Apa itu Enterprise Content Management (ECM) serta Jenisnya

Volume dokumen yang besar dan lokasi penyimpanan terpisah-pisah akan membuat penyimpanan dokumen sensitif tidak aman dan meningkatkan risiko pelanggaran kepatuhan. Kondisi ini memicu kebocoran data yang berujung pada denda regulasi, serta menyebabkan waktu terbuang dan biaya overhead naik akibat proses administrasi yang rumit.

Masalah-masalah ini dapat diatasi dengan menerapkan enterprise content management (ECM) yang tepat. ECM berfungsi memastikan konten atau dokumen perusahaan berada pada satu sumber data yang memungkinkan otomatisasi alur kerja dan proses persetujuan. ECM juga menjadi pilar access control yang membuat data aman dan menghemat biaya dengan digitalisasinya.

Memahami bagaimana ECM bekerja akan membantu mentransformasi operasi bisnis dan mengamankan data sensitif perusahaan Anda. Artikel ini akan menjelaskan apa itu ECM, mulai dari cara kerja, manfaat yang ditawarkan, hingga jenis-jenis ECM.

Key Takeaways

• ECM adalah sistem untuk mengelola, menyimpan, melindungi, dan mendistribusikan informasi dokumen perusahaan.
• Implementasi ECM sangat penting untuk mengatasi banyaknya volume dokumen, memenuhi tuntutan kepatuhan, dan mempercepat akses informasi perusahaan.
• Sistem ECM bekerja melalui lima tahapan siklus hidup mulai dari capture, manage, store, deliver, hingga preserve.
• Manfaat utama sistem ECM mencakup peningkatan efisiensi, keamanan data, kepatuhan regulasi, aksesibilitas informasi, serta kolaborasi antar tim.
• Software eDocument ScaleOcean adalah salah satu solusi ECM yang dapat mengelola seluruh siklus hidup dokumen perusahaan, mulai dari pembuatan, penyimpanan, hingga pengarsipan.

Coba Demo Gratis!

Apa Itu Enterprise Content Management (ECM)?

Enterprise content management (ECM) atau manajemen konten perusahaan adalah strategi, metode, dan perangkat lunak untuk menangkap, mengelola, menyimpan, melestarikan, dan mengirimkan konten serta dokumen yang berkaitan dengan proses organisasi. Ini mencakup semua informasi tidak terstruktur, seperti dokumen Word, PDF, email, gambar, dan video, yang sering kali tersebar di seluruh perusahaan.

Tujuan utamanya adalah untuk membuat pengelolaan informasi lebih efisien dan terpusat. ECM mengintegrasikan konten ke dalam proses bisnis, memastikan bahwa informasi yang tepat tersedia untuk orang yang tepat pada waktu yang tepat. Sistem manajemen konten perusahaan ini berfungsi sebagai tulang punggung informasi yang mendukung pengambilan keputusan, kolaborasi, dan kepatuhan terhadap regulasi.

Implementasi ECM melibatkan tiga pilar utama, yaitu orang, proses, dan teknologi. Orang adalah pengguna yang berinteraksi dengan sistem, proses adalah alur kerja yang diotomatisasi, dan teknologi adalah platform perangkat lunak yang memungkinkan semuanya. Ketika ketiga pilar ini selaras, ECM dapat mengurangi ketergantungan pada dokumen fisik dan menyederhanakan alur kerja yang kompleks.

Baca juga: 12 Document Management Software Terbaik untuk Bisnis 2025

Mengapa ECM Penting untuk Perusahaan Enterprise?

Perusahaan enterprise modern menghadapi berbagai tantangan yang membuat adopsi ECM sangat penting untuk perusahaan. Dari ledakan data hingga tuntutan regulasi yang semakin ketat, ECM menyediakan kerangka kerja yang solid untuk menavigasi kompleksitas ini.

