Rekomendasi 8 Aplikasi Arsip Digital Terbaik Indonesia 2026

Pengelolaan dokumen fisik menjadi hambatan bagi perusahaan yang ingin meningkatkan efisiensi operasional dan memastikan keamanan data. Banyak perusahaan masih mengandalkan arsip manual mengalami kesulitan dalam hal penyimpanan, pencarian, dan keamanan data.

Akan tetapi, dengan berkembangnya teknologi, aplikasi arsip digital merupakan solusi yang memudahkan penyimpanan dan pengelolaan data secara lebih efektif. Selain memungkinkan akses informasi, menggunakan perangkat lunak ini dapat meningkatkan keamanan data perusahaan.

Artikel ini akan membahas 8 aplikasi arsip digital terbaik di Indonesia yang bisa membantu bisnis Anda, termasuk ScaleOcean, Google Docs, Google Drive, dan SIPAS. Kami juga akan mengulas manfaat masing-masing aplikasi untuk mendukung kelancaran operasional perusahaan.

Apa itu Aplikasi Arsip Digital?

Aplikasi arsip digital adalah perangkat lunak yang dirancang untuk mengelola, menyimpan, dan mengatur dokumen serta informasi secara digital. Sebagai alternatif modern dari sistem arsip kertas, solusi ini menawarkan efisiensi, aksesibilitas, dan keamanan yang jauh lebih baik.

Perangkat ini mendukung penyimpanan beragam arsip penting, seperti dokumen tender proyek dan custom clearance, dalam format digital. Dengan fitur pencarian yang cepat dan kemampuan akses dari berbagai perangkat, aplikasi arsip secara signifikan mempermudah pengelolaan dokumen perusahaan dibandingkan metode manual. Keamanan yang terjamin juga memastikan integritas informasi.

Apa Manfaat Penggunaan Aplikasi Arsip?

Aplikasi penyimpanan arsip digital meningkatkan efisiensi dengan mempercepat proses pencarian, pengelolaan, dan akses dokumen. Aplikasi ini juga meningkatkan aksesibilitas, memungkinkan Anda mengakses dan berbagi dokumen kapan pun dan di mana pun secara mudah. Berikut adalah beberapa manfaat utama yang bisa Anda peroleh:

1. Sentralisasi dan Akses Data yang Lebih Mudah

Sistem ini berperan sebagai pusat kendali yang menyimpan semua dokumen secara terpusat dan terorganisir dalam satu platform digital. Pengaturan yang terstruktur ini memudahkan pencarian data dengan cepat dan akurat.

Dengan digitalisasi dokumen, waktu yang biasanya terbuang untuk mencari arsip fisik dapat dihemat, sehingga meningkatkan efisiensi pengelolaan dokumen dan mempercepat alur kerja harian.

2. Keamanan Data yang Lebih Terjamin

Aplikasi ini dirancang dengan standar keamanan yang tinggi, dilengkapi dengan enkripsi data yang kuat, otentikasi pengguna berlapis, dan kontrol akses yang ketat.

Fitur-fitur ini bekerja secara terintegrasi untuk melindungi dokumen penting perusahaan dari akses tidak sah, mengurangi risiko kebocoran, kehilangan, atau kerusakan data yang dapat merugikan bisnis.

3. Aksesibilitas yang Fleksibel

Pengguna dapat mengakses arsip kapan saja dan di mana saja melalui perangkat yang terhubung ke internet, seperti laptop, tablet, atau smartphone. Fleksibilitas ini memungkinkan karyawan untuk bekerja dari lokasi mana pun, sekaligus mempercepat pengambilan keputusan bisnis yang penting, karena informasi selalu tersedia dengan mudah tanpa perlu menunggu akses fisik ke kantor.

4. Penghematan Biaya dan Ruang

Digitalisasi arsip mengurangi kebutuhan ruang penyimpanan fisik seperti lemari dan gudang, yang pada gilirannya menurunkan biaya operasional, termasuk sewa ruang dan perawatan dokumen.

Menurut studi Crown Records Management, perusahaan yang beralih ke arsip digital dapat memangkas waktu pencarian dokumen dari 15 menit menjadi 30 detik, mengurangi penggunaan kertas hingga 85%, dan menghemat biaya operasional puluhan juta rupiah setiap tahunnya.

