Bagaimana Cara Membuat Long Term Capacity Planning?

Long term capacity planning adalah proses strategis yang sangat penting bagi setiap perusahaan, khususnya di industri manufaktur. Perencanaan tersebut membantu perusahaan memastikan adanya sumber daya dan kapasitas yang cukup untuk memenuhi permintaan pelanggan dan mencapai tujuan bisnis di masa mendatang.

Namun, perencanaan ini memiliki beberapa langkah yang perlu diperhatikan agar memberi dampak signifikan terhadap perkembangan bisnis Anda. Teknologi modern seperti sistem enterprise resource planning (ERP) juga sangat membantu memaksimalkan proses perencanaan kapasitas produksi jangka panjang.

Dalam artikel berikut, akan dijelaskan lebih lanjut cara membuat long term capacity planning dan bagaimana ERP dapat membantu efisiensi proses ini. Dengan pemanfaatan teknologi yang tepat, perusahaan dapat merencanakan kapasitas produksi dengan lebih akurat dan responsif terhadap perubahan pasar.

1. Apa itu Long Term Capacity Planning?

Long term capacity planning adalah proses strategis yang menyelaraskan sumber daya organisasi, seperti fasilitas, peralatan, dan tenaga kerja, dengan proyeksi permintaan produk atau layanan di masa depan. Hal ini bertujuan untuk memastikan pertumbuhan yang berkelanjutan dan responsivitas terhadap perubahan pasar.

Proses ini melibatkan pengendalian proses produksi, proyeksi permintaan, dan pengelolaan pengeluaran modal (CapEx) yang signifikan. Selain itu, perencanaan ini juga menyusun roadmap ekspansi atau kontraksi kapasitas sesuai dengan kebutuhan.

Fokus utama perencanaan kapasitas jangka panjang adalah pada keputusan strategis yang mendukung efisiensi dan mitigasi risiko. Dengan demikian, perusahaan dapat membuat investasi yang tepat untuk meningkatkan daya saing dan ketahanan bisnis.

2. Aspek Utama Perencanaan Kapasitas Jangka Panjang

Dalam menjalankan perencanaan kapasitas produksi jangka panjang, ada beberapa aspek kunci yang perlu diperhatikan, mulai dari apa fokus strategisnya, peramalan permintaan, evaluasi kapasitas, hingga perencanaan sumber daya. Berikut penjelasan lebih lengkapnya:

a. Fokus Strategis

Perencanaan kapasitas produksi jangka panjang merupakan proses strategis yang mempertimbangkan tujuan organisasi di masa depan. Dengan memahami arah pertumbuhan perusahaan, setiap keputusan terkait kapasitas dapat selaras dengan visi jangka panjang yang ingin dicapai.

b. Peramalan Permintaan

Peramalan permintaan menjadi langkah penting untuk menentukan kebutuhan kapasitas di masa depan. Dengan melakukan proyeksi permintaan yang akurat, perusahaan dapat mempersiapkan sumber daya sejak dini dan menghindari risiko kekurangan kapasitas.

c. Evaluasi Kapasitas

Mengevaluasi kapasitas saat ini, termasuk fasilitas, peralatan, dan tenaga kerja, sangat penting untuk mengidentifikasi kesenjangan. Melalui analisis ini, perusahaan dapat menemukan peluang perbaikan dan merencanakan kapasitas produksi yang lebih terarah di masa depan.

d. Perencanaan Sumber Daya

Setelah kebutuhan masa depan dipetakan, perusahaan perlu mengidentifikasi sumber daya yang dibutuhkan seperti fasilitas baru, peralatan tambahan, atau perekrutan tenaga kerja. Langkah ini membantu memastikan bahwa bisnis dapat memenuhi permintaan pasar dengan tepat waktu dan efisien.

Baca juga: 10 Proses Manufaktur Plastik dan Tips Tingkatkan Efektivitas

3. Manfaat Long Term Capacity Planning

Manfaat dari long term capacity planning adalah sebagai kerangka strategis untuk membantu perusahaan menentukan kebutuhan fasilitas, peralatan, dan tenaga kerja agar mampu memenuhi permintaan produksi jangka panjang secara optimal.

Dikutip dari Deloitte, integrasi perencanaan kapasitas dengan teknologi digital mampu memberikan hasil nyata pada performa perusahaan. Berikut adalah beberapa manfaat utama dari long term capacity planning:

a. Peningkatan Efisiensi

Dengan perencanaan kapasitas produksi jangka panjang, perusahaan dapat mengoptimalkan pemanfaatan sumber daya yang ada. Setiap tenaga kerja, mesin, dan bahan baku digunakan secara maksimal untuk menghindari pemborosan. Selain itu, proses produksi dapat berjalan lebih terstruktur, sehingga meningkatkan efisiensi operasional secara keseluruhan.

b. Peningkatan Produktivitas

Long term capacity planning membantu perusahaan memastikan ketersediaan sumber daya yang cukup untuk memenuhi permintaan pasar. Perencanaan yang matang memungkinkan perusahaan mengatur jadwal produksi dengan lebih efisien.

