Bayangkan bisnis Anda berjalan lancar tanpa downtime atau jadwal pemeliharaan yang kurang efektif. Meskipun menjaga fasilitas dan peralatan tetap dalam kondisi terbaik adalah penting untuk mencapai keberhasilan, hal-hal seringkali menjadi lebih sulit ketika menggunakan metode manual.

Oleh karena itu, banyak bisnis mulai menggunakan sistem CMMS atau Computerized Maintenance Management System, yang dirancang untuk mengelola pemeliharaan secara lebih teratur dan efektif sehingga bisa memperpanjang umur aset.

Artikel ini akan membahas lebih dalam tentang definisi CMMS, manfaatnya bagi perusahaan, serta bagaimana cara CMMS membantu meningkatkan efisiensi kegiatan operasional Anda. Oleh karena itu, pelajari bagaimana teknologi ini dapat membawa perubahan besar pada perusahaan Anda.

Pengertian CMMS

Software CMMS atau Computerized Maintenance Management System adalah perangkat lunak yang dirancang untuk membantu perusahaan dalam mengelola dan memelihara aset dengan metode yang efisien. 

Dengan penggunaan CMMS, perusahaan dapat melacak jadwal pemeliharaan, memperbaiki peralatan, dan mencatat riwayat perawatan mesin secara digital. Lalu, software ini dapat memastikan ketersediaan suku cadang tepat waktu untuk perbaikan dan memudahkan manajemen inventarisnya.

Selain itu, aplikasi CMMS juga mengurangi peluang terjadinya downtime mesin dan meningkatkan efisiensi kegiatan operasional perusahaan. Hal tersebut dilakukan dengan otomasi tugas pemeliharaan rutin. Hasilnya, perusahaan dapat menambahkan masa pakai aset, mengurangi kebutuhan perbaikan darurat, dan menjaga kegiatan operasional sehari-hari,

Manfaat CMMS

CMMS software memiliki beberapa manfaat yang bisa didapat perusahaan jika mereka mengimplementasikannya. Berikut adalah beberapa manfaat computer maintenance management software untuk manajemen aset.

1. Meningkatkan Efisiensi dalam Pemeliharaan

Pertama, penggunaan computerized maintenance management system (CMMS) membantu perusahaan untuk membuat jadwal pemeliharaan rutin secara otomatis. Hal tersebut dapat mengurangi ketergantungan pada pemeliharaan darurat. 

Dengan pengingat otomatis, teknisi dapat menangani masalah pada aset tepat waktu, sehingga peralatan tetap berfungsi optimal dan dapat mengurangi risiko kerusakan tak terduga.

2. Meningkatkan Visibilitas serta Keandalan Aset

Kedua, Computerized Maintenance Management System dapat melacak keadaan aset secara real-time, yang meliputi status dan performa peralatan. Data ini dapat membantu perusahaan memantau kondisi aset lebih baik.

Oleh sebab itu, penggunaan data tersebut membantu perusahaan untuk melalukan tindakan pemeliharaan aset yang tepat sehingga dapat memperpanjang masa pakai peralatan. 

3. Dokumentasi dan Audit yang Lebih Tepat

Ketiga, vendor asset management software atau CMCCS mampu menyimpan semua catatan laporan kerja, riwayat perbaikan, dan kondisi aset secara otomatis. Hal ini mempermudah audit dan memantau perilaku perusahaan terhadap regulasi.

Oleh sebab itu, perusahaan dapat memastikan bahwa rekam jejak yang dimiliki lengkap dan akurat dan dapat digunakan sebagai bahan evaluasi lebih lanjut dengan adanya data yang tersimpan secara digital.

4. Pemeliharaan Berbasis Prediksi

Keempat, perusahaan dapat melakukan analisis untuk memprediksi kapan peralatan akan mengalami penurunan fungsi atau masalah melalui data historis yang dikumpulkan oleh Computerized Maintenance Management System.

Hal ini memungkinkan pemeliharaan prediktif yang membantu mengidentifikasi potensi kerusakan peralatan, sehingga bisa mengurangi biaya perbaikan darurat dan downtime.

5. Manajemen Tenaga Kerja yang Lebih Efektif

Terakhir, Computerized Maintenance Management System dapat meningkatkan efisiensi tugas tenaga kerja melalui pengaturan penugasan dan jadwal teknisi secara otomatis. 

Untuk meningkatkan produktivitas, teknisi diberikan tugas jelas, sehingga dapat memprioritaskan pekerjaan penting dan mencatat waktu yang dihabiskan tiap tugas. Setelah itu, solusi CMMS ScaleOcean dapat membantu Anda mengelola aset dengan lebih efisien dan meningkatkan efisiensi tim. Hal ini memperlancar kegiatan pemeliharaan berjalan lancar dan terjadwal dengan baik.

Cara Kerja CMMS

Software computerized maintenance management system memiliki serangkaian cara kerja yang mempermudah pemeliharaan aset perusahaan Anda. Berikut cara kerjanya.

