Apakah Anda sering kesulitan mengelola tumpukan kontrak dan dokumen penting dalam perusahaan? Mungkin Anda pernah kehilangan jejak tenggat waktu atau kesulitan menemukan file yang tersebar di berbagai folder dan email yang tidak terorganisir. Ketidak efisienan dalam manajemen kontrak bisa membatasi potensi bisnis dan menyebabkan hilangnya peluang bisnis.
Risiko finansial pun dapat muncul akibat kewajiban yang terabaikan atau kurangnya visibilitas terhadap ketentuan kontrak, yang berujung pada denda, kebocoran pendapatan, dan kerugian signifikan. Proses yang tidak terorganisir dapat memperlambat persetujuan dan berpotensi menimbulkan human error. Maka dari itu, disinilah teknologi seperti software manajemen kontrak dibutuhkan.
Artikel ini akan memberikan 15 rekomendasi software manajemen kontrak yang dapat mengubah cara Anda mengelola aset bisnis paling penting yaitu software manajemen kontrak. Kami akan memandu Anda mengenal apa itu, manfaat utamanya, rekomendasi terbaik, dan panduan memilih solusi yang paling sesuai.
Key Takeaways- Software manajemen kontrak adalah solusi teknologi yang dirancang untuk mengotomatisasi dan menyederhanakan seluruh siklus hidup sebuah kontrak.
- Manfaat software manajemen kontrak seperti otomatisasi proses, mitigasi risiko, sentralisasi dokumen, dan penghematan biaya operasional.
- Terdapat beragam rekomendasi software manajemen kontrak terbaik di Indonesia, seperti ScaleOcean, Zoho, DocuSign, Medius, dan Tadabase.
- Software manajemen kontrak ScaleOcean membantu mengatasi tantangan, memberdayakan bisnis Anda untuk mencapai efisiensi dan pertumbuhan maksimal.
Apa itu Software Manajemen Kontrak?
Software manajemen kontrak, atau yang sering disebut Contract Lifecycle Management (CLM) software, adalah solusi teknologi yang memudahkan perusahaan dalam menyusun, menegosiasikan, menandatangani, dan mengelola seluruh siklus hidup kontrak. Aplikasi ini mengotomatisasi manajemen kontrak, menyimpan dokumen dalam satu tempat, dan memberi pengingat untuk tanggal penting seperti perpanjangan atau kadaluarsa.
Tujuan utamanya adalah untuk meningkatkan efisiensi operasional, mengurangi risiko, dan memaksimalkan nilai dari setiap perjanjian yang dibuat oleh perusahaan. Secara tradisional, pengelolaan kontrak sering kali dilakukan secara manual menggunakan spreadsheet, email, dan penyimpanan fisik yang terdesentralisasi.
Software manajemen kontrak dapat membantu memusatkan semua data dan aktivitas terkait kontrak ke dalam satu sistem, memberikan visibilitas dan kontrol penuh. Software ini memungkinkan tim hukum, pengadaan, penjualan, dan keuangan untuk berkolaborasi dan membuat keputusan berdasarkan data yang akurat dan real-time, serta mengubah manajemen kontrak dari fungsi administratif menjadi pendorong keuntungan strategis.
Manfaat Utama Software Manajemen Kontrak
Mengadopsi software manajemen kontrak dapat memberikan manfaat langsung pada efisiensi, keamanan, dan profitabilitas perusahaan. Perangkat ini tidak hanya mengotomasi tugas rutin dan menyimpan dokumen, tetapi juga berfungsi sebagai alat untuk mengelola alur kerja, memitigasi risiko kepatuhan, meningkatkan visibilitas, dan mengoptimalkan kinerja keuangan seluruh portofolio kontrak bisnis Anda.
Berikut adalah manfaat dari software manajemen kontrak:
1. Meningkatkan Proses Kerja yang Efisien
Software manajemen kontrak mempercepat waktu siklus kontrak secara signifikan melalui otomasi langkah-langkah manual yang memakan waktu. Proses seperti pembuatan, negosiasi, persetujuan, dan penandatanganan dapat dilakukan lebih cepat.
Dengan sentralisasi dokumen dan alur kerja yang terstruktur, tim legal dan bisnis dapat fokus pada isi kontrak, bukan pada administrasi, yang pada akhirnya menghemat waktu dan biaya operasional.
2. Mengurangi Risiko Bisnis
Menggunakan software manajemen kontrak mengurangi berbagai risiko yang terkait dengan siklus kontrak. Sistem ini dapat memberikan peringatan dini mengenai tenggat waktu penting, seperti pembaruan atau kedaluwarsa, sehingga menghindari kerugian.
