Dalam menjaga alur dan batch kerja yang terstruktur secara konsisten, penting bagi perusahaan untuk mengelola perencanaan dan penjadwalan produksi dengan lebih baik. Penggunaan work order form menjadi salah satu solusi yang bisa Anda lakukan untuk memaksimalkan proses tersebut.
Custom work order forms merupakan dokumen yang dapat membantu mengelola banyaknya tahapan produksi yang kompleks dan memastikan koordinasi antar divisi berjalan terstruktur dan sesuai standar.
Tanpa instruksi yang jelas dan terstruktur, pekerja mungkin kebingungan dalam menjalankan tugas, menghabiskan waktu lebih lama untuk koordinasi, atau mengulang pekerjaan karena kesalahan informasi. Di sini akan dibahas secara lengkap aspek ini, mulai dari pentingnya, elemen penting, dan contoh form work order untuk perusahaan. Simak selengkapnya di sini!
Apa itu Work Order Form?
Work order form adalah dokumen resmi yang digunakan oleh perusahaan untuk mengatur, mengotorisasi, dan melacak pelaksanaan suatu tugas atau pekerjaan. Form work order ini dibuat dengan tujuan untuk memastikan pekerjaan dilakukan sesuai prosedur, dan sumber daya yang dapat dialokasikan dengan tepat.
Biasanya dokumen ini berisi detail pekerjaan seperti deskripsi, lokasi, prioritas, waktu penyelesaian, siapa pihak yang bertanggung jawab, hingga biaya terkait proyek. Berbeda dengan dokumen lainnya, seperti purchase order, task list, atau maintenance log.
Contoh work order form lebih fokus pada pelaksanaan pekerjaan fisik dan teknis, serta memiliki struktur yang formal dan biasanya dapat terintegrasi dengan manajemen aset dan maintenance. Dengan form ini, perusahaan mampu mengurangi kesalahan komunikasi, dan memastikan transparansi dalam proses operasional.
Work order form juga peran penting dalam berbagai industri, seperti manufaktur, konstruksi, dan layanan, untuk memastikan proses kerja berjalan efisien dan terdokumentasi dengan baik. Namun fungsi dan penggunaannya berbeda karena karakteristik dan kebutuhan bisnis yang dimiliki masing-masing. Berikut perbedaannya:
- Manufaktur; Digunakan untuk perencaan produksi dan penjadwalan perbaikan mesin produksi. Misalnya, ketika mesin mengalami kerusakan, supervisor mengisi work order form yang berisi instruksi teknis, daftar suku cadang, dan tenggat waktu. Tim pemeliharaan kemudian menggunakan dokumen ini sebagai panduan kerja.
- Konstruksi; Pada proyek pembangunan gedung, form work order diterbitkan untuk menugaskan kontraktor dalam menyelesaikan pekerjaan spesifik seperti pemasangan listrik atau pengecatan. Dokumen ini memastikan koordinasi antar tim dan kepatuhan terhadap standar keselamatan.
- Layanan & Jasa; Di perusahaan seperti HVAC (pemanas, ventilasi, AC), work order form digunakan untuk menangani permintaan perbaikan dari pelanggan. Teknisi mengacu pada form tersebut untuk mengetahui jenis layanan, lokasi, dan persyaratan khusus pelanggan.
Baca Juga: Buat Work Order Lebih Mudah dengan Program Manufaktur
Elemen Utama Work Order Form
Work order berfungsi penting untuk mengubah permintaan menjadi tindakan nyata, sehingga dokumen yang dibuat harus sesuai dan akurat agar seluruh alur kerja dilakukan dengan maksimal dan sesuai permintaan. Ini elemen penting yang harus ada dalam contoh form work order agar dokumen lebih terstruktur:
1. Identitas Pekerjaan
Informasi ini menjadi detail pekerjaan mencakup nama proyek atau produksi, deskripsi tugas, dan kode referensi. Identitas pekerjaan ini penting dicantumkan agar pekerjaan tidak tercampur dengan tugas lain.
