Apa itu Production Planning beserta Komponen dan Strateginya

1Optimalisasi proses produksi merupakan salah satu aktivitas terpenting bagi setiap perusahaan manufaktur. Agar prosesnya optimal, perusahaan perlu membuat perencanaan menyeluruh sebelum memulai aktivitas produksi yang dikenal sebagai production planning. Melalui tahapan ini, bisnis manufaktur dapat menetapkan spesifikasi produk sesuai kebutuhan pelanggan, mengurangi pemakaian sumber daya dan ruang penyimpanan, serta mengantisipasi potensi hambatan operasional.

Maka dari itu, diperlukan sebuah pengetahuan mendalam mengenai production planning dan komponen-komponennya sebelum dilakukan perancangan suatu rencana produksi. Simak lebih lanjut artikel berikut untuk mencapai pemahaman tersebut, dan optimalkan proses manufaktur bisnis Anda!

1. Pengertian Production Planning

Production planning adalah proses merancang dan mengatur semua aspek produksi untuk menciptakan barang atau jasa. Ini mencakup perencanaan bahan baku, tenaga kerja, jadwal produksi, serta seluruh aktivitas pendukung yang dibutuhkan untuk memenuhi target dan standar kualitas yang telah ditetapkan. Tujuannya adalah memastikan efisiensi, efektivitas, dan optimalisasi penggunaan sumber daya sepanjang siklus produksi.

Proses ini juga berhubungan erat dengan production control, yang berfokus pada pengendalian dan pemantauan jalannya produksi sesuai rencana. Tanpa perencanaan produksi yang matang, perusahaan berisiko mengalami understocking dan overstocking. Kedua fenomena ini sering muncul apabila rencana produksi kurang responsif terhadap perubahan permintaan pasar atau pengadaan bahan baku yang tidak sesuai kebutuhan. Akibatnya, proses manufaktur bisa terganggu, biaya operasional membengkak, dan profitabilitas perusahaan menurun.

Baca juga: Panduan Master Production Schedule MPS dan Contohnya

2. Komponen-Komponen dalam Production Planning

Dikarenakan operasi produksi merupakan suatu proses yang rumit, maka proses tersebut mencakup jumlah tahapan yang beragam. Hal itu juga berarti komponen-komponen dalam perencanaan produksi juga beragam. Komponen-komponennya adalah sebagai berikut:

a. Penentuan Kapasitas

Komponen berikut cenderung merupakan tahapan pertama dalam penyusunan sebuah production planning. Kapasitas yang diperlukan sebuah perusahaan manufaktur dalam menjalankan keinginan pelanggan harus ditentukan terlebih dahulu untuk menjamin alokasi sumber daya manusia, bahan baku dan mesin yang sesuai dengan spesifikasi operasi tertentu.

Selain membahas kapasitas dan jadwal, perusahaan juga perlu memahami tujuan perencanaan produksi agar setiap komponen yang disusun benar-benar mendukung efisiensi, kualitas, dan kepuasan pelanggan.

b. Penyusunan Jadwal Produksi

Sebuah jadwal yang meliputi segala tahapan proses produksi akan disusun apabila kapasitas sebuah operasi telah ditentukan sebelumnya. Dengan adanya visibilitas jelas tentang tahapan-tahapan yang seharusnya berjalan pada suatu periode waktu, maka perusahaan dapat memantau dengan lebih mudah status selesai dan berjalan lancarnya tahapan tertentu.

c. Pengelolaan Gudang

Segala bahan baku yang diperlukan dalam menjalankan suatu proses produksi harus dikelola dengan benar pada pergudangan untuk menjamin adanya ketersediaan barang. Setelah produk jadi telah diproduksi dengan kode produksi masing-masing, proses pengelolaan gudang yang efektif penting untuk melacak kondisi dan volume produk jadi tersebut. Dengan min–maxing ruang di pergudangan, maka perusahaan dapat mengurangi biaya penyimpanan yang signifikan.

d. Memantau Penggunaan Anggaran

Sebuah rencana yang telah disusun cenderung mencakup anggaran yang telah dipersiapkan untuk menjalankan sebuah proyek manufaktur. Pemantauan penggunaan anggaran tersebut harus dilakukan untuk memastikan bahwa tidak ada terjadinya transaksi-transaksi diluar susunan perencanaan.

e. Menetapkan dan Menjaga Kualitas

Perlu dipastikan bahwa segala barang yang akan dan telah diproduksi sesuai dengan tingkat kualitas yang disetujui antara kedua pihak. Hal tersebut dapat dilakukan dengan pemilihan pemasok dan bahan baku yang berkualitas, serta pemantauan erat pada setiap batch produksi untuk mencegah atau menangani segala kendala yang berkemungkinan muncul.

f. Hubungan Pasokan yang Teratur

Bahan baku yang digunakan dalam operasi perakitan produk berasal dari pemasok yang telah ditentukan pada perancangan production planning. Sebelum menentukan pemasok-pemasok tersebut, harus dipastikan terlebih dahulu bahwa bahan baku yang ditawarkan oleh pihak tersebut berkualitas.

