Work Order: Pengertian, Fungsi, Elemen Utama, serta Contohnya

Kesalahan dalam koordinasi tugas dan instruksi kerja dapat berdampak buruk pada kelancaran operasional perusahaan. Hal ini memicu peningkatan biaya akibat pemborosan waktu, ketidaksesuaian spesifikasi saat pengerjaan, hingga risiko pengerjaan ulang (rework). Selain itu, standar kualitas hasil akhir dan produktivitas tim Anda berisiko mengalami penurunan yang signifikan.

Penggunaan work order form yang tepat dapat menjadi salah satu solusi untuk mengatasi tantangan ini. Dokumen ini menjadi titik temu antara rencana manajemen dengan eksekusi teknis di lapangan, memastikan seluruh tim memahami urutan tugas dan standar spesifikasi yang dibutuhkan. Ketepatan dalam fase ini secara langsung akan memengaruhi struktur biaya, keandalan hasil, serta kecepatan output perusahaan.

Memahami konsep dokumen instruksi kerja ini dapat membantu bisnis Anda mengoptimalkan alur kerja di pabrik, meminimalkan kesalahan manusia, dan menjaga konsistensi mutu. Artikel ini akan membahas apa itu work order, fungsi, dan contohnya di dalamnya mendukung skala industri.

Key Takeaways

• Work order adalah dokumen tertulis yang memberikan instruksi spesifik tentang tugas atau pekerjaan yang harus diselesaikan dalam industri manufaktur.
• Fungsi form work order mencakup memberikan arahan yang jelas, pelaporan dan pemantauan, pengeloaan sumber daya, dokumentasi, hingga koordinasi.
• Elemen wajib dokumen work order mencakup informasi umum, detail pekerjaan, sumber daya dan biaya, hingga pelacakan dan penyelesaian
• Software manufaktur ScaleOcean dapat mengelola dan melacak work order secara efisien dengan modul perencanaan produksi dan manajemen inventaris yang real-time.

Coba Demo Gratis

Apa itu Work Order?

Work order atau perintah kerja adalah dokumen yang berisi instruksi untuk melaksanakan tugas tertentu dalam perusahaan. Dalam alur order management, hal ini mencakup detail pekerjaan, sumber daya yang dibutuhkan, jadwal, penanggung jawab, dan menjadi alat penting untuk mengontrol, memantau, serta melaporkan penyelesaian tugas di berbagai bidang seperti produksi, pemeliharaan, dan operasional.

Dalam dunia industri, work order berfungsi untuk mengelola dan mengontrol pekerjaan, baik yang bersifat rutin maupun perbaikan. Work order mencatat semua informasi yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas, seperti instruksi spesifik dan waktu penyelesaian yang diharapkan.

Selain itu, work order mempermudah pelacakan progres pekerjaan melalui shop floor control system. Melalui sistem ini, manajer atau tim dapat memonitor status tugas secara real-time, memastikan pekerjaan selesai tepat waktu dan sesuai anggaran. Ini sangat membantu dalam meningkatkan efisiensi operasional.

Fungsi dan Tujuan Work Order

Work order memiliki beberapa fungsi krusial bagi perusahaan manufaktur, antara lain untuk memberikan arahan yang jelas, pelaporan dan pemantauan, pengeloaan sumber daya, dokumentasi, hingga koordinasi.

Berikut adalah penjelasan dari fungsi work order untuk perusahaan manufaktur:

1. Arahan Jelas

Penyusunan instruksi kerja yang spesifik memastikan setiap personel memahami batasan tugas dan tanggung jawab mereka secara presisi. Dengan adanya panduan tertulis, risiko miskomunikasi atau tumpang tindih peran dapat diminimalisir karena dokumen telah menetapkan siapa yang bertindak, apa tugasnya, dan kapan tenggat waktunya. Hal ini menciptakan standar kerja yang konsisten di seluruh lini perusahaan.

Dalam proses ini, dokumen tersebut juga menentukan jalur kerja atau routing yang harus dilalui oleh suatu produk atau jasa. Hal ini memastikan bahwa setiap tahapan pekerjaan berpindah dari satu stasiun kerja ke stasiun kerja berikutnya dengan urutan yang logis dan efisien. Tanpa arahan jalur yang jelas, alur kerja akan menjadi kacau dan menghambat produktivitas keseluruhan.

2. Pelaporan dan Pemantauan

Manfaat utama dari sistem instruksi kerja adalah kemampuan manajer untuk melakukan pengawasan secara real-time. Dengan dokumen ini, progres setiap tugas dapat dilacak dengan akurat, sehingga manajemen mengetahui bagian mana yang sedang berjalan, tertunda, atau telah selesai. Transparansi ini sangat krusial untuk menjaga akuntabilitas di setiap level organisasi.