5. Peningkatan Efisiensi Operasional

Aplikasi ini sering kali mengotomatiskan alur kerja dan mengurangi entri data manual, yang secara langsung meningkatkan produktivitas tim dan memungkinkan kolaborasi yang lebih baik di perusahaan.

Untuk memahami lebih lanjut bagaimana hal ini dicapai, temukan informasi lebih lanjut tentang manfaat dokumen digital untuk bisnis dalam pengelolaan yang lebih efisien.

Baca juga: Contoh Dokumen Pengiriman Barang dan Prosedur Buatnya

Apa Saja Jenis-Jenis Aplikasi Arsip Digital?

Software arsip digital dirancang untuk mempermudah pengelolaan dokumen digital dan tersedia dalam berbagai jenis yang disesuaikan dengan kebutuhan penyimpanan dan akses data. Berikut penjelasan masing-masing jenis aplikasi e-arsip berbasis web:

1. Aplikasi Berbasis Cloud

Jenis aplikasi berbasis cloud menyimpan data di server jarak jauh yang dikelola oleh penyedia layanan, seperti Google Drive, Dropbox, atau Microsoft OneDrive. Keunggulannya adalah kemudahan akses kapan saja dan dari mana saja selama ada koneksi internet, serta sering kali menyediakan fitur kolaborasi dan cadangan otomatis.

2. Aplikasi Desktop

Aplikasi desktop diunduh dan dijalankan langsung di komputer lokal Anda, seperti Adobe Acrobat Pro DC untuk pengelolaan dokumen PDF. Keuntungannya adalah performa yang lebih cepat karena tidak bergantung pada koneksi internet dan kontrol penuh atas data yang disimpan di perangkat pribadi, meskipun akses terbatas hanya pada perangkat tempat aplikasi diinstal.

3. Aplikasi Web

Aplikasi dapat diakses melalui browser tanpa perlu instalasi khusus pada perangkat penyimpanan arsip elektronik. Banyak aplikasi e-Arsip yang digunakan instansi termasuk dalam kategori ini. Keuntungannya adalah fleksibilitas akses dari perangkat apa pun yang memiliki browser dan koneksi internet, serta pembaruan dan pemeliharaan yang dilakukan langsung oleh penyedia layanan di sisi server.

8 Aplikasi Arsip Digital Terbaik untuk Bisnis di Indonesia

Tersedia berbagai aplikasi arsip digital, mulai dari versi sederhana hingga sistem profesional untuk perusahaan besar. Pemilihan aplikasi yang tepat sebaiknya disesuaikan dengan kebutuhan, seperti skala penggunaan, jenis dokumen yang dikelola, serta anggaran yang tersedia.

Beberapa contoh aplikasi arsip digital yang umum digunakan adalah ScaleOcean, FolderIt, dan Easy Archive. Berikut dirangkum 8 rekomendasi aplikasi arsip digital terbaik untuk bisnis.

1. ScaleOcean Document Management System

ScaleOcean adalah software arsip digital berbasis web yang dirancang untuk membantu bisnis mengelola dokumen penting secara lebih efisien dan aman. Melalui sistem manajemen dokumen (Document Management System/DMS) yang terorganisir, Anda dapat menyimpan, mengatur, serta mengakses arsip dengan mudah dan kapan saja.

Selain menjaga keamanan data, ScaleOcean juga memungkinkan integrasi dengan sistem lain seperti ERP atau CRM, sehingga proses operasional, administrasi, hingga keuangan dapat dikelola secara lebih efisien. Dengan demikian, kinerja bisnis menjadi lebih terukur dan pengambilan keputusan dapat dilakukan lebih cepat karena data tersaji secara akurat.

Berbeda dengan vendor lainnya yang hanya distributor atau agen pihak ketiga, ScaleOcean adalah vendor ERP independen berbasis di Indonesia. Sehingga seluruh layanan mulai dari implementasi, dukungan teknis, hingga pengembangan sistem ditangani langsung oleh tim internal. Hal ini memastikan komunikasi yang lebih efektif serta dukungan yang lebih responsif terhadap kebutuhan spesifik setiap perusahaan.

