Apa itu Order Management, Proses, dan Manfaatnya

Menghadapi masalah seperti pesanan yang sering salah, stok yang tidak akurat, atau keluhan pelanggan akibat keterlambatan pengiriman dapat mengganggu dalam industri manufaktur. Di era modern yang serba cepat, pengelolaan pesanan yang tidak tepat dapat berdampak buruk bagi proses produksi dan distribusi.

Tanpa sistem yang terorganisir, perusahaan manufaktur bisa mengalami inefisiensi, peningkatan biaya produksi, dan penurunan reputasi. Masalah ini sering kali terkait dengan manajemen pesanan yang belum dioptimalkan.

Namun, ada solusi yang memungkinkan bisnis manufaktur untuk memantau setiap langkah dalam siklus hidup pesanan, memastikan kelancaran operasional, dan meningkatkan kepuasan pelanggan. Artikel ini akan membahas secara rinci mengenai manajemen pesanan dalam konteks manufaktur, prosesnya, dan manfaat yang dapat diperoleh.

Key Takeaways

• Order management adalah proses yang mengawasi seluruh perjalanan pesanan pelanggan, mulai dari penerimaan hingga pengiriman produk untuk memastikan kelancaran operasional dan kepuasan pelanggan.
• Proses order management mencakup tujuh tahap penting: akuisisi pesanan, konfirmasi detail, optimasi stok, eksekusi pesanan, pemantauan pesanan, pengiriman, dan dukungan pasca-pengiriman.
• Order management dan order fulfillment saling melengkapi dalam rantai pasok, dengan manajemen pesanan mencakup seluruh proses hingga pesanan siap dikirim dan pemenuhan pesanan mencakup aktivitas fisik pengiriman produk kepada pelanggan.
• ScaleOcean software manufaktur dapat mengoptimalkan proses pesanan dan pengiriman dengan otomatisasi, pelacakan real-time, dan dukungan purna jual, meningkatkan efisiensi dan kepuasan pelanggan.

Coba Demo Gratis

Apa itu Order Management?

Order management atau manajemen pesanan adalah serangkaian langkah krusial yang mengawasi seluruh perjalanan pesanan pelanggan, dari awal hingga akhir. Proses ini dimulai dari saat pesanan diterima hingga akhirnya produk sampai ke tangan pelanggan, termasuk tahap pemenuhan (fulfillment).

Secara singkat, order mangement mencakup beberapa elemen penting, yakni pengelolaan ketersediaan stok yang akurat, pemrosesan pesanan secara efisien, pelacakan pengiriman secara real-time, dan penyediaan layanan purna jual yang responsif.

Dengan kata lain, ini adalah sistem terpadu yang memastikan setiap pesanan ditangani dengan lancar, dari gudang hingga pintu depan, demi kepuasan pelanggan dan operasional bisnis yang optimal.

Proses Order Management

Proses order management terdiri dari serangkaian proses yang saling terhubung guna memastikan setiap pesanan pelanggan ditangani secara optimal. Proses ini mencakup beberapa tahap penting, dimulai dari penerimaan pesanan hingga penyelesaiannya. Berikut tahapan-tahapannya:

1. Proses Akuisisi Pesanan

Tahap ini adalah gerbang awal dalam manajemen pesanan. Ini melibatkan pengumpulan detail pesanan dari beragam sumber, baik itu pembelian melalui toko online, panggilan telepon langsung, email, atau bahkan pesanan manual. Akurasi data di tahap ini sangat penting untuk kelancaran proses selanjutnya. Dalam beberapa kasus, pesanan ini bisa berasal dari surat order produksi yang disepakati dengan klien.

2. Konfirmasi dan Validasi Detail

Setelah pesanan diterima, langkah selanjutnya adalah memastikan kebenaran data pesanan dan memverifikasi ketersediaan stok produk. Proses ini mencegah kesalahan pengiriman, pembatalan akibat stok kosong, dan memastikan bahwa semua informasi, seperti alamat dan detail pembayaran, sudah akurat sebelum pesanan diproses lebih lanjut.

3. Optimasi Ketersediaan Produk

Pengelolaan stok adalah inti dari kemampuan pemenuhan pesanan yang efisien. Ini mencakup pemantauan inventaris secara real-time, prediksi permintaan, dan pengaturan ulang stok untuk memastikan bahwa produk yang dipesan selalu tersedia. Tujuannya adalah meminimalkan risiko kehabisan stok dan menunda pengiriman.

4. Eksekusi Pesanan

Pada tahap pemrosesan order, pesanan diubah dari status “menunggu” menjadi “siap dikirim”. Ini meliputi konfirmasi pembayaran, pengambilan barang dari gudang, pengemasan yang aman, dan persiapan untuk pengiriman ke pelanggan. Setiap langkah harus dilakukan dengan teliti untuk mencegah kesalahan. Penting juga untuk mencatat setiap work order yang dibuat untuk setiap tahap produksi dan pengiriman.

