Data perusahaan yang semakin banyak tentu menjadi tantangan tersendiri bagi perusahaan dalam mengelolanya, jika masih dilakukan secara manual juga akan menurunkan efisiensi bisnis. Oleh karena itu, perusahaan dapat mulai beralih ke penggunaan aplikasi arsip digital.
Saat ini, perusahaan yang mengandalkan arsip manual dapat mempersulit proses penyimpanan dan pencarian data, serta mengganggu keamanan. Namun, dengan menerapkan aplikasi arsip digital berarti perusahaan telah mengimplementasikan solusi inovatif untuk menghadapi masalah penumpukan dokumen.
Anggota tim perusahaan bisa menyimpan dan mengelola data dengan cara yang jauh lebih praktis. Artikel ini akan membahas aplikasi arsip digital terbaik di Indonesia seperti ScaleOcean, SRIKANDI, Folderit, Manpro, dan sebagainya yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda.
Key Takeaways- Aplikasi arsip digital adalah sistem yang dapat mengelola berbagai dokumen, foto, video, audio, email, dan data transaksi secara digital dalam satu platform terintegrasi.
- Alasan bisnis membutuhkan aplikasi arsip adalah sentralisasi akses data, keamanan data, aksesibilitas fleksibel, penghematan biaya, peningkatan efisiensi, dan ramah lingkungan.
- Fitur aplikasi arsip digital meliputi pengelolaan, pencarian cepat, keamanan data, backup otomatis, dan kolaborasi dokumen.
- Pilih aplikasi arsip digital yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan, mudah digunakan, fitur pencarian canggih, dan mendukung kolaborasi tim.
- ScaleOcean adalah salah satu contoh aplikasi arsip digital berbasis cloud yang membantu perusahaan mengelola dokumen secara efisien.
Apa itu Aplikasi Arsip Digital dan Manfaatnya?
Aplikasi arsip digital adalah solusi modern untuk mengelola, menyimpan, dan melacak dokumen perusahaan secara digital, aman, mudah diakses, dan efisien. Dengan adanya sistem ini, perusahaan tidak perlu menggunakan kertas lagi, sehingga lebih efisien dibandingkan metode penyimpanan manual.
Beberapa fitur penting dalam aplikasi arsip adalah kemampuan pencarian cepat, manajemen keamanan data, digitalisasi dengan OCR (Optical Character Recognition), pengelolaan hak akses pengguna, kustomisasi. Kini, banyak aplikasi yang memanfaatkan integrasi dengan AI untuk mempercepat alur kerja manajemen dokumen.
Lebih lanjut, perusahaan yang memanfaatkan aplikasi arsip digital dapat mempercepat administrasi dan meningkatkan transparansi. Contoh arsip elektronik antara lain dokumen teks (DOCX dan PDF), foto scan (JPG), email, spreadsheet (XLSX), video, rekaman suara, dan arsip lainnya yang disimpan di dalam database.
Mengapa Bisnis Membutuhkan Aplikasi Arsip Digital?
Alasan perusahaan membutuhkan aplikasi arsip digital antara lain sentralisasi dan akses data, keamanan data, aksesibilitas yang fleksibel, penghematan biaya dan ruang, peningkatan efisiensi operasional, ramah lingkungan, kualitas layanan meningkat, dan efektivitas kolaborasi. Berikut adalah alasan bisnis membutuhkan aplikasi arsip digital:
- Sentralisasi akses dan data: Menyimpan semua arsip dokumen perusahaan secara sistematis dan terpusat dalam satu sistem yang sama.
- Keamanan data lebih terjamin: Melindungi data dan arsio penting melalui enkripsi data, otentikasi pengguna berlapis, dan kontrol akses yang ketat.
- Aksesibilitas yang fleksibel: Mengakses arsip kapan saja dan di mana sajam melalui berbagai perangkat yang terhubung ke internet.
- Penghematan biaya dan ruang: Mengurangi kebutuhan perusahaan untuk menyediakan ruang penyimpanan fisik seperti lemari dan gudang.
- Peningkatan efisiensi operasional: Mengotomatiskan alur kerja dan mengurangi input data secara manual, sehingga meningkatkan produktivitas tim.
- Ramah lingkungan: Mengurangi keperluan untuk membeli kertas, sehingga mendukung praktik bisnis berkelanjutan.
- Kualitas layanan meningkat: Memudahkan akses informasi dan data pelanggan, sehingga layanan lebih tepat sasaran.
