Apa itu Enterprise Content Management (ECM) serta Jenisnya?

Volume dokumen yang besar dan lokasi penyimpanan terpisah-pisah akan membuat penyimpanan dokumen sensitif tidak aman dan meningkatkan risiko pelanggaran kepatuhan. Kondisi ini memicu kebocoran data yang berujung pada denda regulasi, serta menyebabkan waktu terbuang dan biaya overhead naik akibat proses administrasi rumit.

Masalah-masalah ini dapat diatasi dengan menerapkan enterprise content management (ECM) yang tepat. ECM berfungsi memastikan konten atau dokumen perusahaan berada pada satu sumber data yang memungkinkan otomatisasi alur kerja dan proses persetujuan.

Memahami bagaimana ECM bekerja akan membantu mentransformasi operasi bisnis dan mengamankan data sensitif perusahaan Anda. Artikel ini akan menjelaskan apa itu ECM, mulai dari cara kerja, manfaat yang ditawarkan, hingga jenis-jenis ECM.

Key Takeaways

• Enterprise content management (ECM) adalah sistem untuk mengelola, menyimpan, melindungi, dan mendistribusikan informasi dokumen perusahaan.
• Manfaat utama sistem ECM mencakup peningkatan efisiensi, keamanan data, kepatuhan regulasi, aksesibilitas informasi, serta kolaborasi antar tim.
• Sistem ECM bekerja melalui lima tahapan siklus hidup mulai dari capture, manage, store, deliver, hingga preserve.
• Software eDocument ScaleOcean adalah salah satu solusi ECM yang dapat mengelola seluruh siklus hidup dokumen perusahaan, mulai dari pembuatan, penyimpanan, hingga pengarsipan.

Coba Demo Gratis!

1. Apa Itu Enterprise Content Management (ECM)?

Enterprise content management (ECM) adalah segala kegiatan dan alat yang digunakan oleh perusahaan untuk membantu dalam pencatatan, pengelolaan, dan pelacakan informasi secara terpusat. Tujuannya adalah untuk meningkatkan efisiensi dan kolaborasi, serta juga kepatuhan dari awal hingga akhir.

Implementasi ECM melibatkan tiga pilar utama, yaitu orang, proses, dan teknologi. Orang adalah pengguna yang berinteraksi dengan sistem, proses adalah alur kerja yang diotomatisasi, dan teknologi adalah platform perangkat lunak yang memungkinkan semuanya.

2. Apa Manfaat dari Enterprise Content Management (ECM)?

Implementasi sistem manajemen konten perusahaan yang solid memberikan keuntungan yang luas dan terukur di seluruh organisasi. Manfaat ini melampaui kemampuan aplikasi pengarsipan digital, menyentuh aspek efisiensi operasional, manajemen risiko, hingga inovasi bisnis.

Berikut adalah beberapa manfaat yang ditawarkan ketika mengimplementasikan sistem ECM:

a. Peningkatan Efisiensi Waktu dan Biaya

Salah satu manfaat paling langsung dari ECM adalah pengurangan drastis dalam pekerjaan manual yang berulang. Proses seperti pengarsipan dokumen fisik, pencarian informasi, dan perutean persetujuan manual memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan.

Dari segi biaya, penghematan datang dari berbagai area, termasuk pengurangan penggunaan kertas, tinta, dan ruang penyimpanan fisik. Selain itu, proses bisnis yang lebih cepat, seperti pemrosesan faktur atau orientasi klien, secara langsung meningkatkan cash flow dan pendapatan.

b. Peningkatan Aksesibilitas

Di dunia kerja yang semakin fleksibel dan terdistribusi, kemampuan untuk mengakses informasi dari mana saja adalah hal yang krusial. ECM meruntuhkan silo informasi dengan menyediakan repositori terpusat yang dapat diakses oleh karyawan yang berwenang, baik di kantor, di rumah, maupun saat bepergian.

Dengan platform yang tepat, karyawan dapat dengan mudah mencari, mengambil, dan berkolaborasi pada dokumen melalui perangkat apa pun, termasuk ponsel cerdas dan tablet. Peningkatan aksesibilitas ini tidak hanya meningkatkan produktivitas individu tetapi juga mendorong kolaborasi tim yang lebih baik.

c. Peningkatan Keamanan

Informasi adalah salah satu aset paling berharga bagi perusahaan, dan melindunginya dari akses tidak sah, kehilangan, atau pencurian adalah prioritas utama. Dokumen yang disimpan di drive lokal atau lemari yang tidak terkunci menimbulkan risiko keamanan yang signifikan.

