Apa itu Sistem Inventory, Fungsi, dan Cara Mengelolanya?

Banyak bisnis menghadapi tantangan besar dalam mengelola stok barang yang terus berubah. Ketidakakuratan dalam pencatatan stok, kesalahan dalam pemesanan barang, atau bahkan stok yang tidak tercatat dengan baik dapat menyebabkan kerugian finansial. Hal ini sering kali mengganggu alur operasional dan memperlambat proses pengambilan keputusan.

Sistem inventory barang adalah perangkat lunak digital yang dirancang untuk mencatat, melacak, dan mengelola stok barang di gudang dengan cara yang efisien. Tanpa sistem ini, perusahaan bisa menghadapi kekurangan stok atau kelebihan barang, yang mengarah pada pemborosan biaya dan penurunan kepuasan pelanggan.

Di artikel ini, pembaca dapat menggunakan informasi mengenai apa itu sistem inventory, fungsi, komponen, hingga cara mengelolanya, yang dapat digunakan sebagai pertimbangan untuk memilih solusi terbaik dalam meningkatkan efisiensi operasional dan meminimalkan risiko kesalahan dalam manajemen stok barang.

1. Apa itu Sistem Inventory?

Sistem inventory merupakan proses yang digunakan perusahaan untuk mengelola dan memantau stok barang, mulai dari bahan baku hingga produk jadi yang siap dipasarkan. Sistem ini dirancang untuk memastikan ketersediaan barang yang tepat pada waktu dan tempat yang tepat, sambil mengurangi biaya operasional.

Selain itu, sistem inventory membantu perusahaan dalam mengelola stok, memantau pesanan, dan merencanakan kebutuhan logistik secara efisien, dengan tujuan mengoptimalkan ketersediaan produk, menghindari kerugian akibat kekurangan atau kelebihan stok, serta meningkatkan profitabilitas bisnis secara keseluruhan.

Di kutip dari Netstock, penggunaan sistem inventory dapat mengurangi kekurangan dan kelebihan stok, yang dapat menurunkan biaya inventaris hingga 10%. Sistem ini juga membantu perusahaan dalam merencanakan kebutuhan logistik, meningkatkan ketersediaan produk, dan mencegah kerugian yang disebabkan oleh kesalahan pengelolaan stok.

Baca juga: 6 Tahapan Implementasi Aplikasi Stok Barang pada Bisnis

2. Jenis-Jenis Inventory

Inventory atau persediaan adalah aset penting yang mendukung kelancaran operasional bisnis. Setiap jenis inventaris memiliki karakteristik dan fungsi strategis yang berbeda. Berikut adalah beberapa jenis inventory yang umum digunakan dalam sistem manajemen gudang.

a. Bahan Baku (Raw Material)

Bahan baku adalah komponen utama dalam produksi barang jadi, seperti logam, kayu, plastik, dan bahan kimia. Ini adalah elemen dasar yang digunakan dalam proses pembuatan produk akhir. Pengelolaan bahan baku yang efektif sangat penting agar proses produksi berjalan lancar dan efisien.

Penting bagi perusahaan untuk memastikan pasokan bahan baku selalu terjaga agar produksi tidak terhambat. Selain itu, manajemen bahan baku juga mencakup pengawasan kualitas dan kuantitas yang diterima dari pemasok, serta memastikan bahwa bahan baku yang digunakan sesuai dengan standar yang ditetapkan.

b. Barang Setengah Jadi (Work in Progress)

Barang setengah jadi adalah produk yang telah melalui sebagian proses produksi, namun belum selesai. Produk ini biasanya akan dilanjutkan untuk proses lebih lanjut sebelum siap dijual atau didistribusikan. Manajemen barang setengah jadi bertujuan untuk mengoptimalkan alur produksi dan menghindari penumpukan barang yang tidak perlu.

Penting untuk mengontrol aliran barang setengah jadi agar dapat diproses lebih lanjut tanpa hambatan. Pengelolaan yang tepat dapat membantu mempercepat proses produksi, mengurangi biaya, serta memastikan barang setengah jadi siap untuk diproses menjadi barang jadi tanpa menunggu terlalu lama.

c. Barang Jadi (Finished Goods)

Barang jadi adalah produk yang telah selesai diproduksi dan siap dijual ke konsumen atau didistribusikan ke pengecer. Pengelolaan barang jadi melibatkan menjaga ketersediaan produk agar dapat memenuhi permintaan pasar tanpa kelebihan stok yang dapat merugikan perusahaan.

Perusahaan perlu memantau dengan cermat stok barang jadi untuk memastikan produk tetap tersedia saat dibutuhkan, tanpa membebani ruang gudang dengan barang yang tidak terjual. Manajemen barang jadi juga berhubungan langsung dengan strategi distribusi dan pemenuhan pesanan yang efisien.

d. Suku Cadang (Spare Parts)

Suku cadang adalah bagian-bagian atau komponen yang digunakan untuk perbaikan dan pemeliharaan mesin atau peralatan. Dalam industri manufaktur dan perusahaan dengan peralatan operasional berat, ketersediaan suku cadang sangat penting untuk menghindari downtime yang dapat mengganggu operasional.

