Contoh Work Order Form, Elemen dan Cara Membuatnya

Dalam menjaga alur dan batch kerja yang terstruktur secara konsisten, penting bagi perusahaan untuk mengelola perencanaan dan penjadwalan produksi dengan lebih baik. Penggunaan work order form menjadi salah satu solusi yang bisa Anda lakukan untuk memaksimalkan proses tersebut.

Custom work order forms merupakan dokumen yang dapat membantu mengelola banyaknya tahapan produksi yang kompleks dan memastikan koordinasi antar divisi berjalan terstruktur dan sesuai standar. Dengan dokumen ini, perusahaan dapat memastikan setiap tahapan pekerjaan tercatat secara rinci, meminimalkan kesalahan, dan mempermudah pemantauan progres.

Di artikel ini, akan dibahas mengenai penjelasan work order form, manfaat, komponen, dan cara efektif untuk mengelolalnya. Dengan dokumen tersebut, perusahaan dapat memastikan bahwa setiap pekerjaan atau tugas dilaksanakan secara terstruktur, transparan, dan sesuai dengan rencana.

Key Takeaways

• Work order form adalah dokumen yang mengatur, mengotorisasi, dan melacak pekerjaan untuk memastikan tugas dilakukan sesuai prosedur dan tepat waktu.
• Komponen work order form mencakup identitas pekerjaan, detail pemohon, prioritas, sumber daya, hingga status pekerjaan.
• Untuk membuat work order form, tentukan informasi yang diperlukan, sesuaikan dengan kebutuhan industri, pastikan prosedur sudah tepat, dan buat format yang jelas.
• ScaleOcean, solusi terbaik untuk membantu otomatisasi work order dengan integrasi data real-time, memantau status produksi, dan mengoptimalkan alur kerja.

Coba Demo Gratis!

1. Apa itu Work Order Form?

Work order form adalah dokumen resmi yang berisi rincian pekerjaan atau tugas yang perlu diselesaikan oleh individu maupun tim. Dokumen ini berfungsi untuk menetapkan sekaligus memantau pelaksanaannya, baik untuk keperluan internal maupun eksternal perusahaan.

Work order form berperan penting dalam memastikan setiap pekerjaan atau tugas terlaksana secara terstruktur, transparan, dan sesuai rencana. Hal ini sangat relevan dalam mendukung perencanaan proses produksi yang optimal di berbagai industri. Maka dari itu, form ini berperan dalam menjaga agar setiap pekerjaan atau tugas terlaksana secara terstruktur, transparan, dan sesuai rencana.

Contoh work order lebih fokus pada pelaksanaan pekerjaan fisik dan teknis, serta memiliki struktur yang formal dan biasanya dapat terintegrasi dengan manajemen aset dan maintenance. Dengan form ini, perusahaan dapat mendukung pemantauan progres kerja dan memperkuat komunikasi antar tim.

Custom work order forms juga peran penting dalam berbagai industri, seperti manufaktur, konstruksi, dan layanan, untuk memastikan proses kerja berjalan efisien dan terdokumentasi dengan baik. Penggunaan software akuntansi manufaktur dapat membantu mengelola informasi ini secara digital untuk efisiensi yang lebih baik

2. Manfaat Form Work Order

Work order form (formulir perintah kerja) adalah dokumen resmi yang digunakan oleh perusahaan untuk mengatur, mengotorisasi, dan melacak pelaksanaan suatu tugas atau pekerjaan. Form ini memiliki banyak manfaat penting bagi perusahaan di berbagai industri. Berikut adalah beberapa manfaat utama work order form:

• Meningkatkan Kejelasan Instruksi: Memberikan panduan kerja yang rinci sehingga setiap tugas dapat dilaksanakan sesuai ekspektasi tanpa menimbulkan kebingungan di lapangan.
• Membantu Pengendalian Proses: Memastikan setiap langkah dalam alur kerja berjalan terkendali dan sesuai rencana operasional yang telah ditetapkan.
• Meningkatkan Akurasi Kerja: Form work order juga dapat mengurangi risiko kesalahan dengan mendokumentasikan tugas secara sistematis dan terstandarisasi.
• Meningkatkan Efisiensi Waktu: Mempercepat proses pengerjaan karena tim PPIC perusahaan langsung memahami apa yang harus dilakukan sejak awal.
• Meningkatkan Koordinasi Antar Tim: Menyatukan arahan kerja sehingga seluruh pihak yang terlibat dapat berkoordinasi dengan lebih efisien.
• Mengelola Pelacakan dan Dokumentasi: Work order format memudahkan pelacakan progres pekerjaan dan penggunaan sumber daya melalui pencatatan yang terstruktur.
• Mengelola Inventaris: Membantu mencatat pemakaian bahan, suku cadang, atau aset lainnya untuk pengelolaan inventaris yang lebih akurat.
• Mengukur Kinerja: Menyediakan data kinerja yang dapat dianalisis untuk evaluasi produktivitas dan pengambilan keputusan strategis.