1. Pemeliharaan Preventif

Penggunaan computerized maintenance management system dapat membantu perusahaan dalam membuat jadwal pemeliharaan rutin untuk mencegah terjadinya kerusakan aset.

Melalui pemeliharaan preventif, perusahaan dapat menjamin bahwa semua peralatannya beroperasi secara optimal. Hal ini dapat mencegah terjadinya downtime dan memperpanjang umur pakai semua aset perusahaan.

2. Pengelolaan Work Order

Computerized maintenance management system membantu mengelola proses perintah kerja dari awal hingga selesai, yang termasuk penugasan teknisi, pelacakan progres, dan dokumentasi hasil. 

Sistem ini dapat mempermudah alokasi sumber daya yang lebih efisien, memastikan tugas-tugas pemeliharaan dilakukan tepat waktu dan sesuai prioritas yang ditentukan. 

3. Manajemen Persediaan

Dengan penggunaan computerized maintenance management system, perusahaan dapat memantau ketersediaan suku cadang dan barang.

Dengan manajemen inventaris yang baik, perusahaan dapat memastikan pemeliharaan aset dilakukan dengan benar dan tepat waktu. Hal ini juga membantu mengurangi biaya penyimpanan serta menghindari kekurangan atau kelebihan stok.

4. Pelacakan Aset

Computerized maintenance management system dapat melacak aset perusahaan Anda secara real-time. Pelacakan tersebut meliputi riwayat perawatan, lokasi, dan status.

Dengan fitur ini, perusahaan dapat memastikan aset-aset penting selalu dalam kondisi optimal, membantu manajemen aset menjadi lebih efektif, serta meminimalkan risiko kerusakan atau kehilangan aset. 

5. Pelaporan dan Analisis

Computerized maintenance management system menyediakan laporan dan data yang akurat untuk membantu analisis performa aset dan kegiatan pemeliharaan. 

Informasi ini mempermudah perusahaan untuk mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan, mengoptimalkan proses pemeliharaan, dan menggunakan data untuk membuat keputusan strategis yang lebih objektif

Fitur Umum CMMS

Computerized maintenance management system memiliki beberapa fitur umum yang dapat mempermudah pemeliharaan aset perusahaan. Berikut adalah penjelasannya lebih rinci.

1. Jadwal Pemeliharaan Preventif

Salah satu fitur utama dari asset management system terbaik yakni pembuatan jadwal pemeliharaan preventif mempermudah perusahaan untuk menjadwalkan maintenance rutin secara otomatis.

Perusahaan dapat merencanakan jadwal untuk memastikan bahwa mesin dan peralatan diperbaiki tepat waktu. Hal ini mengurangi risiko kerusakan barang dan memperpanjang masa pakainya.

2. Manajemen Work Order

CMMS software dapat mengelola seluruh siklus kegiatan operasional mulai dari pembuatan, penugasan, hingga penyelesaian proses kerja.

Dengan adanya fitur manajemen work order, perusahaan dapat melakukan pengelolaan dengan efisien, sehingga teknisi dapat menangani pekerjaan secara tepat waktu. Hal ini dapat membuat semua pekerjaan terdokumentasi dengan baik.

3. Manajemen Inventaris 

Fitur manajemen inventaris membantu perusahaan memantau stok suku cadang dan bahan lainnya. Dengan pengelolaan inventaris yang efektif, perusahaan dapat memastikan bahwa suku cadang yang dibutuhkan selalu tersedia untuk proses perbaikan dan pemeliharaan. Hal ini juga membantu menghindari masalah stok yang berlebihan atau kekurangan.

4. Pelacakan Aset 

CMMS memungkinkan bisnis melacak kondisi, lokasi, dan riwayat pemeliharaan setiap aset. Dengan fitur ini, manajer dapat melihat status peralatan secara real-time dan memastikan aset tetap berfungsi dengan baik. 

Selain itu, perusahaan dapat membuat keputusan berbasis data mengenai kapan aset harus diperbarui atau diperbaiki.

5. Pelaporan dan Analisis

Laporan detail tentang performa pemeliharaan, downtime peralatan, penggunaan sumber daya, dan biaya dapat dibuat oleh fitur pelaporan dan analisis otomatis.

Perusahaan memperoleh pemahaman yang lebih baik tentang pola dan tren melalui analisis data, yang memungkinkan mereka untuk membuat strategi pemeliharaan dan pengambilan keputusan yang lebih cerdas.

6. Notifikasi dan Pengingat  

CMMS dapat mengirimkan notifikasi atau pengingat otomatis kepada teknisi dan manajer terkait pekerjaan pemeliharaan yang akan datang. 

Hal ini memastikan bahwa tidak ada tugas pemeliharaan yang terlewat, dan tindakan perbaikan dilakukan dengan tepat waktu.

Perbedaan CMMS dengan EAM

CMMS (Computerized Maintenance Management System) dan EAM (Enterprise Asset Management) memiliki fungsi yang serupa, yaitu membantu perusahaan memelihara aset. Akan tetapi, keduanya memiliki perbedaan dalam cakupan dan fungsionalitas.