- Efektivitas kolaborasi: Menyederhanakan proses transfer data dan dokumen antar departemen yang akan mendorong kolaborasi lebih efisien.
Penelitian JEMSI menunjukkan transformasi ke arsip digital signifikan meningkatkan efisiensi. Sistem ini mempercepat akses, menghemat ruang, dan memperkuat keamanan melalui automasi, sehingga manajemen dokumen jauh lebih efektif dibandingkan metode kertas tradisional.
9 Aplikasi Arsip Digital Terbaik untuk Bisnis di Indonesia
Tersedia berbagai aplikasi arsip digital, mulai dari versi sederhana hingga sistem profesional untuk perusahaan besar. Pemilihan aplikasi yang tepat sebaiknya disesuaikan dengan kebutuhan, seperti skala penggunaan, jenis dokumen yang dikelola, serta anggaran yang tersedia.
Beberapa contoh aplikasi arsip yang umum digunakan adalah ScaleOcean, FolderIt, dan Easy Archive. Berikut dirangkum 9 rekomendasi aplikasi arsip digital terbaik untuk bisnis.
1. ScaleOcean Document Management System
ScaleOcean adalah solusi end-to-end berbasis web yang membantu bisnis enterprise dalam mengelola seluruh dokumen, file transaksi, faktur, kontrak, dan data operasional secara digital. Sistem DMS ini mampu menyimpan, mengatur, dan mengakses arsip dengan mudah.
Selain itu, sistem manajemen dokumen dari ScaleOcean juga mendukung integrasi dengan sistem lain seperti CRM dan ERP. Hal ini mendukung pelaksanaan proses administrasi, operasional, dan manajemen keuangan dengan lebih efisien, terukur, dan cepat bagi penambilan keputusan bisnis.
Berbasis di Indonesia, layanan ScaleOcean menjadi lebih mudah karena adanya dukungan langsung dari tim internal. Untuk membantu Anda memahami manfaat dan cara kerja sistem ini secara mendalam, ScaleOcean juga menyediakan layanan demo gratis bersama tim expert.
Fitur DMS ScaleOcean:
- Document Organization
- Template Library
- Approval Workflows
- Document Collaboration
- Instant Export & Sharing
- Accurate Audit Trail
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
|
|
Keberhasilan dan pengalaman ScaleOcean dapat terlihat dari salah satu partnernya yaitu Bank of China. Pada awalnya, mereka menghadapi tantangan dalam mengelola kontrak dan jumlah yang banyak secara manual.
Setelah mereka mengimplementasikan software dari ScaleOcean, mereka mampu mengelola seluruh proses dokumentasi kontrak di Bank of China. Otomatisasi dokumen secara real-time memudahkan proses persetujuan, penyimpanan, dan pencarian yang berujung pada kecepatan pengelolaan >800.000 kontrak dan pencarian kontrak dalam 5 detik.
2. SRIKANDI
SRIKANDI (Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi) adalah sistem manajemen dokumen digital (DMS) yang menawarkan kemudahan untuk pengelolaan arsip perusahaan. Selain itu, aplikasi ini juga berfokus pada penyimpanan, pengaturan, dan pemberikan akses secara aman.
Fitur SRIKANDI:
- Penyimpanan Cloud
- Audit Trail
- Pencarian Dokumen Cepat
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
|
|
3. Folderit
Folderit merupakan salah satu solusi manajemen dokumen digital dalam bisnis. Perusahaan lebih mudah dalam memonitoring siklus hidup arsip, mulai dari kapasitas penyimpanan hingga 50GB, pengelolaan tanda tangan digital, dan otomatisasi jadwal retensi.
Fitur Folderit:
- Manajemen Siklus Hidup Dokumen
- Tanda Tangan Elektronik
- Integrasi dengan Microsoft Outlook
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
|
|
4. Manpro
Untuk perusahaan yang ingin penyimpanan arsip secara terstruktur, aman, dan efisien, Manpro merupakan salah satu solusinya. Manpro menghadirkan tampilan antarmuka yang ramah pengguna, sehingga memudahkan tim untuk berkolaborasi kapan saja dan di mana saja.
Fitur Manpro:
- Hak Akses Pengguna
- Kustomisasi Alur Kerja
- Pengingnat Otomatis
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
|
|
5. Google Drive
Google Drive merupakan layanan penyimpanan berbasis cloud yang populer dan banyak digunakan dengan menawarkan kapasitas penyimpanan sebesar 15GB secara gratis. Pengguna menggunakannya untuk menyimpan dan mengatur berbagai file antar perangkat.
