Apa itu Production Planning Control (PPC) serta Tahapannya

Ketidakteraturan dalam prosedur perencanaan dan production control dapat berdampak buruk pada stabilitas operasional perusahaan. Hal ini memicu pembengkakan biaya akibat penumpukan inventaris yang tidak perlu, waktu tunggu yang molor, hingga risiko kegagalan pemenuhan target pengiriman. Selain itu, efisiensi penggunaan sumber daya dan koordinasi antar departemen di pabrik berisiko mengalami penurunan signifikan.

Penerapan production planning control (PPC) yang sistematis menjadi solusi utama untuk mengatasi tantangan ini. Sistem ini menjadi jembatan antara permintaan pasar dengan kapasitas produksi. Ketepatan dalam fase perencanaan dan pengawasan ini secara langsung akan memengaruhi struktur biaya operasional, optimalisasi mesin, serta kelancaran aliran produk dari bahan baku hingga barang jadi.

Memahami konsep PPC secara mendalam dapat membantu bisnis Anda mengoptimalkan utilisasi pabrik, meminimalkan hambatan produksi (bottleneck), dan menjaga keandalan layanan di mata pelanggan. Artikel ini akan membahas apa itu PPC, manfaatnya bagi ekosistem manufaktur, tahapan-tahapan krusial di dalamnya, hingga bagaimana alur kerjanya dalam skala industri yang kompetitif.

Key Takeaways

• Production planning control adalah sistem manajemen yang mengintegrasikan perencanaan, penjadwalan, dan pengendalian produksi untuk memastikan efisiensi, tepat waktu, dan kualitas.
• Komponen utama proses PPC terdiri dari 3, yaitu production planning, production control, dan inventory control. 
• Proses production planning control (PPC) mencakup routing (penentuan alur), scheduling (penjadwalan), dispatching (instruksi), follow-up (pemantauan).
• Software manufaktur ScaleOcean mengotomatiskan perencanaan, pelacakan real-time, dan analisis kinerja produksi untuk optimalkan production control.

Coba Demo Gratis!

1. Apa itu Production Planning Control?

Production planning control (PPC) adalah sistem manajemen yang mengintegrasikan perencanaan, penjadwalan, dan pengendalian seluruh proses produksi untuk memastikan efisiensi, tepat waktu, dan kualitas. Dalam ekosistem manufaktur, peran ini sering kali diintegrasikan ke dalam sistem production planning and inventory control (PPIC) untuk memastikan bahwa pemenuhan permintaan pasar dilakukan secara tepat waktu.

Pada tahap awal, proses ini berfokus pada analisis mendalam terhadap kebutuhan bahan baku, kesiapan tenaga kerja, serta ketersediaan fasilitas mesin. Dengan mengevaluasi kapasitas produksi secara akurat, perusahaan mampu menyusun urutan kerja yang sistematis demi mencapai target kuantitas dan standar kualitas yang diinginkan.

Keberhasilan implementasi PPC pada alur proses produksi sangat bergantung pada kolaborasi lintas departemen, mulai dari tim pemasaran, produksi, hingga pengadaan. Sinergi ini memungkinkan pengawasan produksi berjalan secara real-time, sehingga mampu meminimalkan downtime, mengurangi pemborosan, dan menjaga keseimbangan inventaris.

2. Komponen Utama Proses Production Planning Control

Komponen utama proses PPC ada tiga, yaitu production planning, production control, dan inventory control. Berikut adalah penjelasan dari komponen utama proses PPC:

• Production planning (perencanaan produksi): Menetapkan target jenis, jumlah, dan jadwal produksi berdasarkan hasil peramalan permintaan pasar.
• Production control (oengendalian produksi): Memantau pelaksanaan kerja di lapangan agar tetap sesuai dengan jadwal dan standar dengan bantuan software manajemen kualitas.
• Inventory control (pengendalian persediaan): Mengelola stok bahan baku dan barang jadi guna menghindari kerugian akibat penumpukan maupun kekurangan barang.