Untuk membantu Anda memahami manfaat dan fitur yang ditawarkan, ScaleOcean juga menyediakan layanan demo gratis. Melalui demo ini, Anda dapat mengenal lebih dalam cara kerja sistem, menilai kesesuaiannya dengan kebutuhan bisnis, serta mendapatkan gambaran nyata tentang cara sistem meningkatkan efisiensi pengelolaan dokumen dan operasional perusahaan Anda.

Fitur DMS ScaleOcean:

• Document Organization
• Template Library
• Approval Workflows
• Document Collaboration
• Instant Export & Sharing
• Accurate Audit Trail

Kelebihan:

• Pengelolaan Dokumen yang Terpusat
• Kolaborasi yang Lebih Efisien
• Menyediakan Template Standar
• Alur Kerja Persetujuan Otomatis

Kekurangan:

• Durasi implementasi dapat berbeda-beda tergantung pada penyesuaian sistem.

Software arsip digital ScaleOcean telah membantu berbagai industri memastikan pengelolaan dokumen dan kontrak bisnis berjalan lebih efisien, aman, dan terintegrasi. Salah satu contohnya adalah Bank of China. Sebelumnya mereka menghadapi tantangan mengelola kontrak dalam jumlah besar secara manual, mulai dari proses persetujuan yang memakan waktu hingga kesulitan dalam pelacakan dokumen secara cepat dan akurat.

Melalui implementasi ScaleOcean ERP, seluruh proses pengelolaan kontrak di Bank of China berhasil didigitalisasi secara otomatis dan real-time. Sistem ini memudahkan proses persetujuan, penyimpanan, serta pencarian dokumen kontrak hanya dalam hitungan detik, sekaligus mengurangi risiko kesalahan akibat proses manual.

Hasilnya, Bank of China kini mampu mengelola lebih dari 800.000 kontrak, menemukan dokumen kontrak dalam 5 detik, serta membuat lebih dari 100 kontrak baru per hari. Dengan efisiensi tersebut, produktivitas meningkat signifikan, dan transparansi operasional menjadi lebih terjaga di seluruh lini bisnis.

2. Folderit

Folderit DMS adalah solusi manajemen dokumen yang dirancang untuk mempermudah pengelolaan dokumen digital dalam bisnis. Aplikasi ini mendukung seluruh siklus hidup dokumen, mulai dari penyimpanan file besar hingga 50GB, penggunaan tanda tangan elektronik (e-signature), hingga otomatisasi jadwal retensi. Dengan integrasi Microsoft Outlook, Folderit mempermudah alur persetujuan (approval workflow), menjadikannya lebih praktis dan terorganisir.

Fitur Folderit:

• Manajemen Siklus Hidup Dokumen
• Tanda Tangan Elektronik
• Integrasi dengan Microsoft Outlook

Kelebihan:

• Kapasitas File Besar
• Otomatisasi Retensi
• Antarmuka Intuitif

Kekurangan:

• Kustomisasi Terbatas
• Integrasi Pihak Ketiga Terbatas

3. Easy Archive

Easy Archive merupakan solusi pengelolaan dan pengarsipan dokumen digital yang dirancang untuk mempermudah perusahaan dalam menyimpan, mengelola, dan mengakses dokumen secara efisien serta sesuai dengan regulasi. Sistem ini mendukung berbagai model operasional, termasuk cloud, hybrid, dan on-premises, menjadikannya cocok untuk bisnis dengan berbagai ukuran.

Fitur EasyArchive:

• Compliant Archiving
• Integrasi sistem dan API
• Mendukung berbagai format file

Kelebihan:

• Fleksibel dalam Penggunaan dan Integrasi
• Fitur Lengkap
• Keamanan Data Terjamin

Kekurangan:

• Berbayar
• Fungsi Offline Terbatas

4. Manpro

Manpro adalah aplikasi arsip digital yang dirancang untuk membantu perusahaan dalam mengelola dokumen secara terstruktur, aman, dan efisien. Dengan antarmuka yang ramah pengguna dan fitur yang dapat disesuaikan, Manpro memudahkan proses digitalisasi arsip, meningkatkan kolaborasi tim, dan memastikan aksesibilitas dokumen kapan saja dan di mana saja.