Fungsi pemantauan ini merupakan bagian inti dari production control atau pengendalian produksi. Melalui mekanisme ini, perusahaan dapat memastikan bahwa aktivitas manufaktur atau jasa tetap selaras dengan rencana induk. Jika terjadi penyimpangan di lapangan, fungsi ini memungkinkan manajer untuk melakukan intervensi cepat agar target output tetap tercapai tanpa mengorbankan kualitas.

3. Pengelolaan Sumber Daya

Dokumen instruksi kerja berfungsi sebagai alat perencanaan untuk memastikan semua kebutuhan logistik terpenuhi sebelum operasional dimulai. Hal ini mencakup ketersediaan personel yang kompeten, material yang cukup, hingga peralatan teknis yang memadai. Dengan kesiapan sumber daya, hambatan teknis di tengah jalan dapat dihindari, sehingga efisiensi operasional meningkat secara signifikan.

Selain material, waktu adalah sumber daya paling berharga yang perlu dikelola melalui time tracking. Dengan mencatat durasi yang dihabiskan pada setiap tugas, perusahaan dapat mengidentifikasi pemborosan waktu atau area yang memerlukan perbaikan prosedur.

4. Dokumentasi

Instruksi kerja yang tersimpan dengan baik menjadi catatan historis berharga untuk audit internal maupun eksternal. Dokumentasi ini memungkinkan perusahaan melakukan analisis mendalam terhadap performa masa lalu untuk mendukung pengambilan keputusan strategis. Data historis membantu manajemen mengidentifikasi pola kegagalan atau keberhasilan yang dapat direplikasi di masa depan.

Salah satu indikator yang sering dianalisis melalui dokumentasi ini adalah cycle time. Hal ini merupakan total waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan satu unit tugas dari awal hingga akhir. Dengan memantaunya, perusahaan dapat mengevaluasi efisiensi proses mereka. Jika waktu siklus menunjukkan tren peningkatan, manajemen dapat segera mencari akar permasalahannya melalui data dokumentasi yang tersedia.

5. Koordinasi

Dokumen ini bertindak sebagai jembatan komunikasi formal antara berbagai departemen maupun dengan vendor eksternal. Dengan adanya satu sumber kebenaran, semua pihak yang terlibat memiliki pemahaman yang sama mengenai spesifikasi pekerjaan. Hal ini sangat membantu dalam proyek lintas fungsi yang memerlukan sinkronisasi ketat agar tidak terjadi kegagalan koordinasi.

Koordinasi yang baik memastikan bahwa setiap ketergantungan antar tugas dikelola dengan lancar. Misalnya, departemen pemeliharaan harus tahu kapan departemen operasional berhenti menggunakan mesin tertentu. Melalui sinkronisasi ini, kolaborasi dengan pihak luar seperti pemasok juga menjadi lebih transparan, profesional, dan berorientasi pada hasil akhir yang disepakati bersama.

Contoh Penerapan Work Order dalam Bisnis Manufaktur

Beberapa contoh penerapan dokumen work order dalam sistem manufaktur, mulai dari alur produksi dan bahan baku, manajemen gudang, pemeliharaan dan perbaikan, hingga implementasi teknologi dan infrastruktur.

Berikut adalah penjelasan dari beberapa contoh penerapan word order dalam bisnis manufaktur:

1. Alur Produksi dan Bahan Baku

Dalam sektor manufaktur, fokus utama adalah menjaga sinkronisasi antara ketersediaan bahan baku dengan jadwal mesin. Mengatur alur produksi berarti memastikan setiap tahapan, mulai dari raw material hingga barang jadi berjalan tanpa hambatan (bottleneck).

Penggunaan sistem produksi terintegrasi sangat krusial di sini untuk memantau performa mesin secara real-time dan melakukan otomatisasi permintaan bahan baku saat stok mencapai titik minimum. Hal ini dapat membantu agar proses produksi tidak pernah terhenti.

2. Manajemen Gudang

Manajemen gudang melampaui sekadar penyimpanan barang, ini adalah tentang kecepatan dan akurasi arus barang. Proses ini mencakup kontrol ketat pada saat penerimaan (receiving), penempatan barang yang efisien (put-away), hingga proses pengambilan (picking) dan pengepakan (packing) yang presisi.