Pengelolaan suku cadang yang baik juga melibatkan pemantauan umur pakai dan kualitas suku cadang. Jika suku cadang tidak dikelola dengan baik, bisa berisiko mengganggu produksi dan meningkatkan biaya pemeliharaan yang tidak terduga.

e. Barang Dagangan (Ready-to-Sell Goods)

Barang dagangan adalah produk jadi yang sudah siap untuk dijual tanpa perlu proses produksi lebih lanjut. Ini adalah kategori persediaan yang paling umum ditemukan dalam bisnis ritel. Manajemen yang tepat terhadap barang dagangan membantu menjaga kelancaran penjualan dan memastikan produk tersedia untuk konsumen.

Pengelolaan barang dagangan juga melibatkan strategi harga dan pengadaan untuk memastikan produk tetap relevan dengan permintaan pasar. Perusahaan perlu mengelola stok barang dagangan dengan cermat agar tidak kehabisan stok saat permintaan tinggi atau terjebak dengan barang yang tidak terjual.

f. Stok Pengaman (Safety Stock)

Stok pengaman adalah persediaan tambahan yang disiapkan untuk mengantisipasi lonjakan permintaan atau gangguan pasokan. Dengan memiliki stok pengaman, perusahaan dapat menghindari kehabisan stok pada saat permintaan yang tidak terduga atau perubahan pasar yang cepat.

Namun, manajemen stok pengaman juga perlu dilakukan dengan hati-hati. Terlalu banyak stok pengaman dapat mengakibatkan pemborosan biaya penyimpanan, sementara terlalu sedikit stok pengaman dapat menyebabkan perusahaan kehabisan barang dan kehilangan peluang penjualan.

g. Barang Transit (Transit Inventory)

Barang transit adalah barang yang sedang dalam perjalanan dari satu lokasi ke lokasi lain, seperti pengiriman dari pabrik ke gudang atau dari gudang ke pengecer. Pengelolaan barang transit yang baik sangat penting untuk memastikan pengiriman berjalan tepat waktu dan mengurangi risiko keterlambatan.

Selain itu, perusahaan perlu memantau status barang transit untuk memastikan tidak ada barang yang hilang atau rusak selama perjalanan. Dengan mengelola inventory transit secara efisien, perusahaan dapat mempercepat distribusi produk dan memenuhi permintaan pelanggan tepat waktu.

3. Peran Inventory dalam Gudang

Inventory memainkan peran yang sangat penting dalam kelancaran operasional gudang dan bisnis secara keseluruhan. Inventory tidak hanya berfungsi sebagai barang yang tersimpan dalam gudang, tetapi juga berperan sebagai aset yang sangat penting bagi kelancaran operasional bisnis.

Pengelolaan inventory yang baik dapat mempengaruhi ketersediaan produk, biaya operasional, kepuasan pelanggan, serta profitabilitas perusahaan secara keseluruhan. Berikut ini adalah peran utama inventory dalam gudang dan bagaimana pengelolaannya dapat mendukung kesuksesan perusahaan.

a. Memenuhi Permintaan Pelanggan

Peran utama inventory adalah memastikan permintaan pelanggan dapat dipenuhi tepat waktu dengan menjaga stok yang cukup. Pengelolaan inventaris yang baik membantu menghindari keterlambatan pengiriman yang dapat merugikan reputasi bisnis dan kehilangan pelanggan.

Namun, keberadaan obsolete inventory (persediaan yang usang) dapat menghambat pemenuhan permintaan yang aktual. Oleh karena itu, pengelolaan yang efisien sangat penting untuk menjaga keseimbangan antara stok yang ada dan permintaan yang terus berkembang.

b. Menjamin Kelancaran Produksi dan Penjualan

Pengelolaan inventory yang baik memastikan bahan baku dan produk jadi tersedia tepat waktu dalam proses produksi. Tanpa ketersediaan yang tepat, produksi bisa terhambat, mengganggu kelancaran operasional, dan menurunkan penjualan serta kepuasan pelanggan.

Kelancaran produksi juga bergantung pada pengelolaan aliran barang dalam gudang. Dengan manajemen yang tepat, barang dapat dipindahkan dan diproses tanpa penundaan, memastikan seluruh proses produksi dan penjualan berjalan sesuai jadwal.

c. Mengurangi Risiko Kehabisan Stok

Pengelolaan inventory yang efektif membantu meminimalkan risiko kehabisan stok, yang dapat menyebabkan penundaan produksi atau kehilangan kesempatan penjualan. Dengan menggunakan sistem yang tepat, perusahaan dapat memantau ketersediaan barang secara real-time dan melakukan pemesanan ulang sebelum stok habis.

Dengan perencanaan yang matang dan pemantauan yang rutin, perusahaan dapat menghindari situasi yang merugikan tersebut, menjaga hubungan baik dengan pelanggan, dan memastikan kelancaran operasi. Hal ini juga berkontribusi pada pencapaian tingkat layanan yang tinggi, yang penting untuk mempertahankan kepuasan pelanggan.

d. Menjaga Stabilitas Harga

Pengelolaan inventory yang baik membantu menjaga stabilitas harga di pasar dengan memastikan ketersediaan stok yang cukup. Hal ini menghindari fluktuasi harga yang disebabkan oleh perubahan pasokan dan permintaan yang tidak terduga, serta memungkinkan perusahaan tetap kompetitif tanpa menaikkan harga secara drastis.

