Dokumen Digital: Manfaat, jenis, dan Contohnya

Transformasi digital membuat seluruh aspek kehidupan dan operasional berkembang lebih mudah dan cepat. Termasuk manfaat dokumen digital yang menggantikan dokumen fisik, sehingga membuat banyak perusahaan dan organisasi dapat meningkatkan efisiensi, akurasi, dan daya saing di pasar yang kompetitif.

Penggunaan dokumen digitalisasi ini membuat Anda lebih mudah mengelola seluruh data secara efektif, dan kesulitan dalam pencarian dokumen juga menurun hingga 21.3%. Hal ini memberikan dampak baik bagi kelangsung operasional bisnis di perusahaan Anda.

Namun, ternyata masih banyak perusahaan yang masih mengelola dokumen secara manual dan menghadapi banyak hambatan seperti waktu yang terbuang, risiko kehilangan data, hingga biaya operasional. Di sini akan dibahas secara lengkap mengenai manfaat digitalisasi dokumen, mulai dari pengertian, hingga bagaimana penerapan dokumen digital di bisnis. Simak selengkapnya di sini!

Key Takeaways

• Dokumen digital adalah versi elektronik dari dokumen fisik, yang memudahkan akses, pencarian, dan pengelolaan data secara lebih efisien.
• Masalah yang sering terjadi dalam pengelolaan dokumen manual seperti kesalahan pencatatan, inefisiensi waktu, risiko kehilangan data, dan biaya operasional tinggi.
• ScaleOcean ERP DMS menyediakan sistem manajemen dokumen terintegrasi, meningkatkan efisiensi, keamanan, dan aksesibilitas data dalam satu platform.

Coba Demo Gratis!

1. Pengertian Dokumen Digital

Dokumen digital adalah bentuk elektronik dari dokumen fisik yang dapat berisi teks, gambar, tabel, grafik, bahkan elemen multimedia lainnya. Dokumen ini biasanya disimpan dalam format digital seperti PDF, JPEG, atau DOCX, sehingga memungkinkan akses yang lebih mudah dibandingkan dokumen fisik.

Ada perbedaan besar antara dokumen penyimpanan data digital dengan dokumen fisik, yaitu terletak pada aksesibilitasnya. Document management system adalah dokumen yang dapat diakses kapan saja dan dari mana saja, selama pengguna memiliki perangkat yang terhubung dengan internet.

Menurut Undang-Undang ITE No. 11 Tahun 2008, dokumen elektronik memiliki kedudukan hukum yang sah di Indonesia. Keabsahannya dapat diperkuat dengan tanda tangan digital dan e-Meterai sesuai dengan ketentuan yang berlaku dalam Undang-Undang tersebut.

2. Masalah dalam Pengelolaan Dokumen Manual

Penggunaan dokumen manual sering kali menjadi hambatan bagi organisasi modern, tidak hanya memakan waktu tapi juga meningkatkan risiko kesalahan dan inefisiensi. Hal ini dapat berdampak pada produktivitas dan kelancaran operasional perusahaan. Berikut masalah dalam pengelolaan dokumen manual, yaitu:

a. Kesalahan Pencatatan

Proses pencatatan manual sangat bergantung pada akurasi manusia, sehingga risiko kesalahan input data menjadi tinggi. Adanya kesalahan kecil seperti salah ketik angka atau nama, dapat memengaruhi laporan keuangan, kontrak, atau dokumen penting lainnya. Ini dapat menyebabkan keputusan bisnis yang keliru atau kesalahan dalam operasional.

b. Inefisiensi Waktu

Dokumen yang masih manual juga akan sangat memakan waktu, terutama saat mencari dokumen tertentu di antara tumpukan arsip. Dalam dokumen digital bisnis, data dapat mudah ditemukan melalui pencarian berbasis kata kunci.

Namun, pada metode manual, pencarian dokumen memerlukan tenaga dan waktu ekstra, terutama jika sistem pengarsipan tidak terorganisir dengan baik.

c. Komunikasi yang Terhambat

Penggunaan dokumen manual sering menyebabkan keterlambatan dalam proses komunikasi antar-departemen. Misalnya, pengiriman dokumen fisik melalui kurir atau pos membutuhkan waktu lebih lama dibandingkan pengiriman digital.

