Downtime: Definisi, Penyebab, Dampak, dan Cara Menghitungnya

Bayangkan sebuah sistem yang henti beroperasi tanpa peringatan. Proses produksi terhenti, situs web tidak dapat diakses, atau layanan pelanggan tidak berjalan sebagaimana mestinya. Situasi seperti ini menimbulkan frustasi dan dikenal sebagai downtime, kondisi yang dapat merugikan perusahaan.

Terjadinya gangguan operasional tentunya mengganggu jadwal kerja yang telah direncanakan. Akibatnya, terjadi keterlambatan pengiriman kepada pelanggan, yang pada akhirnya dapat menimbulkan kerugian finansial serta menurunkan tingkat kepercayaan terhadap perusahaan.

Untuk meminimalkan dampak kerugian tersebut, perusahaan perlu memahami peristiwa berhentinya sistem ini. Oleh karena itu, artikel ini akan membahas secara lengkap mengenai pengertian, penyebab, dampak, jenis, hingga cara mencegah terjadinya downtime agar operasional bisnis dapat tetap berjalan secara optimal.

1. Apa itu Downtime?

Downtime adalah periode ketika suatu sistem, layanan, perangkat, atau proses operasional tidak berfungsi atau tidak tersedia, sehingga tidak dapat menjalankan layanan yang seharusnya berjalan. Ketika terjadi gangguan, aktivitas yang bergantung pada sistem akan terhambat atau bahkan berhenti sepenuhnya.

Downtime dapat terjadi di berbagai industri, seperti teknologi informasi, manufaktur, hingga telekomunikasi yang bergantung pada ketersediaan sistem dan layanan secara berkelanjutan. Ketika ini terjadi, akan berdampak pada pengalaman pengguna, operasional bisnis, hingga keuntungan perusahaan.

Dalam konsep lean manufacturing, downtime merupakan akronim untuk mengidentifikasi delapan jenis pemborosan (8 Waste of Lean) yang menghambat efisiensi dan diartikan sebagai berikut:

• Kerusakan Produk (Defects): Produk atau layanan yang tidak memenuhi harapan pelanggan.
• Produksi Berlebih (Overproduction): memproduksi lebih banyak produk daripada yang diminta pelanggan yang memicu penumpukan stok.
• Waktu Tunggu (Waiting): Jeda waktu antar proses yang membuat aliran produksi terhambat.
• Karyawan dengan Potensi yang Kurang (Unused Talent): Kegagalan perusahaan dalam mengoptimalkan ide, keterampilan, dan bakat para karyawannya.
• Pergerakan yang Tidak Perlu (Transportation): Pemindahan material atau barang yang tidak efektif dan tidak menambah nilai.
• Inventaris Berlebih (Inventory): Penumpukan bahan baku atau barang jadi yang meningkatkan biaya simpan dan risiko kerusakan.
• Pergerakan Berlebihan (Motion): Gerakan fisik pekerja atau mesin yang tidak perlu dalam proses kerja.
• Proses Berlebihan (Extra-processing): Langkah pengerjaan tambahan yang tidak dibutuhkan oleh konsumen namun memakan biaya.

2. Apa Saja Jenis-Jenis Downtime

Downtime terjadi karena berbagai kondisi, maka dari itu proses henti operasi ini dapat dapat diklasifikasikan berdasarkan sumber penyebabnya yang umum ditemukan.

a. Planned Downtime

Planned downtime adalah periode henti operasi yang terjadwal untuk pemeliharaan rutin atau pembaruan. Dengan bantuan computerized maintenance management system, perusahaan dapat mengatur jadwal pemeliharaan secara otomatis berdasarkan jam kerja mesin, sehingga tidak berbenturan dengan jadwal produksi.