Stabilitas harga memudahkan perusahaan dalam mengelola ekspektasi pelanggan dan mempertahankan loyalitas mereka. Ini juga membantu perusahaan dalam mengatur margin keuntungan dan membuat keputusan harga yang lebih tepat sasaran.

e. Pengelolaan Keuangan yang Lebih Baik

Pengelolaan inventory yang efisien berperan penting dalam menjaga kesehatan keuangan perusahaan dengan mengoptimalkan penggunaan modal kerja untuk kebutuhan lainnya. Hal ini juga membantu menghindari biaya berlebih akibat penyimpanan stok yang tidak terjual atau berlebihan.

Selain itu, perusahaan dapat mengurangi biaya operasional yang terkait dengan pembelian dan penyimpanan barang yang tidak diperlukan. Pengelolaan yang tepat dapat meningkatkan profitabilitas bisnis dengan mengurangi pemborosan dan memastikan stok hanya ada sebanyak yang dibutuhkan untuk memenuhi permintaan.

f. Analisis dan Perencanaan

Data dari sistem inventory sangat penting dalam proses perencanaan dan analisis. Bisnis dapat menggunakan informasi ini untuk menganalisis tren penjualan dan merencanakan pengadaan barang dengan lebih efisien.

Data ini membantu perusahaan menentukan waktu yang tepat untuk promosi atau diskon, serta memberikan wawasan tentang pola permintaan musiman dan tren jangka panjang. Hal ini memungkinkan perusahaan mempersiapkan diri menghadapi perubahan pasar dan kebutuhan pelanggan.

g. Mitigasi Risiko

Mitigasi risiko yang terkait dengan inventory melibatkan berbagai strategi, mulai dari asuransi hingga audit rutin untuk memastikan keamanan barang dalam gudang. Ini membantu perusahaan melindungi inventaris dari kerusakan, kehilangan, atau pencurian, serta memastikan kepatuhan terhadap regulasi yang berlaku.

Perusahaan perlu menerapkan sistem keamanan dan prosedur pengelolaan yang hati-hati untuk melindungi inventory. Dengan strategi mitigasi risiko yang tepat, perusahaan dapat menjaga aset dan memastikan operasional berjalan lancar.

4. Fungsi Sistem Inventory Barang

Sistem inventory gudang berfungsi untuk mengelola dan memantau stok bahan baku, barang setengah jadi, dan barang jadi dengan efisien. Sistem ini memastikan ketersediaan barang tetap optimal, melacak pergerakan barang secara real-time, dan menyediakan laporan yang akurat tentang kondisi stok.

Selain itu, sistem ini juga mendukung proses pengemasan dan pengiriman dengan cara yang terpusat, memastikan semuanya berjalan dengan tepat dan terkoordinasi setiap saat. Berikut beberapa fungsi utama sistem inventory barang.

• Menjaga Ketersediaan Produk: Sistem inventory mencegah stockout, memastikan produk selalu tersedia untuk memenuhi pesanan pelanggan dan menjaga kepuasan pelanggan.
• Membantu Mengendalikan Stok: Aplikasi stok barang membantu mencegah kelebihan dan kekurangan stok, mengurangi biaya penyimpanan, serta meningkatkan efisiensi pengelolaan stok dengan pemantauan real-time.
• Kontrol Persediaan yang Lebih Baik: Sistem inventaris memungkinkan inventory control yang lebih optimal, dengan integrasi purchasing dan inventory management untuk memastikan transparansi dan pengelolaan stok yang efisien.
• Meningkatkan Profitabilitas: Manajemen inventaris dan pengadaan yang baik mengurangi biaya operasional, meningkatkan margin keuntungan, dan memperbesar potensi penjualan.
• Mengelola Transaksi dengan Efisien: Memudahkan pencatatan transaksi barang yang masuk dan keluar, serta meningkatkan inventory turnover, yang menunjukkan efisiensi perputaran stok barang.
• Perencanaan dan Peramalan yang Tepat: Menggunakan forecast analisis barang untuk memprediksi kebutuhan persediaan di masa depan dan merencanakan stok dengan lebih akurat, menghindari kekurangan atau kelebihan stok.

Untuk meningkatkan pengelolaan persediaan, perusahaan dapat menggunakan software management inventory terbaik, seperti ScaleOcean. Dengan solusi terintegrasi ini, sistem inventory gudang dapat berjalan lebih efisien serta mendukung kelancaran operasional bisnis.

5. Metode Manajemen Inventory

Ada beberapa metode manajemen inventory yang digunakan dalam sistem inventory untuk membantu perusahaan mengelola persediaan secara efisien. Setiap metode memiliki karakteristik dan manfaat tersendiri, yang cocok untuk jenis bisnis dan produk yang berbeda. Berikut ini adalah metode-metodenya.

