Sistem Manajemen Aset: Pengertian, Manfaat, serta Fiturnya

Mengelola aset perusahaan seperti mesin pabrik, alat berat, hingga peralatan kantor bukanlah tugas yang sederhana. Seiring bertambahnya jumlah dan kompleksitas aset, tanggung jawab dalam menjaga efisiensi dan mengoptimalkan fungsi aset semakin tinggi.

Oleh karena itu, sebaiknya perusahaan menerapkan sistem informasi manajemen aset untuk mencegah kerusakan armada, alat, atau properti bisnis secara bersamaan, downtime, hingga berhentinya operasional bisnis akibat kerusakan atau kehilangan.

Melalui penggunaan sistem ini, perusahaan dapat menekan biaya maintenance, memastikan setiap aset berfungsi secara maksimal untuk operasional, serta meningkatkan ROA agar target perusahaan tercapai.

Maka dari itu, artikel ini akan menjelaskan pengertian, manfaat, tantangan, serta fitur dari aset manajemen sistem. Pelajari bagaimana sistem ini dapat mengubah cara kerja perusahaan Anda dalam mengelola aset dan meningkatkan kinerja bisnis secara keseluruhan.

Key Takeaways

• Sistem manajemen aset merupakan olusi digital yang memungkinkan perusahaan memantau dan mengelola aset.
• Fitur wajib pada sistem manajemen aset adalah asset tracking, asset costing valuation, dan asset performance.
• ScaleOcean dirancang untuk memaksimalkan efisiensi dalam pemeliharaan aset.

Coba Demo Gratis!

1. Apa itu Sistem Manajemen Aset?

Sistem manajemen aset adalah solusi digital yang memungkinkan perusahaan memantau dan mengelola aset, sehingga meningkatkan produktivitas, efisiensi, dan laba atas investasi. Dengan sistem ini, perusahaan jadi lebih efektif dalam memberikan layanan yang lebih baik kepada pelanggan.

Dengan asset management berbasis teknologi ini, pengelolaan aset seperti pesawat angkat angkut menjadi lebih terstruktur dan efisien dan meminimalkan biaya perbaikan. Hal ini juga mengurangi kebutuhan akan overhaul yang mahal dan memakan waktu.

Mengutip dari laporan Forbes Insights, semakin banyak perusahaan mulai menyadari bahwa penerapan sistem manajemen aset seperti software menjadi semakin penting demi efisiensi. Laporan tersebut juga memberikan gambaran lebih jelas dampak jangka panjang dari penerapan perangkat manajemen aset secara umum.

2. Manfaat Sistem Manajemen Aset

Mengimplementasikan asset management system dapat memberikan keuntungan signifikan bagi bisnis, terutama dalam menjaga efisiensi dan memperpanjang umur aset operasional seperti mesin pabrik dan alat berat. Sistem informasi manajemen aset membantu memaksimalkan performa aset melalui cara berikut:

a. Meningkatkan ROA

Penggunaan aset manajemen sistem secara langsung meningkatkan Return on Assets (ROA) dengan memaksimalkan pemanfaatan aset yang ada. Aset yang dikelola dengan baik dan berfungsi optimal akan memberikan nilai tambah bagi perusahaan, meningkatkan produktivitas, serta pendapatan dan keuntungan.

b. Mengotomatiskan Proses Perhitungan

Fitur perhitungan otomatis dalam asset management system memungkinkan perusahaan menerapkan metode depresiasi sesuai kebijakan akuntansi. Proses ini mencakup penetapan tenggat waktu depresiasi, depresiasi periodik, hingga perhitungan nilai aset yang akurat.

c. Menadwalkan Pemeliharaan dan Perawatan Rutin

Fitur pemeliharaan rutin mempermudah pengguna sistem manajemen aset dalam memantau kondisi terkini setiap aset. Pengajuan permintaan pemeliharaan dan pelacakan biaya perbaikan menjadi lebih efisien dengan menggunakan aset manajemen sistem.

d. Memperbarui Data Otomatis

Sistem informasi manajemen aset secara otomatis memperbarui data seperti kondisi, lokasi, dan status aset. Perusahaan bisa memantau in-and-out barang, mengetahui status kinerja aset, dan menyimpan data secara terpusat, yang memudahkan akses data kapan saja dibutuhkan.

e. Menganalisis Kinerja Aset dengan Akurat

Perusahaan dapat menganalisis kinerja aset dengan lebih akurat menggunakan asset management system, mencakup informasi depresiasi, laporan performa, dan catatan aktivitas pemeliharaan. Fitur aset manajemen sistem ini membantu bisnis memahami bagaimana aset berdampak pada laporan keuangan.

Ini juga membantu mereka mengetahui aset mana yang perlu diperbaiki atau diganti. Data ini krusial untuk menganalisis replacement cost dan menyusun strategi yang paling hemat biaya.

