Dalam manajemen proyek, terdapat banyak jumlah metode yang dapat diterapkan oleh perusahaan sesuai dengan kebutuhannya seperti agile dan waterfall. Apabila bisnis membutuhkan sebuah alat yang dapat secara rinci menjadwalkan dan merencanakan tahapan proyek, maka salah satu metode yang dapat dipertimbangkan adalah Gantt chart.
Dengan visualisasi yang jelas dalam bentuk tabel dan taskbar, setiap anggota tim proyek dapat dengan mudah melihat kapan seharusnya suatu tahapan dimulai dan diselesaikan. Selain taskbar, terdapat juga komponen-komponen lain dalam Gantt yang dapat membantu dalam pengelolaan proyek yang lebih optimal.
Artikel berikut akan mendalami lebih lanjut hal tersebut, beserta juga manfaat dan kekurangannya dalam manajemen proyek. Tahapan pembuatan juga akan diikutsertakan untuk membantu dalam proses penerapan gantt chart dalam proyek perusahaan!

1. Apa itu Gantt Chart?
Gantt chart adalah sebuah metode manajemen proyek yang menggunakan diagram visual berupa batang yang membantu dalam perencanaan, penjadwalan, dan pemantauan kinerja masing-masing tahapan proyek. Tugas yang harus diselesaikan terletak pada bagian vertikal atau kiri, dan waktu pada bagian horizontal.
Meskipun istilahnya dikenal sebagai bagan Gantt dalam Bahasa Indonesia, format hal ini sebenarnya lebih mengarah ke bentuk tabel. Tabel tersebut diisi dengan informasi tugas dan tanggung jawab selama berlangsungnya proyek dan jangka waktunya, sehingga perusahaan dapat memantau dengan mudah tingkat penyelesaian keseluruhan proyek.
2. Sejarah Singkat Gantt Chart
Gantt chart merupakan salah satu strategi manajemen proyek paling tua di dunia, yakni dengan asal-usul pertama pada abad ke-19. Pada tahun 1896, Karol Adamiecki, seorang insinyur dan peneliti manajemen, menemukan cara visual untuk memberikan gambaran jelas tentang segala tugas yang sedang berlangsung.
Namun, hal tersebut tidak diterapkan oleh industri pada masa itu karena publikasi bagannya yang terbatas hanya pada bahasa Polandia dan Rusia. Metode ini baru benar-benar pertama diketahui pada tahun 1910 hingga 1915 ketika disusun oleh Henry Gantt, yang juga merupakan asal-usul dari istilah Gantt chart.
Salah satu contoh pertama penerapan signifikan bagan Gantt adalah pada perang dunia pertama oleh pihak Amerika Serikat. Seiring berjalannya waktu, tabel berikut semakin diterapkan oleh bisnis-bisnis di dunia dalam menjalankan proses manajemen proyek.
Penerapan tersebut menjadi lebih umum dengan adanya teknologi komputer pada tahun 1980an yang memungkinkan pembuatan bagan lebih kompleks secara digital. Dikarenakan skala proyek yang semakin kompleks, perusahaan cenderung megimplementasi sistem manajemen proyek seperti ScaleOcean yang dapat menyusun bagan secara otomatis.
3. Manfaat Penerapan Gantt Chart dalam Manajemen Proyek
Gantt chart adalah alat penting dalam manajemen proyek yang membantu merencanakan, menjadwalkan, dan memantau setiap tahapan proyek. Dengan visualisasi yang jelas, bagan mampu meningkatkan komunikasi antar tim, memungkinkan pemantauan real time, serta membantu mengelola risiko dan ketergantungan antar tugas:
a. Membantu dalam Perencanaan dan Penjadwalan Proyek
Gantt chart membantu menyusun perencanaan yang terstruktur, mengatur urutan tugas, dan menetapkan tenggat waktu. Ini memastikan semua langkah proyek jelas dan dapat dipantau, mempermudah manajemen waktu dan sumber daya.
b. Memberikan Gambaran Jelas Masing-masing Tahapan Proyek
Dengan visualisasi tugas dan linimasa, metode manajemen proyek berikut memperjelas setiap tahapan dalam proyek. Ini membantu tim memahami apa yang perlu dilakukan, kapan, dan siapa yang bertanggung jawab, sehingga meningkatkan koordinasi antar masing-masing anggota proyek.
c. Meningkatkan Komunikasi antar Tim
Hal ini memfasilitasi komunikasi yang lebih efektif antar tim dengan menyediakan platform yang jelas dan mudah dipahami. Semua anggota tim dapat melacak kemajuan dan meminimalkan kesalahpahaman terkait tugas.
