Pengertian Gudang Terbuka Serta Manfaat, dan Cara Mengelolanya

Dalam upaya untuk mencapai efisiensi yang lebih tinggi dan mengatasi tantangan modern, konsep gudang terbuka telah muncul sebagai alternatif baru dalam pengelolaan gudang. Konsep gudang ini berkaitan dengan berubahnya cara tradisional dalam mengelola persediaan dan distribusi barang.

Open warehouse membawa berbagai manfaat yang signifikan bagi perusahaan jika pengelolaannya dilakukan dengan baik. Konsep ini juga sangat mempengaruhi aktivitas gudang, karena memungkinkan fleksibilitas lebih besar dalam penyimpanan dan pengelolaan barang.

Dalam artikel ini akan dibahas mengenai pengertian gudang terbuka serta manfaat, tantangan, dan strategi pengelolaan yang efektif agar dapat memberikan keunggulan kompetitif yang kuat bagi perusahaan. Simak lebih lanjut pembahasan berikut!

Key Takeaways

• Gudang terbuka adalah fasilitas penyimpanan tanpa dinding atau atap, ideal untuk barang yang tahan cuaca, dan menawarkan fleksibilitas ruang serta penyimpanan sementara.
• Kelemahan gudang terbuka: Keamanan barang lebih rendah, keterbatasan jenis barang yang dapat disimpan, biaya operasional lebih tinggi, risiko bencana alam.
• Strategi pengelolaannya mencakup pemanfaatan teknologi canggih, manajemen persediaan yang cerdas, pelatihan karyawan, serta perencanaan tindakan darurat dan evakuasi yang matang.
• ScaleOcean menyediakan solusi WMS yang membantu mengelola gudang terbuka dengan otomatisasi, pelacakan real time, dan peningkatan visibilitas stok.

Coba Demo Gratis!

1. Pengertian Gudang Terbuka

Gudang terbuka adalah suatu jenis fasilitas penyimpanan yang digunakan dalam manajemen gudang di mana penyimpanan dan distribusi barang-barang dikelola di lingkungan yang tidak terbatasi oleh dinding atau atap. Gudang ini memiliki karakteristik utama yaitu pengelolaannya yang terkenal rentan terhadap pengaruh cuaca eksternal karena tempatnya berada di luar ruangan.

Berbeda dengan konsep gudang tertutup, penyimpanan area terbuka ini memiliki pendekatan dengan potensi untuk mengubah cara perusahaan mengelola persediaan, menciptakan fleksibilitas yang lebih besar dalam penyusunan barang dan operasi sehari-hari. Salah satu tempat yang dapat digunakan untuk menyimpan barang dengan cara ini adalah bonded warehouse, di mana barang yang belum dibayar bea cukainya dapat disimpan sementara tanpa dikenakan pajak.

Jenis barang yang bisa disimpan di dalam gudang ini sangat bervariasi dan bergantung pada faktor-faktor seperti kebutuhan pelanggan, sifat barang, serta kondisi cuaca. Seperti produk bahan bangunan, peralatan konstruksi, mobil, kendaraan berat, kayu, dan bahan-bahan baku yang tidak rentan terhadap kerusakan akibat paparan sinar matahari, hujan, dan suhu ekstrem.

Barang-barang yang memerlukan pengaturan suhu ruang atau kelembaban yang ketat, seperti barang-barang makanan segar, obat-obatan, atau bahan kimia, biasanya lebih cocok disimpan di gudang tertutup yang dapat mengendalikan kondisi lingkungan dengan lebih baik.

Gudang dengan ruang terbuka dapat memberikan fleksibilitas ruang yang lebih besar untuk mengakomodasi fluktuasi persediaan, sehingga gudang ini seringkali digunakan untuk penyimpanan produk sementara dengan pengawasan yang intensif, seperti kontainer pengiriman dan barang-barang yang akan segera didistribusikan. Dalam hal ini, administrasi gudang menjadi sangat penting untuk memastikan pengelolaan barang yang tepat dan efisien.

