Apa itu Production Planning Control (PPC) serta Tahapannya

Ketidakteraturan dalam prosedur perencanaan dan production control dapat berdampak buruk pada stabilitas operasional perusahaan. Hal ini memicu pembengkakan biaya akibat penumpukan inventaris yang tidak perlu, waktu tunggu yang molor, hingga risiko kegagalan pemenuhan target pengiriman. Selain itu, efisiensi penggunaan sumber daya dan koordinasi antar departemen di pabrik berisiko mengalami penurunan signifikan.

Penerapan Production Planning Control (PPC) yang konsisten dapat mengatasi masalah yang telah disebutkan diatas. PPC akan menjadi penghubung antara permintaan pasar dan kemampuan produksi. Ketepatan proses ini akan berpengaruh pada struktur biaya,optimasi mesin dan produksi lancar dari lini produk mulai dari bahan baku hingga produk jadi.

Memahami prinsip PPC akan memungkinkan Anda untuk mengoptimalkan operasional pabrik Anda, mengurangi kemacetan produksi, dan menjaga kualitas layanan pelanggan. Artikel ini akan memberikan informasi tentang apa itu PPC, pentingnya PPC bagi para produsen, aspek-aspek pentingnya dan bagaimana PPC berfungsi pada tingkat industri.

Key Takeaways

• Production planning control adalah sistem manajemen yang mengintegrasikan perencanaan, penjadwalan, dan pengendalian produksi untuk memastikan efisiensi, tepat waktu, dan kualitas.
• Komponen utama proses PPC terdiri dari 3, yaitu production planning, production control, dan inventory control. 
• Proses production planning control (PPC) mencakup routing (penentuan alur), scheduling (penjadwalan), dispatching (instruksi), follow-up (pemantauan).
• ScaleOcean Atlas for Manufacture mengotomatiskan perencanaan, pelacakan real-time, dan analisis kinerja produksi untuk optimalkan production control.

Coba Konsultasi Gratis!

1. Apa itu Production Planning Control?

Production planning control (PPC) adalah sistem manajemen yang mengintegrasikan perencanaan, penjadwalan, dan pengendalian seluruh proses produksi untuk memastikan efisiensi, tepat waktu, dan kualitas. Dalam ekosistem manufaktur, peran ini sering kali diintegrasikan ke dalam sistem production planning and inventory control (PPIC) untuk memastikan bahwa pemenuhan permintaan pasar dilakukan secara tepat waktu.

Pada tahap awal, proses ini berfokus pada analisis mendalam terhadap kebutuhan bahan baku, kesiapan tenaga kerja, serta ketersediaan fasilitas mesin. Dengan mengevaluasi kapasitas produksi secara akurat, perusahaan mampu menyusun urutan kerja yang sistematis demi mencapai target kuantitas dan standar kualitas yang diinginkan.

Keberhasilan penerapan PPC (Production Planning and Control) dalam alur proses produksi sangat bergantung pada kerja sama antar fungsi antar departemen, termasuk departemen pemasaran, departemen produksi dan departemen pembelian. Kombinasi seperti ini memudahkan pengawasan proses produksi secara real time dan mengurangi waktu henti, menghilangkan pemborosan, dan menjaga keseimbangan stok.

2. Komponen Utama Proses Production Planning Control

Komponen utama proses PPC ada tiga, yaitu production planning, production control, dan inventory control. Berikut adalah penjelasan dari komponen utama proses PPC:

• Production planning (perencanaan produksi): Menetapkan target jenis, jumlah, dan jadwal produksi berdasarkan hasil peramalan permintaan pasar.
• Production control (oengendalian produksi): Memantau pelaksanaan kerja di lapangan agar tetap sesuai dengan jadwal dan standar dengan bantuan software manajemen kualitas.
• Inventory control (pengendalian persediaan): Mengelola stok bahan baku dan barang jadi guna menghindari kerugian akibat penumpukan maupun kekurangan barang.

