Idle Time: Pengertian, Jenis, Dampak, dan Solusinya

Dalam menjalankan bisnis, Anda tentunya ingin memastikan tingkat efisiensi 100% pada setiap operasi Anda. Namun, terkadang terjadi fenomena di mana karyawan atau alat produksi dalam pabrik tidak menjalankan kegiatannya meskipun tidak terdapat hambatan sama sekali, yakni idle time.

Sayangnya, fenomena tersebut bukan merupakan suatu hal yang dapat dihindari dalam proses produksi dikarenakan kesulitannya mengelola waktu dan penjadwalan produksi pada skala luas. Adanya pemahaman lebih tentang istilah idle dapat membantu perusahaan untuk menyusun rencana manufaktur dengan lebih efisien, sehingga meminimalisir waktu pengangguran yang terjadi.

Artikel berikut akan membahas lebih lanjut tentang fenomena tersebut dalam konteks produksi, jenis-jenis, dampak, dan perbedaannya dengan konsep downtime yang serupa. Selain itu, kami juga akan menyertakan solusi canggih terbaik untuk membantu dalam pengelolaan idle time yang lebih baik dalam perusahaan, suatu hal yang dapat menjaga stabilitas efisiensi perakitan pada bisnis Anda!

Key Takeaways

• Idle time adalah waktu di mana sumber daya dalam proses produksi perusahaan tersedia, namun tidak menjalankan kegiatannya.
• Penyebab terjadinya waktu idle meliputi keterlambatan pengiriman, kerusakan atau perawatan alat, kurangnya koordinasi, kondisi tenaga kerja, kecelakaan atau bencana alam.
• Rumus dari waktu nganggur: (Waktu Tidak Aktif / Total Waktu Produksi) x 100%
• Penerapan sistem manufaktur seperti ScaleOcean yang terintegrasi dengan CMMS dapat membantu dalam pengelolaan idle time lebih optimal pada proses produksi.

Coba Demo Gratis!

1. Apa itu Idle Time?

Idle time adalah suatu istilah yang merujuk pada kondisi di mana tenaga kerja, alat, dan fasilitas perusahaan dapat bekerja, namun sedang tidak menjalankan kegiatan produksi. Hal berikut biasanya terjadi dikarenakan faktor internal atau eksternal seperti penungguan bahan baku atau prosedur lainnya.

Secara umum, hal tersebut dapat dinyatakan sebagai waktu di mana para tenaga kerja perlu menunggu untuk sementara waktu sebelum menjalankan cycle time produksi lagi. Hal ini dapat terjadi dikarenakan pihak manajemen perusahaan telah merencanakan proses perawatan alat dan fasilitas dalam perusahaan, atau dikarenakan faktor tidak terkendali seperti bencana alam.

2. Perbedaan antara Idle Time dan Downtime

Banyak orang menganggap bahwa kedua istilah berikut adalah hal yang sama karena masing-masing merujuk pada waktu di mana proses produksi tidak berlangsung dalam pabrik perusahaan. Walaupun begitu, idle time produksi dan downtime memiliki perbedaan dari segi faktor penyebab dan dampaknya pada proses manufaktur.

Waktu idle merujuk pada sebuah periode di mana satu atau beberapa jumlah sumber daya (tenaga kerja, alat, fasilitas) tersedia, namun tidak sedang menjalankan kegiatannya sama sekali, suatu hal yang cenderung terjadi dikarenakan adanya penundaan. Sedangkan downtime merujuk pada suatu situasi pemberhentian keseluruhan operasi perakitan dikarenakan adanya kerusakan pada alat dan fasilitas perusahaan.

3. Jenis-Jenis Idle Time

Dalam proses manufaktur, waktu idle dapat dibedakan menjadi dua jenis, yakni terencana dan tidak terencana. Idle time terencana berkaitan dengan pemberhentian proses produksi dikarenakan adanya putusan oleh pihak manajemen untuk melakukan perawatan mesin, survei lapangan, dan lain sebagainya. Sebaliknya, jenis tidak terencana menunjuk pada hal-hal diluar kendali perusahaan. Berikut penjelasan lebih lengkapnya:

a. Idle Time Terencana

Seperti yang baru dijelaskan secara singkat di atas, waktu idle terencana adalah waktu tunggu yang telah diperhitungkan dan direncanakan oleh perusahaan sebelumnya. Hal ini dapat berupa waktu istirahat tenaga kerja dan perawatan fasilitas produksi pabrik, yakni kegiatan-kegiatan wajar dalam produksi yang dapat dikendalikan oleh bisnis dengan perencanaan yang matang.