Selain itu, komunikasi antara pemasok dan bisnis harus jelas sepanjang produksi apabila ditemukan kendala pada bahan baku atau terjadinya keperluan tambahan. Penggunaan sistem just in time juga dapat mendorong hubungan pasokan yang teratur dan responsif, sehingga bahan baku dapat terkirim tepat waktu sesuai kebutuhan produksi tanpa ada penumpukan stok.

g. Mudah Dimodifikasi

Walaupun rencana produksi memberikan sebuah gambaran tentang proses produksi yang akan berlangsung, hal tersebut tidak berarti setiap bagian perencanaan kapasitas di produksi dilakukan secara sembarangan. Sebuah rencana cenderung disusun sesuai dengan situasi kondisi pada suatu masa, yang berarti bahwa apabila situasi kondisi berubah seperti angka permintaan pasar dan kapasitas perusahaan, maka rencana juga harus mengalami perubahan.

h. Penggunaan Teknologi

Bukan merupakan sebuah rahasia lagi bahwa apabila perusahaan ingin berkembang, maka bisnis harus mengikuti perkembangan massa, termasuk juga teknologi. Dengan menerapkan alat-alat seperti enterprise resource planning (ERP) dan/atau material requirement planning (MRP), maka perusahaan dapat dengan mudah mengelola dan melacak segala ketersediaan bahan baku atau barang jadi yang berada di penyimpanan.

i. Manajemen Risiko

Selain modifikasi, segala kendala yang berkemungkinan muncul dalam proses produksi harus dipertimbangkan pada fase perancangan perencanaan, perencanaan dan penentuan time to market Hal ini berbeda dengan modifikasi rencana karena suatu rencana yang telah disusun masih dapat berjalan meskipun ada kendala yang muncul, yakni kendala-kendala yang telah difaktorkan ke dalam rencana produksi.

3. Production Planning vs Production Scheduling

Production planning vs production scheduling: Kedua istilah terdengar serupa karena makna kata-katanya yang menggambarkan fungsi yang mirip, yakni perencanaan produksi dan penjadwalan produksi. Walaupun begitu, kedua hal tersebut tidaklah sama. Product planning adalah suatu gambaran umum, sedangkan production scheduling lebih teknis pada tahapan penjadwalan. Berikut adalah beberapa perbedaannya:

a. Manfaat Penerapan

Sebuah rencana produksi dirancang dengan tujuan untuk memberikan visualisasi mengenai proses berjalannya sebuah operasi manufaktur. Hal ini seringkali mencakupi segala tahapan dalam proses produksi seperti pengadaan bahan baku, pengiriman dan juga penjadwalan yang dilakukan sesuai dengan spesifikasi permintaan pelanggan. Perlu dinyatakan lagi bahwa perencanaan ini hanya bersifat sebagai gambaran, yakni umum.

Penjadwalan produksi merupakan bagian dari production planning yang berfungsi untuk menyusun jadwal produksi secara spesifik. Penjadwalan berikut mempersiapkan sebuah jadwal yang mencakup segala tahapan produksi, masing-masing dengan tenggat waktunya tersendiri.

b. Tingkat Spesifik Konten

Dikarenakan suatu perencanaan produksi hanya bersifat sebagai gambaran umum berjalannya proses produksi, maka isi-isi rencana produksi tidak terlalu spesifik. Contohnya, sebuah rencana produksi berkemungkinan hanya menyatakan bahwa proses produksi harus berjalan dari suatu periode, tetapi tidak membahas secara spesifik segala pengerjaan yang akan berlangsung dalam jadwal periode tersebut.

Proses yang bertanggung jawab atas hal tersebut adalah production scheduling. Sebuah rancangan jadwal produksi cenderung lebih spesifik, berisi tentang tenggat waktu masing-masing tahapan produksi dari pengadaan bahan baku, hingga distribusi kepada pelanggan atau konsumen. Maka dari itu, penjadwalan produksi cenderung lebih sulit dirancang daripada rencana produksi.

c. Periode Perancangan

Production planning harus dilakukan sebelum sebuah proses produksi dimulai agar perusahaan memiliki visualisasi mengenai operasi manufaktur. Sedangkan, penjadwalan produksi dirancang setelah suatu rencana produksi telah dibuat.

4. Strategi dalam Production Planning

Yang dimaksud dari strategi dalam konteks ini adalah strategi-strategi produksi yang diimplementasi sesuai dengan spesifikasi produk dan permintaan pelanggan. Tidak hanya itu, beberapa strategi juga bertujuan untuk mengurangi biaya dan kapasitas yang diperlukan perusahaan untuk menjalankan produksi. Berikut adalah beberapa strategi dalam perencanaan produksi:

a. Make to Stock (MTS)

Sesuai dengan namanya, strategi ini adalah proses merakit produk sebelum adanya pesanan dari pelanggan dengan tujuan untuk disimpan dan di distribusi secara langsung apabila adanya permintaan. Strategi ini cocok di implementasi pada produk-produk yang tidak mudah rusak dan memiliki angka permintaan yang stabil dari periode ke periode. Strategi berikut berkaitan erat dengan level production schedule.

b. Make to Order (MTO)