Selain itu, penyimpanan terpusat dan jejak audit (audit trail) yang jelas membantu melacak perubahan dan riwayat persetujuan, mengurangi potensi sengketa dan kerugian finansial yang tidak terduga.
3. Memastikan Kepatuhan yang Konsisten
Sistem ini dirancang untuk memastikan semua kontrak mematuhi hukum, peraturan industri, dan kebijakan internal perusahaan yang berlaku. Dengan templat standar dan klausul yang sudah disetujui, risiko penggunaan bahasa atau persyaratan yang tidak sesuai menjadi jauh berkurang.
Hal ini tidak hanya membantu menghindari denda atau sanksi karena ketidakpatuhan, tetapi juga untuk menjaga reputasi perusahaan agar tetap baik di mata regulator dan mitra bisnis.
4. Meningkatkan Tata Kelola Kontrak
Software manajemen kontrak membantu perusahaan menciptakan single source of truth untuk seluruh dokumen kontrak, sehingga pengelolaan, pencarian, dan pelaporan menjadi jauh lebih mudah dibanding sistem manual.
Menurut riset Wolters Kluwer, penerapan software manajemen kontrak dapat menghemat waktu proses hingga 20–50% berkat otomatisasi alur kerja dan repositori terpusat. Efisiensi ini memungkinkan tim legal dan manajemen memantau kinerja kontrak dengan lebih cepat, mengidentifikasi peluang secara real-time, serta meningkatkan kualitas pengambilan keputusan strategis perusahaan.
Baca juga: Berikut adalah 3 Tahap Penyusunan Kontrak dalam Perusahaan
15 Rekomendasi Software Manajemen Kontrak Terbaik di Indonesia
Memilih software manajemen kontrak (Contract Lifecycle Management/CLM) yang tepat memang sulit karena banyaknya pilihan di pasar, masing-masing dengan fitur dan model harga yang unik.
Untuk mempermudah proses ini, kami telah memilih 15 rekomendasi software CLM terbaik di Indonesia. Daftar ini mencakup solusi yang fungsional, mudah digunakan, dan skalabel, cocok untuk segala jenis bisnis, dari UMKM hingga perusahaan besar.
Berikut adalah 15 rekomendasi software manajemen kontrak terbaik di Indonesia:
1. Aplikasi Manajemen Kontrak Terbaik ScaleOcean
Software manajemen kontrak ScaleOcean adalah solusi yang membantu perusahaan mengelola seluruh siklus kontrak secara efisien, aman, dan terukur. Dengan aplikasi ini, perusahaan dapat mengotomatiskan proses pembuatan, persetujuan, serta pemantauan kontrak, sehingga tidak lagi bergantung pada prosedur manual yang memakan waktu dan rentan kesalahan.
Melalui fitur otomatisasi alur kerja, ScaleOcean mampu mempercepat proses persetujuan, menjaga transparansi, serta memastikan setiap tahapan dapat dilacak dengan mudah. Perusahaan juga memperoleh visibilitas penuh terhadap status kontrak, meminimalkan risiko keterlambatan, sekaligus meningkatkan produktivitas lintas departemen.
Sebagai vendor ERP independen berbasis di Indonesia, seluruh layanan ScaleOcean, mulai dari implementasi, support, hingga pengembangan, ditangani langsung oleh tim internal, bukan melalui distributor, agen, atau pihak ketiga. Dengan pendekatan ini, setiap bentuk dukungan dan komunikasi menjadi lebih efektif, efisien, serta disesuaikan dengan kebutuhan unik masing-masing perusahaan.
Untuk membantu perusahaan memahami manfaat dan kecocokan fiturnya, ScaleOcean juga menawarkan sesi demo gratis, di mana tim ahli akan memandu dan menunjukkan bagaimana solusi ini dapat diimplementasikan secara nyata di bisnis Anda.
Fitur utama ScaleOcean:
- Manajemen Anggaran Proyek: Kelola dan pantau anggaran proyek secara real-time untuk mencegah pembengkakan biaya.
- Pelacakan Keuangan Akurat: Lacak setiap transaksi, mulai dari biaya material hingga pembayaran upah, dengan akurat.
- Laporan Finansial Otomatis: Hasilkan laporan laba rugi, arus kas, dan laporan lainnya secara instan.
- Dasbor & Analisis Interaktif: Lihat kondisi proyek melalui dasbor visual dan bandingkan anggaran dengan realisasi secara mudah.