b. Idle Time Tidak Terencana

Sebaliknya pula, idle time tidak terencana adalah waktu nganggur yang tidak dapat diprediksi dan dikendalikan oleh perusahaan seperti angka permintaan yang tiba-tiba mengalami fluktuasi, bencana alam atau kecelakaan, serta juga perlawanan dari tenaga kerja. Dampak yang muncul dari adanya idle tidak terencana sangat signifikan pada kinerja perakitan, sehingga perlu disusunnya rencana penyelesaian terlebih dahulu apabila hal itu muncul.

4. Penyebab Terjadinya Idle Time dalam Proses Produksi

Untuk lebih memahami faktor-faktor yang menyebabkan idle time dalam proses produksi, penting untuk melihat berbagai aspek yang mempengaruhi kelancaran operasional. Penyebabnya bisa berasal dari masalah internal perusahaan, seperti keterlambatan bahan baku dan perawatan alat, atau dari faktor eksternal yang tidak dapat dikendalikan, seperti bencana alam:

a. Keterlambatan Pengiriman atau Keterbatasan Bahan Baku

Ketika bahan baku yang diperlukan untuk menjalankan proses produksi tidak tersedia di ruang penyimpanan atau sedang melalui proses perjalanan, hal tersebut berarti tenaga kerja dan fasilitas perlu menunggu adanya ketersediaan bahan baku terlebih dahulu. Terjadinya fenomena ini menandakan bahwa manajemen rantai pasokan dan ketersediaan perusahaan masih belum maksimal, sehingga perlu dioptimalkan ulang.

b. Kerusakan atau Perawatan Alat dan Fasilitas

Terkadang, perusahaan perlu melakukan perawatan rutin pada alat dan fasilitas produksinya untuk memastikan kepanjangan useful life dan tingkat efisiensi yang konsisten. Kegiatan tersebut bila direncanakan seharusnya tidak memunculkan hambatan pada pengendalian produksi. Namun sebaliknya, bila kerusakan terjadi secara tiba-tiba, maka hal tersebut berpotensi mencegah penyelesaian proses perakitan tepat waktu.

c. Kurangnya koordinasi antara Masing-masing Departemen

Kurangnya koordinasi antar departemen dapat menyebabkan terjadinya idle time yang tidak perlu. Misalnya, jika divisi produksi tidak mendapatkan informasi yang jelas dari divisi pengadaan atau penjualan mengenai bahan baku yang dibutuhkan, maka proses produksi akan terhambat.

d. Kondisi Tenaga Kerja

Masing-masing anggota tenaga kerja memiliki pribadi dan permasalahannya masing-masing. Apabila salah satu dari mereka sedang melalui masalah pribadi, maka kemungkinan terjadinya penurunan kinerja, absensi berulang kali, dan bahkan resign mendadak.

Selain itu, waktu idle juga dapat terjadi ketika para karyawan tidak merasa puas dengan kondisi lapangan manufaktur. Faktor-faktor seperti gaji yang stagnan, keuntungan yang kurang, dan lain sebagainya, dapat memunculkan tindakan aktivisme yang cenderung meliputi pemberhentian kerja secara massal.

e. Kecelakaan dan Bencana Alam

Kecelakaan atau bencana alam mendadak adalah hal-hal diluar kendali perusahaan yang sayangnya dapat berdampak signifikan pada kinerja proses produksi bisnis. Untuk mengatasi hal tersebut, perusahaan biasanya menyisakan beberapa stok bahan baku atau barang, yakni buffer stock, agar proses perakitan tetap dapat berjalan meskipun terjadinya hambatan sementara pada rantai pasokan.

