Apa itu Kanban, Fungsi, Prinsip, dan Contohnya dalam Bisnis

Bagi bisnis-bisnis di dunia, manajamen proyek yang optimal tentu saja merupakan suatu hal yang wajib dalam memastikan tingkat kinerja dan hasil terbaik. Terkadang bisnis menjalankan beberapa proyek sekaligus, sehingga memerlukan sebuah alat yang dapat membantu mereka dalam melacak masing-masing tahapan yang terlibat, yakni, kanban.

Kanban adalah sebuah alat manajemen alur kerja secara visual yang sering digunakan dalam industri apa saja. Simak lebih lanjut artikel berikut untuk mengetahui manfaat implementasi sistem kanban ke dalam bisnis Anda, serta contoh penerapannya pada era digital ini!

Key Takeaways

• Kanban adalah strategi manajemen visual tahapan kegiatan untuk meningkatkan efisiensi keberlangsungan proyek.
• Fungsi utama kanban: Alat pemberian instruksi, pengendalian visual, penyesuaian perubahan, meningkatkan efisiensi, meningkatkan kepuasan pelanggan.
• Penerapan software manajemen proyek seperti ScaleOcean dapat membantu mengoptimalkan penggunaan sinyal visual dalam bisnis.

Coba Demo Gratis!

1. Apa itu Kanban?

Kanban adalah sebuah sistem manajemen proyek yang memberikan visualisasi jelas alur kerja, sehingga meningkatkan efisiensi dan transparansi tim dalam perusahaan. Istilah tersebut berasal dari Jepang pada tahun 1940-an untuk meningkatkan efisiensi sistem just in time Toyota.

Dalam bahasa Jepang, kanban merupakan campuran dari dua kata, yakni Kan (visual, 看) and Ban (signal, 板). Maka dari itu, dapat dinyatakan bahwa makna dari istilah tersebut adalah sinyal visual. Walaupun begitu, dikarenakan sistem kanban cenderung menerapkan penggunaan kartu, istilah tersebut sering dikenal juga sebagai kartu sinyal.

2. Sejarah Kanban

Kanban pertama kali dikembangkan oleh Taiichi Ohno di Toyota pada 1940-an untuk mengoptimalkan produksi dan mengurangi pemborosan. Sistem ini berfokus pada pengelolaan aliran material dan informasi di pabrik, dengan tujuan mengurangi persediaan yang berlebih dan memastikan produksi hanya sesuai permintaan.

Pada awalnya, hal ini digunakan di Toyota sebagai bagian dari sistem just in time (JIT). Sistem ini mengutamakan pengerjaan proyek yang efisien, dengan memanfaatkan kartu Kanban untuk mengelola aliran komponen. Ini menghindari pemborosan akibat kelebihan persediaan dan memastikan efisiensi operasional.

Seiring waktu, Kanban berkembang dan diterapkan di berbagai sektor, seperti teknologi perangkat lunak dan manajemen proyek. Dengan visualisasi tugas pada papan kanban, sistem ini membantu tim mengelola alur kerja secara efisien, mengurangi waktu tunggu, dan meningkatkan produktivitas dalam menyelesaikan pekerjaan.

3. Fungsi Utama Kanban

Telah dinyatakan bahwa salah satu fungsi dari penerapan sistem kanban adalah untuk menghindari idle time, dan meningkatkan efisiensi operasi proyek bisnis secara keseluruhan. Namun, terdapat juga beberapa fungsi lain yang tidak kalah krusial. Fungsi-fungsi tersebut adalah:

a. Alat Instruksi

Yang dimaksud dari hal tersebut adalah penerapan sistem kanban dapat membantu dalam pemberian perintah kepada tenaga kerja. Contohnya, apabila sebuah papan kanban menunjukkan bahwa pengadaan bahan baku dan keperluan proyek telah dilakukan, maka hal itu dapat menjadi petanda bagi tenaga kerja untuk memulai proyek.

b. Pengendalian Visual

Dengan adanya penyertaan kondisi masing-masing tahapan secara visual, maka kondisi tahapan-tahapan tersebut dapat dilacak dan dikelola dengan mudah. Terlebih lagi, dikarenakan pelaporan bersifat visual, maka tenaga kerja maupun operator dapat memahami makna dari letak kartu hanya dengan memantau board kanban untuk waktu yang singkat.

c. Penyesuaian Perubahan

Bila ada terjadi penyesuaian pada production planning dikarenakan adanya kendala internal, atau adanya permintaan perubahan dari pelanggan, maka metode kanban dapat membantu dalam memberitakan perubahan tersebut kepada tenaga kerja. Apabila papan kaban tidak berjalan sesuai dengan rencana, hal tersebut cenderung disertakan dengan alasan mengapa hal tersebut terjadi, sehingga rencana pada kanban dapat dimodifikasi.

