Contoh Surat Order Produksi dan Tujuan Penggunaannya

Surat order produksi adalah dokumen resmi yang digunakan untuk memesan barang atau produk dalam jumlah tertentu dari pabrik atau produsen. Surat ini mencakup informasi rinci tentang produk, jumlah, harga, dan tanggal pengiriman yang disepakati oleh kedua belah pihak.

Memahami contoh surat order produksi sangat penting untuk mencegah masalah yang bisa timbul akibat ketidaksesuaian pesanan. Di perusahaan manufaktur, kesalahan dalam surat order produksi bisa menyebabkan kekurangan stok atau keterlambatan pengiriman yang mengganggu kelancaran operasi.

Dalam artikel ini, Anda akan menemukan informasi tentang pengertian, tujuan pembuatan, dan contoh surat order produksi yang dapat digunakan sebagai pertimbangan untuk mengoptimalkan proses pengadaan dan pemesanan produk, serta memastikan kelancaran dalam rantai pasokan.

Key Takeaways

• Surat order produksi adalah perintah dari departemen lain ke departemen produksi untuk memproduksi produk tertentu sesuai kebutuhan.
• Tujuan surat order produksi: memberikan instruksi pembuatan produk, merinci kebutuhan bahan, membantu perencanaan, serta mengontrol proses produksi.
• Komponen surat order produksi: kop surat, nomor dan tanggal, tujuan, detail produk, jumlah yang diminta, tanggal produksi, bahan baku, dan instruksi khusus.
• Software Manufaktur ScaleOcean, solusi terbaik untuk mempermudah pembuatan surat order produksi bisnis Anda.

Coba Demo Gratis!

1. Apa yang Dimaksud dengan Surat Order Produksi?

Surat order produksi adalah dokumen internal yang digunakan untuk memberi instruksi kepada departemen produksi mengenai pembuatan suatu produk. Surat ini berisi rincian yang diperlukan agar proses produksi berjalan lancar, mulai dari identifikasi produk hingga spesifikasi terkait.

Di dalam surat order produksi, perusahaan mencantumkan detail yang diperlukan untuk menghindari kesalahan dalam proses produksi. Hal ini termasuk tanggal produksi yang direncanakan dan lokasi penyimpanan bahan baku, yang mempengaruhi kelancaran produksi.

Penggunaan surat order produksi membantu meningkatkan komunikasi antar departemen. Hal ini memastikan bahwa semua pihak terkait memiliki pemahaman yang sama mengenai kebutuhan produksi, serta mengurangi risiko kesalahan yang dapat terjadi selama proses produksi.

Selain itu, surat order produksi yang digunakan sebagai work order manufaktur memastikan bahwa proses produksi berjalan dengan lancar dan terkontrol. Dokumen ini memberikan kejelasan mengenai alur produksi dan meminimalkan potensi kesalahan selama proses berlangsung.

Baca juga: Sistem Manufaktur: Pengertian, Contoh, Fungsi dan Fiturnya

2. Tujuan Surat Order Produksi

Surat order produksi memiliki beberapa tujuan penting dalam menjaga kelancaran proses produksi. Berikut ini adalah beberapa tujuan utama yang perlu dipahami oleh setiap perusahaan.

a. Memberikan Instruksi Produksi

Surat order produksi memberikan arahan yang jelas kepada tim produksi mengenai produk yang harus dibuat sesuai dengan permintaan pelanggan. Hal ini penting untuk memastikan bahwa setiap langkah produksi dijalankan dengan tepat.

Selain itu, surat order produksi yang digunakan dalam dispatching memastikan bahwa bahan baku dan instruksi produksi dikirimkan tepat waktu dan sesuai dengan kebutuhan. Hal ini membantu mengatur alur produksi dengan lebih terstruktur dan meminimalkan potensi kesalahan.

b. Merinci Kebutuhan Produksi

Contoh surat order produksi juga menjelaskan bahan baku, bahan penolong, sumber daya, dan mesin yang diperlukan. Informasi ini membantu tim untuk menyiapkan semua kebutuhan produksi sebelum memulai.

c. Dasar Perencanaan

Dengan informasi yang lengkap, surat order produksi memfasilitasi perencanaan dan penjadwalan produksi, memastikan bahwa proses dapat diselesaikan sesuai dengan tenggat waktu yang telah ditetapkan.

Selain itu, surat order produksi juga membantu dalam routing dalam manufaktur, memastikan bahwa alur kerja dan distribusi bahan baku terkoordinasi dengan baik untuk mendukung kelancaran produksi.

d. Kontrol dan Akuntabilitas

Selain itu, contoh surat order produksi memungkinkan pemantauan dan pengendalian proses produksi. Hal ini juga menjadi dasar dalam akuntansi biaya produksi, yang sangat penting untuk pengelolaan keuangan perusahaan.

3. Proses Penggunaan Surat Order Produksi

Surat order produksi berfungsi sebagai panduan untuk memulai proses produksi, yang berdasarkan pada permintaan seperti purchase order, demand forecast, atau kebutuhan stok. Proses ini dimulai setelah permintaan diterima dan diidentifikasi.

Tim perencanaan produksi kemudian mengevaluasi kapasitas yang tersedia, bahan baku, dan penjadwalan yang tepat. Mereka juga merencanakan jumlah produk, waktu produksi, dan alokasi sumber daya yang diperlukan untuk memastikan kelancaran proses.