Sistem yang baik memastikan bahwa setiap barang yang dikirim sesuai dengan pesanan, meminimalkan retur, dan mengoptimalkan penggunaan ruang penyimpanan secara maksimal. Hal ini dapat dimaksimalkan dengan menggunakan software terbaik untuk manufaktur dalam manajemen gudangnya.

3. Pemeliharaan & Perbaikan

MRO (maintenance, repair, and overhaul) berfokus pada menjaga umur pakai aset fisik dan fasilitas perusahaan. Dengan mengatur servis rutin (pemeliharaan preventif), perusahaan dapat menghindari kerusakan mendadak yang memakan biaya besar.

Namun, sistem ini juga harus tetap responsif terhadap perbaikan mendesak agar operasional kembali normal secepat mungkin. Dokumentasi setiap tindakan perbaikan sangat penting untuk analisis performa aset jangka panjang.

4. Implementasi Teknologi dan Infrastruktur

Di era digital, manajemen proyek teknologi menjadi salah stau aspek krusial perusahaan. Ini melibatkan pemantauan berkala terhadap kondisi hardware, jadwal pembaruan (update) software untuk keamanan data, serta supply chain management saat implementasi produk atau sistem baru. Ketepatan waktu dalam perbaikan dan pemutakhiran memastikan tidak ada gangguan teknis yang menghambat alur kerja.

Elemen Wajib dalam Dokumen Work Order

Format work order memiliki beberapa elemen wajib yang harus ada di dalamnya, hal ini mencakup informasi umum, detail pekerjaan, sumber daya dan biaya, hingga pelacakan dan penyelesaian. Berikut adalah penjelasan dari elemen wajib yang harus ada dalam work order form:

1. Informasi Umum

Bagian ini berfungsi sebagai kartu identitas tugas yang memudahkan koordinasi antar departemen. Berikut adalah isi dari bagian dari informasi umum:

• Nomor work order unik: Kode referensi khusus untuk memastikan tidak ada tugas yang tumpang tindih dan memudahkan pelacakan histori di masa depan.
• Tanggal pembuatan & tenggat waktu: Memberikan kerangka waktu yang jelas agar tim dapat mengatur jadwal kerja dan menghindari keterlambatan.
• Pemohon: Mencatat asal permintaan untuk memudahkan verifikasi kebutuhan dan komunikasi balik.
• Penanggung jawab/tim: Menetapkan akuntabilitas kepada individu atau grup spesifik yang memiliki keahlian sesuai tugas.
• Prioritas: Menentukan urutan kerja berdasarkan tingkat urgensi agar masalah kritis diselesaikan lebih dahulu.

2. Detail Pekerjaan

Memberikan panduan teknis agar pelaksana di lapangan memahami apa yang harus dilakukan dan bagaimana cara melakukannya dengan aman. Berikut adalah isi dari bagian detail pekerjaan:

• Deskripsi pekerjaan: Penjelasan komprehensif mengenai masalah yang ditemukan dan hasil akhir yang diharapkan.
• Lokasi: Menentukan titik spesifik (seperti nomor gedung atau koordinat area) untuk mempercepat mobilisasi tim.
• Tahapan/langkah kerja: Instruksi sekuensial untuk menjaga standar kualitas kerja dan meminimalisir kesalahan prosedur.
• Aset terkait: Identifikasi perangkat atau mesin tertentu (berdasarkan nomor seri/tag) agar tidak terjadi salah penanganan pada aset lain.
• Kesehatan & keselamatan (K3): Peringatan mengenai risiko dan daftar Alat Pelindung Diri (APD) yang wajib digunakan selama bekerja.

3. Sumber Daya dan Biaya

Fokus pada aspek logistik dan finansial untuk memastikan seluruh pendukung pekerjaan tersedia sebelum dimulai. Berikut adalah isi dari sumber daya dan biaya:

• Bahan & suku cadang: Daftar inventaris yang harus diambil dari gudang agar pekerjaan tidak terhenti di tengah jalan karena kekurangan material.
• Alat khusus: Inventarisasi peralatan teknis tertentu yang mungkin perlu dipinjam atau disewa terlebih dahulu.
• Estimasi jam kerja: Proyeksi durasi untuk membantu manajemen dalam merencanakan kapasitas tenaga kerja harian.
• Biaya: Transparansi anggaran, mencakup harga material dan jasa, yang penting untuk audit keuangan perusahaan.

