Apa itu Perencanaan Kapasitas, Manfaat, serta Strateginya

Bisnis manufaktur sering menghadapi tantangan besar dalam memastikan sumber daya produksi selalu pas dengan permintaan pasar. Menentukan berapa kapasitas mesin, ketersediaan material, atau jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan tepat waktu terasa sulit. Inilah inti dari pentingnya perencanaan kapasitas dalam operasional sehari-hari.

Mengelola kapasitas produksi tanpa alat bantu yang memadai (seperti software MRP) akan menimbulkan banyak friksi internal. Seringkali, data penting mengenai alur proses produksi atau stok bahan baku tersebar dan tidak terintegrasi dengan baik. Ini membuat perhitungan kebutuhan kapasitas menjadi lambat dan rentan kesalahan manual.

Situasi yang tidak pasti ini berdampak langsung pada kinerja bisnis secara keseluruhan. Timbul risiko kelebihan atau kekurangan produksi yang merugikan, bahkan dapat menyebabkan keterlambatan pengiriman produk yang mengecewakan pelanggan setia Anda. Efisiensi menurun dan biaya operasional justru membengkak.

Artikel ini membahas lebih dalam dan lengkap tentang apa itu perencanaan kapasitas, manfaat, jenis stretegi, serta contoh pelaksanaannya di industri manufaktur.

Key Takeaways

• Perencanaan kapasitas adalah proses menentukan jumlah sumber daya dan output yang dihasilkan untuk memenuhi permintaan.
• Manfaat perencanaan kapasitas—menghindari pemborosan, meningkatkan efisiensi, mempersiapkan respons terhadap perubahan permintaan, dan mengoptimalkan sumber daya.
• Strategi perencanaan kapasitas mencakup lag, lead, match, dan adjustable capacity, masing-masing memiliki kelebihan untuk mengelola kapasitas sesuai permintaan.
• Software MRP ScaleOcean membantu merencanakan kapasitas dengan akurat, otomatisasi perhitungan bahan baku, serta analisis permintaan untuk meningkatkan efisiensi operasional.

Dapatkan Demo Gratis!

1. Apa itu Perencanaan Kapasitas?

Perencanaan kapasitas adalah proses untuk memperkirakan tingkat output maksimum yang dapat dihasilkan perusahaan dalam periode tertentu. Tujuannya adalah memastikan perusahaan memiliki sumber daya yang cukup (seperti tenaga kerja, mesin, dan bahan baku) untuk memenuhi permintaan pelanggan, serta mengoptimalkan penggunaan sumber daya dan mengurangi biaya.

Artinya, perusahaan harus memiliki kapasitas yang cukup untuk memenuhi permintaan tanpa kekurangan atau kelebihan sumber daya yang berlebihan. Perencanaan kapasitas yang efisien juga sangat krusial untuk mempercepat time to market. Dengan kata lain, perencanaan kapasitas bertujuan untuk:

• Memastikan ketersediaan: Perusahaan dapat memenuhi permintaan pelanggan tanpa penundaan atau hambatan.
• Mengoptimalkan sumber daya: Menghindari pemborosan akibat sumber daya yang menganggur atau kelebihan investasi.

Dengan perencanaan kapasitas yang tepat, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi operasional, mengurangi biaya, dan memperoleh keunggulan kompetitif di pasar. Salah satu elemen pentingnya adalah master production schedule dalam perencanaan kapasitas, yang memastikan produksi dapat disesuaikan dengan permintaan pasar secara optimal.

2. Apa Manfaat Perencanaan Kapasitas di Manufaktur?

Melakukan perencanaan kapasitas secara cermat membawa berbagai manfaat signifikan bagi bisnis manufaktur. Proses capacity planning dan production planning yang efektif membantu perencanaan aktivitas bisnis perusahaan secara keseluruhan.

Manfaat-manfaat ini secara langsung berkontribusi pada kinerja operasional, efisiensi penggunaan sumber daya, hingga kepuasan pelanggan.

