Tahap Penyusunan Kontrak dalam Perusahaan serta Unsurnya

Pemahaman yang jelas tentang tahap penyusunan kontrak sangat penting untuk keberhasilan proyek. Setiap tahap, dari persiapan hingga pelaksanaan, membantu memastikan bahwa proyek berjalan sesuai dengan kesepakatan, menghindari masalah, dan meminimalkan risiko yang dapat mempengaruhi hasil akhir.

Artikel ini akan membahas tiga tahap penyusunan kontrak utama dalam proses kontrak, yakni pra kontraktual, kontraktual, dan pasca kontraktual. Masing-masing tahap memiliki tujuan yang jelas untuk memastikan proyek terlaksana dengan baik, sesuai anggaran dan jadwal yang telah disepakati.

Tahapan ini mencakup identifikasi pihak yang terlibat, penyusunan draft kontrak, revisi perjanjian, serta manajemen dan pemantauan pelaksanaan proyek. Dengan memahami setiap langkah, pihak terkait dapat mengelola ekspektasi dan mengurangi potensi sengketa yang dapat menghambat kelancaran proyek.

Key Takeaways

• Tahap pra kontraktual berfokus pada negosiasi, studi kelayakan, dan MoU untuk menyelaraskan kepentingan bisnis serta meminimalkan risiko sebelum kontrak diformalkan.
• Tahap kontraktual mencakup penelitian, penyusunan kerangka, penormaan bahasa hukum, review, revisi, hingga penandatanganan agar kontrak sah, presisi, dan mengikat.
• Tahap pasca kontraktual memastikan pelaksanaan kewajiban, manajemen kontrak, serta mekanisme penyelesaian sengketa berjalan sesuai perjanjian dan melindungi kepentingan para pihak.
• Software manajemen kontrak seperti ScaleOcean membantu mengelola drafting, revisi, pemantauan, dan arsip kontrak secara terpusat, aman, dan konsisten di seluruh tahapan kontrak.

Coba Demo Gratis!

1. Tahapan Pra Kontraktual atau Persiapan Kontrak

Tahap pra kontraktual mencakup negosiasi untuk menyelaraskan kepentingan, ruang lingkup, hak, kewajiban, jangka waktu, dan mekanisme sengketa. Proses ini dilengkapi studi kelayakan guna menilai aspek finansial, operasional, dan legal, serta MoU sebagai dasar kesepakatan awal sebelum kontrak diformalkan. Berikut penjelasannya:

a. Negosiasi

Negosiasi merupakan tahap awal ketika para pihak bertemu untuk menyelaraskan kepentingan bisnis, ruang lingkup kerja, harga, serta syarat utama perjanjian. Proses ini berfungsi membangun kesepahaman komersial sekaligus meminimalkan potensi sengketa sebelum kontrak diformalkan secara hukum.

Dalam tahap pra kontrak ini, para pihak berkewajiban merundingkan klausul yang akan dimasukkan ke kontrak, meliputi:

• Pihak penandatangan: ditandatangani atas nama perusahaan atau pribadi, termasuk kewenangan perwakilan.
• Objek perjanjian: definisi objek, spesifikasi, ruang lingkup, serta batasan deliverables.
• Hak dan kewajiban: pembagian peran, standar kinerja, kewajiban pembayaran, dan kewajiban pendukung lainnya.
• Jangka waktu: masa berlaku, jadwal pelaksanaan, perpanjangan, serta kondisi penghentian.
• Penyelesaian sengketa: mekanisme eskalasi, pilihan forum, yurisdiksi, dan metode penyelesaian yang disepakati.

b. Studi Kelayakan

Studi kelayakan dilakukan untuk menilai kemampuan finansial, operasional, serta legalitas para pihak dalam menjalankan kontrak. Analisis ini membantu memastikan bahwa perjanjian didukung kondisi yang realistis, patuh regulasi, dan layak secara bisnis sebelum komitmen jangka panjang dibuat.

c. Memorandum of Understanding (MoU)

Memorandum of Understanding atau MoU berperan sebagai dasar kesepakatan awal yang merangkum pokok hasil negosiasi. Dokumen ini memberikan arah dan batasan kerja sama, menjadi referensi bersama sebelum kontrak utama disusun secara rinci dan mengikat penuh secara hukum.

Dilansir dari Loio, perusahaan dapat kehilangan sekitar 8–9% dari pendapatan tahunan akibat praktik penyusunan dan pengelolaan kontrak yang kurang efektif. Kehilangan ini terjadi karena kewajiban yang terlewat, kesalahan penetapan harga, serta persyaratan kontrak yang tidak dirancang secara optimal.