4. Pelacakan dan Penyelesaian

Bagian evaluasi untuk mengukur performa dan memastikan dokumentasi telah lengkap saat pekerjaan dinyatakan tutup. Setelah dibuatnya work order form, proses dispatching perlu dilakukan untuk memulai dan mengkoordinasikan alur produksi. Berikut adalah isi dari bagian pelacakan dan penyelesaian:

• Status pekerjaan: Memberikan visibilitas kepada semua pihak mengenai posisi tugas saat dalam siklus hidup operasional.
• Tanggal aktual penyelesaian: Mencatat waktu riil selesainya tugas untuk dibandingkan dengan tenggat waktu awal sebagai bahan evaluasi KPI.
• Jam kerja aktual: Data durasi nyata yang digunakan, berguna untuk menghitung efisiensi tenaga kerja dan biaya lembur jika ada.
• Dokumen terkait: Lampiran seperti foto sebelum/sesudah, manual teknis, atau tanda tangan persetujuan yang memperkuat validitas penyelesaian tugas.

Jenis-jenis Work Order

Beberapa jenis dokumen work order dalam bisnis manufaktur, mencakup work order produksi, work order pemeliharaan, work order perbaikan, hingga work order proyek. Berikut adalah penjelasan dari masing-masing jenis work order dalam bisnis manufaktur:

1. Work Order Produksi

Jenis WO ini paling umum digunakan di lantai produksi. Isinya mencakup detail seperti item yang akan diproduksi, jumlah, bahan baku, urutan kerja, dan tenggat waktu. Dokumen ini menjadi panduan utama tim produksi untuk menjalankan tugas harian. Banyak perusahaan mengacu pada contoh surat order produksi agar format dan isinya sesuai standar.

Implementasi work order produksi yang disiplin memungkinkan pengawasan real-time terhadap progres manufaktur dan penggunaan sumber daya. Hal ini tidak hanya meminimalkan risiko pemborosan bahan baku, tetapi juga memastikan setiap unit yang dihasilkan memenuhi standar kualitas yang telah ditetapkan sebelum diteruskan ke tahap pengiriman atau penyimpanan di gudang.

2. Work Order Pemeliharaan

Selanjutnya, jenis work order pemeliharaan digunakan untuk menjadwalkan tugas pemeliharaan seperti pengecekan rutin, inspeksi mesin, atau perawatan berbasis prediksi. Tujuannya adalah menjaga kondisi optimal mesin, mencegah downtime, dan memperpanjang umur pakai aset produksi.

Selain itu, dokumentasi yang dihasilkan dari work order pemeliharaan ini menjadi basis data penting untuk analisis performa jangka panjang. Dengan mencatat setiap temuan selama inspeksi, perusahaan dapat melakukan evaluasi berkelanjutan terhadap efektivitas strategi perawatan, sehingga pengambilan keputusan terkait penggantian aset atau peningkatan sistem dapat dilakukan secara lebih akurat dan terukur.

3. Work Order Perbaikan

Work order perbaikan diterbitkan saat terjadi kerusakan yang butuh penanganan segera. Isinya menjelaskan masalah, komponen yang dibutuhkan, langkah perbaikan, dan penanggung jawab. Dalam proses order processing, setiap tahap perbaikan didokumentasikan untuk memastikan efisiensi dan meminimalkan downtime.

Respon cepat melalui WO perbaikan ini sangat krusial untuk menjaga stabilitas operasional dan mencegah kerugian finansial yang lebih besar. Dengan sistem pelaporan yang terintegrasi, manajemen dapat menganalisis frekuensi kerusakan pada aset tertentu, sehingga langkah perbaikan tidak hanya menjadi solusi sementara, tetapi juga menjadi dasar untuk perbaikan sistemik di masa mendatang.

4. Work Order Proyek

Sementara itu, jenis work order proyek dipakai untuk pekerjaan besar dan tidak rutin, seperti instalasi mesin baru, renovasi fasilitas, atau proyek lintas departemen. Dokumen ini membantu mengatur tugas di luar siklus produksi atau pemeliharaan biasa, dengan alokasi sumber daya yang lebih kompleks.

Contoh Work Order Form Manufaktur

Di sektor manufaktur, work order digunakan sebagai perintah untuk pemeliharaan mesin, pemeriksaan kualitas, atau proses produksi produk tertentu. Fungsi utamanya untuk memastikan kelancaran alur produksi, mengelola dan alokasi sumber daya dengan efisien, sehingga perusahaan dapat memenuhi tenggat waktu yang ditetapkan. Berikut contoh dokumen work order:
Contoh work order di sini diambil dari skenario contoh di bagian Manajemen Produksi PT. Jaya Makmur Manufaktur. Dokumen ini berisi detail pekerjaan dan tugas yang harus dilakukan staff produksi pada tahapan komponen elektrik pada pembuatan motor listik 3 HP dengan kabel CU 5 meter.

