Apa itu Work Order, Manfaat, Elemen Utama, serta Contohnya

Proses bisnis manufaktur bisa terhenti atau salah arah jika panduan kerjanya tidak jelas. Situasi inefisien ini sering terjadi ketika instruksi tugas spesifik tidak dikelola dengan baik. Panduan instruksi terperinci untuk setiap tugas produksi inilah yang dikenal sebagai work order.

Oleh karena itu, sebuah work order yang disusun dan dikelola dengan baik berfungsi sebagai instruksi yang sangat terperinci dan otoritatif. Dengan demikian, dokumen ini memastikan bahwa setiap orang yang terlibat memahami tugas spesifik yang harus diselesaikan, material yang dibutuhkan, dan standar yang harus dipenuhi.

Surat perintah kerja (WO) mengarahkan penggunaan sumber daya yang tepat dan memandu langkah-langkah proses manufaktur yang diperlukan. Untuk lebih lengkapnya, artikel ini akan menjelaskan apa itu work order, manfaat, komponen utama, serta contoh-contoh penggunaannya.

Key Takeaways

• Work order adalah dokumen tertulis yang memberi instruksi untuk menyelesaikan pekerjaan tertentu, baik di internal perusahaan maupun pihak eksternal.
• Fungsi work order: memberi instruksi jelas, melacak progres, meningkatkan efisiensi, memfasilitasi koordinasi tim, dan mengelola aset perusahaan.
• Isi dokumen work order (WO): detail pekerjaan, sumber daya, penanggung jawab, jadwal, lokasi, dan pihak yang mengajukan permintaan pekerjaan.
• Software Manufaktur ScaleOcean dapat mengelola dan melacak WO secara efisien dengan kemampuan integrasi dan visibilitas data real-time.

Coba Demo Gratis

Apa itu Work Order?

Work order atau perintah kerja adalah dokumen yang berisi instruksi untuk melaksanakan tugas tertentu dalam perusahaan, baik untuk pihak internal maupun eksternal. Dokumen ini mencakup rincian tentang jenis pekerjaan, sumber daya yang diperlukan (seperti personel, material, alat), lokasi, jadwal pelaksanaan, dan penanggung jawab.

Dalam dunia industri, work order berfungsi untuk mengelola dan mengontrol pekerjaan, baik yang bersifat rutin maupun perbaikan. Work order mencatat semua informasi yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas, seperti instruksi spesifik dan waktu penyelesaian yang diharapkan.

Selain itu, work order mempermudah pelacakan progres pekerjaan. Melalui sistem ini, manajer atau tim dapat memonitor status tugas secara real-time, memastikan pekerjaan selesai tepat waktu dan sesuai anggaran. Ini sangat membantu dalam meningkatkan efisiensi operasional.

Pada akhirnya, work order berperan penting dalam memastikan koordinasi yang baik antara tim, pemeliharaan fasilitas, dan manajemen. Hal ini mengurangi kemungkinan kesalahan dan meningkatkan produktivitas karena pekerjaan dapat dilaksanakan sesuai jadwal dan spesifikasi yang jelas.

Fungsi dan Tujuan Work Order

Work order adalah dokumen resmi yang memberikan instruksi atau perintah untuk melaksanakan tugas atau proyek tertentu dalam perusahaan. Dokumen ini berfungsi untuk mengotorisasi, mengelola, serta memastikan pekerjaan tercatat dengan baik dan sesuai standar yang ditetapkan.

Berikut adalah beberapa tujuan dan fungsi work order adalah:

1. Meningkatkan Efisiensi Proses Manufaktur

Salah satu manfaat work order adalah meningkatkan efisiensi manufaktur dengan memberikan panduan jelas tentang langkah kerja, kebutuhan sumber daya, dan hasil yang ditargetkan.

Routing memperkuat fungsi WO dengan memastikan urutan kerja berjalan optimal sesuai rencana. Oleh karena itu, kejelasannya membantu mengurangi potensi kesalahan, mengatur waktu dan sumber daya secara efisien, serta mendorong produktivitas.

2. Meminimalkan Risiko Penundaan Waktu Produksi

Lalu, WO membantu mengurangi risiko penundaan, mengatur waktu kerja, dan memantau progres setiap tahapan produksi secara akurat. Dengan time tracking yang detail, manajemen dapat menentukan prioritas, merencanakan jadwal realistis, dan mengurangi downtime. WO juga memastikan ketersediaan komponen tepat waktu agar produksi tetap berjalan lancar.

