dalam pengiriman pesanan.

b. Business Intelligence

Intelijen bisnis dalam sistem order management memungkinkan penyesuaian proses dengan business rules dan sasaran kinerja perusahaan. Dengan menggunakan analitik dan data yang tepat, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi dan pengambilan keputusan berdasarkan kondisi dan tren yang terjadi dalam manajemen pesanan.

c. Order Fulfillment Flexibility

Fleksibilitas dalam order management memungkinkan pemecahan pesanan atau peristiwa menjadi item kerja yang unik dan dapat disalurkan ke sistem atau sumber daya yang sesuai. Hal ini memberikan kemampuan untuk menangani pesanan secara lebih adaptif, menyesuaikan dengan kebutuhan dan sumber daya yang tersedia.

d. Real-time Inventory Tracking

Dengan fitur inventaris real-time, perusahaan dapat melihat stok yang tersedia, barang yang sedang dalam perjalanan, serta tingkat permintaan saat ini. Fitur ini membantu mengurangi kebutuhan untuk mempercepat pengiriman atau mempertahankan stok pengaman yang berlebihan, meningkatkan efisiensi pengelolaan inventaris.

e. Delivery Scheduling & Service Optimization

Fitur penjadwalan pengiriman memungkinkan perusahaan menyesuaikan komitmen pengiriman dengan inventaris, sumber daya, dan keterampilan yang tersedia. Hal ini meningkatkan efisiensi dalam menangani permintaan layanan, memastikan pengiriman tepat waktu, dan memperbaiki manajemen sumber daya yang dibutuhkan.

f. Customer Interaction Tools

Dengan teknologi interaksi pelanggan, staf yang berhubungan langsung dengan pelanggan dapat mengakses informasi pelanggan, status persediaan, dan sumber daya di belakang layar. Hal ini memudahkan mereka dalam menjalankan transaksi lebih efisien dan memberikan pelayanan yang lebih baik kepada pelanggan.

g. Fulfillment Process Optimization

Fitur optimalisasi pemenuhan menganalisis data dan merekomendasikan opsi pemenuhan pesanan yang mempertimbangkan lokasi pengiriman, waktu pengiriman, dan biaya yang paling efisien. Dengan analisis yang tepat, perusahaan dapat memilih opsi pengiriman yang sesuai dengan kebutuhan pelanggan tanpa mengorbankan efisiensi biaya dan waktu.

Untuk mendukung pengelolaan order management yang lebih efisien, ScaleOcean menyediakan solusi terintegrasi yang mencakup semua fitur ini. Dengan ScaleOcean OMS, perusahaan dapat memantau alur kerja, mempercepat pengambilan keputusan, dan mengotomatiskan banyak proses yang terkait dengan pengelolaan pesanan, memastikan operasi distribusi yang lebih efisien dan transparan.

6. Strategi untuk Meningkatkan Order Management Perusahaan

Untuk mengatasi tantangan dalam proses pemenuhan pesanan, perusahaan dapat memilih antara mengintegrasikan sistem dan sumber data yang terpisah atau mengadopsi solusi manajemen pesanan modern yang dapat mengoptimalkan seluruh siklus pesanan dengan lebih baik. Berikut adalah beberapa strategi untuk meningkatkan order manajemen:

a. Implementasikan Sistem Order Management yang Terintegrasi

Pebisnis perlu mengimplementasikan sistem order management terintegrasi yang mengelola seluruh siklus pesanan, mulai dari penerimaan hingga pengiriman. Dengan sistem ini, perusahaan dapat menyederhanakan alur kerja, mengurangi kesalahan, dan mempercepat pemrosesan pesanan, memastikan pengiriman lebih efisien.

b. Integrasikan Sistem Order-to-Cash

Mengintegrasikan sistem order-to-cash secara menyeluruh memungkinkan perusahaan untuk menyatukan berbagai departemen yang terlibat dalam pemrosesan pesanan. Integrasi ini mengurangi kesalahan, mempercepat alur kerja, dan meningkatkan visibilitas data, yang pada akhirnya meningkatkan kepuasan pelanggan dan efisiensi operasional.

c. Kelola Harga dan Konfigurasi Produk

Pebisnis perlu memusatkan pengelolaan harga dan konfigurasi produk untuk memastikan fleksibilitas dalam penetapan harga. Dengan pengelolaan yang terorganisir, perusahaan dapat memastikan keakuratan harga, mempercepat pemrosesan pesanan, serta memenuhi permintaan khusus pelanggan, yang pada gilirannya meningkatkan efisiensi dan pengalaman pelanggan.

