Lead Time: Definisi, Jenis, Rumus, dan Cara Menghitungnya

Pengelolaan durasi waktu tunggu yang tidak efisien dapat berdampak buruk pada kelancaran operasional perusahaan. Hal ini memicu pembengkakan biaya akibat penumpukan inventaris, gangguan jadwal logistik yang tidak terduga, hingga risiko kehilangan kepercayaan pelanggan akibat keterlambatan pengiriman. Selain itu, daya saing bisnis di pasar dan efektivitas perputaran modal Anda berisiko mengalami penurunan.

Strategi lead time yang akurat menjadi solusi utama untuk mengatasi tantangan ini. Tahapan ini menghubungkan proses pemesanan awal dengan serah terima produk akhir. Hal ini memastikan seluruh rantai pasok bergerak selaras dengan target waktu. Ketepatan dalam mengelola fase ini akan memengaruhi efisiensi biaya operasional, kepuasan pelanggan, serta kecepatan respons perusahaan terhadap dinamika pasar.

Memahami konsep lead time dapat membantu bisnis Anda mengoptimalkan alur distribusi, meminimalkan hambatan di lini produksi, dan menjaga stabilitas pasokan produk hingga ke tangan konsumen. Artikel ini akan membahas apa itu lead time, komponen-komponen pembentuknya, rumus perhitungannya secara teknis, hingga berbagai strategi efektif untuk mempersingkat waktu tunggu dalam skala industri.

Key Takeaways

• Lead time adalah total waktu yang dibutuhkan dari awal hingga akhir suatu proses bisnis, mulai dari saat pesanan dibuat pelanggan hingga produk diterima.
• Komponen utama lead time mencakup, waktu pra-proses, waktu proses, waktu tunggu, waktu pengiriman, hingga waktu inspeksi dan penyimpanan.
• Jenis-jenis lead time mulai dari material lead time, production lead time, customer lead time, hingga cumulative lead time.
• Software manufaktur ScaleOcean dapat optimalkan lead time manufaktur dengan memantau status produksi secara real-time dan memastikan ketersediaan bahan baku tepat waktu.

Coba Demo Gratis!

1. Apa itu Lead Time?

Lead time adalah total waktu yang dibutuhkan dari awal hingga akhir suatu proses bisnis, mulai dari saat pesanan dibuat pelanggan hingga produk diterima. Hal ini juga mencakup pengadaan bahan, produksi, hingga pengiriman, dan merupakan metrik krusial untuk efisiensi operasional dan kepuasan pelanggan. Konsep ini sering digunakan dalam bisnis dan rantai pasok untuk mengukur efisiensi dan kepuasan pelanggan.

Lead time yang pendek meningkatkan efisiensi operasional, mempercepat pengiriman, dan meningkatkan kepuasan pelanggan. Selain itu, hal ini memberikan keunggulan kompetitif dengan respons pasar yang cepat dan mendukung perencanaan serta manajemen inventaris yang lebih baik.

Namun, meminimalkan waktu tunggu juga harus diimbangi dengan pertimbangan tentang kualitas dan biaya. Salah satu cara untuk memastikan keseimbangan ini adalah dengan menghitung efisiensi produksi secara rutin. Meningkatkan efisiensi produksi mungkin dapat mengurangi waktu tunggu, tetapi juga bisa menurunkan kualitas bahkan meningkatkan biaya.

2. Komponen Lead Time dalam Manufaktur

Lead time dalam perusahaan manufaktur memiliki beberapa komponen utama yang mencakup waktu pra-proses, waktu proses, waktu tunggu, waktu pengiriman, hingga waktu inspeksi dan penyimpanan. Berikut adalah penjelasan yang lebih mendalam mengenai setiap komponen pembentuk lead time:

a. Waktu Pra-Proses (Perencanaan)

Waktu pra-proses mencakup seluruh rangkaian kegiatan administratif, koordinasi, dan persiapan teknis sebelum lini produksi mulai bergerak. Tahap ini dimulai sejak pesanan diterima (order entry), verifikasi spesifikasi produk, pengecekan ketersediaan bahan baku di sistem inventaris, hingga pembuatan perintah kerja (work order).

