Mengelola aset perusahaan seperti mesin pabrik, alat berat, hingga peralatan kantor bukanlah tugas yang sederhana. Seiring bertambahnya jumlah dan kompleksitas aset, tanggung jawab dalam menjaga efisiensi dan mengoptimalkan fungsi aset semakin tinggi. Oleh karena itu, sebaiknya perusahaan menerapkan sistem informasi manajemen aset untuk mencegah kerusakan armada, alat, atau properti bisnis secara bersamaan, downtime, hingga berhentinya operasional bisnis akibat kerusakan atau kehilangan.
Sistem manajemen aset adalah software yang dirancang untuk melacak, mengelola, dan mengoptimalkan aset perusahaan, termasuk peralatan, kendaraan, atau properti. Solusi ini membantu meningkatkan efisiensi operasional dan memastikan pemanfaatan aset sesuai kebutuhan bisnis.
Melalui penggunaan sistem ini, perusahaan dapat menekan biaya maintenance, memastikan setiap aset berfungsi secara maksimal untuk operasional, serta meningkatkan ROA agar target perusahaan tercapai.
Maka dari itu, artikel ini akan menjelaskan pengertian, manfaat, tantangan, serta fitur dari aset manajemen sistem. Pelajari bagaimana sistem ini dapat mengubah cara kerja perusahaan Anda dalam mengelola aset dan meningkatkan kinerja bisnis secara keseluruhan.
1. Apa itu Sistem Manajemen Aset?
Sistem manajemen aset adalah solusi digital yang memungkinkan perusahaan memantau dan mengelola aset, sehingga meningkatkan produktivitas, efisiensi, dan laba atas investasi. Dengan sistem ini, perusahaan jadi lebih efektif dalam memberikan layanan yang lebih baik kepada pelanggan.
Dengan asset management berbasis teknologi ini, pengelolaan aset menjadi lebih terstruktur dan efisien, mengurangi risiko kerusakan mendadak serta meminimalkan biaya perbaikan. Implementasi aset manajemen sistem adalah cara efektif untuk memastikan aset beroperasi dengan baik agar bisnis dapat meningkatkan produktivitas dan angka keuntungan.
2. Manfaat Sistem Manajemen Aset
Mengimplementasikan asset management system dapat memberikan keuntungan signifikan bagi bisnis, terutama dalam menjaga efisiensi dan memperpanjang umur aset operasional seperti mesin pabrik dan alat berat. Sistem informasi manajemen aset membantu memaksimalkan performa aset untuk mendukung produktivitas perusahaan melalui cara berikut.
a. Meningkatkan ROA
Penggunaan aset manajemen sistem secara langsung meningkatkan Return on Assets (ROA) dengan memaksimalkan pemanfaatan aset yang ada. Aset yang dikelola dengan baik dan berfungsi optimal akan memberikan nilai tambah bagi perusahaan, meningkatkan produktivitas, serta memberikan kontribusi terhadap peningkatan pendapatan dan keuntungan.
b. Mengotomatiskan Proses Perhitungan
Fitur perhitungan otomatis dalam asset management system memungkinkan perusahaan menerapkan metode depresiasi sesuai kebijakan akuntansi. Proses ini mencakup penetapan tenggat waktu depresiasi, depresiasi periodik, hingga perhitungan nilai aset yang akurat. Fitur ini memastikan nilai aset selalu terjaga dan sesuai dengan kebutuhan pelaporan keuangan.
c. Menadwalkan Pemeliharaan dan Perawatan Rutin
Fitur pemeliharaan rutin mempermudah pengguna sistem manajemen aset dalam memantau kondisi terkini setiap aset. Pengajuan permintaan pemeliharaan dan pelacakan biaya perbaikan menjadi lebih efisien dengan menggunakan aset manajemen sistem. Hasilnya, perusahaan dapat mengurangi downtime yang tidak diinginkan, sehingga operasional bisnis tetap berjalan dengan lancar.