Berbolak-balik dengan strategi sebelumnya, strategi berikut menjalankan proses produksi hanya pada saat adanya pesanan dari pelanggan. Penerapan strategi ini seharusnya dilakukan untuk produk-produk yang tidak memiliki permintaan yang konsisten, contohnya barang-barang musiman yang hanya dijual pada periode tertentu seperti Idul Fitri dan Natal. Hal ini mengurangi beban biaya penyimpanan, dan sekaligus memaksimalkan keuntungan penjualan.

c. Engineer to Order (ETO)

Seperti strategi yang baru saja dibahas, proses manufaktur hanya dilakukan apabila ada pesanan dari pelanggan. Yang membedakan strategi berikut dengan strategi sebelumnya adalah tingkat kesulitan pembuatan produk. Produk-produk yang dicakupi strategi berikut cenderung memiliki spesifikasi yang sangat khusus, sehingga operasi manufaktur memerlukan production planning yang lebih rinci dan memerlukan waktu yang lebih lama.

d. Assemble to Order (ATO)

Jika engineer to order memakan waktu yang lama, maka assemble to order memerlukan waktu yang cenderung lebih singkat. Hal ini dikarenakan strategi berikut mempersiapkan komponen-komponen suatu produk yang dapat dengan segera dirakit dan dikirimkan kepada pelanggan bila ada permintaan.

e. Just in Time (JIT)

Implementasi strategi ini merupakan suatu hal yang berisiko tinggi karena berusaha untuk meminimalisir kerugian dan memaksimalkan keuntungan. Sebuah perusahaan manufaktur yang menerapkan strategi berikut hanya mempersiapkan bahan baku saat ada sebuah pemesanan, sehingga mengurangi biaya penyimpanan yang diperlukan sebelum mulainya proses produksi. Strategi berikut memerlukan sebuah rantai pasokan yang jelas dan efektif.

Namun, harus diketahui bahwa dampak negatif dari penerapan strategi ini tidak hanya tinggi, tetapi sangat tinggi. Sebagai contoh, pada tahun 1997, Toyota terpaksa menghentikan segala proses produksinya untuk beberapa hari dikarenakan terjadinya kebakaran pada salah satu pemasoknya, sehingga menyebabkan kerugian sebesar 160 miliar Yen. Kerugian muncul juga apabila terjadinya demand and supply shock seperti saat pandemi COVID-19.

f. Lean Manufacturing

Strategi berikut serupa dengan strategi just in time, dan bertujuan untuk meningkatkan efisiensi proses produksi dan mengurangi biaya yang diperlukan. Hal tersebut dicapai dengan dilakukannya pengurangan waktu produksi, ketersediaan bahan baku, tetapi sekaligus meningkatkan kualitas produksi dengan menghilangkan beban operasi.

g. Batch Production

Batch production merupakan jalur tengah antara MTS dan MTO, yakni memproduksi barang tidak lebih banyak dari MTS, tetapi lebih banyak dari MTO. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk mengurangi biaya produksi, dan tetap dengan aman memenuhi permintaan pelanggan dan pasar yang fluktuatif.

h. Capacity Planning

Masing-masing perusahaan manufaktur memiliki kapasitas produksinya masing-masing karena adanya jumlah dan keterampilan tenaga kerja yang berbeda, efektifnya implementasi mesin dan sistem, dan lain sebagainya. Strategi ini berusaha untuk melakukan peramalan produksi sesuai dengan kapasitas perusahaan tertentu.

i. Demand Forecasting

Setiap periode atau kuartal cenderung memiliki tingkat permintaan yang berbeda, sehingga jumlah barang yang diproduksi perusahaan harus mampu menutupi permintaan tersebut. Demand forecasting melakukan produksi sesuai dengan prediksi tingkat permintaan periode berikutnya.

j. Penerapan Perangkat Lunak

Sistem-sistem seperti ERP dan MRP dapat membantu dalam mengelola bahan baku dan rantai pasokan secara keseluruhan. Tidak hanya itu, implementasi strategi berikut juga dapat memastikan jumlah produk yang harus diproduksi sesuai dengan data penjualan dan permintaan periode-periode sebelumnya.

5. Pentingnya Penerapan Production Planning

Implementasi sebuah production planning yang efektif merupakan sebuah kebutuhan mendasar dalam menjamin berlangsung lancarnya proses manufaktur. Dengan perencanaan yang terstruktur, perusahaan dapat mengantisipasi kendala operasional dan meningkatkan produktivitas. Beberapa fungsi dari adanya tersusun production planning adalah:

a. Alokasi Sumber Daya yang Teratur

Dengan adanya rencana yang mengalokasikan sumber daya perusahaan secara teratur, sebuah perusahaan manufaktur dapat memaksimalkan efektivitas produksi sesuai dengan kapasitasnya.