3. Bagaimana Tahapan Proses PPC di Manufaktur?

Proses production planning control (PPC) mencakup serangkaian langkah-langkah seperti routing (penentuan alur), scheduling (penjadwalan), dispatching (instruksi), follow-up (pemantauan).

Berikut adalah penjelasan lebih lanjut terkait tahapan proses PPC di manufaktur:

a. Routing (Penentuan Alur)

Routing merupakan langkah awal untuk menentukan jalur teknis yang akan dilalui material selama proses transformasi. Dalam tahap ini, perusahaan menetapkan urutan mesin, stasiun kerja, dan alat yang paling efisien untuk mengubah bahan mentah menjadi produk jadi. Proses ini bergantung pada material requirements planning (MRP) untuk memastikan bahwa ketersediaan komponen selaras dengan urutan operasional.

Selain menentukan alur fisik, routing juga berfungsi untuk menetapkan standar kualitas dan prosedur teknis di setiap titik produksi. Penentuan alur yang presisi akan menjadi fondasi bagi penyusunan SOP produksi yang jelas, yang membantu operator memahami parameter teknis yang harus dijaga.

b. Scheduling (Penjadwalan)

Scheduling (penjadwalan) adalah fase krusial yang berkaitan dengan dimensi waktu dalam operasional pabrik. Tahap ini menetapkan kapan sebuah tugas harus dimulai dan selesai guna menjamin penjadwalan produksi yang sinkron dengan tenggat waktu pengiriman pelanggan. Tanpa jadwal yang akurat, kapasitas mesin bisa mengalami tumpang tindih (overlap) atau justru menganggur.

Dalam upaya mengoptimalkan stok, banyak perusahaan menerapkan filosofi Just-In-Time (JIT). Dengan menyelaraskan kecepatan produksi terhadap permintaan riil, perusahaan dapat menekan biaya penyimpanan seminimal mungkin.

c. Dispatching (Instruksi)

Dispatching merupakan fase transisi dari perencanaan menuju eksekusi nyata di lantai produksi. Pada tahap ini, perintah kerja resmi atau job order diberikan kepada tim operasional untuk segera memulai aktivitas sesuai dengan jadwal yang telah disusun. Instruksi ini mencakup pemberian otoritas untuk penggunaan material yang telah diproses dalam sistem MRP, penugasan personel, hingga pengalokasian peralatan pendukung.

Pelaksanaan dispatching harus mengacu sepenuhnya pada SOP produksi yang berlaku agar setiap aktivitas dijalankan dengan prosedur keamanan dan kualitas yang benar. Melalui perintah kerja yang terstruktur, manajer produksi dapat memastikan bahwa prioritas pekerjaan diatur sedemikian rupa sehingga aliran kerja tetap terjaga.

d. Follow-up (Pemantauan)

Follow-up atau ekspedisi adalah fungsi pengawasan yang bertujuan untuk mengevaluasi progres aktual dibandingkan dengan rencana yang telah ditetapkan. Tim PPC akan mengidentifikasi jika terjadi deviasi, seperti kerusakan mesin atau keterlambatan pasokan, yang dapat mengganggu penjadwalan produksi. Jika ditemukan penyimpangan, tindakan korektif segera diambil untuk mengembalikan proses ke jalur yang benar.

Dalam tahap pemantauan ini, efektivitas sistem MRP diuji secara langsung melalui ketersediaan stok di lapangan. Selain itu, evaluasi terhadap performa just in time dilakukan untuk memastikan tidak ada pemborosan waktu atau material di sepanjang lini.