Berikut beberapa alasan mengapa sistem ECM penting untuk perusahaan enterprise:

1. Mengatasi Kenaikan Volume Dokumen (Fisik dan Digital)

Setiap hari, perusahaan menghasilkan dan menerima volume konten yang sangat besar, mulai dari kontrak dan faktur hingga email dan laporan analisis. Tanpa sistem yang terpusat, informasi ini menjadi terfragmentasi, sulit ditemukan, dan rentan terhadap kehilangan atau duplikasi. Hal ini tidak hanya menghambat produktivitas karyawan tetapi juga menciptakan risiko operasional yang signifikan.

Sistem ECM mengatasi masalah ini dengan menyediakan sebuah repositori tunggal yang aman untuk semua konten perusahaan. Dengan mengindeks dan mengklasifikasikan setiap dokumen secara otomatis, ECM memungkinkan pencarian yang cepat dan akurat, mengubah kekacauan informasi menjadi aset yang terorganisasi. Ini mengurangi waktu yang terbuang untuk mencari dokumen dan fokus pada tugas penting.

2. Tuntutan Kepatuhan (Compliance) Regulasi di Indonesia

Di Indonesia, berbagai industri diatur oleh peraturan ketat terkait pengelolaan dan penyimpanan data, seperti yang ditetapkan oleh Otoritas Jasa Keuangan (OJK), Bank Indonesia, dan undang-undang seperti UU ITE. Kegagalan untuk mematuhi peraturan ini dapat mengakibatkan denda yang besar, sanksi hukum, dan kerusakan reputasi yang parah.

ECM memainkan peran penting dalam memastikan kepatuhan dengan mengotomatiskan kebijakan tata kelola informasi. Fitur seperti audit trail, kontrol versi, dan kebijakan retensi otomatis memastikan bahwa dokumen dikelola sesuai dengan standar hukum yang berlaku.

3. Kebutuhan Akan Akses Informasi yang Cepat dan Tepat

Keputusan yang tepat hanya dapat dibuat dengan akses cepat ke informasi yang akurat. Ketika karyawan harus menghabiskan waktu berjam-jam mencari data yang tersebar di berbagai drive, email, atau lemari arsip, proses bisnis melambat secara drastis. Keterlambatan ini dapat berdampak negatif pada layanan pelanggan dan kelincahan organisasi.

ECM menjawab kebutuhan ini dengan kemampuan pencarian canggih yang memungkinkan pengguna menemukan informasi yang relevan dalam hitungan detik. Menggunakan metadata, pencarian teks lengkap, dan filter, sistem dapat menyajikan dokumen yang tepat sesuai konteks yang dibutuhkan.

Cara Kerja ECM dalam Mengelola Siklus Hidup Konten Perusahaan

Sistem ECM enterprise content management beroperasi dengan mengelola konten melalui siklus hidup yang terdefinisi dengan baik. Siklus hidup ini terdiri dari lima tahap yang saling berhubungan, memastikan bahwa setiap informasi, dari saat dibuat hingga diarsipkan atau dimusnahkan, dikelola secara efisien dan aman.

Berikut penjelasan dari lima tahap cara kerja ECM dalam mengelola siklus hidup konten perusahaan:

1. Capture (Meng-capture/Penangkapan Konten)

Tahap pertama dalam siklus hidup ECM adalah penangkapan konten, di mana informasi dari berbagai sumber dikumpulkan dan dimasukkan ke dalam sistem. Konten ini bisa berupa dokumen kertas yang dipindai, email, formulir elektronik, atau file digital lainnya. Tujuannya adalah untuk mengubah informasi tidak terstruktur menjadi aset digital yang terkelola.

Proses penangkapan sering kali melibatkan teknologi canggih seperti optical character recognition (OCR) untuk mengekstrak teks dari gambar pindaian, dan klasifikasi otomatis untuk mengidentifikasi jenis dokumen. Dengan mengotomatiskan proses ini, perusahaan dapat secara signifikan mengurangi entri data manual dan memastikan konsistensi sejak awal.