Perencanaan dan pengendalian produksi ini juga penting untuk menghilangkan penggunaan sumber daya yang tidak efektif yang dapat menghambat potensi produksi bisnis.

b. Mengoptimalkan Penggunaan Anggaran

Sebuah gambaran yang jelas mengenai spesifikasi kualitas dan kuantitas bahan baku yang diperlukan untuk menjalankan sebuah operasi produksi. Tidak hanya pembelian bahan baku, penggunaan anggaran untuk biaya penyimpanan juga akan sesuai.

c. Pengelolaan Kualitas Produksi

Production planning menyusun sebuah rancangan proses produksi yang dapat menghasilkan produk paling optimal bagi pelanggan. Dengan menetapkan bahan baku dan pemasok yang berkualitas, serta tenggat waktu produksi yang sesuai dengan spesifikasi produksi, maka kualitas masing-masing barang jadi akan konsisten dan siap diserahkan kepada pelanggan.

d. Memantau dan Mengelola Ketersediaan

Segala ketersediaan barang dan bahan baku dalam penyimpanan dapat diketahui sebelum dan sesudah proses produksi. Dengan mengetahui kapasitas dan isi ketersediaan, maka perusahaan dapat menjamin penyimpanan bahan baku dan barang jadi yang optimal, sehingga tidak menimbulkan adanya overstocking atau understocking.

e. Memenuhi Keinginan Pelanggan

Sebelum dimulainya proses perencanaan produksi, pasti dilakukan terlebih dahulu pembahasan spesifikasi keinginan pelanggan yang kemudian dicantumkan dalam kontrak. Dengan adanya rencana produksi yang jelas, maka segala keinginan tersebut dapat tercapai secara efektif dan efisien.

f. Adaptasi Sesuai Situasi Kondisi

Sebuah perencanaan produksi yang baik adalah sebuah perencanaan yang dapat dimodifikasi sesuai dengan situasi kondisi. Apabila terjadinya fluktuasi permintaan oleh pelanggan atau pasar, maka perencanaan sudah mempunyai solusi untuk mengatasi perubahan-perubahan tersebut tanpa mengganggu proses produksi yang telah dan sedang berlangsung.

g. Membantu dalam Pengambilan Keputusan Strategis

Production planning merupakan suatu proses penyusunan rencana produksi sesuai dengan spesifikasi permintaan pelanggan dan kapasitas perusahaan. Jika permintaan pelanggan atau pasar melebihi kapasitas produksi bisnis sebelum berjalannya proses manufaktur, maka perusahaan dapat memilih untuk melakukan investasi atau pengembangan yang meningkatkan kapasitas perusahaan, sehingga dapat memproduksi volume banyak yang lebih tinggi.

h. Menghemat Waktu Operasi

Dengan adanya sebuah gambaran umum terlebih dahulu mengenai kemungkinan berjalannya proses produksi, maka produksi dapat berlangsung lebih lancar. Apabila setiap tahapan disusun seiring berjalannya operasi manufaktur, maka hal tersebut dapat meningkatkan downtime produksi yang menghambat kinerja perusahaan secara signifikan.

i. Mengurangi Kemungkinan Munculnya Kendala

Sudah diketahui bahwa manajemen risiko merupakan salah satu komponen dari production planning. Dalam tahapan perancangan, akan difaktorkan juga kendala-kendala yang mungkin terjadi sepanjang proses produksi, sehingga solusi-solusi permasalahan tersebut telah ditentukan terlebih dahulu dan dapat diimplementasi dengan segera apabila kendala-kendala tersebut muncul. Pemantauan real-time dari shop floor software juga membantu mendeteksi kendala lebih cepat sehingga penanganan bisa segera dilakukan.

j. Mematuhi Regulasi yang Berlaku

Beberapa produk jadi yang dihasilkan memiliki regulasi-regulasinya tersendiri, seperti makanan-minuman dan skincare. Regulasi-regulasi tersebut berlaku untuk menjamin suatu standar kepada para konsumen. Dengan memfaktorkan regulasi-regulasi berikut pada perencanaan produksi, maka perusahaan dapat menghasilkan produk yang tidak hanya berkualitas, tetapi juga mematuhi segala regulasi yang berlaku untuk barang tertentu.

Baca juga: 22 Software Manufaktur Terbaik untuk Efisiensi Pabrik

6. Jenis-jenis Perencanaan dalam Production Planning

Proses production planning meliputi dua aspek, yakni production and planning. Production pada konteks berikut memiliki arti segala komponen, serta juga tahapan yang ada dalam proses produksi. Sedangkan planning berarti cara perencanaan yang dilakukan sesuai dengan spesifikasi dan ketentuan produksi. Tentunya, terdapat beberapa jenis production planning yang berlaku pada kondisi-kondisi tertentu, yakni:

a. Sales and Operations Planning (S&OP)

Jenis perencanaan ini melakukan perhitungan jumlah barang yang harus diproduksi sesuai dengan data penjualan dan operasi produksi periode-periode sebelumnya. Hal berikut dilakukan untuk memprediksi dan memenuhi permintaan pasar pada masa mendatang.

b. Master Production Scheduling (MPS)

Master production scheduling merupakan sebuah ekstensi dari SOP. Hal ini berarti MPS berusaha untuk menentukan apa yang perlu diproduksi, kapan proses produksi tersebut sebaiknya dilakukan dan jumlah yang harus diproduksi. Dibandingkan dengan SOP yang mencakup prediksi permintaan setiap periode, yakni dalam siklus bulanan atau tahunan, MPS menentukan spesifikasi detail produksi pada periode minggu hingga bulanan.