Fitur keamanan ECM mencakup kontrol akses berbasis peran (role-based access control), yang memastikan pengguna hanya dapat melihat informasi yang relevan dengan pekerjaan mereka. Enkripsi data saat transit dan saat disimpan, serta jejak audit yang terperinci, memberikan perlindungan yang kuat terhadap ancaman internal dan eksternal.

d. Peningkatan Kepatuhan (Compliance)

Memenuhi persyaratan regulasi industri dan pemerintah adalah tantangan berkelanjutan bagi banyak perusahaan. ECM menyederhanakan manajemen kepatuhan dengan menyediakan alat untuk menegakkan kebijakan tata kelola informasi secara konsisten.

Sistem ECM mengotomatiskan penerapan kebijakan retensi, memastikan dokumen disimpan selama periode yang diwajibkan dan dimusnahkan dengan aman sesudahnya. Jejak audit yang lengkap mencatat setiap tindakan yang dilakukan pada sebuah dokumen, memberikan bukti yang tak terbantahkan selama proses audit.

e. Peningkatan Kolaborasi

Kolaborasi yang efektif sering terhambat oleh masalah seperti kontrol versi yang buruk dan kesulitan berbagi file besar. Mengirim dokumen bolak-balik melalui email menciptakan banyak salinan, kebingungan tentang versi terbaru, dan risiko keamanan. ECM menyediakan platform terpusat untuk kolaborasi yang mengatasi semua masalah ini.

Dengan fitur seperti check-in/check-out, riwayat versi, dan alur kerja peninjauan, tim dapat bekerja sama pada dokumen yang sama secara efisien. Hal berikut memastikan semua orang bekerja dari satu sumber kebenaran, yang pada akhirnya meningkatkan kualitas kerja dan mempercepat penyelesaian proyek.

3. Cara Kerja ECM dalam Mengelola Siklus Hidup Konten Perusahaan

Sistem ECM enterprise content management beroperasi dengan mengelola konten melalui siklus hidup yang terdefinisi dengan baik. Siklus hidup ini terdiri dari lima tahap yang saling berhubungan, memastikan bahwa setiap informasi, dari saat dibuat hingga diarsipkan atau dimusnahkan, dikelola secara efisien dan aman.

Berikut penjelasan dari lima tahap cara kerja ECM dalam mengelola siklus hidup konten perusahaan:

• Penangkapan (Capture): Memasukkan konten seperti berkas digital dan e-mail ke dalam sistem berdasarkan klasifikasinya masing-masing.
• Pengelolaan (Manage): Mengatur konten tersebut agar mudah dicari di sistem, diedit, dan digunakan.
• Penyimpanan (Store): Semua konten tersebut disetor dalam repositori terpusat yang aman.
• Penyampaian (Deliver): Segala informasi perusahaan dapat diakses melalui sebuah platform secara mudah.
• Pelestarian (Preserve): Penyimpanan dokumen untuk kebutuhan jangka panjang, yang kemudian diarsip atau dihapus setelah suatu periode telah berlalu.

Seluruh tahapan tersebut dapat berjalan secara optimal dengan dukungan sistem manajemen dokumen seperti ScaleOcean. Melalui solusi ini, setiap siklus hidup konten perusahaan Anda dapat terkelola secara otomatis dan aman dalam satu lokasi terpusat untuk mendukung efisiensi operasional jangka panjang.

4. Jenis-jenis ECM (Sistem Manajemen Konten)

ECM mencakup spektrum solusi yang luas, yang masing-masing dirancang untuk menangani jenis konten dan proses bisnis tertentu. Meskipun banyak platform ECM modern menawarkan fungsionalitas gabungan, memahami spesialisasi dasarnya dapat membantu perusahaan memilih solusi yang paling sesuai dengan kebutuhan unik mereka.

Berikut penjelasan dari beberapa jenis ECM:

a. Web Content Management (WCM)

Sistem web content management (WCM) secara khusus berfokus pada pengelolaan konten untuk properti digital yang menghadap ke publik, seperti situs web perusahaan, blog, dan portal pelanggan. Tujuan utamanya adalah untuk menyederhanakan proses pembuatan, pengeditan, persetujuan, dan publikasi konten web.