2. Manage (Mengelola)

Setelah konten ditangkap, tahap pengelolaan dimulai yang merupakan inti dari fungsionalitas ECM. Di sini, konten dihubungkan dengan proses bisnis melalui alat seperti alur kerja (workflow), kontrol versi, dan fitur kolaborasi. Tahap ini memastikan bahwa konten digunakan secara produktif dan sesuai dengan aturan bisnis yang telah ditetapkan.

Sebagai contoh, alur kerja otomatis dapat merutekan faktur untuk persetujuan sementara kontrol versi memastikan bahwa semua orang bekerja pada draf dokumen yang paling mutakhir. Fitur check-in/check-out mencegah beberapa pengguna mengedit dokumen yang sama secara bersamaan, sehingga menghindari konflik.

3. Store (Menyimpan)

Tahap penyimpanan berkaitan dengan penempatan konten dalam repositori yang aman dan terstruktur. Berbeda dengan penyimpanan di shared drive atau email yang tidak teratur, ECM menyediakan satu sumber kebenaran (single source of truth) untuk semua aset informasi. Lokasi penyimpanan dapat bervariasi, mulai dari server on-premise hingga cloud, tergantung pada kebutuhan keamanan dan aksesibilitas perusahaan.

Dalam repositori ECM, setiap konten disimpan bersama metadatanya menciptakan konteks yang kaya untuk setiap file. Sistem ini juga mengelola izin akses, memastikan bahwa hanya pengguna yang berwenang yang dapat melihat atau memodifikasi informasi sensitif. Dengan struktur penyimpanan yang solid, ECM memfasilitasi pencadangan dan pemulihan bencana yang andal.

4. Deliver (Menyampaikan/Pengiriman)

Tahap pengiriman berfokus pada penyediaan informasi yang tepat kepada pengguna yang tepat, kapan pun dan di mana pun mereka membutuhkannya. Ini lebih dari sekadar fungsi pencarian; ini tentang bagaimana konten didistribusikan dan disajikan kepada pengguna dalam konteks pekerjaan mereka. Pengiriman yang efektif adalah kunci untuk memaksimalkan nilai dari aset informasi perusahaan.

ECM memungkinkan pengiriman konten melalui berbagai saluran termasuk portal internal, integrasi dengan aplikasi bisnis lain seperti ERP atau CRM, dan akses seluler. Pengguna dapat menerima notifikasi tentang tugas yang perlu diselesaikan atau pembaruan pada dokumen penting. Dengan cara ini, ECM memastikan bahwa informasi secara proaktif mendukung proses bisnis, bukan hanya menunggu untuk ditemukan.

5. Preserve (Mempertahankan/Pelestarian)

Tahap terakhir dari siklus hidup adalah pelestarian yang melibatkan manajemen konten jangka panjang sesuai dengan kebijakan retensi dan persyaratan hukum. Tidak semua dokumen perlu disimpan selamanya beberapa harus dimusnahkan setelah periode tertentu untuk mengurangi risiko dan biaya penyimpanan.

Sistem dapat secara otomatis menerapkan jadwal retensi pada berbagai jenis dokumen, memindahkannya ke penyimpanan arsip berbiaya lebih rendah (archival storage) saat menjadi kurang aktif. Ketika periode retensi berakhir, sistem dapat memberi tahu administrator untuk melakukan pemusnahan yang terdokumentasi.

Manfaat Apa yang Ditawarkan Sistem ECM?

Implementasi sistem manajemen konten perusahaan yang solid memberikan keuntungan yang luas dan terukur di seluruh organisasi. Manfaat ini melampaui sekadar pengarsipan digital, menyentuh aspek efisiensi operasional, manajemen risiko, hingga inovasi bisnis.