• FIFO (First-In, First-Out): FIFO mengharuskan barang yang pertama masuk untuk dikeluarkan lebih dahulu. Metode ini cocok untuk barang dengan umur simpan terbatas, seperti makanan dan obat-obatan, agar tidak rusak atau kadaluarsa sebelum digunakan atau dijual.
• EOQ (Economic Order Quantity): EOQ menentukan jumlah pesanan optimal untuk mengurangi biaya penyimpanan dan pemesanan. Dengan metode ini, perusahaan dapat menjaga keseimbangan antara persediaan, pengiriman, dan biaya operasional.
• JIT (Just-In-Time): JIT mengurangi persediaan dengan memesan barang hanya saat dibutuhkan, menghindari biaya penyimpanan. Metode ini memerlukan koordinasi yang baik dengan pemasok untuk memastikan barang tiba tepat waktu tanpa kekurangan stok.
• MRP (Material Requirements Planning): MRP merencanakan kebutuhan material berdasarkan data penjualan dan produksi. Ini memastikan bahan baku tersedia tepat waktu, mengoptimalkan produksi, dan menghindari penundaan atau kelebihan persediaan.
• DSI (Days Sales of Inventory): DSI mengukur berapa lama barang berada di inventaris sebelum dijual atau digunakan. Semakin rendah DSI, semakin efisien perusahaan dalam mengelola persediaan dan mempercepat perputaran barang.

6. Apa Saja Teknik Sistem Inventory?

Teknik sistem inventory adalah metode untuk melacak dan mengelola stok secara efisien, termasuk dropshipping, cross-docking, JIT, dan sistem perpetual. Metode ini membantu mencegah kekurangan atau penumpukan stok, yang dapat mengganggu kelancaran operasional.

Selain itu, metode ini meningkatkan penjualan dan memberikan kontrol penuh atas persediaan, sehingga memastikan efisiensi bisnis yang optimal. Secara lebih rinci, berikut adalah teknik sistem inventory.

a. Dropshipping

Teknik di mana bisnis menjual produk tanpa harus menyimpan stok sendiri. Ketika pelanggan melakukan pemesanan, barang dikirim langsung dari pemasok atau produsen ke pembeli. Metode ini mengurangi biaya penyimpanan dan risiko kelebihan stok, sehingga cocok untuk bisnis e-commerce dengan modal terbatas

b. Bulk Shipping

Teknik berikutnya dalam sistem inventory adalah bulk shipping, atau yang biasa disebut dengan pengiriman massal. Cara ini merupakan strategi yang efektif untuk mengirimkan barang dalam jumlah besar sekaligus.

Dengan cara ini, perusahaan dapat menghemat biaya logistik, meningkatkan efisiensi pengiriman, dan mengurangi biaya per unit barang yang dikirim. Selain itu, metode ini sering digunakan oleh grosir, manufaktur, atau perusahaan yang menangani volume pesanan tinggi.

c. Backorder

Teknik inventory system di mana pelanggan tetap memesan barang yang stoknya sedang habis, dan pesanan akan dipenuhi begitu produk tersedia kembali. Backorder sering digunakan perusahaan yang menjual barang bernilai tinggi atau produk dengan permintaan tinggi namun ketersediaan terbatas.

d. Consignment Stock

Dalam teknik ini, supplier mengirimkan barang ke retailer tanpa mewajibkan pembelian langsung. Retailer hanya membayar barang yang berhasil terjual, sementara barang yang tidak laku dapat dikembalikan ke supplier. Industri fashion, elektronik, dan barang mewah sering menggunakan metode ini untuk mengurangi risiko kelebihan stok.

e. Cross-Docking

Teknik cross-docking memungkinkan bisnis mengirimkan barang yang diterima dari supplier langsung ke pelanggan atau retail tanpa harus menyimpannya lama di gudang. Biasanya, staf hanya memindahkan barang dari satu kendaraan ke kendaraan lain di pusat distribusi sebelum mengirimnya ke tujuan akhir.

f. Cycle Counting

Teknik inventory management dilakukan dengan menghitung sebagian stok dalam interval waktu tertentu, dan bukan melakukan pengecekan penuh secara tahunan. Teknik ini memungkinkan bisnis untuk terus memantau keakuratan data stok tanpa harus menghentikan operasional gudang. Ini digunakan bisnis dengan volume inventaris besar, karena lebih fleksibel dan tidak mengganggu aktivitas sehari-hari.