- Manajemen Subkontraktor: Kelola data dan pembayaran subkontraktor di satu tempat.
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
|
|
Keunggulan contract management software ScaleOcean dapat dilihat pada kesuksesan Bank of China dalam digitalisasi pengelolaan kontrak. Sebagai bank besar, Bank of China dihadapkan pada tantangan berat untuk mengelola lebih dari 800.000 kontrak di mana proses administratif seperti pencatatan, pengarsipan, dan persetujuan masih memakan waktu lama dan rentan terhadap kesalahan manual.
Keterbatasan ini tidak hanya menghambat efisiensi operasional tim, tetapi juga meningkatkan risiko keamanan dan kesulitan dalam pelacakan detail kontrak yang sangat krusial. Implementasi ScaleOcean memberikan solusi dengan menawarkan sistem pengelolaan dokumen yang terintegrasi penuh dan alur kerja yang terotomatisasi untuk seluruh siklus hidup kontrak.
Fitur ini menghilangkan ketergantungan pada tugas manual, menerapkan kontrol akses berbasis peran untuk menjamin keamanan, serta menyediakan pembaruan real-time dan penyimpanan digital yang aman. Hasilnya, Bank of China mampu meningkatkan efisiensi proses approval kontrak menjadi hanya 2 detik dan waktu pencarian dokumen hanya dalam 5 detik.
2. Sistem Kontrak Digital Zoho Contracts
Zoho Contracts adalah bagian dari ekosistem aplikasi bisnis Zoho yang luas, menawarkan integrasi yang mulus dengan alat lain seperti Zoho CRM dan Zoho Books. Software ini dirancang untuk menyederhanakan seluruh siklus hidup kontrak, dari pembuatan hingga penghentian.
Salah satu keunggulan utamanya adalah kemampuan pelacakan perubahan yang detail selama proses negosiasi, memungkinkan pengguna untuk melihat setiap revisi dan komentar secara jelas. Software ini juga menyediakan templat kontrak yang dapat disesuaikan dan perpustakaan klausul untuk mempercepat proses pembuatan draf.
Fitur utama Zoro Contracts:
- Pembuatan kontrak dengan template
- Otomatisasi alur kerja persetujuan
- Negosiasi dan kolaborasi real-time
- Pustaka kontrak terpusat
- Pelacakan dan peringatan tanggal penting
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
|
|
3. Software Kontrak DocuSign
CLMDocuSign dikenal luas karena solusi tanda tangan elektroniknya, dan DocuSign CLM (Contract Lifecycle Management) adalah perluasan logis dari penawaran tersebut. Software ini menyediakan solusi end-to-end yang kuat untuk mengelola kontrak yang kompleks di perusahaan besar.
Kekuatan utamanya terletak pada integrasi yang mendalam dengan e-signature, menciptakan alur kerja yang sangat efisien dari pembuatan draf hingga eksekusi akhir. DocuSign CLM juga dilengkapi dengan kemampuan AI canggih bernama DocuSign Analyzer, yang dapat menganalisis draf kontrak untuk mengidentifikasi risiko dan membandingkannya dengan kebijakan perusahaan.
Fitur utama DocuSign:
- Otomatisasi alur kerja kontrak.
- Penyimpanan terpusat dokumen.
- Integrasi dengan aplikasi pihak ketiga.
- Pelacakan dan analisis siklus kontrak.
- Tanda tangan elektronik terintegrasi.
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
|
|
4. Perangkat Lunak Manajemen Kontrak Medius
Medius menawarkan solusi manajemen kontrak yang terintegrasi erat dengan software manajemen pengeluaran dan otomatisasi procure-to-pay mereka. Pendekatan ini memberikan visibilitas unik ke dalam bagaimana kontrak memengaruhi pengeluaran perusahaan secara keseluruhan.
Medius sangat unggul dalam mengelola kontrak sisi pemasok (supplier-side), memastikan bahwa persyaratan pembelian dan harga sesuai dengan perjanjian yang telah dinegosiasikan. Software ini membantu perusahaan mengotomatiskan pembuatan kontrak, melacak kepatuhan, dan mengelola kinerja pemasok.
Fitur utama Medius:
- Otomatisasi alur kerja Accounts Payable (AP)
- Manajemen pengeluaran dan kontrak
- Integrasi Enterprise Resource Planning (ERP)
- Analisis data dan pelaporan
- Pelacakan dan pembayaran invoice
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
|
|
5. Aplikasi Manajemen Kontrak Tadabase
Tadabase bukanlah software manajemen kontrak khusus, melainkan software no-code/low-code yang memungkinkan bisnis untuk membangun aplikasi kustom mereka sendiri, termasuk sistem manajemen kontrak. Pendekatan ini menawarkan fleksibilitas yang tak tertandingi.
