Dalam perusahaan manufaktur, pengelolaan dispatching penting untuk diperhatikan dengan baik agar proses produksi berjalan dengan baik. Namun, pengelolaannya yang kompleks membuat strateginya sulit untuk dilakukan, dan mempengaruhi hambatan yang dapat terjadi.

Secara general, dispacthing adalah pengaturan dan penjadwalan aliran kerja produksi di perusahaan manufaktur. Sehingga proses ini memerlukan perencanaan khusus untuk memastikan setiap tahapan dan prosedurnya berjalan lancar tanpa adanya hambatan yang dapat mempengaruhi efisiensi proses produksi. Berikut pengertian serta alur dispatching, serta fungsi dan manfaatnya di perusahaan manufaktur. 

1. Pengertian Dispatching dalam Manufaktur

Dispatching artinya proses penjadwalan dan pengaturan aliran kerja dalam perusahaan manufaktur untuk memastikan setiap langkah produksi berjalan sesuai rencana. Proses dispatch dilakukan untuk mengoptimalkan penggunaan sumber daya, mengurangi downtime, dan meminimalkan hambatan dalam produksi.

Sederhananya, dispatch artinya jembatan antara perencanaan produksi dan pelaksanaannya di lantai produksi. Sehingga perannya penting untuk meningkatkan efisiensi operasional proses manufaktur, serta memastikan tahapan produksi dan kualitas yang dihasilkan maksimal dan efisien.

Proses dispatch artinya harus dilakukan dengan tahapan dan prosedurnya yang efektif, sehingga membantu perusahaan dalam mengidentifikasi dan mengatasi masalah produksi sejak awal. Hal tersebut akan membuat Anda bisa mengurangi risiko keterlambatan produksi, dan peningkatan biaya produksi karena proses produksi yang panjang. 

2. Fungsi Dispatching di Produksi Manufaktur

Dispatch menjadi peran penting yang dapat memastikan setiap langkah produksi berjalan lancar dan sesuai dengan perencanaan yang telah dibuat. Pengelolaannya tidak hanya akan meningkatkan produktivitas, tapi juga membantu dalam mencapai tujuan bisnis manufaktur. Ini beberapa fungsi utamanya:

a. Penjadwalan dan Perencanaan Produksi

Fungsi pertama proses dispatching adalah menyusun jadwal produksi yang realistis dan efisien, melibatkan penentuan urutan pekerjaan, alokasi waktu setiap tahap produksi, juga penyesuaian jadwal berdasarkan kebutuhan, prioritas, dan skala produksi manufaktur. 

b. Alokasi Sumber Daya

Fungsi berikutnya adalah sebagai alokasi sumber daya optimal terkait tenaga kerja, mesin, dan bahan baku. Proses ini akan memastikan setiap aspek produksi mendapatkan dukungan yang dibutuhkan tanpa pemborosan atau kekurangan. 

c. Pemantauan dan Pengendalian Proses Produksi

Pemantauan terus menerus terhadap jalannya proses produksi juga menjadi fungsi selanjutnya, di mana proses ini akan mengawasi setiap kinerja mesin, kualitas produk, dan kepatuhan terhadap jadwal yang telah ditetapkan. Dengan begitu, Anda bisa mengidentifikasi dan menangani masalah yang muncul, seperti kegagalan mesin atau keterlambatan produksi

d. Koordinasi Antar Departemen

Proses ini juga berfungsi sebagai penghubung antar berbagai departemen dalam perusahaan manufaktur seperti produksi, pengadaan, dan inventory. Hal tersebut akan memastikan informasi mengalir secara lancar dan setiap bagian dapat memahami peran juga tanggung jawabnya dengan efektif. 

e. Penyesuaian dan Respons terhadap Perubahan

Fungsi berikutnya adalah sebagai penyesuaian rencana produksi yang cepat dan efektif, berdasarkan perubahan dalam perusahaan manufaktur. Hal tersebut melibatkan penyesuaian jadwal, redistribusi sumber daya, serta implementasi solusi alternatif yang dilakukan untuk menjaga kelancaran produksi. 

Perusahaan manufaktur bisa memaksimalkan fungsi-fungsi dispatch ini dengan menerapkan software manufaktur yang canggih. Sistem akan menjadi solusi terbaik yang dapat mengintegrasikan proses produksi Anda dengan manajemen inventory dan pengiriman dalam satu sistem terpadu secara end-to-end.

Fungsi proses dispatch yang mencakup penjadwalan, pemantauan, dan pengelolaan pengiriman produk dapat Anda kelola dan kendalikan dengan mudah dengan menggunakan sistem dari software produksi manufaktur. Software akan otomatis melacak status produksi, memantau ketersediaan barang, dan mengatur pengiriman lebih efisien, sehingga proses dispatch akan lebih optimal. 

