12 Document Management Software Terbaik untuk Bisnis 2025

Manajemen dokumen manual sering kali menyebabkan berbagai masalah di perusahaan, seperti kesalahan manusia atau waktu yang terbuang saat mencari dokumen. Sebuah studi dari Daida mengungkapkan bahwa pekerja informasi rata-rata menghabiskan sekitar 30% waktu kerja mereka hanya untuk mencari dokumen.

Hal ini dapat berdampak langsung pada produktivitas, keamanan data, dan efektivitas operasional perusahaan. Oleh karena itu, sangat penting untuk mengadopsi document management software yang tepat untuk menyederhanakan pengelolaan dokumen.

Di artikel ini, kami akan membahas 12 rekomendasi document management software terbaik, termasuk ScaleOcean, Dropbox Business, eFileCabinet, M-Files, dan Templafy. Setiap rekomendasi dirancang untuk membantu perusahaan mengelola dokumen secara lebih efisien, mendukung operasi yang lebih terstruktur dan aman.

Key Takeaways

• Document management software adalah perangkat lunak yang digunakan untuk menyimpan, mengelola, dan mengorganisasi dokumen secara digital.
• Software dokumen berfungsi untuk memudahkan digitalisasi dokumen, penyimpanan terpusat, pengelolaan alur kerja, aksesibilitas mudah, dan kontrol keamanan melalui enkripsi.
• Fitur Document management software meliputi penyimpanan dokumen terpusat, pencarian cepat dan filter dokumen, serta kontrol akses dan keamanan.
• ScaleOcean, sistem manajemen dokumen Indonesia yang fleksibel, memungkinkan akses dokumen tanpa batasan jumlah pengguna berkat fitur unlimited user.

Coba Demo Gratis!

Apa itu Document Management Software?

Document Management Software adalah perangkat lunak untuk membuat, mengedit, mengatur, menyimpan, dan membagikan dokumen digital. Software ini berfungsi untuk melindungi file, memudahkan akses dan kolaborasi real-time, menyederhanakan alur kerja, dan mengurangi penggunaan kertas.

Penting untuk dicatat bahwa berdasarkan data Mordor Intelligence, software untuk mengelola dokumen akan tumbuh sebesar 14,5% selama periode tahun 2024 hingga 2029. Hal ini menunjukkan peningkatan signifikan dalam adopsi teknologi manajemen dokumen, yang semakin penting bagi perusahaan.

Seiring dengan tren pertumbuhan ini, banyak perusahaan yang mulai beralih ke sistem digital untuk mengelola dokumen. Keuntungan seperti pengurangan biaya penyimpanan fisik dan kemudahan akses lintas lokasi semakin mendorong implementasi software dokumen dalam berbagai industri.

12 Rekomendasi Document Management Software Terbaik Indonesia 2025

Software dokumen adalah aplikasi komputer yang berfungsi untuk membuat, mengedit, menyimpan, serta mengelola berbagai dokumen digital, baik bagi individu maupun organisasi. Jenis utamanya meliputi pengolah kata untuk dokumen teks, ECM (Enterprise Content Management), dan perangkat lunak dokumentasi.

Contoh document management software terbaik di Indonesua adalah ScaleOcean, Dropbox Business, eFileCabinet, M-Files, atau DocuWare. Untuk lebih detail, berikut penjelasan mengenai 12 rekomendasi software dokumen terbaik di Indonesia untuk bisnis.

1. Software Manajemen Dokumen ScaleOcean

ScaleOcean adalah solusi software manajemen dokumen terbaik yang dirancang untuk membantu bisnis mengelola arsip dan dokumen penting secara lebih praktis, terpusat, dan aman. Melalui sistem yang terintegrasi, seluruh proses penyimpanan, distribusi, hingga pencarian dokumen dapat dilakukan secara digital, mengurangi ketergantungan pada proses manual.

Sebagai vendor ERP independen asal Indonesia, ScaleOcean mengelola seluruh proses layanan secara internal, mulai dari tahap implementasi, pengembangan, hingga dukungan teknis. Tidak adanya pihak ketiga seperti agen atau distributor membuat komunikasi lebih langsung dan responsif terhadap kebutuhan klien.