Perusahaan dapat merancang alur kerja, formulir, dan laporan yang sepenuhnya disesuaikan dengan proses unik mereka tanpa memerlukan keahlian pengkodean yang mendalam.Dengan Tadabase, Anda dapat membuat repositori kontrak terpusat, alur persetujuan otomatis, dan dasbor pelaporan yang spesifik.
Fitur utama Tadabase:
- Pembuatan aplikasi kustom
- Database relasional
- Otomatisasi alur kerja
- Manajemen dashboard dan laporan
- Integrasi pihak ketiga
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
|
|
6. Software Manajemen Kontrak ContractWorks
ContractWorks dirancang dengan fokus pada kesederhanaan, keamanan, dan kemudahan penggunaan. Software ini bertujuan untuk membuat manajemen kontrak menjadi mudah diakses oleh perusahaan dari semua ukuran.
Salah satu fitur andalannya adalah repositori kontrak yang cerdas dengan teknologi OCR (Optical Character Recognition) dan pencarian berbasis AI.
Software ini juga menyediakan fitur-fitur penting seperti pelaporan kustom, notifikasi otomatis untuk tanggal-tanggal penting, dan dukungan tanda tangan elektronik terintegrasi. ContractWorks menempatkan penekanan kuat pada keamanan, dengan fitur-fitur seperti enkripsi data, kontrol akses berbasis peran, dan jejak audit yang lengkap.
Fitur utama ContractWorks:
- Manajemen kontrak terpusat
- Pencarian dokumen instan
- Tanda tangan elektronik (e-signature)
- Pemberitahuan otomatis
- Laporan dan audit
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
|
|
7. Software Kontrak Conga Contracts
Conga Contracts adalah solusi manajemen siklus hidup kontrak yang kuat dan komprehensif, sering kali digunakan oleh perusahaan skala menengah hingga besar. Software ini unggul dalam mengotomatisasi proses kontrak yang kompleks dan terintegrasi secara mulus dengan sistem CRM populer seperti Salesforce.
Integrasi ini memungkinkan tim penjualan untuk membuat dan mengelola kontrak langsung dari peluang penjualan, mempercepat siklus penjualan secara signifikan.
Selain itu, Conga Contracts menyediakan alat yang canggih untuk pembuatan dokumen, negosiasi, dan pelaporan. Pustaka klausul dan templatnya membantu memastikan konsistensi dan kepatuhan di seluruh organisasi.
Fitur utama Conga Contracts:
- Otomatisasi siklus kontrak.
- Pustaka templat kontrak.
- Pelacakan dan analisis kontrak.
- Tanda tangan elektronik terintegrasi.
- Pemberitahuan pembaruan kontrak.
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
|
|
8. Sistem Kontrak Digital Icertis
Icertis Contract Intelligence (ICI) adalah software manajemen kontrak tingkat perusahaan yang diakui sebagai salah satu pemimpin pasar oleh analis industri. Software ini dirancang untuk menangani skenario kontrak yang paling kompleks di berbagai industri, dari manufaktur hingga farmasi.
Keunggulan utamanya adalah kemampuan AI yang canggih yang tertanam di seluruh software, yang membantu mengubah data kontrak statis menjadi wawasan strategis.
Software ICI dapat mengelola semua jenis kontrak, termasuk penjualan, pengadaan, korporat, dan SDM, dalam satu sistem terpusat. Aplikasi berbasis AI-nya membantu dalam penemuan kontrak, analisis klausul, dan manajemen risiko.
Fitur utama Icertis:
- Manajemen siklus hidup kontrak
- Manajemen vendor dan pihak ketiga
- Analisis dan pelaporan
- Otomatisasi alur kerja
- Integrasi sistem
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
|
|
9. Software Manajemen Kontrak Ironclad
Ironclad adalah software kontrak digital yang dirancang untuk memberdayakan tim hukum modern dan memungkinkan kolaborasi yang lancar dengan departemen lain seperti penjualan, keuangan, dan SDM. Software ini dikenal dengan antarmuka yang bersih dan intuitif serta fitur editor alur kerja yang kuat.
Pengguna non-teknis dapat dengan mudah membuat dan meluncurkan alur kerja kontrak otomatis menggunakan fungsionalitas drag-and-drop.
