Mengelola aset perusahaan seperti mesin pabrik, alat berat, hingga peralatan kantor bukanlah tugas yang sederhana. Seiring bertambahnya jumlah dan kompleksitas aset, tanggung jawab dalam menjaga efisiensi dan mengoptimalkan fungsi aset semakin tinggi. Oleh karena itu, sebaiknya perusahaan menerapkan sistem informasi manajemen aset untuk mencegah kerusakan aset secara bersamaan, downtime, hingga berhentinya operasional bisnis akibat kerusakan atau kehilangan aset.
Sistem manajemen aset merupakan metode yang bertujuan untuk memelihara setiap perangkat agar tetap berfungsi optimal. Melalui penggunaan sistem ini, perusahaan dapat menekan biaya maintenance, memastikan setiap aset berfungsi secara maksimal untuk operasional, serta meningkatkan ROA agar target perusahaan tercapai.
Maka dari itu, artikel ini akan menjelaskan pengertian, manfaat, tantangan, serta fitur dari aset manajemen sistem. Pelajari bagaimana sistem ini dapat mengubah cara kerja perusahaan Anda dalam mengelola aset dan meningkatkan kinerja bisnis secara keseluruhan.
1. Pengertian Sistem Manajemen Aset
Sistem manajemen aset adalah perangkat lunak yang dirancang untuk membantu perusahaan mengelola aset operasional, seperti mesin pabrik, alat berat, dan peralatan kantor lainnya dengan lebih optimal. Sistem informasi manajemen aset ini bekerja melalui pemantauan kondisi aset secara real-time, penjadwalan maintenance, serta analisis data penggunaan, sehingga dapat memaksimalkan umur dan performa setiap aset.
Dengan asset management berbasis teknologi ini, pengelolaan aset menjadi lebih terstruktur dan efisien, mengurangi risiko kerusakan mendadak serta meminimalkan biaya perbaikan. Implementasi aset manajemen sistem adalah cara efektif untuk memastikan aset beroperasi dengan baik agar bisnis dapat meningkatkan produktivitas dan angka keuntungan.
2. Manfaat Sistem Manajemen Aset
Mengimplementasikan sistem manajemen aset dapat memberikan keuntungan signifikan bagi bisnis, terutama dalam menjaga efisiensi dan memperpanjang umur aset operasional seperti mesin pabrik dan alat berat. Sistem ini membantu memaksimalkan performa aset untuk mendukung produktivitas perusahaan melalui cara berikut.
a. Meningkatkan ROA
Sistem manajemen aset berkontribusi langsung pada peningkatan Return on Assets (ROA) dengan memaksimalkan penggunaan aset yang dimiliki. Aset yang dikelola dengan baik dan berfungsi optimal akan memberikan nilai tambah bagi perusahaan, meningkatkan produktivitas, serta memberikan kontribusi terhadap peningkatan pendapatan dan keuntungan.
b. Mengotomatiskan Proses Perhitungan
Dengan fitur perhitungan otomatis dalam asset management system, perusahaan bisa menerapkan metode depresiasi yang sesuai dengan kebijakan akuntansi. Proses ini mencakup penetapan tenggat waktu depresiasi, depresiasi periodik, hingga perhitungan nilai aset yang akurat. Fitur ini memastikan nilai aset selalu terjaga dan sesuai dengan kebutuhan pelaporan keuangan.
c. Menadwalkan Pemeliharaan dan Perawatan Rutin
Dengan fitur pemeliharaan rutin, sistem manajemen aset dapat mempermudah pemantauan kondisi terkini setiap aset. Pengajuan permintaan pemeliharaan dan pelacakan biaya perbaikan menjadi lebih efisien. Hasilnya, perusahaan dapat mengurangi downtime yang tidak diinginkan, sehingga operasional bisnis tetap berjalan dengan lancar.