Berikut adalah beberapa manfaat yang ditawarkan ketika mengimplementasikan sistem ECM:

1. Peningkatan Efisiensi Waktu dan Biaya

Salah satu manfaat paling langsung dari ECM adalah pengurangan drastis dalam pekerjaan manual yang berulang. Proses seperti pengarsipan dokumen fisik, pencarian informasi, dan perutean persetujuan manual memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan. ECM mengotomatiskan tugas-tugas ini, membebaskan waktu karyawan untuk fokus pada aktivitas yang lebih strategis dan bernilai tambah.

Dari segi biaya, penghematan datang dari berbagai area, termasuk pengurangan penggunaan kertas, tinta, dan ruang penyimpanan fisik. Selain itu, proses bisnis yang lebih cepat, seperti pemrosesan faktur atau orientasi klien, secara langsung meningkatkan cash flow dan pendapatan.

2. Peningkatan Aksesibilitas

Di dunia kerja yang semakin fleksibel dan terdistribusi, kemampuan untuk mengakses informasi dari mana saja adalah hal yang krusial. ECM meruntuhkan silo informasi dengan menyediakan repositori terpusat yang dapat diakses oleh karyawan yang berwenang, baik di kantor, di rumah, maupun saat bepergian. Ini mendukung model kerja hibrida dan memastikan kelangsungan bisnis.

Dengan platform yang tepat, karyawan dapat dengan mudah mencari, mengambil, dan berkolaborasi pada dokumen melalui perangkat apa pun, termasuk ponsel cerdas dan tablet. Peningkatan aksesibilitas ini tidak hanya meningkatkan produktivitas individu tetapi juga mendorong kolaborasi tim yang lebih baik. Sebuah aplikasi dokumen digital yang terintegrasi memastikan informasi selalu berada di ujung jari Anda.

3. Peningkatan Keamanan

Informasi adalah salah satu aset paling berharga bagi perusahaan, dan melindunginya dari akses tidak sah, kehilangan, atau pencurian adalah prioritas utama. Dokumen yang disimpan di drive lokal atau lemari yang tidak terkunci menimbulkan risiko keamanan yang signifikan. ECM mengatasi tantangan ini dengan menerapkan kontrol keamanan yang berlapis dan komprehensif.

Fitur keamanan ECM mencakup kontrol akses berbasis peran (role-based access control), yang memastikan pengguna hanya dapat melihat informasi yang relevan dengan pekerjaan mereka. Enkripsi data saat transit dan saat disimpan, serta jejak audit yang terperinci, memberikan perlindungan yang kuat terhadap ancaman internal dan eksternal.

4. Peningkatan Kepatuhan (Compliance)

Memenuhi persyaratan regulasi industri dan pemerintah adalah tantangan berkelanjutan bagi banyak perusahaan. ECM menyederhanakan manajemen kepatuhan dengan menyediakan alat untuk menegakkan kebijakan tata kelola informasi secara konsisten. Ini mengurangi risiko denda dan sanksi hukum yang terkait dengan pelanggaran data atau audit yang gagal.

Sistem ECM mengotomatiskan penerapan kebijakan retensi, memastikan dokumen disimpan selama periode yang diwajibkan dan dimusnahkan dengan aman sesudahnya. Jejak audit yang lengkap mencatat setiap tindakan yang dilakukan pada sebuah dokumen, memberikan bukti yang tak terbantahkan selama proses audit.

5. Peningkatan Kolaborasi

Kolaborasi yang efektif sering terhambat oleh masalah seperti kontrol versi yang buruk dan kesulitan berbagi file besar. Mengirim dokumen bolak-balik melalui email menciptakan banyak salinan, kebingungan tentang versi terbaru, dan risiko keamanan. ECM menyediakan platform terpusat untuk kolaborasi yang mengatasi semua masalah ini.