c. Material Requirement Planning (MRP)

Sesuai dengan namanya, jenis perencanaan berikut lebih spesifik kepada pemantauan dan pengelolaan bahan baku produksi. Yang dilakukan pada jenis ini adalah perhitungan jumlah bahan baku yang ada di persediaan dengan bahan baku yang diperlukan untuk menjalankan proses produksi, serta juga bahan baku yang perlu dipesan dari pemasok untuk menutupi kekurangan atau untuk sebagai cadangan adanya kendala atau fluktuasi permintaan.

d. Capacity Planning

Perencanaan ini menentukan kemungkinan berjalan lancarnya sebuah operasi manufaktur sesuai dengan tenaga kerja, mesin atau alat dan fasilitas perusahaan. Hal berikut dilakukan untuk memastikan bahwa kapasitas bisnis manufaktur dapat memenuhi permintaan produksi pelanggan, yakni tipe produk, volume dan lain seterusnya.

e. Aggregate Planning

Jenis berikut melakukan perencanaan produksi yang akan berlangsung pada tingkat waktu menengah, sekitaran 3 bulan hingga 1 tahun ke depan. Hal berikut dilakukan untuk menentukan bahan baku dan fasilitas yang harus dipersiapkan untuk menjalankan proses produksi pada periode-periode yang akan datang.

f. Just in Time (JIT) Planning

Seperti yang telah diketahui mengenai strategi just in time, pengadaan bahan baku hanya dilakukan pada saat adanya suatu pesanan produksi. Hal ini berarti tenggat waktu suatu operasi manufaktur relatif pendek, sehingga peran perencanaan ini adalah untuk memastikan hubungan yang erat dengan setiap pemasok agar menciptakan sebuah rantai pasokan yang stabil.

g. Long Term Planning

Serupa dengan aggregate planning, jenis perencanaan ini dilakukan untuk menentukan segala kebutuhan yang diperlukan untuk menjalankan proses produksi di masa depan. Yang membedakannya adalah jangka yang dicakup kedua jenis, yakni long term planning mencakup periode waktu lebih dari satu tahun. Hal-hal yang menjadi hasil pertimbangan dari perencanaan berikut adalah peningkatan fasilitas perusahaan dan tenaga kerja.

h. Short Term Planning

Berbolak-balik dengan jenis perencanaan sebelumnya, production planning ini berfokus pada jangka pendek proses produksi, yakni mingguan hingga bulanan. Kegiatan yang dilakukan dalam perencanaan berikut adalah pemantauan keseharian berjalannya proses produksi, alokasi sumber daya dan bahan baku, pemenuhan kebutuhan dan spesifikasi pelanggan dan lain seterusnya.

7. Tahap-Tahap Perancangan Produksi

Perancangan produksi melibatkan serangkaian tahapan strategis agar setiap aspek manufaktur terlaksana dengan baik dan menghasilkan output sesuai target, seperti efisiensi sumber daya dan pengendalian kualitas. Pada pembahasan berikut, kita akan menguraikan langkah-langkah penting dalam proses perancangan produksi.

a. Prediksi Permintaan Pasar

Prediksi permintaan pasar merupakan langkah awal yang melibatkan pengumpulan dan analisis data historis penjualan, tren musiman, serta faktor eksternal seperti promosi dan kondisi ekonomi. Dengan metode kuantitatif (misalnya time series) dan kualitatif (expert judgment), perusahaan dapat memprediksi volume permintaan secara akurat. Selain itu, integrasi dengan sistem ERP memungkinkan pembaruan prediksi secara real time.

b. Penentuan Kebutuhan Produksi

Penentuan kebutuhan produksi melibatkan identifikasi bahan baku, tenaga kerja, mesin, dan infrastruktur pendukung untuk memenuhi estimasi permintaan. Data dari kontrak manufaktur dan analisis biaya membantu bisnis menentukan jumlah dan waktu pengadaan sumber daya agar proses berjalan lancar. Proses ini memastikan ketersediaan material dan kesiapan tenaga kerja tepat waktu, sehingga mengurangi risiko penundaan produksi dan pemborosan serta mendukung koordinasi antar divisi.

c. Penjadwalan Proses Produksi

Penjadwalan proses produksi menentukan urutan aktivitas dan waktu pelaksanaan setiap tahapan manufaktur. Dengan mempertimbangkan kapasitas mesin, ketersediaan tenaga kerja, dan lead time pemasok, perusahaan dapat membuat jadwal yang realistis. Alokasi shift dan buffer time juga disusun untuk mengantisipasi gangguan. Jadwal produksi yang terstruktur membantu mengurangi idle time, meningkatkan efisiensi, dan memastikan pengiriman tepat waktu serta memfasilitasi koordinasi lintas departemen.

d. Pengendalian Proses Produksi

Pengendalian proses produksi meliputi pemantauan kinerja, kualitas output, dan penggunaan sumber daya selama produksi berlangsung. Dengan penerapan indikator kinerja (KPI) dan sistem pelaporan real time, manajemen dapat mendeteksi penyimpangan serta mengambil tindakan korektif dengan cepat. Inspeksi kualitas dan audit produksi berkala memastikan bahwa standar dipenuhi. Aktivitas ini dilakukan agar kualitas produk tetap konsisten dan mengurangi downtime karena masalah teknis, sehingga operasional berjalan lancar.