Work order form memegang peranan krusial dalam proses dispatching manufaktur. Formulir ini menjadi dasar bagi tim produksi untuk menerima instruksi spesifik mengenai jenis produk yang akan dibuat, jumlah, bahan baku yang dibutuhkan, serta prioritas pengerjaan.

Dengan adanya work order yang jelas, dispatching atau penjadwalan dan penugasan pekerjaan ke lantai produksi dapat dilakukan dengan lebih efektif, memastikan sumber daya dialokasikan secara optimal dan alur produksi berjalan lancar sesuai rencana.

3. Industri yang Menggunakan Work Order Form

Work order form sangat vital dalam berbagai industri untuk memastikan kelancaran operasional dan koordinasi yang efisien antar divisi. Beberapa industri, seperti manufaktur dan konstruksi, mengandalkan dokumen ini untuk mengelola tugas dan tahapan pekerjaan dengan lebih terstruktur.

Berikut penjelasan lebih detailnya:

a. Manufaktur

Industri manufaktur menggunakan work order forms untuk mengelola dan memantau produksi barang serta pemeliharaan peralatan. Dengan begitu, proses produksi dapat berjalan sesuai jadwal dan efisien. Selain itu, work order format membantu dalam pemantauan pekerjaan rutin dan mendesak.

b. Konstruksi

Dalam sektor konstruksi, custom work order forms memungkinkan manajer proyek untuk mengorganisir dan memonitor pekerjaan yang harus diselesaikan. Proses ini meliputi pembangunan hingga pemeliharaan. Selain itu, dokumen ini memastikan koordinasi yang dilakukan oleh kontraktor, sub-kontraktor, atau tim internal berjalan dengan baik.

c. Pemeliharaan dan Perbaikan (MRO)

Industri MRO bergantung pada contoh work order untuk memesan pekerjaan pemeliharaan rutin atau perbaikan mendesak. Dengan penggunaan form ini, manajemen dapat melacak status perawatan dan memastikan bahwa peralatan atau fasilitas tetap berfungsi dengan baik, sehingga menghindari downtime yang tidak perlu.

d. IT dan Teknologi

Industri IT dan teknologi menggunakan surat order produksi untuk melacak pekerjaan perbaikan perangkat keras, pembaruan perangkat lunak, serta pengelolaan proyek pengembangan atau implementasi. Hal ini memungkinkan tim untuk menjalankan tugas dengan efisien dan menjaga kelancaran operasional sistem, baik dalam skala kecil maupun besar.

4. Komponen Utama Work Order Form

Work order berfungsi untuk mengubah permintaan menjadi tindakan nyata, sehingga dokumen yang dibuat harus sesuai dan akurat agar seluruh alur kerja dilakukan dengan maksimal dan sesuai permintaan. Berikut elemen penting yang harus ada dalam contoh form work order agar dokumen lebih terstruktur:

a. Identitas Pekerjaan

Informasi ini menjadi detail pekerjaan mencakup nama proyek atau produksi, deskripsi tugas, dan kode referensi. Identitas pekerjaan ini penting dicantumkan agar pekerjaan tidak tercampur dengan tugas lain.

Nama proyek memberikan gambaran umum tentang pekerjaan yang harus diselesaikan, sementara deskripsi tugas menjelaskan secara rinci apa yang perlu dilakukan. Kode referensi berfungsi sebagai identifikasi unik yang mempermudah pencarian data dan pencatatan dalam sistem

b. Detail Pemohon & Penerima

Bagian form work order ini mencakup mengenai siapa yang mengajukan permintaan, dan siapa yang bertanggung jawab dalam penyelesaian tugas. Detail ini penting untuk dicatat dengan jelas, sehingga perusahaan dapat meningkatkan akurasi tugas serta menghindari miskomunikasi dalam pelaksanaannya.

