Berikut 8 Contoh KPI Karyawan Umum dalam Bisnis

Mencapai target perusahaan sering kali menjadi tantangan jika KPI karyawan tidak dikelola dengan baik. Banyak perusahaan kesulitan dalam menentukan contoh KPI yang sesuai untuk meningkatkan performa karyawan secara keseluruhan.

Akan tetapi, menggunakan KPI yang sesuai dengan tujuan bisnis dapat menjadi cara yang efektif untuk meningkatkan kinerja karyawan sehingga mencapai hasil yang maksimal.

KPI tidak hanya membantu memantau kemajuan perusahaan, tetapi juga mengarahkan fokus karyawan pada hal-hal penting yang mendukung tercapainya tujuan perusahaan. Selain itu, KPI perusahaan juga bisa menjadi tolok ukur untuk peningkatan produktivitas dan kinerja jika diterapkan dengan tepat.

Dalam artikel ini, kita akan membahas apa itu KPI karyawan dan bagaimana cara pembuatannya, termasuk beberapa untuk  yang dapat dioptimalkan untuk berbagai posisi.

Key Takeaways

• KPI karyawan adalah tolok ukur yang digunakan untuk menilai kualitas dan kesesuaian kinerja individu atau tim terhadap tujuan spesifik yang telah ditentukan.
• Jenis KPI berdasarkan bidang pekerjaan dibedakan menjadi strategis (jangka panjang), operasional (jangka pendek), fungsional (departemen), serta leading (prediksi) dan lagging (hasil).
• Tata cara membuat KPI karyawan yang efektif harus mengikuti metode SMART, yaitu Specific, Measurable, Achievable, Relevant, dan memiliki Time-Phased atau batas waktu yang jelas.
• Software HRIS ScaleOcean adalah software HR terbaik yang menyediakan sistem manajemen kinerja terintegrasi, dan mempermudah pemantauan KPI real-time.

Coba Demo Gratis!

Apa itu KPI Karyawan?

KPI (Key Performance Indicators) Karyawan adalah tolok ukur yang digunakan perusahaan untuk mengukur kinerja individu atau tim. KPI menilai kualitas dan kesesuaian kinerja terhadap tujuan spesifik yang telah ditentukan.

KPI untuk perusahaan pada umumnya mencakup aspek seperti produktivitas, kualitas kerja, keterampilan, dan keterlibatan. Selain itu, metrik ini dapat membantu evaluasi seberapa efektif seorang karyawan dalam mencapai target yang mendukung kesuksesan perusahaan.

Dengan menggunakan KPI, manajemen dapat dengan mudah mengidentifikasi area yang perlu diperbaiki dan memberikan penghargaan untuk kinerja yang baik. KPI juga membantu HR perencanaan pengembangan lebih lanjut untuk meningkatkan hasil kerja karyawan di masa mendatang.

Mengapa KPI Karyawan Penting untuk Perusahaan?

Untuk membantu perusahaan mencapai tujuannya, sistem KPI dapat dijadikan alat untuk mengukur kinerja serta employee engagement. Berikut penjelasan mengenai alasan pentingnya KPI perusahaan.

1. Menilai Kinerja

KPI memudahkan evaluasi kinerja karyawan secara teratur. Employee value proposition yang jelas dapat memperjelas bagaimana evaluasi kinerja mendukung pengembangan karir dan motivasi karyawan.Dengan adanya indikator yang jelas, perusahaan dapat mengetahui aspek mana saja yang sudah memenuhi standar.

Selain itu, indikator ini dapat mengidentifikasi penurunan atau kemajuan yang terjadi. Oleh karena itu, penilaian dan evaluasi kinerja adalah cara efektif untuk meningkatkan kualitas aktivitas bisnis.

2. Pengukuran yang Objektif

KPI merupakan metode pengukuran yang objektif karena didasarkan pada data. Hal ini memudahkan perusahaan untuk menilai kinerja secara adil dan transparan, tanpa melibatkan penilaian pribadi.