Dalam keseluruhan, gudang yang terbuka menjadi solusi yang cocok untuk penyimpanan sejumlah jenis barang yang tidak memerlukan pengaturan lingkungan yang sangat ketat. Namun, perencanaan dan strategi pengelolaan yang tepat harus diimplementasikan untuk memastikan bahwa barang-barang tersebut tetap dalam kondisi baik dan aman dari berbagai pengaruh cuaca eksternal.

2. Fungsi Gudang Terbuka

Dengan berbagai fungsi yang dimilikinya, gudang terbuka menjadi solusi fleksibel untuk penyimpanan barang dengan kebutuhan ruang besar atau yang tidak terlalu sensitif terhadap cuaca. Baik itu sebagai tempat penyimpanan sementara, bahan baku konstruksi, atau bahkan alat produksi, open warehouse memudahkan pengelolaan barang secara efisien:

a. Sebagai Tempat Penyimpanan Sementara

Gudang penyimpanan terkadang tidak dapat menampuh beberapa jumlah barang pada suatu saat, baik hal tersebut dikarenakan terjadinya bencana atau kecelakaan, maupun kendala seperti overstocking. Maka dari itu, perusahaan cenderung menyetor barangnya terlebih dahulu di sebuah open warehouse untuk menunggu ketersediaan ruang di inventaris.

b. Penyimpanan Barang Jumlah atau Ukuran Besar

Barang dalam jumlah besar atau yang berukuran besar sangat sulit dimasukan ke dalam gudang tertutup. Untuk memungkinkan penyimpanan, perusahaan perlu mentata ulang isi gudang yang dapat memakan waktu dan biaya operasional tambahan. Gudang terbuka menjadi solusi atas permasalahan ini karena kemudahan akses dan ruangnya yang lebih luas, sehingga cocok untuk barang dengan tingkat perputaran periodik yang tinggi.

c. Menyimpan Barang Tahan Cuaca

Sesuai dengan produk dan layanan perusahaan, terdapat beberapa barang atau bahan baku yang tidak memerlukan perlindungan cuaca sama sekali. Contohnya, apabila Anda menjalankan sebuah bisnis konstruksi, bahan baku yang akan digunakan cenderung berupa pasir, kayu, kerikil, dan lain sebagainya, yakni barang-barang yang tidak akan terdampak signifikan dari perubahan suhu atau cuaca.

d. Menyimpan Bahan Baku Konstruksi

Open warehouse ideal untuk menyimpan bahan baku konstruksi seperti semen, batu, dan besi, yang umumnya tahan terhadap cuaca. Penyimpanan di area terbuka memudahkan pengangkutan, penataan, dan akses cepat saat bahan diperlukan di lokasi proyek.

e. Menyimpan Hewan dan Bahan Pertanian

Bila Anda sering perhatikan di wilayah perkebunan atau perkampungan, petani cenderung menyimpan hewan dan hasil panennya dalam sebuah gudang terbuka. Hal ini pastinya layak, karena hewan sebagai makhluk hidup juga membutuhkan udara segar dan cahaya matahari seperti manusia, dan hasil panennya, yang cenderung berjumlah besar, dapat diakses dengan mudah oleh pihak pembeli untuk diangkut ke pasaran.

f. Menyimpan Alat dan Fasilitas Produksi atau Operasional

Peralatan besar atau mesin produksi yang tidak sensitif terhadap cuaca dapat ditempatkan di gudang terbuka. Hal ini memudahkan pergerakan, pemeliharaan rutin, dan akses cepat tanpa mengganggu operasi gudang tertutup lainnya.