3. Memudahkan Komunikasi dan Koordinasi

Fungai selanjutnya dari work order form adalah sebagai alat komunikasi terpusat yang menyajikan informasi penting seperti spesifikasi, sumber daya, dan tenggat waktu secara jelas. Dokumen ini dapat membantu setiap anggota tim untuk memahami tugasnya, mempermudah koordinasi, dan menjadi acuan saat perlu klarifikasi.

4. Mendukung Kontrol Kualitas

Work order berperan penting dalam menjaga kualitas produk agar setiap tahap produksi memenuhi parameter dan spesifikasi yang tercantum. Selain itu, dokumen ini memastikan proses berjalan sesuai SOP dan standar production control, termasuk pelacakan batch melalui lot number untuk kontrol dan akuntabilitas kualitas.

5. Mendukung Pengelolaan Sumber Daya, Biaya, Kinerja

Sebagai alat perencanaan dan pencatatan, work order membantu perusahaan mengatur sumber daya secara efisien dan menekan biaya produksi. WO memungkinkan alokasi mesin, tenaga kerja, dan bahan baku secara terstruktur, sekaligus mempermudah pelacakan input, output, dan progres kerja.

Lebih lanjut, data dari WO penting untuk mengevaluasi kinerja, menganalisis efisiensi alur kerja, serta mengukur cycle time dalam proses produksi.

Informasi Umum dalam Dokumen Work Order (WO)

Work order yang efektif mencakup informasi penting, mulai dari deskripsi tugas, detail aset (ID, lokasi, riwayat servis), prioritas pekerjaan (urgensi), perkiraan sumber daya (waktu, material), penanggung jawab (teknisi atau tim), jadwal (tanggal mulai dan jatuh tempo), serta catatan penyelesaian pekerjaan.

Berikut adalah isi dalam dokumen work order:

1. Deskripsi Pekerjaan yang Harus Dilakukan

Pekerjaan ini meliputi serangkaian tugas spesifik yang harus diselesaikan sesuai standar operasional perusahaan. Selanjutnya, setiap kegiatan dirancang untuk mencapai tujuan proyek secara efektif dan memastikan hasil akhir memenuhi ekspektasi manajemen.

2. Tahapan atau Langkah-Langkah Pekerjaan

Proses pelaksanaan mengikuti urutan langkah yang jelas, mulai dari persiapan hingga evaluasi hasil akhir. Selain itu, setiap tahapan diawasi ketat agar risiko kesalahan berkurang dan pekerjaan selesai tepat waktu.

3. Sumber Daya yang Dibutuhkan (Alat, Bahan, Tenaga Kerja)

Pemenuhan kebutuhan alat, material, serta tenaga kerja terampil sangat krusial untuk mendukung kelancaran pekerjaan. Oleh sebab itu, alokasi sumber daya direncanakan dengan matang agar semua elemen tersedia saat proses berlangsung.

4. Tenggat Waktu Penyelesaian Pekerjaan

Batas waktu penyelesaian ditetapkan secara realistis agar setiap tahapan dapat dieksekusi dengan optimal. Disamping itu, pengelolaan jadwal yang baik membantu menghindari keterlambatan dan menjaga kualitas output.

5. Detail Lain yang Relevan dengan Pekerjaan

Selain aspek utama, faktor pendukung seperti koordinasi tim, dokumentasi, dan kontrol kualitas juga penting diperhatikan. Hal ini menjamin bahwa seluruh proses berjalan terintegrasi dan hasil akhir sesuai dengan standar yang ditetapkan, membentuk sebuah sistem produksi terintegrasi yang efektif.

Dengan menggunakan program manufaktur, seperti ScaleOcean Manufacture Software, proses koordinasi tim, dokumentasi, dan kontrol kualitas dapat terotomatisasi dan terpantau secara real-time. Hal ini memungkinkan pengelolaan yang lebih efisien serta memastikan setiap tahap produksi berjalan sesuai standar yang telah ditetapkan.

Jenis Surat Perintah Kerja (Work Order)

Dalam operasional manufaktur, Work Order (WO) tidak memiliki satu format standar. Dokumen ini hadir dalam berbagai jenis, disesuaikan dengan sifat dan tujuan spesifik pekerjaan. Variasi ini membantu manajemen produksi mengkategorikan, menstandardisasi, dan mengelola berbagai aktivitas, dari produksi hingga pemeliharaan, secara lebih efektif. Maka dari itu, pahami jenis-jenis WO dibawah ini.