Hal ini membuat informasi yang seharusnya segera diterima menjadi tertunda, dan memperlambat pengambilan keputusan penting.

d. Risiko Kehilangan atau Kerusakan Dokumen

Pengelolaan dengan dokumen fisik sangat rentan terhadap kerusakan akibat usia, kelembapan, atau bencana seperti kebakaran dan banjir. Dokumen juga dapat mudah hilang jika tidak disimpan dengan baik. Proses pemulihan dokumen yang hilang atau rusak biasanya rumit, memakan waktu, dan mahal.

e. Kontrol Akses yang Terbatas

Sulit untuk membatasi akses terhadap dokumen fisik secara efektif, terutama dalam organisasi besar dengan banyak karyawan. Hal ini meningkatkan risiko penyalahgunaan data oleh pihak yang tidak berwenang.

Tanpa sistem keamanan yang tepat, dokumen sensitif seperti kontrak atau informasi klien dapat dengan mudah diakses atau bahkan disalahgunakan.

f. Duplikasi dan Inkonsistensi Data

Masalah lainnya juga sering kali menyebabkan duplikasi data, baik disengaja maupun tidak. Misalnya, karyawan mungkin membuat salinan dokumen untuk keperluan tertentu tanpa menyadari dampaknya. Duplikasi ini dapat mengarah pada inkonsistensi data, di mana versi dokumen yang berbeda memiliki informasi yang tidak sinkron.

g. Biaya Operasional yang Tinggi

Pengelolaan dokumen fisik juga membutuhkan investasi besar dalam bentuk kertas, tinta, peralatan pencetak, dan ruang penyimpanan. Bisnis dengan volume dokumen tinggi sering kali harus mengalokasikan anggaran yang signifikan untuk kebutuhan ini. Selain itu, biaya tambahan seperti pemeliharaan alat atau pengarsipan fisik semakin menambah beban operasional.

h. Kesulitan dalam Kolaborasi

Masalah terakhir dalam pengelolaan dokumen manual adalah adanya batasan kemampuan tim untuk berkolaborasi secara efisien. Ketika dokumen fisik hanya dapat diakses oleh satu orang dalam satu waktu, proses berbagi dan pengeditan menjadi lambat.

Tim yang bekerja di lokasi berbeda sering menghadapi kesulitan tambahan dalam mengkoordinasikan dokumen. Hal ini mengurangi kecepatan kerja dan menghambat inovasi yang sering membutuhkan kolaborasi lintas tim.

3. Manfaat Dokumen Digital dalam Bisnis

Banyaknya masalah dalam pengelolaan dokumen manual, membuat penggunaan dokumen digital menjadi solusi praktis dan memberikan banyak manfaat signifikan. Dengan digitalisasi, bisnis dapat menghemat biaya, meningkatkan produktivitas, dan menjaga keamanan. Ini manfaat digitalisasi dokumen dalam bisnis:

a. Penghematan Biaya Operasional

Digitalisasi dokumen secara langsung memangkas biaya operasional yang biasanya dikeluarkan untuk kebutuhan fisik seperti kertas, tinta, dan peralatan cetak. Selain itu, penyimpanan cloud yang lebih hemat dan efisien menggantikan ruang penyimpanan dokumen fisik yang memakan biaya besar.

Biaya untuk pengarsipan manual, seperti pemeliharaan ruang arsip dan pengelolaan dokumen, juga dapat dihilangkan. Penghematan biaya ini memungkinkan perusahaan untuk mengalokasikan anggaran pada aspek bisnis lain yang lebih strategis, seperti inovasi produk atau pengembangan sumber daya manusia.

b. Efisiensi Waktu dan Peningkatan Produktivitas

Penggunaan dokumen digital juga dilengkapi dengan fitur pencarian cepat, yang memungkinkan akses instan ke data yang dibutuhkan tanpa perlu membongkar arsip fisik. Hal ini tidak hanya akan menghemat waktu tapi juga mempercepat proses pengambilan keputusan.

Selain itu, dokumen digital memungkinkan pengeditan dan pembagian data secara real-time, yang meningkatkan kolaborasi dan produktivitas tim secara keseluruhan.

c. Keamanan Data yang Lebih Baik

Manfaat berikutnya adalah dapat memberikan tingkat keamanan yang lebih tinggi dibandingkan dokumen fisik. Adanya enkripsi data, password, dan kontrol akses, informasi sensitif hanya dapat diakses oleh pihak yang berwenang. Anda bisa menggunakan document management software terbaik ScaleOcean untuk optimalkan proses ini.

