Rekomendasi 8 Aplikasi Arsip Digital Terbaik Indonesia 2025

Di era digital yang semakin maju, pengelolaan dokumen fisik kini mulai ditinggalkan. Banyak perusahaan telah beralih ke aplikasi arsip digital untuk menyimpan dan mengelola berbagai jenis data penting. Perubahan ini tidak hanya membuat pekerjaan lebih efisien, tetapi juga membantu kemudahan akses informasi dan meningkatkan keamanan.

Berbagai jenis aplikasi arsip elektronik telah muncul dengan kemajuan teknologi, masing-masing menawarkan fitur dan keunggulan yang berbeda untuk memenuhi kebutuhan bisnis. Namun, dengan banyaknya pilihan, penting untuk memahami jenis-jenis aplikasi ini agar Anda dapat memilih yang paling sesuai.

Pada artikel ini, kita akan membahas 8 contoh aplikasi arsip digital yang paling relevan untuk bisnis, seperti ScaleOcean, Google Docs, Google Drive, dan SIPAS. Kami juga akan menjelaskan manfaat apa saja yang bisa didapat dari penggunaan masing-masing aplikasi tersebut.

Key Takeaways

• Aplikasi arsip digital adalah sistem manajemen dokumen yang dapat diakses melalui browser tanpa perlu instalasi, memudahkan pengelolaan dokumen secara efisien.
• Fitur aplikasi arsip digital meliputi pengelolaan dokumen, pencarian cepat, keamanan data, backup otomatis, dan kolaborasi dokumen.
• Pilih aplikasi arsip digital yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan, mudah digunakan, fitur pencarian canggih, dan mendukung kolaborasi tim.
• ScaleOcean adalah aplikasi arsip digital berbasis cloud yang membantu perusahaan mengelola dokumen secara efisien.

Coba Demo Gratis!

Apa itu Aplikasi Arsip Digital?

Aplikasi arsip digital adalah perangkat lunak yang dirancang untuk mengelola, menyimpan, dan mengatur dokumen serta informasi secara digital. Sebagai alternatif modern dari sistem arsip kertas, solusi ini menawarkan efisiensi, aksesibilitas, dan keamanan yang jauh lebih baik.

Perangkat ini mendukung penyimpanan beragam arsip penting, seperti dokumen tender proyek dan custom clearance, dalam format digital. Dengan fitur pencarian yang cepat dan kemampuan akses dari berbagai perangkat, aplikasi arsip secara signifikan mempermudah pengelolaan dokumen perusahaan dibandingkan metode manual. Keamanan yang terjamin juga memastikan integritas informasi.

Apa Manfaat Penggunaan Aplikasi Arsip?

Aplikasi penyimpanan arsip digital meningkatkan efisiensi dengan mempercepat proses pencarian, pengelolaan, dan akses dokumen. Aplikasi ini juga meningkatkan aksesibilitas, memungkinkan Anda mengakses dan berbagi dokumen kapan pun dan di mana pun secara mudah. Berikut adalah beberapa manfaat utama yang bisa Anda peroleh:

1. Sentralisasi dan Akses Data yang Lebih Mudah

Sistem ini berperan sebagai pusat kendali yang menyimpan semua dokumen secara terpusat dan terorganisir dalam satu platform digital. Pengaturan yang terstruktur ini memudahkan pencarian data dengan cepat dan akurat.

Dengan digitalisasi dokumen, waktu yang biasanya terbuang untuk mencari arsip fisik dapat dihemat, sehingga meningkatkan efisiensi pengelolaan dokumen dan mempercepat alur kerja harian.

2. Keamanan Data yang Lebih Terjamin

Aplikasi ini dirancang dengan standar keamanan yang tinggi, dilengkapi dengan enkripsi data yang kuat, otentikasi pengguna berlapis, dan kontrol akses yang ketat.

Fitur-fitur ini bekerja secara terintegrasi untuk melindungi dokumen penting perusahaan dari akses tidak sah, mengurangi risiko kebocoran, kehilangan, atau kerusakan data yang dapat merugikan bisnis.

