Lead Time: Jenis, Rumus, dan Cara Menghitungnya

Dalam manajemen supply chain di perusahaan, Anda perlu memperhatikan banyak aspek untuk mencapai kesuksesan bisnis, terutama dalam industri manufaktur. Salah satunya adalah lead time, yaitu total waktu yang dibutuhkan sejak dimulainya suatu proses hingga produk atau layanan diterima oleh pelanggan.

Pengelolaan lead time yang buruk dapat memicu berbagai hambatan, seperti keterlambatan produksi, gangguan logistik, atau ketidakseimbangan persediaan. Hal ini menjadi tantangan tersendiri bagi manufaktur dengan alur produksi yang kompleks dan bertahap.

Untuk mengatasinya, perusahaan perlu menerapkan strategi optimalisasi menyeluruh terhadap sistem produksi dan rantai pasok. Artikel ini akan mengulas secara komprehensif tentang lead time produksi, meliputi komponen, cara kerja, rumus perhitungan, serta strategi untuk mempersingkat waktu tunggu dalam proses manufaktur. Simak penjelasannya di bawah ini!

Key Takeaways

• Lead time adalah waktu yang dibutuhkan dari dimulainya proses hingga selesai, dari pemesanan produk hingga penerimaan oleh pelanggan.
• Jenis-jenis lead time adalah material lead time, production lead time, delivery lead time.
• Untuk cara menghitungnya, gunakan rumus lead time = Waktu Pengadaan + Waktu Produksi + Waktu Pengiriman.
• Software manufaktur terbaik dapat membantu mengoptimalkan lead time produksi mulai dari supply chain, warehouse inventory, hingga produksi dan accounting.

Coba Demo Gratis!

1. Apa itu Lead Time?

Lead time adalah waktu total yang dibutuhkan dari awal hingga akhir suatu proses, khususnya dalam bisnis merujuk pada durasi sejak pelanggan melakukan pemesanan hingga produk atau layanan diterima. Lead time mencerminkan efisiensi operasional dan berpengaruh langsung pada kepuasan pelanggan serta kecepatan respons perusahaan terhadap permintaan pasar.

Lead time yang pendek meningkatkan efisiensi operasional, mempercepat pengiriman, dan meningkatkan kepuasan pelanggan. Selain itu, hal ini memberikan keunggulan kompetitif dengan respons pasar yang cepat dan mendukung perencanaan serta manajemen inventaris yang lebih baik.

Manajemen waktu tunggu yang efektif sangat penting bagi keberhasilan suatu bisnis. Jika perusahaan mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk menghasilkan dan mengirimkan produk, perusahaan akan memiliki kemungkinan besar untuk unggul dibandingkan kompetitor.

Namun, meminimalkan waktu tunggu juga harus diimbangi dengan pertimbangan tentang kualitas dan biaya. Salah satu cara untuk memastikan keseimbangan ini adalah dengan menghitung efisiensi produksi secara rutin. Meningkatkan efisiensi produksi mungkin dapat mengurangi waktu tunggu, tetapi juga bisa menurunkan kualitas bahkan meningkatkan biaya.

2. Jenis-Jenis Lead Time dalam Manufaktur

Setiap tahap produksi memiliki lead time yang berbeda, dan masing-masing dapat mempengaruhi kelancaran operasional. Memahami setiap jenisnya sangat penting bagi pebisnis untuk meningkatkan efisiensi. Perusahaan manufaktur harus mengelola dengan baik beberapa jenis waktu tunggu, di antaranya:

a. Material Lead Time

Jenis pertama lead time adalah waktu tunggu yang dibutuhkan perusahaan untuk memperoleh bahan baku dari supplier sebelum produksi dimulai. Proses ini mencakup pemesanan, persetujuan, pengemasan, hingga pengiriman bahan ke pabrik.