Dengan fitur seperti check-in/check-out, riwayat versi, dan alur kerja peninjauan, tim dapat bekerja sama pada dokumen yang sama secara efisien. Semua perubahan dilacak, dan versi sebelumnya dapat dengan mudah dipulihkan jika diperlukan. Ini memastikan semua orang bekerja dari satu sumber kebenaran, yang pada akhirnya meningkatkan kualitas kerja dan mempercepat penyelesaian proyek.

Jenis-jenis ECM (Sistem Manajemen Konten)

ECM mencakup spektrum solusi yang luas, yang masing-masing dirancang untuk menangani jenis konten dan proses bisnis tertentu. Meskipun banyak platform ECM modern menawarkan fungsionalitas gabungan, memahami spesialisasi dasarnya dapat membantu perusahaan memilih solusi yang paling sesuai dengan kebutuhan unik mereka.

Berikut penjelasan dari beberapa jenis ECM:

1. Web Content Management (WCM)

Sistem web content management (WCM) secara khusus berfokus pada pengelolaan konten untuk properti digital yang menghadap ke publik, seperti situs web perusahaan, blog, dan portal pelanggan. Tujuan utamanya adalah untuk menyederhanakan proses pembuatan, pengeditan, persetujuan, dan publikasi konten web. Platform seperti WordPress atau Drupal adalah contoh populer dari sistem WCM yang banyak digunakan.

Fitur utama WCM meliputi templat yang dapat disesuaikan, editor WYSIWYG (What You See Is What You Get), dan alur kerja persetujuan konten untuk memastikan kualitas dan konsistensi merek. Banyak sistem WCM modern juga menyertakan alat untuk personalisasi, SEO, dan analisis untuk mengoptimalkan pengalaman pengguna.

2. Collaborative Content Management (CCM)

Sistem collaborative content management (CCM) dirancang untuk memfasilitasi pembuatan dan pengelolaan konten oleh banyak kontributor secara bersamaan. Fokus utamanya adalah pada dokumen internal dan aset pengetahuan di mana kerja tim sangat penting. Sistem ini menyediakan lingkungan yang terkontrol untuk kolaborasi, memastikan integritas dan akurasi informasi.

Fitur inti dari CCM termasuk kontrol versi yang kuat, fungsi check-in/check-out untuk mencegah pengeditan simultan yang bertentangan, dan jejak audit terperinci. Sistem ini sering digunakan untuk mengelola dokumentasi teknis, materi pelatihan, draf kontrak, dan basis pengetahuan internal. Dengan menyediakan satu sumber kebenaran, CCM meningkatkan efisiensi tim dan mengurangi kesalahan yang disebabkan miskomunikasi.

3. Transactional Content Management (TCM)

Sistem transactional content management (TCM) dirancang untuk menangani konten yang terkait langsung dengan proses bisnis bervolume tinggi dan berulang. Ini berfokus pada penangkapan, validasi, dan pemrosesan dokumen transaksional seperti faktur, pesanan pembelian, formulir aplikasi, dan klaim asuransi. Tujuan utama TCM adalah untuk mengotomatiskan alur kerja dokumen yang intensif.

Solusi TCM sering kali memiliki kemampuan penangkapan data yang canggih, seperti OCR dan intelligent character recognition(ICR), untuk mengekstrak informasi penting dari dokumen secara otomatis, mempercepat siklus bisnis dan mengurangi biaya operasional. Data yang diekstraksi kemudian digunakan untuk memicu alur kerja dan diintegrasikan dengan sistem bisnis lain seperti ERP atau CRM.

Cara Terbaik Menerapkan ECM di Perusahaan Anda

Implementasi sistem enterprise content management memerlukan perencanaan yang cermat untuk berhasil. Ini bukan sekadar instalasi perangkat lunak, melainkan perubahan mendasar dalam cara perusahaan mengelola aset informasinya.