Selain itu, perencanaan ini juga membantu mengelola tenaga kerja dan material dengan tepat. Hal ini memastikan perusahaan dapat mencapai target produksi secara konsisten dan efektif.

c. Pengurangan Biaya

Perencanaan kapasitas produksi jangka panjang memungkinkan perusahaan membuat keputusan investasi yang lebih bijak. Pengelolaan sumber daya yang efisien membantu menghindari pembelian berlebih atau kekurangan bahan.

Hal ini seringkali dapat mengurangi biaya tambahan yang tidak perlu. Dengan demikian, perusahaan dapat menekan biaya operasional dan mengalokasikan anggaran lebih efisien.

d. Peningkatan Layanan Pelanggan

Perusahaan yang mampu memenuhi permintaan pelanggan dengan cepat dan konsisten akan meningkatkan kepuasan pelanggan. Long term capacity planning memungkinkan perusahaan mengantisipasi lonjakan permintaan dan meminimalkan gangguan layanan. Dengan pelayanan yang lebih stabil, loyalitas pelanggan dapat terjaga dengan baik.

e. Keunggulan Kompetitif

Dalam pasar yang dinamis, kemampuan untuk beradaptasi menjadi kunci utama. Long term capacity planning membantu perusahaan merespons perubahan pasar dengan lebih cepat dan akurat. Dengan perencanaan yang kuat, perusahaan dapat mempertahankan keunggulan kompetitif dan tetap relevan di tengah persaingan industri yang ketat.

4. Perbedaan Short Term dan Long Term Capacity Planning

Dalam dunia bisnis, perencanaan kapasitas produksi dibagi menjadi dua fokus utama, yaitu short term dan long term capacity planning. Keduanya memiliki tujuan yang sama, yaitu mengoptimalkan penggunaan sumber daya, tetapi pendekatan dan cakupan waktunya berbeda.

Sementara long term capacity planning berfokus pada perencanaan jangka panjang, immediate capacity lebih berkaitan dengan pemenuhan kebutuhan kapasitas secara langsung dan cepat dalam jangka pendek. Berikut perbedaannya:

a. Jangka Waktu Perencanaan

Short term capacity planning berfokus pada perencanaan kapasitas dalam periode waktu yang relatif singkat, seperti harian, mingguan, hingga bulanan. Pendekatan ini digunakan untuk mengantisipasi lonjakan permintaan sementara, perubahan jadwal produksi, serta gangguan operasional yang bersifat taktis.

Sebaliknya, long term capacity planning memiliki horizon waktu yang jauh lebih panjang, umumnya mencakup periode tahunan hingga beberapa tahun ke depan. Perencanaan ini bertujuan untuk mempersiapkan kapasitas produksi agar selaras dengan strategi pertumbuhan perusahaan dan proyeksi permintaan jangka panjang.

b. Fokus dan Tujuan

Fokus utama short term capacity planning adalah menjaga kelancaran operasional harian. Perusahaan menggunakan pendekatan ini untuk menyesuaikan jumlah tenaga kerja, jam lembur, atau penjadwalan mesin agar produksi tetap berjalan optimal dalam jangka pendek.

Sementara itu, long term capacity planning lebih berorientasi pada pengambilan keputusan strategis. Tujuannya adalah memastikan perusahaan memiliki kapasitas yang memadai untuk mendukung ekspansi, peningkatan volume produksi, serta penetrasi pasar baru di masa depan.

c. Jenis Keputusan yang Diambil

Keputusan dalam short term capacity planning umumnya bersifat operasional, seperti pengaturan shift kerja, penambahan jam lembur, atau penjadwalan ulang produksi. Keputusan ini relatif fleksibel dan dapat diubah dengan cepat sesuai kondisi permintaan.

Berbeda dengan itu, long term capacity planning melibatkan keputusan strategis yang berdampak jangka panjang, seperti pembangunan fasilitas baru, pembelian mesin produksi, dan perencanaan perekrutan tenaga kerja permanen. Keputusan ini membutuhkan analisis yang matang karena berkaitan dengan investasi besar perusahaan.

d. Dampak terhadap Investasi

Pada short term capacity planning, dampak terhadap investasi relatif kecil karena perusahaan hanya melakukan penyesuaian sumber daya yang sudah tersedia. Risiko finansial yang ditimbulkan pun cenderung lebih rendah.