Jika waktu tunggu dalam proses ini terlalu lama, produksi bisa tertunda dan mempengaruhi jadwal pengiriman. Untuk itu, perusahaan perlu bekerja sama dengan supplier andal dan memanfaatkan software manufaktur terbaik dan terintegrasi untuk memastikan ketersediaan bahan tanpa menumpuk stok berlebih.

b. Production Lead Time

Jenis ini mengacu pada durasi proses produksi dari awal hingga selesai, meliputi persiapan mesin, perakitan, pengecekan kualitas, hingga produk siap dikirim. Faktor terjadinya waktu tunggu ini bisa karena kapasitas produksi, efisiensi tenaga kerja, dan tingkat otomatisasi.

Semakin lama waktu produksi, maka semakin besar juga risiko keterlambatan pengiriman dan kenaikan biaya operasional. Untuk mengoptimalkan lead time produksi ini, perusahaan dapat menerapkan sistem produksi lean manufacturing, otomatisasi proses, dan sistem penjadwalan produksi yang lebih akurat.

c. Delivery Lead Time

Terakhir jenis lead time adalah waktu yang diperlukan untuk mengirimkan produk jadi ke pelanggan setelah proses produksi selesai dilakukan. Faktornya bisa terjadi karena jarak pengiriman, metode transportasi, serta efisiensi dalam pengelolaan gudang dan distribusi.

Jika waktu pengiriman terlalu lama, pelanggan bisa kehilangan kepercayaan dan beralih ke kompetitor. Untuk mengurangi waktu tunggu delivery, perusahaan dapat meningkatkan manajemen logistik, memilih jalur distribusi yang lebih cepat, serta bekerja sama dengan mitra pengiriman yang memiliki layanan andal dan efisien.

3. Komponen-Komponen Lead Time dalam Manufaktur

Perusahaan harus mengelola waktu tunggu dengan optimal untuk mencapai efisiensi setiap proses manufaktur. Dalam pengelolaannya, ada beberapa komponen utama yang perlu diperhatikan untuk mengidentifikasi titik-titik keterlambatan dan mempercepat proses produksi, yaitu sebagai berikut:

a. Pre-processing Time

Komponen pertama lead time adalah pre-processing time, yang mengukur waktu yang dibutuhkan sebelum produksi dimulai. Mulai dari perencanaan, persiapan bahan baku, serta pengaturan jadwal produksi.

Tahapan dalam komponen ini melibatkan koordinasi antara tim perencanaan, pembelian bahan baku, serta kesiapan tenaga kerja dan mesin. Jika tahap ini tidak berjalan optimal, sistem produksi bisa tertunda karena bahan baku belum tersedia atau mesin belum siap beroperasi.

b. Processing Time

Komponen processing time adalah durasi proses produksi aktual, yaitu waktu yang dibutuhkan untuk mengubah bahan baku menjadi produk jadi. Tahapan ini mencakup proses perakitan, pemrosesan, inspeksi kualitas, hingga penyelesaian akhir.

Jika waktu tunggu dalam tahapan ini semakin panjang akan berpengaruh pada efisiensi mesin, keahlian tenaga kerja, serta kompleksitas produk. Waktu produksi yang terlalu lama juga menyebabkan biaya operasional meningkat, serta proses pengiriman ke pelanggan juga dapat tertunda.

c. Post-processing Time

Komponen terakhir lead time adalah post-processing time, yang menjadi waktu yang dibutuhkan setelah produksi selesai. Ini mencakup pengecekan akhir, pengepakan, penyimpanan, dan pengiriman produk ke pelanggan.

Tahapan ini penting untuk diperhatikan karena efisiensinya dapat memastikan produk dikirim dalam kondisi terbaik dan sampai tepat waktu. Faktor waktu tunggu di komponen ini bisa terjadi karena efisiensi pengelolaan gudang, kecepatan pengepakan, serta ketersediaan layanan pengiriman yang andal.