3. Aksesibilitas yang Fleksibel

Pengguna dapat mengakses arsip kapan saja dan di mana saja melalui perangkat yang terhubung ke internet, seperti laptop, tablet, atau smartphone. Fleksibilitas ini memungkinkan karyawan untuk bekerja dari lokasi mana pun, sekaligus mempercepat pengambilan keputusan bisnis yang penting, karena informasi selalu tersedia dengan mudah tanpa perlu menunggu akses fisik ke kantor.

4. Penghematan Biaya dan Ruang

Dengan digitalisasi arsip, kebutuhan akan ruang penyimpanan fisik seperti lemari, rak, atau gudang dapat diminimalkan. Hal ini secara langsung mengurangi biaya operasional, termasuk sewa ruang, pengelolaan, dan perawatan rutin dokumen serta infrastruktur fisik yang terkait.

5. Peningkatan Efisiensi Operasional

Aplikasi ini sering kali mengotomatiskan alur kerja dan mengurangi entri data manual, yang secara langsung meningkatkan produktivitas tim dan memungkinkan kolaborasi yang lebih baik di perusahaan.

Untuk memahami lebih lanjut bagaimana hal ini dicapai, temukan informasi lebih lanjut tentang manfaat dokumen digital untuk bisnis dalam pengelolaan yang lebih efisien.

Baca juga: Contoh Dokumen Pengiriman Barang dan Prosedur Buatnya

Apa Saja Jenis-Jenis Aplikasi Arsip Digital?

Software arsip digital dirancang untuk mempermudah pengelolaan dokumen digital dan tersedia dalam berbagai jenis yang disesuaikan dengan kebutuhan penyimpanan dan akses data. Berikut penjelasan masing-masing jenis aplikasi e-arsip berbasis web:

1. Aplikasi Berbasis Cloud

Jenis aplikasi berbasis cloud menyimpan data di server jarak jauh yang dikelola oleh penyedia layanan, seperti Google Drive, Dropbox, atau Microsoft OneDrive. Keunggulannya adalah kemudahan akses kapan saja dan dari mana saja selama ada koneksi internet, serta sering kali menyediakan fitur kolaborasi dan cadangan otomatis.

2. Aplikasi Desktop

Aplikasi desktop diunduh dan dijalankan langsung di komputer lokal Anda, seperti Adobe Acrobat Pro DC untuk pengelolaan dokumen PDF. Keuntungannya adalah performa yang lebih cepat karena tidak bergantung pada koneksi internet dan kontrol penuh atas data yang disimpan di perangkat pribadi, meskipun akses terbatas hanya pada perangkat tempat aplikasi diinstal.

3. Aplikasi Web

Aplikasi dapat diakses melalui browser tanpa perlu instalasi khusus pada perangkat penyimpanan arsip elektronik. Banyak aplikasi e-Arsip yang digunakan instansi termasuk dalam kategori ini. Keuntungannya adalah fleksibilitas akses dari perangkat apa pun yang memiliki browser dan koneksi internet, serta pembaruan dan pemeliharaan yang dilakukan langsung oleh penyedia layanan di sisi server.

8 Aplikasi Arsip Digital Terbaik untuk Bisnis di Indonesia

Tersedia berbagai aplikasi arsip digital, mulai dari versi sederhana hingga sistem profesional untuk perusahaan besar. Pemilihan aplikasi yang tepat sebaiknya disesuaikan dengan kebutuhan, seperti skala penggunaan, jenis dokumen yang dikelola, serta anggaran yang tersedia.

Beberapa contoh aplikasi arsip digital yang umum digunakan adalah ScaleOcean, Google Docs, Microsoft OneDrive, Google Drive, dan SIPAS. Berikut dirangkum 8 rekomendasi aplikasi arsip digital terbaik untuk bisnis.

1. Aplikasi Arsip Digital ScaleOcean

ScaleOcean adalah aplikasi e-arsip berbasis web berbasis di Indonesia yang memudahkan perusahaan mengelola dokumen penting secara efisien. Karena ada sistem yang memungkinkan penyimpanan, pengelolaan, dan pengambilan dokumen secara terorganisir dan aman, semua dokumen dapat disimpan dengan aman.