Salah satu fitur menonjol dari Ironclad adalah Smart Import, yang menggunakan AI untuk secara otomatis mengekstrak metadata penting dari kontrak yang ada saat diunggah ke sistem. Software ini juga terintegrasi dengan baik dengan berbagai aplikasi bisnis populer.
Fitur utama Ironclad:
- Manajemen siklus kontrak (CLM)
- Otomatisasi alur kerja
- Analisis kontrak berbasis AI
- Integrasi dengan CRM dan ERP
- Kepatuhan dan keamanan data
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
|
|
10. Sistem Kontrak Digital Juro
Juro memposisikan dirinya sebagai software kontrak all-in-one yang dirancang untuk kecepatan dan kolaborasi. Software ini memungkinkan tim untuk membuat, menyetujui, menandatangani, dan mengelola kontrak dalam satu ruang kerja terpadu.
Fitur editor natifnya memungkinkan banyak pihak untuk berkolaborasi pada dokumen secara real-time, mirip dengan Google Docs, yang menghilangkan kebutuhan untuk bolak-balik mengirim versi dokumen melalui email.
Juro sangat berfokus pada pengalaman pengguna, dengan tujuan membuat proses kontrak menjadi intuitif bagi semua orang di perusahaan, bukan hanya pengacara.
Fitur utama Juro:
- Manajemen procurement
- Manajemen inventaris
- Laporan keuangan proyek
- Pelacakan progress proyek
- Manajemen tenaga kerja
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
|
|
11. Software Kontrak LinkSquares
LinkSquares dimulai sebagai alat analisis kontrak bertenaga AI dan telah berkembang menjadi software CLM yang lengkap. Kekuatan intinya masih terletak pada kemampuan AI-nya yang canggih.
Fitur smart values secara otomatis mengekstrak dan menandai lebih dari 70 titik data penting dari kontrak, mengubah dokumen yang tidak terstruktur menjadi data yang dapat dicari dan dilaporkan.
Software ini menyediakan solusi end-to-end mulai dari pembuatan draf hingga analisis pasca-penandatanganan. LinkSquares Finalize membantu mengelola alur kerja pra-penandatanganan, sementara LinkSquares Analyze menyediakan repositori cerdas dan alat pelaporan.
Fitur utama LinkSquares:
- Manajemen kontrak otomatis
- Dashboard real-time
- Pencarian cerdas
- Analisis kontrak otomatis
- Integrasi pihak ketiga
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
|
|
12. Software Manajemen Kontrak Agiloft
Agiloft dikenal karena softwareno-code-nya yang sangat dapat dikonfigurasi, yang menjadi dasar bagi solusi manajemen kontraknya. Agiloft dapat beradaptasi dengan hampir semua alur kerja atau persyaratan industri.
Software ini menyediakan fungsionalitas CLM yang komprehensif, termasuk repositori terpusat, otomatisasi alur kerja, pembuatan dokumen, dan pelaporan lanjutan.
Karena kemampuannya yang dapat disesuaikan, Agiloft cocok untuk organisasi dengan proses bisnis yang kompleks atau non-standar yang tidak dapat dengan mudah diakomodasi oleh solusi yang lebih kaku. Implementasinya mungkin memerlukan lebih banyak usaha, tetapi hasilnya adalah sistem yang benar-benar dibuat khusus.
Fitur utama Agiloft:
- Manajemen kontrak (CLM)
- Manajemen proyek
- Manajemen aset IT (ITAM)
- Manajemen layanan IT (ITSM)
- Manajemen proses bisnis (BPM)
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
|
|
13. Sistem Kontrak Digital Concord
Concord adalah software manajemen kontrak yang dirancang untuk menyederhanakan dan mengotomatiskan seluruh siklus hidup kontrak dalam satu lingkungan kolaboratif.
Software ini menawarkan fitur pengeditan dan negosiasi online secara real-time, yang memungkinkan semua pihak untuk mengerjakan versi terbaru dari dokumen. Fitur pelacakan perubahan dan jejak audit yang jelas memastikan transparansi penuh selama proses negosiasi.
Concord juga mencakup fitur-fitur penting seperti penyimpanan cloud tanpa batas, tenggat waktu dengan peringatan otomatis, dan tanda tangan elektronik yang mengikat secara hukum. Software ini bertujuan untuk menjadi satu-satunya tempat di mana perusahaan perlu mengelola kontrak mereka, dari draf awal hingga perpanjangan.