Selain itu, ScaleOcean menyediakan demo gratis bagi perusahaan yang ingin mengenal sistem sebelum melakukan implementasi. Melalui demo ini, Anda dapat mencoba langsung fitur-fitur utama, memahami alur kerja digitalisasi dokumen, dan menilai sejauh mana ScaleOcean dapat membantu meningkatkan efisiensi, keamanan, serta kinerja operasional bisnis secara keseluruhan.

Berikut fitur Document Management Software ScaleOcean:

• Document Organization: mengelola dan mengategorikan dokumen secara sistematis untuk memudahkan pencarian dan pengelolaan data.
• Approval Workflow: mengotomatisasi proses persetujuan dokumen, memastikan alur kerja efisien dan terstruktur.
• Access-Level Control: memberikan kontrol penuh terhadap akses dokumen berdasarkan peran dan otorisasi pengguna.
• Document Collaboration: memungkinkan kolaborasi real-time antar tim untuk mengedit dan mengulas dokumen secara bersama-sama.
• Instant Export and Sharing: menyediakan opsi ekspor dan berbagi dokumen dengan cepat dalam berbagai format yang dibutuhkan.
• Accurate Audit Trail: melacak setiap aktivitas pada dokumen untuk memastikan transparansi dan keakuratan data historis.

Software manajemen dokumen ScaleOcean telah membantu berbagai perusahaan dari beragam industri memastikan pengelolaan arsip dan dokumen bisnis berjalan lebih efisien, terorganisir, dan aman. Salah satu contoh penerapannya adalah di Bank of China, yang sebelumnya kesulitan mengelola ribuan kontrak secara manual. Mulai dari proses persetujuan yang lambat hingga menemukan dokumen tertentu saat dibutuhkan.

Dengan mengimplementasikan ScaleOcean Document Management System, Bank of China berhasil mentransformasi seluruh proses pengelolaan dokumen menjadi digital dan otomatis. Sistem ini memungkinkan proses persetujuan dokumen dilakukan hanya dalam hitungan detik, serta pencarian dokumen dapat dilakukan dengan cepat dan akurat.

Kini, Bank of China dapat mengelola lebih dari 800.000 dokumen kontrak, mempercepat proses approval menjadi hanya 2 detik, serta membuat lebih dari 100 kontrak baru setiap hari. Implementasi ini tidak hanya meningkatkan efisiensi dan produktivitas, tetapi juga memperkuat transparansi mereka secara menyeluruh.

2. Aplikasi Dropbox Business

Dropbox Business adalah document management system berbasis cloud yang dirancang untuk individu maupun tim. Platform ini memungkinkan pengguna untuk menyimpan, mengatur, berbagi, dan berkolaborasi pada berbagai jenis file dengan cara yang efisien.

Beberapa fitur utama Dropbox Business meliputi kontrol versi, permintaan file, serta opsi keamanan yang mendukung pengelolaan dokumen yang aman dan terstruktur. Dengan fitur-fitur tersebut, kolaborasi dan akses dokumen dapat dilakukan dengan lebih mudah, kapan saja dan di mana saja.

Berikut fitur utama yang ditawarkan Dropbox:

• Manajemen tugas dan proyek
• Dokumen kolaboratif
• Integrasi dengan aplikasi pihak ketiga
• Pelacakan waktu dan produktivitas

Cocok untuk: Berbagai jenis perusahaan, terutama yang memiliki kebutuhan untuk kolaborasi tim, penyimpanan, dan berbagi file yang aman serta memerlukan akses fleksibel ke data dari mana saja.

3. Aplikasi eFileCabinet

eFileCabinet, sekarang dikenal sebagai Revver, adalah aplikasi manajemen dokumen yang dirancang untuk membantu bisnis mengurangi penggunaan kertas dan meningkatkan efisiensi dalam pengelolaan dokumen. Software dokumen ini memungkinkan penyimpanan, pengorganisasian, dan kolaborasi dokumen secara lebih terstruktur.

Berikut fitur utama yang ditawarkan eFileCabinet:

• Penyimpanan dokumen berbasis cloud
• Otomatisasi alur kerja dokumen
• Pencarian dokumen yang cepat dan akurat
• Integrasi dengan aplikasi bisnis populer

Cocok untuk: Perusahaan dari berbagai ukuran, terutama yang bergerak di bidang jasa profesional (seperti akuntansi, hukum, keuangan, dan SDM) yang perlu mengelola, mengamankan, dan mengorganisir volume besar dokumen digital secara efisien.