d. Memantau Keberlangsungan Proyek secara Real Time
Dikarenakan adanya gambaran yang jelas tentang segala kegiatan yang terlibat dalam bisnis, pihak berwenang dan pemangku kepentigan dapat dengan mudah memantau kinerja keberlangsungan proyek secara real time. Hal ini sangat penting untuk mambantu dalam deteksi penundaan atau kendala yang terjadi pada proses pengerjaan.
e. Membantu dalam Manajemen Risiko Kendala
Dengan menampilkan ketergantungan atau dependencies antar tugas, bagan Gantt membantu memprediksi risiko yang mungkin terjadi. Hal ini memungkinkan tim untuk mengantisipasi masalah dan merencanakan langkah-langkah mitigasi lebih awal.
4. Kelebihan dan Kekurangan Gantt Chart
Seperti yang baru saja dibahas di atas, Gantt chart memberikan beberapa jumlah manfaat yang kritis dalam meningkatkan efisiensi proses manajemen proyek, terutama dari segi pemantauan dan penjadwalan. Namun, hal ini tidak berarti metode tersebut tidak memiliki kelemahannya sama sekali.
Meskipun mampu menunjukkan ketergantungan antara masing-masing tahapan proyek, yang akhirnya akan berdampak pada penangangan risiko, dependancies itu masih harus ditentukan secara manual terlebih dahulu oleh pihak yang berwenang. Selain itu, Gantt chart tidak cocok diterapkan dalam bisnis yang cenderung mengalami perubahan tiba-tiba.
Hal ini dikarenakan sifatnya yang terstruktur membuat proses modifikasi masiing-masing tahapan pada timeline menjadi sulit, sehingga tidak mengherankan bila perusahaan menerapkan lebih dari satu jumlah metode manajemen proyek seperti kanban dan scrum secara sekaligus. Berikut adalah gambaran lebih jelas kelemahan bagan Gantt:
- Akan menjadi terlalu kompleks untuk proyek beskala besar
- Sulit beradptasi dengan perubahan spontan
- Tidak dapat menunjukkan ketergantugan, melainkan harus diidentifikasi terlebih dahulu

5. Komponen Utama dalam Gantt Chart
Untuk menyusun sebuah Gantt chart yang optimal, harus adanya pemahaman terlebih dahulu mengenai setiap komponennya. Masing-masing bagian dari tabel Gantt memiliki fungsi dan karakteristiknya tersendiri yang membantu dalam proses pemantauan kinerja proyek, yakni berikut adalah penjelasan lebih lengkapnya:
a. Daftar Tugas (Tasklist)
Komponen berikut cenderung diletakkan pada bagian kiri atau vertikal tabel Gantt yang berisi tentang segala tahapan dalam proyek, beserta dengan seluruh tugas yang terlibat. Contohnya, tahapan “pemasaran” dalam sebuah bagan akan berisi tanggung jawab seperti “analisis permintaan”, “penyusunan rencana kampanye”, dan “pelaksanaan kampanye”.
b. Linimasa (Timeline)
Berbeda dengan tasklist, linimasa terletak pada bagian atas atau horizontal sebuah Gantt chart yang memberikan informasi sekedar awal dan akhir pengerjaan proyek. Jangka waktu yang berlaku merupakan hasil persetujuan pihak internal atau eksternal dan dapat mencakup beberapa bulan, atau bahkan beberapa tahun.
c. Batang Tugas (Taskbar)
Hal ini lah yang menjadi salah satu komponen utama dalam metode manajemen proyek berikut. Taskbar akan diletakkan pada suatu periode pada timeline yang telah ditentukan dan menunjukkan kapan seharusnya tahapan proyek tertentu dilakukan dan diselesaikan.
d. Garis Tanggal (Dateline)
Meskipun serupa dengan taskbar, terdapat satu perbedaan signifikan antara kedua istilah berikut. Bila taskbar adalah sebuah batang atau garis yang memberikan gambaran periode suatu tahapan dalam proyek, dateline memberikan gambaran periode pengerjaan masing-masing tugas dalam periode tahapan tersebut.
e. Status Pengerjaan (Progress)
Status pengerjaan adalah sebuah metrik yang memberikan informasi tingkat penyelesaian masing-masing tahapan proyek. Formatnya berbeda-beda sesuai dengan keinginan perusahaan, namun cenderung berupa bentuk persentase yang terletak pada dalam batang taskbar atau sisi sampingnya.