Fitur utama Conrod:
- Manajemen kontrak terpusat
- Automatisasi alur kerja
- Tanda tangan elektronik
- Pelacakan dan notifikasi
- Integrasi dengan aplikasi lain
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
|
|
14. Perangkat Lunak Manajemen Kontrak SpotDraft
SpotDraft adalah software manajemen kontrak yang dirancang untuk membuat proses kontrak menjadi lebih cepat dan lebih cerdas. Software ini menggunakan AI untuk mengotomatiskan tugas-tugas berulang, seperti meninjau kontrak pihak ketiga dan mengekstraksi poin-poin data penting.
Salah satu fitur uniknya adalah kemampuan untuk membuat kontrak hanya dengan menjawab serangkaian pertanyaan sederhana, yang kemudian secara otomatis mengisi templat yang telah disetujui. Selain itu, SpotDraft menyediakan repositori terpusat yang dapat dicari, alur kerja persetujuan yang dapat disesuaikan, dan integrasi dengan alat bisnis lainnya.
Fitur utama SpotDraft:
- Pembuatan kontrak otomatis
- Manajemen siklus kontrak (CLM)
- Tanda tangan elektronik
- Pustaka template kontrak
- Pelacakan dan analisis kontrak
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
|
|
15. Software Manajemen Kontrak PandaDoc
PandaDoc lebih dikenal sebagai alat untuk proposal, kutipan, dan tanda tangan elektronik, tetapi juga menawarkan fungsionalitas manajemen kontrak yang kuat, terutama untuk tim penjualan.
Software ini unggul dalam membuat dokumen yang terlihat profesional dan menarik dengan cepat menggunakan editor seret dan lepas yang intuitif. Ini sangat berguna untuk membuat kontrak penjualan yang mengesankan klien. Software ini memungkinkan kolaborasi real-time pada dokumen, pelacakan keterlibatan penerima, dan tentu saja, tanda tangan elektronik terintegrasi.
Meskipun mungkin tidak sekomprehensif beberapa softwareCLM khusus, PandaDoc adalah pilihan yang baik untuk tim penjualan dan pemasaran yang ingin merampingkan alur kerja dokumen mereka, dari proposal hingga penutupan kontrak, dalam satu software yang mulus.
Fitur utama PandaDoc:
- Pembuatan proposal & kontrak
- Pustaka template & konten
- E-signature (tanda tangan elektronik)
- Otomatisasi alur kerja
- Analisis dokumen
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
|
|
Fitur-fitur Wajib dalam Software Manajemen Kontrak
Memilih software manajemen kontrak yang efektif sangat bergantung pada fitur-fitur utamanya. Fitur inti seperti penyimpanan aman, otomatisasi alur kerja, dan analitik canggih adalah komponen penting yang menjamin efisiensi, kontrol, dan wawasan yang dijanjikan teknologi ini.
Berikut adalah lima fitur wajib yang harus menjadi prioritas utama Anda saat memilih perangkat lunak manajemen kontrak untuk bisnis Anda:
1. Repositori Kontrak Terpusat (Centralized Repository) dan Aman
Repositori terpusat merupakan elemen penting dalam sistem manajemen kontrak yang efektif. Sebagai sumber kebenaran tunggal, repositori ini menyimpan semua kontrak dan dokumen terkait secara digital dengan aman.
Fitur ini juga harus memfasilitasi pencarian cepat menggunakan metadata, kata kunci, atau teks lengkap, serta dilindungi dengan enkripsi dan kontrol akses berbasis peran yang ketat.
Selain itu, fitur keamanan ini sangat penting untuk memastikan hanya pengguna yang berwenang yang dapat mengakses dokumen, menjaga kerahasiaan informasi sensitif, dan memastikan kepatuhan terhadap peraturan data.
2. Alur Kerja Persetujuan (Approval Workflow) yang Dapat Disesuaikan
Proses peninjauan dan persetujuan kontrak seringkali menjadi hambatan utama, melibatkan banyak pihak dari berbagai departemen. Dengan alur kerja persetujuan yang dapat disesuaikan, Anda bisa mengotomatiskan proses ini.
Anda dapat merancang alur kerja yang sesuai dengan struktur persetujuan perusahaan, apakah itu berurutan atau paralel. Sistem yang efektif akan otomatis mengirimkan kontrak ke peninjau berikutnya setelah mendapatkan persetujuan, sekaligus memberikan notifikasi dan pengingat untuk memastikan proses tetap berjalan lancar.
Kemampuan untuk memantau status kontrak secara real-time memberikan transparansi penuh kepada semua pihak terkait.