5. Pemantauan Progres Pesanan

Pelacakan pesanan memungkinkan baik penjual maupun pelanggan untuk memantau status pengiriman secara real-time. Informasi ini mencakup lokasi pesanan, perkiraan waktu tiba, dan riwayat pergerakan. Transparansi ini meningkatkan kepercayaan pelanggan dan meminimalkan pertanyaan tentang status pengiriman. Sistem ini sering kali melibatkan dispatching yang efisien untuk menugaskan pengiriman.

6. Pengiriman dan Penyelesaian

Pemenuhan pesanan (fulfillment) adalah titik kulminasi di mana produk secara fisik dikirimkan kepada pelanggan sesuai dengan janji. Ini melibatkan koordinasi dengan jasa kurir, memastikan pengiriman tepat waktu, dan konfirmasi penerimaan. Tujuan utamanya adalah memastikan pelanggan menerima pesanan mereka dalam kondisi baik. Tahap ini juga mencakup optimasi routing pengiriman untuk efisiensi maksimal.

7. Dukungan Pasca-Pengiriman

Layanan purna jual mencakup semua interaksi setelah pesanan diterima pelanggan. Ini termasuk penanganan pertanyaan, penyelesaian masalah seperti kerusakan atau ketidaksesuaian produk, dan dukungan teknis. Layanan ini sangat penting untuk membangun loyalitas pelanggan dan reputasi merek yang baik. Dokumen seperti work order form dapat digunakan untuk mencatat dan melacak setiap permintaan layanan atau perbaikan.

Baca juga: 22 Software Manufaktur Terbaik untuk Tingkatkan Produksi

Manfaat Order Mangement System

Sistem Manajemen Pesanan (OMS) membawa banyak keuntungan signifikan bagi bisnis, mencakup peningkatan efisiensi, penghematan biaya, dan pengalaman pelanggan yang superior. OMS membantu mengotomatisasi alur pesanan, meningkatkan visibilitas stok, serta mempermudah pelacakan. Berikut adalah manfaat utama dari implementasi sistem ERP dan OMS:

1. Peningkatan Efisiensi Operasional

Sistem ini mendorong efisiensi dengan mengotomatiskan berbagai proses terkait pesanan, seperti penerimaan, pembaruan stok, dan pelacakan pengiriman. Ini secara signifikan mengurangi kesalahan manual dan mempercepat seluruh siklus pemrosesan.

Selain itu, manajemen inventaris real-time membantu menghindari kekurangan atau kelebihan stok, yang pada gilirannya menekan biaya penyimpanan. Integrasi OMS dengan sistem lain seperti akuntansi dan sistem ERP juga memastikan data terpusat dan terpadu.

2. Pengurangan Biaya Operasional

Dengan otomatisasi dan pengurangan kesalahan, OMS berkontribusi pada pengurangan biaya operasional yang terkait dengan pemrosesan dan pengiriman pesanan. Kontrol inventaris yang lebih baik meminimalkan kerugian akibat kelebihan atau kekurangan stok. Kesalahan manusia yang berkurang berkat sistem otomatis juga menghindari biaya tambahan dari pengiriman ulang atau penanganan keluhan pelanggan.

Dengan otomatisasi dan pengurangan kesalahan, OMS berkontribusi pada pengurangan biaya operasional yang terkait dengan order processing dan pengiriman pesanan. Kontrol inventaris yang lebih baik meminimalkan kerugian akibat kelebihan atau kekurangan stok.

3. Peningkatan Pengalaman Pelanggan

OMS secara langsung meningkatkan kepuasan pelanggan. Fitur pelacakan pesanan real-time memberikan transparansi, membangun kepercayaan. Proses yang lebih efisien memungkinkan pengiriman produk yang lebih cepat, sangat meningkatkan kepuasan. Selain itu, OMS memfasilitasi komunikasi yang lebih baik antara bisnis dan pelanggan mengenai status pesanan dan isu lainnya, menciptakan pengalaman yang lebih mulus.

4. Kapabilitas Skalabilitas Bisnis

OMS dirancang untuk mendukung pertumbuhan bisnis dengan mudah. Sistem ini memungkinkan perusahaan untuk menangani volume pesanan yang meningkat dan kompleksitas operasional seiring dengan ekspansi. Fitur seperti manajemen inventaris global dan opsi pengiriman fleksibel juga mendukung ekspansi geografis ke lokasi atau pasar baru, memberikan fondasi kuat untuk pertumbuhan berkelanjutan.

5. Peningkatan Produktivitas Karyawan

Dengan otomatisasi tugas dan integrasi sistem, karyawan dapat mengalihkan fokus ke pekerjaan yang lebih strategis, secara keseluruhan mempengaruhi produktivitas. Data yang terkumpul dari OMS juga sangat berharga untuk analisis kinerja pesanan, memungkinkan pengambilan keputusan yang lebih tepat dan berbasis data untuk optimalisasi operasional.

Baca juga: Ciri ERP Terbaik bagi Perencanaan Kapasitas Produksi

Hubungan Antara Order Management dan Order Fulfillment

Order management dan order fulfillment adalah dua aspek yang saling melengkapi dalam rantai pasok. Sederhananya, manajemen pesanan adalah keseluruhan proses dari saat pesanan masuk hingga siap dikirim, sedangkan pemenuhan pesanan adalah serangkaian aktivitas fisik untuk menyiapkan dan mengirimkan produk tersebut kepada pelanggan.