4. M-Files

M-Files adalah document management system canggih yang menggabungkan dokumen dan data dari berbagai sistem ke dalam satu dashboard. Dengan pendekatan berbasis metadata, M-Files memudahkan pencarian dan pengelolaan informasi bisnis.

Berikut fitur utama yang ditawarkan M-Files:

• Manajemen dokumen berbasis metadata
• Integrasi dengan aplikasi bisnis
• Otomatisasi alur kerja
• Keamanan dan kontrol akses

Cocok untuk: Perusahaan yang banyak mengelola dokumen untuk mengatur dan mengotomatisasi alur kerja, serta menemukan informasi dengan metadata di berbagai penyimpanan tanpa perlu memindahkan file.

5. Aplikasi Templafy

Rekomendasi lain project document management software adalah Templafy, solusi manajemen dokumen yang fokus pada pembuatan, pengelolaan, dan distribusi template dokumen perusahaan. Dengan Templafy, perusahaan dapat memastikan setiap dokumen yang dibuat memenuhi standar kualitas dan branding yang konsisten.

Berikut fitur utama yang ditawarkan Aplikasi Document Templafy:

• Manajemen template dokumen
• Integrasi dengan aplikasi produktivitas
• Pembaruan otomatis untuk konten dan template
• Validasi kepatuhan dokumen
• Integrasi dengan Microsoft Office dan G Suite

Cocok untuk: Perusahaan enterprise skala global, khususnya jasa profesional, keuangan, dan industri teregulasi, dengan banyak karyawan yang membutuhkan konsistensi brand, kepatuhan, dan efisiensi tinggi dalam pembuatan dokumen serta presentasi harian.

6. Zoho Docs

Zoho Docs adalah document management system berbasis cloud yang dirancang untuk memudahkan penyimpanan, pengelolaan, dan kolaborasi dokumen. Dengan antarmuka yang sederhana, Zoho Docs sangat cocok bagi bisnis yang ingin meningkatkan efisiensi dalam pengelolaan dokumen.

Selain itu, Zoho Docs mendukung integrasi dengan berbagai aplikasi Zoho lainnya, memberikan fleksibilitas lebih dalam ekosistem kerja. Project management software ini memungkinkan perusahaan untuk mengoptimalkan alur kerja dan memaksimalkan produktivitas tim.

Berikut fitur utama yang ditawarkan Zoho Docs:

• Penyimpanan berbasis cloud
• Kolaborasi real-time dengan anggota tim
• Integrasi dengan aplikasi Zoho lainnya
• Kontrol akses pengguna yang detail
• Sinkronisasi otomatis di berbagai perangkat

Cocok untuk: Berbagai skala bisnis, terutama startup dan UKM. yang butuh kolaborasi dokumen, penyimpanan cloud terpusat, dan office suite yang terintegrasi erat dengan ekosistem Zoho.

7. Google Drive

Google Drive adalah platform penyimpanan dan manajemen dokumen berbasis cloud yang banyak digunakan. Sebagai bagian dari ekosistem Google Workspace, Google Drive memungkinkan kolaborasi dokumen secara real-time, yang mendukung produktivitas bisnis.

Selain itu, Google Drive juga dilengkapi dengan fitur keamanan yang canggih untuk melindungi data Anda dari akses yang tidak sah. Dengan contoh aplikasi DMS ini, bisnis dapat mengelola dokumen secara efisien dan aman.

Berikut fitur utama yang ditawarkan Google Drive:

• Integrasi penuh dengan Google Workspace
• Kolaborasi real-time pada dokumen
• Pencarian dokumen berbasis AI
• Fitur berbagi dokumen dengan kontrol akses

Cocok untuk: Perusahaan di berbagai ukuran dan industri yang butuh kolaborasi real-time, akses file cloud dari mana saja, serta integrasi mulus dengan Google Workspace (Gmail, Docs, Sheets, dll.).