5. Dampak Idle Time terhadap Efektivitas Produksi

Untuk lebih memahami dampak yang ditimbulkan oleh idle time dalam proses produksi, kita perlu melihat bagaimana fenomena ini mempengaruhi kinerja dan biaya operasional perusahaan. Waktu yang terbuang tanpa hasil dapat berimbas pada produktivitas, pengeluaran yang tidak perlu, dan bahkan dapat mempengaruhi hubungan dengan pelanggan, yang berdampak pada reputasi perusahaan:

a. Penurunan Produktivitas

Idle time manufaktur menyebabkan waktu yang seharusnya digunakan untuk menghasilkan produk, terbuang sia-sia tanpa ada hasil. Hal ini berarti angka produksi perusahaan akan menurun, sehingga pendapatan yang seharusnya didapatkan hangus karena tidak mampu memenuhi jumlah permintaan yang beredar.

b. Biaya Operasional Meningkat

Meskipun tenaga kerja dan alat tidak digunakan pada waktu nganggur, perusahaan tetap harus mengeluarkan biaya untuk membayar gaji karyawan dan menjalankan mesin produksi. Selain itu, bisnis juga berpotensi perlu mengeluarkan biaya tambahan untuk mengatasi dan menyelesaikan faktor penyebab terjadinya waktu idle.

c. Keterlambatan Pengiriman dan Tidak Terpenuhinya Pesanan

Idle time yang terjadi dalam proses produksi dapat menyebabkan keterlambatan dalam pengiriman barang kepada pelanggan. Jika proses produksi tidak berjalan sesuai jadwal, perusahaan tidak dapat memenuhi pesanan tepat waktu, yang berpotensi merusak reputasi bisnis dan menyebabkan hilangnya pelanggan atau pembatalan kontrak.

6. Cara Menghitung Idle Time

Sebelum perusahaan dapat menyusun tindakan untuk mengatasi waktu nganggur yang terjadi, perlu adanya perhitungan terlebih dahulu mengenai seberapa besar persentase terjadinya idle time mesin pada suatu produksi. Hal tersebut dapat dilakukan melalui rumus:

Untuk mendapatkan gambaran lebih jelas, bayangkan sejenak apabila total waktu produksi perusahaan adalah 180 jam per bulan. Namun, selama berjalannya operasi produksi, ternyata terjadi waktu idle selama 20 jam. Maka, persentase idle time yang terjadi pada bulan tersebut berupa:

Idle Time = (Waktu Tidak Aktif / Total Waktu Produksi) x 100%

Idle Time = (20 jam / 180 jam) x 100%

Idle Time = 0.1 x 100%

Idle Time = 10%

Jadi, persentase waktu nganggur yang terjadi pada bulan produksi tersebut adalah 10%. Pengukuran berikut dapat dilakukan secara otomatis pada setiap operasi perakitan dengan penerapan perangkat lunak computerized maintenance management system (CMMS).

7. Contoh Idle Time pada Proses Produksi

Telah dinyatakan sebelumnya bahwa waktu idle dapat disebabkan oleh faktor internal dan eksternal. Contohnya, sebuah perusahaan manufaktur tekstil di Surabaya memiliki idle time manufaktur yang relatif tinggi dikarenakan adanya tantangan yang muncul pada rantai pasokan, yakni sebuah hal yang dapat termasuk permasalahan internal atau eksternal.

Bila hal tersebut terjadi dikarenakan pengelolaan bahan baku atau raw material yang tidak efisien dari perusahaan, maka kendala itu merupakan sebuah isu internal. Sebaliknya pula, apabila kendaraan logistik mengalami kecelakaan atau gudang perusahaan terdampak oleh bencana alam seperti banjir atau gempa bumi, yakni hal-hal di luar kendali bisnis, maka faktor terjadinya permasalahan tersebut adalah faktor eksternal.

8. Strategi untuk Mengurangi Idle Time

Untuk mengurangi idle time dalam proses produksi, perusahaan perlu menyusun strategi yang tepat dan efisien. Perencanaan yang matang, termasuk penjadwalan yang realistis dan pemeliharaan yang terorganisir, sangat penting untuk meminimalkan waktu yang terbuang, sehingga produksi tetap berjalan sesuai target dan mengurangi biaya operasional. Berikut adalah pembahasan lebih lanjut strategi-strategi tersebut:

a. Perencanaan dan Penjadwalan yang Efisien

Sebelum proses manufaktur mulai, perusahaan cenderung menyusun terlebih dahulu sebuah rencana produksi yang bertindak sebagai panduan penyelesaian. Seharusnya perusahaan memfaktorkan kemungkinan terjadinya waktu idle selama berlangsungnya proses perakitan, sehingga pesanan dapat dipenuhi dengan tenggat waktu yang realistis.