Jika koordinasi antara departemen penjualan dan tim perencanaan sistem produksi tidak berjalan sinkron, fase ini akan menjadi sangat lama. Optimalisasi pada tahap ini biasanya melibatkan penggunaan sistem ERP untuk mengotomatiskan alur dokumen, sehingga waktu tunggu administratif dapat ditekan seminimal mungkin sebelum material masuk ke lantai produksi.

b. Waktu Proses (Manufaktur)

Waktu proses merupakan durasi nyata di mana nilai tambah diberikan pada produk melalui aktivitas fisik di lantai pabrik. Ini meliputi waktu operasional mesin, durasi perakitan manual oleh tenaga kerja, hingga proses kimiawi atau pemanasan jika diperlukan.

Durasi ini sangat bergantung pada efisiensi teknologi yang digunakan serta kompetensi operator mesin. Perusahaan manufaktur sering kali menerapkan prinsip lean manufacturing dan melakukan pengecekan terhadap KPI manufaktur di tahap ini untuk menghilangkan aktivitas yang tidak memberikan nilai tambah.

c. Waktu Tunggu (Penundaan)

Waktu tunggu atau waiting time adalah komponen non-produktif yang sering kali menjadi penyumbang terbesar dalam pembengkakan lead time. Penundaan ini terjadi ketika suatu komponen harus menganggur karena menunggu antrean di mesin berikutnya, menunggu kedatangan material pendukung dari vendor, atau menunggu ketersediaan operator.

Dalam banyak kasus, masalah bottleneck di satu titik produksi dapat menyebabkan penumpukan barang setengah jadi (work in process). Manajemen yang buruk pada fase ini tidak hanya memperlambat pengiriman ke pelanggan, tetapi juga meningkatkan risiko kerusakan barang dan biaya penyimpanan.

d. Waktu Pengiriman

Komponen ini mencakup seluruh durasi logistik yang dibutuhkan untuk memindahkan produk dari gudang akhir perusahaan menuju lokasi pelanggan. Waktu pengiriman dipengaruhi oleh faktor internal seperti kecepatan proses pengemasan dan pemuatan (loading), serta faktor eksternal seperti jarak tempuh, pilihan moda transportasi (darat, laut, atau udara), hingga prosedur kepabeanan jika produk diekspor.

Koordinasi yang kuat dengan mitra logistik sangat penting untuk memastikan rute yang diambil adalah yang paling efisien, sehingga waktu tempuh di perjalanan tidak membuang efisiensi waktu yang sudah diupayakan di dalam pabrik.

e. Waktu Inspeksi dan Penyimpanan

Setelah produk selesai dirakit atau diproses, produk tidak bisa langsung dikirim karena harus melewati tahap pengujian kualitas (QC) dan masa tunggu di gudang distribusi. Waktu inspeksi ini melibatkan rangkaian pengujian fungsi, ketahanan, serta kepatuhan terhadap standar keamanan pangan yang ketat.

Sebagai contoh, pada industri pengalengan ikan, produk harus memenuhi parameter Sarden dan Makarel Kaleng (SNI 8222:2016), yang mencakup pemeriksaan fisik, uji sterilitas komersial, hingga analisis kandungan kimia untuk menjamin bahwa tidak ada produk cacat atau terkontaminasi yang sampai ke tangan konsumen.

3. Jenis-jenis Lead Time dalam Manufaktur

Jenis-jenis lead time dalam perusahaan manufaktur mencakup beberapa hal, yaitu material lead time, production lead time, customer lead time, hingga cumulative lead time. Berikut adalah penjelasan mendetail terkait jenis-jenis lead time dalam bisnis manufaktur:

a. Material Lead Time

Jenis pertama lead time adalah waktu tunggu yang dibutuhkan perusahaan untuk memperoleh bahan baku dari supplier sebelum produksi dimulai. Proses ini mencakup pemesanan, persetujuan, pengemasan, hingga pengiriman bahan ke pabrik.