1. Kerangka Kerja Pengelolaan Pesanan

Manajemen pesanan berperan sebagai kerangka kerja terpadu yang mengelola seluruh siklus hidup pesanan. Ini meliputi segala sesuatu mulai dari penerimaan pesanan dari berbagai saluran, pembaruan stok secara real-time, pemrosesan pembayaran yang aman, hingga pelacakan pesanan hingga sampai ke tangan pelanggan. Sistem ini memastikan setiap tahap ditangani dengan sistematis dan efisien.

2. Pemenuhan sebagai Bagian dari Pengelolaan

Pemenuhan pesanan adalah komponen vital dari manajemen pesanan. Ini adalah serangkaian tindakan konkret dan fisik yang dilakukan untuk merealisasikan pesanan yang telah diatur dan diproses oleh sistem manajemen pesanan. Tanpa pemenuhan yang efektif, seperti pengambilan, pengemasan, dan pengiriman, seluruh proses manajemen pesanan tidak akan lengkap dan produk tidak akan sampai ke pelanggan.

3. Pentingnya Integrasi Sistem

Integrasi yang mulus antara sistem manajemen pesanan dan proses pemenuhan pesanan adalah kunci efisiensi operasional. Ketika kedua elemen ini tidak terhubung dengan baik, risiko kesalahan meningkat, keterlambatan pengiriman bisa terjadi, dan inefisiensi dalam seluruh rantai pasok menjadi tak terhindarkan. Integrasi memastikan aliran informasi yang lancar dan koordinasi yang optimal.

Tingkatkan Efisiensi Manufaktur dengan Order Management System

Sistem order mnagement yang terintegrasi dapat meningkatkan kinerja bisnis manufaktur Anda. Dengan solusi ini, seluruh proses pesanan mulai dari penerimaan hingga pengiriman dapat dikelola secara otomatis dan lebih akurat, mengurangi risiko kesalahan dan mempercepat alur kerja.

Order management system ScaleOcean yang terintegrasi juga memberikan visibilitas yang lebih baik, memungkinkan Anda untuk memantau status setiap pesanan secara real-time. Selain itu, otomatisasi proses membantu mengurangi ketergantungan pada tugas manual yang memakan waktu dan rentan kesalahan.

Dengan implementasi sistem yang tepat, Anda akan merasakan peningkatan efisiensi operasional yang signifikan, mempercepat pemenuhan pesanan, dan akhirnya, meningkatkan kepuasan pelanggan.

Fitur Utama Sistem Order Management:

• Akuisisi Pesanan yang Akurat: Mengumpulkan data pesanan dari berbagai saluran secara otomatis, mengurangi kesalahan input dan mempercepat proses pemesanan.
• Validasi Stok Real-Time: Memastikan bahwa setiap produk yang dipesan tersedia, menghindari pengiriman produk yang tidak tersedia atau kesalahan dalam stok.
• Pemrosesan Pesanan Otomatis: Sistem yang terintegrasi memproses pesanan dengan cepat, mengonfirmasi pembayaran, dan mempersiapkan barang untuk dikirim tanpa keterlambatan.
• Pelacakan Pengiriman Real-Time: Pelanggan dapat melacak status pengiriman secara langsung, memberikan transparansi yang meningkatkan kepercayaan terhadap perusahaan.
• Layanan Purna Jual yang Responsif: Menyediakan dukungan pelanggan yang cepat dan efisien setelah pengiriman, menjaga hubungan baik dan loyalitas pelanggan.

Dengan mengintegrasikan sistem order management ScaleOcean, perusahaan manufaktur Anda dapat mengoptimalkan proses pemesanan dan pengiriman, sekaligus meningkatkan kepuasan pelanggan.

Sistem ini tidak hanya mengurangi biaya operasional, tetapi juga mempercepat pengiriman dan memperbaiki pengalaman pelanggan secara keseluruhan. Implementasi sistem yang tepat akan memberi Anda keunggulan kompetitif yang nyata di pasar yang semakin berkembang.

Kesimpulan

Order management melibatkan serangkaian langkah penting untuk mengelola pesanan pelanggan, mulai dari akuisisi hingga pengiriman dan dukungan pasca-pengiriman. Dengan penerapan Order Management System (OMS), efisiensi operasional meningkat melalui otomatisasi, yang mengurangi kesalahan manual dan biaya.

Selain itu, OMS juga meningkatkan pengalaman pelanggan dengan pelacakan real-time dan layanan purna jual yang responsif. Sistem ini mendukung skalabilitas bisnis, mempercepat produktivitas karyawan, dan memastikan kelancaran rantai pasok berkat integrasi yang mulus dengan proses order fulfillment.

Order Management System ScaleOcean memberikan solusi yang tepat untuk meningkatkan efisiensi dan kepuasan pelanggan dalam bisnis manufaktur. Dengan mengoptimalkan proses pemesanan dan pengiriman, sistem ini memberi keunggulan kompetitif yang signifikan. Ingin merasakannya sendiri? Jadwalkan demo gratis bersama tim kami!