Software DMS dengan fitur back-up otomatis akan memastikan data tetap aman meskipun terjadi kerusakan perangkat atau serangan siber. Kemampuan untuk melacak siapa saja yang mengakses atau mengubah dokumen juga meningkatkan transparansi dan melindungi dari potensi penyalahgunaan data.

d. Aksesibilitas dan Kolaborasi yang Ditingkatkan

Dokumen digital juga memungkinkan tim untuk bekerja lebih fleksibel dengan akses dari perangkat yang terhubung ke internet. Karyawan dapat mengedit dan berbagi dokumen secara bersamaan, bahkan dari lokasi yang berbeda, mendukung model kerja hybrid atau remote.

Hal ini tidak hanya meningkatkan efisiensi, tetapi juga mempercepat pengambilan keputusan dan penyelesaian proyek. Dengan kolaborasi yang lebih mudah, tim dapat bekerja secara sinergis tanpa kendala geografis atau waktu.

e. Ramah Lingkungan

Manfaat digitalisasi dokumen secara signifikan dapat mengurangi penggunaan kertas, tinta, dan energi yang dibutuhkan untuk mencetak dan menyimpan dokumen fisik. Hal ini membantu perusahaan berkontribusi pada pelestarian lingkungan, sejalan dengan inisiatif keberlanjutan global.

Penggunaan digitalisasi dokumen akan membuat pengurangan limbah kertas, sehingga mengurangi dampak negatif terhadap ekosistem, menciptakan citra perusahaan yang peduli lingkungan. Keberlanjutan ini semakin relevan dengan meningkatnya kesadaran masyarakat dan permintaan pasar terhadap praktik bisnis yang ramah lingkungan.

Menurut Media Indonesia, terdapat beberapa fakta penggunaan dokumen digital di perusahaan, di mana sekita 77% ingin dokumen dapat diakses dari mana saja. Selain itu, penggunaan tanda tangan digital juga dapat menurunkan lead time hingga 80%.

Hal ini dapat memberikan ketepatan waktu dalam proses bisnis, serta dapat menghemat biaya hingga 20$ untuk setiap dokumen karena tidak harus menggunakan kertas dan tinta.

4. Contoh Format Dokumen Digital

Dokumen digital kini sangat umum digunakan di berbagai industri untuk berbagai keperluan. Berikut adalah beberapa contoh format dokumen digital yang sering digunakan:

a. PDF (Portable Document Format)

PDF adalah format dokumen yang sering digunakan untuk menyimpan dokumen resmi seperti kontrak, laporan, dan presentasi. Keunggulannya terletak pada kemampuannya untuk mempertahankan format dan tampilan asli tanpa mudah dimodifikasi, memastikan integritas dan keamanan informasi yang dibagikan.

b. Dokumen Word (DOCX)

Dokumen Word adalah format yang populer untuk pembuatan teks yang dapat diedit, mendukung kolaborasi, dan fleksibilitas dalam penambahan elemen seperti tabel dan gambar. Format ini memungkinkan penyesuaian mudah serta integrasi dengan perangkat lunak lain, menjadikannya pilihan ideal untuk laporan dan surat.

c. Spreadsheet (XLSX)

Spreadsheet digunakan untuk mengelola data dalam tabel, cocok dalam analisis dan perencanaan keuangan. Format XLSX memungkinkan perhitungan otomatis dan pemrograman makro, yang sangat penting untuk manajemen anggaran, perencanaan proyek, dan analisis data yang kompleks dalam bisnis.

d. Presentasi

Format presentasi seperti PowerPoint sering digunakan untuk menyajikan informasi secara visual kepada audiens. Dengan elemen grafis dan multimedia, presentasi membantu menyampaikan pesan secara lebih efektif, menjadikannya alat yang sangat berguna untuk laporan bisnis, proposal, dan materi pemasaran.

e. E-mail

E-mail adalah bentuk dokumen digital yang digunakan untuk komunikasi bisnis yang efisien. Selain menyampaikan pesan teks, e-mail juga digunakan untuk melampirkan dokumen dan berbagi informasi penting secara cepat, memfasilitasi koordinasi dan dokumentasi komunikasi antar tim atau dengan klien.

f. Dokumen Grafik (JPEG, PNG)

Dokumen grafik seperti JPEG dan PNG sering digunakan untuk gambar, diagram, dan ilustrasi dalam laporan atau materi pemasaran. Format ini memberikan cara yang efektif untuk memperlihatkan visualisasi data, membuat presentasi lebih menarik dan membantu audiens memahami informasi dengan lebih jelas.

g. Formulir Digital

Formulir digital digunakan untuk mengumpulkan data dari pengguna melalui aplikasi online, seperti survei atau pemesanan. Biasanya disimpan dalam database dan bisa dianalisis lebih lanjut, memungkinkan pengelolaan informasi yang lebih efisien serta mempermudah proses administratif dalam bisnis.