Baca juga: Project Tracker: Alat Canggih untuk Pelacakan Proyek

2. Tahapan Kontraktual atau Pembuatan Kontrak

Tahap kontraktual meliputi penelitian untuk memahami tujuan bisnis dan risiko hukum, penyusunan kerangka kontrak yang sistematis, penormaan bahasa hukum yang presisi, saling review draft, revisi serta negosiasi ulang, hingga penandatanganan sebagai pengesahan kontrak yang sah dan mengikat. Berikut ini penjelasannya:

a. Penelitian (Research)

Penelitian merupakan tahap awal untuk memahami tujuan bisnis, karakter transaksi, serta risiko hukum yang melekat. Pada fase ini, contract drafter menelaah regulasi terkait, dokumen pendukung, dan praktik industri agar kontrak selaras dengan kebutuhan bisnis dan kepatuhan hukum.

b. Penyusunan Kerangka Kontrak (Outlining)

Outlining dilakukan dengan menyusun struktur kontrak secara sistematis, mulai dari definisi, ruang lingkup, hingga klausul penutup. Kerangka ini berfungsi sebagai peta logis agar seluruh klausul saling terhubung, tidak tumpang tindih, dan mendukung tujuan perjanjian secara konsisten.

Pedoman penyusunan kerangka kontrak yang lazim digunakan meliputi:

• Sistematis, lengkap, dan jelas: struktur yang rapi memudahkan para pihak memahami hak dan kewajiban yang dituangkan.
• One clause one concept: setiap klausula memuat satu konsep agar mudah dipahami para pihak maupun pihak ketiga, termasuk hakim.
• Judul pada setiap klausula: penamaan klausula mempercepat penelusuran, rujukan silang, dan proses review internal.
• Prinsip 3P (predict, provide, protect): memprediksi risiko, menyediakan klausula pengaturan, dan melindungi kepentingan para pihak.
• Klausula penunjang di bagian akhir: penempatan setelah klausula pokok menegaskan alur penyusunan yang sistematis dan hierarkis.

c. Penormaan (Wording)

Penormaan adalah tahap perumusan bahasa hukum yang presisi, tegas, dan tidak multitafsir. Pemilihan istilah, redaksi kalimat, serta konsistensi terminologi menjadi kunci untuk memastikan kontrak memiliki kekuatan mengikat dan meminimalkan celah interpretasi di kemudian hari.

d. Saling Menukar Draft (Review)

Review dilakukan dengan saling menukar draft untuk dipelajari secara menyeluruh, baik dari aspek komersial maupun legal. Para pihak memberikan masukan atas klausul krusial, termasuk risiko, ketentuan operasional, dan kepatuhan, agar kontrak mencerminkan posisi serta kepentingan masing-masing pihak.

e. Revisi dan Negosiasi Ulang

Revisi dilakukan untuk memperbaiki draft berdasarkan masukan yang diterima, termasuk penyesuaian klausul, penajaman definisi, dan perbaikan konsistensi. Bila terdapat perbedaan posisi, negosiasi ulang diperlukan hingga tercapai redaksi final yang disepakati dan dapat dieksekusi secara operasional.

f. Penandatanganan

Penandatanganan merupakan tahap finalisasi yang mengesahkan kontrak sebagai dokumen yang mengikat. Proses ini wajib memastikan identitas, kewenangan penandatangan, dan kelengkapan formal terpenuhi, termasuk ketentuan tanggal efektif, lampiran, serta penggunaan tanda tangan basah atau elektronik sesuai aturan.

Untuk mempermudah proses penyusunan kontrak yang terstruktur dan konsisten, Software Manajemen Kontrak ScaleOcean membantu bisnis mengelola drafting, revisi, dan penyimpanan kontrak dalam satu sistem terpusat. Solusi ini juga memungkinkan pelacakan versi, status persetujuan, serta kontrol dokumen secara efisien dan aman.

3. Tahapan Pasca Kontraktual atau Pelaksanaan Kontrak

Tahap pasca kontraktual mencakup pelaksanaan kewajiban sesuai kontrak, manajemen kontrak melalui pemantauan progres dan risiko, serta penyelesaian sengketa bila terjadi wanprestasi. Tahap ini memastikan kesepakatan berjalan efektif, patuh hukum, dan melindungi kepentingan para pihak. Berikut penjelasan pada setiap tahap ini:

a. Pelaksanaan Kontrak

Tahapan pasca kontraktual dimulai dengan pelaksanaan kontrak, di mana semua pihak yang terlibat mulai menjalankan kewajibannya sesuai dengan ketentuan yang tercantum dalam kontrak. Pada tahap ini, kepatuhan terhadap ruang lingkup, jadwal, serta standar kinerja menjadi faktor utama untuk memastikan tujuan bisnis tercapai tanpa deviasi.

b. Manajemen Kontrak

Manajemen kontrak dilakukan melalui pemantauan berkala terhadap progres, kewajiban, dan tenggat waktu yang tercantum dalam perjanjian. Proses ini bertujuan menjaga keselarasan antara pelaksanaan dan kontrak, sekaligus mengidentifikasi potensi risiko agar dapat ditangani secara proaktif.

c. Penyelesaian Sengketa

Penyelesaian sengketa dilakukan apabila terjadi wanprestasi atau ketidaksesuaian pelaksanaan kontrak. Mekanisme yang digunakan mengikuti ketentuan perjanjian, mulai dari musyawarah, arbitrase, hingga pengadilan, guna memastikan kepastian hukum dan perlindungan kepentingan para pihak.