Selain itu, dokumen tersebut mudah diakses oleh pihak berwenang. Selain itu, sistem ini dapat diintegrasikan dengan sistem lain, seperti ERP atau CRM, untuk mempermudah pengelolaan bisnis.

Dengan mengintegrasikan sistem ini, setiap proses, dari operasional hingga keuangan, dapat dikendalikan dengan lebih efisien. Sebagai hasilnya, pemantauan kinerja bisnis menjadi lebih sederhana, dan pengambilan keputusan dapat dilakukan lebih cepat berkat data yang tepat. DMS ScaleOcean memiliki berbagai fitur yang dapat meningkatkan efisiensi operasional bisnis.

Fitur DMS ScaleOcean:

• Document Organization
• Template Library
• Approval Workflows
• Document Collaboration
• Instant Export & Sharing
• Accurate Audit Trail

Kelebihan:

• Pengelolaan Dokumen yang Terpusat
• Kolaborasi yang Lebih Efisien
• Menyediakan Template Standar
• Alur Kerja Persetujuan Otomatis

Kekurangan:

• Durasi implementasi dapat berbeda-beda tergantung pada penyesuaian sistem.

Dengan pengelolaan dokumen yang lebih cepat dan aman, produktivitas tim dapat meningkat secara signifikan. DMS ScaleOcean hadir sebagai solusi yang memudahkan bisnis Anda dalam mengelola dokumen secara efisien, aman, dan terintegrasi dengan berbagai modul ERP lainnya. Anda dapat fokus pada hal-hal yang lebih penting sambil memastikan semua dokumen tersimpan rapi dan mudah diakses dengan kemudahan ini.

2. Aplikasi Arsip Google Docs

Google Docs adalah aplikasi word processor berbasis cloud yang dapat membuat pengguna membuat, mengedit, dan berbagi dokumen secara real-time. Dokumen disimpan otomatis di Google Drive, memudahkan akses dari berbagai perangkat.

Fitur kolaborasi memungkinkan beberapa pengguna bekerja secara bersamaan, membuatnya pilihan yang baik untuk tim yang bekerja dari jarak jauh.

Fitur Google Docs:

• Penyimpanan Cloud
• Kontrol Akses
• Kolaborasi Real-time

Kelebihan:

• Akses Mudah Lintas Perangkat
• Auto-save
• Cloud-based

Kekurangan:

• Bergantung pada Internet
• Keterbatasan Fitur Lanjutan

3. Aplikasi Arsip Microsoft OneDrive

OneDrive adalah layanan penyimpanan cloud yang terintegrasi erat dengan ekosistem Microsoft, seperti Microsoft 365 dan Windows. Layanan ini memudahkan pengguna untuk menyimpan, menyinkronkan, dan berbagi file secara aman. OneDrive dirancang untuk bisnis yang sudah menggunakan produk Microsoft, karena dapat menyederhanakan alur kerja dan memusatkan pengelolaan data.

Fitur Microsoft OneDrive:

• Integrasi Penuh dengan Microsoft 365
• Sinkronisasi Otomatis
• Files On-Demand

Kelebihan:

• Keamanan Kuat
• Akses Lintas Perangkat
• Kolaborasi Efisien

Kekurangan:

• Batasan Sinkronisasi
• Batasan Nama File

4. Aplikasi Arsip Digital e-Surat

e-Surat adalah contoh arsip elektronik berbasis web yang dirancang khusus untuk pengelolaan surat-menyurat secara elektronik. Pada dasarnya, aplikasi ini memudahkan pengelolaan surat masuk dan keluar, pelacakan, dan pencatatan arsip digital. Oleh karena itu, fitur ini dapat meningkatkan efisiensi alur kerja, khususnya bagi bisnis yang membutuhkan manajemen surat formal yang terstruktur.

