7 KPI Penting untuk Memantau Kinerja Logistik Secara Efektif

Pengiriman di perusahaan Anda mungkin terlihat baik-baik saja di mata manajemen, tetapi tanpa KPI logistik yang jelas, kendala di lapangan bisa tidak terpantau. Keluhan seperti “paket saya di mana?” membuat tim CS kewalahan, sementara tim internal tidak benar-benar tahu seberapa sering keterlambatan terjadi. Ketimpangan persepsi inilah yang sering membuat masalah tersembunyi, lalu baru terasa saat pelanggan mulai protes.

Ketika performa pengiriman tidak terukur, dampaknya cepat merembet ke reputasi. Klien bisa marah karena paket terlambat, bahkan mempertimbangkan pindah vendor. Di sisi lain, perusahaan tidak bisa memastikan apakah masalah muncul di rute tertentu, di driver tertentu, atau di proses operasional yang tersendat. Situasi seperti ini juga membuat penalti dari klien B2B semakin sulit dihindari.

Di titik inilah KPI logistik mulai berperan sebagai alat kontrol yang solid. Dengan memantau indikator perusahaan dapat menemukan pola masalah lebih cepat dan mengambil keputusan yang lebih tepat. Artikel ini akan membahas apa itu KPI logistik, mengapa penting untuk menstabilkan kinerja pengiriman, dan bagaimana metrik-metrik ini dapat membantu meningkatkan efisiensi secara menyeluruh.

Key Takeaways

• KPI Logistik adalah indikator untuk mengukur efisiensi operasi logistik. Ini membantu perusahaan menilai kinerja dan menemukan area yang perlu perbaikan.
• Penerapan KPI logistik yang tepat sangatlah penting karena memberikan visibilitas, mendukung keputusan berbasis data, dan menciptakan keunggulan kompetitif yang signifikan.
• Memonitor tujuh KPI logistik esensial seperti On-Time Delivery dan total biaya logistik akan membantu Anda mengontrol aspek terpenting dari rantai pasok.
• Implementasi KPI logistik yang efektif memerlukan penetapan tujuan yang jelas, pemilihan metrik relevan, analisis konsisten, serta keterlibatan seluruh tim.
• Software Logistik ScaleOcean berperan sebagai pusat pengukuran dan kendali yang membantu perusahaan melacak dan mengelola KPI logistik secara proaktif berbasis data akurat.

Coba Demo Gratis!

Apa Itu KPI Logistik?

KPI logistik adalah indikator kinerja utama yang digunakan untuk mengukur efektivitas dan efisiensi operasi logistik perusahaan, seperti manajemen inventaris, pengiriman, pergudangan, dan transportasi. Dengan mengukur metrik ini, perusahaan dapat menilai kinerja operasional mereka secara keseluruhan dan mengidentifikasi area yang perlu perbaikan.

Selain itu, KPI logistik membantu perusahaan mengelola biaya, meningkatkan keputusan strategis, dan mengoptimalkan rantai pasok mereka. Dengan memantau metrik ini secara berkala, perusahaan dapat membuat penyesuaian yang lebih cepat, mengurangi pemborosan, dan mencapai efisiensi yang lebih tinggi dalam setiap tahap operasional.

Mengapa KPI Logistik Penting bagi Perusahaan?

Mengukur kinerja adalah keharusan untuk berkembang di tengah persaingan ketat. KPI logistik memainkan peran vital dengan memberikan dasar yang kuat untuk pertumbuhan bisnis. Tanpa metrik yang jelas, perusahaan logistik beroperasi tanpa tahu arah dan tantangan yang ada. Berikut adalah penjelasan lengkap mengapa KPI logistik penting:

1. Memberikan Gambaran Jelas Atas Kinerja Logistik

KPI logistik berfungsi seperti dasbor kendaraan, menyajikan informasi penting tentang kondisi operasional secara real-time. Metrik seperti tingkat pengiriman tepat waktu dan biaya per pengiriman memberikan visibilitas menyeluruh, membantu manajer menilai efektivitas strategi tanpa harus menebak.