Sebaliknya, long term capacity planning memiliki implikasi investasi yang signifikan. Perusahaan perlu mengalokasikan dana untuk ekspansi fasilitas, pengadaan teknologi baru, serta pengembangan SDM, sehingga perencanaan yang tidak akurat dapat berdampak besar terhadap kinerja keuangan jangka panjang.

Aspek	Short Term Capacity Planning	Long Term Capacity Planning
Jangka Waktu Perencanaan	Harian hingga bulanan	Tahunan hingga beberapa tahun
Fokus dan Tujuan	Kelancaran operasional jangka pendek	Pertumbuhan dan ekspansi bisnis
Jenis Keputusan	Penjadwalan, lembur, alokasi tenaga kerja	Investasi fasilitas, mesin, dan SDM
Dampak terhadap Investasi	Relatif kecil dan fleksibel	Signifikan dan berdampak jangka panjang

5. Cara Membuat Long Term Capacity Planning

Cara membuat perencanaan kapasitas produksi jangka panjang adalah melalui serangkaian tahapan analisis yang digunakan perusahaan untuk menentukan kebutuhan kapasitas di masa mendatang. Berikut penjelasan lebih rinci tentang masing-masing langkah tersebut:

a. Pahami Kebutuhan Bisnis

Langkah pertama dalam membuat long term capacity planning adalah memahami kebutuhan bisnis Anda. Artinya, Anda perlu mengetahui tujuan dan target perusahaan, serta menentukan bagaimana kapasitas operasional berkontribusi pada pencapaian tujuan tersebut.

Contoh, jika tujuan bisnis adalah ekspansi pasar, Anda perlu mengetahui berapa banyak peningkatan kapasitas produksi yang diperlukan untuk memenuhi target permintaan yang diinginkan.

b. Analisis Tren Permintaan

Langkah kedua pembuatan long term capacity planning adalah analisis tren permintaan. Dalam langkah ini, industri manufaktur harus memeriksa data historis untuk melihat pola dan tren dalam permintaan produk atau layanan yang ditawarkan.

Artinya Anda perlu memahami fluktuasi musiman, siklus bisnis, dan variabel lain yang mungkin mempengaruhi permintaan. Dengan demikian, Anda akan lebih mudah membuat strategi pengelolaan permintaan dan perencanaan produksi.

c. Perkirakan Permintaan Masa Depan

Setelah memahami tren saat ini, langkah selanjutnya adalah memperkirakan permintaan di masa depan. Anda perlu menggunakan data historis dan faktor eksternal, seperti perubahan ekonomi, teknologi, atau preferensi konsumen, untuk membuat perkiraan yang akurat.

Proses ini sangat penting untuk memastikan ketersediaan produk atau layanan yang dibutuhkan pelanggan. Hal ini dapat dilakukan dengan lebih efisien jika Anda menggunakan software ERP manufaktur yang dapat membantu dalam menganalisis data dan merencanakan kapasitas secara tepat.

d. Evaluasi Kapasitas Saat Ini

Selanjutnya, lakukan evaluasi kapasitas produksi saat ini. Industri manufaktur perlu mengetahui seberapa efektif perusahaan memanfaatkan sumber daya yang ada, serta bagaimana kapasitas saat ini memenuhi permintaan. Evaluasi ini harus mencakup aspek tenaga kerja, peralatan, hingga penggunaan sistem produksi yang tepat.

e. Hitung Kapasitas yang Diperlukan

Setelah memahami permintaan masa depan dan mengevaluasi kapasitas saat ini, langkah berikutnya adalah menghitung berapa banyak kapasitas tambahan yang diperlukan untuk memenuhi permintaan tersebut. Proses ini melibatkan perhitungan dan analisis lanjut untuk memastikan bahwa industri manufaktur memiliki kapasitas yang cukup untuk memenuhi permintaan.

f. Buat Rencana Peningkatan Kapasitas

Setelah itu, Anda perlu merencanakan cara untuk meningkatkan kapasitas yang ada. Anda bisa mempertimbangkan untuk mempekerjakan lebih banyak tenaga kerja, membeli peralatan baru, atau memperluas ruang penyimpanan.

Rencana tersebut harus disusun secara detail dengan memperhitungkan berbagai faktor. Faktor-faktor seperti waktu dan biaya yang diperlukan juga harus dipertimbangkan dalam perencanaan kapasitas produksi.

g. Implementasikan Rencana

Setelah membuat rencana, langkah selanjutnya adalah mengimplementasikannya. Proses ini melibatkan pelatihan staf hingga instalasi peralatan atau teknologi baru. Jangan lupa juga untuk memastikan bahwa semua langkah implementasi dilakukan secara tepat dan efisien untuk mencapai peningkatan kapasitas yang efektif.

h. Monitoring dan Evaluasi

Langkah terakhir dalam long term capacity planning adalah monitoring dan evaluasi. Setelah rencana diimplementasikan, Anda perlu memantau dan mengevaluasi kinerja secara teratur untuk memastikan bahwa peningkatan kapasitas memenuhi permintaan dan mencapai tujuan bisnis yang diinginkan. Peninjauan ini membantu Anda untuk membuat penyesuaian yang diperlukan.