Misalnya, sebuah pabrik mungkin menghentikan lini produksinya selama beberapa jam setiap bulan untuk melakukan pemeriksaan dan perawatan mesin. Mereka ingin memastikan bahwa peralatan beroperasi pada kondisi optimal dan mencegah downtime secara tak terduga.

b. Unplanned Downtime

Unplanned downtime terjadi ketika peralatan berhenti berfungsi secara tiba-tiba. Dalam kondisi ini, tim teknis harus segera melakukan corrective maintenance atau pemeliharaan korektif untuk memperbaiki kerusakan dan mengembalikan fungsi mesin secepat mungkin.

Berbeda dengan planned downtime, pemberhentian ini terjadi di luar prediksi perusahaan sehingga dapat menyebabkan gangguan serius dalam operasional bisnis, mengakibatkan kerugian produksi, pendapatan, dan potensi kerusakan reputasi.

c. Partial Downtime

Jenis gangguan operasional ini adalah gabungan dari dua jenis sebelumnya, di mana sebagian sistem/layanan atau mesin tidak dapat beroperasi, sementara bagian lain masih dapat berjalan. Meskipun dampaknya tidak seburuk unplanned downtime, efisiensi kerja hingga output tetap terhambat.

3. Apa Saja Penyebab Downtime

Penyebab utama downtime meliputi pemeliharaan rutin atau update perangkat lunak, kegagalan perangkat keras seperti server dan router, serangan siber yang mengganggu sistem, bencana alam dan faktor eksternal, serta kesalahan konfigurasi dalam pengaturan sistem yang mempengaruhi operasional.

Menurut TechRepublic, gangguan sistem operasional tidak hanya menghentikan operasional, tetapi juga memotong keuntungan perusahaan sekitar 9% dari total profit tahunan karena hilangnya pendapatan, denda regulasi, dan biaya pemulihan lainnya.

Berikut adalah penyebab umum terjadinya downtime:

a. Kerusakan Perangkat Internal

Kerusakan perangkat atau aset operasional merupakan salah satu penyebab utama downtime. Aset yang digunakan secara terus-menerus tanpa perawatan yang memadai akan mengalami penurunan performa hingga akhirnya gagal berfungsi, sehingga memaksa perusahaan untuk melakukan overhaul yang cenderung membengkakkan biaya.

Ketika kerusakan terjadi secara mendadak, operasional bisnis dapat terhenti karena perusahaan tidak siap untuk melakukan persiapan atau penggantian. Kondisi ini bisa diperparah oleh kurangnya pencatatan riwayat aset, sehingga perusahaan tidak mengetahui kapan terakhir pembaruan sistem atau umur pemakaiannya.

b. Kesalahan Manusia

Human error menjadi penyebab downtime yang cukup signifikan. Kesalahan dalam pengoperasian sistem, konfigurasi yang tidak tepat, atau ketidaksesuaian prosedur kerja dapat memicu gangguan operasional. Kurangnya pelatihan dan dokumentasi kerja yang jelas membuat risiko kesalahan ini semakin besar.

Downtime akibat human error sebenarnya dapat dicegah jika perusahaan memiliki standar operasional yang jelas dan sistem pendukung yang membantu meminimalkan kesalahan operasional.

c. Serangan Siber dan Kualitas Rendah

Di era digital, serangan siber menjadi ancaman serius yang dapat menyebabkan downtime sistem dalam waktu singkat. Serangan seperti malware, ransomware, atau peretasan dapat membuat sistem tidak dapat diakses, bahkan menghentikan seluruh operasional digital perusahaan.

Agar dapat mencegah downtime, perusahaan perlu untuk memperkuat fungsi quality assurance di setiap tahapan proses produksi agar meminimalkan keruskan dan mengurangi downtime akibat isu kualitas.

d. Bencana Alam dan Faktor Eksternal

Hentinya sistem operasional bisa terjadi karena gangguan eksternal yang diluar kendali perusahaan, seperti pemadaman listrik, masalah pasokan air dan gas, atau kondisi alam hingga pasokan bahan baku yang dapat mengganggu operasional perusahaan.