Fitur utama WCM meliputi templat yang dapat disesuaikan, editor WYSIWYG (What You See Is What You Get), dan alur kerja persetujuan konten untuk memastikan kualitas dan konsistensi merek. Banyak sistem WCM modern juga menyertakan alat untuk personalisasi, SEO, dan analisis untuk mengoptimalkan pengalaman pengguna.

b. Collaborative Content Management (CCM)

Sistem collaborative content management (CCM) dirancang untuk memfasilitasi pembuatan dan pengelolaan konten oleh banyak kontributor secara bersamaan. Fokus utamanya adalah pada dokumen internal dan aset pengetahuan di mana kerja tim sangat penting.

Fitur inti dari CCM termasuk kontrol versi yang kuat, fungsi check-in/check-out untuk mencegah pengeditan simultan yang bertentangan, dan jejak audit terperinci. Sistem ini sering digunakan untuk mengelola dokumentasi teknis, materi pelatihan, draf kontrak, dan basis pengetahuan internal.

c. Transactional Content Management (TCM)

Sistem transactional content management (TCM) dirancang untuk menangani konten yang terkait langsung dengan proses bisnis bervolume tinggi dan berulang. Ini berfokus pada penangkapan, validasi, dan pemrosesan dokumen transaksional seperti faktur, pesanan pembelian, formulir aplikasi, dan klaim asuransi.

Solusi TCM sering kali memiliki kemampuan penangkapan data yang canggih, seperti OCR dan intelligent character recognition(ICR), untuk mengekstrak informasi penting dari dokumen secara otomatis, mempercepat siklus bisnis dan mengurangi biaya operasional.

Baca juga: Apa itu Service Level Agreement (SLA) serta Jenisnya?

5. Cara Terbaik Menerapkan ECM di Perusahaan Anda

Implementasi sistem enterprise content management memerlukan perencanaan yang cermat untuk berhasil. Hal ini bukan sekadar instalasi perangkat lunak, melainkan perubahan mendasar dalam cara perusahaan mengelola aset informasinya.

Berikut beberapa langkah-langkah ketika ingin menerapkan sistem ECM di bisnis Anda:

a. Tetapkan Visi dan Tujuan yang Jelas

Langkah pertama yang paling penting adalah mendefinisikan dengan jelas apa yang ingin Anda capai dengan implementasi ECM. Tanpa tujuan yang spesifik, proyek dapat kehilangan arah dan gagal memberikan nilai bisnis yang diharapkan.

Bekerjasamalah dengan tim berwenang untuk mengidentifikasi titik-titik masalah utama dalam proses yang ada dan tetapkan metrik keberhasilan yang terukur. Misalnya, tujuan bisa berupa mengurangi waktu pencarian dokumen rata-rata sebesar 75% dalam waktu enam bulan.

b. Libatkan Stakeholder Sejak Awal

Proyek ECM yang sukses memerlukan dukungan dan masukan dari seluruh bagian organisasi. Libatkan perwakilan dari setiap departemen yang akan terpengaruh seperti keuangan, HR, hukum, dan operasional sejak tahap perencanaan. Keterlibatan mereka sangat penting untuk memastikan solusi yang dibangun benar-benar memenuhi kebutuhan bisnis.

Para stakeholder ini dapat memberikan wawasan berharga tentang alur kerja saat ini, tantangan yang mereka hadapi, dan persyaratan spesifik yang harus dipenuhi oleh sistem baru. Dengan melibatkan mereka sejak awal, Anda akan merancang solusi yang lebih baik dan membangun dukungan internal.

c. Bangun Mekanisme Metadata yang Konsisten

Metadata atau data tentang data adalah fondasi dari sistem ECM yang efektif. Ini adalah label (seperti nomor faktur) yang dilampirkan pada dokumen untuk membuatnya mudah ditemukan, diklasifikasikan, dan dikelola. Tanpa strategi metadata yang konsisten, repositori konten Anda bisa menjadi sama kacaunya dengan sistem pengarsipan fisik.