1. Work Order Produksi

Jenis WO ini paling umum digunakan di lantai produksi. Isinya mencakup detail seperti item yang akan diproduksi, jumlah, bahan baku, urutan kerja, dan tenggat waktu. Dokumen ini menjadi panduan utama tim produksi untuk menjalankan tugas harian. Banyak perusahaan mengacu pada contoh surat order produksi agar format dan isinya sesuai standar.

2. Work Order Pemeliharaan

Selanjutnya, jenis WO pemeliharaan digunakan untuk menjadwalkan tugas pemeliharaan seperti pengecekan rutin, inspeksi mesin, atau perawatan berbasis prediksi. Tujuannya adalah menjaga kondisi optimal mesin, mencegah downtime, dan memperpanjang umur pakai aset produksi.

3. Work Order Perbaikan

WO perbaikan diterbitkan saat terjadi kerusakan yang butuh penanganan segera. Isinya menjelaskan masalah, komponen yang dibutuhkan, langkah perbaikan, dan penanggung jawab. Dalam proses order processing, setiap tahap perbaikan didokumentasikan untuk memastikan efisiensi dan meminimalkan downtime.

4. Work Order Proyek

Sementara itu, jenis WO proyek dipakai untuk pekerjaan besar dan tidak rutin, seperti instalasi mesin baru, renovasi fasilitas, atau proyek lintas departemen. Dokumen ini membantu mengatur tugas di luar siklus produksi atau pemeliharaan biasa, dengan alokasi sumber daya yang lebih kompleks.

Elemen Wajib dalam Work Order

Agar isi yang tertulis lengkap dan sistematis, ada dua elemen utama yang wajib ada dalam dokumen perintah kerja atau WO yaitu bagian informasi kerja dan detail. Untuk penjelasan lebih lanjut, simak poin-poin dibawah ini.

1. Bagian Informasi Kerja

Salah satu elemen penting dalam work order adalah informasi kerja, yang mencakup deskripsi tugas, lokasi, jadwal mulai, dan tenggat waktu. Informasi ini memberi gambaran jelas tentang pekerjaan yang harus dilakukan. Anda juga bisa mencantumkan kontak penanggung jawab agar komunikasi berjalan lancar jika ada kendala atau pertanyaan.

2. Bagian Detail

Bagian informasi kerja memberikan gambaran umum tugas, sedangkan bagian detail menjelaskan langkah, alat, dan standar mutu yang harus diikuti. Ini memastikan pekerjaan sesuai spesifikasi dan meminimalkan kesalahan.

Bagian ini juga dapat mencantumkan potensi risiko dan langkah pencegahannya. Setelah detail work order disusun, proses dispatching dibutuhkan untuk mengirim instruksi ke lantai produksi agar pelaksanaan berjalan tepat waktu dan sesuai prioritas.

Dokumen ini berisi catatan detail tugas, kebutuhan sumber daya, batas waktu, dan penanggung jawab. Selain mengatur aktivitas internal, WO juga mendukung supply chain management dengan membantu perencanaan dan pengendalian operasional secara terstruktur.

Contoh Work Order 

Di sektor manufaktur, WO digunakan sebagai perintah untuk pemeliharaan mesin, pemeriksaan kualitas, atau proses produksi produk tertentu. Fungsi utamanya untuk memastikan kelancaran alur produksi, mengelola dan alokasi sumber daya dengan efisien, sehingga perusahaan dapat memenuhi tenggat waktu yang ditetapkan.

Untuk lebih memahami bagaimana WO bekerja, di sini akan diuraikan contoh work order di perusahaan manufaktur yang bisa Anda gunakan sebagai template pembuatan dokumen WO. Berikut contoh dokumen work order:

Contoh work order di sini diambil dari skenario contoh di bagian Manajemen Produksi PT. Jaya Makmur Manufaktur. Dokumen ini berisi detail pekerjaan dan tugas yang harus dilakukan staff produksi pada tahapan komponen elektrik pada pembuatan motor listik 3 HP dengan kabel CU 5 meter.

Dokumen ini mencakup rincian teknis spesifikasi, bahan yang digunakan, serta instruksi khusus untuk memastikan komponen tersebut memenuhi standar yang berlaku, seperti standar ISO 9001.