Fitur Manpro:

• Hak Akses Pengguna
• Kustomisasi Alur Kerja
• Pengingnat Otomatis

Kelebihan:

• Kapasitas Penyimpanan Tidak Terbatas
• Akses Multi-Perangkat
• Keamanan Terjamin

Kekurangan:

• Bergantung pada Internet
• Keterbatasan Integrasi ke Pihak Ketiga

5. Google Drive

Google Drive adalah layanan penyimpanan cloud populer dengan 15GB ruang gratis, memudahkan pengguna untuk menyimpan, mengatur, dan berbagi file antar perangkat. Mendukung kolaborasi real-time, memungkinkan pengeditan bersama, berbagi akses, dan pengaturan izin sesuai kebutuhan. Keamanan data terjamin dengan enkripsi dan kontrol akses yang dapat disesuaikan.

Fitur Google Drive:

• Kemudahan Kolaborasi secara Real-time
• Penyimpanan Cloud
• Integrasi Google Workspace

Kelebihan:

• Akses dari berbagai perangkat
• Pencarian dokumen yang akurat
• Perlindungan data dengan enkripsi

Kekurangan:

• Kapasitas terbatas
• Bergantung pada internet

6. Adobe Acrobat Pro

Adobe Acrobat Pro adalah software PDF yang memungkinkan pengguna membuat, mengedit, mengonversi, dan mengelola dokumen PDF. Fitur seperti tanda tangan digital, perlindungan password, dan pembuatan formulir yang dapat diisi mempermudah pengelolaan arsip digital. Dengan teknologi OCR, dokumen cetak dapat diubah menjadi teks yang dapat dicari dan diedit, menghemat waktu dan meminimalkan penggunaan dokumen fisik.

Fitur Adobe Acrobat Pro:

• Tanda Tangan Elektronik
• Pengeditan dan Anotasi PDF
• Mengamankan PDF dengan password

Kelebihan:

• Konversi format yang serbaguna
• Terhubung dengan aplikasi Adobe lainnya
• Fitur yang komprehensif

Kekurangan:

• Ukuran Aplikasi Besar
• Harga Berbayar

7. SRIKANDI

SRIKANDI (Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi) adalah sistem manajemen dokumen digital (DMS) yang dirancang untuk memudahkan pengelolaan arsip dan dokumen perusahaan secara efisien. Dengan menggunakan teknologi cloud, Srikandi DMS membantu organisasi untuk menyimpan, mengatur, dan berbagi dokumen dengan aman, serta memungkinkan kolaborasi tim secara lebih produktif.

Fitur Srikandi:

• Penyimpanan Cloud
• Audit Trail
• Pencarian Dokumen Cepat

Kelebihan:

• Mudah Diakses
• Keamanan yang Terjamin
• Mendukung Kolaborasi Antar Tim secara Real-time

Kekurangan:

• Ketergantungan Koneksi Internet
• Kurva Pembelajaran Tinggi

8. e-Surat

e-Surat adalah contoh arsip elektronik berbasis web yang dirancang khusus untuk pengelolaan surat-menyurat secara elektronik. Pada dasarnya, aplikasi ini memudahkan pengelolaan surat masuk dan keluar, pelacakan, dan pencatatan arsip digital. Oleh karena itu, fitur ini dapat meningkatkan efisiensi alur kerja, khususnya bagi bisnis yang membutuhkan manajemen surat formal yang terstruktur.

Fitur e-Surat:

• Pengarsipan Otomatis
• Full-Text Search
• Penyimpanan Arsip Terpusat

Kelebihan:

• Akses Fleksibel
• Paperless
• Dilengkapi Fitur Keamanan Data

Kekurangan:

• Ketergantungan Teknologi
• Rentan Terkena Serangan Virus

Apa Fitur Utama Aplikasi Arsip?

Untuk memastikan bahwa aplikasi arsip bekerja dengan benar, ada beberapa hal penting yang harus diperhatikan. Berikut adalah beberapa fitur utama yang wajib ada dalam aplikasi kearsipan digital beserta penjelasannya.

1. Pengelolaan Dokumen Terstruktur

Pengelolaan dokumen terstruktur memudahkan pengguna untuk mengatur dan menyusun dokumen dalam folder dan kategori yang terstruktur. Dengan adanya sistem pengelompokan yang jelas, pencarian dan penyimpanan dokumen dapat dilakukan dengan mudah, terutama jika melibatkan volume data yang besar.