d. Meningkatkan Efisiensi

Sistem kanban memberikan visualisasi yang lebih jelas mengenai hal yang perlu dilakukan, hal yang sedang dilakukan dan hal yang telah dilakukan. Dikarenakan hal tersebut, operator dan tenaga kerja dapat memantau lebih jelas kondisi pengerjaan suatu tahapan dan kemudian beralih ke tahapan selanjutnya yang perlu dikerjakan sesuai tenggat waktu yang telah ditetapkan, sehingga mengurangi kemungkinan idle time.

e. Meningkatkan Kepuasan Pelanggan

Karena pengerjaan setiap proyek dapat dilakukan secara teratur dengan penerapan sistem visual tersebut, maka pelanggan akan merasa yakin bahwa bisnis dapat menjalankan kewajibannya sesuai dengan perjanjian. Tidak hanya itu, metode tersebut dapat menjamin kinerja yang konsisten, sehingga menjadi daya tarik bagi pelanggan baru.

f. Meningkatkan Kontrol Kualitas

Kanban membantu dalam memantau dan mengendalikan kualitas sepanjang keberlangsungan proyek, mulai dari penjadwalan hingga penyelesaiannya. Dengan sistem visual yang jelas, setiap tahapan proyek dapat dievaluasi untuk memastikan produk memenuhi standar kualitas yang ditetapkan.

4. Cara Kanban Bekerja

Kanban bekerja dengan menggunakan visualisasi untuk mengelola alur kerja. Setiap tugas atau pekerjaan dipresentasikan dalam bentuk kartu yang ditempatkan pada papan kanban. Papan ini dibagi menjadi beberapa kolom, seperti “to do“, “in progress“, dan “done“, yang menggambarkan status setiap tugas dalam alur kerja.

Setiap kartu pada papan kanban mewakili tugas tertentu dan dipindahkan antar kolom sesuai dengan progresnya. Sebagai contoh, tugas yang baru dimulai akan ditempatkan di kolom “to do“, dan dipindahkan ke “in progress” ketika dikerjakan, hingga akhirnya ke kolom “done” setelah selesai. Hal ini memberikan gambaran yang jelas tentang status pekerjaan.

Kanban juga menggunakan prinsip pembatasan WIP (work in progress), yang membatasi jumlah pekerjaan yang dapat berada dalam satu kolom pada waktu tertentu. Pembatasan ini membantu tim untuk fokus pada tugas yang sedang dikerjakan dan menghindari penundaan atau kelebihan pekerjaan yang tidak efisien.

5. Prinsip Inti Kanban

Penerapan sistem visual ke dalam bisnis perlu mengikuti beberapa prinsip inti, yakni tahapan, untuk menjamin sebuah proses penerapan dan penggunaan yang maksimal. Berikut adalah prinsip-prinsip tersebut:

a. Visualisasi Alur Kerja

Setelah mendapatkan sebuah proyek dari hasil persetujuan kontrak dengan pelanggan, bisnis atau pihak berwenang harus dengan segera melakukan visualisasi alur kerja proyek tersebut. Pada kanban board akan tersedia tiga segmen, yakni “To Do“, In Progress” dan “Done“, yang memecahkan tugas berdasarkan tingkat prioritas.

b. Membatasi WIP (Work In Progress)

Hal tersebut membatasi segala jumlah tahapan yang sedang dikerjakan. Perlu ditetapkan terlebih dahulu angka pekerjaan WIP yang dapat diterima untuk mencegah terjadinya idle time pada alur kerja yang dapat menghambat kelancaran manajemen proyek.

c. Mengukur Lead Time

Melakukan perhitungan terlebih dahulu tentang lead time, yakni, waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan segala tahapan suatu proses dari awal hingga akhir. Dengan adanya pengetahuan mengenai hal tersebut, pihak berwenang dapat menyusun sebuah papan kanban yang sesuai dengan tenggat waktu yang diketahui.

d. Pelatihan dan Keterlibatan Tim

Walaupun sistem manajemen visual seperti papan cenderung diterapkan dalam bisnis, hal tersebut tidak menghilangkan kemungkinan adanya anggota tenaga kerja yang tidak mahir dalam memantau kanban. Maka dari itu, perlu dilakukannya pelatihan terlebih dahulu mengenai cara pemantauan dan penggunaan papan kanban untuk memastikan bahwa segala informasi di papan akurat.

e. Identifikasi dan Batasi Hambatan

Bisnis mengidentifikasi terlebih dahulu permasalahan apa yang mungkin terjadi dalam penggunaan sistem kanban dan merancang rencana yang dapat meminimalisir dampaknya. Contohnya, apabila software penyedia kanban bisnis tidak bekerja secara real time, maka hal tersebut menjadi pertanda untuk mengganti sistem perusahaan.

f. Evaluasi dan Perbaikan Berkelanjutan

Seperti halnya prosedur lain dalam bisnis, segala aktivitas perlu dievaluasi secara mendalam untuk mengetahui lebih jelas tentang pencapaian akhir proyek dan segala hambatan yang muncul dalam pengerjaan. Hal tersebut kemudian dijadikan bahan pembelajaran untuk proyek-proyek kedepannya.

