Untuk memaksimalkan proses produksi dan menjaganya tetap berjalan lancar, perusahaan manufaktur memerlukan sebuah instruksi resmi yang dapat mengarahkan tim produksi untuk memulai pembuatan barang sesuai dengan permintaan spesifik. Anda bisa menggunakan surat order produksi dengan baik dalam proses ini.

Penggunaan surat ini dapat membantu memastikan setiap tahapan produksi yang dilakukan berjalan sesuai rencana. Di artikel kali ini, mari kita bahas secara mendalam mulai dari konsep dan contoh surat order produksi, hingga tujuan dan bagaimana penggunaannya di perusahaan manufaktur. Simak artikel ini dengan baik!

1. Surat Order Produksi Adalah

Perlu dipahami terlebih dahulu, konsep surat order produksi merupakan dokumen resmi yang digunakan perusahaan manufaktur untuk memesan pembuatan produk dari tim produksi di lantai pabrik. Dokumen ini meliputi informasi penting mengenai apa yang diperlukan dalam proses produksi, dan memastikan prosesnya berjalan sesuai dengan rencana dan spesifikasi yang ditetapkan.

Dokumen surat ini biasanya berisi detail produk yang dipesan termasuk nama produk, spesifikasi teknis, jumlah unit yang harus diproduksi, juga tanggal mulai dan selesai produksi yang diharapkan. Surat ini menjadi instruksi tertulis yang akan memandu divisi produksi dalam menjalankan tugasnya dengan baik dan sesuai spesifikasi.  

Adanya surat order produksi ini, tim produksi akan memiliki panduan jelas dan pasti mengenai apa yang harus dilakukan, kapan harus melakukannya, serta bagaimana tahapan dan cara menghasilkan produk tertentu. Hal ini akan menghindari perusahaan manufaktur dari ketidakpastian dan kesalahan dalam proses produksi. Anda juga dapat menggunakan surat ini untuk memantau kemajuan produksi, dan memastikan bahwa setiap tahap produksi dilakukan sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan.

2. Proses Penggunaan Surat Order Produksi

Surat order produksi digunakan sebagai panduan untuk memulai proses produksi sesuai dengan permintaan yang masuk. Proses penyusunan dan penggunaan surat ini dimulai dari permintaan yang biasanya didasari pada purchase order, demand forecast, ataupun kebutuhan stok. 

Setelah permintaan tersebut diidentifikasi dan diterima, tim perencanaan produksi akan mengevaluasi kapasitas produksi yang tersedia, bahan baku yang dibutuhkan, dan penjadwalan produksi yang sesuai. Perencanaan tersebut juga mencakup jumlah produk yang akan diproduksi, waktu mulai dan selesai produksi, serta alokasi sumber daya. 

Nah, berdasarkan rencana produksi tersebut, surat order produksi akan dibuat dengan detail informasi untuk membuat produknya, dan kemudian akan diserahkan kepada manajer produksi untuk ditinjau dan disetujui. Jika surat telah disetujui, dokumen tersebut akan ditandatangani oleh pihak berwenang dan siap untuk didistribusikan ke tim produksi.  

3. Contoh Surat Order Produksi

Untuk memperjelas pemahaman dokumen ini, di sini kita akan memberikan contoh surat order produksi yang diambil dari sebuah skenario contoh perusahaan manufaktur Indonesia yang akan memproduksi alat pengukur suhu digital dari divisi produksinya. Berikut contoh surat order produksi yang tepat:

Contoh surat order produksi ini, ada beberapa komponen penting yang harus ada dalam penyusunan dokumen ini di perusahaan manufaktur. Surat order produksi ini harus diawali dengan kepala surat yang berisi informasi identitas umum yang jelas mengenai perusahaan, dan dilanjut dengan tanggal dan nomor referensi surat untuk memastikan ketepatan waktu instruktsi, dan memudahkan pelacakan serta arsip surat. 

Komponen selanjutnya ada perihal atau subjek surat yang memberikan gambaran singkat tujuan surat. Nama penerima surat juga penting dicantumkan, dan biasanya dituju kepada kepala divisi produksi atau manajer produksi untuk memastikan surat diterima oleh pihak yang bertanggung jawab. 

Pembukaan surat biasanya menyatakan maksud dan tujuan surat, serta menjelaskan konteks permintaan produksi, kemudian dilanjutkan dengan detail produk mencakup nama produk dan spesifikasi teknis yang terperinci seperti ukuran, bahan, fitur khusus, dan standar kualitas yang harus dipenuhi. Jumlah unit pesanan juga penting dicantumkan untuk memastikan divisi produksi mengetahui volume kerja yang harus diselesaikan. 