2. Pencarian Cepat dan Filter

Untuk mencari sebuah dokumen dengan cepat dan akurat, aplikasi arsip elektronik wajib dilengkapi oleh fitur pencarian cepat dan filter. Fitur ini membantu pengguna untuk menemukan dokumen berdasarkan kata kunci, tanggal, jenis dokumen, atau kriteria lainnya dalam hitungan detik. Penggunaan fitur ini dapat meningkatkan produktivitas dan menghemat waktu.

3. Keamanan dan Pengaturan Akses

Keamanan data adalah hal yang krusial dalam pengelolaan arsip digital. Dengan fitur ini, Anda dapat membatasi akses ke dokumen tertentu dengan menggunakan enkripsi, otentikasi pengguna, dan log aktivitas untuk memastikan bahwa hanya pengguna yang berwenang yang dapat melihat atau mengubah dokumen.

4. Backup dan Pemulihan Data

Backup otomatis sangat penting untuk mencegah dokumen hilang karena kerusakan sistem atau serangan siber. Aplikasi arsip harus memiliki fitur pemulihan data untuk memungkinkan arsip dipulihkan dari salinan cadangan kapan saja diperlukan.

5. Kolaborasi Dokumen

Dengan aplikasi arsip yang baik, orang dapat bekerja sama dalam tim dengan mengakses, mengedit, atau memberikan komentar pada dokumen yang sama secara bersamaan.
Fitur ini memudahkan tim atau departemen bekerja sama tanpa harus mengirim file secara manual.

6. Integrasi dengan Sistem Lain

Aplikasi manajemen dokumen dapat terhubung dengan sistem lain seperti CRM dan ERP. Integrasi ini akan membuat sinkronisasi data menjadi lebih lancar, menghindari duplikasi data, dan memungkinkan perusahaan untuk mengelola semua informasi dari satu platform terpusat.

Bagaimana Cara Kerja Aplikasi Arsip Digital?

Aplikasi arsip digital bekerja dengan cara mengubah dokumen fisik atau elektronik menjadi versi digital yang tersimpan dalam cloud atau server internal perusahaan. Proses dimulai dengan mengunggah dokumen ke platform, dimana setiap file kemudian diberi metadata seperti judul, tanggal, dan kata kunci untuk mempermudah pengelompokan dan pencarian.

Setelah dokumen tersimpan, pengguna dapat dengan mudah mengaksesnya kapan saja melalui custom erp dan interface yang intuitif, menggunakan fitur pencarian cepat atau filter untuk menemukan dokumen tertentu dalam hitungan detik.

Selanjutnya, aplikasi ini memiliki lapisan keamanan seperti enkripsi dan kontrol akses, yang memastikan bahwa hanya orang yang berwenang dapat melihat atau mengelola dokumen tertentu. Selain itu, aplikasi arsip memungkinkan orang bekerja sama untuk mengedit atau memberikan komentar pada dokumen secara real-time.

Untuk mencegah kehilangan data, fitur backup otomatis biasanya disertakan dengan sistem arsip digital. Ini memastikan bahwa dokumen tetap aman dan dapat dipulihkan kapan saja.

Contoh Dokumen yang Masih Dikelola Secara Manual

Banyak perusahaan masih mengandalkan penyimpanan dokumen secara manual untuk menjaga catatan penting mereka. Berikut adalah beberapa dokumen yang masih disimpan secara manual oleh perusahaan.

1. Dokumen Tender Proyek

Dokumen tender mencakup semua informasi terkait proses penawaran proyek, mulai dari proposal harga, rincian pekerjaan, spesifikasi teknis, hingga surat penawaran.
>Dokumen ini merupakan bagian penting dari kontrak antara perusahaan dan klien atau pihak yang mengadakan tender.

2. Dokumen Custom Clearance

Dokumen custom clearance digunakan dalam proses bea cukai untuk impor dan ekspor barang. Ini termasuk dokumen seperti bill of lading, invoice komersial, daftar kemasan (packing list), dan sertifikat asal (certificate of origin). Penyimpanan dokumen ini penting untuk kelancaran proses kepabeanan dan menghindari masalah hukum.

3. Dokumen Penyimpanan Barang

Dokumen penyimpanan barang terkait dengan pengelolaan stok dan pergudangan, seperti laporan stok, catatan penerimaan barang (goods receipt), dan dokumen pengiriman barang (delivery order). Penyimpanan manual ini dapat memastikan perusahaan memiliki catatan lengkap tentang barang masuk dan keluar dari gudang.