Untuk mempermudah penilaian KPI secara efektif, perusahaan dapat melakukan pemantauan KPI melalui software HR Terbaik yang mampu diakses secara real-time, sehingga data yang digunakan lebih objektif dan transparan.

3. Panduan untuk Evaluasi

Melalui implementasi KPI karyawan dan penggunaan 9-box matrix, perusahaan dapat memudahkan identifikasi aspek yang perlu peningkatan, baik dari sisi kompetensi maupun proses kerja. Dengan adanya indikator yang jelas, perusahaan dapat mengarahkan karyawan untuk fokus memperbaiki kekurangan, agar semua karyawan bisa mencapai target yang ditetapkan dengan lebih efektif.

4. Memahami Ekspektasi Perusahaan

Jika perusahaan memiliki KPI yang jelas, karyawan dapat mengetahui apa saja tujuan perusahaan yang harus dicapai dari segi kinerja mereka.

Karena setiap divisi perusahaan memiliki tujuan yang jelas dan dapat diukur, pemahaman tentang ekspektasi perusahaan dapat membantu karyawan memahami peran dan tugas mereka. Hal ini juga dapat meningkatkan tanggung jawab mereka untuk mencapai tujuan tersebut.

5. Mengidentifikasi Ketidaksesuaian Kinerja

KPI perusahaan dapat dijadikan alat perbandingan antara hasil kinerja sebenarnya dengan target yang sudah ditetapkan.

Hal ini dapat dibantu dengan menggunakan software manajemen talenta untuk mencari tahu ketidaksesuaian dalam kinerja karyawan atau tim, sehingga strategi perbaikan dapat diterapkan untuk meningkatkan hasil.

6. Dasar Pengambilan Keputusan

KPI menyediakan data penting yang digunakan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan. Data ini dapat digunakan untuk evaluasi performa, promosi, apprenticeship, atau pelatihan berbasis training center.

Karena KPI perusahaan didukung oleh data yang terukur dan objektif, keputusan yang diambil berdasarkan KPI cenderung lebih akurat. Keputusan tersebut juga relevan serta dapat dipercaya untuk mendukung strategi bisnis dan pencapaian target perusahaan.

Adanya KPI karyawan ini juga penting untuk membantu memudahkan tes psikologi karyawan yang harus dilakukan di saat rekrutmen pertama dilakukan. KPI yang berlaku dapat membantu Anda dalam mengidentifikasi kekuatan dan area yang perlu dikembangkan, serta mencocokkan karyawan dengan peran yang sesuai.

Baca juga: 20 Aplikasi Absensi Online Karyawan Terbaik untuk Kehadiran Karyawan 2025

Permasalahan yang Umum Saat Pembuatan KPI

Permasalahan dalam menetapkan KPI yang tepat dan efektif seringkali terjadi ketika hasil kinerja bisnis tidak berhasil mencapai target yang telah ditentukan. Dibawah ini adalah penjelasan mengenai permasalahannya lebih lanjut.

1. KPI yang Tidak Spesifik

KPI yang tidak spesifik memberikan arahan yang kurang jelas kepada karyawan mengenai apa yang harus dicapai. Akibatnya, kinerja
menjadi sulit untuk diukur dengan akurat, dan tim mungkin kurang memperhatikan hal-hal penting.

Selain itu, KPI yang kurang spesifik dapat berpengaruh terhadap pencapaian tujuan strategis perusahaan secara keseluruhan.

2. Tidak Sesuai dengan Tujuan Perusahaan

KPI yang tidak mendukung tujuan strategis perusahaan dapat membuat kinerja karyawan terfokus pada hal-hal yang tidak seharusnya diperhatikan.

Hal ini menyebabkan perusahaan gagal mencapai target bisnis utama walaupun KPI mungkin tercapai. Dengan kata lain, KPI yang diterapkan tidak sesuai dengan prioritas perusahaan yang sebenarnya.

3. Kurangnya Pelatihan atau Pemahaman tentang KPI

Jika karyawan tidak diberi pelatihan atau pengembangan yang memadai tentang KPI,  ada kemungkinan mereka tidak tahu bagaimana cara mencapai KPI karyawan.