Nama proyek memberikan gambaran umum tentang pekerjaan yang harus diselesaikan, sementara deskripsi tugas menjelaskan secara rinci apa yang perlu dilakukan. Kode referensi berfungsi sebagai identifikasi unik yang mempermudah pencarian data dan pencatatan dalam sistem
2. Detail Pemohon & Penerima
Bagian ini mencakup mengenai siapa yang mengajukan permintaan, dan siapa yang bertanggung jawab dalam penyelesaian tugas. Detail ini penting untuk dicatat dengan jelas, sehingga perusahaan dapat meningkatkan akurasi tugas serta menghindari miskomunikasi dalam pelaksanaannya.
Identitas pemohon, seperti nama pelanggan atau departemen yang mengajukan, membantu memastikan bahwa pekerjaan sesuai dengan kebutuhan dan harapan mereka. Sementara itu, data penerima tugas mempermudah koordinasi antara tim yang menangani pekerjaan
3. Prioritas dan Tenggat Waktu
Work order juga mencakup informasi mengenai prioritas dan tenggat waktu penyelesaian tugas, untuk memastikan pekerjaan dilakukan sesuai urgensi dan jadwal yang telah ditetapkan. Dalam form, klasifikasi prioritas, seperti “Mendesak,” “Tinggi,” atau “Rutin,” membantu tim dalam menentukan urutan pengerjaan tugas.
Tenggat waktu di sini dicantumkan agar semua pihak memiliki ekspektasi yang jelas mengenai kapan pekerjaan harus diselesaikan. Detail ini akan membantu manajer dapat mengalokasikan sumber daya secara optimal dan menghindari penundaan yang dapat mempengaruhi operasional.
4. Material & Sumber Daya
Selanjutnya ada elemen yang mencantumkan daftar material, peralatan, dan tenaga kerja yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan. Informasi ini penting untuk menghindari kekurangan bahan dan tenaga kerja yang dapat menghambat proses kerja.
Selain itu, pencatatan sumber daya produksi juga akan membantu perusahaan dalam mengelola inventory dan alokasi anggaran lebih baik. Hal ini akan membuat operasional bisnis berjalan dengan lebih efektif dan terencana.
5. Status Pekerjaan
Status pekerjaan dalam contoh form work order akan memberikan gambaran jelas mengenai progres tugas yang sedang berlangsung. Indikator seperti “Belum Dimulai,” “Sedang Diproses,” dan “Selesai” membantu tim dalam memantau perkembangan kerja.
Informasi detail ini penting untuk pengambilan keputusan jika terjadi kendala atau keterlambatan. Anda bisa menggunakan software produksi yang dapat memberikan pembaruan status produksi real-time, dengan pemantauan otomatis. Ini akan memudahkan identifikasi hambatan lebih cepat, dan menerapkan strategi yang sesuai.
6. Bagian Tanda Tangan & Persetujuan
Elemen terakhir dalam work order form adalah bagian tanda tangan dan persetujuan, yang berfungsi untuk memvalidasi pekerjaan yang disetujui dan diterima. Bagian ini juga memberikan kepastian hukum dalam kontrak kerja atau layanan yang diberikan.
Dengan persetujuan resmi ini, perusahaan dapat menghindari potensi sengketa atau kesalahan yang tidak terdokumentasi. Aplikasi tanda tangan digital juga dapat diterapkan untuk meningkatkan efisiensi dan memastikan keabsahan dokumen tanpa memerlukan pencetakan fisik.