Fitur Google Drive:
- Kemudahan Kolaborasi secara Real-time
- Penyimpanan Cloud
- Integrasi Google Workspace
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
|
|
6. Adobe Acrobat Pro
Adobe Acrobat Pro memungkinkan pengguna untuk membuat, mengedit, dan mengonversi PDF. Selain itu, aplikasinya mendukung penggunaan tanda tangan digital, melindungi kata sandi, dan mempermudah pembuatan formulir.
Fitur Adobe Acrobat Pro:
- Tanda Tangan Elektronik
- Pengeditan dan Anotasi PDF
- Mengamankan PDF dengan password
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
|
|
7. Easy Archive
Easy Archive dirancang untuk mempermudah perusahaan dalam menyimpan, mengelola, dan mengakses dokumen secara efisien. Sistem ini mendukung berbagai model operasional, termasuk cloud, hybrid, dan on–premise, serta dapat membantu perusahaan dalam memenuhi regulasi yang berlaku.
Fitur EasyArchive:
- Compliant Archiving
- Integrasi sistem dan API
- Mendukung berbagai format file
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
|
|
8. Microsoft OneDrive
Microsoft OneDrive menjadi platform untuk menyimpan dan menyinkronkan berbagai macam dokumen secara online. Di samping itu, aplikasinya juga terintegrasi dengan aplikasi lain dari Microsoft 365, sehingga kolaborasi dalam perusahaan dapat terjadi secara real-time.
Fitur Microsoft OneDrive:
- Penyimpanan Berbasis Cloud
- Kolaborasi Dokumen Real-time
- Sinkronisasi Antar Perangkat
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
|
|
9. Dropbox
Dropbox adalah bagian dari Enterprise Content Management (ECM) yang berbasis cloud, bertujuan untuk menyederhanakan proses pembagian file dan sinkronisasi antar perangkat. Bagi penggunanya, mereka dapat mengakses dokumen dari mana saja, sekaligus keamanannya juga tetap terjamin.
Fitur Dropbox:
- Sinkronisasi File Cepat
- Berbagi File melalui Tautan
- File Recovery
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
|
|
Apa Fitur Utama Aplikasi Arsip?
Fitur utama aplikasi arsip meliputi pengelolaan dokumen terstruktur, pencarian cepat dan filter, keamanan dan pengaturan akses, backup dan pemulihan data, kolaborasi dokumen, dan integrasi dengan sistem lain. Berikut adalah beberapa fitur utama aplikasi arsip:
1. Pengelolaan Dokumen Terstruktur
Arsip digital adalah dokumen fisik yang dipindai (scan) atau dibuat secara langsung dalam format digital, seperti PDF, JPG, DOCX, atau MP4, dan disimpan di sistem penyimpanan berbasis cloud. Dokumen yang tersimpan secara terstruktur, maka pengguna dapat mengatur dan menyusun arsip dalam folder atau kategori.
2. Pencarian Cepat dan Filter
Terkadang pemangku kepentingan membutuhkan dokumen secara cepat, sehingga aplikasi arsip elektronik yang mempunyai fitur pencarian cepat akan mengatasi masalah tersebut. Perusahaan dapat menyortir dokumen berdasarkan tanggal, jenis, kata kunci, dan kriteria lain.
3. Keamanan dan Pengaturan Akses
Keamanan data adalah hal yang krusial dalam pengelolaan arsip digital. Aplikasi yang memiliki fitur ini dapat membatasi akses ke file tertentu dengan menggunakan enkripsi, otentikasi pengguna, dan log aktivitas, sehingga memastikan untuk memastikan bahwa hanya pengguna yang berwenang yang dapat mengakses dokumen.
4. Backup dan Pemulihan Data
Perusahaan dapat mencegah dokumen hilang karena kerusakan sistem atau serangan siber, hal ini didukung dengan adanya backup otomatis. Oleh karena itu, aplikasi arsip harus memiliki fitur pemulihan data yang bertujuan untuk memulihkan arsip dari salinan cadangan.
5. Kolaborasi Dokumen
Anggota tim dapat bekerja sama secara berbarengan karena aplikasi arsip memberikan kesempatan kepada semua anggota untuk mengakses, mengedit, dan memberikan komentar pada dokumen. Fitur ini memudahkan tim atau departemen bekerja sama tanpa harus mengirim file secara manual.