d. Memperbarui Data Otomatis
Proses pembaruan data seperti kondisi, lokasi, dan status aset dapat dilakukan secara otomatis melalui sistem informasi manajemen aset. Perusahaan bisa memantau in-and-out barang, mengetahui status kinerja aset, dan menyimpan data secara terpusat, yang memudahkan akses data kapan saja dibutuhkan.
e. Menganalisis Kinerja Aset dengan Akurat
Asset management system memungkinkan perusahaan melakukan analisis kinerja aset dengan lebih akurat, termasuk informasi depresiasi, laporan performa, dan catatan aktivitas pemeliharaan. Fitur ini membantu bisnis memahami bagaimana aset berdampak pada laporan keuangan. Ini juga membantu mereka mengetahui aset mana yang perlu diperbaiki atau diganti.
Baca Juga: 7 Perbedaan Aset Tetap dan Aset Lancar di Bisnis Properti
3. Tantangan Penggunaan Sistem Manajemen Aset
Perusahaan sering menghadapi berbagai masalah dalam manajemen aset, yang dapat mempengaruhi efisiensi operasional dan kondisi aset yang dimiliki. Berikut beberapa tantangan utama yang perlu diperhatikan dalam pengelolaan aset.
a. Melacak Aset dengan Efisien
Mengidentifikasi dan memantau status aset secara akurat dapat menjadi tantangan utama bagi bisnis, terutama bagi perusahaan yang memiliki banyak aset yang tersebar di berbagai tempat. Proses pelacakan yang tidak efisien dapat mengakibatkan keterlambatan dalam penggunaan atau pemeliharaan aset.
b. Memelihara Akurasi Data Aset
Memperbarui data aset agar tetap akurat dan terkini adalah hal yang penting, namun seringkali sulit dilakukan. Kesalahan atau ketidaklengkapan data dapat menyebabkan keputusan yang salah terkait penggunaan atau perawatan aset, yang berdampak pada kinerja bisnis.
c. Menjamin Daya Tahan dan Masa Pakai Aset
Memastikan bahwa setiap aset berfungsi dengan baik dan bertahan dalam jangka waktu yang diharapkan dapat menjadi tantangan tersendiri bagi bisnis yang menggunakan aset management system. Kurangnya perawatan yang tepat dapat menyebabkan masa pakai aset berkurang dan biaya penggantian meningkat.
d. Menghindari Kehilangan atau Pencurian Aset
Banyak perusahaan khawatir tentang risiko kehilangan atau pencurian aset, terutama untuk barang-barang berharga atau yang sering dipindahkan. Ketidaktahuan akan keberadaan aset tertentu dapat menyebabkan pemborosan waktu dan biaya tambahan.
e. Memperkirakan Nilai Aset Secara Akurat
Salah satu masalah penting dalam sistem informasi manajemen aset adalah menghitung nilai aset saat ini dan memproyeksikan nilainya di masa depan. Perencanaan anggaran dan investasi serta keputusan tentang penggantian atau perawatan dapat terhambat oleh ketidakpastian nilai aset.
4. Fitur yang Harus Ada pada Sistem Manajemen Aset
Memilih sistem manajemen aset yang tepat memerlukan pemahaman tentang fitur-fitur yang mendukung pemantauan, pemeliharaan, dan pengelolaan aset operasional perusahaan. Fitur-fitur yang memastikan aset selalu dalam kondisi optimal untuk mendukung produktivitas bisnis meliputi.
a. Asset Tracking
Memilih sistem manajemen aset yang tepat memerlukan pemahaman tentang fitur-fitur yang mendukung pengelolaan, pemeliharaan, dan pelacakan aset operasional perusahaan. Fitur-fitur ini berfungsi agar aset selalu dalam kondisi optimal untuk mendukung produktivitas bisnis.
b. Asset Costing Valuation
Fitur asset costing valuation dalam aset manajemen sistem membantu perusahaan mengetahui nilai aset dari waktu ke waktu. Dengan data nilai aset yang selalu terbarui, perusahaan dapat merencanakan keuangan lebih akurat serta membuat keputusan investasi yang lebih baik terkait aset operasional.