Baca juga: Aset Lancar dan Tidak Lancar: Pengertian serta Perbedaannya

3. Tantangan Penggunaan Asset Management System

Perusahaan sering menghadapi berbagai masalah dalam manajemen aset, yang dapat mempengaruhi efisiensi operasional dan kondisi aset yang dimiliki. Berikut beberapa tantangan utama yang perlu diperhatikan dalam pengelolaan aset.

a. Melacak Aset dengan Efisien

Mengidentifikasi dan memantau status aset secara akurat dapat menjadi tantangan utama bagi bisnis, terutama bagi perusahaan yang memiliki banyak aset yang tersebar di berbagai tempat. Proses pelacakan yang tidak efisien dapat mengakibatkan keterlambatan dalam penggunaan atau pemeliharaan aset. 

b. Memelihara Akurasi Data Aset

Memperbarui data aset agar tetap akurat dan terkini adalah hal yang penting, namun seringkali sulit dilakukan. Dengan menggunakan sistem informasi manajemen aset, proses ini menjadi lebih terstruktur, sehingga mengurangi risiko kesalahan atau ketidaklengkapan data yang dapat memengaruhi keputusan terkait penggunaan atau perawatan aset.

c. Menjamin Daya Tahan dan Masa Pakai Aset

Memastikan bahwa setiap aset berfungsi dengan baik dan bertahan dalam jangka waktu yang diharapkan dapat menjadi tantangan tersendiri bagi bisnis yang menggunakan aset manajemen sistem. Kurangnya perawatan yang tepat dapat menyebabkan masa pakai aset berkurang dan biaya penggantian meningkat.

d. Menghindari Kehilangan atau Pencurian Aset

Banyak perusahaan khawatir tentang risiko kehilangan atau pencurian aset, terutama untuk barang-barang berharga atau yang sering dipindahkan. Ketidaktahuan akan keberadaan aset tertentu dapat menyebabkan pemborosan waktu dan biaya tambahan.

e. Memperkirakan Nilai Aset Secara Akurat

Salah satu masalah penting dalam sistem informasi manajemen aset adalah menghitung nilai aset saat ini dan memproyeksikan nilainya di masa depan. Proses ini termasuk penyusutan inventaris yang dapat memengaruhi nilai tercatat aset. Perencanaan anggaran dan investasi serta keputusan tentang penggantian atau perawatan dapat terhambat oleh ketidakpastian nilai aset.

4. Siklus Aset dalam Sistem Manajemen Aset

Pengelolaan aset yang efektif melibatkan rangkaian proses sistematis, mulai dari perencanaan kebutuhan, pemeliharaan preventif, hingga tahap pembaruan unit. Berikut adalah tahapan siklus aset yang perlu dipahami:

• Merencanakan dan Identifikasi Aset: Menganalisis kebutuhan dan jenis aset yang diperlukan sesuai anggaran perusahaan.
• Pengadaan Aset: Proses pembelian atau perolehan aset berkualitas untuk mendukung operasional bisnis.
• Penggunaan Aset: Mengoperasikan aset secara maksimal dan memantau pemanfaatannya agar tepat sasaran.
• Pemeliharaan Aset: Melakukan perawatan rutin untuk menjaga performa dan memperpanjang usia pakai aset.
• Evaluasi Penggunaan Aset: Menilai efektivitas aset untuk menentukan kelayakan operasional dan nilai ekonomisnya.
• Penghapusan dan/atau Pembaruan Aset: Mengeluarkan aset tidak produktif dari daftar inventaris untuk dijual atau diganti baru.

Agar setiap tahapan dalam siklus tersebut terpantau dengan akurat dan otomatis, Anda dapat menggunakan dukungan teknologi dari ScaleOcean asset management yang mempermudah kendali seluruh aset perusahaan dalam satu platform.

5. Fitur yang Harus Ada pada Asset Management System

Memilih asset management system terbaik memerlukan pemahaman tentang fitur-fitur yang mendukung pemantauan, pemeliharaan, dan pengelolaan aset operasional perusahaan. Fitur-fitur yang memastikan aset selalu dalam kondisi optimal untuk mendukung produktivitas bisnis meliputi.

a. Asset Tracking

Memilih sistem manajemen aset yang tepat memerlukan pemahaman tentang fitur-fitur yang mendukung pengelolaan, pemeliharaan, dan pelacakan aset operasional perusahaan. Fitur-fitur ini berfungsi agar aset selalu dalam kondisi optimal untuk mendukung produktivitas bisnis.