4. Cara Kerja Lead Time dalam Proses Manufaktur

Dalam proses manufaktur, waktu tunggu meliputi seluruh alur kerja produksi, di mana setiap tahapannya membutuhkan koordinasi antar departemen agar proses berjalan lancar. Maka dari itu, penting untuk memperhatikan cara kerja di setiap tahapannya agar tidak terjadi ketidakseimbangan produksi.

a. Penerimaan Pesanan dan Perencanaan Produksi

Lead time produksi dimulai saat pesanan diterima oleh tim sales. Pesanan ini kemudian dianalisis untuk memastikan ketersediaan bahan baku dan kapasitas produksi. Selanjutnya tim produksi dan procurement dapat menyiapkan material serta menentukan jadwal produksi yang optimal.

b. Pengadaan Bahan Baku dan Persiapan Produksi

Setelah pesanan dikonfirmasi, tim procurement bertanggung jawab dalam memastikan bahan baku tersedia sesuai kebutuhan. Proses ini melibatkan koordinasi dengan supplier untuk mempercepat pengiriman dan mencegah kekurangan stok.

Setelah bahan baku diterima, tim produksi harus mempersiapkan peralatan dan mesin, tenaga kerja, dan jalur batch produksi. Penting untuk menghindari keterlambatan karena dapat berdampak domino pada seluruh proses manufaktur, menyebabkan bottleneck yang mempengaruhi efisiensi dan jadwal pengiriman ke pelanggan.

c. Proses Produksi dan Kontrol Kualitas

Tahapan produksi dengan berbagai proses harus dilakukan sesuai jadwal agar waktu tunggu dapat terkendali. Kontrol kualitas juga menjadi bagian penting dalam tahap ini, memastikan produk memenuhi standar dan KPI manufaktur sebelum dikirim ke pelanggan.

Jika ditemukan cacat, produk harus diperbaiki atau dibuat ulang, yang bisa memperpanjang waktu tunggu. Oleh karena itu, penggunaan teknologi otomatisasi real-time manufaktur terbaik membantu mempercepat proses serta mengurangi risiko kesalahan produksi.

d. Pengemasan dan Distribusi Produk Jadi

Setelah proses produksi selesai, tim akan mengemas produk dan menyiapkannya untuk dikirim. Di tahap ini, manajemen gudang harus memperhatikan efisiensi untuk mempercepat proses sortir dan distribusi. Selain itu, tim juga perlu memilih metode pengiriman yang tepat berdasarkan lokasi pelanggan untuk menghindari waktu tunggu.

e. Koordinasi Antar Departemen untuk Optimalisasi Lead Time

Efisiensi lead time bergantung pada kerja sama antar departemen. Tim sales, procurement, produksi, hingga logistik harus berkomunikasi dengan baik untuk menghindari bottleneck dalam proses manufaktur.

Untuk itu, penggunaan aplikasi manufaktur terbaik seperti ScaleOcean agar memungkinkan setiap departemen mendapatkan data yang sama secara real-time, memudahkan perencanaan dan pengambilan keputusan.

5. Rumus Lead Time dan Contoh Perhitungannya

Pemahaman cara menghitung lead time merupakan hal penting untuk meningkatkan efisiensi produksi dan pengiriman. Dengan perhitungan dan rumus lead time yang tepat, perusahaan dapat mengidentifikasi hambatan dalam proses manufaktur, dan optimalkan setiap batchnya.

a. Rumus Lead Time

Lead time manufaktur adalah total waktu yang diperlukan dalam proses produksi, mulai dari pemesanan bahan baku hingga produk jadi siap dikirim. Rumus dasar untuk menghitungnya adalah sebagai berikut:

Secara umum lead time manufaktur terdiri dari beberapa komponen utama:

• Waktu Pengadaan (Procurement Lead Time): Durasi yang diperlukan untuk memperoleh bahan baku atau komponen yang dibutuhkan dalam produksi. Ini mencakup waktu pemesanan, pengiriman dari pemasok, dan penerimaan barang di gudang.
• Waktu Produksi (Manufacturing Lead Time): Waktu yang digunakan untuk mengubah bahan baku menjadi produk jadi. Proses ini meliputi pemotongan, perakitan, pengujian, dan proses manufaktur lainnya.
• Waktu Pengiriman (Delivery Lead Time): Durasi yang dibutuhkan untuk mengirimkan produk jadi dari fasilitas produksi ke pelanggan. Ini mencakup pengemasan, pengiriman, dan penerimaan oleh pelanggan.