6. Contoh Penerapan Kanban

Penerapan sistem kanban fleksibel, tidak hanya dapat digunakan dalam industri apapun, tetapi juga dalam sub-industri beragam. Dalam konteks manufaktur, beberapa sub-industri yang dimaksud adalah otomotif, elektronik dan F&B.

Contohnya, pada proses manufaktur otomotif, kanban diterapkan untuk mengelola aliran komponen dari pemasok menuju lini perakitan. Dengan menggunakan sistem ini, komponen hanya dikirim saat benar-benar dibutuhkan. Hal ini memastikan pasokan yang tepat waktu dan mengurangi pemborosan yang diakibatkan oleh kelebihan stok.

Dalam sektor elektronik, sistem manajemen visual tersebut berfungsi untuk mengatur persediaan komponen yang diperlukan untuk proses perakitan produk. Metode ini membantu menjaga efisiensi stok dan mencegah terjadinya kekurangan atau kelebihan komponen.

Pada produksi makanan dan minuman, metode tersebut juga digunakan untuk mengelola aliran bahan baku dan produk jadi, dengan tujuan menjaga kualitas serta kesegaran produk. Metode ini juga mempercepat proses distribusi tanpa terjadinya pemborosan.

7. Solusi Teknologi untuk Mendukung Implementasi Kanban

Salah satu solusi teknologi untuk membantu dalam penerapan kanban yang efektif adalah penerapan perangkat lunak manajemen proyek. Hal ini tentunya tidak membingungkan karena software project management tidak hanya memberikan papan kaban digital yang dapat diakses oleh setiap karyawan-karyawati, tetapi juga mempermudah proses pemantauan, serta juga aktivitas yang berhubungan seperti pengadaan bahan baku.

Walaupun begitu, sistem tersebut harus dipilih secara optimal karena dapat menghambat penyelesaian proyek apabila tidak. Maka dari itu, diperlukan pengetahuan terlebih dahulu tentang vendor perangkat lunak yang handal seperti ScaleOcean. Selain menyediakan software project management dan ERP, ScaleOcean juga menawarkan hal lain seperti unlimited user dan kustomisasi sistem sesuai dengan kebutuhan pelanggan.

Sistemnya juga cenderung dapat diintegrasi dengan sistem lain seperti software inventaris perusahaan, sehingga dapat memudahkan pelacakan bahan baku dan aset lain yang berkepentingan melalui RFID atau barcode. ScaleOcean menawarkan demo gratis bagi calon pelanggan untuk memastikan kecocokan sistem terlebih dahulu dalam operasional perusahaan. Berikut contoh beberapa fitur yang tersedia:

• Board Kanban Visual: Menyediakan board kanban yang memungkinkan tim untuk memvisualisasikan status tugas dengan mudah, menggerakkan kartu tugas antara kolom yang berbeda sesuai dengan tahapan proyek.
• Pengelolaan Tugas dan Proyek: Memungkinkan tim untuk membuat tugas atau pekerjaan dalam bentuk kartu, menetapkan prioritas, dan mengelompokkannya berdasarkan kategori atau tahapan dalam proyek.
• Penyusunan Alur Kerja yang Fleksibel: Membantu menyusun alur kerja yang fleksibel menggunakan kanban, memungkinkan tim untuk menyesuaikan board dengan proses kerja mereka, dari backlog hingga selesai.
• Notifikasi dan Pembaruan Real Time: Memberikan notifikasi otomatis ketika ada perubahan pada kartu kanban, seperti tugas yang dipindahkan atau status yang diperbarui, memastikan semua anggota tim selalu terinformasi.
• Penyusunan Waktu dan Deadline: Memungkinkan pengaturan waktu penyelesaian dan deadline untuk setiap tugas dalam board kanban, memudahkan pengelolaan waktu dan memastikan proyek selesai sesuai jadwal.

8. Kesimpulan

Demikian pembahasan artikel berikut tentang kanban dalam bisnis. Dengan menerapkan hal tersebut, Anda dapat menjamin sebuah proses produksi yang berjalan mulus dikarenakan adanya visualisasi jelas mengenai tahapan-tahapan produksi yang terlibat dalam operasi perusahaan.

Untuk menjamin kesuksesan penerapan, perusahaan harus menyusun terlebih dahulu alur produksi sebuah proyek yang dapat memenuhi permintaan pihak pelanggan. Proses tersebut dapat dipermudah dengan bantuan teknologi seperti software manajemen proyek. Maka dari itu, lakukanlah demo gratis Anda sekarang dan implementasikan sistem kanban yang optimal ke dalam bisnis Anda!