Material Control Adalah: Pengertian, Peran, dan Tugasnya

Masalah seperti inefisiensi dalam perolehan bahan atau kesalahan dalam penanganan stok dapat memicu gangguan serius pada alur produksi di bisnis manufaktur. Tantangan lainnya seperti tingginya tingkat pemborosan material serta ketidakakuratan dalam proses penyimpanan dapat memicu pembengkakan biaya operasional, kerugian finansial yang signifikan, serta menurunnya produktivitas harian di pabrik.

Implementasi fungsi material control yang efektif dapat menjadi salah satu solusi untuk mengatasi hal tersebut. Hal ini mencakup seluruh tanggung jawab mulai dari pengadaan strategis, pengelolaan gudang yang sistematis, hingga pemanfaatan material secara efisien di lantai produksi. Dengan pengendalian yang tepat, perusahaan dapat menjamin ketersediaan bahan secara stabil dan dapat menekan biaya penyimpanan.

Memahami peran dan tanggung jawab material control dapat membantu menjaga kelancaran operasional dan meningkatkan efektivitas pengelolaan aset bisnis Anda. Artikel ini akan membahas apa itu material control, tujuan utamanya dalam manufaktur, tugas-tugas penting yang dijalankan, hingga tantangan implementasinya

Key Takeaways

• Material control adalah fungsi manajemen yang mengelola seluruh siklus material, mulai dari pengadaan, penyimpanan, hingga pendistribusian bahan baku agar tersedia tepat waktu.
• Tujuan material control mulai dari memastikan kelancaran proses produksi, mengoptimalkan efisiensi biaya operasional, hingga menjaga standar kualitas produk akhir.
• Peran material controller mencakup, mengatur logistik masuk dan keluar material, membangun relasi dan koordinai dengan pemasok, verifikasi standar kualitas dan manajemen dokumentasi.
• Software manufaktur ScaleOcean dapat optimalkan fungsi material control perusahaan manufaktur dan pengambilan keputusan strategis dalam pemanfaatan material di lantai produksi.

Coba Demo Gratis!

Apa itu Material Control?

Material control adalah fungsi manajemen yang mengelola seluruh siklus material, mulai dari pengadaan (pembelian), penerimaan, penyimpanan, hingga pendistribusian bahan baku/suku cadang agar tersedia tepat waktu. Aktivitas ini mencakup pengadaan, penerimaan, penyimpanan, serta pengawasan terhadap persediaan material. Dalam praktiknya, material control menjadi landasan penting bagi kelancaran proses produksi.

Aktivitas ini mencakup pengadaan bahan baku, verifikasi saat penerimaan barang, pengaturan sistem penyimpanan, serta pemantauan stok secara berkala. Salah satu elemen kunci dalam proses ini adalah peran petugas material control. Petugas material control bertanggung jawab dalam memastikan seluruh kebutuhan material tersedia tepat waktu.

Sebagai bagian integral dari manajemen rantai pasokan, petugas material control memantau tingkat persediaan secara rutin, lalu melakukan pemesanan ulang sesuai kebutuhan produksi agar proses operasional tidak terganggu. Melalui pengendalian yang akurat, mereka membantu perusahaan menekan biaya akibat kelebihan stok atau pembelian mendadak.

Tujuan Utama Implementasi Material Control

Implementasi material control dalam pengendalian material memiliki serangkaian tujuan utama, mulai dari memastikan kelancaran proses produksi, mengoptimalkan efisiensi biaya operasional, hingga menjaga standar kualitas produk akhir.

Berikut adalah penjelasan dari beberapa tujuan utama impementasi material control:

1. Memastikan Kelancaran Proses Produksi

Tujuan utama dari pengendalian material adalah menjamin bahwa alur proses produksi tidak pernah berhenti akibat kekurangan komponen. Dengan ketersediaan bahan yang selalu terjaga sesuai jadwal, perusahaan dapat menghindari downtime mesin yang merugikan. Konsistensi ini memungkinkan perusahaan untuk memenuhi target output harian dan memastikan pengiriman barang jadi ke tangan konsumen tepat pada waktunya.