Selain itu, rumus lead time juga bisa disesuaikan sesuai dengan jenis industri dan kebutuhan khusus perusahaan. Namun dalam praktiknya, rumus lead time bisa menjadi lebih kompleks dan mencakup berbagai faktor lainnya, tergantung pada bisnis dan model operasional.

Misalnya, perusahaan Anda juga memerlukan waktu penyimpanan untuk menyimpan barang sebelum mengirimnya, atau membutuhkan waktu penanganan pesanan (order handling time) untuk memproses pesanan. Sehingga perhitungan bisa menggunakan rumus lead time seperti ini:

Maka dari itu, Anda perlu memiliki pemahaman untuk setiap komponen dalam perhitungan waktu tunggu. Dengan mengoptimalkan setiap elemen ini, perusahaan bisa mempersingkatnya tanpa mengganggu kualitas produksi.

Anda bisa menerapkan strategi dan sistem manajemen produksi yang efektif, sehingga dapat membantu perusahaan menjadi lebih baik dalam memenuhi ekspektasi pelanggan.

b. Cara Menghitung Lead Time

Lead time adalah durasi waktu yang berlangsung dari awal hingga selesainya suatu proses. Dalam dunia bisnis, lead time biasanya merujuk pada waktu yang diperlukan dari saat pelanggan melakukan pemesanan hingga produk diterima.

Untuk menghitung lead time, Anda perlu mengetahui total waktu yang dibutuhkan dalam proses produksi, mulai dari pemesanan bahan baku hingga produk jadi siap dikirim. Berikut cara dan langkah yang bisa Anda lakukan:

• Identifikasi Tahapan Proses: Mulai dari penerimaan pesanan, pengadaan bahan baku, proses produksi, hingga pengiriman. Setiap tahap memiliki waktu tunggu dan waktu pemrosesan yang berbeda.
• Kumpulkan Data Waktu untuk Setiap Tahap: Catat berapa lama waktu yang dibutuhkan pada setiap tahap. Misalnya, waktu pengadaan bahan baku (5 hari), waktu produksi (7 hari), dan waktu pengiriman (3 hari).
• Gunakan Rumus Lead Time: Jika ada beberapa tahap, maka waktu tunggu total dihitung dengan menjumlahkan waktu pada setiap tahap.
• Lakukan Perhitungan: Proses ini harus dilakukan dengan akurat dan rumus yang tepat untuk memberikan hasil yang optimal dan sesuai
• Analisis dan Optimasi: Setelah mendapatkan lead time total, perusahaan dapat mengidentifikasi area yang memerlukan perbaikan, seperti mengurangi waktu tunggu atau meningkatkan efisiensi produksi.

c. Contoh Menghitung Lead Time

Agar memiliki gambaran yang lebih jelas pada cara menghitung lead time, perhatikan studi kasus berikut. Bayangkan Anda memiliki sebuah perusahaan manufaktur. Misalkan bahan baku disimpan di gudang selama 2 hari sebelum digunakan dalam proses manufaktur.

Selanjutnya, dilakukan proses penanganan pesanan, seperti pengambilan bahan dan penyiapan alat yang membutuhkan waktu 1 hari. Sedangkan waktu produksi dilakukan 5 hari. Terakhir, pengiriman barang ke pelanggan membutuhkan waktu 2 hari lagi. Jadi, total waktu tunggu dalam kasus ini menjadi:

Jadi, total waktu tunggu yang dibutuhkan dalam proses penanganan produksi adalah 10 hari. Untuk memudahkan perhitungan, Anda bisa menggunakan aplikasi produksi yang dapat mengoptimasi seluruh perhitungan produksi berdasarkan data akurat dan real-time.

6. Dampak Lead Time untuk Perusahaan

Dalam dunia bisnis yang bergerak cepat, pelanggan mengharapkan produk tersedia dalam waktu singkat. Jika waktu tunggu tidak dikelola dengan baik, perusahaan bisa mengalami keterlambatan produksi, kehilangan pelanggan, bahkan meningkatnya biaya operasional. Terdapat dampak lainnya juga, diantaranya:

a. Kepuasan Pelanggan dan Loyalitas

Lead time produksi yang panjang dapat menyebabkan keterlambatan pengiriman dan menurunkan kepuasan pelanggan. Konsumen cenderung memilih pemasok yang dapat memenuhi pesanan dengan cepat dan tepat waktu.