d. Berikan Visibilitas Real-time kepada Pelanggan

Pemberian visibilitas real-time kepada pelanggan mengenai status pesanan penting untuk meningkatkan kepercayaan dan kepuasan. Dengan teknologi pelacakan yang akurat, pelanggan dapat memantau perkembangan pesanan mereka, sehingga perusahaan dapat memastikan pengiriman tepat waktu dan mengurangi tingkat ketidakpastian.

e. Gunakan Teknologi Interaktif untuk Meningkatkan Layanan Pelanggan

Pebisnis harus memanfaatkan teknologi interaktif yang memungkinkan staf mengakses informasi terkini mengenai pesanan dan stok barang. Hal ini memudahkan staf untuk memberikan layanan yang lebih cepat, mengurangi waktu respons, dan meningkatkan kepuasan pelanggan dengan informasi yang lebih akurat dan relevan.

Dengan menerapkan strategi-strategi ini, perusahaan dapat memaksimalkan efisiensi dalam manajemen pesanan, meningkatkan visibilitas seluruh proses, dan memberikan pengalaman yang lebih baik bagi pelanggan.

7. Integrasikan Software Sales ScaleOcean untuk Permudah Kelola Order Management

Dalam dunia bisnis yang serba cepat, pengelolaan pesanan yang efisien menjadi kunci untuk meningkatkan produktivitas dan kepuasan pelanggan. Hal ini tidak hanya memperlambat proses tetapi juga meningkatkan risiko kesalahan, seperti pesanan yang tertunda atau kesalahan pengiriman.

Dengan penerapan Software Sales ScaleOcean, perusahaan dapat mengoptimalkan seluruh siklus manajemen pesanan. Sistem yang terintegrasi memungkinkan otomatisasi dalam pembuatan penawaran harga, konversi pesanan, serta pelacakan pengiriman secara real-time.

Jika Anda tertarik untuk merasakan manfaat dari sistem ini, ScaleOcean menawarkan demo gratis untuk memberikan gambaran lebih jelas tentang cara kerjanya dalam mengelola pesanan dengan lebih efisien. Berikut ini merupakan fitur utama dari software Sales ScaleOcean untuk industri yang membutuhkan manajemen pesanan yang handal:

• Manajemen Pesanan: Mengelola seluruh siklus pesanan mulai dari pembuatan pesanan, pengelolaan stok, hingga pengiriman. Dengan adanya integrasi ini, proses pengelolaan pesanan dapat dilakukan lebih cepat dan efisien.
• Automatisasi Proses Penjualan: Sistem ini mengotomatiskan pembuatan penawaran harga (quotation), konversi menjadi pesanan penjualan, dan pembuatan invoice. Hal ini mempercepat siklus penjualan dan mengurangi risiko kesalahan manual.
• Integrasi dengan Modul Lain: Software penjualan ScaleOcean dapat diintegrasikan dengan berbagai modul lain seperti CRM Online, Manajemen Inventaris, dan Manajemen Pembelian, untuk memastikan aliran data yang konsisten dan transparan antara departemen yang berbeda.
• Visibilitas Real-Time: Dengan adanya pelacakan kinerja tim penjualan secara real-time, manajer dapat memantau pencapaian target dan efisiensi tim.

Integrasi ini memungkinkan ScaleOcean untuk meningkatkan efisiensi dalam pengelolaan pesanan dan penjualan, serta memberikan visibilitas yang lebih baik terhadap proses operasional yang ada.

8. Kesimpulan

Order management melibatkan serangkaian langkah penting untuk mengelola pesanan pelanggan, mulai dari akuisisi hingga pengiriman dan dukungan pasca-pengiriman. Dengan penerapan Order Management System (OMS), efisiensi operasional meningkat melalui otomatisasi, yang mengurangi kesalahan manual dan biaya.

Selain itu, OMS juga meningkatkan pengalaman pelanggan dengan pelacakan real-time dan layanan purna jual yang responsif. Sistem ini mendukung skalabilitas bisnis, mempercepat produktivitas karyawan, dan memastikan kelancaran rantai pasok berkat integrasi yang mulus dengan proses order fulfillment.

Order Management System ScaleOcean memberikan solusi yang tepat untuk meningkatkan efisiensi dan kepuasan pelanggan dalam bisnis manufaktur. Dengan mengoptimalkan proses pemesanan dan pengiriman, sistem ini memberi keunggulan kompetitif yang signifikan. Ingin merasakannya sendiri? Jadwalkan demo gratis bersama tim kami!