4. Dokumen Keuangan

Dokumen keuangan memiliki beragam jenis, mulai dari faktur, kuitansi, laporan keuangan, hingga buku besar dan laporan kas. Semua dokumen ini sangat penting dalam pencatatan akuntansi perusahaan, serta dalam pelaporan pajak dan audit.

5. Dokumen Kontrak dan Perjanjian

Dokumen ini mencakup perjanjian yang dibuat antara perusahaan dan pihak ketiga, seperti kontrak kerja sama, perjanjian pembelian, perjanjian sewa, serta kontrak vendor. Fungsinya adalah untuk menjadi bukti tertulis yang sah mengenai kesepakatan yang telah dicapai antara kedua pihak.

Tips Memilih Aplikasi Arsip Digital yang Tepat

Untuk memastikan bahwa dokumen bisnis dikelola dengan cepat dan aman, Anda harus memilih aplikasi arsip digital yang tepat. Saat memilih aplikasi arsip elektronik, berikut adalah beberapa hal penting yang harus dipertimbangkan sebelum memilih aplikasi arsip surat berbasis web.

1. Sesuaikan dengan Kebutuhan Perusahaan

Pilih aplikasi e-arsip berbasis web yang memiliki fitur sesuai dengan kebutuhan spesifik bisnis Anda. Pastikan aplikasi dapat menyusun arsip dan mengelola berbagai jenis dokumen. Fitur yang sesuai akan meningkatkan efisiensi dalam pengelolaan dokumen perusahaan.

2. Keamanan Data

Keamanan data adalah salah satu hal yang harus diperhatikan. Pastikan aplikasi untuk arsip digital memiliki enkripsi data, pengaturan hak akses pengguna, serta kemampuan memantau aktivitas melalui log. Ini bertujuan agar semua dokumen terbebas dari akses yang tidak sah.

3. Kemudahan Penggunaan

Aplikasi arsip digital yang mudah digunakan dapat membantu semua tim agar bisa menggunakan aplikasi tanpa memerlukan pelatihan intensif. Interface yang intuitif memudahkan karyawan dalam mengelola dokumen dan mengakses informasi, meningkatkan produktivitas sehari-hari.

4. Kemampuan Pencarian yang Canggih

Pengguna dapat mencari dokumen berdasarkan kata kunci, tanggal, atau kategori dengan fitur pencarian yang cepat dan akurat. Ini dapat membantu pengguna ketika berhadapan dengan volume dokumen yang besar, menghemat waktu dan tenaga saat mengakses arsip perusahaan.

5. Kolaborasi dan Akses Bersama

Aplikasi arsip dokumen harus mendukung kolaborasi antar tim, memungkinkan beberapa pengguna untuk mengedit dan berinteraksi dengan dokumen secara bersamaan. Ini meningkatkan efisiensi kerja, terutama di tempat kerja di mana karyawan saling bekerjasama dengan mudah.

Baca juga: Berikut Definisi dan Fungsi Kapal Kontainer di Logistik

Kesimpulan

Aplikasi pengelolaan arsip adalah perangkat lunak yang dirancang untuk mengelola dokumen elektronik dengan cara yang lebih efisien, menggantikan metode penyimpanan fisik tradisional.

Dengan manfaat berupa keamanan data yang lebih terjamin, operasional yang efisien, serta kemudahan akses kapan saja dan di mana saja, jelas bahwa beralih ke aplikasi manajemen dokumen menjadi pilihan yang tepat bagi pelaku bisnis masa kini.

Document management system ScaleOcean dirancang khusus untuk menjawab kebutuhan bisnis modern. Fitur yang user-friendly dan aman menjadikan pengelolaan dokumen lebih sederhana namun tetap profesional.

Tim ahli kami siap membantu Anda memahami keunggulan DMS ini dan menyesuaikannya dengan kebutuhan bisnis Anda. Konsultasikan dengan tim ScaleOcean sekarang juga dan manfaatkan demo gratis yang ditawarkan. Rasakan sendiri bagaimana menemukan dokumen hanya dengan satu klik dapat mengubah cara bisnis Anda bekerja.