Dengan gambaran jelas ini, pemimpin dapat mengevaluasi kinerja departemen, vendor, dan individu secara objektif. Transparansi yang tercipta memungkinkan identifikasi tren kinerja dan memahami dampak perubahan proses, memastikan perbaikan berdasarkan bukti yang valid.

2. Identifikasi Masalah dan Hambatan

Salah satu fungsi utama KPI adalah sebagai sistem peringatan dini. Penurunan metrik kepatuhan jadwal atau lonjakan kerusakan barang dapat menandakan masalah tersembunyi dalam proses operasional. Dengan memantau KPI secara konsisten, perusahaan bisa mendeteksi anomali lebih awal, sebelum berkembang menjadi krisis yang merugikan.

Selain itu, analisis KPI yang mendalam membantu manajemen logistik mengidentifikasi akar penyebab masalah, bukan hanya gejalanya. Misalnya, pengembalian barang yang tinggi mungkin terkait dengan proses pengemasan atau penanganan yang buruk. Informasi ini memungkinkan tindakan korektif yang lebih tepat sasaran, mencegah masalah terulang.

3. Mendukung Pengambilan Keputusan Berbasis Data

Di era digital, keputusan bisnis tak lagi cukup mengandalkan intuisi. KPI logistik menyediakan data objektif yang membantu pemimpin mengambil keputusan strategis dengan lebih terinformasi. Dengan begitu, tim dapat berdiskusi berdasarkan data dan merumuskan solusi yang benar-benar efektif.

Selain itu, data KPI seperti biaya per pengiriman dapat membantu manajemen memilih antara armada internal atau penyedia logistik pihak ketiga. Data tingkat penerimaan pengangkut juga dapat menjadi dasar negosiasi dengan mitra transportasi. Pada akhirnya, budaya berbasis data ini mengurangi risiko dan meningkatkan pemanfaatan sumber daya perusahaan.

4. Menciptakan Keunggulan Kompetitif di Pasar

Logistik yang efisien sering menjadi pembeda antara perusahaan yang sukses dan yang tertinggal. Perusahaan yang mampu mengirimkan produk lebih cepat, murah, dan tanpa kesalahan akan memenangkan hati pelanggan. KPI adalah alat yang digunakan untuk mencapai dan mempertahankan keunggulan operasional ini.

Dengan memantau dan meningkatkan KPI, perusahaan dapat mengurangi biaya, meningkatkan kepuasan pelanggan, dan membangun reputasi sebagai mitra andal. Keunggulan ini sulit ditiru oleh kompetitor, menjadikannya fondasi kuat untuk pertumbuhan jangka panjang. Optimalisasi melalui KPI juga memperkuat posisi brand di pasar, seperti yang dilakukan oleh perusahaan logistik Indonesia terkemuka.

7 KPI Logistik Esensial yang Wajib Anda Tahu

Setelah memahami pentingnya KPI, langkah selanjutnya adalah mengetahui metrik mana yang paling relevan untuk dipantau. Meskipun ada ratusan metrik yang bisa diukur, fokus pada beberapa indikator kunci akan memberikan dampak terbesar. Berikut adalah penjelasan tentang tujuh KPI logistik esensial:

1. Pengiriman Tepat Waktu (On-Time Delivery/OTD)

KPI ini mengukur persentase pesanan yang berhasil dikirimkan tepat waktu kepada pelanggan. On-Time Delivery (OTD) adalah indikator langsung yang berhubungan dengan kepuasan pelanggan. Tingkat OTD yang tinggi menunjukkan bahwa proses logistik, dari pemrosesan pesanan hingga pengiriman akhir, berjalan dengan efisien dan andal.