3. Manfaat Gudang Terbuka

Konsep gudang dengan ruang terbuka menjadi semakin populer karena menawarkan sejumlah manfaat yang signifikan bagi perusahaan. Setelah mengetahui pengertian open warehouse secara rinci, dalam penjelasan kali ini, kita akan membahas beragai manfaat area penyimpanan terbuka dalam manajemen gudang. Simak penjelasan berikut!

a. Pengurangan Biaya Operasional

Salah satu manfaat utama area penyimpanan terbuka adalah pengurangan biaya operasional yang tidak memerlukan pengeluaran besar untuk mengatur suhu, pencahayaan, atau pendingin udara, yang sering ditemukan di gudang tertutup. Hal ini berarti perusahaan dapat menghemat biaya energi yang tinggi yang biasanya diperlukan untuk menjaga kondisi lingkungan yang optimal.

b. Fleksibilitas Ruang yang Lebih Besar

Gudang yang terbuka memberikan fleksibilitas yang lebih besar dalam penyusunan dan pengaturan barang. Dalam gudang konvensional, struktur dinding dan atap yang kaku membatasi perubahan dalam konfigurasi penyimpanan. Namun, gudang dengan area terbuka memungkinkan perubahan yang lebih cepat dan mudah dalam tata letak penyimpanan, yang dapat mengakomodasi fluktuasi persediaan.

Fleksibilitas ini juga memungkinkan penyesuaian untuk kebutuhan pengiriman yang berbeda, baik dalam hal ukuran atau jenis barang. Bulk warehouse juga bisa menjadi pilihan lain untuk gudang terbuka, karena memungkinkan penyimpanan barang dalam jumlah besar tanpa batasan ruang, sehingga memudahkan penataan barang sesuai kebutuhan pengiriman dan operasional.

c. Aksesibilitas dan Visibilitas yang Lebih Baik

Area penyimpanan terbuka dapat menciptkan visibilitas yang lebih baik terhadap barang-barang yang simpan karena barang tersebut tidak disembunyikan didalam ruang tertutup, melainkan terpapar di bawah sinar matahari dan angin. Hal ini memudahkan pengawasan dan pengambilan barang oleh picker gudang serta dapat dengan cepat mengidentifikasi lokasi barang dan memantau persediaan dengan lebih baik.

Walau tidak seperti fulfillment center yang fokus pada pemenuhan pesanan, namun gudang terbuka juga dapat berperan penting dalam pemenuhan pesanan dengan aksesibilitas yang lebih baik. Pengecekan dan pengambilan barang yang lebih mudah dapat membantu dalam memenuhi pesanan dengan tepat waktu, sehingga akan mempertahankan kepuasan pelanggan.

Selain itu, perusahaan juga dapat lebih efisien dalam mengelola persediaan dan mengurangi risiko kesalahan atau kehilangan barang. Implementasi sistem resi gudang dapat meningkatkan pengelolaan barang di area penyimpanan terbuka, memberikan transparansi lebih besar dalam memantau persediaan secara real time.

d. Penyusunan Persediaan yang Lebih Baik

Gudang dengan area terbuka mendorong perusahaan untuk mengadopsi praktik penyusunan persediaan yang lebih baik. Tanpa dinding atau atap yang membatasi, perusahaan harus lebih berhati-hati dalam merencanakan tata letak barang.

Hal ini dapat mendorong perusahaan untuk mengoptimalkan penyimpanan dan distribusi barang dengan lebih cermat. Salah satu cara untuk mengoptimalkan penyimpanan adalah dengan menggunakan sistem bulk warehouse storage, yang memungkinkan perusahaan untuk menyimpan barang dalam jumlah besar dengan lebih efisien dan terorganisir.

Selain itu, open warehouse dapat memotivasi perusahaan untuk mengadopsi teknologi pemantauan yang canggih. Teknologi ini dapat mencakup penggunaan sensor suhu, kelembaban, dan pemantauan keamanan. Dengan bantuan teknologi ini, perusahaan dapat mengawasi kondisi gudang secara real time dan membuat perubahan yang diperlukan untuk menjaga kualitas barang yang disimpan.

e. Berkontribusi pada Keberlanjutan Lingkungan

Gudang ini juga memiliki dampak positif pada keberlanjutan lingkungan, seperti pengurangan penggunaan energi, penghematan biaya, dan pemanfaatan cahaya alami secara maksimal yang menjadi praktik dalam mendukung lingkungan.