b. Asset Costing Valuation

Fitur asset costing valuation dalam aset manajemen sistem membantu perusahaan mengetahui nilai masing-masing asset dari waktu ke waktu. Dengan data nilai aset yang selalu terbarui, perusahaan dapat merencanakan keuangan lebih akurat serta membuat keputusan investasi yang lebih baik terkait aset operasional.

c. Maintenance Management

Maintenance management berfungsi untuk menjamin setiap aset mendapatkan pemeliharaan rutin sesuai kebutuhan. Maintenance checklist adalah alat yang penting dalam sistem informasi manajemen aset ini, memungkinkan penjadwalan pemeliharaan otomatis, mencegah kerusakan mendadak, dan memastikan aset beroperasi pada performa terbaik.

d. Asset Performance

Fitur asset performance memudahkan perusahaan dalam menganalisis kinerja aset berdasarkan data penggunaan. Pemahaman lebih dalam tentang kinerja aset memungkinkan organisasi untuk menentukan aset mana yang paling produktif dan kapan diperlukan penggantian atau peningkatan.

e. Check In & Check Out

Check in & check outs membantu memantau alur penggunaan aset, terutama pada alat operasional yang sering dipindahkan atau dipakai oleh beberapa pihak. Dengan fitur ini, perusahaan dapat mengetahui siapa yang terakhir menggunakan aset dan memastikan aset dikembalikan dalam kondisi baik.

f. Asset Reporting

Fitur asset reporting dalam asset management system menyediakan laporan lengkap tentang kondisi, nilai, dan histori penggunaan aset. Laporan ini memudahkan manajemen untuk membuat keputusan berdasarkan data aktual, meningkatkan transparansi, dan mendukung strategi jangka panjang dalam pengelolaan aset perusahaan.

6. Tips Penerapan Sistem Manajemen Aset

Penerapan manajemen aset yang efektif memerlukan langkah-langkah strategis seperti pencatatan total, penyusunan SOP, perencanaan siklus, penunjukan PIC, hingga perawatan berkala. Berikut adalah penjelasan mengenai tips tersebut:

• Mencatat Seluruh Aset yang Dimiliki: Lakukan inventarisasi total untuk mendata semua aset perusahaan secara akurat. Pencatatan yang rapi memudahkan pelacakan lokasi, kondisi, serta nilai aset di setiap departemen.
• Menyusun SOP Penyimpanan dan Penggunaan: Buat aturan jelas mengenai cara menyimpan dan menggunakan setiap alat atau perangkat. Standarisasi ini bertujuan untuk meminimalisir risiko kerusakan akibat penggunaan yang salah.
• Merencanakan Siklus Aset: Petakan setiap tahap aset sejak dibeli hingga masa pakainya habis. Perencanaan ini membantu perusahaan dalam mengatur anggaran pengadaan dan pembaruan unit secara lebih terukur.
• Menentukan PIC Masing-masing Aset: Tunjuk penanggung jawab khusus (PIC) untuk memantau keamanan dan penggunaan aset tertentu. Hal ini memperjelas jalur tanggung jawab jika terjadi kendala teknis atau kehilangan.
• Melakukan Perawatan Terjadwal: Tetapkan agenda pemeliharaan rutin agar performa aset tetap optimal dalam jangka panjang. Perawatan terjadwal efektif dalam menekan biaya perbaikan besar akibat kerusakan mendadak.

7. Kelola Aset Bisnis Anda dengan ScaleOcean Asset Management

Software management asset ScaleOcean dirancang untuk memaksimalkan efisiensi dalam pemeliharaan aset. Melalui fitur unggulan seperti pemantauan kondisi armada, alat, atau properti bisnis secara real-time dan pelacakan perawatan, perusahaan dapat mengurangi risiko kerusakan mendadak yang mengganggu operasional.

Fitur QR Code dan GPS Tracking memungkinkan pencatatan kondisi aset serta pelacakan lokasi secara akurat. Hal ini memastikan perusahaan dapat mengoptimalkan penggunaan unit dan mengurangi waktu tunggu yang tidak terduga. Untuk memahami lebih lanjut, kami menyediakan jasa demo gratis bagi Anda.

8. Kesimpulan

Dengan menggunakan asset management system, perusahaan bisa memantau, menganalisis, dan merencanakan pemeliharaan yang efektif untuk memastikan bahwa setiap asset berfungsi secara optimal. Selain itu, perusahaan dapat meningkatkan produktivitas, mengurangi biaya pemeliharaan, dan mengurangi risiko kerusakan aset tiba-tiba dengan asset management yang terintegrasi.

Oleh sebab itu, memiliki pengalaman dalam mengelola aset secara optimal dan profesional dapat membantu bisnis mencapai kesuksesan jangka panjang. Jika Anda ingin mengetahui lebih dalam mengenai bagaimana software manajemen aset bekerja, Anda dapat mencoba demo gratis ScaleOcean asset management.