Computerized maintenance management system fokus pada manajemen pemeliharaan, seperti penjadwalan perawatan preventif, pengelolaan work order, pelacakan inventaris, dan dokumentasi aktivitas pemeliharaan. 

Akan tetapi, EAM mencakup manajemen aset secara lebih luas, mulai dari akuisisi aset, operasional, hingga pengelolaan siklus hidup aset secara menyeluruh.  EAM mengelola pemeliharaan dan strategi pengelolaan aset untuk memaksimalkan nilai investasi aset perusahaan.

Contoh Penerapan CMMS

Contoh penerapan computerized maintenance management system dapat dilihat pada perusahaan manufaktur yang memiliki banyak mesin dan peralatan. Dengan penggunaan software ini, perusahaan dapat membuat jadwal perawatan mesin secara otomatis, sehingga mengurangi peluang terjadinya kerusakan.

Software manajemen perbaikan komputer dapat mengirimkan work order kepada teknisi saat terjadi kerusakan, yang berisi detail tentang masalah dan sejarah perbaikan mesin. Selain itu, computerized maintenance management system membantu bisnis melacak stok suku cadang dan memastikan barang tersebut tersedia.

Dengan pelaporan yang dihasilkan oleh computerized maintenance management system, perusahaan dapat menganalisis performa aset dan mengoptimalkan proses pemeliharaan secara keseluruhan.

Dorongan ke SaaS

Banyak bisnis saat ini semakin tertarik menggunakan Software as a Service (SaaS) dalam pemilihan perangkat lunak manajemen aset. Pergeseran dari software CMMS dan EAM ke SaaS menunjukkan pergeseran dari model instalasi konvensional di lokasi ke model berbasis cloud.

Metode teknologi SaaS menawarkan berbagai manfaat yang signifikan. Pertama, computerized maintenance management system dapat diskalakan dan disesuaikan dengan kebutuhan data karena dihosting di cloud. Hal ini memberikan fleksibilitas yang lebih besar bagi perusahaan.

Selain itu, SaaS juga dapat membantu mengatasi permasalahan pada sumber daya dan tenaga kerja karena memerlukan dukungan dan intervensi TI yang jauh lebih sedikit dibandingkan dengan instalasi di lokasi. 

Oleh karena itu, bisnis dapat lebih fokus pada operasi inti pada perusahaan. Terakhir, software SaaS mudah diperbarui. Hal ini mempermudah integrasi teknologi baru secara cepat dan mengurangi risiko terkait perubahan sistem.

Rekomendasi CMMS Terunggul dari ScaleOcean

ScaleOcean memiliki software CMMS yang unggul karena menyediakan solusi pemeliharaan yang terintegrasi dan komprehensif, dirancang untuk meningkatkan efisiensi dalam manajemen aset. 

Salah satu keunggulannya adalah pemantauan aset secara real-time. Fitur ini memudahkan perusahaan untuk melacak kondisi dan status aset secara akurat, sehingga mengurangi risiko downtime atau kerusakan yang tidak terduga.

Selain itu, fitur seperti QR Code Scanning mempermudah proses permintaan pemeliharaan dengan cara yang cepat dan efisien, hanya melalui pemindaian kode QR pada peralatan. 

Integrasi kuat antara modul computerized maintenance management system dengan modul lain seperti Asset Control, Inventory, dan Accounting juga memberikan manfaat untuk perusahaan Anda.

Integrasi ini mempermudah perusahaan untuk mencatat biaya pemeliharaan, mengelola stok suku cadang, serta memantau penggunaan dan umur aset secara lebih efektif.

Dengan kemampuan ini, ScaleOcean menawarkan solusi yang tidak hanya efisien tetapi juga mengurangi peluang terjadinya kerugian karena kerusakan aset. Ini menjadikannya pilihan yang bagus bagi bisnis yang ingin meningkatkan kinerja operasional mereka.

Kesimpulan

CMMS (Computerized Maintenance Management System) dapat membantu perusahaan dalam meningkatkan efisiensi pemeliharaan dan manajemen aset perusahaan. Ini meliputi otomatisasi perawatan preventif, manajemen work order, serta pelacakan aset, yang membantu mengurangi waktu henti dan memperpanjang masa pakai aset.

Dibandingkan dengan EAM, computerized maintenance management system fokus pada pemeliharaan aset rutin, sementara EAM mencakup manajemen aset secara menyeluruh. Untuk saat ini, perusahaan semakin beralih ke model SaaS untuk CMMS, yang memberikan fleksibilitas lebih, pembaruan mudah, dan pengurangan kebutuhan dukungan TI. 

ScaleOcean menawarkan solusi CMMS terintegrasi dengan berbagai modul untuk meningkatkan produktivitas dan mengurangi risiko kerusakan aset. Jika perusahaan Anda butuh customized CMMS untuk meningkatkan efisiensi bisnis, Anda bisa mencoba demo gratis dari software manajemen aset ScaleOcean.