Pelaksanaan rencana kapasitas jangka panjang di tingkat operasional sehari-hari didukung dan dipantau secara real-time oleh software pengendalian produksi, yang juga menyediakan data krusial untuk evaluasi dan penyesuaian rencana di masa depan.

6. Contoh Long Term Capacity Planning

Perusahaan manufaktur yang memproduksi komponen otomotif dapat memproduksi 10.000 komponen per hari. Dengan proyeksi peningkatan permintaan 10% per tahun selama lima tahun, perusahaan memerlukan long term capacity planning untuk memastikan kapasitas produksi dapat memenuhi permintaan yang meningkat.

Dengan menggunakan data historis dan prediksi pasar, perusahaan memperkirakan permintaan akan meningkat menjadi 16.105 komponen per hari pada akhir tahun kelima. Ini menunjukkan bahwa kapasitas produksi saat ini tidak akan cukup, sehingga perusahaan perlu merencanakan peningkatan kapasitas.

Perusahaan memutuskan untuk menambah jalur produksi dan shift kerja untuk memenuhi kebutuhan kapasitas yang lebih besar. Selanjutnya, perusahaan melakukan investasi pada peralatan baru dan teknologi, serta mengatur pelatihan tenaga kerja, sembari melakukan monitoring dan evaluasi berkala terhadap kinerja produksi.

7. Maksimalkan Long Term Capacity Planning dengan Manufaktur ScaleOcean

Software Manufaktur ScaleOcean adalah solusi digitalisasi bisnis yang dirancang untuk mengoptimalkan operasional industri manufaktur, membantu dalam perencanaan kapasitas produksi secara efisien. Dengan menggunakan sistem ini, perusahaan dapat memanfaatkan data secara real-time untuk mengelola sumber daya dan menghindari kesalahan perencanaan.

Dengan kemampuan untuk meramalkan permintaan melalui modul forecasting, ERP ini memberikan gambaran yang lebih akurat tentang kapasitas produksi yang diperlukan, memastikan ketersediaan bahan baku yang tepat waktu dan mencegah pemborosan.

Untuk merasakan manfaatnya, Anda dapat mencoba demo gratis ScaleOcean. Berikut beberapa fitur unggulannya:

• Perencanaan Produksi: Membantu perusahaan merencanakan kapasitas produksi dengan lebih akurat, menghindari overstocking dan kekurangan bahan baku. Dengan demikian, perusahaan dapat memastikan alur produksi tetap efisien dan tepat waktu.
• Manajemen Inventaris: Memantau dan mengelola stok bahan baku secara real-time untuk memastikan ketersediaan barang sesuai kebutuhan. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk menghindari pemborosan dan memastikan kelancaran produksi.
• Forecasting Permintaan: Menggunakan data historis untuk memprediksi kebutuhan bahan baku dan kapasitas produksi di masa depan. Dengan informasi ini, perusahaan dapat merencanakan dengan lebih baik dan mengurangi risiko kekurangan atau kelebihan persediaan.
• Pelaporan dan Analisis: Menyediakan laporan kinerja operasional secara real-time yang dapat diakses kapan saja. Ini memungkinkan evaluasi cepat dan penyesuaian operasional untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas.

Baca juga: Apa itu Produksi Massal, Ciri, Jenis, serta Contohnya

8. Kesimpulan

Long term capacity planning adalah proses strategis untuk menyiapkan kapasitas produksi yang sesuai dengan kebutuhan bisnis di masa depan. Dengan perencanaan yang tepat, perusahaan dapat lebih adaptif dalam merespons perubahan pasar. Proses ini memerlukan analisis data yang kompleks, sehingga penggunaan ERP sangat efektif untuk memaksimalkan perencanaan kapasitas jangka panjang.

Software Manufaktur ScaleOcean adalah solusi ERP yang dirancang untuk mengoptimalkan operasional industri manufaktur melalui perencanaan kapasitas yang lebih akurat dan efisien. Dengan dukungan data real-time dan modul forecasting, perusahaan dapat mengelola sumber daya dan memprediksi kebutuhan produksi dengan lebih tepat.

ScaleOcean juga dilengkapi dengan fitur perencanaan produksi, manajemen inventaris, serta pelaporan dan analisis yang dapat meningkatkan efisiensi operasional secara menyeluruh. Untuk merasakan manfaatnya, Anda dapat mencoba demo gratis ScaleOcean dan mulai optimalkan long term capacity planning bisnis Anda.