Jika waktu tunggu dalam proses ini terlalu lama, produksi bisa tertunda dan mempengaruhi jadwal pengiriman. Untuk itu, perusahaan perlu bekerja sama dengan supplier andal dan memanfaatkan software manufaktur terbaik dan terintegrasi untuk memastikan ketersediaan bahan tanpa menumpuk stok berlebih.

b. Production Lead Time

Jenis ini mengacu pada durasi proses produksi dari awal hingga selesai, meliputi persiapan mesin, perakitan, pengecekan kualitas, hingga produk siap dikirim. Faktor terjadinya waktu tunggu ini bisa karena kapasitas produksi, efisiensi tenaga kerja, dan tingkat otomatisasi.

Semakin lama waktu produksi, maka semakin besar juga risiko keterlambatan pengiriman dan kenaikan biaya operasional. Untuk mengoptimalkan lead time produksi ini, perusahaan dapat menerapkan sistem produksi lean manufacturing, otomatisasi proses, dan sistem penjadwalan produksi yang lebih akurat.

Penggunaan software perencanaan kapasitas dapat membantu dalam merencanakan dan mengelola kapasitas produksi secara lebih efisien, sehingga mengurangi waktu tunggu dan meningkatkan kelancaran alur produksi.

c. Customer Lead Time

Customer lead time merupakan indikator utama dalam mengukur tingkat responsivitas layanan pelanggan sebuah perusahaan. Waktu ini dihitung mulai dari saat pelanggan mengirimkan permintaan atau pesanan hingga mereka menerima konfirmasi resmi bahwa pesanan tersebut telah diterima dan masuk ke dalam sistem pemrosesan perusahaan.

Durasi ini sangat dipengaruhi oleh efisiensi administrasi, kecanggihan sistem manajemen pesanan (order management system), dan kecepatan verifikasi pembayaran. Semakin pendek waktu ini, semakin tinggi tingkat kepercayaan pelanggan karena mereka merasa permintaan mereka ditangani dengan sigap dan profesional.

d. Cumulative Lead Time

Cumulative lead time adalah representasi dari total waktu tunggu terjauh yang harus diantisipasi oleh perusahaan jika mereka harus memulai segala sesuatunya dari titik nol. Secara teknis, ini adalah penjumlahan total dari waktu yang dibutuhkan untuk memesan bahan baku hingga waktu yang diperlukan untuk memproduksinya menjadi barang jadi yang siap dikirim.

Angka ini sangat penting dalam perencanaan strategi bisnis, terutama untuk produk yang bersifat make-to-order (dibuat hanya saat ada pesanan). Dengan mengetahui durasi kumulatif ini, manajemen dapat memberikan janji tanggal pengiriman yang realistis kepada pelanggan tanpa risiko mengalami keterlambatan yang dapat merusak reputasi perusahaan.

Selain itu, pengukuran cycle time yang tepat juga sangat membantu dalam mengidentifikasi dan mengurangi bottleneck dalam proses produksi, sehingga meningkatkan efisiensi dan mengoptimalkan lead time.

4. Rumus Lead Time

Dengan perhitungan dan rumus lead time yang tepat, perusahaan dapat mengidentifikasi hambatan dalam proses standar manufaktur, dan optimalkan setiap batchnya. Berikut adalah penjelasan lebih detail terkait rumus dan langkah menghitung lead time:

a. Rumus Lead Time

Rumus dasar untuk menghitung lead time dalam bisnis manufaktur adalah sebagai berikut:

Berikut adalah penjelasan dari beberapa komponen utama rumus menghitung lead time:

• Waktu pengadaan (procurement lead time): Durasi yang diperlukan untuk memperoleh bahan baku atau komponen yang dibutuhkan dalam produksi.
• Waktu produksi (manufacturing lead time): Waktu yang digunakan untuk mengubah bahan baku menjadi produk jadi. Proses ini meliputi pemotongan, perakitan, pengujian, dan proses manufaktur lainnya.
• Waktu pengiriman (delivery lead time): Durasi yang dibutuhkan untuk mengirimkan produk jadi dari fasilitas produksi ke pelanggan. Ini mencakup pengemasan, pengiriman, dan penerimaan oleh pelanggan.

Selain itu, rumus lead time juga bisa disesuaikan sesuai dengan jenis industri dan kebutuhan khusus perusahaan. Namun dalam praktiknya, rumus lead time bisa menjadi lebih kompleks dan mencakup berbagai faktor lainnya, tergantung pada bisnis dan model operasional. Misalnya, perusahaan Anda juga memerlukan waktu inspeksi untuk mengecek kembali barang sebelum mengirimnya.