8. Hambatan-hambatan Penerapan Production Planning yang Optimal

Sayangnya, tidak semua penerapan production planning akan berlangsung dengan mulus. Namun, hal tersebut dapat dimitigasi dengan mengetahui tantangan-tantangan yang sering muncul dalam implementasi rencana produksi. Beberapa hambatan yang menghalang keberhasilan sebuah implementasi rencana produksi, adalah yakni sebagai berikut:

a. Kesalahan Pada Data

Apabila ada informasi yang salah mengenai komponen-komponen produksi, maka hal tersebut dapat menghambat berjalan lancarnya produksi sesuai dengan rencana yang telah dirancang. Contohnya, apabila data menyatakan bahwa masih terdapt X ruang di pergudangan, tetapi pada kenyataanya ruang yang tersedia hanya Y, maka hal tersebut akan memunculkan permasalahan overstocking atau understocking.

b. Kurangnya Kolaborasi Antar Departemen

Setiap proses dalam perusahaan tentu saja bukan hasil pengerjaan sebuah pihak, melainkan merupakan hasil kerja sama antara divisi-divisi yang ada di perusahaan. Jika tidak ada sebuah komunikasi internal yang jelas, maka pengetahuan mengenai status tahapan produksi yang sedang dikerjakan tidak akan diketahui.

c. Permintaan yang Fluktuatif

Telah disebutkan sebelumnya bahwa sebuah rencana produksi harus dirancang dengan kemampuan untuk mengatasi segala permasalahan yang mungkin muncul pada saat berjalannya operasi, seperti jumlah permintaan yang secara tiba-tiba mengalami fluktuasi. Apabila hal tersebut tidak terkendali, maka produk yang jatuh ke pasar tidak akan mencukupi kebutuhan konsumen.

d. Tenggat Waktu yang tidak Realistis

Permintaan pasar tidak dapat terpenuhi karena adanya penetapan tenggat waktu yang tidak sesuai dengan kapasitas perusahaan. Tidak hanya itu, hal tersebut juga merusak prospek kemungkinan terjadinya kerja sama antara kedua pihak di masa mendatang. Jadi, seperti yang telah dinyatakan sebelumnya, perlu dilakukan sebuah pembahasan dengan pelanggan untuk menentukan tenggat waktu yang sesuai dengan kapasitas bisnis.

e. Tidak Mampu Beradaptasi

Perlu dinyatakan lagi bahwa sebuah rencana produksi bukan merupakan sebuah kebenaran, melainkan hanya berfungsi sebagai gambaran umum berjalannya suatu proses produksi. Maksudnya, segala konten rencana produksi itu subject to change, yakni dapat berubah. Perubahan ini harus ditanggapi dengan efektif untuk mencegah terjadinya situasi seperti rusaknya rantai pasokan atau permintaan yang fluktuatif.

f. Gagal Memaksimalkan Kapasitas Produksi

Sebuah proses produksi berkemungkinan gagal walaupun perusahaan memiliki kapasitas yang memadai untuk memenuhi spesifikasi dan kebutuhan pelanggan. Hal ini dapat terjadi karena kapasitas tersebut seperti manusia dan segala fasilitas produksi yang ada tidak digunakan secara maksimal, sehingga produksi juga tidak berlangsung secara maksimal.

g. Pemantauan yang tidak Efektif

Pemantauan berlangsungnya sebuah operasi merupakan tahapan yang penting dalam operasi manufaktur untuk menjamin berlangsung lancarnya operasi tertentu. Apabila ada terjadinya sebuah kendala dan hal tersebut gagal dilacak pada fase pemantauan, maka hal tersebut akan menghambat keseluruhan produksi, dan dapat membawa kerugian finansial dan reputasi bagi perusahaan manufaktur.

h. Manajemen Konflik yang Lemah

Meskipun sebuah permasalahan atau perbedaan telah teridentifikasi, hal tersebut tidak bermakna jika tidak disiapkan solusi terlebih dahulu untuk mengatasinya. Apabila terdapat sebuah solusi, namun, solusi tersebut tidak berhasil dalam menangani segala kejadian yang muncul, maka hal tersebut akan terus membawa dampak bagi proses produksi dan perusahaan.

i. Regulasi yang tidak Ramah Lingkungan

Kepedulian terhadap kondisi lingkungan merupakan suatu fenomena yang populer dan krusial pada zaman sekarang. Karena perusahaan manufaktur cenderung menghasilkan jumlah limbah produksi yang banyak, maka perlu dilakukan sebuah perancangan rencana yang meminimalisir output limbah produksi dan/atau mempersiapkan solusi untuk mengelola limbah tersebut sesuai dengan regulasi yang berlaku.