Fitur e-Surat:

• Pengarsipan Otomatis
• Full-Text Search
• Penyimpanan Arsip Terpusat

Kelebihan:

• Akses Fleksibel
• Paperless
• Dilengkapi Fitur Keamanan Data

Kekurangan:

• Ketergantungan Teknologi
• Rentan Terkena Serangan Virus

5. Aplikasi Arsip Elektronik Google Drive

Google Drive adalah layanan penyimpanan cloud yang memungkinkan pengguna menyimpan berbagai jenis file secara online. File dapat dibagikan dengan mudah dan dapat diakses dari mana saja. Ini adalah solusi efektif untuk kebutuhan berbagi dokumen dan tim atau bisnis karena kapasitas penyimpanannya yang luas.

Fitur Google Drive:

• Penyimpanan Cloud
• Kontrol Akses
• Organisasi Folder

Kelebihan:

• Akses Fleksibel
• Kolaborasi Efisien
• Backup Otomatis

Kekurangan:

• Ketergantungan Internet
• Penyimpanan Terbatas

6. Aplikasi Arsip SIPAS

SIPAS (Sistem Pengelolaan Arsip Statis) adalah aplikasi yang digunakan untuk pengelolaan arsip statis di lembaga pemerintahan atau institusi besar. Aplikasi ini memudahkan kegiatan penyimpanan, pencarian, dan pengelolaan dokumen arsip jangka panjang sesuai dengan peraturan dan kebijakan pengarsipan yang berlaku.

Fitur SIPAS:

• Penomoran Otomatis
• Notifikasi dan Pengingat
• Pengarsipan Terstruktur

Kelebihan:

• Kustomisasi Fleksibel
• User Friendly
• Keamanan Terjamin

Kekurangan:

• Ketergantungan Infrastruktur
• Akses Terbatas

7. e-Arsip

e-Arsip adalah aplikasi manajemen dokumen digital yang memfasilitasi penyimpanan, pengelolaan, dan pengelompokan arsip secara elektronik. Dengan mendigitalkan dokumen fisik, aplikasi ini memungkinkan pencarian, pemeliharaan, dan penyimpanan aman dan terorganisir dalam jangka panjang.

Fitur e-Arsip:

• Digitalisasi Dokumen
• Pencarian Cepat
• Backup Otomatis

Kelebihan:

• Akses Fleksibel
• Integritas Arsip
• Keamanan Data

Kekurangan:

• Biaya Awal Tinggi
• Risiko Manipulasi Data

8. File Management System

File Management System adalah contoh arsip elektronik berbasis web yang dirancang untuk mengelola, menyimpan, dan mengatur file dalam suatu sistem terstruktur.
Dengan fitur pencarian, pengaturan hak akses, dan pengelolaan folder, aplikasi ini mengurangi risiko duplikasi dan kehilangan data. Fitur ini juga memudahkan perusahaan untuk mengelola akses dan dokumen dengan lebih baik.

Fitur File Management System:

• Penyimpanan Terpusat
• Audit Trail
• Pencarian Cepat

Kelebihan:

• Keamanan Data Tinggi
• Efisiensi & Produktivitas
• Akses Mudah

Kekurangan:

• Memerlukan Pelatihan
• Membutuhkan Input Manual

Baca juga: Berikut Contoh Surat Pemesanan Barang untuk Kegiatan Purchasing

Apa Fitur Utama Aplikasi Arsip?

Untuk memastikan bahwa aplikasi arsip bekerja dengan benar, ada beberapa hal penting yang harus diperhatikan. Berikut adalah beberapa fitur utama yang wajib ada dalam aplikasi arsip digital beserta penjelasannya.

1. Pengelolaan Dokumen Terstruktur

Pengelolaan dokumen terstruktur memudahkan pengguna untuk mengatur dan menyusun dokumen dalam folder dan kategori yang terstruktur. Dengan adanya sistem pengelompokan yang jelas, pencarian dan penyimpanan dokumen dapat dilakukan dengan mudah, terutama jika melibatkan volume data yang besar.

2. Pencarian Cepat dan Filter

Untuk mencari sebuah dokumen dengan cepat dan akurat, aplikasi arsip elektronik wajib dilengkapi oleh fitur pencarian cepat dan filter. Fitur ini membantu pengguna untuk menemukan dokumen berdasarkan kata kunci, tanggal, jenis dokumen, atau kriteria lainnya dalam hitungan detik. Penggunaan fitur ini dapat meningkatkan produktivitas dan menghemat waktu.