8. Document Management System FileHold

FileHold adalah document control software yang dirancang untuk bisnis menengah hingga besar. Dengan kemampuan pencarian canggih dan otomatisasi alur kerja, FileHold membantu organisasi mengelola dokumen dengan lebih efisien. Platform ini juga memiliki fitur kepatuhan yang memastikan dokumen mematuhi standar industri.

Berikut fitur utama yang ditawarkan FileHold:

• Pemindaian dan pengindeksan dokumen
• Kontrol versi dan audit trail
• Alur kerja otomatis untuk persetujuan
• Integrasi dengan Microsoft Office
• Pencarian dokumen yang cepat

Cocok untuk: UKM dan divisi di perusahaan besar yang butuh DMS terukur, mudah dipakai, fokus pada kepatuhan, kontrol versi, dan integrasi erat dengan Microsoft Office.

9. Software Manajemen Dokumen PaperSave

PaperSave adalah software dokumen yang menggabungkan pencatatan dokumen dengan otomatisasi alur kerja. Dirancang untuk integrasi dengan sistem ERP dan CRM, aplikasi document management system seperti PaperSave menawarkan solusi efisien untuk bisnis yang membutuhkan pengelolaan dokumen secara menyeluruh.

Berikut fitur utama yang ditawarkan PaperSave:

• Integrasi dengan ERP dan CRM
• Pencatatan dan pengarsipan dokumen otomatis
• Alur kerja dokumen yang dapat disesuaikan
• Pemindaian dan penyimpanan dokumen elektronik
• Keamanan data dengan enkripsi tingkat lanjut

Cocok untuk: Perusahaan skala menengah hingga besar, nonprofit, dan pendidikan yang membutuhkan otomatisasi AP dan P2P terintegrasi dengan ERP/akuntansi seperti Microsoft Dynamics, Blackbaud, dan Sage Intacct.

10. DocuWare

DocuWare adalah project document management software berbasis cloud yang dirancang untuk meningkatkan efisiensi operasional bisnis. Dengan alur kerja otomatis dan pencarian canggih, Aplikasi Document Management System DocuWare memungkinkan pengelolaan dokumen yang cepat dan terorganisir.

Berikut fitur utama yang ditawarkan DocuWare:

• Penyimpanan cloud untuk akses global
• Otomatisasi alur kerja yang fleksibel
• Pencarian dokumen berbasis metadata
• Integrasi dengan aplikasi bisnis lainnya

Cocok untuk: Bisnis kecil hingga enterprise di berbagai industri. terutama manufaktur, kesehatan, dan layanan keuangan, yang membutuhkan DMS dan otomatisasi alur kerja AP/HR yang skalabel, aman, dan patuh regulasi.

11. Software Alfresco

Alfresco adalah document management system open source yang dirancang untuk membantu bisnis dalam pengelolaan konten dengan lebih efisien. Platform ini menawarkan fitur kolaborasi dan integrasi yang luas, memudahkan tim untuk bekerja bersama secara produktif.

Selain itu, Alfresco cocok bagi perusahaan yang membutuhkan solusi manajemen dokumen yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan spesifik mereka. Untuk itu, project management software ini memberikan fleksibilitas yang tinggi dalam mendukung berbagai proses bisnis.

Berikut fitur utama yang ditawarkan Alfresco:

• Manajemen dokumen terpusat
• Kolaborasi real-time antar pengguna
• Integrasi dengan aplikasi bisnis populer
• Kontrol versi dokumen otomatis
• Keamanan data tingkat lanjut

Cocok untuk: Perusahaan besar dan organisasi di industri teregulasi yang membutuhkan solusi ECM open source yang dapat dikustomisasi, terukur, dan fokus pada tata kelola informasi serta otomatisasi proses kompleks.

12. Document Control System LogicalDOC

LogicalDOC adalah sistem manajemen dokumen yang dirancang untuk membantu perusahaan mengontrol dokumen dengan fokus pada kecepatan pengambilan konten dan otomatisasi proses bisnis. LogicalDOC cocok untuk bisnis yang mencari solusi manajemen dokumen yang efisien dan mudah digunakan.