Keunggulan laporan administrasi pergudangan ini adalah kemudahannya dalam pengumpulan, pengolahan, dan analisis data. Jenis ini juga mendukung otomatisasi, sehingga perusahaan dapat mengurangi waktu dan tenaga untuk memproses data manual.

5. Contoh Penerapan Dokumen Digital dalam Bisnis

Dokumen digital adalah bagian terpenting dalam operasional bisnis modern. Penggunaannya memungkinkan perusahaan untuk meningkatkan efisiensi, keamanan, dan fleksibilitas dalam berbagai proses. Ini beberapa contoh arsip elektronik dan manfaatnya dalam perusahaan, yaitu meliputi:

a. E-KTP dan Identitas Digital

Contoh dokumen digital yang pertama adalah E-KTP dan identitas digital lainnya yang akan mempermudah proses verifikasi dan autentikasi dalam berbagai transaksi bisnis. Contohnya, dalam perbankan menggunakan identitas digital untuk membuka rekening atau mengakses layanan secara online.

Adanya identitas digital akan memastikan keamanan data pribadi pelanggan dengan teknologi enkripsi, sehingga mengurangi risiko pencurian identitas. Selain itu, penggunaannya juga mempercepat proses administrasi karena sistem secara otomatis memverifikasi semua informasi tanpa memerlukan dokumen fisik.

b. Faktur dan Kwitansi Elektronik

Berikutnya contoh dokumen digital adalah faktur dan kwitansi elektronik, yang memungkinkan perusahaan untuk mengelola proses pembayaran secara lebih cepat dan efisien. Dengan dokumen digital ini, perusahaan dapat mengirimkan faktur langsung melalui email atau sistem manajemen keuangan, mengurangi kebutuhan akan dokumen fisik.

Penggunaan contoh dokumen digital ini akan mempercepat siklus pembayaran, menghindari keterlambatan, dan mempermudah pencatatan akuntansi. Selain itu, Anda juga dapat melacak status faktur secara real-time dan memastikan transparansi dalam proses pembayaran.

c. Kontrak dan Perjanjian Digital

Contoh dokumen digital terakhir adalah kontrak dan perjanjian digital, yang memungkinkan pembuatan dan penandatanganan dokumen secara elektronik, sehingga menghemat waktu dan biaya. Dengan menggunakan platform digital, pihak-pihak yang terlibat dapat menandatangani dokumen tanpa perlu bertemu langsung.

Anda bisa menggunakan software dokumen manajemen ScaleOcean yang menawarkan aplikasi tanda tangan digital juga akan memastikan keamanan dokumen dengan autentikasi pengguna dan perlindungan enkripsi. Selain efisiensi, kontrak digital memberikan fleksibilitas karena Anda dapat mengakses dan mengelola dokumen dari mana saja.

6. Tips Efektif Mengelola Dokumen Digital 

Mengelola dokumen digital dengan baik adalah kunci untuk memastikan informasi tetap terstruktur, mudah diakses, dan terlindungi dari potensi ancaman. Berikut adalah beberapa tips untuk mengelola dokumen digital secara efektif di lingkungan bisnis:

a. Centralisasikan Dokumen di Satu Tempat

Kumpulkan dokumen di satu lokasi yang mudah diakses oleh pihak terkait, seperti Shared Drive di Google Drive. Pastikan akses diberikan sesuai dengan kebutuhan, misalnya untuk view, comment, atau edit, agar informasi dapat diakses secara efisien dan terkontrol oleh pihak yang berwenang.

b. Terapkan Struktur Folder yang Rapi

Buat struktur folder yang konsisten dan jelas untuk mengorganisir dokumen digital. Kategorikan berdasarkan departemen, proyek, atau jenis dokumen, seperti “Keuangan_Event_Anggaran2024”, dan pastikan semua pihak memahami serta mengikuti struktur ini untuk menjaga keteraturan dan kemudahan akses.