Selanjutnya, surat juga harus berisi tanggal mulai dan tanggal selesai produksi yang diharapkan, untuk mengatur alur kerja yang sesuai dan memastikan waktu penyelesaian yang tepat. Perlu diketahui, bahwa instruksi dan informasi tambahan perlu diperhatikan selama proses produksi seperti metode produksi khusus, pengujian kualitas, atau kebutuhan material tertentu.

Penyusunan surat order produksi ini dapat Anda tutup dengan informasi kontak dari pihak yang mengeluarkan surat untuk keperluan konfirmasi atau komunikasi lebih lanjut, seperti nomor telepon dan alamat email. Dengan memastikan semua komponen ini ada dalam surat order produksi, perusahaan manufaktur dapat mengkomunikasikan kebutuhan produksinya dengan jelas dan efektif, sehingga proses produksi berjalan lancar dan sesuai rencana.

Contoh surat order produksi ini ditulis dengan jelas dan terstruktur untuk memastikan semua informasi yang dibutuhkan dalam memproduksi barang sesuai dan relevan, dan bisa tersampaikan ke tim produksi dengan baik. Dengan begitu, tim produksi dapat melakukan proses produksi barang yang sama dengan kebutuhan dan spesifikasi yang telah ditetapkan.

4. Tujuan Pembuatan Surat Order Produksi

Setelah memahami uraian contoh surat order produksi, Anda juga harus mengetahui apa saja tujuan utama pembuatan dokumen ini di perusahaan manufaktur. Tidak hanya akan memuat instruksi teknis, dokumen ini penting disusun untuk keberlangsungan seluruh proses produksi. Berikut beberapa tujuan utama dari pembuatan surat order produksi:  

a. Memastikan Koordinasi yang Efektif

Dibuatnya surat order produksi ini untuk memastikan semua departemen yang terlibat dalam proses produksi dapat memiliki pemahaman yang sama mengenai apa yang harus dilakukan. Dokumen yang berisi informasi terperinci mencakup spesifikasi produk, jumlah yang harus diproduksi, dan waktu produksi ini dapat membuat koordinasi tim lebih kuat, dan menghindari kesalahan dan memastikan alur kerja yang lancar.   

b. Memfasilitasi Pengawasan dan Pengendalian

Tujuan lainnya adalah untuk fasilitas pengawasan dan pengendalian proses produksi, juga sebagai acuan untuk memonitor kemajuan produksi dan memastikan bahwa setiap tahap produksi berjalan sesuai jadwal dan spesifikasi. Jika terjadi penyimpangan atau masalah selama produksi, surat order produksi menyediakan dasar untuk mengambil tindakan korektif yang tepat.  

c. Menyediakan Dokumentasi Resmi

Penyusunan surat order produksi juga sebagai dokumentasi resmi yang mencatat setiap detail dari permintaan produksi, juga penting untuk audit internal dan eksternal dan memastikan transparansi dalam proses produksi. Dokumen ini juga dapat Anda gunakan sebagai referensi di masa mendatang untuk analisis kinerja produksi dan perencanaan strategis.  

d. Mengurangi Risiko Kesalahan

Tujuan utama penyusunan surat order produksi ini tidak lain untuk mengurangi risiko kesalahan selama proses produksi dilakukan. Dengan adanya instruksi tertulis yang jelas, Anda dapat meminimalisir terjadinya miskomunikasi dan kesalahan dalam memahami spesifikasi produk. Hal tersebut penting untuk memastikan bahwa produk yang dihasilkan sesuai dengan standar kualitas yang telah ditetapkan dan memenuhi kebutuhan pelanggan.  

5. Kesimpulan

Dari artikel ini, kita bisa menarik kesimpulan bahwa penting bagi perusahaan manufaktur untuk menyusun surat order produksi dalam proses operasionalnya. Hal tersebut penting untuk memastikan koordinasi yang efektif antar divisi dalam manufaktur, serta mengurangi risiko kesalahan dalam produksi tetapi juga meningkatkan efisiensi dan kualitas hasil akhir.  

Dari contoh surat order produksi yang telah diuraikan dalam artikel ini, Anda bisa memahami lebih dalam mengenai pembuatan dokumen ini dengan lebih baik. Dengan begitu, Anda dapat mencapai tujuan-tujuan utama dibuatnya dokumen ini dengan maksimal, dan bisa tetap memastikan proses produksi berjalan lebih efektif, efisien, dan sesuai dengan standar kualitas yang diharapkan.