Baca juga: Dispatching: Pengertian, Fungsi, serta Cara Kerjanya

4. Manfaat dan Tujuan Implementasi Production Planning Control

Beberapa manfaat dan tujuan implementasi production planning control, yaitu efisiensi sumber daya, ketepatan waktu, pengurangan biaya, dan kualitas porduk terjaga. Berikut adalah penjelasan lebih lanjut terkait manfaat dan tujuan implementasi PPC:

a. Efisiensi Sumber Daya

Efisiensi sumber daya berfokus pada optimasi penggunaan aset fisik dan manusia guna menciptakan nilai tambah yang maksimal. Dengan perencanaan yang matang, setiap kapasitas mesin dan jam kerja karyawan dialokasikan secara presisi sesuai kebutuhan riil

Hal ini membuat aliran material dapat bergerak begitu jadwal ditetapkan tanpa adanya waktu tunggu yang sia-sia. Penggunaan software manajemen kualitas juga berperan di sini untuk memantau performa mesin secara real-time.

b. Ketepatan Waktu

Ketepatan waktu adalah kunci dalam menjaga kepercayaan pelanggan dan daya saing di pasar. PPC memastikan bahwa setiap pesanan diproses melalui alur yang logis dengan jadwal yang realistis, sehingga estimasi tanggal pengiriman dapat dipenuhi dengan akurat. Dengan sinkronisasi antara ketersediaan bahan baku dan waktu produksi, perusahaan dapat menghindari keterlambatan yang sering kali berujung pada denda.

Keberhasilan dalam aspek ini ditentukan oleh seberapa cepat instruksi dispatching disampaikan ke lantai produksi setelah adanya perubahan permintaan. Monitoring yang ketat terhadap jadwal memungkinkan tim manajemen untuk melakukan penyesuaian cepat jika terjadi kendala teknis.

c. Pengurangan Biaya

Implementasi PPC secara langsung berdampak pada kesehatan finansial perusahaan melalui pengelolaan inventaris yang cerdas. Dengan merencanakan kebutuhan material secara akurat, perusahaan dapat meminimalisir biaya penyimpanan untuk stok yang berlebihan (overstock) sekaligus menghindari kerugian akibat penghentian produksi karena kekurangan bahan (stockout).

Selain biaya inventaris, pengurangan biaya juga dicapai melalui koordinasi yang meminimalkan kerja lembur yang tidak terencana. Ketika seluruh tahapan produksi berjalan sesuai rencana, pemborosan bahan baku akibat kesalahan prosedur dapat ditekan seminimal mungkin.

d. Kualitas Terjaga

PPC memungkinkan pengawasan kualitas yang terintegrasi di setiap tahapan, sesuai standar seperti standar ISO 9001. Dengan menentukan titik-titik kontrol dalam alur produksi, setiap potensi kerusakan atau kegagalan produk dapat dideteksi lebih awal sebelum berpindah ke proses selanjutnya.

Data ini kemudian dihubungkan kembali ke tahap dispatching untuk menyesuaikan instruksi kerja jika ditemukan tren penurunan kualitas pada mesin tertentu. Melalui pengawasan yang berkelanjutan ini, tingkat pengerjaan ulang (rework) dapat dikurangi, yang pada akhirnya meningkatkan produktivitas secara keseluruhan.

5. Apa Saja Fungsi Production Planning Control (PPC)?

Production planning and control (PPC) memiliki fungsi dan tugas penting mulai dari, peramalan permintaan, perencanaan kapasitas, penjadwalan produksi, manajemen material, hingga monitoring dan evaluasi. Berikut adalah penjelasan dari beberapa fungsi dan tugas PPC:

a. Peramalan Permintaan

Fungsi ini merupakan langkah awal yang krusial untuk memprediksi volume kebutuhan pasar di masa mendatang. Dengan melakukan analisis data historis dan tren pasar, tim PPC dapat menentukan jumlah produk yang harus diproduksi agar tidak terjadi kekurangan stok.

Akurasi dalam peramalan ini berdampak langsung pada efisiensi biaya produksi, karena perusahaan dapat menghindari pembelian bahan baku yang berlebihan atau penggunaan lembur yang tidak terencana akibat lonjakan pesanan yang mendadak.

b. Perencanaan Kapasitas

Setelah permintaan diprediksi, tugas selanjutnya adalah memastikan bahwa sumber daya perusahaan mampu memenuhi target tersebut. Perencanaan kapasitas melibatkan pengaturan intensif terhadap mesin, tenaga kerja, dan fasilitas pabrik.