Berikut adalah beberapa manfaat utama dari perencanaan kapasitas:

a. Mengefisiensikan Operasional dan Meminimalisir Biaya

Perencanaan kapasitas memungkinkan optimalisasi penggunaan seluruh sumber daya produksi, mulai dari tenaga kerja, peralatan, hingga pengelolaan alur proses produksi.

Ini membantu bisnis menghindari pemborosan akibat pembelian sumber daya yang tidak terpakai atau kelebihan stok bahan baku, yang juga terkait dengan biaya penyimpanan. Tugas staff produksi sangat vital dalam memastikan bahwa proses perencanaan kapasitas dapat berjalan lancar.

Pemanfaatan sumber daya secara maksimal ini secara langsung meningkatkan produktivitas, mengurangi biaya operasional, dan menekan biaya produksi per unit secara keseluruhan, yang pada akhirnya meningkatkan profitabilitas.

b. Menjaga Kualitas dan Memenuhi Kebutuhan Pelanggan

Capacity planning memastikan perusahaan memiliki kapasitas yang memadai untuk memenuhi permintaan konsumen dan jadwal pengiriman secara konsisten.

Ketersediaan sumber daya yang tepat waktu membantu menjaga proses produksi berjalan lancar dan terkontrol, yang krusial untuk mempertahankan standar kualitas produk yang telah ditetapkan. Penerapan metode just in time sangat mendukung hal ini dengan memastikan bahan dan komponen tersedia saat dibutuhkan, sehingga produksi tidak terhambat dan kualitas tetap terjaga.

Hal ini berujung pada tingginya tingkat kepuasan pelanggan karena pesanan terpenuhi tepat waktu dengan kualitas yang diharapkan, menghindari keluhan akibat keterlambatan atau penurunan mutu.

c. Fleksibilitas dan Responsivitas Pasar

Melalui perencanaan kapasitas yang adaptif dan pemantauan kinerja, bisnis menjadi lebih fleksibel dalam merespons perubahan permintaan konsumen dan kondisi pasar yang dinamis.

Perusahaan dapat dengan cepat menyesuaikan tingkat kegiatan produksi, baik menaikkan kapasitas saat permintaan melonjak maupun menurunkannya saat melambat.

Fleksibilitas ini penting untuk menjaga daya saing dan kelincahan operasional, memungkinkan perusahaan beradaptasi tanpa mengganggu alur proses produksi secara drastis atau menanggung biaya operasional berlebih. Misalnya, jika pabrik mencari distributor baru atau menghadapi peningkatan permintaan, penyesuaian kapasitas dapat dilakukan dengan cepat.

3. Apa Saja Strategi Perencanaan Kapasitas yang Umum Digunakan di Manufaktur?

Untuk mengatasi berbagai tantangan, industri manufaktur dapat mengadopsi berbagai strategi. Setiap strategi memiliki kelebihan dan kekurangan yang perlu dipertimbangkan. Berikut penjelasan mengenai strategi-strategi tersebut.

a. Lag Strategy

Lag strategy adalah pendekatan di mana perusahaan menunda penambahan kapasitas sampai permintaan yang ada melebihi kapasitas yang tersedia. Strategi ini biasanya dipilih oleh perusahaan yang ingin menghindari risiko kelebihan kapasitas yang tidak digunakan, dengan tujuan untuk mengurangi biaya overhead.

Namun, strategi ini dapat membatasi pertumbuhan dan berisiko membuat pelanggan kecewa karena permintaan yang tidak dapat dipenuhi tepat waktu.

Contohnya, perusahaan mainan mungkin hanya menambah shift kerja atau pekerja lepas menjelang musim liburan daripada menambah mesin produksi yang mungkin tidak diperlukan setelahnya.

b. Lead Strategy

Lead strategy melibatkan penambahan kapasitas sebelum adanya peningkatan permintaan. Meskipun berisiko karena kapasitas tambahan mungkin tidak langsung digunakan sepenuhnya, strategi ini memungkinkan perusahaan untuk lebih siap menghadapi permintaan yang meningkat, serta memanfaatkan peluang pasar lebih cepat.