Berikut fitur utama yang ditawarkan LogicalDoc:

• Antarmuka web intuitif
• Integrasi dengan Microsoft Office dan Outlook
• Otomatisasi alur kerja dokumen
• Pencarian dokumen berbasis metadata
• Kontrol versi dan audit trail

Cocok untuk: Perusahaan kecil hingga besar dari berbagai industri yang mencari Sistem Manajemen Dokumen (DMS) open source atau enterprise yang intuitif, scalable, dan berfokus pada kolaborasi dokumen, kontrol versi, dan otomatisasi alur kerja.

Fungsi dan Manfaat Document Management Software

Document management software memainkan peran penting dalam menyederhanakan alur kerja dan meningkatkan efisiensi perusahaan. Beralih dari dokumen fisik ke digital membawa banyak manfaat, baik dari segi keamanan, aksesibilitas, maupun kolaborasi tim.

Berikut adalah manfaat utama penggunaan software dokumen:

1. Digitalisasi Dokumen

Proses digitalisasi mengubah dokumen fisik menjadi format digital, memberikan manfaat keamanan dan efisiensi dalam penyimpanan. Selain itu, dengan project document management software, dokumen dapat dengan mudah diakses dan dikelola dalam repositori yang lebih terorganisir dan aman.

2. Penyimpanan Terpusat

Dokumen yang telah didigitalisasi disimpan dalam satu repositori terpusat, memudahkan pencarian dan pengelolaan. Dengan software dokumen ini, tim dapat menemukan dokumen dengan cepat dan menghindari kesalahan yang disebabkan oleh dokumen fisik yang terpisah.

Sebuah studi IDC menunjukkan bahwa penggunaan sistem digital mengurangi biaya tenaga kerja terkait dokumen hingga sekitar US $19.732 per pekerja informasi per tahun, serta menghemat produktivitas lebih dari 21 % yang hilang akibat dokumen yang sulit ditemukan.

3. Pengelolaan Alur Kerja

Document management software digital membantu mengelola alur kerja dengan lebih efektif, termasuk melacak versi dokumen dan riwayat revisi. Fitur memungkinkan perusahaan untuk menjaga dokumentasi yang terstruktur dan menghindari kebingungannya pengelolaan versi manual.

4. Peningkatan Aksesibilitas

Project document management software dapat diakses kapan saja dan di mana saja, sering kali melalui solusi berbasis cloud. Ini sangat membantu dalam memfasilitasi kerja jarak jauh dan memastikan bahwa seluruh tim memiliki akses yang sama terhadap informasi yang dibutuhkan.

5. Keamanan dan Kontrol Akses

Keamanan software dokumen dijaga dengan enkripsi dan hak akses terkontrol. Hanya pihak yang berwenang yang dapat melihat atau mengedit dokumen, sehingga mengurangi risiko kebocoran data dan memastikan informasi sensitif dalam aplikasi document management system tetap aman.

6. Kolaborasi Tim

Project document management software juga meningkatkan kolaborasi antar tim. Anggota tim yang berada di lokasi berbeda dapat bekerja bersama pada dokumen yang sama secara real-time, mempercepat proses dan memastikan komunikasi yang lebih efektif di seluruh organisasi.

Baca juga: 8 Jenis Aplikasi Arsip Digital Terbaik di Indonesia 2025

Apa Saja Fitur Document Management Software?

Software manajemen dokumen harus dilengkapi dengan berbagai fitur untuk mengoptimalkan pengelolaan dokumen. Fitur-fitur ini memastikan bahwa dokumen dapat diatur, diakses, diamankan, dan dikelola dengan efisien. Fitur tersebut mencakup document storage, version control, collaboration tools, hingga audit trail.

Berikut fitur project document management software:

• Document storage: Fitur ini memungkinkan Anda menyimpan semua dokumen dalam format digital di lokasi terpusat, sehingga keamanan dan aksesibilitas mudah dari mana saja.
• Version control: Sangat penting untuk melacak perubahan yang dilakukan pada setiap dokumen. Anda dapat melihat riwayat revisi, membandingkan versi, dan mengembalikan dokumen ke versi sebelumnya jika diperlukan.
• Search and Retrieval: Sistem ini menyediakan fitur pencarian yang kuat, berdasarkan kata kunci, metadata, atau bahkan konten dokumen agar Anda dapat menemukan dokumen yang dibutuhkan dengan cepat dan mudah.
• Workflow Automation: Fitur ini membantu Anda mengotomatiskan proses bisnis terkait dokumen, seperti persetujuan, peninjauan, atau distribusi.
• Security and Access Control: Document management system software wajib memiliki kontrol akses berbasis peran, di mana Anda dapat menetapkan izin siapa saja yang bisa melihat, mengedit, atau menghapus dokumen tertentu.
• Audit Trail: Fitur di aplikasi document management system ini mencatat setiap aktivitas yang terjadi pada dokumen, termasuk siapa yang mengaksesnya, kapan, dan perubahan apa yang dilakukan.