Identitas pemohon, seperti nama pelanggan atau departemen yang mengajukan, membantu memastikan bahwa pekerjaan sesuai dengan kebutuhan dan harapan mereka. Sementara itu, data penerima tugas mempermudah koordinasi antara tim yang menangani pekerjaan

c. Prioritas dan Tenggat Waktu

Work order juga mencakup informasi mengenai prioritas dan tenggat waktu penyelesaian tugas, untuk memastikan pekerjaan dilakukan sesuai urgensi dan jadwal yang telah ditetapkan. Dalam work order format, klasifikasi prioritas, seperti “Mendesak,” “Tinggi,” atau “Rutin,” membantu tim dalam menentukan urutan pengerjaan tugas.

Tenggat waktu di sini dicantumkan agar semua pihak memiliki ekspektasi yang jelas mengenai kapan pekerjaan harus diselesaikan. Detail ini akan membantu manajer dapat mengalokasikan sumber daya secara optimal dan menghindari penundaan yang dapat mempengaruhi operasional.

d. Material & Sumber Daya

Selanjutnya ada elemen yang mencantumkan daftar material, peralatan, dan tenaga kerja yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan dalam contoh work order. Informasi ini penting untuk menghindari kekurangan bahan dan tenaga kerja yang dapat menghambat proses kerja.

Selain itu, pencatatan sumber daya produksi juga akan membantu perusahaan dalam mengelola inventory dan alokasi anggaran lebih baik. Hal ini akan membuat operasional bisnis berjalan dengan lebih efektif dan terencana.

e. Status Pekerjaan

Status pekerjaan dalam contoh form work order akan memberikan gambaran jelas mengenai progres tugas yang sedang berlangsung. Indikator seperti “Belum Dimulai,” “Sedang Diproses,” dan “Selesai” membantu tim dalam memantau perkembangan kerja.

Informasi detail ini penting untuk pengambilan keputusan jika terjadi kendala atau keterlambatan. Anda bisa menggunakan software produksi yang dapat memberikan pembaruan status produksi real-time, dengan pemantauan otomatis. Ini akan memudahkan identifikasi hambatan lebih cepat, dan menerapkan strategi yang sesuai.

f. Bagian Tanda Tangan & Persetujuan

Elemen terakhir dalam work order form adalah bagian tanda tangan dan persetujuan, yang berfungsi untuk memvalidasi pekerjaan yang disetujui dan diterima. Bagian ini juga memberikan kepastian hukum dalam kontrak kerja atau layanan yang diberikan.

Dengan persetujuan resmi ini, perusahaan dapat menghindari potensi sengketa atau kesalahan yang tidak terdokumentasi. Aplikasi tanda tangan digital juga dapat diterapkan untuk meningkatkan efisiensi dan memastikan keabsahan dokumen tanpa memerlukan pencetakan fisik.

4. Contoh Template Work Order Form

Work order form umum digunakan di berbagai sektor, termasuk manufaktur, konstruksi, pemeliharaan, dan layanan. Di bidang manufaktur, formulir ini membantu mengelola produksi, perawatan mesin, serta inspeksi komponen.Untuk selengkapnya, berikut adalah contoh work order form dan templatenya untuk Anda:

a. Template Work Order untuk Industri Jasa

Form work order untuk industri jasa ini mencatat dan mengelola permintaan layanan perbaikan atau pemeliharaan dari pelanggan. Contoh work order form ini memastikan teknisi memahami pekerjaan yang harus dilakukan, material yang dibutuhkan, serta tenggat waktu penyelesaian. Ini contohnya:

b. Template Work Order untuk Industri Konstruksi

Work order format mengatur tugas dalam proyek konstruksi, termasuk pemasangan, perbaikan, atau pemeliharaan struktur bangunan. Work order ini memastikan tim melakukan pekerjaan sesuai perencanaan dan standar keselamatan. Berikut contoh form work order untuk industri konstruksi:

c. Template Work Order untuk Industri Manufaktur

Contoh berikutnya adalah form untuk industri manufaktur. Work order akan mengelola produksi di pabrik manufaktur, dan memastikan setiap tahapan proses manufaktur dilakukan sesuai rencana dan standar kualitas. Berikut ini contoh form work order industri manufaktur:

d. Format Work Order dalam Bentuk Digital dan Manual

Work order merupakan aspek penting yang menjamin kesuksesan proses produksi dan manufaktur. Untuk itu, perusahaan harus membuat dokumen ini dengan maksimal agar tidak menghambat produktivitas. Anda bisa membuat work order format ini dengan metode manual, dan juga digital. Di bawah ini beberapa perbedaannya:

i) PDF

Format PDF cocok untuk work order status yang perlu didistribusikan secara luas. Keunggulannya terletak pada kemudahan pencetakan dan konsistensi tampilan di semua perangkat.

Namun, PDF tidak memungkinkan pengeditan langsung atau pembaruan real-time, sehingga kurang ideal untuk proyek dinamis. Format ini lebih cocok digunakan untuk instruksi kerja standar atau dokumentasi akhir, namun rentan usang jika data perlu diubah secara berkala.

ii) Excel

Penggunaan Excel menawarkan fleksibilitas dengan tabel, rumus otomatis, dan filter data. Cocok untuk pelacakan tugas kompleks, seperti jadwal perawatan atau anggaran proyek.

Namun, ketergantungan pada input manual meningkatkan risiko kesalahan data. Pengelolaan file Excel menjadi sulit jika versinya tidak terpusat, yang dapat menciptakan duplikasi atau informasi tidak akurat.

iii) Software Khusus

Software manufaktur Indonesia, seperti ScaleOcean menyediakan integrasi data real-time, notifikasi otomatis, dan pelacakan aset terpusat. Fitur analitiknya membantu mengoptimalkan perencanaan dan anggaran. Meski memerlukan investasi awal dan pelatihan, solusi ini mengurangi human error dan meningkatkan transparansi.

5. Cara Membuat Form Work Order yang Efektif

Work order form menjadi aspek penting yang harus dibuat dengan optimal, agar order processing berjalan dengan optimal. Untuk itu, custom work order forms, harus dibuat dengan struktur yang baik agar tidak membingungkan dan menghambat efisiensi kerja. Ini cara yang bisa dilakukan:

a. Menentukan Informasi yang Dibutuhkan

Pertama pastikan dokumen mencakup elemen dan informasi penting seperti pesanan kerja, deskripsi tugas, prioritas, tenggat waktu, dan pihak yang bertanggung jawab. Ini penting untuk membantu tim memahami tugas dengan jelas dan mengurangi risiko kesalahan.

Sertakan juga kolom untuk mencatat status pekerjaan, sehingga memudahkan pemantauan progres. Jika Anda menggunakan work order format untuk layanan pelanggan, tambahkan bagian untuk mencatat keluhan atau permintaan khusus.

b. Menyesuaikan Template dengan Kebutuhan Spesifik Industri

Setiap industri memiliki karakteristik unik, seperti perusahaan manufaktur yang membutuhkan kolom checklist peralatan, sedangkan layanan jasa memerlukan field data klien. Custom work order forms harus mencakup terminologi, standar kepatuhan seperti ISO dan OSH, serta alur kerja spesifik.

Lakukan juga analisis proses bisnis untuk membantu identifikasi field yang relevan. Penting juga untuk menghindari template generik yang tidak mencerminkan kompleksitas operasional bisnis.

c. Memastikan Kesesuaian dengan Prosedur Operasional

Pembuatan contoh work order harus menyesuaikannya dengan prosedur operasional perusahaan agar dapat menggunakannya secara efektif. Setiap departemen mungkin membutuhkan kebutuhan spesifik, sehingga mereka harus menyesuaikan form dengan alur kerja yang ada.

Dengan demikian, perusahaan dapat memastikan tim mengikuti prosedur internal, meningkatkan koordinasi antar tim, dan menyelesaikan semua tugas sesuai standar yang ditetapkan.

Dalam konteks ini, pemanfaatan form work order yang terstruktur juga dapat berkontribusi pada strategi tingkatkan fill rate. Form ini memastikan setiap pesanan yang terkait dengan produksi atau perbaikan dapat diproses dengan efisien dan tepat waktu, yang mana sangat berkaitan erat dengan order management, pengelolaan stok, dan proses produksi yang optimal.

Selain itu, work order yang efektif sangat mendukung kelancaran routing dalam bisnis manufaktur. Dengan instruksi yang jelas mengenai urutan operasi dan stasiun kerja yang harus dilalui, work order memastikan produk bergerak dengan tepat di sepanjang jalur produksi, meminimalkan hambatan dan memaksimalkan efisiensi.

d. Gunakan Format yang Jelas dan Mudah Diisi

Custom work order forms harus intuitif untuk mengurangi kesalahan interpretasi. Anda bisa menggunakan layout terstruktur dengan judul yang jelas, penomoran, dan instruksi singkat. Untuk format manual, pastikan ruang kosong cukup lebar untuk tulisan tangan. Hindari desain terlalu padat atau kolom tidak perlu.

e. Mengintegrasikan dengan Sistem Digital

Langkah berikutnya dapat Anda lakukan dengan menggunakan software manufaktur terintegrasi yang mampu membuat dan mengelola work order secara otomatis dalam format digital. Dengan sistem ini, tim yang terlibat dapat mengakses dan memperbarui form secara real-time.

Implementasi sistem manufaktur fleksibel juga dapat mengotomatisasi dalam pelacakan pekerjaan, pengiriman notifikasi, dan pembuatan laporan. Solusi tersebut akan membantu perusahaan dalam meminimalkan risiko kehilangan data atau kesalahan input yang sering terjadi pada dokumen fisik.

Baca juga: Cara Software Quality Process Lancarkan Bisnis Manufaktur

6. Solusi Software Manufaktur untuk Kelola Work Order Lebih Mudah

Implementasi software manufaktur merupakan solusi terbaik yang bisa Anda lakukan untuk mengoptimalkan work order. Kemampuan otomatisasi dan integrasi secara menyeluruh, membuat Anda lebih mudah dan sederhana dalam membuat dan mengelola work order secara optimal.

ScaleOcean memastikan setiap tahapan produksi berjalan lebih efisien dan terorganisir, dengan work order yang maksimal. Selain itu, sistem ini juga akan memberikan layanan pelanggan seperti demo gratis dan konsultasi dengan tim profesional untuk membantu Anda mendapatkan fitur dan modul terbaik untuk kebutuhan bisnis.

Perusahaan dapat mengoptimalkan seluruh tahapan produksi dengan keunggulan terbaik dari software manufaktur ScaleOcean, seperti:

• Otomatisasi Pembuatan Work Order; Berdasarkan sales order dan MRP, sehingga mengurangi kesalahan manual dalam pencatatan pesanan produksi
• Integrasi dengan Inventory Management; Menghubungkan langsung dengan BOM (Bill of Materials) untuk memastikan bahan baku tersedia sebelum produksi dimulai.
• Tracking Status Produksi Real-Time; Pantau progress work order dari batch awal produksi hingga penyelesaian.
• Dashboard Analitik; Menampilkan status pengerjaan produksi mulai dari “Open”, “In Progress”, atau “Completed” untuk meningkatkan transparansi
• Workflow Approval; Memungkinkan kustomisasi work order format dan mengirimkan notifikasi otomatis kepada tim saat work order disetujui atau mengalami perubahan.

Dengan fitur-fitur ini, Software ScaleOcean dapat memastikan bahwa proses work order berjalan dengan lebih cepat, akurat, dan efisien. Hal ini akan membantu perusahaan manufaktur meningkatkan produktivitas dan profitabilitas.

Implementasi software teintegrasi ini juga akan mengoptimalkan penggunaan sumber daya, sehingga perusahaan dapat mencapai produktivitas maksimal dengan biaya produksi yang lebih terkendali.

7. Kesimpulan

Pengelolaan work order yang efektif menjadi langkah penting dalam memastikan proses produksi berjalan lancar, efisien, dan terkendali. Penjelasan work order yang terstruktur akan membantu perusahaan dalam menghindari kesalahan produksi, meminimalkan pemborosan material, hingga meningkatkan kesalahan produksi.

Agar proses ini tetap optimal dan konsisten, Anda bisa menggunakan Software Manufaktur ScaleOcean yang akan memberikan solusi unggulan untuk mengoptimalkan custom work order forms.

Proses pembuatan dan pengelolaan work order akan mudah, dan produksi dapat berjalan lancar tanpa hambatan. Lakukan demo gratis segera untuk dapatkan fitur terbaik kami!