Sebagai contoh, produsen mobil listrik mungkin membangun pabrik baru untuk mempersiapkan lonjakan permintaan di masa depan.

c. Match Strategy

Match strategy adalah pendekatan di mana perusahaan menyesuaikan kapasitas dengan fluktuasi permintaan secara bertahap. Dengan menambah kapasitas dalam jumlah kecil sesuai dengan peningkatan permintaan, perusahaan tetap fleksibel dan bisa merespons perubahan pasar tanpa harus menambah kapasitas secara besar-besaran.

Misalnya, perusahaan bisa menambah kapasitas produksi sebesar 15% setiap tahun seiring dengan pertumbuhan permintaan yang stabil.

d. Adjustable Capacity

Adjustable capacity adalah strategi yang memungkinkan perusahaan untuk menyesuaikan kapasitas produksi sesuai dengan perubahan permintaan. Hal ini dapat dilakukan dengan menggunakan teknologi yang dapat dikonfigurasi ulang atau mempekerjakan pekerja paruh waktu.

Contoh implementasi strategi ini adalah toko yang menambah jumlah pekerja paruh waktu selama periode sibuk dan mengurangi jumlah pekerja saat permintaan menurun, tanpa perlu menambah kapasitas tetap yang tidak terpakai.

4. Apa Saja Faktor yang Memengaruhi Perencanaan Kapasitas?

Melakukan perencanaan kapasitas secara efektif di industri manufaktur membutuhkan pemahaman mendalam terhadap berbagai elemen kunci. Beberapa faktor utama sangat memengaruhi bagaimana proses capacity planning harus dilakukan dan keputusan apa yang perlu diambil.

Mengabaikan salah satu faktor ini dapat berujung pada ketidaksesuaian antara kapasitas yang disiapkan dan kebutuhan produksi riil di lantai pabrik.

Berikut adalah faktor-faktor utama yang perlu dipertimbangkan dalam perencanaan kapasitas:

a. Permintaan Pasar

Perkiraan permintaan konsumen terhadap produk merupakan faktor pendorong utama dalam perencanaan kapasitas. Bisnis harus secara akurat memprediksi demand management dan berapa banyak produk yang akan diminta pasar di masa mendatang, baik jangka pendek maupun panjang, melalui berbagai metode peramalan.

Tingkat permintaan yang diproyeksikan inilah yang secara langsung menentukan seberapa besar kapasitas produksi yang harus disiapkan oleh perusahaan.

b. Kapasitas yang Tersedia Saat Ini

Memahami jumlah sumber daya produksi yang dimiliki saat ini merupakan titik awal penting dalam capacity planning. Ini mencakup inventarisasi detail mengenai jumlah mesin yang beroperasi, kondisi dan efisiensinya, ketersediaan tenaga kerja terampil, hingga kapasitas fisik fasilitas pabrik yang ada.

Perencana harus membandingkan kapasitas yang ada dengan perkiraan permintaan masa depan untuk mengidentifikasi potensi celah kapasitas yang perlu ditangani.

c. Biaya Penyesuaian Kapasitas

Faktor produksi biaya sangat memengaruhi keputusan dalam perencanaan kapasitas. Menambah kapasitas, misalnya dengan investasi mesin baru, perluasan pabrik, atau perekrutan karyawan baru, memerlukan biaya produksi dan biaya operasional yang signifikan serta komitmen jangka panjang.

Contoh barang produksi yang membutuhkan kapasitas tinggi harus dipertimbangkan dengan cermat agar pengalokasian sumber daya sesuai dengan kebutuhan. Sebaliknya, keputusan mengurangi kapasitas juga bisa menimbulkan biaya terkait restrukturisasi atau kerugian dari aset yang tidak terpakai, sehingga analisis biaya-manfaat sangat penting.

d. Siklus Hidup Produk

Setiap produk melewati tahapan siklus hidup yang berbeda, seperti perkenalan, pertumbuhan, kedewasaan, dan penurunan. Setiap tahapan ini memiliki pola permintaan konsumen yang unik dan cenderung berubah seiring waktu.

Memahami posisi produk dalam siklus produksi sangat penting untuk capacity planning, karena ini membantu mengantisipasi perubahan volume produksi yang diperlukan dan menyesuaikan kapasitas secara proaktif sebelum terjadi lonjakan atau penurunan permintaan.