Dalam tahap ini, tim PPC mulai menerbitkan work order yang disesuaikan dengan ketersediaan waktu mesin. Hal ini bertujuan untuk menyeimbangkan beban kerja di seluruh departemen agar tidak ada lini yang mengalami beban berlebih sementara lini lainnya menganggur.

c. Penjadwalan Produksi

Penjadwalan produksi adalah proses penyusunan urutan kerja yang sangat mendetail untuk setiap lini di lantai produksi. Fokus utamanya adalah mengoptimalkan throughput yield, yaitu rasio produk berkualitas baik yang dihasilkan dibandingkan dengan jumlah unit yang masuk ke dalam proses.

d. Manajemen Material

Fungsi ini menjamin bahwa seluruh bahan baku dan komponen tersedia tepat pada saat dibutuhkan dalam alur produksi. Selain menjaga ketersediaan, manajemen material juga mencakup pengawasan ketat dari tim quality control untuk memastikan bahan yang masuk memenuhi spesifikasi teknis. Kontrol material yang buruk akan menghambat jadwal dan meningkatkan pemborosan.

e. Monitoring dan Evaluasi

Tugas terakhir adalah memantau kinerja operasional secara real-time untuk memastikan semua berjalan sesuai rencana. Pada tahap ini, terjadi kolaborasi erat dengan tugas quality assurance untuk memastikan bahwa proses yang berjalan sudah sesuai dengan standar mutu yang ditetapkan (SOP).

Evaluasi ini sangat penting untuk mengidentifikasi hambatan (bottleneck) dan melakukan perbaikan cepat pada work order jika ditemukan deviasi pada throughput yield agar target efisiensi perusahaan tetap tercapai.

Implementasi software manufaktur ScaleOcean dapat optimalkan proses production planning control secara otomatis. Melalui fitur advanced production scheduling, Anda dapat menyusun jadwal kerja yang presisi untuk meningkatkan throughput yield. Serta, fitur integrated MRP memastikan ketersediaan bahan baku selalu terjaga sehingga risiko kekurangan stok maupun pembengkakan biaya produksi dapat ditekan secara signifikan.

6. Apa Saja Tugas Production Planning Control (PPC)?

Tugas utama PPC mencakup merencanakan permintaan, merencanakan kapasitas produksi, manajemen rantai pasokan, manajemen fasilitas, mengontrol biaya produksi, mengendalikan produksi, manajemen kualitas, dan melakukan pengiriman serta distribusi.

Berikut adalah penjelasan lebih lanjut terkait tugas utama production planning control:

a. Merencanakan Permintaan

Perencanaan permintaan menjadi tugas production planning control PPC yang pertama, yang akan membuat prediksi mengenai permintaan produk berkelanjutan. Proses ini akan menggabungkan analisis data historis, tren pasar, bahkan faktor eksternal lainnya untuk memperkirakan jumlah produk yang dibutuhkan di pasar.

b. Merencanakan Kapasitas Produksi

Tugas lain Production Planning Control adalah perencanaan kapasitas, dimana perusahaan dapat menentukan sumber daya yang diperlukan untuk memenuhi permintaan produk, termasuk tenaga kerja, mesin, sistem, dan ruang pabrik.