3. Keamanan dan Pengaturan Akses

Keamanan data adalah hal yang krusial dalam pengelolaan arsip digital. Dengan fitur ini, Anda dapat membatasi akses ke dokumen tertentu dengan menggunakan enkripsi, otentikasi pengguna, dan log aktivitas untuk memastikan bahwa hanya pengguna yang berwenang yang dapat melihat atau mengubah dokumen.

4. Backup dan Pemulihan Data

Backup otomatis sangat penting untuk mencegah dokumen hilang karena kerusakan sistem atau serangan siber. Aplikasi arsip harus memiliki fitur pemulihan data untuk memungkinkan arsip dipulihkan dari salinan cadangan kapan saja diperlukan.

5. Kolaborasi Dokumen

Dengan aplikasi arsip yang baik, orang dapat bekerja sama dalam tim dengan mengakses, mengedit, atau memberikan komentar pada dokumen yang sama secara bersamaan.
Fitur ini memudahkan tim atau departemen bekerja sama tanpa harus mengirim file secara manual.

6. Integrasi dengan Sistem Lain

Aplikasi manajemen dokumen dapat terhubung dengan sistem lain seperti CRM dan ERP. Integrasi ini akan membuat sinkronisasi data menjadi lebih lancar, menghindari duplikasi data, dan memungkinkan perusahaan untuk mengelola semua informasi dari satu platform terpusat.

Bagaimana Cara Kerja Aplikasi Arsip Digital?

Aplikasi arsip digital bekerja dengan cara mengubah dokumen fisik atau elektronik menjadi versi digital yang tersimpan dalam cloud atau server internal perusahaan. Proses dimulai dengan mengunggah dokumen ke platform, dimana setiap file kemudian diberi metadata seperti judul, tanggal, dan kata kunci untuk mempermudah pengelompokan dan pencarian.

Setelah dokumen tersimpan, pengguna dapat dengan mudah mengaksesnya kapan saja melalui custom erp dan interface yang intuitif, menggunakan fitur pencarian cepat atau filter untuk menemukan dokumen tertentu dalam hitungan detik.

Selanjutnya, aplikasi ini memiliki lapisan keamanan seperti enkripsi dan kontrol akses, yang memastikan bahwa hanya orang yang berwenang dapat melihat atau mengelola dokumen tertentu. Selain itu, aplikasi arsip memungkinkan orang bekerja sama untuk mengedit atau memberikan komentar pada dokumen secara real-time.

Untuk mencegah kehilangan data, fitur backup otomatis biasanya disertakan dengan sistem arsip digital. Ini memastikan bahwa dokumen tetap aman dan dapat dipulihkan kapan saja.

Contoh Dokumen yang Masih Dikelola Secara Manual

Banyak perusahaan masih mengandalkan penyimpanan dokumen secara manual untuk menjaga catatan penting mereka. Berikut adalah beberapa dokumen yang masih disimpan secara manual oleh perusahaan.

1. Dokumen Tender Proyek

Dokumen tender mencakup semua informasi terkait proses penawaran proyek, mulai dari proposal harga, rincian pekerjaan, spesifikasi teknis, hingga surat penawaran.
>Dokumen ini merupakan bagian penting dari kontrak antara perusahaan dan klien atau pihak yang mengadakan tender.

2. Dokumen Custom Clearance

Dokumen custom clearance digunakan dalam proses bea cukai untuk impor dan ekspor barang. Ini termasuk dokumen seperti bill of lading, invoice komersial, daftar kemasan (packing list), dan sertifikat asal (certificate of origin). Penyimpanan dokumen ini penting untuk kelancaran proses kepabeanan dan menghindari masalah hukum.

3. Dokumen Penyimpanan Barang

Dokumen penyimpanan barang terkait dengan pengelolaan stok dan pergudangan, seperti laporan stok, catatan penerimaan barang (goods receipt), dan dokumen pengiriman barang (delivery order). Penyimpanan manual ini dapat memastikan perusahaan memiliki catatan lengkap tentang barang masuk dan keluar dari gudang.