Jika perusahaan tidak bisa memenuhi ekspektasi ini, pelanggan bisa beralih ke pesaing. Sebaliknya, waktu tunggu yang singkat dan terprediksi meningkatkan kepercayaan pelanggan, memperkuat loyalitas, dan meningkatkan peluang repeat order.

b. Efisiensi Operasional dan Produktivitas

Dampak lainnya akan terjadi jika waktu tunggu antar proses terlalu lama, maka terjadi bottleneck yang memperlambat alur produksi. Hal ini menyebabkan tenaga kerja tidak bekerja secara optimal atau peralatan menganggur dalam waktu lama.

Untuk itu, perusahaan harus mempercepat lead time, agar bisa meningkatkan kapasitas produksi tanpa harus menambah sumber daya. Selain itu, proses yang lebih efisien memungkinkan perusahaan merespons perubahan permintaan pasar lebih cepat, sehingga lebih fleksibel dalam menghadapi dinamika bisnis yang kompetitif.

c. Manajemen Persediaan dan Biaya Operasional

Waktu tunggu yang panjang juga sering kali mengharuskan perusahaan menyimpan stok dalam jumlah besar untuk menghindari keterlambatan produksi. Hal ini meningkatkan biaya penyimpanan, risiko barang usang, dan modal yang tertahan.

Sebaliknya, dengan lead time yang singkat, perusahaan dapat menerapkan strategi just-in-time (JIT), serta supply chain management yang optimal. Ini penting untuk memastikan bahan baku dan produk jadi tersedia tepat saat dibutuhkan. Ini mengurangi kebutuhan gudang besar dan menekan biaya operasional.

d. Arus Kas dan Profitabilitas Perusahaan

Lead time yang panjang dapat memperlambat siklus produksi dan pembayaran, yang berdampak langsung pada arus kas perusahaan. Semakin lama produk diproduksi dan dikirim, semakin lama pula perusahaan menerima pembayaran dari pelanggan.

Hal ini dapat menghambat perputaran modal dan meningkatkan kebutuhan pembiayaan. Dengan waktu tunggu yang lebih cepat, perusahaan dapat mempercepat perputaran kas, meningkatkan likuiditas, dan mengurangi risiko keterlambatan pembayaran.

7. Tips Mempersingkat Lead Time di Perusahaan

Mempersingkat lead time adalah langkah penting untuk meningkatkan efisiensi dan kepuasan pelanggan. Proses yang lebih cepat berarti pengiriman tepat waktu, pengurangan biaya operasional, dan peningkatan profitabilitas. Ini tips yang bisa diterapkan untuk mempersingkat waktu tunggu dalam perusahaan:

a. Implementasi Software Manufaktur Terbaik

Tips terpenting untuk mempersingkat lead time adalah menggunakan software manufaktur terbaik seperti ScaleOcean. Sistem ini akan membantu Anda mengoptimalkan lead time produksi dengan integrasi ke berbagai modul bisnis mulai dari supply chain, warehouse inventory, hingga produksi dan accounting. Anda bisa mengelola seluruh modul secara end-to-end di dalam  satu platform terpusat.

ScaleOcean juga menyediakan solusi all-in-one yang komprehensif, dan opsi kustomisasi fleksibel yang memungkinkan Anda memilih dan mengintegrasikan modul yang paling relevan sesuai kebutuhan spesifik bisnis Anda. Termasuk tampilan dashboard dan konfigurasi cerdas untuk tiap divisi.

Software manufaktur dapat memberikan layanan pelanggan unggulan mulai dari demo gratis, konsultasi dengan tim profesional, hingga layanan after sales tanpa tambahan biaya. ScaleOcean juga menawarkan fitur unggulan lainnya, yaitu:

• Smart MRP: Perhitungan bahan baku berdasarkan jadwal produksi dan waktu tunggu
• BOM Management: Kelola otomatis daftar bahan baku yang diperlukan untuk produksi
• Integrated SCM: Kelola seluruh rantai pasok dan memastikan seluruh langkah produksi berjalan tepat waktu
• Automated Production Scheduling: Otomatis penjadwalan produksi berdasarkan kapasitas produksi dan ketersediaan bahan baku.
• Order Management: Otomatisasi penerimaan, pemenuhan, dan proses pesanan.