2. Mengoptimalkan Efisiensi Biaya Operasional

Pengendalian material yang ketat bertujuan untuk menciptakan keseimbangan ideal pada level stok di gudang. Hal ini dilakukan dengan cara menghindari penumpukan barang yang berlebihan yang dapat mengunci arus kas perusahaan, sekaligus mencegah kehabisan stok mendadak. Dengan pengelolaan yang efisien, biaya penyimpanan dapat ditekan seminimal mungkin tanpa mengorbankan stabilitas operasional.

3. Menjaga Standar Kualitas Produk Akhir

Material control tidak hanya fokus pada kuantitas, tetapi juga pada pemenuhan standar kualitas bahan mentah yang masuk ke pabrik. Contohya seperti SNI 2902:2011 yang mengatur yang mengatur kadar air, bilangan iod, asam lemak bebas, dan cemaran untuk minyak kelapa mentah. Dengan melakukan inspeksi yang benar sejak tahap penerimaan, perusahaan dapat memastikan hanya bahan berkualitas tinggi yang masuk ke produksi.

5 Aktivitas Kunci dalam Material Control

Aktivitas atau teknik dalam melakukan material control mencakup pengadaan, penerimaan, penyimpanan, distribusi, hingga pengawasan inventaris. Berikut adalah penjelasan lebih detail terkait aktivitas kunci dalam material control:

• Pengadaan (procurement): Proses strategis untuk mengidentifikasi kebutuhan bahan mentah, memilih pemasok yang andal, serta melakukan pemesanan dengan harga dan waktu pengiriman yang paling kompetitif guna mendukung target produksi.
• Penerimaan (receiving): Melakukan pemeriksaan fisik secara teliti terhadap material yang tiba untuk memastikan jumlah, spesifikasi, dan kondisi barang telah sesuai dengan pesanan serta bebas dari kerusakan sebelum masuk ke area penyimpanan.
• Penyimpanan (warehousing): Mengelola tata letak dan pengorganisasian material di dalam gudang secara sistematis untuk memudahkan akses, menjaga keamanan bahan, serta mencegah kerusakan atau penurunan kualitas selama masa penyimpanan.
• Distribusi/Pengeluaran (issuing): Menyalurkan material dari gudang ke lantai produksi secara tepat waktu dan tepat jumlah berdasarkan permintaan resmi, guna memastikan alur kerja manufaktur tetap sinkron dengan jadwal yang telah ditetapkan.
• Pengawasan inventaris: Melakukan pemantauan level stok secara berkala melalui rekonsiliasi data dan penghitungan fisik untuk mendeteksi selisih, memprediksi kebutuhan masa depan, dan mencegah terjadinya stok mati atau kedaluwarsa.

Peran Material Controller di Perusahaan Manufaktur

Peran material controller di perusahaan manufaktur mencakup, mengatur logistik masuk dan keluar material, membangun relasi dan koordinai dengan pemasok, verifikasi standar kualitas dan manajemen dokumentasi, hingga menjadi titik kontak utama terkait ketersediaan material.

Berikut adalah penjelasan beberapa peran material controller di perusahaan manufaktur:

1. Mengatur Logistik Masuk dan Keluar Material

Seorang material controller bertanggung jawab penuh atas koordinasi pergerakan barang, mulai dari saat material tiba di gerbang pabrik hingga didistribusikan ke lini produksi. Peran ini mencakup perencanaan jadwal bongkar muat untuk menghindari penumpukan di area loading dock serta memastikan bahwa alur keluar material menuju departemen produksi terdokumentasi dengan baik.

2. Membangun Relasi dan Koordinasi dengan Pemasok

Petugas ini bertindak sebagai jembatan komunikasi utama antara perusahaan dengan para vendor. Tugasnya meliputi pemantauan status pesanan secara berkala untuk memastikan pengiriman tiba sesuai dengan lead time yang dijanjikan. Jika terjadi potensi keterlambatan, material controller harus segera mencari solusi atau menegosiasikan jadwal ulang agar gangguan pada stok pengaman dapat diminimalisir.