9. Key Component Indicators (KPI) Production Planning

Key component indicators (KPI) adalah sebuah metrik dan metode yang digunakan untuk mengukur kinerja sebuah proses dari awal hingga akhir dalam mencapai tujuan yang ditetapkan. Dan tentunya, tujuan dari dilakukannya proses produksi adalah untuk menghasilkan produk-produk sesuai dengan permintaan pihak penyewa jasa. Beberapa KPI pengukuran sukses berlangsungnya proses manufaktur adalah:

a. Downtime

Apabila terjadi suatu hal kritis pada operasi produksi yang perlu diselesaikan terlebih dahulu, maka operasi tersebut harus diberhentikan untuk sementara waktu, hal berikut adalah downtime. 

KPI produksi ini penting dikelola, karena semakin rendah angka terjadinya downtime, maka semakin efektif proses produksi tertentu. Hal ini dapat diminimalisir dengan adanya perancangan rencana produksi yang optimal.

b. Setup Time

Sesuai dengan namanya, setup time merupakan waktu yang diperlukan untuk beralih dari suatu tahapan ke tahapan lainnya. Hal yang termasuk dalam setup time adalah modifikasi mesin, pergantian dan modifikasi alat. Tenggat waktu yang telah disusun dalam rencana produksi harus memfaktorkan hal berikut agar dapat dirancang sebuah jadwal yang jelas.

c. Production Rate

Tentu saja, jumlah barang-barang yang diproduksi mempengaruhi pencapaian tujuan proses manufaktur. Dengan adanya perencanaan produksi terlebih dahulu, maka volume yang diminta oleh pelanggan akan terpenuhi dalam tenggat waktu yang telah disetujui dalam kontrak.

d. Overall Equipment Effectiveness

Overall equipment effectiveness merupakan sebuah cara untuk mengukur berjalan dan berfungsinya segala alat dan mesin yang digunakan dalam proses produksi. Suatu perencanaan produksi harus memfaktorkan terlebih dahulu situasi dan kondisi fasilitas perusahaan sebelum memulai sebuah operasi manufaktur, dan apabila perlu, dilakukan perawatan.

e. Tingkat Kegagalan Produksi

Jumlah barang produksi yang gagal menjadi sebuah bahan evaluasi berjalan optimalnya sebuah produksi. Apabila manufaktur barang-barang cacat terjadi berulang kali dalam suatu operasi, maka hal tersebut berarti ada satu atau beberapa bagian dari rencana tersusun yang perlu ditimbangkan dan dioptimalisasi lagi.

f. Kecepatan Produksi

Sebuah tenggat waktu yang telah ditetapkan hanya merupakan suatu target yang harus dicapai. Hal tersebut hanya berarti bahwa penyelesaian pekerjaan tidak boleh melewati sebuah tanggal. Jadi, jika produksi diselesaikan beberapa waktu sebelum tenggat waktu, maka dapat dinyatakan bahwa production planning telah dirancang dengan optimal.

10. Alat yang Dapat Mengoptimalkan Production Planning

Sebuah proses produksi adalah proses yang melibatkan banyak sekali jumlah tahapan, masing-masing dengan tingkat kepentingan yang sama untuk menjamin pencapaian produksi yang sesuai dengan keinginan pelanggan. Dikarenakan sebuah perencanaan harus memfaktorkan setiap tahapan tersebut dalam menghasilkan sebuah rancangan yang efektif, hal ini relatif sulit dioptimalisasi dan realisasi. Namun, terdapat alat-alat yang dapat membantu:

a. Bagan Gantt

Gantt chart merupakan sebuah istilah yang jarang didengar dalam kehidupan perkantoran, namun implementasinya sering dipertemukan. Bagan berikut digunakan untuk melacak progress pengerjaan masing-masing tahapan dalam periode yang telah ditetapkan dan mencatat apabila adanya keterlewatan waktu. Dengan adanya bagan Gantt, maka pengerjaan berjalan dalam tenggat waktu produksi dan dapat mengetahui diperlukannya waktu tambahan.

b. Sistem Kanban

Walaupun sistem ini lebih sering dipertemukan dalam strategi just in time, hal berikut masih dapat diimplementasikan dalam pengerjaan produksi apapun. Kanban menggunakan visualisasi warna untuk melacak berjalan selesainya masing-masing pengerjaan.

Contohnya, apabila sebuah pekerja sebelum memulai pekerjaannya sebagai warna hijau, namun setelah ia selesai mengerjakannya statusnya berubah menjadi warna merah, maka hal tersebut menyatakan bahwa pengerjaan sang karyawan telah selesai dan sedang menunggu alokasi sumber daya. Hal ini tidak terbatas hanya pada produksi, tetapi juga inventory production planning ketika ketersediaan barang atau bahan baku mulai berkurang.

c. Penggunaan Perangkat Lunak

Telah dinyatakan sebelumnya bahwa suatu proses produksi dapat dioptimalkan melalui penerapan sistem seperti ERP dan MRP. Hal ini dikarenakan kedua hal tersebut, terutama MRP, dapat membantu mengefisienkan segala tahapan produksi, termasuk juga proses perancangan rencana.