Berdasarkan rencana tersebut, contoh surat order produksi dibuat dengan detail informasi yang diperlukan dan diserahkan kepada manajer produksi untuk disetujui. Setelah disetujui dan ditandatangani, dokumen ini menjadi work order yang sah dan siap diteruskan ke tim produksi.

Terutama, perusahaan yang mengimplementasikan sistem manajemen order produksi yang kuat melaporkan pengurangan waktu siklus produksi hingga 25%, peningkatan pemanfaatan sumber daya sebesar 20%, dan peningkatan kinerja pengiriman tepat waktu sebesar 15%

Untuk itu, menggunakan solusi smart manufacturing dapat menyederhanakan manajemen order dan pengelolaan surat order produksi. Sistem ini mengotomatisasi pembuatan, penjadwalan, dan pelacakan secara real-time untuk meningkatkan efisiensi dan mengurangi kesalahan manual.

4. Komponen Surat Order Produksi

Surat order produksi adalah instruksi internal dari departemen lain ke departemen produksi untuk memproduksi produk tertentu. Surat ini umumnya mencakup informasi seperti identitas perusahaan, nomor dan tanggal surat, nama produk, jumlah yang diminta, tanggal produksi yang direncanakan, daftar bahan baku, serta instruksi khusus.

Format surat order produksi yang tepat biasanya mencakup kop surat, nomor dan tanggal surat, detail penerima, rincian produk, jumlah, tanggal mulai dan selesai produksi, bahan baku yang dibutuhkan, instruksi khusus, serta otorisasi atau tanda tangan dari pihak yang berwenang.

Berikut adalah komponen penting dalam surat order produksi:

• Kop Surat Perusahaan, mencakup nama dan logo perusahaan yang mengeluarkan perintah produksi.
• Nomor dan Tanggal Surat, komponen dalam contoh surat order produksi ini diberikan untuk memudahkan pelacakan dan pencatatan.
• Kepada, merujuk pada departemen atau bagian yang dituju, seperti Departemen Produksi.
• Detail Produk, berisi informasi tentang nama produk, kode produk, serta deskripsi singkat produk yang akan diproduksi.
• Jumlah yang Diminta, menunjukkan berapa banyak unit produk yang perlu diproduksi. Ini membantu dalam merencanakan jumlah bahan baku dan jadwal produksi.
• Tanggal Produksi, menyebutkan tanggal mulai dan target selesai produksi, penting untuk menjaga jadwal dan efisiensi.
• Daftar Bahan Baku/Komponen, mencantumkan bahan-bahan yang diperlukan untuk produksi, memastikan tidak ada kekurangan bahan.
• Instruksi Khusus, memberikan informasi tambahan yang dapat mempengaruhi proses produksi, seperti teknik atau metode tertentu yang perlu diterapkan.
• Otorisasi, merupakan bagian untuk tanda tangan pihak yang bertanggung jawab atau yang menyetujui perintah produksi, memastikan bahwa dokumen ini sah dan valid.

5. Contoh Surat Order Produksi

Untuk memperjelas pemahaman dokumen ini, di sini kita akan memberikan contoh surat order produksi yang diambil dari sebuah skenario contoh perusahaan manufaktur Indonesia yang akan memproduksi alat pengukur suhu digital dari divisi produksinya.

Berikut contoh surat order produksi yang tepat:

Surat order produksi umumnya mencantumkan informasi detail terkait produk yang akan diproduksi, seperti nama, jumlah, dan kode produk. Selain itu, tanggal produksi yang direncanakan dan tenggat waktu pengiriman juga harus tertera dengan jelas untuk menghindari kesalahan atau keterlambatan.

Contoh surat order produksi juga mencakup rincian bahan baku yang dibutuhkan, baik bahan utama maupun bahan pendukung. Hal ini membantu tim produksi memastikan semua material yang diperlukan tersedia, sehingga proses produksi dapat berlangsung tanpa hambatan atau keterlambatan.

Selain itu, surat order produksi ini terintegrasi dengan sistem order processing, yang memungkinkan pemantauan alur produksi dan pengiriman secara lebih efisien. Dengan begitu, produk yang dihasilkan sesuai dengan kualitas dan standar yang diinginkan oleh perusahaan dan pelanggan.

Melalui surat order produksi, perusahaan juga dapat mengontrol dan memantau proses produksi dengan lebih mudah. Adanya bukti tertulis mengenai semua instruksi yang diberikan memungkinkan pemantauan yang lebih efektif dan meminimalisir risiko kesalahan dalam produksi.

Dengan bantuan manufacturing software terbaik, misalnya ScaleOcean, pemantauan proses produksi menjadi lebih mudah dan efisien. Software ini memungkinkan perusahaan untuk mengontrol alur produksi secara otomatis, memastikan bahwa setiap instruksi dan tenggat waktu diikuti dengan akurat, mengurangi risiko kesalahan.

Baca juga: 22 Software Manufaktur Terbaik untuk Efisiensi Pabrik

6. Kesimpulan

Dengan memahami pentingnya contoh surat order produksi, perusahaan dapat memastikan bahwa seluruh proses produksi berjalan dengan lancar dan sesuai dengan rencana. Keberadaan dokumen ini juga meminimalkan potensi kesalahan yang dapat terjadi dalam proses produksi.

Untuk mendukung kelancaran dan efisiensi operasional produksi Anda, ScaleOcean Software Manufaktur hadir dengan solusi terintegrasi yang memudahkan pengelolaan bahan baku, penjadwalan produksi, dan kontrol kualitas secara real-time. Coba demo gratisnya sekarang dan optimalkan produktivitas bisnis Anda.