4. Apa Dampak Downtime bagi Operasional Bisnis?

Terjadinya henti waktu operasional tidak hanya berdampak pada satu aspek saja, tetapi mempengaruhi keseluruhan rantai operasional bisnis. Berikut beberapa dampak utama downtime:

a. Gangguan Operasional

Terlepas dari dampak finansial, terhentinya sistem menciptakan gangguan operasional yang meluas di seluruh proses produksi dan departemen terkait. Hal ini merusak jadwal produksi secara keseluruhan dan menciptakan hambatan pada lini produksi.

Untuk mengurangi dampak ini, perusahaan perlu memprioritaskan perawatan preventif dan pemantauan rutin untuk menghindari kerusakan mendalam.

b. Terhentinya Produksi atau Layanan

Downtime dapat menyebabkan produksi atau layanan berhenti sementara. Hal ini berisiko menimbulkan keterlambatan pengiriman, penumpukan pekerjaan, dan ketidaksesuaian dengan komitmen kepada pelanggan.

c. Kerugian Finansial

Setiap periode gangguan operasional berpotensi menimbulkan kerugian finansial, baik dari sisi biaya perbaikan, tenaga kerja yang tidak produktif, maupun pendapatan yang hilang. Semakin lama downtime berlangsung, semakin besar pula kerugian yang harus ditanggung perusahaan.

Dilansir dari APM digest, downtime tahunan di perusahaan besar di seluruh dunia diperkirakan menyebabkan kerugian sekitar $400 miliar setiap tahun akibat penurunan revenue, hilangnya kepercayaan pelanggan, serta hilangnya nilai pemegang saham yang memerlukan waktu lama untuk pulih.

d. Penurunan Produktivitas dan Kepercayaan Pelanggan

Ketika sistem gagal berfungsi, produktivitas karyawan menurun karena waktu kerja terbuang tanpa menghasilkan output. Di sisi lain, pelanggan yang mengalami gangguan layanan cenderung kehilangan kepercayaan dan dapat beralih ke kompetitor.

Ketika sistem mengalami gangguan, perusahaan seringkali kehilangan jam kerja produktif karena karyawan tidak dapat bekerja sampai sistem pulih kembali, yang dalam jangka panjang memperlambat pencapaian target bisnis.

Baca juga: Sistem Manajemen Aset: Pengertian, Manfaat, serta Fiturnya

5. Bagaimana Cara Mencegah Downtime?

Downtime bukan sekadar gangguan sistem, tetapi ancaman nyata bagi produktivitas, kepercayaan pelanggan, dan pertumbuhan bisnis. Oleh karena itu, langkah pencegahan yang tepat menjadi kunci untuk memastikan operasional tetap berjalan. Berikut cara-cara yang bisa Anda lakukan:

a. Pemeliharaan Efektif

Meminimalkan munculnya downtime dimulai dari program pemeliharaan yang terstruktur. Pemeliharaan berkala yang efektif dapat mengidentifikasi dan memperbaiki masalah kecil sebelum berubah menjadi kerusakan besar.

b. Penggunaan Teknologi untuk Monitoring dan Analitik

Menggunakan teknologi merupakan langkah agar pengawasan produksi yang lebih efektif dan mencegah downtime. Sistem pemantauan kinerja mesin secara real-time dan penggunaan analitik prediktif memungkinkan deteksi dini potensi masalah atau kegagalan alat dan sistem, sehingga bisnis dapat melakukan predictive maintenance.

Peringatan dini seperti ini mempermudah pengawasan produksi dengan memberi kesempatan bagi tim pemeliharaan untuk melakukan tindakan pencegahan tepat waktu.

c. Backup Secara Berkala

Pengelolaan dan pengecekan yang dilakukan secara rutin membantu perusahaan memulihkan operasional dengan lebih cepat ketika downtime tidak dapat dihindari. Tanpa backup yang memadai, proses pemulihan akan memakan waktu lebih lama dan berisiko menimbulkan kerugian lanjutan.

d. Business Continuity and Disaster Recovery

Disaster Recovery Plan (DRP) adalah strategi untuk mengatasi gangguan besar yang dapat menyebabkan downtime pada operasional perusahaan. DRP menyediakan langkah-langkah terstruktur untuk memulihkan sistem dan data setelah kegagalan besar, seperti bencana alam, serangan siber, atau kerusakan perangkat keras.