4. Unsur-Unsur Kontrak

Dalam praktik bisnis, anatomi kontrak mencakup pembukaan, komparisi, recital/premis, isi kontrak, dan penutup. Ruang lingkup isi kontrak umumnya dijabarkan melalui tiga unsur: esensialia, naturalia, dan aksidentalia, sesuai kebutuhan transaksi.

a. Unsur Esensialia

Unsur esensialia adalah elemen pokok yang wajib ada agar kontrak terbentuk dan dapat diidentifikasi jenisnya secara tegas. Tanpa unsur ini, kesepakatan tidak mencapai objek tertentu dan tidak melahirkan hubungan hukum yang dimaksud, meskipun ada korespondensi, penawaran, dan itikad bisnis secara tertulis.

Pada kontrak jual beli, esensialia tercermin dari penetapan barang dan harga sebagai inti prestasi. Jika salah satu tidak ditentukan atau tidak dapat ditentukan secara objektif, maka kontrak jual beli dianggap tidak ada, sehingga kewajiban penyerahan maupun pembayaran tidak memiliki dasar penagihan.

b. Unsur Naturalia

Unsur naturalia adalah klausula penunjang yang pada prinsipnya sudah ditetapkan oleh peraturan perundang-undangan atau praktik yang diakui. Jika para pihak tidak mengatur hal tertentu secara berbeda, ketentuan yang berlaku akan mengisi kekosongan dan dianggap diterima sebagai bagian dari kontrak secara otomatis.

Contoh yang lazim adalah pengaturan pajak. Bila kontrak tidak menetapkan mekanisme dan pihak yang menanggung pajak, para pihak dipandang tunduk pada rezim perpajakan yang berlaku, termasuk kewajiban pemotongan, pemungutan, dan pelaporan, sesuai karakter transaksi dan subjek pajaknya secara normatif.

c. Unsur Aksidentalia

Unsur aksidentalia adalah klausula opsional yang hanya mengikat apabila diperjanjikan secara tegas. Klausula ini dipakai untuk mengatur skenario khusus, alokasi risiko, dan konsekuensi pelanggaran, sehingga memberikan kepastian operasional yang lebih terukur, dapat diaudit, dan selaras dengan kebijakan internal.

Ruang lingkupnya dapat mencakup larangan, wanprestasi, ganti rugi, denda, bunga, pemutusan, force majeure, asuransi, serta forum sengketa. Misalnya, jika disepakati arbitrase, para pihak terikat pada mekanisme tersebut dan pada umumnya tidak dapat membawa perkara ke pengadilan di luar kesepakatan para pihak.

Dalam penyusunannya, kontrak wajib memenuhi syarat sah perjanjian sebagaimana diatur dalam Pasal 1320 KUHPerdata, meliputi adanya kesepakatan para pihak, kecakapan hukum, pokok persoalan yang jelas, serta sebab yang halal. Pemenuhan unsur ini memastikan kontrak memiliki kekuatan mengikat dan dapat dipertahankan secara hukum.

5. Kesimpulan

Tahap penyusunan kontrak merupakan fondasi penting dalam memastikan kerja sama bisnis berjalan aman, terukur, dan minim risiko. Melalui tahapan pra kontraktual, para pihak dapat menyelaraskan kepentingan, menilai kelayakan, serta membangun kesepahaman awal sebelum kontrak diformalkan secara hukum.

Tahap kontraktual memastikan kontrak tersusun sistematis, jelas, dan tidak multitafsir melalui proses riset, drafting, review, hingga penandatanganan. Struktur dan redaksi yang tepat membantu melindungi kepentingan para pihak sekaligus mempermudah pelaksanaan dan pengawasan kewajiban selama masa kontrak.

Sementara itu, tahap pasca kontraktual berfokus pada pelaksanaan, manajemen, dan penyelesaian sengketa agar kontrak tetap berjalan sesuai tujuan. Untuk mempermudah pengelolaan seluruh siklus kontrak secara rapi dan terkontrol, Anda dapat mempertimbangkan demo gratis Software ScaleOcean sebagai solusi terintegrasi.