3. Pelacakan Tanggal Penting dan Notifikasi Otomatis
Melewatkan tanggal penting, seperti kedaluwarsa atau perpanjangan otomatis, mengakibatkan kerugian finansial atau gangguan layanan. Oleh karena itu, fitur pelacakan tanggal dan notifikasi otomatis sangat penting.
Sistem harus dapat mengidentifikasi dan menampilkan tanggal-tanggal penting dari kontrak di kalender atau dasbor. Yang lebih penting, software harus mengirimkan peringatan otomatis kepada pihak terkait jauh sebelum tanggal tersebut datang.
Pengguna dapat menyesuaikan pengaturan notifikasi untuk menentukan waktu dan frekuensi pengingat. Fitur proaktif ini mengubah manajemen kontrak dari tugas reaktif menjadi fungsi strategis yang lebih efisien, menghemat biaya, dan mengurangi risiko.
4. Integrasi Tanda Tangan Elektronik (E-Signature)
Langkah terakhir dalam eksekusi kontrak adalah penandatanganan, yang seringkali memakan waktu karena proses pencetakan, penandatanganan fisik, dan pengiriman. Integrasi tanda tangan elektronik (e-signature) yang mulus menjadi fitur penting untuk mempercepat tahap akhir ini.
Ini memungkinkan para penandatangan untuk mengeksekusi dokumen secara digital dari perangkat apa pun, di mana pun, dengan aman dan mengikat secara hukum.
Proses ini menghemat waktu dan biaya yang terkait dengan metode fisik, juga menyediakan jejak audit yang jelas tentang siapa yang menandatangani dan kapan. Adopsi kontrak digital yang ditandatangani secara elektronik adalah standar dalam bisnis modern yang efisien.
5. Pelaporan dan Analitik untuk Mengukur Kinerja Kontrak
Untuk benar-benar memaksimalkan nilai dari portofolio kontrak Anda, Anda memerlukan kemampuan untuk menganalisisnya. Fitur pelaporan dan analitik yang kuat mengubah data kontrak Anda menjadi wawasan yang dapat ditindaklanjuti.
Anda harus dapat membuat laporan kustom dan dasbor visual untuk melacak metrik kinerja utama (KPI) seperti waktu siklus kontrak, nilai total kontrak berdasarkan jenis, dan tingkat kepatuhan.
Analitik dapat membantu Anda mengidentifikasi hambatan dalam proses, tren pengeluaran, risiko dalam klausul tertentu, dan kinerja pemasok. Tanpa analitik, Anda hanya menyimpan kontrak dengan analitik, Anda secara aktif mengelola dan mengoptimalkannya.
Cara Memilih Perangkat Lunak Manajemen Kontrak yang Tepat
Setelah memahami manfaat dan fitur, langkah strategis selanjutnya adalah memilih software manajemen kontrak yang tepat. Pemilihan harus dilakukan secara hati-hati dan terstruktur untuk memastikan solusi yang dipilih sesuai dengan kebutuhan saat ini dan dapat berkembang di masa depan.
Berikut adalah beberapa cara memilih software manajemen kontrak yang tepat:
1. Identifikasi Kebutuhan Bisnis dan Alur Kerja Spesifik Anda
Langkah pertama adalah memahami kebutuhan unik perusahaan Anda. Libatkan pemangku kepentingan dari berbagai departemen untuk memetakan alur kerja kontrak saat ini, dan identifikasi area yang membutuhkan efisiensi.
Buat daftar persyaratan software serta pisahkan antara fitur wajib dan tambahan. Dengan memahami kebutuhan spesifik, Anda akan lebih siap untuk mengevaluasi vendor dan memilih solusi yang tepat.
2. Verifikasi Kemampuan Integrasi dengan Sistem Lain
Manajemen kontrak harus terhubung dengan ekosistem teknologi perusahaan Anda yang lebih luas, seperti CRM (misalnya, Salesforce), ERP (misalnya, SAP), dan software tanda tangan elektronik.
Integrasi yang lancar menciptakan aliran data yang konsisten dan mencegah entri data ganda. Saat berdiskusi dengan vendor, pastikan untuk menanyakan jenis integrasi yang tersedia, apakah melalui konektor bawaan atau API (Application Programming Interface).
Integrasi yang kuat tidak hanya meningkatkan efisiensi, tetapi juga memberikan wawasan lebih lengkap tentang hubungan dengan pelanggan dan pemasok. Pastikan software yang Anda pilih dapat terhubung dengan sistem lainnya.