3. Bagaimana Tahapan Proses PPC di Manufaktur?

Proses production planning control (PPC) mencakup serangkaian langkah-langkah, mulai dari menetapkan target output sampai evaluasi hasil produksi. Berikut adalah penjelasan lebih lanjut terkait tahapan proses PPC di manufaktur:

a. Menetapkan Target Output dan Prioritas Produksi

Production control dimulai dengan menetapkan target output yang harus dicapai berdasarkan pesanan pelanggan, kapasitas produksi, serta prioritas operasional. Tahap ini membantu tim produksi memahami jumlah produk yang perlu diselesaikan dan menentukan fokus pekerjaan di setiap lini.

Berbeda dengan scheduling pada PPC yang mengatur urutan dan waktu pengerjaan, production control lebih berfokus memastikan target tersebut dapat tercapai selama proses produksi berlangsung.

b. Memastikan Kesiapan Material, Mesin, dan Tenaga Kerja

Sistem production control memastikan bahan baku, komponen, mesin, dan tenaga kerja tersedia sebelum proses produksi dimulai. Perusahaan perlu mencocokkan kebutuhan material dengan jadwal produksi agar lini tidak mengalami berhenti operasi akibat kekurangan bahan.

Dalam proses ini, penerapan material requirements planning (MRP) membantu perusahaan menghitung kebutuhan material berdasarkan rencana produksi, stok yang tersedia, serta jadwal pengadaan. Dengan perencanaan material yang lebih akurat, risiko kelebihan maupun kekurangan bahan baku dapat diminimalkan.

c. Memantau Performa Produksi Secara Real-Time

Selama proses produksi berlangsung, production control berperan dalam memantau kondisi aktual di lantai produksi. Data seperti jumlah output, penggunaan material, waktu pengerjaan, hingga performa mesin dapat dianalisis untuk memastikan proses berjalan sesuai target.

Pemantauan real-time membantu perusahaan menemukan penyimpangan lebih cepat, seperti penurunan produktivitas, keterlambatan proses, atau peningkatan produk cacat sebelum berdampak lebih besar.

d. Mengidentifikasi dan Mengatasi Gangguan pada Lini Produksi

Ketika terjadi hambatan seperti machine downtime, keterlambatan material, atau ketidakseimbangan kapasitas kerja, production control membantu mengidentifikasi penyebab dan menentukan tindakan korektif.

Perusahaan dapat melakukan penyesuaian seperti mengalihkan beban produksi, mengatur ulang penggunaan mesin, atau mempercepat proses perbaikan agar target produksi tetap tercapai.

e. Mengendalikan Kualitas Selama Proses Produksi

Production control juga berperan dalam menjamin produk yang dihasilkan sesuai standar kualitas. Perusahaan perlu menerapkan SOP produksi sebagai panduan kerja agar setiap tahapan proses berjalan secara konsisten dan memenuhi standar yang telah ditetapkan.

Dengan kontrol kualitas yang berjalan selama proses produksi, perusahaan dapat mengurangi pemborosan akibat produk gagal (defect) atau pekerjaan ulang (rework).

f. Mengevaluasi Hasil Produksi untuk Perbaikan Berkelanjutan

Setelah proses produksi selesai, perusahaan melakukan evaluasi terhadap pencapaian aktual dibandingkan target yang telah ditentukan. Analisis dapat mencakup efisiensi waktu, penggunaan material, produktivitas mesin, dan pencapaian output.

Hasil evaluasi ini menjadi dasar untuk meningkatkan efektivitas lini produksi serta menyusun strategi pengendalian produksi yang lebih optimal pada periode berikutnya.