Perencanaan ini mencakup pemulihan data, infrastruktur informasi teknologi, sistem penting, dan proses operasional. Dengan DRP, perusahaan dapat cepat pulih dari gangguan besar dengan kerugian dan waktu henti yang minimal.

e. Pelatihan Karyawan dan Edukasi Pengguna

Karyawan yang memahami sistem dan prosedur kerja dengan baik cenderung lebih siap menghadapi gangguan operasional. Pelatihan yang berkelanjutan membantu menurunkan risiko downtime akibat kesalahan manusia.

Lalu, perusahaan perlu memberikan edukasi kepada pengguna agar mereka dapat mendeteksi kerusakan lebih awal. Pengguna juga harus menjaga dengan baik agar tetap terawat dan berfungsi optimal.

f. Penggunaan Sistem Manajemen Aset ScaleOcean untuk Mengurangi Downtime

Manajemen aset yang baik berperan penting dalam menekan risiko downtime dan menjaga kelancaran operasional. Dengan data aset yang terpusat, perusahaan dapat memantau kondisi, riwayat penggunaan, dan jadwal pemeliharaan secara lebih akurat.

Sistem manajemen aset ScaleOcean hadir untuk meminimalkan risiko terjadinya waktu henti operasional. Dengan sistem yang terintegrasi, perusahaan dapat melacak kondisi dan performa aset secara real-time, menghitung nilai aset dengan tepat, memastikan jadwal pemeliharaan yang tepat, serta mengidentifikasi potensi masalah sejak dini.

ScaleOcean sistem manajemen aset memiliki beragam fitur unggulan seperti asset tracking, asset performance, dan asset reporting yang berguna untuk memungkinkan perusahaan meningkatkan efisiensi operasional, meminimalkan potensi downtime, dan memastikan pengelolaan aset yang lebih baik.

• Asset Tracking: Simpan data aset secara terpusat, melacak lokasi, kondisi, dan status aset secara real-time.
• Asset Performance: Memantau kinerja aset berdasarkan metrik yang telah ditentukan, mengidentifikasi aset yang kurang optimal.
• Maintenance Management: Pemberitahuan otomatis untuk pemeliharaan dan perbaikan aset guna meminimalkan downtime.
• Asset Costing Valuation: Menghitung nilai aset untuk tujuan akuntansi, memudahkan keputusan terkait anggaran.
• Check-ins & Check-outs: Melacak setiap pergerakan aset untuk memastikan pengelolaan yang terorganisir.
• Asset Reporting: Laporan kustom berbasis parameter untuk mendukung pengambilan keputusan strategis.

6. Rencana Pemulihan Kerugian Akibat Downtime

Dalam merancang strategi pemulihan setelah terjadinya downtime, penting untuk memiliki strategi yang dapat meminimalkan dampak finansial dan operasional yang disebabkan oleh gangguan atau kegagalan sistem. Berikut beberapa langkah-langkah dalam menyusun rencana pemulihan tersebut:

a. Analisis Risiko dan Dampak

Sebelum menyusun rencana pemulihan, perusahaan perlu memahami potensi risiko dan dampak downtime. Analisis ini meliputi identifikasi jenis gangguan yang mungkin terjadi, estimasi durasi, serta potensi kerugian yang dapat timbul.

b. Pembentukan Tim Pemulihan

Tim pemulihan bertugas agar menangani berbagai aspek dalam proses pemulihan sistem. Mereka bertanggung jawab dalam pelaksanaan langkah darurat, mengidentifikasi penyebab masalah, serta memperbaiki atau memulihkan sistem agar operasional dapat dilanjutkan dengan segera.