Hal ini dapat menyebabkan penurunan motivasi karyawan, yang berdampak pada performa kerja yang kurang optimal. Akibatnya, produktivitas kerja menurun dan pencapaian target perusahaan terhambat secara keseluruhan.

4. Pengukuran yang Sulit atau Tidak Objektif

Apabila KPI tidak dilengkapi dengan standar pengukuran yang jelas dan terukur, evaluasi kinerja bisa menjadi tidak objektif. Hal ini menyebabkan ketidaksesuaian penilaian dengan performa yang sebenarnya.

Selain itu, permasalahan ini bisa menurunkan motivasi karyawan, yang berdampak pada performa kerja yang kurang optimal. Akibatnya, produktivitas menurun dan pencapaian target perusahaan terhambat secara keseluruhan.

Untuk membantu mengatasi masalah ini, penggunaan sistem manajemen kinerja yang tepat bisa menjadi solusi efektif dalam proses penilaian KPI yang objektif.  

5. Terlalu Banyak KPI

Apabila terlalu banyak KPI yang harus dibuat, karyawan bisa merasa kewalahan dan mengalami kebingungan mengenai pekerjaan mana yang harus diprioritaskan.
Ini dapat mengurangi kinerja karena mereka tidak dapat fokus pada tugas-tugas yang paling penting untuk mencapai tujuan utama mereka.

Jenis KPI Berdasarkan Bidang Pekerjaan

Key Performance Indicator (KPI) digunakan untuk mengukur kinerja dalam berbagai bidang pekerjaan yang berbeda. Setiap jenis KPI memiliki tujuan yang berbeda, baik untuk memantau keberhasilan jangka panjang maupun efektivitas operasional sehari-hari. Berikut adalah beberapa jenis KPI yang umum digunakan berdasarkan bidang pekerjaan:

1. KPI Strategis

KPI strategis digunakan untuk memantau kinerja perusahaan dalam mencapai tujuan jangka panjang. Contoh KPI ini mencakup pertumbuhan pendapatan, pangsa pasar, dan tingkat kepuasan pelanggan. Dengan fokus pada tujuan besar perusahaan, KPI strategis membantu eksekutif dalam mengambil keputusan bisnis.

2. KPI Operasional

KPI operasional lebih fokus pada pencapaian tujuan jangka pendek dan memastikan kelancaran operasional. Misalnya, waktu siklus produksi, tingkat cacat produk, dan waktu penyelesaian pesanan. Dengan memantau KPI ini, pihak manajemen staff dapat mengidentifikasi inefisiensi dan melakukan perbaikan.

3. KPI Fungsional

KPI fungsional digunakan untuk mengukur kinerja tiap departemen dalam organisasi, seperti pemasaran, penjualan, dan SDM. Setiap departemen memiliki KPI yang relevan dengan tujuan dan tanggung jawab mereka, seperti tingkat konversi prospek untuk pemasaran atau tingkat retensi karyawan untuk SDM.

4. KPI Leading dan Lagging

KPI leading digunakan untuk memprediksi kinerja di masa depan, seperti kepuasan karyawan atau prospek baru. Sementara itu, KPI lagging mengukur hasil yang telah tercapai, seperti pendapatan penjualan atau tingkat churn pelanggan. Keduanya memberikan gambaran yang komprehensif mengenai kinerja perusahaan.

Tata Cara Membuat KPI Karyawan

Salah satu cara efektif dalam pembuatan KPI adalah metode SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, dan Time-Phased). Berikut adalah penjelasan lebih lanjut tata caranya:

1. Specific (Spesifik)

Agar semua karyawan dapat memahami apa yang diinginkan perisahaan, KPI harus dibuat dengan jelas dan rinci. Penjelasan tujuan tang terlalu umum akan sulit dipahami dan dicapai perusahaan.

Misalnya, KPI berupa “meningkatkan penjualan” bersifat kurang efektif karena kurang spesifik. Akan tetapi, KPI yang spesifik akan lebih mudah untuk dipahami, seperti “meningkatkan penjualan produk A sebesar 10%”.