5. Apa Saja Jenis Perencanaan Kapasitas di Manufaktur?

Perencanaan kapasitas atau capacity planning dapat dilihat dan dikategorikan berdasarkan beberapa pendekatan berbeda, tergantung pada fokus analisis atau rentang waktu yang dipertimbangkan. Penting untuk memahami berbagai jenis ini agar strategi yang dipilih sesuai dengan kebutuhan spesifik dan cakupan analisis yang diperlukan.

Kategori-kategori ini biasanya dibedakan berdasarkan fokus sumber daya yang direncanakan atau rentang waktu perencanaan dan pengendalian produksi itu sendiri.

Berikut adalah jenis-jenis perencanaan kapasitas yang umum dikenal:

a. Berdasarkan Aspek Sumber Daya yang Direncanakan

Jenis ini berfokus pada komponen spesifik dalam proses level production schedule yang kapasitasnya sedang dievaluasi:

• Perencanaan Kapasitas Produk: Fokus utamanya adalah pada penentuan jumlah kapasitas total yang dibutuhkan untuk memproduksi unit barang atau menyediakan layanan tertentu sesuai dengan proyeksi permintaan konsumen. Proses ini melibatkan analisis tren permintaan, pengelolaan kode produksi serta proyeksi pertumbuhan untuk memastikan kapasitas output keseluruhan selaras dengan kebutuhan pasar.
• Perencanaan Kapasitas Tenaga Kerja: Kategori ini melibatkan evaluasi jumlah dan keterampilan spesifik pekerja yang diperlukan untuk memenuhi target operasional harian, mingguan, atau bulanan. Penghitungan ini penting untuk memastikan ketersediaan sumber daya manusia yang tepat guna mencapai target produksi atau layanan secara efisien.
• Perencanaan Kapasitas Peralatan Kerja: Jenis ini memastikan bahwa peralatan produksi yang tersedia cukup dan berfungsi optimal untuk mendukung seluruh alur proses produksi yang dibutuhkan. Pertimbangan meliputi kapasitas maksimal mesin, frekuensi pemeliharaan yang diperlukan, dan umur ekonomis peralatan.

b. Berdasarkan Rentang Waktu Perencanaan

Jenis ini mengkategorikan capacity planning berdasarkan horizon waktu yang dicakup:

• Perencanaan Kapasitas Jangka Panjang: Meliputi cakupan waktu yang luas, seringkali beberapa tahun hingga satu dekade ke depan. Fokusnya adalah pada keputusan strategis besar yang berdampak signifikan pada struktur kapasitas permanen, seperti pembangunan fasilitas pabrik baru, akuisisi teknologi utama, atau investasi besar pada peralatan produksi generasi terbaru.
• Perencanaan Kapasitas Jangka Pendek: Mencakup periode waktu yang lebih singkat, biasanya beberapa minggu hingga beberapa bulan. KPI produksi ini berfokus pada penyesuaian operasional yang lebih taktis, seperti pengaturan jumlah tenaga kerja harian atau mingguan, penjadwalan lembur, penyesuaian shift, atau modifikasi minor pada alur proses produksi untuk merespons fluktuasi permintaan konsumen yang bersifat lebih mendadak.

6. Apa Perbedaan Perencanaan Kapasitas vs Perencanaan Produksi?

Perencanaan kapasitas berfokus untuk menentukan berapa banyak output yang dapat dihasilkan oleh sumber daya dalam suatu periode waktu tertentu.

Kegiatannya meliputi evaluasi kapasitas yang tersedia saat ini, perkiraan permintaan di masa mendatang, dan kemudian mencoba menyeimbangkan keduanya untuk mencapai efisiensi operasional dan memenuhi permintaan pelanggan.

Sedangkan perencanaan produksi lebih fokus pada penjadwalan dan pengendalian aktivitas produksi dalam jangka pendek. Kegiatan perencanaan produksi utamanya adalah memutuskan kapan dan dalam berapa jumlah produk harus diproduksi, berdasarkan permintaan pelanggan dan kapasitas yang ada.

Tujuannya untuk memastikan produksi berjalan lancar, meminimalkan waktu henti dan pemborosan, serta memenuhi target produksi dalam batas kapasitas yang ada.