c. Gunakan Nama File yang Konsisten dan Deskriptif

Pemberian nama file yang sistematis membantu menghindari kebingunguan dalam mengakses dokumen. Gunakan format penamaan yang mencakup elemen penting, seperti tanggal, jenis dokumen, dan proyek terkait, sehingga file dapat dengan mudah ditemukan dan dipahami oleh pengguna.

d. Lakukan Backup dan Pengecekan Rutin

Backup secara rutin sangat penting untuk melindungi dokumen dari risiko kehilangan data. Simpan salinan cadangan di lokasi terpisah untuk memastikan dokumen tetap aman dan dapat dipulihkan jika terjadi kerusakan sistem atau insiden lainnya yang mengancam data Anda.

e. Tingkatkan Keamanan Dokumen Digital

Keamanan dokumen digital harus menjadi prioritas utama. Lindungi dokumen sensitif dengan enkripsi dan batasi akses hanya untuk individu yang berwenang. Gunakan autentikasi multi-faktor (MFA) dan audit log untuk memantau akses dan aktivitas yang terkait dengan dokumen penting.

f. Implementasikan Tanda Tangan Digital

Tanda tangan digital adalah cara efisien untuk memastikan integritas dan keabsahan dokumen. Dengan tanda tangan digital, Anda dapat memastikan dokumen tidak diubah setelah ditandatangani dan memiliki nilai hukum yang sah, menjaga otentisitas transaksi atau persetujuan dokumen secara digital.

7. Solusi Software ERP ScaleOcean untuk Kelola Dokumen Digital

Anda bisa mengelola seluruh dokumen digital secara terpusat dan aman dengan menggunakan software document management ScaleOcean. Sistem ERP terintegrasi ini memungkinkan Anda langsung mengakses dokumen penting, seperti kontrak, faktur, atau laporan, dalam konteks proses bisnis yang sedang berjalan di satu sistem.

Selain itu, software ini juga memberikan integrasi tinggi yang membuat Anda bisa mengakses modul bisnis lainnya seperti akuntansi, pengadaan, warehouse, bahkan manajemen proyek di dalam satu sistem terpusat.

ScaleOcean juga memberikan layanan pelanggan demo gratis dan konsultasi, membuat Anda bisa mendapatkan fitur dan modul yang sesuai dan terbaik untuk bisnis Anda. Anda akan mendapatkan keunggulan-keunggulan berikut ini saat menggunakan software document management ScaleOcean, di antaranya:

• Centralized Document Storage, memungkinkan Anda menyimpan dokumen di satu sistem terpusat, mengaturnya berdasarkan kategori, proyek, atau proses bisnis lainnya, dan mengaksesnya dengan mudah.
• Acces Control dan Keamanan, Anda dapat mengatur hak akses berbasis peran atau pengguna, sehingga hanya orang tertentu yang memiiki izin tertentu yang dapat melihat, mengedit, atau menghapus dokumen
• Versioning, sistem melacak dokumen otomatis dan menyimpan versi sebelumnya. Memastikan tidak ada data yang hilang karena kesalahan edit
• Fitur pencarian cepat, memungkinkan Anda menemukan dokumen yang dibutuhkan berbasis metadata.
• Manajemen Dokumen Elektronik, pengelolaan dokumen dalam berbagai format (PDF, gambar, Word, Excel, dan lainnya), serta mendukung pengunggahan, pengunduhan, dan berbagi dokumen real-time melalui platform terintegrasi.

8. Kesimpulan

Digitalisasi dokumen adalah langkah krusial bagi bisnis yang ingin tetap kompetitif di era modern. Manfaat dokumen digital untuk perusahaan dapat meningkatkan efisiensi, mengurangi biaya operasional, dan memastikan keamanan data yang lebih baik.

Selain itu, fleksibilitas dan kemudahan akses dokumen digital memungkinkan kolaborasi yang lebih efektif di antara tim dan mendukung pertumbuhan bisnis secara berkelanjutan. Untuk mewujudkan pengelolaan dokumen yang optimal, gunakan software ERP Document Management ScaleOcean.

Sistem ini memungkinkan Anda mengelola seluruh dokumen perusahaan dalam satu platform terintegrasi, lengkap dengan fitur keamanan canggih, pencarian cepat, dan akses real-time. Tingkatkan efisiensi bisnis Anda dengan ScaleOcean dengan lakukan demo gratis dengan tim profesional, dan dapatkan keunggulan terbaiknya!