Oleh karena itu, penting bagi perusahaan untuk memilih solusi yang tepat. Rekomendasi aplikasi document control terbaik, seperti ScaleOcean, mampu mendukung penyimpanan terstruktur, meningkatkan kolaborasi tim, serta memastikan keamanan dokumen sehingga manajemen informasi berjalan lebih efektif dan terukur.

Cara Memilih Document Management Software

Memilih DMS yang tepat adalah langkah penting untuk meningkatkan efisiensi operasional bisnis Anda. Dengan banyaknya pilihan di pasar, Anda perlu mempertimbangkan berbagai faktor agar investasi ini memberikan manfaat maksimal.

Berikut panduan untuk membantu Anda dalam pemilihan software dokumen:

1. Identifikasi Kebutuhan Spesifik Bisnis Anda

Setiap bisnis memiliki kebutuhan unik dalam pengelolaan dokumen, termasuk production document yang sangat penting dalam operasi harian. Sebelum memilih document management system, penting untuk mengevaluasi jenis dokumen yang sering digunakan dan jumlah pengguna.

Selain itu, pastikan untuk mempertimbangkan fitur-fitur penting yang diperlukan. Evaluasi ini membantu memastikan bahwa project management software yang dipilih sesuai dengan alur kerja dan tujuan bisnis, meningkatkan efisiensi operasional secara keseluruhan.

2. Evaluasi Kemudahan Penggunaan

Software yang sulit digunakan hanya akan memperlambat produktivitas tim Anda. Pilihlah project document management software dengan antarmuka yang intuitif dan navigasi sederhana. Dengan demikian, karyawan dapat mengadopsi sistem dengan cepat tanpa perlu pelatihan intensif, sehingga proses transisi menjadi lebih mulus dan efisien.

3. Tinjau Kemampuan Integrasi Sistem

Integrasi dengan sistem lain seperti ERP atau CRM memudahkan alur kerja antar departemen. Pilih aplikasi DMS yang dapat terhubung dengan software yang sudah Anda gunakan. Hal ini akan mengurangi duplikasi data dan meningkatkan efisiensi kerja dengan data yang terpusat dan terintegrasi.

4. Pertimbangkan Biaya dan ROI

Biaya sistem document management meliputi lisensi, pemeliharaan, dan dukungan teknis. Pertimbangkan biaya dengan potensi penghematan waktu dan peningkatan produktivitas yang dihasilkan. Pilih software dokumen yang menawarkan nilai terbaik dalam jangka panjang dan memberikan ROI sesuai dengan anggaran Anda.

5. Uji Kinerja dan Dukungan Teknis

Sebelum membuat keputusan akhir, manfaatkan versi demo untuk menguji performa software manajemen dokumen. Perhatikan juga kualitas dukungan teknis yang disediakan vendor. Dukungan yang cepat dan efektif sangat penting untuk memastikan operasional bisnis Anda tetap berjalan lancar tanpa gangguan.

Kesimpulan

Aplikasi document management software merupakan sistem manajemen dokumen yang berfungsi sebagai platform terpusat untuk menyimpan, mengatur, mengelola, dan melacak dokumen digital serta informasi penting secara aman dan efisien.

Manfaat utama software dokumen mencakup peningkatan efisiensi operasional, penghematan waktu, perlindungan dokumen yang lebih baik, serta kolaborasi tim yang optimal melalui kemudahan akses terpusat.

Document Management Software ScaleOcean menawarkan solusi modern dengan fitur penyimpanan aman, pencarian cepat, serta integrasi lintas divisi. Sistem ini dirancang untuk meningkatkan transparansi, memperkuat kolaborasi tim, dan memastikan kelancaran setiap proyek. Coba langsung manfaatnya dengan menjadwalkan demo gratisnya!