2. Measurable (Terukur)

KPI perlu memiliki parameter yang dapat diukur. Dengan demikian, pengukuran yang jelas dapat mempermudah evaluasi kinerja karyawan dalam mencapai target yang ditetapkan.

Misalnya, gunakan angka, persentase, atau indikator kuantitatif lainnya yang mudah dipantau dan diukur secara konsisten. Hal ini memudahkan manajemen dalam melacak kemajuan kinerja dan mengevaluasi hasil secara objektif serta akurat.

3. Achievable (Dapat Dicapai)

KPI yang ditetapkan harus dibuat berdasarkan kemampuan karyawan serta sumber daya yang tersedia, seperti tenaga kerja, teknologi, dan anggaran perusahaan. Hal ini bertujuan agar target yang diharapkan dapat dicapai.

Jika KPI terlalu tinggi, karyawan bisa kesulitan untuk mencapai targetnya. Oleh sebab itu, pastikan KPI yang dibuat tetap masih dalam batas yang wajar.

4. Relevant (Relevan)

Perusahaan harus membuat KPI yang selaras dengan tujuannya agar KPI tersebut efektif. Lalu, karyawan harus mengetahui bahwa kinerja mereka dapat mempengaruhi pencapaian target secara langsung.

Contohnya, KPI terkait penjualan harus sesuai dengan pertumbuhan bisnis, sehingga usaha karyawan benar-benar berdampak pada hasil akhir perusahaan.

5. Time-Phased (Batas Waktu)

Setiap KPI harus memiliki tenggat waktu yang jelas. Karyawan perlu tahu kapan target harus dicapai, seperti per minggu, per bulan, atau per kuartal.

Dengan adanya deadline, karyawan bisa mengatur waktu mereka lebih efektif dan
bekerja dengan lebih fokus untuk mencapai tujuan perusahaan. Contohnya, hal tersebut biasanya direalisasikan via penerapan sistem kerja roster.

8 Contoh KPI Karyawan dalam Format Excel atau Sheets

Untuk memberikan Anda gambaran lebih jelas tentang penerapan KPI karyawan dalam perusahaan, kami akan menyertakan beberapa contoh sebagai landasan. Berikut adalah beberapa contohnya tergantung peran dan divisi SDM:

1. KPI untuk Tim Sales

2. KPI untuk HR

3. KPI untuk Marketing

KPI untuk Marketing adalah indikator yang digunakan untuk mengukur efektivitas strategi pemasaran dalam mencapai tujuan bisnis. KPI digital marketing ini meliputi metrik seperti peningkatan lalu lintas website, konversi prospek menjadi pelanggan, ROI kampanye iklan, dan pertumbuhan merek di pasar. Dengan KPI yang tepat, tim marketing dapat mengevaluasi keberhasilan dan mengoptimalkan kinerja mereka.

4. KPI untuk Finance

5. KPI untuk Customer Service

6. KPI untuk Web Dev

7. KPI untuk IT Helpdesk

8. KPI untuk Posisi Operasional

Baca juga: 5 Keuntungan Absensi Karyawan Online Dibandingkan Manual

Kesimpulan

Untuk mencapai tujuannya, perusahaan harus mengoptimalkan KPI karyawannya. Penggunaan contoh KPI karyawan yang relevan, terukur, dan sesuai dengan tujuan bisnis dapat membantu manajemen memantau kinerja dan melakukan evaluasi.

Indikator kinerja penting bukan hanya alat untuk menilai kinerja, tetapi juga umpan balik yang membantu karyawan dalam menentukan prioritas yang paling penting. Dengan menerapkan strategi yang tepat, KPI perusahaan dapat digunakan untuk meningkatkan produktivitas dan mencapai kesuksesan perusahaan secara keseluruhan.

Agar perusahaan Anda dapat mencapai target, mulailah dengan menetapkan KPI karyawan yang jelas dan melakukan evaluasi secara rutin. Untuk memastikan pemantauan terbaik, Anda dapat menerapkan sistem HRIS ScaleOcean untuk men-streamline segala proses. Hal ini dapat dicoba melalui demo gratis yang ditawarkannya.