3. Verifikasi Standar Kualitas dan Manajemen Dokumentasi

Memastikan bahwa setiap material yang diterima memenuhi standar spesifikasi teknis adalah tanggung jawab krusial dari peran ini. Selain melakukan pemeriksaan fisik bersama tim QC, mereka juga harus mengelola seluruh administrasi terkait, seperti surat jalan, sertifikat analisis (certificate of analysis), dan faktur.

Dokumentasi yang akurat sangat diperlukan untuk keperluan audit, pelacakan histori barang (traceability), serta proses klaim jika ditemukan material yang tidak sesuai standar. Dalam konteks ini, metode penilaian inventaris seperti FIFO, FEFO, LIFO, dan average dapat Anda gunakan untuk mengelola persediaan dalam sistem untuk tujuan akuntansi dan pelaporan biaya.

4. Menjadi Titik Kontak Utama Terkait Ketersediaan Material

Di dalam struktur organisasi pabrik, material controller berfungsi sebagai pusat informasi bagi departemen produksi, perencanaan (PPIC), dan pengadaan. Mereka harus siap memberikan data terkini mengenai level stok, estimasi kedatangan bahan mentah, hingga kendala teknis yang terjadi di gudang. Komunikasi antar departemen menjadi lebih efektif dan pengambilan keputusan terkait jadwal produksi dapat dilakukan dengan lebih cepat.

5. Menjaga Sistem Material Kontrol

Tugas pengendalian material mencakup pengelolaan dan pemeliharaan sistem material kontrol, baik yang manual maupun berbasis digital. Hal ini melibatkan pencatatan yang akurat dari setiap pergerakan material, pembaruan data inventaris, dan memastikan integritas data. Tugas material controller dapat Anda lakukan secara otomatis dengan menggunakan software material requirement planning.

Tantangan Material Control di Perusahaan Manufaktur

Dalam menjalankan tugasnya, ada beberapa tantangan yang biasanya dihadapi material control mulai dari fluktuasi harga dan ketersediaan material, pengelolaan persediaan, kualitas material, hingga pengelolaan supplier.

Berikut adalah penjelasan dari beberapa tantangan material control di perusahaan manufaktur:

1. Fluktuasi Harga dan Ketersediaan Material

Tidak jarang terjadi ketidakseimbangan harga dan ketersediaan bahan baku dalam perusahaan manufaktur, masalah ini akan berdampak signifikan pada biaya produksi yang membengkak dan jadwal produksi yang berantakan. Tantangan seperti ini bisa terjadi karena beberapa faktor, bisa dari perubahan kebijakan, konflik, dan bencana alam.

Material kontrol dapat melakukan diversifikasi supplier untuk mengurangi ketergantungan pada satu sumber, juga akan membantu menghindari gangguan pasokan yang mungkin terjadi. Penting untuk menggunakan kontrak harga tetap dengan supplier untuk mengunci harga material untuk periode tertentu.

2. Pengelolaan Persediaan

Pengelolaan persediaan juga dapat menjadi tantangan jika tidak dikelola dengan efisien. Sehingga dapat berakibat pada kelebihan stok yang bisa menghabiskan ruang, dan meningkatkan biaya persediaan. Atau kekurangan stok yang bisa menghentikan jalannya produksi.

Oleh karena itu, sistem manufaktur yang terintegrasi sangat dibutuhkan untuk memantau dan mengatur ketersediaan bahan secara real-time, agar proses produksi tetap berjalan lancar dan efisien. Sistem ini juga membantu mengurangi risiko human error dalam pencatatan stok.

3. Kualitas Material

Tantangan lain material control adalah dalam hal kualitas bahan baku atau sumber daya produksi asli yang seringkali terjadi karena ketidaksesuaian spesifikasi dengan produk yang telah diterima. Karena penting bagi seorang manajer material untuk memastikan kualitas bahan yang konsisten untuk menjaga standarisasi output barang.