Keunggulan-keunggulan ini menjadikan ScaleOcean solusi ideal untuk perusahaan dengan berbagai kebutuhan dan skala bisnis, serta jenis produksi apa pun. Implementasinya akan memberi Anda fleksibilitas, efisiensi, dan integrasi optimal untuk memaksimalkan operasional dan proses bisnis secara menyeluruh.

b. Penerapan Metode Lean Manufacturing

Lean manufacturing fokus pada pengurangan pemborosan dan meningkatkan efisiensi dalam setiap tahapan produksi. Dengan meminimalkan kegiatan yang tidak memberikan nilai tambah, seperti waktu tunggu, kelebihan produksi, dan pergerakan yang tidak perlu, perusahaan dapat mempercepat alur kerja.

c. Penerapan Sistem Just-In-Time (JIT)

Tips berikutnya adalah menerapkan Just–in–Time (JIT) yang berfokus pada pengaturan aliran material dan produksi sesuai permintaan, mengurangi waktu tunggu dan penyimpanan barang. Dengan JIT, perusahaan hanya memesan bahan baku ketika diperlukan, yang mengurangi kebutuhan penyimpanan dan risiko kelebihan stok.

Hal ini mengarah pada pengurangan lead time secara signifikan karena material tidak perlu disimpan lama, dan produksi dilakukan dengan lebih efisien. Proses ini juga meningkatkan visibilitas aliran bahan, memungkinkan perusahaan untuk meminimalkan waktu tunggu antar proses.

d. Kolaborasi dengan Supplier

Hubungan yang kuat dengan supplier sangat penting untuk memastikan bahan baku tersedia tepat waktu. Supplier yang dapat diandalkan akan mengirimkan material tepat waktu dan mencegah keterlambatan dalam produksi.

Maka dari itu, kolaborasi yang baik dengan pemasok melibatkan komunikasi yang terbuka tentang kebutuhan bahan baku dan jadwal produksi. Dengan kerja sama yang erat, perusahaan dapat meminimalkan keterlambatan bahan baku, memastikan kelancaran produksi, dan akhirnya mengurangi waktu tunggu.

e. Analisis dan Pengendalian Proses

Penggunaan data dan analisis dalam pengendalian proses produksi sangat penting untuk mempersingkat waktu tunggu. Dengan menganalisis setiap tahap produksi, perusahaan dapat mengidentifikasi bottleneck atau kendala yang memperlambat alur kerja.

Data real-time memungkinkan tim untuk mengambil keputusan yang lebih cepat, mengatasi masalah dengan segera, dan menyesuaikan proses secara efisien. Teknik seperti Six Sigma atau Total Quality Management (TQM) membantu dalam memonitor kualitas dan mengoptimalkan kinerja produksi.

Baca juga: Sistem Manufaktur: Pengertian, Contoh, Fungsi dan Fiturnya

8. Kesimpulan

Lead time adalah total waktu yang dibutuhkan dari awal proses hingga produk atau layanan diterima oleh pelanggan. Bagi industri manufaktur, memahami dan mengelola lead time secara efektif sangat penting untuk menjaga efisiensi operasional, meningkatkan kepuasan pelanggan, dan memperkuat posisi di pasar.

Dengan lead time yang optimal, perusahaan dapat menghindari keterlambatan, meminimalkan kesalahan, serta menjaga keseimbangan stok dan alur produksi. Untuk mendukung hal ini, Anda dapat menggunakan software manufaktur ScaleOcean yang memungkinkan pemantauan proses produksi secara real-time, mengurangi potensi penundaan, dan mempercepat waktu tunggu secara menyeluruh.

Coba demo gratis ScaleOcean sekarang dan temukan fitur-fitur terbaik untuk mengoptimalkan proses manufaktur Anda!