7. Komponen Utama Inventory System

Implementasi sistem manajemen inventaris merupakan hal penting dalam mengoptimalkan rantai pasokan dan mengurangi biaya operasional bisnis. Terdapat tiga komponen utama dalam inventory system yang memiliki peran penting dalam mendukung pencatatan, pemantauan, dan analisis inventory, yaitu:

• Software: Software adalah komponen inti dalam sistem manajemen inventaris, mengotomatiskan pemesanan ulang, pelacakan barang, dan analisis prediksi. Dengan sistem ini, bisnis dapat mengelola buffer stock, memastikan cadangan stok yang cukup dan menghindari kekurangan barang saat permintaan meningkat.
• Hardware: Komponen hardware dalam sistem inventory meliputi perangkat seperti barcode scanner, RFID reader, komputer, tablet, dan IT inventory kawasan berikat. Perangkat ini membantu pengumpulan data akurat dan memastikan transaksi stok tercatat real-time, mengurangi kesalahan pencatatan manual.
• Database: Database berfungsi sebagai pusat penyimpanan data inventaris, laporan transaksi, dan informasi terkait supplier serta pelanggan. Dengan akses data secara real-time, bisnis dapat memantau kondisi persediaan dan transaksi, memastikan informasi produk dan persediaan selalu terbarui dan mudah diakses kapan saja.
• Prosedur Operasional: Prosedur operasional mengatur setiap tahap pengelolaan inventaris, dari penerimaan barang hingga pengiriman ke pelanggan. Tujuannya adalah mengelola barang secara efisien, mengurangi kesalahan manusia, dan memastikan pengiriman tepat waktu untuk menjaga kepuasan pelanggan.

8. Jenis-jenis Sistem Inventory

Penting bagi setiap industri perusahaan mengelola persediaan dan inventory secara optimal agar mengoptimalkan ketersediaan stok untuk mengatasi permintaan. Untuk itu, penerapan sistem inventory yang tepat penting untuk mencapai hal ini.

Terdapat beberapa jenis sistem inventaris yang bisa Anda gunakan berdasarkan skala operasional, teknologi yang digunakan, dan tingkat kompleksitas pengelolaan stok. Berikut beberapa jenisnya, meliputi:

• Sistem Inventory Fisik (Manual): Sistem ini menggunakan catatan manual seperti buku atau spreadsheet untuk memantau stok barang. Meskipun cocok untuk bisnis kecil, sistem ini rentan terhadap kesalahan dan membutuhkan waktu lebih lama untuk pengecekan dan pembaruan data.
• Sistem Inventory Komputerisasi: Sistem ini menggunakan perangkat lunak untuk mencatat dan memantau pergerakan barang secara otomatis. Pembaruan data real-time memastikan akurasi yang lebih tinggi, mempercepat pelaporan, dan fitur batch tracking memungkinkan pelacakan kelompok barang secara efisien.
• Sistem Inventory Berbasis Web: Sistem berbasis web memungkinkan akses data persediaan melalui internet dari berbagai lokasi. Ini mempermudah koordinasi antar cabang atau gudang, serta memungkinkan pengelolaan stok secara real-time tanpa harus berada di lokasi fisik.
• Sistem Inventory Berbasis Cloud: Sistem berbasis cloud menyimpan data persediaan di server cloud, memberikan akses kapan saja dan di mana saja. Dengan fleksibilitas tinggi dan keamanan data yang lebih baik, sistem ini juga mempermudah integrasi dengan aplikasi atau sistem bisnis lainnya.

9. Fitur-fitur Sistem Inventory

Software inventory ScaleOcean dilengkapi dengan berbagai fitur yang dirancang untuk mengoptimalkan dan mempercepat proses pengelolaan order. Berikut adalah beberapa fitur utama dari software inventory yang berperan dalam pengelolaan order.

a. Pemindaian Barcode dan RFID

Teknologi barcode dan RFID memungkinkan pemindaian barang secara cepat dan akurat, meminimalkan kesalahan entri data manual. Sistem ini secara otomatis memperbarui status stok setiap kali barang dipindai, sehingga memastikan ketersediaan informasi yang tepat dan terkini, sangat berguna untuk bisnis besar dan ritel.

b. Otomatisasi Proses Order

Otomatisasi proses order meningkatkan efisiensi proses dengan menghilangkan proses yang tidak dibutuhkan dan mengurangi pengerjaan manual. Mulai dari penerimaan order sampai pengiriman, semua langkah diotomatisasi untuk memastikan pengalaman yang baik bagi pelanggan dan staff.

c. Picking Management

Fitur picking management membantu mengatur penempatan dan pengambilan stok secara efisien, yang dapat mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk mempersiapkan dan mengirim order. Pengelolaan kode inventaris barang yang jelas memungkinkan pengambil barang lebih cepat dan lebih tepat dalam menemukan produk yang sesuai.

d. Integrasi Multichannel

Integrasi multichannel memastikan informasi stok di semua saluran penjualan ter-update secara real-time, mengurangi risiko kesalahan stok dan penjualan berlebihan. Dengan sistem yang terintegrasi, pengelolaan inventaris menjadi lebih efektif, dan pengalaman pelanggan semakin baik tanpa gangguan atau keterlambatan.

e. Pelaporan dan Analitik

Fitur pelaporan dan analitik canggih memberikan insight mendalam mengenai tren penjualan dan kebutuhan restock barang. Melalui data yang diperoleh, manajer dapat membuat keputusan yang lebih baik, merencanakan strategi, dan mengalokasikan sumber daya dengan lebih efisien untuk meningkatkan keuntungan.

f. Peringatan dan Notifikasi Stok

Fitur lain sistem inventory adalah notifikasi stok otomatis yang membantu mengelola inventaris dengan lebih proaktif. Dengan memberi peringatan saat stok mencapai batas minimum, sistem ini mencegah kekurangan stok dan memastikan perusahaan dapat terus memenuhi permintaan pelanggan tanpa gangguan operasional.