Untuk mempertahankan kualitas tersebut, Anda dapat menerapkan standar kualitas yang ketat dan kerjasama yang baik dengan supplier. Dengan begitu, akan lebih mudah bagi kontrol bahan untuk memastikan kualitas yang sama dan kebutuhan kualitas yang sangat membantu perusahaan manufaktur.

4. Pengelolaan Supplier

Satu tantangan yang sering terjadi dalam material handling adalah terjadinya keterlambatan pengiriman, kesalahan pengiriman, ataupun penurunan kualitas material yang tidak diantisipasi oleh supplier terlebih dahulu. Untuk itu penting bagi perusahaan manufaktur untuk melaksanakan audit dan evaluasi supplier secara rutin. Hal ini bertujuan agar supplier dapat memenuhi standar yang telah ditetapkan.

Optimalkan Material Control Anda dengan Software Manufaktur ScaleOcean

Software manufaktur ScaleOcean adalah perangkat lunak yang membantu perusahaan manufaktur menjalankan fungsi material control secara lebih efisien dan terintegrasi. Dengan visibilitas real-time dan analisis data yang mendalam, sistem ini mempermudah pengambilan keputusan strategis dalam perolehan, penyimpanan, hingga pemanfaatan material di lantai produksi.

ScaleOcean memberikan cara baru bagi perusahaan untuk meningkatkan efisiensi dan menekan biaya operasional akibat pemborosan bahan. Selain memudahkan manajemen rantai pasokan, ScaleOcean membantu perusahaan mengontrol ketersediaan stok dengan lebih presisi melalui pemantauan akurat terhadap pergerakan material, verifikasi kualitas saat penerimaan, serta distribusi bahan ke setiap departemen produksi.

Hal ini memungkinkan perusahaan untuk mengoptimalkan alokasi anggaran dan meningkatkan profitabilitas melalui pengurangan biaya penyimpanan (holding cost). ScaleOcean juga menawarkan demo gratis agar Anda bisa melihat langsung bagaimana software ini mentransformasi sistem material control di bisnis manufaktur Anda.

Berikut adalah beberapa fitur utama lainnya dari software manufaktur ScaleOcean yang dapat memperkuat fungsi material control Anda:

• Smart MRP (material requirement planning): Mengotomatiskan perhitungan kebutuhan bahan baku secara presisi untuk mencegah kekurangan stok (stockout) maupun penumpukan material yang tidak perlu.
• Inventory tracking: Memantau level stok secara rutin dan otomatis, memberikan notifikasi pemesanan ulang untuk menjaga kontinuitas proses manufaktur.
• Receiving & quality control: Mengintegrasikan proses verifikasi material yang datang dengan standar kualitas perusahaan guna memastikan hanya bahan terbaik yang digunakan.
• Integrated SCM (supply chain management): Mengelola hubungan dengan pemasok dan alur pengiriman material secara terintegrasi untuk menjamin ketepatan waktu distribusi.
• Warehouse management: Mengoptimalkan tata letak gudang dan penanganan material secara sistematis guna mengurangi risiko kerusakan bahan selama penyimpanan.

Kesimpulan

Material control adalah fungsi manajemen yang mengelola seluruh siklus material, mulai dari pengadaan (pembelian), penerimaan, penyimpanan, hingga pendistribusian bahan baku/suku cadang agar tersedia tepat waktu. Sistem pengendalian material berfokus pada pelacakan ketersediaan stok untuk setiap batch produksi agar kelancaran proses manufaktur tetap terjaga.

Software manufaktur ScaleOcean dapat menjadi salah satu solusi untuk mengelola kontrol material secara tepat dan otomatis. Dengan fitur seperti inventory tracking dan material requirement planning (MRP), software ini melacak pergerakan bahan dari gudang ke lantai produksi serta menghitung kebutuhan pemesanan ulang secara akurat.

Memahami material control yang tepat dapat membantu perusahaan menjaga skala profitabilitas dan efisiensi operasional bisnis manufaktur Anda. Jadwalkan demo gratis dan konsultasi dengan tim ahli kami untuk melihat bagaimana software ini dapat membantu optimalisasi pengelolaan bahan di bisnis Anda!