Keduanya sangat berperan penting bagi industri manufaktur untuk mencapai kesuksesan product developmentnya. Perencanaan tersebut saling terkait dan perlu dikoordinasikan dengan baik.

Perencanaan kapasitas memberikan kerangka kerja untuk perencanaan produksi, dan perencanaan produksi harus bekerja dalam batas kapasitas yang telah ditetapkan. Jadi, meskipun fokus dan cakupannya, keduanya merupakan bagian yang saling terhubung di manajemen produksi.

Capacity planning monitoring juga penting untuk memastikan kapasitas yang ada digunakan secara optimal dalam setiap proses.

Proses perencanaan kapasitas ini juga meliputi upaya memperkirakan kebutuhan kapasitas di masa mendatang dan menyesuaikan kapasitas yang ada. Ini termasuk pengaturan kapasitas produksi dan penjadwalan alur proses produksi secara berkala

7. Contoh Perencanaan Kapasitas

Agar Anda lebih memahami konsep perencanaan kapasitas ini, berikut adalah ilustrasi atau contoh kasus sebagai gambaran besarnya:

Misalkan Anda memiliki pabrik sepatu yang dapat memproduksi 500 pasang sepatu per hari. Biaya operasional per hari, termasuk bahan baku, tenaga kerja, dan overhead lainnya adalah Rp10.000.000,00. Dalam satu minggu atau 5 hari kerja, pabrik dapat memproduksi 2.500 pasang sepatu dengan biaya operasional Rp50.000.000,00.

Saat ini, permintaan rata-rata untuk sepatu adalah 2.000 pasang per minggu. Dengan permintaan ini, pabrik Anda beroperasi di bawah kapasitas penuh dan memiliki kapasitas berlebih sebesar 500 pasang sepatu per minggu.

Namun, Anda memprediksi bahwa permintaan akan meningkat menjadi 2.500 pasang sepatu per minggu dalam tiga bulan ke depan. Dalam situasi ini, perencanaan kapasitas menjadi penting.

Jika Anda menunggu hingga permintaan meningkat sebelum menambah kapasitas (strategi lag), perusahaan mungkin kehilangan penjualan sebesar 500 pasang sepatu per minggu. Dengan asumsi harga jual sepatu adalah Rp200.000,00 per pasang, ini berarti kehilangan pendapatan sebesar Rp 100.000.000 per minggu.

Sebaliknya, jika Anda menambah kapasitas sekarang (strategi lead), perusahaan akan memiliki kapasitas berlebih sebesar 500 pasang sepatu per minggu sampai permintaan meningkat.

Biaya ini dapat dihitung dengan mengalikan biaya operasional per pasang sepatu dengan kapasitas berlebih 500 pasang, yang menghasilkan Rp10.000.000 per minggu.

Sebagai alternatif, Anda dapat memilih strategi match, di mana pabrik secara bertahap menambah kapasitas seiring dengan peningkatan permintaan. Dengan contoh perencanaan kapasitas ini, Anda mungkin dapat meminimalkan biaya.

Namun, pendekatan ini memerlukan pemantauan dan penyesuaian yang berkelanjutan terhadap kapasitas produksi. Ini penting untuk memastikan setiap lini teta bekerja optimal sesuai permintaan pasar. Maka dari itu, penting untuk memahami bagaimana pengertian batch produksi secara menyeluruh agar dapat memudahkan Anda mengatur alur kerja dan kapasitas perencanaan produksi secara lebih teratur.

Baca juga: Mengenal Sistem Produksi, Jenis, Tujuan, serta Contohnya

8. Tips Tambahan dalam Mengoptimalkan Perencanaan Produksi

Untuk memastikan proses capacity planning berjalan lancar, perusahaan dapat menerapkan beberapa strategi efektif. Berikut adalah beberapa tips yang bisa dipertimbangkan:

a. Melakukan Peramalan yang Akurat

Langkah pertama adalah melakukan peramalan permintaan yang akurat. Menggunakan metode peramalan yang tepat memungkinkan perusahaan untuk merencanakan kapasitas yang diperlukan guna memenuhi permintaan di masa depan.