d. Memperbarui Data Otomatis
Sistem informasi manajemen aset secara otomatis memperbarui data seperti kondisi, lokasi, dan status aset. Perusahaan bisa memantau in-and-out barang, mengetahui status kinerja aset, dan menyimpan data secara terpusat, yang memudahkan akses data kapan saja dibutuhkan.
e. Menganalisis Kinerja Aset dengan Akurat
Perusahaan dapat menganalisis kinerja aset dengan lebih akurat menggunakan asset management system, mencakup informasi depresiasi, laporan performa, dan catatan aktivitas pemeliharaan. Fitur aset manajemen sistem ini membantu bisnis memahami bagaimana aset berdampak pada laporan keuangan. Ini juga membantu mereka mengetahui aset mana yang perlu diperbaiki atau diganti.
Baca Juga: 7 Perbedaan Aset Tetap dan Aset Lancar di Bisnis Properti
3. Tantangan Penggunaan Asset Management System
Perusahaan sering menghadapi berbagai masalah dalam manajemen aset, yang dapat mempengaruhi efisiensi operasional dan kondisi aset yang dimiliki. Berikut beberapa tantangan utama yang perlu diperhatikan dalam pengelolaan aset.
a. Melacak Aset dengan Efisien
Mengidentifikasi dan memantau status aset secara akurat dapat menjadi tantangan utama bagi bisnis, terutama bagi perusahaan yang memiliki banyak aset yang tersebar di berbagai tempat. Proses pelacakan yang tidak efisien dapat mengakibatkan keterlambatan dalam penggunaan atau pemeliharaan aset.
b. Memelihara Akurasi Data Aset
Memperbarui data aset agar tetap akurat dan terkini adalah hal yang penting, namun seringkali sulit dilakukan. Dengan menggunakan sistem informasi manajemen aset, proses ini menjadi lebih terstruktur, sehingga mengurangi risiko kesalahan atau ketidaklengkapan data yang dapat memengaruhi keputusan terkait penggunaan atau perawatan aset. Hal ini berdampak langsung pada peningkatan kinerja bisnis.
c. Menjamin Daya Tahan dan Masa Pakai Aset
Memastikan bahwa setiap aset berfungsi dengan baik dan bertahan dalam jangka waktu yang diharapkan dapat menjadi tantangan tersendiri bagi bisnis yang menggunakan aset manajemen sistem. Kurangnya perawatan yang tepat dapat menyebabkan masa pakai aset berkurang dan biaya penggantian meningkat.
d. Menghindari Kehilangan atau Pencurian Aset
Banyak perusahaan khawatir tentang risiko kehilangan atau pencurian aset, terutama untuk barang-barang berharga atau yang sering dipindahkan. Ketidaktahuan akan keberadaan aset tertentu dapat menyebabkan pemborosan waktu dan biaya tambahan.
e. Memperkirakan Nilai Aset Secara Akurat
Salah satu masalah penting dalam sistem informasi manajemen aset adalah menghitung nilai aset saat ini dan memproyeksikan nilainya di masa depan. Perencanaan anggaran dan investasi serta keputusan tentang penggantian atau perawatan dapat terhambat oleh ketidakpastian nilai aset.
4. Fitur yang Harus Ada pada Asset Management System
Memilih asset management system yang tepat memerlukan pemahaman tentang fitur-fitur yang mendukung pemantauan, pemeliharaan, dan pengelolaan aset operasional perusahaan. Fitur-fitur yang memastikan aset selalu dalam kondisi optimal untuk mendukung produktivitas bisnis meliputi.
a. Asset Tracking
Memilih sistem manajemen aset yang tepat memerlukan pemahaman tentang fitur-fitur yang mendukung pengelolaan, pemeliharaan, dan pelacakan aset operasional perusahaan. Fitur-fitur ini berfungsi agar aset selalu dalam kondisi optimal untuk mendukung produktivitas bisnis.
b. Asset Costing Valuation
Fitur asset costing valuation dalam aset manajemen sistem membantu perusahaan mengetahui nilai masing-masing asset dari waktu ke waktu. Dengan data nilai aset yang selalu terbarui, perusahaan dapat merencanakan keuangan lebih akurat serta membuat keputusan investasi yang lebih baik terkait aset operasional.