Untuk menghitung OTD, bagi jumlah pengiriman tepat waktu dengan total pengiriman dalam periode tertentu, lalu kalikan dengan 100%. Memantau metrik ini membantu mengidentifikasi keterlambatan dalam siklus pengiriman, baik di gudang, transit, atau last-mile delivery. Perbaikan pada OTD dapat meningkatkan retensi pelanggan secara langsung.

Berdasarkan laporan Indeks Kinerja Logistik (LPI) 2023 yang dilansir oleh Kementerian Keuangan RI, skor waktu pengiriman turun drastis menjadi 3,00 (dari 3,67 pada LPI 2018). Penurunan ini menunjukkan masih adanya masalah pada waktu pengiriman, pemrosesan dokumen, dan kepatuhan jadwal. Sebagai contoh, Indonesia membutuhkan rata-rata 13,3 hari, lebih lama dibandingkan Malaysia (5,2 hari) atau China (5,6 hari).

2. Biaya per Pengiriman (Cost per Shipment)

Metrik ini melacak total biaya rata-rata untuk mengirimkan satu unit pesanan dari titik asal ke tujuan akhir, mencakup bahan bakar, tenaga kerja, pengemasan, dan biaya administrasi. Mengontrol biaya per pengiriman sangat penting untuk menjaga profitabilitas, terutama dalam bisnis dengan margin tipis.

Dengan menganalisis tren biaya ini, perusahaan dapat menemukan peluang efisiensi, seperti mengoptimalkan rute pengiriman atau menegosiasikan tarif lebih baik dengan penyedia 3pl logistik. Penurunan konsisten pada KPI ini menunjukkan peningkatan kesehatan finansial operasi logistik Anda.

3. Tingkat Kerusakan Barang (Damage Rate)

KPI ini mengukur persentase produk yang rusak selama transit atau penyimpanan. Dihitung dengan membagi jumlah unit yang rusak dengan total unit yang dikirim, metrik ini memengaruhi biaya dan reputasi perusahaan. Tingkat kerusakan yang tinggi menyebabkan kerugian finansial dan merusak kepercayaan pelanggan.

Memantau damage rate membantu perusahaan menemukan kelemahan dalam pengemasan, penanganan barang, atau transportasi. Tindakan perbaikan seperti menggunakan kemasan yang lebih baik atau memilih mitra pengiriman yang lebih andal dapat mengurangi kerusakan. Menekan angka kerusakan mengurangi biaya tak terduga dan meningkatkan citra merek.

4. Tingkat Pengembalian Barang (Return Rate)

KPI ini mengukur persentase produk yang dikembalikan oleh pelanggan. Alasan pengembalian bisa bervariasi, seperti produk salah kirim, kerusakan, atau ketidakpuasan pelanggan. Tingkat pengembalian yang tinggi menandakan masalah dalam akurasi pemenuhan pesanan atau kualitas produk.

Analisis alasan pengembalian sangat penting untuk menemukan akar masalah. Dengan melacak KPI ini, perusahaan dapat memperbaiki proses order picking, deskripsi produk, atau kontrol kualitas. Mengelola tingkat pengembalian secara efektif menghemat biaya logistik balik dan meningkatkan pengalaman pelanggan.

5. Kepatuhan terhadap Penjadwalan (Schedule Compliance)

KPI ini mengukur sejauh mana aktivitas logistik, khususnya penjemputan dan pengiriman, sesuai dengan jadwal yang direncanakan. Metrik ini penting untuk menilai keandalan dan disiplin tim internal maupun mitra eksternal. Kepatuhan jadwal yang tinggi memastikan kelancaran rantai pasok dan mencegah keterlambatan yang berdampak luas.

Misalnya, keterlambatan truk penjemputan barang dari pemasok dapat menunda seluruh jadwal produksi. Dengan memantau schedule compliance, manajer logistik dapat mengevaluasi kinerja vendor transportasi dan membuat keputusan berbasis data untuk melanjutkan atau mengganti mitra. KPI ini penting untuk menjaga ritme operasional yang stabil dan dapat diprediksi.