b. Penjadwalan Pemeliharaan Preventif dan Perbaikan yang Optimal

Segala alat dan fasilitas dalam pabrik produksi tentunya memerlukan perawatan rutin untuk menjamin keberlangsungan penggunaan barang-barang tersebut. Berdasarkan perhitungan mean time to repair (MTTR), bisnis seharusnya mempunyai gambaran jelas tentang kapan seharusnya pemeliharaan dilakukan lagi, sehingga dapat mengatur idle time yang terencana.

c. Pelatihan dan Pengembangan Karyawan

Memberikan pelatihan kepada karyawan untuk meningkatkan keterampilan dan efisiensi dalam melaksanakan tugas mereka. Karyawan yang terampil dapat mengurangi kesalahan dan meningkatkan produktivitas, sehingga mengurangi waktu idle yang disebabkan oleh kekurangan keterampilan atau ketidaktahuan dalam mengoperasikan peralatan.

d. Pemanfaatan Teknologi CMMS dalam sebuah Software Manufaktur Handal

Perusahaan-perusahaan manufaktur di dunia cenderung menerapkan software manufaktur dalam menjalankan keseluruhan operasinya. Hal ini dikarenakan sistem yang canggih dapat mengotomatisasi proses pemantauan dan pelacakan segala keperluan produksi, terutama apabila sistem tersebut terintegrasi dengan CMMS, seperti halnya software manufaktur ScaleOcean.

Vendor tersebut merupakan salah satu penyedia solusi sistem paling terkemuka di Indonesia, dengan pengalaman lebih dari 10 tahun dalam pembangunan dan pengelolaan berbagai jenis perangkat lunak. Dengan software manufakturnya, Anda dapat dengan mudah melakukan integrasi dengan cabang-cabang gudang atau pabrik perusahaan, serta memiliki kemampuan untuk berintegrasi dengan sistem yang sudah diterapkan sebelumnya.

Spesifikasi lebih lengkapnya dapat Anda ketahui melalui demo gratis yang ditawarkan oleh ScaleOcean. Selain keunggulan-keunggulan yang baru saja disebutkan, sistemnya juga dibekali dengan fitur-fitur seperti:

• Pemantauan Waktu Nyata Mesin: Memantau status mesin secara real–time, mendeteksi kapan mesin tidak aktif, dan mengidentifikasi penyebab waktu nganggur untuk tindakan perbaikan.
• Jadwal Pemeliharaan Otomatis: Menyusun jadwal pemeliharaan preventif secara otomatis, mengurangi idle time yang tidak terjadwal akibat kerusakan mesin yang tidak terdeteksi sebelumnya.
• Pengelolaan Sumber Daya Manusia: Menyediakan data alokasi tenaga kerja dan memantau produktivitas pekerja, sehingga waktu idle karena kurangnya personel atau alokasi yang tidak efisien dapat diminimalkan.
• Analisis Waktu Siklus Produksi: Menggunakan data waktu siklus produksi untuk mengidentifikasi bagian-bagian yang memakan waktu lama atau tidak efisien, dan mengoptimalkan proses untuk mengurangi waktu nganggur.
• Real-Time Tracking dan Reporting: Memberikan laporan dan analitik secara langsung tentang idle time dan kinerja produksi, memungkinkan manajer untuk mengambil tindakan cepat dalam mengatasi pemborosan waktu.

Baca juga: 22 Software Manufaktur Terbaik untuk Tingkatkan Produksi

9. Kesimpulan

Idle time produksi adalah fenomena yang tidak dapat dihindari, namun dampaknya dapat diminimalisir dengan perencanaan yang matang. Faktor seperti keterlambatan bahan baku, kerusakan mesin, dan kurangnya koordinasi antar departemen dapat menyebabkan terjadinya waktu idle yang merugikan produktivitas perusahaan.

Untuk mengatasi waktu nganggur, perusahaan perlu menerapkan strategi yang tepat, seperti penjadwalan pemeliharaan rutin, perencanaan produksi yang efisien, dan pelatihan karyawan. Penggunaan teknologi, seperti software manufaktur dan CMMS, dapat mempermudah pemantauan dan pengelolaan idle time secara lebih efektif.

Penggunaan perangkat lunak manufaktur yang terintegrasi, seperti ScaleOcean, dapat membantu perusahaan mengoptimalkan proses produksi dan mengurangi waktu idle. Fitur-fitur canggih yang ditawarkan dapat memberikan kontrol penuh terhadap operasional, serta membantu dalam pengelolaan waktu produksi. Fitur-fitur tersebut dapat Anda coba melalui demo gratis yang ditawarkan oleh ScaleOcean.