3. Prioritaskan Keamanan Data dan Kontrol Akses Berbasis Peran
Kontrak menyimpan informasi sensitif perusahaan, sehingga keamanan harus menjadi prioritas utama. Lakukan evaluasi protokol keamanan vendor, termasuk enkripsi data, keamanan pusat data, dan sertifikasi kepatuhan seperti SOC 2 atau ISO 27001.
Software harus memungkinkan konfigurasi izin berbasis peran, memastikan akses terbatas sesuai tugas, dan kontrol penuh atas siapa yang dapat melihat, membuat, mengedit, atau menyetujui kontrak untuk melindungi kerahasiaan dan integritas proses. Surety bond adalah instrumen yang penting dalam pengelolaan kontrak, memberikan jaminan bahwa kewajiban kontraktual akan dipenuhi sesuai kesepakatan.
4. Pertimbangkan Anggaran dan Total Biaya Kepemilikan
Anggaran memang penting, tetapi sebaiknya Anda mempertimbangkan lebih dari sekadar harga awal. Fokuslah pada Total Biaya Kepemilikan (TCO), yang meliputi biaya lisensi, implementasi, kustomisasi, pelatihan, dan dukungan.
Setelah itu, tanyakan struktur harga yang jelas dari vendor dan bandingkan TCO dengan potensi ROI, terutama dalam hal penghematan biaya dan peningkatan efisiensi. Pilihlah opsi yang menawarkan fungsionalitas dan skalabilitas yang baik, bukan hanya yang paling murah.
5. Kontrol Versi Dokumen dan Jejak Audit (Audit Trail) yang Jelas
Selama negosiasi, kontrak seringkali mengalami banyak revisi. Sistem yang baik harus memiliki kontrol versi otomatis untuk melacak perubahan dan memastikan semua pihak bekerja pada draf terbaru. Jejak audit yang lengkap juga penting untuk kepatuhan dan penyelesaian sengketa, mencatat setiap tindakan, pengeditan, persetujuan, dan waktu terkait kontrak.
Kesimpulan
Software manajemen kontrak adalah solusi teknologi yang dirancang untuk membantu perusahaan mengelola seluruh siklus hidup kontrak. Mulai dari pembuatan, persetujuan, penandatanganan, hingga pemantauan dan pembaruan, semuanya dalam satu sistem terpusat.
Dengan sistem yang terintegrasi, perusahaan dapat menghindari keterlambatan, kehilangan peluang, serta kesalahan administrasi yang dapat berdampak langsung pada keuangan dan reputasi bisnis. Oleh karena itu, memilih software manajemen kontrak terbaik menjadi langkah penting untuk memastikan tata kelola yang efektif dan keberlanjutan bisnis jangka panjang.
Salah satu software manajemen kontrak terbaik di Indonesia adalah ScaleOcean. Solusi ini dirancang untuk membantu perusahaan mengelola kontrak secara efisien, aman, dan sesuai kebutuhan lokal. Untuk membantu bisnis memahami manfaat dan kecocokan fiturnya, ScaleOcean menyediakan sesi demo gratis.
Dalam sesi ini, Anda dapat melihat langsung bagaimana sistem bekerja, fitur apa saja yang dapat dioptimalkan, dan bagaimana software ini mampu meningkatkan efisiensi serta mengurangi risiko dalam pengelolaan kontrak perusahaan Anda.
FAQ:
1. Apa itu perangkat lunak manajemen kontrak?
Perangkat lunak manajemen kontrak adalah solusi digital yang membantu perusahaan membuat, meninjau, dan menandatangani kontrak secara efisien. Aplikasi ini menyederhanakan seluruh proses pengelolaan kontrak, mengurangi waktu penyelesaian, meminimalkan risiko, serta meningkatkan kepatuhan dan tata kelola bisnis.
2. Apa itu contract management?
Contract management adalah proses terencana untuk menyusun, menjalankan, dan mengelola perjanjian antara pihak terkait dari awal negosiasi hingga pengarsipan. Tujuannya untuk mengurangi risiko, meningkatkan kinerja, dan memastikan kepatuhan agar operasional serta keuangan perusahaan tetap optimal.
3. Apa contoh manajemen kontrak?
Contoh manajemen kontrak mencakup pengelolaan seluruh tahapan kontrak, mulai dari pembuatan awal, proses negosiasi dan persetujuan, hingga penandatanganan, pemantauan kepatuhan, serta pembaruan. Semua tahap ini dapat diotomatisasi melalui sistem Contract Lifecycle Management (CLM).
.png){kind=small}
 PTE LTD..png){kind=logo}
.png){kind=logo}
.png){kind=logo}
.png){kind=logo}
.png){kind=logo}