Sehingga perhitungan bisa menggunakan rumus lead time seperti ini:

b. Cara Menghitung Lead Time

Untuk menggunakan rumus lead time, anda harus mengetahui cara menghitungnya dengan langkah-langkah mulai dari, identifikasi tahapan proses, kumpulan data untuk setiap tahap, gunakan rumus lead time, lakukan perhitungan, terakhir analisis dan optimasi.

Berikut adalah penjelasan lebih detail terkait langkah-langkah menghitung lead time:

• Identifikasi tahapan proses: Mulai dari penerimaan pesanan, pengadaan bahan baku, proses produksi, hingga pengiriman. Setiap tahap memiliki waktu tunggu dan waktu pemrosesan yang berbeda.
• Kumpulkan data waktu untuk setiap tahap: Catat berapa lama waktu yang dibutuhkan pada setiap tahap. Misalnya, waktu pengadaan bahan baku (5 hari), waktu produksi (7 hari), dan waktu pengiriman (3 hari).
• Gunakan rumus lead time: Jika ada beberapa tahap, maka waktu tunggu total dihitung dengan menjumlahkan waktu pada setiap tahap.
• Lakukan perhitungan: Proses ini harus dilakukan dengan akurat dan rumus yang tepat untuk memberikan hasil yang optimal dan sesuai
• Analisis dan optimasi: Setelah mendapatkan lead time total, perusahaan dapat mengidentifikasi area yang memerlukan perbaikan, seperti mengurangi waktu tunggu atau meningkatkan efisiensi produksi.

5. Contoh Perhitungan Lead Time

Agar memiliki gambaran yang lebih jelas pada cara menghitung lead time, perhatikan studi kasus berikut. Bayangkan Anda memiliki sebuah perusahaan manufaktur. Misalkan bahan baku disimpan di gudang selama 2 hari sebelum digunakan dalam proses manufaktur.

Selanjutnya, waktu produksi dilakukan 5 hari. Terakhir, pengiriman barang ke pelanggan membutuhkan waktu 2 hari lagi. Jadi, total waktu tunggu dalam kasus ini menjadi, lead time = 2 + 5 +2 = 10 hari. Jadi, total waktu tunggu yang dibutuhkan dalam proses penanganan produksi adalah 10 hari.

6. Mengapa Menghitung Lead Time itu Penting bagi Bisnis Manufaktur?

Beberapa hal yang menjadi alasan pentingnya untuk menghitung lead time adalah meningkatkan kepuasan pelanggan, efisiensi operasional, hingga keunggulan perusahaan yang kompetitif. Berikut adalah penjelasan dari beberapa hal yang menjadi alasan mengapa menghitung lead time sangat penting dilakukan:

a. Meningkatkan Kepuasan Pelanggan

Dalam era ekonomi instan saat ini, kecepatan pengiriman telah menjadi salah satu faktor penentu utama dalam loyalitas konsumen. Ketika perusahaan mampu memperpendek lead time, pelanggan merasa waktu mereka dihargai dan kebutuhan mereka terpenuhi dengan segera, yang secara langsung membangun kepercayaan terhadap merek.

Pengiriman yang konsisten dan tepat waktu tidak hanya mengurangi kecemasan pelanggan setelah melakukan pembayaran, tetapi juga menciptakan pengalaman positif yang mendorong mereka untuk melakukan pembelian ulang (repeat order) serta merekomendasikan layanan Anda kepada orang lain.

b. Efisiensi Operasional

Optimasi lead time merupakan kunci utama dalam menciptakan supply chain management yang ramping dan bebas hambatan di dalam perusahaan. Dengan mengurangi waktu tunggu (waiting time) di setiap tahapan, baik itu di gudang maupun di lini produksi, perusahaan dapat meminimalkan penumpukan inventaris yang tidak perlu dan mengurangi biaya penyimpanan.