6. Tingkat Penerimaan Pengangkut (Transporter Acceptance Rate)

KPI ini mengukur persentase permintaan pengiriman (tender) yang diterima oleh mitra pengangkut. Tingkat penerimaan yang rendah bisa menandakan masalah dalam hubungan dengan mitra, seperti tarif yang tidak kompetitif atau jadwal yang tidak realistis.

Memantau metrik ini sangat penting untuk memastikan ketersediaan kapasitas angkut, terutama pada musim puncak. Tingkat penolakan yang tinggi dapat menyebabkan keterlambatan pengiriman dan biaya tambahan. Dengan menganalisis KPI ini, perusahaan dapat memperbaiki strategi pengadaan transportasi dan membangun hubungan yang lebih kuat dengan mitra.

7. Total Biaya Logistik (Total Logistics Cost)

KPI ini mengukur semua biaya yang terkait dengan fungsi logistik, seperti transportasi, pergudangan, manajemen inventaris, dan administrasi, biasanya dihitung sebagai persentase dari total pendapatan. Total biaya logistik memberikan gambaran lengkap tentang efisiensi rantai pasok secara keseluruhan.

KPI ini sangat penting bagi eksekutif untuk memahami dampak finansial dari operasi logistik terhadap kinerja perusahaan. Menganalisis komponen biaya dapat mengungkap area yang paling boros dan di mana investasi strategis diperlukan. Dengan memahami struktur biaya pada berbagai jenis bisnis logistik, perusahaan dapat mengoptimalkan alokasi anggaran dan meningkatkan profitabilitas.

Cara Menggunakan dan Menerapkan KPI Logistik yang Efektif

Mengetahui KPI apa yang harus diukur hanyalah setengah dari perjalanan menerapkannya secara efektif adalah tantangan sebenarnya. Implementasi yang buruk dapat membuat pengumpulan data menjadi sia-sia dan tidak menghasilkan perbaikan yang berarti.

Untuk memastikan program KPI Anda berhasil, diperlukan pendekatan yang sistematis dan terstruktur. Berikut adalah langkah-langkah kunci penerapan KPI:

1. Tetapkan Tujuan Bisnis yang Jelas

Sebelum memilih KPI, Anda perlu memahami tujuan bisnis secara keseluruhan. Apakah itu mengurangi biaya operasional, meningkatkan kepuasan pelanggan, atau mempercepat waktu pengiriman? Tujuan yang jelas akan membantu Anda memilih metrik yang relevan dengan strategi bisnis.

Setiap KPI yang dipilih harus terhubung langsung dengan tujuan strategis tersebut. Tanpa hubungan ini, Anda berisiko mengukur hal-hal yang tidak penting dan membuang sumber daya. Keselarasan antara KPI dan tujuan memastikan upaya perbaikan operasional berkontribusi pada kesuksesan perusahaan.

2. Pilih Metrik KPI yang Relevan

Setelah tujuan ditetapkan, pilih beberapa KPI yang paling akurat untuk mengukur kemajuan menuju tujuan tersebut. Hindari mengukur terlalu banyak hal, karena ini dapat menyebabkan kebingungan dan kelumpuhan analisis. Fokus pada 5 hingga 10 KPI utama yang benar-benar menggerakkan kinerja.

Pertimbangkan konteks unik bisnis Anda, seperti model operasi dan jenis pelanggan yang dilayani. Perbedaan jasa logistik akan memengaruhi prioritas KPI, seperti kecepatan last-mile delivery untuk e-commerce atau kepatuhan jadwal pengiriman untuk produsen B2B. Memahami hal ini akan membantu Anda memilih indikator yang paling berdampak.

3. Kumpulkan dan Analisis Data Secara Konsisten

KPI hanya seakurat data yang mendasarinya. Pastikan Anda memiliki sistem yang andal untuk mengumpulkan data secara konsisten dan akurat, baik melalui sistem manajemen transportasi (TMS), sistem manajemen gudang (WMS), atau platform lainnya. Integritas data adalah kunci untuk mendapatkan wawasan yang dapat dipercaya dari analisis KPI Anda.