c. Maintenance Management
Maintenance management berfungsi untuk menjamin setiap aset mendapatkan pemeliharaan rutin sesuai kebutuhan. Fitur pada sistem informasi manajemen aset ini memungkinkan penjadwalan maintenance otomatis, mencegah kerusakan mendadak, dan memastikan aset beroperasi pada performa terbaik. Ini sangat penting untuk menjaga kelangsungan operasional bisnis.
d. Asset Performance
Fitur asset performance memudahkan perusahaan dalam menganalisis kinerja aset berdasarkan data penggunaan. Pemahaman lebih dalam tentang kinerja aset memungkinkan organisasi untuk menentukan aset mana yang paling produktif dan kapan diperlukan penggantian atau peningkatan.
e. Check In & Check Out
Check in & check outs membantu memantau alur penggunaan aset, terutama pada alat operasional yang sering dipindahkan atau dipakai oleh beberapa pihak. Dengan fitur ini, perusahaan dapat mengetahui siapa yang terakhir menggunakan aset dan memastikan aset dikembalikan dalam kondisi baik.
f. Asset Reporting
Fitur asset reporting dalam asset management system menyediakan laporan lengkap tentang kondisi, nilai, dan histori penggunaan aset. Laporan ini memudahkan manajemen untuk membuat keputusan berdasarkan data aktual, meningkatkan transparansi, dan mendukung strategi jangka panjang dalam pengelolaan aset perusahaan.
Baca Juga: 7 Modul ERP untuk Dukung Praktik Manajemen Aset Modern
5. Kelola Aset Bisnis Anda dengan ScaleOcean Asset Management
ScaleOcean, software asset management terbaik, dirancang untuk memaksimalkan efisiensi dalam pemeliharaan aset. Dengan fitur-fitur unggulan aset manajemen sistem ini, seperti pemantauan kondisi armada, alat, atau properti bisnis secara real-time dan pelacakan perawatan, perusahaan dapat mengurangi risiko kerusakan mendadak yang mengganggu operasional.
Fitur QR Code dan GPS Tracking dalam sistem manajemen aset memungkinkan pencatatan kondisi company’s assets secara real-time dan pelacakan lokasi armada, alat, atau properti bisnis yang akurat, memastikan bahwa perusahaan dapat mengoptimalkan penggunaan armada, alat, atau properti bisnis dan mengurangi waktu tunggu yang tidak terduga.
Selain itu, asset management system ScaleOcean memudahkan kolaborasi antar departemen, dari keuangan hingga operasional, dalam memonitor biaya serta penggunaan aset untuk meningkatkan efisiensi dan menjaga umur pakai aset lebih lama.
Industri yang bergantung pada aset produktif, seperti manufaktur dan konstruksi, yang membutuhkan pengelolaan kendaraan dan peralatan yang intensif, dapat menggunakan modul sistem informasi manajemen aset ini.
6. Kesimpulan
Menggunakan sistem manajemen aset tidak hanya tentang menjaga asset tetap berfungsi, tetapi juga mengoptimalkan nilai investasi perusahaan dalam mendukung operasional bisnis yang efisien.
Dengan menggunakan asset management system, perusahaan bisa memantau, menganalisis, dan merencanakan pemeliharaan yang efektif untuk memastikan bahwa setiap asset berfungsi secara optimal. Selain itu, perusahaan dapat meningkatkan produktivitas, mengurangi biaya pemeliharaan, dan mengurangi risiko kerusakan aset tiba-tiba dengan asset management yang terintegrasi.
Oleh sebab itu, memiliki pengalaman dalam mengelola aset secara optimal dan profesional dapat membantu bisnis mencapai kesuksesan jangka panjang.
Jika Anda ingin mengetahui lebih dalam mengenai bagaimana software manajemen aset bekerja, Anda dapat mencoba demo gratis ScaleOcean Asset Management.
Klik untuk Mulai Chat