Berikut beberapa langkah-langkah ketika ingin menerapkan sistem ECM di bisnis Anda:

1. Tetapkan Visi dan Tujuan yang Jelas

Langkah pertama yang paling penting adalah mendefinisikan dengan jelas apa yang ingin Anda capai dengan implementasi ECM. Apakah tujuannya untuk mengurangi ketergantungan pada kertas, mempercepat proses persetujuan faktur, atau meningkatkan kepatuhan terhadap regulasi? Tanpa tujuan yang spesifik, proyek dapat kehilangan arah dan gagal memberikan nilai bisnis yang diharapkan.

Bekerjasamalah dengan tim berwenang untuk mengidentifikasi titik-titik masalah utama dalam proses yang ada dan tetapkan metrik keberhasilan yang terukur. Misalnya, tujuan bisa berupa mengurangi waktu pencarian dokumen rata-rata sebesar 75% dalam waktu enam bulan. Visi yang jelas akan menjadi bintang penuntun selama proses implementasi dan membantu memprioritaskan fitur yang paling penting.

2. Libatkan Stakeholder Sejak Awal

Proyek ECM yang sukses memerlukan dukungan dan masukan dari seluruh bagian organisasi. Libatkan perwakilan dari setiap departemen yang akan terpengaruh seperti keuangan, HR, hukum, dan operasional sejak tahap perencanaan. Keterlibatan mereka sangat penting untuk memastikan solusi yang dibangun benar-benar memenuhi kebutuhan bisnis.

Para stakeholder ini dapat memberikan wawasan berharga tentang alur kerja saat ini, tantangan yang mereka hadapi, dan persyaratan spesifik yang harus dipenuhi oleh sistem baru. Dengan melibatkan mereka sejak awal, Anda akan merancang solusi yang lebih baik dan membangun dukungan internal.

3. Bangun Mekanisme Metadata yang Konsisten

Metadata atau data tentang data adalah fondasi dari sistem ECM yang efektif. Ini adalah label (seperti nomor faktur, nama klien, tanggal kontrak) yang dilampirkan pada dokumen untuk membuatnya mudah ditemukan, diklasifikasikan, dan dikelola. Tanpa strategi metadata yang konsisten, repositori konten Anda bisa menjadi sama kacaunya dengan sistem pengarsipan fisik.

Bentuklah tim lintas fungsi untuk mengembangkan skema metadata standar yang akan digunakan di seluruh perusahaan. Tentukan properti metadata mana yang wajib dan mana yang opsional untuk setiap jenis dokumen. Menerapkan taksonomi yang terstruktur akan meningkatkan akurasi pencarian secara dramatis dan memungkinkan otomatisasi alur kerja yang canggih.

4. Terapkan Tata Kelola Konten dan Keamanan (Governance)

Sebelum memigrasikan konten ke sistem baru, penting untuk menetapkan kerangka kerja tata kelola yang jelas. Ini mencakup pembuatan kebijakan tentang siapa yang memiliki wewenang untuk membuat, melihat, mengedit, berbagi, dan menghapus berbagai jenis konten. Tata kelola yang kuat adalah kunci untuk menjaga keamanan dan integritas informasi.

Definisikan model keamanan berbasis peran yang selaras dengan struktur organisasi dan persyaratan kepatuhan Anda. Selain itu, kembangkan jadwal retensi dan pemusnahan untuk setiap kategori dokumen sesuai dengan kewajiban hukum dan kebutuhan bisnis. Kerangka kerja tata kelola ini harus didokumentasikan dengan baik dan dikomunikasikan kepada semua pengguna.

5. Siapkan Pelatihan dan Dukungan Pengguna

Rencanakan program pelatihan komprehensif yang disesuaikan dengan peran dan tanggung jawab pengguna yang berbeda. Pelatihan harus mencakup tidak hanya cara menggunakan fitur perangkat lunak tetapi juga pentingnya mengikuti kebijakan tata kelola yang baru.

Setelah peluncuran, sediakan saluran dukungan yang mudah diakses untuk menjawab pertanyaan dan memecahkan masalah. Pertimbangkan untuk menunjuk super user di setiap departemen yang dapat memberikan bantuan lini pertama kepada rekan-rekan mereka. Adopsi pengguna yang berhasil adalah indikator utama dari ROI positif sebuah proyek ECM.