Baca juga: Dispatching: Pengertian, Fungsi, serta Cara Kerjanya

4. Manfaat Implementasi Production Planning Control

Beberapa manfaat dan tujuan implementasi production planning control, yaitu efisiensi sumber daya, ketepatan waktu, pengurangan biaya, dan kualitas porduk terjaga. Berikut adalah penjelasan lebih lanjut terkait manfaat implementasi PPC:

a. Mengoptimalkan Penggunaan Sumber Daya Produksi

Sistem kontrol produksi membantu perusahaan untuk mengalokasikan penggunaan mesin, penggunaan tenaga kerja, dan konsumsi bahan baku sesuai dengan kebutuhan produksi yang sebenarnya. Perencanaan yang lebih baik akan menjamin semua sumber daya digunakan sesuai dengan kapasitas dan prioritasnya, sehingga waktu tunggu akan berkurang dan efisiensi produksi akan meningkat.

b. Memastikan Jadwal Produksi Berjalan Tepat Waktu

Kontrol produksi membantu perusahaan untuk menetapkan dan melacak jadwal produksi berdasarkan ketersediaan mesin dan bahan serta tujuan pengiriman. Melalui pengetahuan semua proses produksi, tim dapat mengidentifikasi potensi keterlambatan lebih awal dan melakukan penyesuaian sebelum menghambat proses pengiriman.

c. Meningkatkan Akurasi Perencanaan Kebutuhan Produksi

Informasi produksi yang terintegrasi memudahkan perusahaan merencanakan berdasarkan permintaan dari konsumen, kemampuan operasional, dan kebutuhan bahan baku. Hal ini akan memungkinkan perusahaan untuk menetapkan tingkat produksi yang tepat,mencegah kelebihan produksi dan memastikan bahan baku tersedia sesuai jadwal yang telah ditetapkan.

d. Mengurangi Biaya Operasional Produksi

Implementasi sistem kontrol produksi memungkinkan perusahaan untuk mengurangi biaya dengan mengelola secara efektif bahan baku, tenaga kerja dan waktu produksi. Dengan perencanaan perusahaan dapat meminimalkan pemborosan bahan baku,biaya penyimpanan bahan baku yang berlebih dan biaya produksi tambahan yang tidak direncanakan.

e. Mengurangi Risiko Pemborosan Material dan Produk Cacat

Sistem kontrol produksi membantu perusahaan dalam menjamin kualitas pada setiap tahapan proses untuk memastikan produk tetap memenuhi standar yang ditetapkan. Penggunaan software manajemen kualitas juga membantu perusahaan mencatat hasil inspeksi, mengidentifikasi penyimpangan, dan meningkatkan pengendalian kualitas secara lebih terstruktur sesuai standar seperti ISO 9001.

f. Meningkatkan Visibilitas terhadap Performa Produksi

Dengan menggunakan sistem kontrol produksi, perusahaan dapat memperoleh informasi mengenai tingkat produksi,waktu yang dihabiskan,penggunaan mesin serta kinerja seluruh jalur produksi.Informasi tersebut akan membantu manajer untuk memiliki wawasan yang lebih baik mengenai lingkungan operasional berdasarkan data yang lebih baik.

g. Mempermudah Penyesuaian terhadap Perubahan Permintaan

Perubahan dalam jumlah pesanan atau permintaan dapat mempengaruhi perencanaan proses produksi. Sistem kontrol produksi membantu perusahaan untuk membuat perubahan pada jadwal, kapasitas, dan kebutuhan sumber daya, sehingga proses produksi dapat terus berlangsung tanpa terganggu.

5. Apa Saja Fungsi Production Planning Control (PPC)?

Production planning and control (PPC) memiliki fungsi dan tugas penting mulai dari, peramalan permintaan, perencanaan kapasitas, penjadwalan produksi, manajemen material, hingga monitoring dan evaluasi. Berikut adalah penjelasan dari beberapa fungsi dan tugas PPC:

a. Peramalan Permintaan

Fungsi ini merupakan langkah awal yang krusial untuk memprediksi volume kebutuhan pasar di masa mendatang. Dengan melakukan analisis data historis dan tren pasar, tim PPC dapat menentukan jumlah produk yang harus diproduksi agar tidak terjadi kekurangan stok.