c. Penggunaan Sistem Backup dan Pemulihan

Backup data sangat penting untuk meminimalkan kerugian akibat downtime. Data penting harus di backup secara konsisten, dan perusahaan perlu memiliki sistem pemulihan untuk mengembalikan data saat terjadi gangguan, agar operasional kembali berjalan dengan cepat.

d. Redundansi Sistem dan Perangkat

Redundansi mencakup menyediakan cadangan perangkat, sistem, atau mesin yang siap digunakan jika terjadi masalah pada sistem utama. Misalnya, memiliki server cadangan atau mesin backup memastikan produksi dapat terus berjalan meskipun sistem utama mengalami downtime.

e. Implementasi Protokol Pemulihan Cepat

Protokol pemulihan cepat artinya panduan langkah-langkah yang harus dilakukan jika terjadi downtime. Hal ini mencakup siapa yang nantinya dihubungi, tindakan darurat yang harus dilakukan, dan bagaimana cara memulai ulang sistem. Semakin jelas protokol ini, semakin cepat proses pemulihan.

f. Pelatihan dan Simulasi Pemulihan untuk Karyawan

Perusahaan perlu melakukan simulasi downtime untuk latihan agar menguji kesiapan tim, meningkatkan respon, serta mengidentifikasi cara untuk memperbaiki kerusakan.

g. Pemantauan dan Alarm Otomatis

Sistem peringatan otomatis dapat dipasang untuk memberikan peringatan dini mengenai potensi gangguan, sehingga tim dapat segera merespon untuk mencegah atau mengurangi dampak kerugian yang lebih besar.

h. Evaluasi dan Pembaruan Rencana Pemulihan secara Berkala

Rencana pemulihan harus diperbarui berdasarkan pengalaman dan data historis. Dengan meninjau kembali laporan perawatan mesin dari periode sebelumnya, tim pemulihan dapat mengidentifikasi pola kegagalan yang sering terulang dan memperkuat langkah pencegahan agar operasional di masa mendatang lebih stabil.

i. Asuransi Downtime

Beberapa perusahaan memilih untuk memiliki asuransi downtime sebagai bentuk perlindungan finansial jika terjadi gangguan besar yang mengakibatkan kerugian signifikan. Hal ini membantu membantu biaya kerugian yang ada akibat henti produksi sementara atau kerusakan sistem yang memerlukan biaya besar untuk pemulihan.

7. Cara Menghitung Kerugian Downtime

Menghitung kerugian akibat waktu operasional terhenti perlu dilakukan untuk menganalisis kinerja dan kesiapan mesin/sistem dalam bekerja, dan untuk mengidentifikasi seberapa besar dampak finansial yang terganggu karena hal ini.

Berikut ini cara menghitung kerugian akibat downtime bagi bisnis.

• Cara menghitung efisiensi penggunaan sistem/mesin dapat menggunakan rumus berikut:

Availability = (waktu mesin loading – total waktu yang tersedia) x 100%

• Cara menghitung waktu sistem/mesin loading:

Waktu mesin loading = total waktu yang tersedia – waktu downtime

• Cara menghitung jumlah produktivitas yang hilang:

Produktivitas yang hilang = (jumlah karyawan yang terpengaruh) x (pengaruh pada produktivitas [dalam persentase]) x (gaji rata-rata per jam) x (durasi downtime)

8. Kesimpulan

Downtime adalah kondisi henti operasional yang dapat terjadi di berbagai industri dan berdampak signifikan terhadap produktivitas, biaya, serta kepercayaan pelanggan. Dengan memahami pengertian downtime, hingga dampaknya, perusahaan dapat menyusun strategi pencegahan dan pemulihan yang lebih efektif.

Untuk meminimalkan potensi terjadinya downtime, Anda dapat menggunakan sistem manajemen aset ScaleOcean. Sistem ini memungkinkan perusahaan meningkatkan efisiensi operasional, dan pengelolaan aset yang lebih optimal. Tersedia demo gratis dan konsultasi gratis untuk melihat kecocokannya dengan bisnis Anda.

FAQ: