Apakah manajemen gudang Anda sering mengalami masalah dengan pengelolaan stok yang tidak akurat? Salah satu penyebab utamanya adalah laporan stok barang yang kurang rapi dan sistematis.
Agar laporan stok gudang Anda bisa dibuat dengan cepat dan tepat, gunakan software seperti WMS ScaleOcean agar laporan yang dibuat bisa menghasilkan data yang lebih akurat.
Laporan stok barang memiliki peran penting, meliputi sebagai dokumen administratif berisi informasi yang jelas tentang kondisi stok, menganalisis tren, dan memprediksi kebutuhan di masa depan.
Oleh sebab itu, Anda perlu memahami cara menyusun format laporan stok barang yang tepat. Dalam artikel ini, kami akan membahas secara detail langkah-langkah dan format laporan gudang yang dapat Anda gunakan, serta contoh laporan stok barang gudang yang bisa dimodifikasi sesuai kebutuhan Anda.
1. Manfaat Laporan Stok Barang dalam Manajemen Gudang
Laporan stok barang tidak hanya berfungsi sebagai catatan tentang jumlah barang yang tersedia, tetapi juga sebagai dasar untuk analisis dan pengambilan keputusan strategis dalam manajemen gudang.
Dengan laporan yang akurat, Anda dapat dengan mudah melacak pergerakan barang, mengidentifikasi tren penggunaan, dan lebih responsif terhadap perubahan permintaan.
Selain itu, laporan stok juga meningkatkan efektivitas dalam pengelolaan layout gudang, mengoptimalkan penggunaan sumber daya, dan mengurangi risiko kelebihan atau kekurangan stok.
Laporan stok barang yang terorganisir dengan baik membantu mengurangi adanya kemungkinan kesalahan, yang bisa berakibat pada peningkatan biaya penyimpanan.
Hal yang tidak kalah penting adalah memberikan informasi penting untuk perencanaan anggaran dan pengelolaan aliran kas.
Dengan memahami pola dan volume stok, Anda dapat membuat perkiraan yang lebih akurat tentang kebutuhan pembelian di masa depan, mengatur jadwal produksi yang lebih efektif, dan mengoptimalkan pengeluaran terkait stok.
Baca Juga: 7 Elemen Penting dalam Laporan Manajemen Pergudangan
2. Format Laporan Stok Gudang
Setelah memahami sejumlah langkah dalam membuat laporan stok, maka perlu diketahui pula format laporan stok gudang yang baik dan benar. Format ini nantinya akan memudahkan pelacakan stok, analisis data, dan pengambilan keputusan yang lebih strategis. Untuk kemudahan Anda, Anda bisa download template stok barang Excel yang sudah kami buatkan.
Berikut ini komponen informasi yang harus ada di contoh laporan gudang Excel:
a. Judul Laporan
Judul laporan stok barang harus jelas dan mencerminkan isinya. Dalam judul biasanya mencakup nama perusahaan dan frasa “Laporan Stok Gudang” beserta keterangan khusus jika diperlukan, seperti jenis barang tertentu. Judul ini membantu memudahkan Anda dalam identifikasi dan pengarsipan dokumen.
b. Tanggal & Periode Laporan
Selain judul, tanggal dan periode laporan juga perlu dicatat dalam laporan stok barang. Informasi ini diperlukan untuk menunjukkan relevansi data, memudahkan proses pembandingan laporan dengan periode sebelumnya, serta pengelolaan inventaris secara histori dengan lebih efektif.
c. Kolom Identifikasi Barang
Format laporan stok barang, khususnya template Excel stok barang, mencakup kolom identifikasi barang berisi informasi detail, seperti kode barang, nama, deskripsi, dan informasi tambahan seperti merek atau model. Kolom identifikasi ini memudahkan pembaca laporan untuk mengenali dan melacak setiap item di gudang.
d. Kolom Kuantitas
Kolom ini menunjukkan jumlah setiap item, baik dalam unit, kemasan, atau bentuk lain yang relevan. Kuantitas bisa dibagi menjadi sub kolom seperti ‘Awal’, ‘Masuk’, ‘Keluar’, dan ‘Akhir’ untuk melacak perubahan stok selama periode laporan.
e. Kolom Harga & Nilai
Sedangkan kolom harga dan nilai mencantumkan harga per unit dan nilai total setiap item. Harga bisa bervariasi berdasarkan kondisi atau sumber pembelian. Nilai total dihitung dengan mengalikan harga per unit dengan kuantitas. Informasi ini penting untuk analisis keuangan dan manajemen gudang.
f. Ringkasan Total
Di bagian akhir laporan, terdapat format laporan stok barang berupa ringkasan total. Bagian ini menggambarkan keseluruhan dari nilai stok di gudang. Termasuk total jumlah barang, total nilai, dan indikator penting lainnya. Ringkasan ini sangat membantu Anda dalam analisis cepat terhadap kondisi stok.
g. Tanda Tangan & Persetujuan
Format laporan stok barang terakhir adalah tanda tangan dan persetujuan dari orang yang bertanggung jawab, seperti manajer gudang atau kepala logistik. Tanda tangan menunjukkan verifikasi dan akurasi data dalam laporan, sehingga memberikan validitas formal pada dokumen.
3. Contoh Laporan Stok Barang Gudang
Untuk lebih memahami penggunaan format template stok barang excel yang telah dibahas sebelumnya, mari kita lihat contoh skenario berikut: Misalkan Anda memiliki bisnis yang menjual berbagai macam barang elektronik. Pada akhir Oktober 2023, Anda berencana untuk mengevaluasi strategi manajemen gudang serta nilai aset melalui laporan stok barang di gudang.
Kami menyediakan contoh laporan stok barang excel yang bisa Anda gunakan sebagai referensi. Anda dapat melihat contoh tabel excel stok barang pada gambar di bawah ini untuk mempelajari cara menyusun laporan stok barang dengan rapi dan terstruktur. Anda bisa download form laporan stok barang excel berikut sebagai referensi awal Anda.
Dari contoh laporan stok barang gudang excel di atas, ada beberapa informasi penting yang bisa Anda dapatkan. Misalnya, laporan menunjukkan bahwa smartphone adalah produk dengan jumlah unit terbanyak, yaitu 50 unit, diikuti oleh tablet dan laptop. Data ini, yang disusun dalam tabel stok barang excel, mencerminkan strategi persediaan atau permintaan pasar terhadap barang-barang tersebut.
Dengan total nilai persediaan sebesar Rp540.000.000, laporan stok barang ini menegaskan bahwa perusahaan telah berinvestasi signifikan pada stok barang elektronik. Untuk memastikan efisiensi, penting untuk memantau perputaran barang, mengelola risiko kerusakan, dan mengevaluasi tren permintaan secara berkala.
Dengan nilai persediaan yang tinggi ini, diperlukan manajemen gudang yang efektif. Termasuk pemantauan terhadap inventory turnover, mengelola risiko kerusakan atau usang barang, dan mengevaluasi permintaan pasar.
Melalui laporan stok barang yang disusun menggunakan format excel stok barang, Anda juga dapat merencanakan pembelian di masa mendatang. Misalnya, jika permintaan smartphone tinggi dan stok cepat habis, Anda dapat menambah pesanan pada periode berikutnya. Template stok barang excel yang kami sediakan mempermudah Anda menyusun laporan yang detail, mendukung strategi penjualan dan promosi lebih efektif.
Contoh laporan stok gudang di atas juga memberikan Anda insight tentang barang mana yang memiliki nilai persediaan tertinggi dan jumlah unit terbanyak, sehingga Anda bisa merancang strategi penjualan atau promosi yang lebih efektif. Misalnya menargetkan produk yang slow moving atau yang memiliki margin laba lebih tinggi.
4. Langkah Membuat Contoh Laporan Stok Barang Gudang
Ada sejumlah langkah penting dalam membuat laporan stok barang untuk memastikan data stok selalu akurat, memudahkan pelacakan, dan membantu pengambilan keputusan yang lebih efektif. Berikut langkah-langkah membuat laporan stok barang tersebut:
a. Pilih Periode Laporan
Langkah pertama dalam membuat laporan stok barang adalah menentukan periode waktu laporan. Periode ini bisa harian, mingguan, bulanan, atau tahunan, tergantung kebutuhan bisnis dan seberapa sering inventaris berubah.
Pemilihan periode yang tepat sangat mempengaruhi relevansi data dalam laporan, sehingga penting untuk menyesuaikan periode ini dengan siklus bisnis dan kebutuhan analisis stok. Sebagai referensi, Anda dapat melihat contoh pembukuan stok barang masuk dan keluar Excel yang telah kami buat untuk memahami cara pencatatan yang sistematis dan terstruktur.
b. Kumpulkan Data Persediaan
Setelah menentukan periode laporan, langkah selanjutnya adalah mengumpulkan semua data yang berkaitan dengan persediaan.
Data ini meliputi jumlah barang, lokasi penyimpanan, informasi pemasok, atau informasi relevan lainnya. Pengumpulan data yang akurat dan terperinci sangat penting untuk memastikan laporan stok gudang yang dibuat berkualitas.
c. Hitung Persediaan Awal
Berikutnya adalah menghitung jumlah persediaan di awal periode. Persediaan awal mencakup jumlah total barang yang tersedia di gudang sebelum periode laporan dimulai. Angka ini akan menjadi dasar untuk menghitung pergerakan stok selama periode tersebut.
d. Catat Barang Masuk & Keluar
Selanjutnya, hitung barang masuk dan keluar selama periode laporan. Barang masuk bisa saja berasal dari pembelian atau pengembalian, sementara barang keluar bisa karena penjualan atau kerusakan. Pencatatan yang akurat akan membantu dalam analisis aliran barang dan manajemen gudang.
e. Hitung Persediaan Akhir
Di akhir periode, hitung kembali jumlah total persediaan. Proses ini melibatkan pengecekan fisik stok dan membandingkannya dengan catatan.
Biasanya tim manajemen gudang meluangkan waktu khusus untuk melakukan stock opname untuk memastikan persediaan akhir sesuai dengan catatan. Persediaan akhir ini penting untuk mengetahui jumlah stok yang tersedia untuk periode berikutnya.
f. Hitung Nilai Persediaan
Setelah mengetahui jumlah persediaan akhir, langkah berikutnya adalah menilai nilai total persediaan. Ini bisa dilakukan dengan mengalikan jumlah unit dengan harga per unit. Penilaian ini membantu Anda dalam mengerti nilai aset yang dimiliki dan untuk keperluan akuntansi.
g. Review Ulang & Validasi
Langkah terakhir adalah mereview dan memvalidasi seluruh data dan perhitungan. Langkah ini diperlukan untuk memastikan tidak ada kesalahan dalam laporan dan semua informasi yang disajikan sudah akurat. Validasi bisa melibatkan pengecekan silang data dengan dokumen lain seperti faktur atau catatan pembelian.
Baca Juga: Permudah Pembuatan Laporan Stok dengan Sistem ERP
5. Kesalahan Umum pada Laporan Stok dan Cara Mengatasinya
Pembuatan laporan stok barang gudang tidak akan luput dari kesalahan. Berikut adalah kesalahan yang sering terjadi saat menyusun laporan gudang serta cara memperbaikinya.
a. Ketidakakuratan Data Stok
Ketidakakuratan stok sering terjadi karena pencatatan manual yang tidak tepat, tidak adanya pembaruan secara berkala, atau kesalahan dalam input data. Hal ini bisa menyebabkan jumlah stok yang tertera di laporan berbeda dengan kondisi sebenarnya di gudang.
Untuk mengatasi hal ini, gunakan sistem manajemen inventaris yang otomatis dan terintegrasi untuk memperbarui stok secara real-time. Selain itu, lakukan audit stok fisik secara rutin untuk memastikan konsistensi antara data dan kondisi barang.
b. Format Laporan yang Kurang Terstruktur
Format laporan yang tidak terorganisir dan tidak rapi dapat membuat informasi penting sulit dipahami atau menyebabkan kesalahan interpretasi data stok.
Oleh sebab itu, buatlah standar format laporan dengan kolom-kolom yang jelas seperti nama barang, kode, jumlah stok, lokasi, dan tanggal pembaruan.
Sebuah template laporan yang terstruktur akan membuat penyusunan dan pembacaannya lebih mudah.
c. Kurangnya Informasi Penting dalam Laporan
Terkadang laporan stok tidak mencakup informasi yang penting seperti tanggal kedaluwarsa, lokasi penyimpanan, atau status barang. Hal ini bisa menyebabkan pengelolaan barang menjadi kurang optimal.
Untuk mengatasinya, tambahkan informasi detail yang relevan di setiap laporan, seperti tanggal kedaluwarsa, nomor batch, dan lokasi penyimpanan. Hal ini akan membantu pengelolaan stok lebih efektif dan menghindari kerugian akibat barang kedaluwarsa atau rusak.
d. Tidak Memantau Tren Penggunaan Stok
Kesalahan umum lainnya adalah tidak memperhatikan tren stok, seperti pola penurunan atau peningkatan permintaan, sehingga menyebabkan perusahaan mengambil keputusan terkait pengadaan atau pemesanan yang kurang tepat. Penggunaan aplikasi stok barang dapat membantu memantau tren ini secara real-time dan mencegah kesalahan serupa.
Oleh karena itu, sertakan analisis tren dalam laporan stok, seperti penurunan atau peningkatan stok dari waktu ke waktu. Dengan demikian, menggunakan data historis, Anda bisa memprediksi kebutuhan stok di masa mendatang dan mengelola barang secara lebih efisien.
e. Barang Tidak Tercatat Semua
Kadang kala, terdapat beberapa barang yang tidak tercatat dalam laporan, terutama barang-barang kecil atau yang sering dipindahkan. Hal ini membuat laporan stok tidak sesuai dengan jumlah yang sebenarnya.
Penerapan stock opname secara berkala dapat mencegah hal ini terjadi. Lalu, pastikan semua barang, termasuk yang sering berpindah, tercatat dengan baik. Automasi dengan barcode atau RFID juga bisa membantu memastikan setiap barang tercatat dengan akurat.
Baca Juga: Cara WMS Warehouse System Dalam Optimalkan Gudang
6. Buat Laporan Gudang Barang dengan Software Gudang ScaleOcean
Software gudang ScaleOcean merupakan solusi inovatif untuk mengelola operasional gudang dengan lebih efisien. Dengan teknologi canggih, ScaleOcean menyediakan data barang secara real-time dan akurat, memungkinkan perusahaan untuk membuat laporan stok gudang yang tepat dan up-to-date.
Sistem ini memonitor pergerakan barang secara otomatis, mengurangi kesalahan manusia, serta mempercepat proses pelaporan, sehingga Anda dapat membuat keputusan yang lebih cepat dan tepat dalam pengelolaan gudang.
Selain itu, vendor software gudang ScaleOcean juga menawarkan layanan konsultasi dengan tim ahli yang siap membantu Anda memahami lebih dalam mengenai cara kerja sistem ini. Anda dapat melakukan simulasi gratis tanpa perlu khawatir tentang komitmen biaya apapun.
Ini memberi Anda kesempatan untuk mengevaluasi kelebihan software ini secara langsung sebelum mengambil keputusan untuk mengimplementasikannya di perusahaan Anda.
Keunggulan lainnya dari ScaleOcean adalah fleksibilitas yang ditawarkan. Software ini bersifat scalable, cocok untuk perusahaan dengan berbagai ukuran. Fitur-fiturnya dapat dikustomisasi sesuai dengan kebutuhan spesifik industri Anda, dan dapat diintegrasikan dengan sistem internal atau aplikasi pihak ketiga lainnya.
Dengan demikian, ScaleOcean bukan hanya solusi manajemen gudang, tetapi juga alat yang mendukung efisiensi dan perkembangan bisnis Anda secara menyeluruh.
7. Kesimpulan
Dari pembahasan di atas dapat disimpulkan bahwa laporan stok barang berperan penting dalam manajemen gudang karena mampu meningkatkan efisiensi operasional dan efektivitas pengelolaan ruang gudang.
Oleh karena itu, memahami langkah dan format laporan stok gudang yang benar akan membantu Anda dalam memahami informasi yang disajikan dalam laporan gudang secara akurat.
Contoh laporan barang gudang di atas juga menunjukkan ternyata ada banyak insight yang bisa Anda peroleh dari laporan tersebut. Mulai dari barang yang paling diminati, jumlah modal yang terikat pada inventaris, inventory turnover, hingga strategi pembelian dan penjualan yang lebih tepat untuk periode berikutnya.
FAQ:
1. Bagaimana cara mengatur stok barang di gudang?
Cara mengelola stok barang di gudang:
1. Memiliki gudang penyimpanan yang cukup
2. Buat dan catat daftar stok
3. Membuat forecast persediaan barang dan jadwal stok
4. Buat kode pada setiap produk
5. Pisahkan stok lama dan baru
6. Lakukan pengecekan sebelum barang disimpan
2. Bagaimana tahapan perhitungan stok barang?
Berikut adalah proses stock count dalam inventaris:
1. Persiapan
2. Penghitungan stok barang fisik
3. Rekonsiliasi data
4. Mengatasi selisih jumlah stok barang
5. Analisis dan evaluasi
3. Apa itu laporan stock opname?
Laporan stock opname adalah cara untuk mengetahui kondisi persediaan barang di gudang atau toko. Laporan ini digunakan untuk mencatat jumlah fisik stok dan membandingkannya dengan data yang tercatat, membantu memastikan akurasi persediaan barang di perusahaan.
4. Apa metode pengendalian stok?
Produksi tepat waktu (Just-in-Time / JIT) adalah metode pengendalian stok yang berfokus pada pengurangan waktu aliran produksi serta waktu respons antara pemasok dan pelanggan. Dengan JIT, produsen hanya memesan inventaris saat dibutuhkan, sehingga mengurangi biaya penyimpanan dan mengoptimalkan pengelolaan stok.
Klik untuk Mulai Chat