4. Dokumen Keuangan

Dokumen keuangan memiliki beragam jenis, mulai dari faktur, kuitansi, laporan keuangan, hingga buku besar dan laporan kas. Semua dokumen ini sangat penting dalam pencatatan akuntansi perusahaan, serta dalam pelaporan pajak dan audit.

5. Dokumen Kontrak dan Perjanjian

Dokumen ini mencakup perjanjian yang dibuat antara perusahaan dan pihak ketiga, seperti kontrak kerja sama, perjanjian pembelian, perjanjian sewa, serta kontrak vendor. Fungsinya adalah untuk menjadi bukti tertulis yang sah mengenai kesepakatan yang telah dicapai antara kedua pihak.

Bagaimana Cara Memilih Aplikasi Arsip Digital

Untuk memastikan bahwa dokumen bisnis dikelola dengan cepat dan aman, Anda harus memilih aplikasi arsip digital yang tepat. Saat memilih aplikasi arsip elektronik, berikut adalah beberapa hal penting yang harus dipertimbangkan sebelum memilih aplikasi arsip surat berbasis web.

1. Sesuaikan dengan Kebutuhan Perusahaan

Pilih aplikasi e-arsip berbasis web yang memiliki fitur sesuai dengan kebutuhan spesifik bisnis Anda. Pastikan aplikasi dapat menyusun arsip dan mengelola berbagai jenis dokumen. Fitur yang sesuai akan meningkatkan efisiensi dalam pengelolaan dokumen perusahaan.

2. Keamanan Data

Keamanan data adalah salah satu hal yang harus diperhatikan. Pastikan aplikasi untuk arsip digital memiliki enkripsi data, pengaturan hak akses pengguna, serta kemampuan memantau aktivitas melalui log. Ini bertujuan agar semua dokumen terbebas dari akses yang tidak sah.

3. Kemudahan Penggunaan

Aplikasi arsip digital yang mudah digunakan dapat membantu semua tim agar bisa menggunakan aplikasi tanpa memerlukan pelatihan intensif. Interface yang intuitif memudahkan karyawan dalam mengelola dokumen dan mengakses informasi, meningkatkan produktivitas sehari-hari.

4. Kemampuan Pencarian yang Canggih

Pengguna dapat mencari dokumen berdasarkan kata kunci, tanggal, atau kategori dengan fitur pencarian yang cepat dan akurat.  Ini dapat membantu pengguna ketika berhadapan dengan volume dokumen yang besar, menghemat waktu dan tenaga saat mengakses arsip perusahaan.

5. Kolaborasi dan Akses Bersama

Aplikasi harus mendukung kolaborasi antar tim, memungkinkan beberapa pengguna untuk mengedit dan berinteraksi dengan dokumen secara bersamaan.
Ini meningkatkan efisiensi kerja, terutama di tempat kerja di mana karyawan saling bekerjasama dengan mudah.

Baca juga: Berikut Definisi dan Fungsi Kapal Kontainer di Logistik

Kesimpulan

Mengelola dokumen kini tidak lagi harus rumit dengan sistem manual berbasis kertas. Aplikasi arsip digital adalah solusi modern untuk menyimpan, mengatur, dan mengelola dokumen secara elektronik sehingga lebih praktis dan efisien.

Dengan manfaat berupa keamanan data yang lebih terjamin, operasional yang efisien, serta kemudahan akses kapan saja dan di mana saja, jelas bahwa beralih ke aplikasi manajemen dokumen menjadi pilihan yang tepat bagi pelaku bisnis masa kini.

Document management system ScaleOcean dirancang khusus untuk menjawab kebutuhan bisnis modern. Fitur yang user-friendly dan aman menjadikan pengelolaan dokumen lebih sederhana namun tetap profesional.

Tim ahli kami siap membantu Anda memahami keunggulan DMS ini dan menyesuaikannya dengan kebutuhan bisnis Anda. Konsultasikan dengan tim ScaleOcean sekarang juga dan manfaatkan demo gratis yang ditawarkan. Rasakan sendiri bagaimana menemukan dokumen hanya dengan satu klik dapat mengubah cara bisnis Anda bekerja.