Tidak hanya itu, sebuah software manufaktur juga dapat mengimplementasi metode pelacakan seperti Gantt chart dan kanban system ke dalam sistemnya untuk mengembangkan lebih maju lagi proses produksi bisnis. Artikel berikut akan memberikan sebuah contoh software manufaktur yang paling optimal diterapkan dalam perusahaan Anda.

11. Tips Memaksimalkan Production Planning

Dalam rangka memaksimalkan perencanaan produksi, perusahaan perlu mengimplementasikan strategi yang efektif untuk menghindari kesalahan dan meningkatkan efisiensi. Berikut adalah beberapa bentuk strategi tersebut:

a. Memantau Permintaan Pasar

Untuk memaksimalkan perencanaan produksi, penting bagi perusahaan untuk memahami meningkat-turunnya permintaan konsumen. Analisis data permintaan yang akurat memungkinkan perusahaan menyesuaikan kapasitas produksi dengan kebutuhan pasar, mengurangi pemborosan, dan memastikan produk tersedia tepat waktu.

b. Menggunakan Teknologi

Pemanfaatan teknologi dalam perencanaan produksi, seperti sistem ERP dan perangkat lunak analitik, dapat meningkatkan akurasi dan efisiensi. Dengan otomatisasi proses dan data yang lebih terintegrasi, perusahaan dapat merencanakan produksi lebih cerdas, meminimalkan kesalahan, dan mempercepat pengambilan keputusan.

c. Pengelolaan Inventaris yang Optimal

Untuk memastikan produksi berjalan lancar, penting untuk memantau ketersediaan inventaris secara real time. Dengan pemantauan yang tepat, perusahaan dapat menghindari kekurangan bahan baku atau produk jadi, menjaga kelancaran proses produksi, dan mengoptimalkan biaya penyimpanan serta pengadaan.

12. Optimalkan Proses Production Planning dengan Software Manufaktur ScaleOcean

Software manufaktur ScaleOcean merupakan sistem produksi terbaik yang dapat diimplementasi. Hal ini dikarenakan software berikut tidak hanya membantu dalam proses perancangan rencana, tetapi juga dalam proses pelacakan ketersediaan barang di pergudangan dan juga pelacakan kinerja masing-masing tahapan manufaktur.

Selain itu, ScaleOcean tidak memiliki batasan angka user, sehingga sistem ini dapat diakses oleh setiap pihak berkepentingan seperti divisi manufaktur dan inventaris. Software berikut juga dibangun dari praktik bisnis dan industri yang terbaik, sehingga segala proses yang dilakukannya baik pengadaan bahan baku, maupun distribusi barang jadi telah tersusun secara optimal.

Semua hal yang disampaikan dapat diakses dan diuji coba terlebih dahulu melalui demo gratis untuk mengetahui apakah sistem tersebut sesuai dengan bisnis Anda, jadi tidak memerlukan pembayaran terlebih dahulu. Terdapat juga beberapa fitur yang secara spesifik dapat membantu dalam proses production planning:

• Smart MRP: Mengotomatiskan perhitungan bahan baku berdasarkan jadwal produksi dan lead times, memastikan pemesanan bahan baku dilakukan dengan tepat waktu dan jumlah yang akurat.
• BOM Management: Memudahkan pembuatan daftar bahan baku, komponen, dan sub-komponen yang diperlukan untuk produksi dengan automasi.
• Integrated SCM: Mengelola proses manufaktur, mulai dari penjadwalan hingga pemrosesan pesanan dari satu platform terpusat.
• Cost Management: Mengotomatiskan perhitungan harga pokok produksi dengan akurasi tinggi, mencakup semua elemen biaya manufaktur.
• Order Management: Mengotomatisasi penerimaan, pemenuhan, dan pemrosesan pesanan, memastikan akurasi dan efisiensi.
• Warehouse Management: Memantau tingkat inventaris dan mempercepat proses picking untuk efisiensi gudang.

Baca juga: 12 Software PPIC Terbaik untuk Proses Manufaktur 2025

13. Kesimpulan

Maka dapat diketahui dari pembahasan artikel yang panjang ini bahwa production planning merupakan sebuah proses yang penting dalam menjamin operasi produksi yang lancar. Dengan adanya hal tersebut, maka proses akan lebih efektif dan cost efficient. Namun, dikarenakan proses berikut memfaktorkan banyak hal, diperlukan suatu alat untuk membantu merancang dan menjamin berjalan lancarnya implementasi rencana tertentu.

Alat bantu terbaik untuk memecahkan permasalahan tersebut adalah implementasi sebuah software manufaktur, yakni software manufaktur ScaleOcean. Sistem berikut dapat membantu dapat proses perancangan sebuah rencana sesuai dengan spesifikasi dan permintaan pelanggan dan juga tingkat permintaan yang beredar di pasar bila diintegrasikan dengan sistem lain.

Setelah sebuah rencana produksi tersusun, maka sistem tersebut akan menjamin berjalan lancarnya rencana tersebut, yakni dengan beberapa metode seperti pelacakan dan pengadaan bahan baku yang tersisa dan/atau diperlukan dan pemantauan kinerja masing-masing tahapan. Maka dari itu, lakukanlah demo gratis Anda sekarang untuk mengembangkan proses perancangan dan implementasi rencana produksi bisnis Anda!