3. Manfaat Dispatching untuk Produksi

Implementasi dispatching proses produksi ini membawa banyak keuntungan dan manfaat signifikan bagi perusahaan manufaktur. Pengelolaan perencanaan produksi dengan proses ini menjadi part terpenting yang dapat mengoptimalkan produksi pabrik manufaktur. Berikut beberapa manfaat yang didapat:

a. Pengendalian Biaya yang Lebih Baik

Proses ini dilakukan bermanfaat untuk pengelolaan sumber daya yang efisien, sehingga dapat mengurangi pemborosan dan meminimalkan biaya operasional. Perencanaan dan penjadwalan yang dilakukan akan berkontribusi pada pengurangan biaya keseluruhan, dan memungkinkan perusahaan untuk meningkatkan margin keuntungan dan berinvestasi kembali dalam pengembangan bisnis.

b. Peningkatan Kualitas Produk

Proses perencanaan produksi ini juga akan membantu Anda mengawasi setiap tahapan produksi, dan memastikan standar kualitas dapat terpenuhi dengan konsisten. Alur dispatching yang terorganisir, dapat mengidentifikasi potensi kesalahan sehingga dapat melakukan perbaikan lebih awal dalam proses produksi. 

c. Transparansi Alur Kerja yang Lebih Baik

Proses dispatch yang efektif dapat menyediakan visibility dan transparansi penuh terhadap seluruh tahapan dan proses produksi. Hal tersebut akan memudahkan Anda dalam memantau progres, mengidentifikasi hambatan, dan melakukan penyesuaian secara real-time.

d. Kepuasan Pelanggan yang Lebih Tinggi

Proses perencanaan yang efisien akan membuat perusahaan mampu dalam memenuhi tenggat waktu produksi, serta pengiriman dengan konsisten. Hal tersebut akan meningkatkan kepuasan, dan membangun kepercayaan serta loyalitas pelanggan.

Namun, sekitar 30% hingga 40% responden perusahaan manufaktur di dunia dan Asia Pasifik mengakui bahwa mencapai efisiensi perencanaan dan proses produksi dipenuhi dengan hambatan, termasuk biaya dan konvergensi teknologi informasi dan operasional. Untuk mengatasinya, penerapan software manufaktur menjadi solusi terbaik yang penting untuk Anda lakukan.

Sistem produksi manufaktur mampu untuk membantu Anda dalam mengotomatiskan dan mengintegrasikan alur kerja dan seluruh tahapan produksi, termasuk proses dispatch dengan optimal. Dengan begitu, biaya yang harus Anda keluarkan untuk produksi dapat dikendalikan, dan setiap hambatan dapat diatasi secara maksimal.

4. Jenis Dispatching dalam Manufaktur 

Ada beberapa jenis dispatching proses produksi yang masing-masingnya memiliki kelebihan dan tantangan di perusahaan manufaktur. Anda harus memilih jenis proses yang tepat agar dapat meningkatkan efisiensi operasional dan responsivitas terhadap perubahan pasar. Ini dia dua jenis proses dispatching:

a. Dispatch Terpusat

Jenis pertama ada proses terpusat, yang melibatkan pengelolaan semua keputusan penjadwalan dan alokasi sumber daya dari satu titik pusat. Jenis ini akan memudahkan dalam memastikan prioritas skala produksi diatur secara seragam, meminimalkan konflik antar departemen, dan mengoptimalkan penggunaan sumber daya secara keseluruhan.  

Akan tetapi, perencanaan proses secara terpusat juga dapat menghadapi tantangan terkait fleksibilitas dan kecepatan respons terhadap perubahan mendadak dalam permintaan atau kondisi produksi.

b. Dispatch Terdesentralisasi

Jenis berikutnya ada perencanaan secara desentralisasi, di mana perusahaan dapat memberikan otonomi lebih besar kepada masing-masing departemen atau unit produksi dalam mengelola penjadwalan dan alokasi sumber dayanya sendiri. 

Penerapan jenis ini dapat membuat setiap unit menyesuaikan jadwal mereka berdasarkan kondisi nyata di lapangan, yang dapat meningkatkan efisiensi lokal dan mengurangi waktu tunggu. Namun memerlukan koordinasi yang baik antar unit, untuk menghindari konflik dan memastikan bahwa tujuan keseluruhan perusahaan tetap terpenuhi.