Selain itu, penggunaan ruang terbuka ini juga menciptakan lebih sedikit tekanan pada lahan dan lingkungan alam sekitarnya dibandingkan dengan pembangunan gudang tertutup. Gudang umum sering kali menerapkan prinsip serupa, karena lebih fleksibel dalam penggunaan ruang dan sumber daya, yang mendukung inisiatif keberlanjutan dengan lebih efisien.

4. Kelemahan Gudang Terbuka

Dari pembahasan di atas, dapat Anda simpulkan bahwa gudang terbuka memainkan banyak jumlah peran penting dalam manajemen inventaris berkat manfaat-manfaatnya yang signifikan. Namun, open warehouse, seperti jenis gudang lainnya, memiliki kelemahannya tersendiri. yakni beberapanya adalah sebagai berikut:

a. Keamanan Barang yang Lebih Rendah

Dikarenakan sifatnya yang terbuka, akses terhadap bahan baku dan stok barang perusahaan menjadi lebih mudah. Akan tetapi, hal ini juga menjadi salah satu kelemahan dari open warehouse karena meningkatkan kemungkinan terjadinya kecelakaan sebab cuaca ekstrim atau tindakan kejahatan seperti pencurian dan vandalisme.

b. Keterbatasan Barang yang dapat Disimpan

Berhubungan dengan poin sebelumnya, hal ini berarti perusahaan hanya dapat menyimpan barang yang kurang berharga di mata masyarakat umum seperti bahan baku atau barang yang susah dipindahkan. Tidak hanya itu, sifatnya yang terbuka berarti benda yang dapat disetor harus memilki tingkat tahan tertentu terhadap suhu dan cuaca.

c. Potensi Biaya Tambahan

Untuk memastikan tidak terjadinya dampak kelemahan pertama, yakni pencurian dan vandalisme, perusahaan berkemungkinan besar akan mengeluarkan biaya tambahan untuk meningkatkan keamanan daerah gudang terbuka. Meskipun begitu, tindakan berikut merupakan sebuah langkah benar pada keberlangsungan jangka panjang operasi perusahaan.

d. Persiapan Terhadap Bencana Alam

Gudang yang terbuka mungkin juga lebih rentan terhadap bencana alam seperti banjir, gempa bumi, atau badai. Mengambil tindakan pencegahan dan persiapan terhadap bencana menjadi penting untuk menjaga kontinuitas operasi. Perusahaan bisa membangun gudang dengan dasar yang tahan air, sistem peringatan dini, dan rencana evaluasi yang baik untuk mengatasi situasi darurat.

5. Strategi Pengelolaan Gudang Terbuka

Pengelolaan gudang area terbuka dalam manajemen gudang adalah tantangan yang menarik. Untuk memaksimalkan potensi manfaat dan mengatasi tantangan yang mungkin muncul, perusahaan perlu mengadopsi strategi yang efektif. Dalam artikel ini, kita akan mengeksplorasi beberapa strategi yang dapat membantu perusahaan dalam mengelola gudang ini dengan efisien.

a. Pemanfaatan Teknologi Canggih

Salah satu kunci keberhasilan dalam pengelolaan gudang ini adalah pemanfaatan teknologi canggih. Teknologi pemantauan yang mencakup sensor suhu, kelembaban, dan pemantauan keamanan dapat memungkinkan perusahaan untuk mengawasi kondisi gudang terbuka secara real time. Misalnya, jika suhu naik di luar batas, sistem dapat memberikan peringatan sehingga tindakan perbaikan dapat diambil tepat waktu.