Dokumen ini mencakup rincian teknis spesifikasi, bahan yang digunakan, serta instruksi khusus untuk memastikan komponen tersebut memenuhi standar yang berlaku, seperti standar ISO 9001.

Selain itu, dokumen ini juga mencantumkan tanggal penyelesaian yang dijadwalkan, sumber daya yang dibutuhkan, dan jadwal pengiriman produk. Pengawasannya dilakukan oleh supervisor produksi, yang bertanggung jawab atas kelancaran pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan instruksi yang tercantum.

Kelola dan Pantau Work Order Real-Time dengan Software Manufaktur ScaleOcean

Software manufaktur ScaleOcean dirancang untuk menyederhanakan pembuatan dan pengelolaan work order melalui integrasi data yang menyeluruh. Dengan menghubungkan modul perencanaan produksi dan manajemen inventaris, sistem ini memastikan setiap perintah kerja yang diterbitkan selalu akurat, tepat waktu, dan didukung oleh ketersediaan sumber daya yang memadai.

Sistem ini secara otomatis menyusun detail pekerjaan berdasarkan data barang yang akan diproduksi, lengkap dengan estimasi biaya dan waktu penyelesaian. Selain itu, ScaleOcean menyediakan fitur pemantauan real-time yang memungkinkan manajer produksi melacak status pengerjaan setiap tugas dan memastikan operasional berjalan sesuai jadwal tanpa kendala komunikasi.

Kustomisasi yang fleksibel memungkinkan perusahaan menyesuaikan sistem dengan kebutuhan spesifik di lantai produksi, mulai dari pelacakan jam kerja tenaga kerja hingga integrasi kontrol kualitas otomatis. ScaleOcean juga menawarkan layanan konsultasi dan demo gratis guna membantu Anda memahami bagaimana teknologi digital ini dapat meminimalkan kesalahan manusia dan memaksimalkan output produksi.

Berikut fitur unggulan yang ditawarkan software manufaktur ScaleOcean untuk optimasi work order:

• Integrasi bill of materials (BOM): Menarik data komponen secara otomatis ke dalam instruksi kerja, memastikan keakuratan bahan baku yang dibutuhkan untuk setiap tugas.
• Time tracking & notifikasi real-time: Memantau progres pengerjaan di lapangan secara langsung dan memberikan peringatan otomatis jika ada keterlambatan atau perubahan status.
• Detailed cost tracking: Melacak biaya produksi secara rinci untuk setiap perintah kerja, mencakup penggunaan bahan baku, tenaga kerja, hingga biaya overhead.
• Laporan & analitik produksi: Menyediakan data komprehensif untuk mengevaluasi efisiensi operasional dan kinerja tim berdasarkan riwayat pengerjaan tugas.
• Automated stock replenishment: Menjamin ketersediaan komponen di gudang dengan sistem pemesanan ulang otomatis saat stok mencapai batas minimum yang ditentukan.
• Automated production scheduling: Menyelaraskan perintah kerja dengan kapasitas mesin yang tersedia untuk menghindari penumpukan tugas atau bottleneck.
• Quality control integration: Menghubungkan setiap penyelesaian tugas dengan modul inspeksi kualitas guna menjamin hasil akhir selalu memenuhi standar perusahaan.

Kesimpulan

Work order adalah dokumen yang berisi instruksi untuk melaksanakan tugas tertentu dalam perusahaan industri manufaktur. Dengan merinci setiap aspek pekerjaan,mulai dari penanggung jawab, material yang dibutuhkan, hingga tenggat waktu. Dokumen ini membantu perusahaan menjaga alur kerja tetap teratur, meminimalkan pengerjaan ulang, serta meningkatkan akurasi biaya produksi secara keseluruhan.

Software manufaktur ScaleOcean hadir sebagai solusi modern untuk mentransformasi manajemen perintah kerja dari proses manual yang berisiko menjadi sistem digital yang terintegrasi. Dengan fitur canggih yang mendukung transparansi data dan pemantauan kinerja secara real-time, ScaleOcean memastikan setiap detail operasional Anda berjalan lebih efisien dan terukur.

Memahami dan menerapkan solusi teknologi ini akan membantu bisnis Anda menghilangkan hambatan komunikasi di lantai produksi, mencegah pemborosan bahan baku, dan menekan biaya operasional yang tidak perlu. Jadwalkan demo gratis dan konsultasi dengan tim ahli kami untuk melihat secara langsung bagaimana sistem kami dapat mentransformasi kualitas produksi Anda menjadi lebih baik!