Dengan begitu, perusahaan dapat menyesuaikan kapasitas produksi secara proaktif, meliputi penambahan shift kerja karyawan, memperluas fasilitas, maupun investasi teknologi baru.

c. Manajemen Rantai Pasokan (Supply Chain Management)

Salah satu tugas PPC adalah mengelola rantai pasokan secara efisien. Hal ini mencakup pengelolaan aliran bahan baku, produk setengah jadi, dan barang jadi. Dengan mengintegrasikan shop floor control software, PPC memastikan bahwa semua komponen yang diperlukan tersedia tepat waktu untuk mendukung kelancaran produksi dan memenuhi kebutuhan pelanggan.

d. Manajemen Fasilitas (Facility Management)

PPC juga bertugas dalam mengelola fasilitas produksi. Dengan merencanakan dan memelihara fasilitas secara optimal, PPC memastikan bahwa peralatan, ruang produksi, dan infrastruktur lainnya berfungsi dengan baik.

Anda juga bisa menggunakan form quality control yang dapat memberikan gambaran lengkap mengenai hasil pengujian kualitas produk selama proses produksi. Form ini berperan dalam facility management, dan menjadi dasar untuk perbaikan dan pengambilan keputusan.

e. Mengontrol Biaya Produksi

Mengendalikan biaya produksi adalah tugas PPC yang tidak kalah penting. Dengan memonitor dan mengelola penggunaan sumber daya, seperti bahan baku, tenaga kerja, dan energi, PPC berupaya untuk menjaga agar biaya produksi tetap dalam batas anggaran. Hal ini membantu perusahaan dalam meningkatkan profitabilitas.

f. Mengendalikan Produksi

Tugas production control, termasuk penerapan line balancing, melibatkan pemantauan dan pengaturan alur proses produksi agar memastikan berbagai prosesnya berjalan sesuai yang telah direncanakan, mengurangi ketidakseimbangan beban kerja. Proses ini mencakup pelacakan kemajuan produksi, identifikasi dan penyelesaian masalah yang timbul, juga penyesuaian rencana produksi untuk akomodasi perubahan.

g. Manajemen Kualitas

Tugas production planning control adalah manajemen kualitas yang melibatkan pengawasan kualitas produk Anda selama proses produksi. Proses ini memanfaatkan teknologi seperti total quality Management (TQM), dan six sigma untuk mengurangi variasi dalam proses produksi, meningkatkan konsistensi produk, dan mendorong budaya kualitas di berbagai proses produksi.

h. Melakukan Pengiriman dan Distribusi

Tugas production planning control PPC yang terakhir adalah pengiriman dan distribusi yang melibatkan production planning dan koordinasi pengiriman produk jadi ke titik distribusi. Proses ini akan memastikan produk akan dikirim dengan cara efisien, tepat waktu, dan dalam kondisi baik.

Agar tugas berjalan dengan efisien, Anda dapat melakukan kerjasama dengan tim purchasing dan logistik untuk mengoptimalkan rute pengiriman, mengurangi biaya transportasi, dan meminimalkan keterlambatan. PPC akan memastikan produk tiba sesuai jadwal yang telah ditetapkan dan dalam kondisi yang baik.

7. Kesimpulan

Production planning control (PPC) adalah sistem manajemen yang mengintegrasikan perencanaan, penjadwalan, dan pengendalian seluruh proses produksi untuk memastikan efisiensi, tepat waktu, dan kualitas, termasuk mengelola bahan baku, tenaga kerja, dan kapasitas mesin agar sesuai permintaan pasar sambil meminimalkan biaya dan pemborosan.

Software manufaktur ScaleOcean hadir sebagai solusi cerdas melalui modul manajemen produksi yang mengintegrasikan seluruh tahapan perencanaan dan pengendalian persediaan secara otomatis dan efisien. Dengan fitur unggulan yang mendukung penyusunan jadwal kerja, pemantauan hasil produksi secara real-time, dan sinkronisasi data stok.

Memahami dan menerapkan solusi teknologi ini akan membantu bisnis Anda meminimalisir risiko keterlambatan pengiriman, mencegah penumpukan inventaris, dan menekan biaya operasional yang tidak perlu. Jadwalkan demo gratis dan konsultasi dengan tim ahli kami untuk melihat secara langsung bagaimana sistem kami dapat mentransformasi efektivitas manajemen produksi Anda menjadi jauh lebih baik!