g. Trigger Pengiriman

Fitur trigger pengiriman dalam software inventory mempermudah pengaturan logistik pengiriman produk. Dengan alat ini, perusahaan dapat memilih penyedia layanan pengiriman yang optimal dan memantau status pengiriman secara real-time, memberikan kontrol lebih besar atas pengiriman dan meningkatkan kepercayaan pelanggan.

h. Manajemen Retur

Manajemen retur barang yang efektif adalah kunci untuk mempertahankan kepuasan pelanggan. Fitur ini membantu bisnis untuk mengelola dan memproses pengembalian produk dengan lancar, memastikan bahwa setiap kasus ditangani dengan cepat dan efisien.

Baca juga: Pengendalian Persediaan: Pengertian, Manfaat, dan Metodenya

10. Masalah Umum dalam Sistem Inventaris

Tanpa penggunaan sistem inventory barang, perusahaan banyak mengalami berbagai permasalahan yang nantinya akan mempengaruhi keberhasilan bisnis. Salah satu masalah yang sering muncul adalah ketidakefektifan dalam batch tracking, yang menghambat pemantauan pergerakan barang secara rinci.

Hal ini dapat menyebabkan kesulitan dalam melacak stok, meningkatkan risiko kesalahan dalam pengelolaan inventaris. Beberapa permasalahan yang umum dialami perusahaan adalah:

a. Overstock atau Stockout

Overstock dan stockout adalah dua masalah yang sama-sama berisiko bagi bisnis, terutama ketika perusahaan tidak menggunakan sistem manajemen inventaris. Stok berlebih (overstock) membuat anggaran perusahaan terkuras karena diperlukan biaya penyimpanan tambahan dan tingginya risiko barang yang usang.

Sebaliknya, kekurangan stok (stockout) juga berdampak pada kepuasan pelanggan karena tidak dapat dilayani dengan baik. Tidak heran, penggunaan physical inventory system dapat membantu perusahaan memantau stok dengan lebih akurat.

b. Kesalahan dalam Perhitungan Stok

Kesalahan perhitungan stok yang umumnya terjadi karena dilakukan dengan metode manual, bisa berujung pada data inventaris yang tidak akurat. Kondisi ini akan mempengaruhi keputusan pemesanan dan menyebabkan jumlah stok fisik dan catatan tidak sama. 

Dengan inventory gudang yang terintegrasi, kesalahan semacam ini dapat diminimalisir, salah satunya dengan fitur pemantauan label inventaris barang yang mempermudah pelacakan dan identifikasi produk secara lebih tepat.

c. Keterlambatan dalam Pengadaan

Masalah lainnya yang sering terjadi pada sistem inventory adalah pengadaan yang lambat atau tidak terorganisir dengan baik. Akibatnya, stok tidak tersedia pada saat dibutuhkan. Sistem manajemen inventaris gudang dapat membantu memastikan pengadaan tepat waktu untuk mencegah keterlambatan yang merugikan.

d. Tata Gudang atau Penyimpanan Tidak Efisien

Tata gudang yang tidak terstruktur dapat menghambat produktivitas dan memboroskan waktu serta tenaga kerja saat mencari barang, bahkan meningkatkan risiko kerusakan. Oleh karena itu, penting bagi perusahaan untuk mengimplementasikan sistem manajemen inventaris yang efektif untuk mengoptimalkan tata letak penyimpanan.

e. Kesulitan Memantau Lokasi Stok di Gudang

Memantau lokasi barang di gudang yang besar menjadi tantangan besar jika tidak ada inventory management system yang memadai. Anda harus membuang banyak waktu untuk mencari barang yang mungkin juga salah tempat. Dengan bantuan inventory system gudang, monitoring lokasi stok menjadi lebih mudah dan akurat.

f. Data Inventaris Tidak Real-Time

Ketika data inventaris tidak diperbarui secara real-time, akurasi stok dapat terganggu, mempersulit pemantauan dan meningkatkan risiko overstock atau stockout. Oleh karena itu, bagi bisnis dengan fluktuasi permintaan tinggi, sistem inventaris berbasis data real-time sangatlah penting.

11. Tips Mengelola Sistem Inventaris dengan Tepat

Agar pengelolaan sistem inventory gudang berjalan dengan lancar dan efisien, perusahaan perlu menerapkan beberapa praktik baik. Dengan pendekatan yang tepat, bisnis dapat mengelola stok dengan lebih efisien, meminimalkan risiko kekurangan atau kelebihan persediaan.

Hal ini juga memastikan bahwa proses pemenuhan pesanan berjalan lancar, memenuhi permintaan pelanggan tepat waktu tanpa hambatan. Beberapa tips dan cara mengelola sistem inventaris secara tepat, yaitu:

a. Perbarui Data Stok Secara Berkala

Penting untuk memperbarui data stok secara berkala memastikan informasi inventaris selalu akurat dan dapat diandalkan. Anda bisa menggunakan rumus days of inventory untuk mengukur rata-rata waktu persediaan bertahan, sehingga pemesanan dapat dilakukan tepat waktu.