Kelola Dokumen Perusahaan Anda dengan Software eDocument ScaleOcean

Kompleksitas ECM tentu memerlukan adopsi teknologi modern yang memadai. Dengan software eDocument ScaleOcean, implementasi ECM dalam bisnis Anda menjadi lebih mudah dan efisien. Pada tahap capture dan manage, ScaleOcean memiliki teknologi pemindaian dan OCR canggih dan mengklasifikasikan informasi dari dokumen fisik maupun digital. Untuk tahap store & preserve, keamanan dan kepatuhan menjadi prioritas utama.

ScaleOcean menyediakan repositori terpusat yang aman dengan kontrol akses granular berbasis peran, memastikan informasi sensitif hanya diakses oleh personel berwenang. Setiap aktivitas dicatat dalam jejak audit terperinci, dan kebijakan retensi otomatis menjamin perusahaan mematuhi regulasi yang berlaku. Pada tahap deliver, platform ini dapat meningkatkan kolaborasi dan produktivitas tim Anda.

Dengan kemampuan pencarian yang kuat dan aksesibilitas dari mana saja melalui antarmuka web atau aplikasi seluler, dokumen mudah ditemukan dalam hitungan detik. Jadwalkan demo gratis sekarang untuk melihat bagaimana ScaleOcean dapat membantu mengelola konten bisnis Anda.

Berikut fitur-fitur utama yang ditawarkan software eDocument Scaleocean:

• Template library: Menyediakan berbagai templat dokumen standar seperti faktur, laporan, dan kontrak. Ini berfungsi untuk memastikan konsistensi dalam pembuatan konten baru.
• Approval workflows: Fitur yang memungkinkan penetapan alur persetujuan dokumen secara terstruktur dan otomatis. Hal ini mempercepat proses bisnis dan memastikan kepatuhan alih-alih proses manual.
• Document organization: Memudahkan tim untuk bekerja pada dokumen yang sama secara real-time, termasuk mengedit dan memberikan komentar. Fitur ini meningkatkan kolaborasi dan akses informasi.
• Instant export & sharing: Memungkinkan ekspor dokumen ke berbagai format (PDF, Word, Excel) dan membagikannya secara instan. Ini memudahkan pembagian informasi ke pihak lain dengan cepat.
• Accurate audit trail: Melacak setiap perubahan yang dilakukan pada dokumen, termasuk siapa yang mengakses, mengedit, atau menyetujui. Ini memberikan transparansi penuh dan riwayat dokumen yang akurat untuk audit.

Kesimpulan

Enterprise content  management (ECM) adalah sistem untuk mengelola, menyimpan, melindungi, dan mendistribusikan informasi dokumen perusahaan. ECM membantu perusahaan mengatasi lonjakan volume data dan memenuhi tuntutan kepatuhan yang ketat. Manfaatnya meluas dari penghematan biaya, peningkatan keamanan, hingga mempercepat pengambilan keputusan, menjadikannya investasi nilai jangka panjang.

Software eDocument ScaleOcean berperan sebagai fondasi teknologi inti untuk penerapan strategi ECM yang opyimal. Perangkat lunak ini menyediakan alat-alat spesifik untuk mengeksekusi setiap aspek dari siklus hidup konten tersebut. Software ini dirancang untuk mengelola seluruh siklus hidup dokumen perusahaan secara terpusat, mulai dari pembuatan, penyimpanan, hingga pengarsipan.

Solusi eDocument ScaleOcean sejak awal telah dirancang untuk menyederhanakan proses operasional bisnis Anda menjadi lebih simple dengan implementasi ECM. Untuk melihat apa saja fitur lain dan cara kerjanya, Anda bisa jadwalkan demo gratis  dan konsultasi dengan tim ahli sekarang.