Akurasi dalam peramalan ini berdampak langsung pada efisiensi biaya produksi, karena perusahaan dapat menghindari pembelian bahan baku yang berlebihan atau penggunaan lembur yang tidak terencana akibat lonjakan pesanan yang mendadak.

b. Perencanaan Kapasitas

Setelah permintaan diprediksi, tugas selanjutnya adalah memastikan bahwa sumber daya perusahaan mampu memenuhi target tersebut. Perencanaan kapasitas melibatkan pengaturan intensif terhadap mesin, tenaga kerja, dan fasilitas pabrik.

Dalam tahap ini, tim PPC mulai menerbitkan work order yang disesuaikan dengan ketersediaan waktu mesin. Hal ini bertujuan untuk menyeimbangkan beban kerja di seluruh departemen agar tidak ada lini yang mengalami beban berlebih sementara lini lainnya menganggur.

c. Penjadwalan Produksi

Penjadwalan produksi adalah proses penyusunan urutan kerja yang sangat mendetail untuk setiap lini di lantai produksi. Fokus utamanya adalah mengoptimalkan throughput yield, yaitu rasio produk berkualitas baik yang dihasilkan dibandingkan dengan jumlah unit yang masuk ke dalam proses.

d. Manajemen Material

Fungsi ini menjamin bahwa seluruh bahan baku dan komponen tersedia tepat pada saat dibutuhkan dalam alur produksi. Selain menjaga ketersediaan, manajemen material juga mencakup pengawasan ketat dari tim quality control untuk memastikan bahan yang masuk memenuhi spesifikasi teknis.

Kontrol material yang buruk akan menghambat jadwal dan meningkatkan pemborosan. Efektivitas manajemen ini diukur dari kemampuan sistem menjalankan prinsip just in time, di mana material tersedia hanya saat proses produksi akan dimulai guna memangkas lead time.

e. Monitoring dan Evaluasi

Tugas terakhir adalah memantau kinerja operasional secara real-time untuk memastikan semua berjalan sesuai rencana. Pada tahap ini, terjadi kolaborasi erat dengan tugas quality assurance untuk memastikan bahwa proses yang berjalan sudah sesuai dengan standar mutu yang ditetapkan (SOP).

Evaluasi ini sangat penting untuk mengidentifikasi hambatan (bottleneck) dan melakukan perbaikan cepat pada work order jika ditemukan deviasi pada throughput yield agar target efisiensi perusahaan tetap tercapai.

Implementasi software manufaktur ScaleOcean dapat optimalkan proses production planning control secara otomatis. Melalui fitur advanced production scheduling, Anda dapat menyusun jadwal kerja yang presisi untuk meningkatkan throughput yield. Serta, fitur integrated MRP memastikan ketersediaan bahan baku selalu terjaga sehingga risiko kekurangan stok maupun pembengkakan biaya produksi dapat ditekan secara signifikan.

6. Apa Saja Tugas Production Planning Control (PPC)?

Tugas utama PPC mencakup merencanakan permintaan, merencanakan kapasitas produksi, manajemen rantai pasokan, manajemen fasilitas, mengontrol biaya produksi, mengendalikan produksi, manajemen kualitas, dan melakukan pengiriman serta distribusi.

Berikut adalah penjelasan lebih lanjut terkait tugas utama production planning control:

a. Merencanakan Permintaan

Perencanaan permintaan menjadi tugas production planning control PPC yang pertama, yang akan membuat prediksi mengenai permintaan produk berkelanjutan. Proses ini akan menggabungkan analisis data historis, tren pasar, bahkan faktor eksternal lainnya untuk memperkirakan jumlah produk yang dibutuhkan di pasar.

b. Merencanakan Kapasitas Produksi

Tugas lain Production Planning Control adalah perencanaan kapasitas, dimana perusahaan dapat menentukan sumber daya yang diperlukan untuk memenuhi permintaan produk, termasuk tenaga kerja, mesin, sistem, dan ruang pabrik.