Selain pengumpulan data, tetapkan ritme yang teratur untuk meninjau dan menganalisis hasil KPI. Ini bisa dilakukan dalam rapat harian, mingguan, atau bulanan, tergantung pada sifat metriknya. Analisis yang konsisten memungkinkan Anda untuk cepat mengidentifikasi tren, merayakan keberhasilan, dan mengatasi masalah sebelum memburuk.

Software Logistik ScaleOcean berperan sebagai pusat pengukuran dan kendali yang memungkinkan perusahaan tidak hanya melacak KPI logistik, tetapi juga secara proaktif mengelola dan mencapainya. Perangkat lunak ini mengubah operasional logistik dari yang reaktif menjadi berbasis data.

Dengan fitur lengkap, ScaleOcean memudahkan pengumpulan dan analisis data secara konsisten, membantu Anda memantau KPI logistik utama, seperti on-time delivery, profitabilitas per pengiriman, dan efisiensi asset.

ScaleOcean memungkinkan Anda untuk mengambil keputusan yang lebih baik, lebih cepat, dan lebih akurat, serta mengoptimalkan kinerja logistik secara keseluruhan. Mulailah dengan demo gratis untuk merasakan langsung manfaatnya bagi operasional logistik Anda.

4. Libatkan Seluruh Tim

KPI bukanlah alat yang hanya digunakan oleh manajemen KPI harus dipahami dan digunakan oleh seluruh tim yang terlibat dalam operasi logistik. Komunikasikan dengan jelas apa itu setiap KPI, mengapa itu penting, dan bagaimana kinerja individu atau tim memengaruhinya. Keterlibatan tim menciptakan rasa kepemilikan dan mendorong semua orang untuk bekerja menuju tujuan yang sama.

Visualisasikan data KPI melalui dasbor yang mudah diakses di area kerja, seperti di gudang atau kantor operasional. Ketika karyawan dapat melihat dampak langsung dari pekerjaan mereka terhadap angka-angka, mereka menjadi lebih termotivasi. Transparansi kinerja ini mendorong budaya akuntabilitas dan perbaikan berkelanjutan di seluruh organisasi.

5. Tindak Lanjut

Langkah terakhir dan yang paling krusial adalah menindaklanjuti wawasan yang didapat dari analisis KPI. Mengukur kinerja tanpa mengambil tindakan adalah aktivitas yang sia-sia. Setiap kali sebuah KPI menunjukkan kinerja di bawah target, harus ada proses yang jelas untuk merumuskan rencana aksi.

Bentuk tim kecil untuk menganalisis akar penyebab masalah dan mengembangkan solusi konkret. Tetapkan penanggung jawab, tenggat waktu, dan metrik untuk mengukur keberhasilan dari tindakan perbaikan tersebut. Siklus ukur-analisis-tindak lanjut inilah yang akan mendorong peningkatan kinerja yang nyata dan berkelanjutan dari waktu ke waktu.

Baca juga: Layanan Logistik: Arti, Jenis, dan Tahapan Operasionalnya

Kesimpulan

KPI Logistik adalah alat untuk memastikan proses logistik berjalan optimal dan selaras dengan tujuan bisnis. Metrik ini memberikan visibilitas terhadap performa operasional, membantu mengidentifikasi bottleneck, dan meningkatkan ketepatan pengambilan keputusan. Dengan KPI yang relevan, perusahaan dapat memperbaiki efisiensi dan menekan biaya.

Software Logistik ScaleOcean mengubah operasional logistik menjadi berbasis data. Dengan fitur canggih yang bisa memantau KPI utama seperti on-time delivery dan profitabilitas pengiriman secara real-time, sistem ini mempercepat pengambilan keputusan dan meningkatkan efisiensi rantai pasok. Mulailah dengan demo gratis untuk merasakan manfaatnya secara langsung.