Selain itu, sistem manajemen persediaan yang canggih juga dapat membantu dalam pengelolaan persediaan dengan lebih baik. Penggunaan perangkat lunak otomatisasi dapat membantu dalam mengoptimalkan tata letak penyimpanan dan merencanakan pengiriman berdasarkan permintaan pelanggan.

b. Manajemen Persediaan yang Cerdas

Manajemen persediaan melibatkan pemahaman yang mendalam tentang persediaan yang dimiliki perusahaan, termasuk jenis, volume, dan kebutuhan pelanggan. Perusahaan harus memastikan bahwa barang-barang yang paling sering diminta atau yang memiliki persyaratan penyimpanan khusus ditempatkan dengan cermat agar dapat diakses dengan mudah.

Tanpa strategi yang tepat, perusahaan dapat mengalami dampak manajemen gudang yang buruk, seperti penumpukan barang lama atau pergerakan barang yang tidak optimal.  Selain itu, perusahaan harus mengembangkan kebijakan rotasi persediaan yang baik untuk menghindari penumpukan barang yang lama.

c. Pelatihan dan Kesadaran Karyawan

Karyawan adalah aset berharga yang harus dilengkapi dengan pengetahuan dan keterampilan yang sesuai untuk menghadapi tantangan lingkungan gudang terbuka. Pelatihan karyawan dalam hal pengelolaan persediaan, penggunaan perangkat lunak manajemen persediaan, serta prosedur keamanan dan perawatan adalah penting.

Selain itu, kesadaran karyawan tentang pentingnya pengawasan kondisi gudang dan pelaporan masalah segera adalah faktor kunci dalam menjaga gudang beroperasi dengan baik. Untuk mendukung hal ini, penerapan SOP gudang yang jelas dan terstruktur sangat diperlukan untuk memastikan bahwa setiap prosedur dilaksanakan dengan konsisten dan sesuai standar, menjaga kelancaran operasional di gudang terbuka.

d. Perencanaan Tindakan Darurat dan Evakuasi

Dalam pengelolaan area penyimpanan terbuka, perusahaan perlu memiliki rencana tindakan darurat dan evakuasi yang baik. Hal ini penting dalam manajemen inventaris rantai pasok ketika menghadapi situasi cuaca ekstrem atau bencana alam.

Rencana ini mencakup langkah-langkah yang jelas tentang apa yang harus dilakukan jika terjadi badai, banjir, atau keadaan darurat lainnya. Perencanaan ini juga harus melibatkan rencana evakuasi yang aman untuk melindungi karyawan dan barang yang disimpan dalam situasi darurat.

Baca juga: Berikut Adalah 21 Jenis Gudang dalam Operasional Perusahaan

6. Kesimpulan

Dari penjelasan mengenai pengertian gudang terbuka, serta manfaat, tantangan, dan stategi pengelolaannya, dapat ditarik kesimpulan bahwa dalam mengimplementasikan konsep gudang dengan ruang terbuka, kita melihat banyak potensi manfaat, seperti pengurangan biaya operasional, fleksibilitas ruang yang lebih besar, aksesibilitas yang lebih baik, serta kontribusi pada keberlanjutan.

Namun, tantangan seperti pengaruh cuaca yang tidak terkontrol, keamanan dan risiko pencurian, kualitas udara, dan persiapan terhadap bencana alam perlu diatasi dengan strategi yang efektif. Dengan pemahaman yang mendalam tentang konsep, manfaat, tantangan, dan strategi ini, perusahaan dapat mengoptimalkan pengelolaan gudang yang terbuka dan meningkatkan efisiensi dalam rantai pasokan.

Penerapan sistem manajemen gudang (WMS) yang efektif dapat membantu dalam mengatasi tantangan-tantangan tersebut dengan menyediakan solusi otomatisasi untuk pengelolaan ruang dan barang. WMS mempermudah pelacakan barang secara real time, mengoptimalkan alur kerja, serta meningkatkan keamanan dan pengawasan di dalam gudang, sehingga memperkuat keberhasilan pengelolaan gudang terbuka.