c. Maintenance Management
Maintenance management berfungsi untuk menjamin setiap aset mendapatkan pemeliharaan rutin sesuai kebutuhan. Fitur ini memungkinkan penjadwalan pemeliharaan otomatis, mencegah kerusakan mendadak, dan memastikan aset beroperasi pada performa terbaik. Ini sangat penting untuk menjaga kelangsungan operasional bisnis.
d. Asset Performance
Fitur asset performance memudahkan perusahaan dalam menganalisis kinerja aset berdasarkan data penggunaan. Pemahaman lebih dalam tentang kinerja aset memungkinkan organisasi untuk menentukan aset mana yang paling produktif dan kapan diperlukan penggantian atau peningkatan.
e. Check In & Check Out
Check in & check outs membantu memantau alur penggunaan aset, terutama pada alat operasional yang sering dipindahkan atau dipakai oleh beberapa pihak. Dengan fitur ini, perusahaan dapat mengetahui siapa yang terakhir menggunakan aset dan memastikan aset dikembalikan dalam kondisi baik.
f. Asset Reporting
Fitur asset reporting dalam sistem manajemen aset menyediakan laporan lengkap tentang kondisi, nilai, dan histori penggunaan aset. Laporan ini memudahkan manajemen untuk membuat keputusan berdasarkan data aktual, meningkatkan transparansi, dan mendukung strategi jangka panjang dalam pengelolaan aset perusahaan.
Baca Juga: 7 Modul ERP untuk Dukung Praktik Manajemen Aset Modern
5. Kelola Aset Bisnis Anda dengan ScaleOcean Asset Management
ScaleOcean, software asset management terbaik, dirancang untuk memaksimalkan efisiensi dalam pemeliharaan aset. Dengan fitur-fitur unggulannya, seperti pemantauan kondisi aset secara real-time dan pelacakan perawatan, perusahaan dapat mengurangi risiko kerusakan mendadak yang mengganggu operasional.
Fitur QR Code dan GPS Tracking dalam sistem manajemen aset memungkinkan pencatatan kondisi aset secara real-time dan pelacakan lokasi aset yang akurat, memastikan bahwa perusahaan dapat mengoptimalkan penggunaan aset dan mengurangi waktu tunggu yang tidak terduga.
Selain itu, asset management system ScaleOcean memudahkan kolaborasi antar departemen, dari keuangan hingga operasional, dalam memonitor biaya serta penggunaan aset untuk meningkatkan efisiensi dan menjaga umur pakai aset lebih lama.
Industri yang bergantung pada aset produktif, seperti manufaktur dan konstruksi, yang membutuhkan pengelolaan kendaraan dan peralatan yang intensif, dapat menggunakan modul ini.
6. Kesimpulan
Menggunakan sistem manajemen aset tidak hanya tentang menjaga aset tetap berfungsi, tetapi juga mengoptimalkan nilai investasi perusahaan dalam mendukung operasional bisnis yang efisien.
Dengan menggunakan sistem informasi manajemen aset, perusahaan bisa memantau, menganalisis, dan merencanakan pemeliharaan yang efektif untuk memastikan bahwa setiap aset berfungsi secara optimal. Selain itu, perusahaan dapat meningkatkan produktivitas, mengurangi biaya pemeliharaan, dan mengurangi risiko kerusakan aset tiba-tiba dengan asset management yang terintegrasi.
Oleh sebab itu, memiliki pengalaman dalam mengelola aset secara optimal dan profesional dapat membantu bisnis mencapai kesuksesan jangka panjang.
Jika Anda ingin mengetahui lebih dalam mengenai bagaimana software manajemen aset bekerja, Anda dapat mencoba demo gratis ScaleOcean Asset Management.
Klik untuk Mulai Chat