Bentuklah tim lintas fungsi untuk mengembangkan skema metadata standar yang akan digunakan di seluruh perusahaan. Tentukan properti metadata mana yang wajib dan mana yang opsional untuk setiap jenis dokumen. Menerapkan taksonomi yang terstruktur akan meningkatkan akurasi pencarian secara dramatis dan memungkinkan otomatisasi alur kerja.

d. Terapkan Tata Kelola Konten dan Keamanan (Governance)

Sebelum memigrasikan konten ke sistem baru, penting untuk menetapkan kerangka kerja tata kelola yang jelas. Ini mencakup pembuatan kebijakan tentang siapa yang memiliki wewenang untuk membuat, melihat, mengedit, berbagi, dan menghapus berbagai jenis konten.

Definisikan model keamanan berbasis peran yang selaras dengan struktur organisasi dan persyaratan kepatuhan Anda. Selain itu, kembangkan jadwal retensi dan pemusnahan untuk setiap kategori dokumen sesuai dengan kewajiban hukum dan kebutuhan bisnis.

e. Siapkan Pelatihan dan Dukungan Pengguna

Rencanakan program pelatihan komprehensif yang disesuaikan dengan peran dan tanggung jawab pengguna yang berbeda. Pelatihan harus mencakup tidak hanya cara menggunakan fitur perangkat lunak tetapi juga pentingnya mengikuti kebijakan tata kelola yang baru.

Setelah peluncuran, sediakan saluran dukungan yang mudah diakses untuk menjawab pertanyaan dan memecahkan masalah. Pertimbangkan untuk menunjuk super user di setiap departemen yang dapat memberikan bantuan lini pertama kepada rekan-rekan mereka.

6. Kelola Dokumen Perusahaan Anda dengan Software eDocument ScaleOcean

Kompleksitas ECM tentu memerlukan adopsi teknologi modern yang memadai. Dengan software eDocument ScaleOcean, implementasi ECM dalam bisnis Anda menjadi lebih mudah dan efisien. Pada tahap capture dan manage, ScaleOcean memiliki teknologi pemindaian dan OCR canggih dan mengklasifikasikan informasi dari dokumen fisik maupun digital.

ScaleOcean menyediakan repositori terpusat yang aman dengan kontrol akses granular berbasis peran, memastikan informasi sensitif hanya diakses oleh personel berwenang. Setiap aktivitas dicatat dalam jejak audit terperinci, dan kebijakan retensi otomatis menjamin perusahaan mematuhi regulasi yang berlaku.

Dengan kemampuan pencarian yang kuat dan aksesibilitas dari mana saja melalui antarmuka web atau aplikasi seluler, dokumen mudah ditemukan dalam hitungan detik. Jadwalkan demo gratis sekarang untuk melihat bagaimana ScaleOcean dapat membantu mengelola konten bisnis Anda.

Berikut fitur-fitur utama yang ditawarkan software eDocument Scaleocean:

• Template Library: Menyediakan berbagai templat dokumen standar seperti faktur, laporan, dan kontrak.
• Approval Workflows: Fitur yang memungkinkan penetapan alur persetujuan dokumen secara terstruktur dan otomatis.
• Document Organization: Memudahkan tim untuk bekerja pada dokumen yang sama secara real-time, termasuk mengedit dan memberikan komentar.
• Instant Export & Sharing: Memungkinkan ekspor dokumen ke berbagai format (PDF, Word, Excel) dan membagikannya secara instan.
• Accurate Audit Trail: Melacak setiap perubahan yang dilakukan pada dokumen, termasuk siapa yang mengakses, mengedit, atau menyetujui.

7. Kesimpulan

Enterprise content management (ECM) adalah sistem untuk mengelola, menyimpan, melindungi, dan mendistribusikan informasi dokumen perusahaan. ECM membantu perusahaan mengatasi lonjakan volume data dan memenuhi tuntutan kepatuhan yang ketat.

Software eDocument ScaleOcean berperan sebagai fondasi teknologi inti untuk penerapan strategi ECM yang opyimal. Perangkat lunak ini menyediakan alat-alat spesifik untuk mengeksekusi setiap aspek dari siklus hidup konten tersebut. Software ini dirancang untuk mengelola seluruh siklus hidup dokumen perusahaan secara terpusat.

Solusi eDocument ScaleOcean sejak awal telah dirancang untuk menyederhanakan proses operasional bisnis Anda menjadi lebih simple dengan implementasi ECM. Untuk melihat apa saja fitur lain dan cara kerjanya, Anda bisa jadwalkan demo gratis dan konsultasi dengan tim ahli sekarang.