Baca juga: Cara Kerja Software ERP Manufaktur di Seluruh Jenis Produksi
Contoh Template Work Order Form
Template work order form merupakan bagian terpenting yang berfungsi untuk merinci permintaan, otoritas, dan pelacakan pekerjaan dalam perusahaan. Dengan template terstruktur, work order akan memastikan seluruh informasi tercatat tanpa kesalahan. Ini contoh work order form dan templatenya untuk Anda:
1. Template Work Order untuk Industri Jasa
Format work order untuk industri jasa ini mencatat dan mengelola permintaan layanan perbaikan atau pemeliharaan dari pelanggan. Contoh work order form ini memastikan teknisi memahami pekerjaan yang harus dilakukan, material yang dibutuhkan, serta tenggat waktu penyelesaian. Ini contohnya:
2. Template Work Order untuk Industri Konstruksi
Format ini mengatur tugas dalam proyek konstruksi, termasuk pemasangan, perbaikan, atau pemeliharaan struktur bangunan. Work order ini memastikan tim melakukan pekerjaan sesuai perencanaan dan standar keselamatan. Berikut contoh form work order untuk industri konstruksi:
3. Template Work Order untuk Industri Manufaktur
Contoh berikutnya adalah form untuk industri manufaktur. Work order akan mengelola produksi di pabrik manufaktur, dan memastikan setiap tahapan proses manufaktur dilakukan sesuai rencana dan standar kualitas. Berikut ini contoh work order form industri manufaktur:
4. Format Work Order dalam Bentuk Digital dan Manual
Work order merupakan aspek penting yang menjamin kesuksesan proses produksi dan manufaktur. Untuk itu, perusahaan harus membuat dokumen ini dengan maksimal agar tidak menghambat produktivitas. Anda bisa membuat format work order ini dengan metode manual, dan juga digital. Ini perbedaannya:
a. PDF
Format PDF cocok untuk work order status yang perlu didistribusikan secara luas. Keunggulannya terletak pada kemudahan pencetakan dan konsistensi tampilan di semua perangkat.
Namun, PDF tidak memungkinkan pengeditan langsung atau pembaruan real-time, sehingga kurang ideal untuk proyek dinamis. Format ini lebih cocok digunakan untuk instruksi kerja standar atau dokumentasi akhir, namun rentan usang jika data perlu diubah secara berkala.
b. Excel
Penggunaan Excel menawarkan fleksibilitas dengan tabel, rumus otomatis, dan filter data. Cocok untuk pelacakan tugas kompleks, seperti jadwal perawatan atau anggaran proyek.
Namun, ketergantungan pada input manual meningkatkan risiko kesalahan data. Pengelolaan file Excel menjadi sulit jika versinya tidak terpusat, yang dapat menciptakan duplikasi atau informasi tidak akurat.
c. Software Khusus
Software manufaktur Indonesia, seperti ScaleOcean menyediakan integrasi data real-time, notifikasi otomatis, dan pelacakan aset terpusat. Fitur analitiknya membantu mengoptimalkan perencanaan dan anggaran. Meski memerlukan investasi awal dan pelatihan, solusi ini mengurangi human error dan meningkatkan transparansi.
Cara Membuat Work Order Form yang Efektif
Work order form menjadi aspek penting yang harus dibuat dengan optimal, agar perencanaan dan pengelolaan produksi berjalan dengan optimal. Untuk itu, custom work order forms, harus dibuat dengan struktur yang baik agar tidak membingungkan dan menghambat efisiensi kerja. Ini cara yang bisa dilakukan:
1. Menentukan Informasi yang Dibutuhkan
Pertama pastikan dokumen mencakup elemen dan informasi penting seperti pesanan kerja, deskripsi tugas, prioritas, tenggat waktu, dan pihak yang bertanggung jawab. Ini penting untuk membantu tim memahami tugas dengan jelas dan mengurangi risiko kesalahan.
Sertakan juga kolom untuk mencatat status pekerjaan, sehingga memudahkan pemantauan progres. Jika Anda menggunakan work order untuk layanan pelanggan, tambahkan bagian untuk mencatat keluhan atau permintaan khusus.
2. Menyesuaikan Template dengan Kebutuhan Spesifik Industri
Setiap industri memiliki karakteristik unik, seperti perusahaan manufaktur yang membutuhkan kolom checklist peralatan, sedangkan layanan jasa memerlukan field data klien. Custom work order forms harus mencakup terminologi, standar kepatuhan seperti ISO dan OSH, serta alur kerja spesifik.
Lakukan juga analisis proses bisnis untuk membantu identifikasi field yang relevan. Penting juga untuk menghindari template generik yang tidak mencerminkan kompleksitas operasional bisnis.
3. Memastikan Kesesuaian dengan Prosedur Operasional
Pembuatan dokumen work order harus menyesuaikannya dengan prosedur operasional perusahaan agar dapat menggunakannya secara efektif. Setiap departemen mungkin membutuhkan kebutuhan spesifik, sehingga mereka harus menyesuaikan form dengan alur kerja yang ada
Perusahaan dapat memastikan tim mengikuti prosedur internal, meningkatkan koordinasi antar tim, dan menyelesaikan semua tugas sesuai standar yang ditetapkan.