f. Pencapaian (Milestone)
Jangan salah menanggapi, isitlah berikut tidak merujuk pada pencapaian akhir proyek, melainkan merujuk pada poin-poin penting selama periode proyek. Contohnya, pengerjaan tahapan “pemasaran” hanya akan dilakukan bila progress tahapan “produksi” telah mencapai 70%. Jadi, poin 70% pada tahapan “produksi” adalah milestone.
g. Ketergantungan (Dependecies)
Terkadang, terdapat sebuah tahapan dalam proyek yang perlu diselesaikan atau mencapai milestone tertentu terlebih dahulu sebelum tahapan lainnya dapat dimulai. Hal tersebut lah yang dimaksud dengan ketergantungan atau dependencies dalam Gantt chart.
h. Penugasan (Resource Assigned)
Komponen penugasan mencakup alokasi sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap tugas dalam proyek. Sumber daya ini bisa berupa tenaga kerja, peralatan, atau material yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas tertentu dalam waktu yang ditentukan.
6. Cara Membuat Gantt Chart
Membuat Gantt chart yang efektif dimulai dengan menetapkan tujuan dan skala proyek, diikuti dengan menentukan sumber daya yang diperlukan. Selanjutnya, susun daftar tugas yang jelas, lalu visualisasikan jadwal. Terakhir, lakukan pemantauan dan modifikasi berkala untuk memastikan proyek tetap pada jalurnya:
a. Identifikasi Tujuan dan Skala Proyek
Langkah pertama dalam pembuatan Gantt chart adalah identifikasi tujuan dan skala proyek. Tujuan yang jelas membantu memfokuskan usaha tim, sementara skala proyek menentukan sumber daya, waktu, dan anggaran yang diperlukan. Hal ini menghindari ketidakjelasan dan memastikan kesuksesan pelaksanaan proyek.
b. Menentukan Kebutuhan Sumber Daya Proyek
Masing-masing proyek tentu saja akan membutuhkan sumber daya yang berbeda juga, sehingga bisnis harus mahir dalam menentukan terlebih dahulu segala hal yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek. Bila tidak, maka risiko keterlambatan dan kegagalan akan meningkat secara drastis.
c. Membuat Daftar Tugas yang Jelas
Menyusun daftar tugas yang jelas sangat penting untuk mendefinisikan pekerjaan yang perlu dilakukan. Setiap tugas harus rinci dan terstruktur, mencakup siapa yang bertanggung jawab, apa yang harus dilakukan, serta kapan harus selesai, untuk memastikan tidak ada langkah yang terlewat.
d. Menyusun Gantt Chart Sesuai dengan Informasi Sebelumnya
Setelah daftar tugas disusun, langkah selanjutnya adalah menyusun Gantt chart. Hal ini membantu memvisualisasikan jadwal, menempatkan tugas dalam urutan yang benar, serta memberikan gambaran kapan masing-masing tugas dimulai dan selesai, memperjelas timeline proyek.
e. Memantau dan Modifikasi secara Berkala
Pemantauan proyek secara berkala memastikan bahwa proyek berjalan sesuai rencana. Dengan memeriksa progres, manajer proyek dapat segera mengidentifikasi masalah atau keterlambatan dan melakukan modifikasi pada jadwal atau sumber daya untuk menjaga proyek tetap pada jalurnya.
7. Contoh Gantt Chart
Contoh Gantt chart proyek konstruksi di atas menggambarkan jadwal proyek pembangunan gedung kantor selama 53 hari, dimulai dari 8 Agustus hingga 28 September. Grafik ini menunjukkan berbagai fase pekerjaan mulai dari pengerjaan pondasi, pengecoran sloof, hingga finishing.
8. Kesimpulan
Gantt chart adalah alat yang sangat berguna dalam manajemen proyek karena membantu merencanakan, memvisualisasikan, dan memantau setiap tahapan proyek. Dengan kemampuan untuk meningkatkan komunikasi antar tim dan memantau proyek secara real time, tabel ini memastikan semua tugas diselesaikan tepat waktu dan sesuai anggaran.
Untuk mempermudah pembuatan dan pemantauan proyek, ScaleOcean menawarkan software manajemen proyek yang dapat mengotomatisasi pembuatan Gantt chart. Dapatkan demo gratis dan konsultasi untuk melihat bagaimana solusi ini dapat meningkatkan efisiensi dan keberhasilan proyek Anda.