Selain itu, dokumen ini juga mencantumkan tanggal penyelesaian yang dijadwalkan, sumber daya yang dibutuhkan, dan jadwal pengiriman produk. Pengawasannya dilakukan oleh Supervisor Produksi, yang bertanggung jawab atas kelancaran pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan instruksi yang tercantum. Hal ini merupakan bagian krusial dari proses order management yang efektif, memastikan setiap pesanan ditangani dengan presisi dari awal hingga akhir.

Cara Mengelola Work Order

Agar Work Order (WO) berjalan efektif dalam sistem manufaktur, Anda perlu mengelola dokumen ini dengan optimal di setiap tahap. Penggunaan software manajemen produksi dapat mempercepat proses pembuatan, pelacakan, dan pemantauan status kerja secara real-time.

Agar WO dijalankan sesuai standar, manajer perlu memberikan pelatihan menyeluruh kepada tim produksi untuk mencegah terjadinya kesalahan. Setelah pekerjaan selesai, lakukan evaluasi rutin terhadap WO untuk mengidentifikasi peluang perbaikan.

Komunikasi yang lancar antara manajer dan tim turut memastikan setiap informasi dan perubahan tersampaikan tepat waktu. Dukungan lainnya datang dari dokumentasi WO yang tertata rapi, karena menjadi acuan penting dalam audit dan penyelesaian masalah di kemudian hari.

Kelola dan Pantau Work Order Real-Time dengan Software Manufaktur ScaleOcean

Software manufaktur mempermudah pembuatan work order (WO) dengan mengintegrasikan BOM (Bill of Materials). Setelah Anda memasukkan data barang yang akan diproduksi, sistem otomatis memperbarui manufacturing order dengan estimasi waktu, biaya, dan komponen yang dibutuhkan.

Sistem juga menyediakan notifikasi dan time tracking untuk memantau status produksi secara real-time. Tim produksi menerima work order yang sudah dibuat, lengkap dengan rincian tugas, waktu, dan komponen yang diperlukan. Ini memudahkan pemantauan progres dan memastikan produksi berjalan sesuai jadwal, sehingga meningkatkan efisiensi dan akurasi.

ScaleOcean juga menyediakan layanan demo gratis dan konsultasi untuk memaksimalkan implementasi dan Anda bisa menyesuaikan fitur atau modul dengan kebutuhan spesifik bisnis. Ada beberapa fitur canggih yang ditawarkan software manufaktur ScaleOcean untuk membantu optimalkan pembuatan dan pengelolaan WO produksi manufaktur, menjadikannya software terbaik untuk manufaktur, di antaranya:

1. Integrasi Bill of Materials (BOM): Memudahkan untuk memasukkan dan mengelola data barang otomatis untuk setiap komponen yang diproduksi.
2. Time Tracking dan Notifikasi Real-Time: Pantau progress produksi real-time, serta notifikasi langsung mengenai status dan waktu penyelesaian setiap batch produksi.
3. Laporan dan Analitik Produksi: Laporan untuk memantau kinerja produksi, termasuk biaya dan waktu yang dibutuhkan untuk setiap proses.
4. Pemantauan Inventaris dan Sumber Daya: Memastikan bahan baku dan komponen yang diperlukan tersedia, dengan pemberitahuan apabila stok rendah.

Dengan implementasi software manufaktur ScaleOcean serta fitur canggihnya, Anda akan mudah dalam meningkatkan efisiensi operasional dan memastikan pekerjaan produksi selesai tepat waktu dengan kualitas yang terjaga.

Kesimpulan

Work order adalah dokumen resmi tertulis yang memuat perintah atau instruksi untuk menyelesaikan suatu pekerjaan, tugas, atau proyek. Dokumen ini berfungsi untuk mengelola, melacak, dan mengoordinasikan pelaksanaan tugas secara efisien di berbagai industri, termasuk manufaktur, konstruksi, dan jasa.

Work order mencantumkan rincian pekerjaan, penanggung jawab, material dan alat yang dibutuhkan, serta estimasi waktu penyelesaian, sehingga membantu meminimalkan kesalahan dan meningkatkan produktivitas.

Dalam era digital saat ini, penggunaan teknologi khususnya software manufaktur ScaleOcean bisa menjadi pilihan dalam mengoptimalkan pengelolaan dan pelaksanaan WO. Dengan integrasi berbagai proses bisnis dalam satu platform, ScaleOcean memudahkan koordinasi, pelacakan, dan perencanaan, sehingga meningkatkan efisiensi dan produktivitas operasional. Lakukan demonya secara gratis sekarang!