Dengan adanya pembaruan data secara real-time, bisnis dapat mencegah kesalahan pemesanan yang sering terjadi. Hal ini juga mengurangi risiko kehabisan stok dan mempercepat pemenuhan pesanan kepada pelanggan, sehingga meningkatkan efisiensi operasional.

b. Tentukan Reorder Point yang Tepat

Anda juga bisa menentukan reorder point untuk mengatur batas minimum stok untuk pemesanan ulang. Saat stok mencapai titik tersebut, sistem dapat mengirimkan notifikasi otomatis agar tim pembelian segera melakukan restock.

Strategi ini membantu mencegah kekurangan barang yang dapat menghambat penjualan atau produksi. Di sisi lain, strategi ini juga menghindari kelebihan stok, yang dapat meningkatkan biaya penyimpanan dan risiko pemborosan.

c. Pantau Barang Kadaluarsa Secara Teratur

Produk dengan masa pakai terbatas memerlukan pemantauan yang konsisten, sehingga penting untuk memantau barang kadaluarsa secara rutin. Anda bisa mengatur prioritas penjualan atau melakukan promo sebelum barang menjadi tidak layak jual.

Dengan memantau barang kadaluarsa, sistem inventaris membantu mengurangi kerugian akibat penumpukan stok yang tidak terjual. Hal ini juga memastikan kualitas produk yang diterima pelanggan tetap terjaga, sehingga reputasi bisnis tetap terpelihara.

d. Lakukan Pengecekan Fisik Secara Rutin

Pengecekan fisik diperlukan untuk memastikan kesesuaian antara catatan sistem dan stok aktual. Proses ini juga membantu mendeteksi lebih awal kerusakan, kehilangan, atau penyusutan barang.

Dengan melakukan pemeriksaan rutin, perusahaan dapat segera mengidentifikasi masalah dan mengambil tindakan korektif yang diperlukan. Hal ini membantu memperbaiki proses, menjaga akurasi data inventaris, dan memastikan manajemen stok yang lebih efektif dan terpercaya.

e. Analisis Data untuk Pola Permintaan

Sistem juga dapat menggunakan data historis untuk menganalisis pola permintaan untuk membantu bisnis memprediksi kebutuhan stok di masa depan. Informasi ini penting untuk merencanakan pembelian, menyesuaikan jumlah produksi, dan mengantisipasi fluktuasi musiman.

Dengan analisis permintaan yang tepat, perusahaan dapat mengoptimalkan persediaan dan mengurangi pemborosan. Hal ini juga meningkatkan efisiensi rantai pasok dan memastikan ketersediaan produk tepat waktu saat dibutuhkan pelanggan.

Menurut laporan 2025 MHI dan Deloitte, 55% pemimpin supply chain berinvestasi pada teknologi prediktif untuk mengoptimalkan inventory. Selain itu, 92% organisasi mengadopsi inventory optimization dan 87% menggunakan predictive analytics untuk menentukan reorder point dan safety stock.

12. Contoh Implementasi Sistem Inventory dalam Berbagai Industri

Inventory diterapkan di berbagai jenis industri dengan cara yang berbeda, sesuai dengan kebutuhan dan karakteristik masing-masing sektor. Berikut adalah contoh implementasi sistem inventory dalam beberapa industri utama.

a. Industri Manufaktur

Dalam industri manufaktur, pengelolaan inventory mencakup bahan baku seperti logam, plastik, dan bahan kimia yang digunakan dalam proses produksi. Selain itu, barang dalam proses dan barang jadi, seperti komponen yang sedang dirakit atau produk elektronik yang siap dipasarkan, juga termasuk dalam sistem inventory.

Manajemen yang efektif sangat penting untuk memastikan kelancaran produksi dan meminimalkan downtime. Dengan sistem inventory yang tepat, perusahaan dapat menjaga pasokan bahan baku yang stabil, mengoptimalkan jalur produksi, dan memastikan barang jadi tersedia untuk pengiriman tepat waktu.

b. Perusahaan Ritel

Di perusahaan ritel, sistem inventory berfokus pada barang-barang yang dijual langsung ke konsumen, seperti pakaian, aksesori, dan produk konsumen lainnya. Pengelolaan inventory yang baik penting untuk menjaga kelancaran operasional toko, menghindari kelebihan stok, dan memastikan barang tersedia saat dibutuhkan pelanggan.

Perusahaan ritel yang memiliki sistem inventory efisien dapat memaksimalkan penjualan dan mengurangi pemborosan dengan mengelola stok secara optimal. Hal ini juga meningkatkan pengalaman belanja pelanggan dengan memastikan ketersediaan produk yang tepat di rak, memenuhi kebutuhan pelanggan secara tepat waktu.

c. Industri Farmasi

Industri farmasi mengelola inventory yang melibatkan bahan baku seperti zat kimia dan bahan aktif, serta produk jadi berupa obat-obatan yang siap dijual. Pengelolaan inventory di sektor ini sangat krusial untuk memastikan stok obat tersedia sesuai dengan permintaan pasar, sambil menjaga kualitas dan keamanan produk.