Proses yang lebih lancar berarti sumber daya manusia dan mesin dapat bekerja secara optimal tanpa jeda yang sia-sia, sehingga produktivitas meningkat secara signifikan. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk menghasilkan lebih banyak output dengan input waktu yang sama, yang pada akhirnya akan menekan biaya operasional secara keseluruhan.

c. Keunggulan Kompetitif

Bisnis yang memiliki lead time yang pendek memiliki fleksibilitas tinggi untuk beradaptasi dengan perubahan tren pasar yang dinamis. Di industri yang bergerak cepat, kemampuan untuk meluncurkan produk baru atau mengisi kembali stok dalam waktu singkat memberikan keunggulan telak dibandingkan kompetitor yang memiliki proses lambat.

Responsivitas ini memungkinkan perusahaan untuk menangkap peluang pasar lebih awal, meminimalkan risiko produk menjadi usang (obsolescence), dan memberikan citra sebagai pemimpin pasar yang inovatif. Singkatnya, kecepatan eksekusi adalah senjata strategis untuk memenangkan persaingan di tengah persaingan global yang ketat.

Baca juga: Idle Time: Pengertian, Jenis, Dampak, dan Solusinya

7. Tips Mempersingkat Lead Time di Perusahaan Manufaktur

Mempersingkat lead time adalah langkah penting untuk meningkatkan efisiensi dan kepuasan pelanggan. Beberapa tips yang dapat dilakukan seperti menerapkan metode lead manufacturing, penerapan JIT, kolaborasi dengan supplier,hingga analisis dan pengendalian proses dari awal hingga akhir.

Berikut adalah penjelasan lebih lanjut terkait tips untuk mempersingkat lead time di perusahaan manufaktur:

a. Penerapan Metode Lean Manufacturing

Lean manufacturing merupakan filosofi manajemen yang berfokus pada eliminasi sistematis terhadap segala bentuk pemborosan (waste) di sepanjang aliran nilai produksi untuk meningkatkan efisiensi secara menyeluruh. Dengan meminimalkan kegiatan yang tidak memberikan nilai tambah seperti waktu tunggu antar proses, kelebihan produksi yang memicu penumpukan stok, hingga pergerakan material atau tenaga kerja yang tidak perlu.

Perusahaan dapat menciptakan alur kerja yang jauh lebih cepat dan terorganisir. Melalui penerapan prinsip ini, setiap detik dan sumber daya yang digunakan benar-benar diarahkan untuk menciptakan kualitas maksimal.

b. Penerapan Sistem Just-In-Time (JIT)

Tips berikutnya adalah menerapkan just–in–time (JIT) yang berfokus pada pengaturan aliran material dan produksi sesuai permintaan, mengurangi waktu tunggu dan penyimpanan barang. Dengan JIT, perusahaan hanya memesan bahan baku ketika diperlukan, yang mengurangi kebutuhan penyimpanan dan risiko kelebihan stok.

Hal ini mengarah pada pengurangan lead time secara signifikan karena material tidak perlu disimpan lama, dan produksi dilakukan dengan lebih efisien. Proses ini juga meningkatkan visibilitas aliran bahan, memungkinkan perusahaan untuk meminimalkan waktu tunggu antar proses.

c. Kolaborasi dengan Supplier

Hubungan yang kuat dengan supplier sangat penting untuk memastikan bahan baku tersedia tepat waktu. Supplier yang dapat diandalkan akan mengirimkan material tepat waktu dan mencegah keterlambatan dalam produksi.

Maka dari itu, kolaborasi yang baik dengan pemasok melibatkan komunikasi yang terbuka tentang kebutuhan bahan baku dan jadwal produksi. Dengan kerja sama yang erat, perusahaan dapat meminimalkan keterlambatan bahan baku, memastikan kelancaran produksi, dan akhirnya mengurangi waktu tunggu.

d. Analisis dan Pengendalian Proses

Penggunaan data dan analisis dalam pengendalian proses produksi sangat penting untuk mempersingkat waktu tunggu. Dengan menganalisis setiap tahap produksi, perusahaan dapat mengidentifikasi bottleneck atau kendala yang memperlambat alur kerja.

Data real-time memungkinkan tim untuk mengambil keputusan yang lebih cepat, mengatasi masalah dengan segera, dan menyesuaikan proses secara efisien. Teknik seperti six sigma atau total quality management (TQM) membantu dalam memonitor kualitas dan mengoptimalkan kinerja produksi.