4. Gunakan format yang jelas dan mudah diisi
Custom work order forms harus intuitif untuk mengurangi kesalahan interpretasi. Anda bisa menggunakan layout terstruktur dengan judul yang jelas, penomoran, dan instruksi singkat. Untuk format manual, pastikan ruang kosong cukup lebar untuk tulisan tangan. Hindari desain terlalu padat atau kolom tidak perlu.
5. Mengintegrasikan dengan Sistem Digital
Langkah berikutnya dapat Anda lakukan dengan menggunakan software manufaktur terintegrasi yang mampu membuat dan mengelola work order secara otomatis dalam format digital. Dengan sistem ini, tim yang terlibat dapat mengakses dan memperbarui form secara real-time.
Implementasi software manufaktur juga dapat mengotomatisasi dalam pelacakan pekerjaan, pengiriman notifikasi, dan pembuatan laporan. Solusi tersebut akan membantu perusahaan dalam meminimalkan risiko kehilangan data atau kesalahan input yang sering terjadi pada dokumen fisik.
Baca Juga: Cara Software Quality Process Lancarkan Bisnis Manufaktur
Solusi Software Manufaktur untuk Kelola Work Order Lebih Mudah
Implementasi software manufaktur merupakan solusi terbaik yang bisa Anda lakukan untuk mengoptimalkan work order. Kemampuan otomatisasi dan integrasi secara menyeluruh, membuat Anda lebih mudah dan sederhana dalam membuat dan mengelola work order secara optimal.
ScaleOcean memastikan setiap tahapan produksi berjalan lebih efisien dan terorganisir, dengan work order yang maksimal. Selain itu, sistem ini juga akan memberikan layanan pelanggan seperti demo gratis dan konsultasi dengan tim profesional untuk membantu Anda mendapatkan fitur dan modul terbaik untuk kebutuhan bisnis.
Perusahaan dapat mengoptimalkan seluruh tahapan produksi dengan keunggulan terbaik dari software manufaktur ScaleOcean, seperti:
- Otomatisasi Pembuatan Work Order; Berdasarkan sales order dan MRP, sehingga mengurangi kesalahan manual dalam pencatatan pesanan produksi
- Integrasi dengan Inventory Management; Menghubungkan langsung dengan BOM (Bill of Materials) untuk memastikan bahan baku tersedia sebelum produksi dimulai.
- Tracking Status Produksi Real-Time; Pantau progress work order dari batch awal produksi hingga penyelesaian.
- Dashboard Analitik; Menampilkan status pengerjaan produksi mulai dari “Open”, “In Progress”, atau “Completed” untuk meningkatkan transparansi
- Workflow Approval; Memungkinkan kustomisasi work order dan mengirimkan notifikasi otomatis kepada tim saat work order disetujui atau mengalami perubahan.
Dengan fitur-fitur ini, ScaleOcean software manufaktur dapat memastikan bahwa proses work order berjalan dengan lebih cepat, akurat, dan efisien. Hal ini akan membantu perusahaan manufaktur meningkatkan produktivitas dan profitabilitas.
Implementasi software teintegrasi ini juga akan mengoptimalkan penggunaan sumber daya, sehingga perusahaan dapat mencapai produktivitas maksimal dengan biaya produksi yang lebih terkendali.
Kesimpulan
Pengelolaan work order yang efektif menjadi langkah penting dalam memastikan proses produksi berjalan lancar, efisien, dan terkendali. Perintah kerja yang terstruktur akan membantu perusahaan dalam menghindari kesalahan produksi, meminimalkan pemborosan material, hingga meningkatkan kesalahan produksi.
Agar proses ini tetap optimal dan konsisten, Anda bisa menggunakan software manufaktur ScaleOcean yang akan memberikan solusi unggulan untuk mengoptimalkan custom work order forms.
Proses pembuatan dan pengelolaan work order akan mudah, dan produksi dapat berjalan lancar tanpa hambatan. Lakukan demo gratis segera untuk dapatkan fitur terbaik kami!
Klik untuk Mulai Chat 