Selain itu, manajemen yang baik sangat penting untuk memastikan obat-obatan tetap dalam kondisi yang aman dan efektif. Hal ini mencakup pengawasan masa kadaluarsa dan memastikan distribusi tepat waktu agar kebutuhan medis yang mendesak dapat terpenuhi dengan baik.

d. Perusahaan E-commerce

Di perusahaan e-commerce, inventory meliputi barang yang dijual secara online, seperti elektronik, pakaian, dan perlengkapan rumah tangga. Sistem inventory yang terintegrasi membantu perusahaan menjaga stok yang cukup untuk memenuhi permintaan pelanggan, tanpa menciptakan kelebihan persediaan yang dapat meningkatkan biaya penyimpanan.

Perusahaan e-commerce harus memonitor pergerakan barang secara real-time untuk menghindari kekurangan atau kelebihan stok, serta mengelola pengiriman yang efisien. Pengelolaan inventory yang baik memungkinkan pengiriman yang lebih cepat, meningkatkan kepuasan pelanggan, dan mengoptimalkan profitabilitas.

e. Logistik dan Gudang

Di sektor logistik dan gudang, inventory mencakup barang yang disimpan untuk distribusi dan pengiriman. Pengelolaan yang efisien memastikan barang tersedia tepat waktu dan di tempat yang tepat.

Sistem inventory terintegrasi, bersama dengan teknologi seperti pemindaian barcode atau RFID, memungkinkan pelacakan real-time, meningkatkan akurasi data, dan meminimalkan kesalahan. Ini juga meningkatkan efisiensi operasional, meminimalkan biaya, dan mengoptimalkan pengelolaan stok di berbagai lokasi.

f. Distribusi Barang

Di sektor distribusi barang, inventory mencakup barang yang disimpan sementara untuk didistribusikan ke pengecer atau konsumen. Manajemen inventory yang efektif sangat penting untuk memastikan barang tersedia dalam jumlah yang cukup untuk memenuhi permintaan, sekaligus menghindari penumpukan yang dapat meningkatkan biaya penyimpanan.

Dengan sistem inventory yang tepat, perusahaan distribusi dapat mengoptimalkan rute pengiriman, mengurangi waktu tunggu, dan memastikan barang dikirim tepat waktu ke berbagai lokasi. Pengelolaan yang efisien juga membantu meminimalkan biaya transportasi dan meningkatkan kepuasan pelanggan dengan pengiriman yang lebih cepat.

13. Pantau dan Kelola Persediaan di Setiap Gudang Anda dengan ScaleOcean

Implementasi inventory management system ScaleOcean membantu Anda menyederhanakan proses pengelolaan inventaris dan mengurangi risiko human error yang sering terjadi dalam manajemen stok.

ScaleOcean sistem inventory akan memberikan keunggulan otomatisasi seluruh proses pengelolaan penyimpanan barang, serta integrasi dengan berbagai modul bisnis. Mulai dari accounting, warehouse, supply chain, hingga ddistribution untuk optimalkan bisnis Anda.

Aplikasi inventory management ScaleOcean juga menawarkan demo gratis dan konsultasi dengan tim ahli untuk memastikan Anda memahami lebih lanjut cara kerja sistem ini dalam membantu pengelolaan inventaris Anda agar lebih efisien.

Fitur-fitur unggulan dalam sistem inventory ScaleOcean meliputi:

1. Inventory Tracking: Memungkinkan perusahaan untuk melacak lokasi, data historis, dan kondisi terkini dari setiap barang secara real-time.
2. Barcode Management: Menghadirkan kemudahan dengan membuat barcode unik untuk setiap barang yang masuk.
3. Low Stock Notification: Memberikan notifikasi otomatis ketika stok item mencapai level minimum.
4. Stock Adjustment: Memungkinkan penyesuaian stok secara otomatis, baik untuk menambah maupun mengurangi stok.
5. Inventory Forecasting: Menganalisis data historis penjualan dan permintaan untuk memprediksi kebutuhan stok di masa depan.
6. Lost & SN tracking: Memudahkan pelacakan nomor seri (SN) dan batch atau lot untuk setiap item inventaris dengan akurat.

Dengan fitur-fitur ini, Sistem Inventory ScaleOcean membantu perusahaan mengatasi tantangan dalam manajemen inventaris, memungkinkan pengelolaan yang lebih baik dan responsif terhadap permintaan pasar.

14. Kesimpulan

Sistem inventory gudang adalah perangkat lunak yang dirancang untuk mengelola dan mengendalikan aktivitas persediaan barang secara efisien. Tujuannya memastikan ketersediaan stok optimal, mencegah kekurangan atau kelebihan stok, serta meningkatkan efisiensi operasional di gudang.

Dengan fitur-fitur unggulan yang dimiliki sistem inventory terbaik ScaleOcean, Anda dapat mengelola inventaris dengan lebih mudah dan efektif. Coba demo gratis sistem ini untuk tahu lebih lanjut bagaimana sistem dapat membantu dalam pengelolaan inventaris Anda!