8. Optimalkan Lead Time Produksi Anda dengan Software Manufaktur ScaleOcean

Software manufaktur ScaleOcean dirancang secara khusus untuk membantu perusahaan memangkas dan mengoptimalkan setiap tahapan lead time dalam proses bisnis manufaktur. Melalui integrasi yang mulus antara modul supply chain, manajemen gudang, hingga akuntansi, ScaleOcean memungkinkan perusahaan untuk menghilangkan hambatan komunikasi dan mempercepat alur kerja dari pesanan pelanggan.

Sistem ini memberikan visibilitas end-to-end yang memungkinkan manajer memantau status produksi secara real-time, memastikan ketersediaan bahan baku tepat waktu, dan mengurangi waktu tunggu operasional. Dengan platform terpusat, koordinasi antar divisi menjadi lebih sinkron, sehingga risiko keterlambatan pengiriman yang dapat mengecewakan pelanggan dapat diminimalisir secara signifikan.

Fleksibilitas kustomisasi yang ditawarkan ScaleOcean memastikan bahwa sistem dapat disesuaikan dengan kebutuhan spesifik berbagai skala bisnis. Dukungan layanan mulai dari konsultasi profesional, demo gratis, hingga layanan after-sales tanpa biaya tambahan menjadikan ScaleOcean mitra strategis untuk meningkatkan daya saing melalui efisiensi waktu yang lebih unggul.

Berikut fitur unggulan yang ditawarkan software manufaktur ScaleOcean untuk optimasi lead time:

• Smart MRP (material requirement planning): Melakukan perhitungan kebutuhan bahan baku secara cerdas berdasarkan jadwal produksi dan waktu tunggu pemasok untuk mencegah kekosongan stok.
• BOM (bill of materials) management: Mengelola daftar bahan baku secara otomatis dan akurat, memastikan proses persiapan produksi berjalan lebih cepat tanpa kesalahan input.
• Integrated SCM (supply chain management): Mengintegrasikan seluruh rantai pasok dalam satu sistem untuk memastikan koordinasi logistik dan kedatangan material tepat waktu.
• Automated production scheduling: Penjadwalan produksi otomatis yang mempertimbangkan kapasitas mesin dan ketersediaan bahan guna menghindari penumpukan antrean produksi.
• Order management automation: Mempercepat customer lead time melalui otomatisasi penerimaan, verifikasi, hingga pemenuhan pesanan pelanggan secara instan.
• Detailed cost tracking: Memantau biaya produksi secara mendetail untuk memastikan efisiensi finansial sejalan dengan efisiensi waktu yang dicapai.
• Real-time dashboard: Menyediakan tampilan data visual cerdas untuk tiap divisi guna memantau hambatan (bottleneck) dalam alur produksi secara cepat.

9. Kesimpulan

Lead time adalah total waktu yang dibutuhkan dari awal hingga akhir suatu proses bisnis, mulai dari pesanan dibuat hingga produk diterima. Pengelolaan waktu yang efektif dalam industri manufaktur bukan sekadar tentang bekerja lebih cepat, tetapi tentang mengintegrasikan data dan proses agar tidak ada waktu yang terbuang sia-sia pada aktivitas yang tidak memberikan nilai tambah.

Software manufaktur ScaleOcean hadir sebagai solusi komprehensif untuk menjawab tantangan tersebut melalui sistem otomatisasi yang terpadu. Dengan fitur pemantauan real-time dan perencanaan cerdas, ScaleOcean membantu Anda memangkas waktu tunggu, menghindari kesalahan manual, dan memastikan keseimbangan stok yang optimal di setiap tahapan produksi.

Menerapkan solusi teknologi ini akan memberikan fleksibilitas bagi bisnis Anda untuk lebih responsif terhadap dinamika pasar dan meningkatkan loyalitas pelanggan melalui pengiriman yang lebih cepat. Jadwalkan demo gratis dan konsultasi dengan tim ahli kami sekarang untuk melihat bagaimana ScaleOcean mentransformasi lead time bisnis Anda menjadi keunggulan kompetitif yang nyata!