Teknologi canggih seperti ERP, analisis big data, dan machine learning dapat digunakan untuk meningkatkan akurasi prediksi.

b. Memahami Keterbatasan Perusahaan

Setiap perusahaan memiliki keterbatasan dalam sumber daya dan kemampuan produksi. Untuk perencanaan yang efektif, perusahaan harus memahami keterbatasan ini.

Pengetahuan tentang keterbatasan perusahaan memungkinkan pengambilan keputusan yang lebih tepat dalam mengatur kapasitas, baik itu untuk menambah atau mengurangi stok.

c. Melakukan Analisis Biaya

Selain mengevaluasi permintaan dan kapabilitas, penting bagi perusahaan untuk mempertimbangkan aspek biaya. Perusahaan perlu membandingkan biaya tambahan atau pengurangan kapasitas dengan manfaat yang diharapkan.

Analisis biaya membantu perusahaan menemukan solusi yang paling ekonomis dan efisien untuk mengatasi hambatan dalam manajemen produksi.

d. Tetap Fleksibel Terhadap Perubahan

Perusahaan harus siap untuk beradaptasi dengan perubahan pasar yang cepat. Dalam capacity planning, penting bagi perusahaan untuk tetap fleksibel dan siap menyesuaikan rencana sesuai kebutuhan.

Memiliki kapasitas cadangan atau kemampuan untuk menambah dan mengurangi produksi dengan cepat dapat membantu perusahaan merespons perubahan dengan efektif.

9. Bagaimana Software MRP ScaleOcean Mengoptimalkan Perencanaan Kapasitas Produksi?

Tujuan perencanaan kapasitas yang efektif memastikan perusahaan dapat mengalokasikan sumber daya dengan optimal untuk memenuhi permintaan pasar. Tanpa sistem yang tepat, bisnis berisiko menghadapi keterlambatan proses, alokasi sumber daya yang tidak efisien, atau ketidakseimbangan antara permintaan dan kapasitas yang tersedia.

Software MRP ScaleOcean dirancang untuk membantu perusahaan dalam mengelola perencanaan kapasitas dengan lebih akurat, fleksibel, dan berbasis data. Untuk memahami nilai tambah yang ditawarkan, mari kita eksplorasi lebih detail keunggulan ScaleOcean:

• Capacity Planning & Scheduling: Menyusun strategi perencanaan kapasitas berdasarkan tren permintaan untuk memastikan pemanfaatan sumber daya yang optimal.
• Smart MRP (Material Requirement Planning): Mengotomatiskan perhitungan kebutuhan bahan baku sesuai dengan jadwal dan kapasitas yang tersedia untuk menghindari kekurangan atau kelebihan stok.
• Production Planning & Control (PPC): Mengatur jadwal operasional agar setiap proses berjalan sesuai dengan kapasitas yang telah direncanakan dan dioptimalkan.
• Demand Forecasting & Analysis: Menganalisis data permintaan historis serta tren pasar guna membantu perusahaan menyusun perencanaan kapasitas yang lebih akurat.
• Real-Time Monitoring & Reporting: Memberikan visibilitas penuh terhadap alokasi kapasitas sehingga perusahaan dapat melakukan penyesuaian yang cepat dan tepat.

Baca juga: Apa itu Produksi Massal, Ciri, Jenis, serta Contohnya

10. Kesimpulan

Perencanaan kapasitas adalah elemen penting dalam operasional industri manufaktur. Dengan merencanakan kapasitas secara efisien, Anda dapat memastikan perusahaan memanfaatkan sumber daya dengan efisien, memenuhi permintaan pelanggan, dan mengendalikan biaya. Ada berbagai contoh dan strateginya, termasuk lag, lead, dan match. Masing-masing memiliki kelebihan dan kekurangannya sendiri.

Perencanaan ini juga melibatkan biaya yang perlu dipertimbangkan. Termasuk biaya analisis, perubahan kapasitas, penyimpanan dan persediaan, dan biaya downtime. Dengan memahami dan mengelola biaya ini, industri manufaktur dapat membuat capacity planning yang lebih efisien dan efektif.