6. Integrasi dengan Sistem Lain
Apabila aplikasi manajemen dokumen terhubung dengan sistem lain seperti ERP atau CRM, maka sinkronisasi data menjadi lebih lancar. Dampaknya, perusahaan dapat menghindari terjadinya duplikasi data dan memaksimalkan pengelolaan data dari satu platform.
Baca juga: Apa itu Service Level Agreement (SLA) serta Jenisnya?
Tips Memilih Aplikasi Arsip Digital yang Tepat
Tips memiliki aplikasi arsip digital yang tepat dimulai dari pertimbangkan kesesuaikan dengan kebutuhan perusahaan, keamanan data, kemudahan penggunaan, kemampuan pencarian yang canggih, serta kolaborasi dan akses bersama. Berikut adalah tips dalam memiliki aplikasi arsip digital yang tepat bagi bisnis:
1. Sesuaikan dengan Kebutuhan Perusahaan
Pertama-tama, Anda harus melihat, mempertibangkan, dan menyesuaikan setiap fitur dari masing-masing vendor aplikasi. Selain itu, pastikan bahwa aplikasi tersebut mampu menyusun dan mengelola berbagai jenis dokumen arsip, sehingga pengelolaan dokumen menjadi lebih efisien.
2. Keamanan Data
Seluruh hal yang disimpan secara digital membutuhkan keamanan data yang memadai, sehingga Anda harus memilih aplikasi yang memiliki enkripsi data dan hak akses pengguna yang ketat. Selain itu, aplikasi juga mampu memantau semua aktivitas yang bertujuan untuk menghindari dokumen tidak sah.
3. Kemudahan Penggunaan
Pemilihan aplikasi juga perlu mempertimbangkan kemudahan penggunaan, sehingga anggota tim bisa menggunakan aplikasi tanpa membutuhkan pelatihan secara intensif. Tampilan yang intuitif akan memudahkan tim dalam mengelola dokumennya dan mempercepat pencarian informasi.
4. Kemampuan Pencarian yang Canggih
Anggota tim dapat mencari dokumen berdasarkan kata kunci, kategori, atau tanggal, sehingga pencarian lebih akurat dan cepat. Ketika perusahaan perlu mencari dokumen dalam jumlah yang banyak, maak fitur pencarian tersebut akan sangat mengurangi waktu dan tenaga yang dikeluarkan.
5. Kolaborasi dan Akses Bersama
Aktivitas dokumentasi arsip yang dilakukan dalam satu sistem memungkinkan beberapa pengguna untuk berinteraksi dan mengedit dokumen secara bersamaan. Dengan demikian, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi kerja saat berkolaborasi dengan karyawan lain.
Menurut studi Crown Records Management, perusahaan yang beralih ke arsip digital dapat memangkas waktu pencarian dokumen dari 15 menit menjadi 30 detik, mengurangi penggunaan kertas hingga 85%, dan menghemat biaya operasional puluhan juta rupiah setiap tahunnya.
Kesimpulan
Aplikasi arsip digital adalah perangkat lunak untuk mengelola berbagai arsip digital, seperti dokumen, foto, video, email, dan data bisnis secara lebih terstruktur. Dengan sistem ini, perusahaan dapat menyimpan, mencari, mengamankan, dan mengakses arsip lebih mudah tanpa bergantung pada penyimpanan fisik.
Document management system ScaleOcean ScaleOcean dirancang untuk kebutuhan bisnis modern dengan fitur yang mudah digunakan dan aman, memudahkan pengelolaan dokumen secara profesional. Tim ahli kami siap membantu menyesuaikan DMS ini dengan kebutuhan bisnis Anda. Konsultasikan sekarang dan coba demo gratis untuk merasakan manfaatnya.
FAQ:
1. Apa saja aplikasi arsip digital?
Aplikasi arsip digital merupakan solusi digital untuk mengelola dokumen dan informasi dalam format elektronik, sehingga perusahaan tidak perlu bergantung pada proses manual. Contoh aplikasi arsip digital untuk bisnis adalah ScaleOcean, Google Drive, OneDrive, Microsoft One Drive.
2. Apa yang dimaksud dengan arsip digital?
Arsip digital adalah sejumlah dokumen yang disimpan dalam format elektronik, seperti teks, gambar, audio, atau video. Data ini dapat diakses secara elektronik, sehingga cara kerjanya lebih efisien.
.png){kind=small}