5. Prosedur dalam Dispatching Produksi

Prosedur dispatch dalam proses produksi harus dilakukan dengan maksimal agar dapat memastikan kelancaran operasional perusahaan manufaktur. Langkah-langkah dalam perencanaan produksi ini harus dilakukan dengan terstruktur sesuai tahapannya. Berikut prosedur dan alur dispatching proses produksi:

a. Store Issue Order

Prosedur pertama adalah store issue order, di mana proses pengeluaran bahan baku dari gudang ke lini produksi sesuai kebutuhan produksi. Dalam tahapan ini harus dipastikan semua material yang diperlukan selalu tersedia tepat waktu untuk mencegah keterlambatan produksi. 

b. Tool Order

Prosedur tool order berikutnya dilakukan pengelolaan dan pengaturan alat yang diperlukan untuk produksi. Pastikan semua peralatan tersedia dan dalam kondisi yang baik sebelum produksi dimulai. 

c. Work Order

Berikutnya work order, di mana memberikan instruksi dalam bentuk dokumen rinci mengenai tugas produksi yang harus diselesaikan. Mencakup detail spesifikasi produk, jumlah yang harus diproduksi, dan jadwal penyelesaiannya. 

d. Time Ticket

Proses berikutnya time ticket, yang menjadi pencatatan waktu kerja dan digunakan untuk melacak durasi setiap proses produksi. Prosedur ini akan mengukur efisiensi produksi dan mengidentifikasi area yang memerlukan perbaikan. 

e. Inspection Order

Prosedur inspection order menjadi prosedur yang mengawasi kualitas setiap tahap produksi, dan memastikan produk memenuhi standar yang telah ditetapkan. Melibatkan pemeriksaan visual, pengujian fungsional, dan verifikasi spesifikasi produk.   

f. Move Order

Terakhir ada prosedur move order, yang menjadi instruksi pemindahan material atau berbagai barang produksi seperti work in progress dari satu lokasi ke lokasi lainnya dalam fasilitas produksi. Proses ini penting untuk memastikan aliran kerja yang efisien dan menghindari hambatan dalam proses produksi.

Anda bisa mudah melakukan berbagai prosedur dan alur dispatching ini secara optimal dengan menggunakan software manufaktur. Anda bisa memanfaatkan kemampuan canggih dari sistem manufaktur ScaleOcean yang dapat mengotomasi, menganalisis data real-time, serta mengintegrasikan sistem sehingga memungkinkan pemantauan proses dispatching dan penjadwalan produksi lebih akurat dan efisien.

6. ScaleOcean untuk Proses Dispatching Lebih Optimal

Penerapan ScaleOcean software manufaktur menjadi solusi tepat dalam mengoptimalkan proses dispatching dalam manufaktur. Sistem akan memberikan kemampuan integrasi dan otomasi di seluruh proses dispatch, mulai dari pengiriman produk dari lini produksi hingga ke tahap pengiriman akhir. 

Scalability dan integrasi yang ditawarkan ScaleOcean juga akan membuat Anda mudah dalam berbagai skala produksi, dan terhubung secara real-time dengan PPIC, accounting dan sales. Anda dapat memantau dan mengendalikan proses dengan status real-time dalam dashboard software yang bisa Anda akses dengan mudah. 

Hal tersebut akan memastikan setiap produk yang telah selesai diproduksi dapat segera dikirim berdasarkan prioritas dan sales order yang masuk. ScaleOcean sistem produksi juga menyediakan fitur perencanaan produksi yang memudahkan pengelolaan sumber daya dan pembuatan jadwal produksi otomatis, sehingga produk dapat diproses dan dikirim tepat waktu sesuai pesanan. Anda bisa mencoba fitur dan modul yang disediakan ScaleOcean ini dengan demo gratis, dan lakukan juga konsultasi bisnis Anda untuk dapatkan rekomendasi unggulan dari kami.

7. Kesimpulan

Proses dispatch artinya aspek penting yang harus dilakukan dengan efektif untuk menentukan efisiensi dan kualitas produksi di perusahaan manufaktur. Implementasi proses ini harus sesuai prosedur yang terstruktur dan efektif sehingga perusahaan dapat mengendalikan biaya, meningkatkan kualitas produk, memastikan transparansi alur kerja, serta meningkatkan kepuasan pelanggan.

Untuk mencapai optimalisasi proses ini dengan mudah, ScaleOcean software produksi manufaktur menjadi solusi terbaik yang dapat mengoptimalkan perencanaan skala produksi, memudahkan penjadwalan, alokasi sumber daya, pemantauan produksi, dan pengendalian kualitas secara real-time.

Fitur-fitur canggih yang disediakan ScaleOcean akan mengoptimalkan proses dispatch dan membawa operasional manufaktur Anda ke level bisnis berikutnya. Anda bisa melakukan demo gratis dan konsultasikan kebutuhan bisnis Anda terlebih dahulu untuk dapatkan modul dan fitur yang sesuai dengan bisnis Anda. Jadwalkan sekarang dengan hubungi ScaleOcean secepatnya.