Dengan begitu, perusahaan dapat menyesuaikan kapasitas produksi secara proaktif, meliputi penambahan shift kerja karyawan, memperluas fasilitas, maupun investasi teknologi baru.

c. Manajemen Rantai Pasokan (Supply Chain Management)

Salah satu tugas PPC adalah mengelola rantai pasokan secara efisien. Hal ini mencakup pengelolaan aliran bahan baku, produk setengah jadi, dan barang jadi. Dengan mengintegrasikan shop floor control software, PPC memastikan bahwa semua komponen yang diperlukan tersedia tepat waktu untuk mendukung kelancaran produksi dan memenuhi kebutuhan pelanggan.

d. Manajemen Fasilitas (Facility Management)

PPC juga bertugas dalam mengelola fasilitas produksi. Dengan merencanakan dan memelihara fasilitas secara optimal, PPC memastikan bahwa peralatan, ruang produksi, dan infrastruktur lainnya berfungsi dengan baik.

Anda juga bisa menggunakan form quality control yang dapat memberikan gambaran lengkap mengenai hasil pengujian kualitas produk selama proses produksi. Form ini berperan dalam facility management, dan menjadi dasar untuk perbaikan dan pengambilan keputusan.

e. Mengontrol Biaya Produksi

Mengendalikan biaya produksi adalah tugas PPC yang tidak kalah penting. Dengan memonitor dan mengelola penggunaan sumber daya, seperti bahan baku, tenaga kerja, dan energi, PPC berupaya untuk menjaga agar biaya produksi tetap dalam batas anggaran. Hal ini membantu perusahaan dalam meningkatkan profitabilitas.

f. Mengendalikan Produksi

Tugas production control, termasuk penerapan line balancing, melibatkan pemantauan dan pengaturan alur proses produksi agar memastikan berbagai prosesnya berjalan sesuai yang telah direncanakan, mengurangi ketidakseimbangan beban kerja. Proses ini mencakup pelacakan kemajuan produksi, identifikasi dan penyelesaian masalah yang timbul, juga penyesuaian rencana produksi untuk akomodasi perubahan.

g. Manajemen Kualitas

Tugas production planning control adalah manajemen kualitas yang melibatkan pengawasan kualitas produk Anda selama proses produksi. Proses ini memanfaatkan teknologi seperti total quality Management (TQM), dan six sigma untuk mengurangi variasi dalam proses produksi, meningkatkan konsistensi produk, dan mendorong budaya kualitas di berbagai proses produksi.

h. Melakukan Pengiriman dan Distribusi

Tugas production planning control PPC yang terakhir adalah pengiriman dan distribusi yang melibatkan production planning dan koordinasi pengiriman produk jadi ke titik distribusi. Proses ini akan memastikan produk akan dikirim dengan cara efisien, tepat waktu, dan dalam kondisi baik.

Agar tugas berjalan dengan efisien, Anda dapat melakukan kerjasama dengan tim purchasing dan logistik untuk mengoptimalkan rute pengiriman, mengurangi biaya transportasi, dan meminimalkan keterlambatan. PPC akan memastikan produk tiba sesuai jadwal yang telah ditetapkan dan dalam kondisi yang baik.

7. Kesimpulan

Production planning control (PPC) adalah sistem manajemen yang mengintegrasikan perencanaan, penjadwalan, dan pengendalian seluruh proses produksi untuk memastikan efisiensi, tepat waktu, dan kualitas, termasuk mengelola bahan baku, tenaga kerja, dan kapasitas mesin agar sesuai permintaan pasar sambil meminimalkan biaya dan pemborosan.

ScaleOcean Atlas for Manufacture hadir sebagai solusi cerdas melalui modul manajemen produksi yang mengintegrasikan seluruh tahapan perencanaan dan pengendalian persediaan secara otomatis dan efisien. Dengan fitur unggulan yang mendukung penyusunan jadwal kerja, pemantauan hasil produksi secara real-time, dan sinkronisasi data stok.

Dengan memahami dan menerapkan solusi teknologi yang tepat, perusahaan dapat mengurangi risiko seperti keterlambatan pengiriman, kelebihan produksi, penumpukan stok, dan biaya operasional yang berlebihan. Jadwalkan konsultasi dengan ScaleOcean untuk menemukan strategi digitalisasi produksi yang sesuai dengan kebutuhan operasional perusahaan Anda.