Contoh Laporan Stok Gudang Barang Excel dan Jenisnya

Manajemen gudang yang efektif memerlukan pengelolaan stok yang akurat. Seringkali, masalah muncul karena laporan stok barang yang tidak disusun dengan baik. Hal ini dapat menghambat efisiensi operasional dan menyebabkan kesalahan dalam perencanaan serta pengelolaan persediaan.

Laporan stok barang berfungsi sebagai dokumen administratif yang memberikan gambaran jelas mengenai kondisi stok barang. Selain itu, laporan ini dapat digunakan untuk menganalisis tren persediaan dan memproyeksikan kebutuhan barang di masa mendatang, sehingga mendukung keputusan yang lebih tepat.

Oleh sebab itu, Anda perlu memahami cara menyusun format laporan barang gudang yang tepat. Dalam artikel ini, kami akan membahas secara detail langkah-langkah dan format laporan gudang yang dapat Anda gunakan, serta contoh laporan stok barang gudang yang bisa dimodifikasi sesuai kebutuhan Anda.

Apa itu Laporan Stok Barang Gudang?

Laporan stok barang gudang adalah laporan stok barang yang mencatat jumlah barang yang masuk dan keluar, serta sisa stok pada periode tertentu. Laporan ini mencakup komponen seperti judul, informasi perusahaan, tanggal, nomor referensi, daftar barang (nama, kode, satuan, lokasi), tanggal transaksi, jumlah stok masuk, jumlah stok keluar, stok akhir, dan total nilai stok.

laporan stok barang yang mencatat jumlah barang yang masuk dan keluar, serta sisa stok pada periode tertentu. Laporan ini mencakup komponen seperti judul, informasi perusahaan, tanggal, nomor referensi, daftar barang (nama, kode, satuan, lokasi), tanggal transaksi, jumlah stok masuk, jumlah stok keluar, stok akhir, dan total nilai stok.

Selain itu, laporan stok barang juga berfungsi untuk membantu dalam pengambilan keputusan terkait pembelian dan penghapusan barang. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk mengoptimalkan proses distribusi dan meminimalkan biaya penyimpanan.

Untuk meningkatkan akurasi, format laporan stok gudang sering kali melibatkan penggunaan sistem pengkodean barang. Sistem ini mempermudah identifikasi dan pelacakan barang, baik yang masuk maupun keluar dari gudang, sehingga meningkatkan efisiensi operasional.

Agar contoh laporan stok barang excel tetap relevan, pembaruan berkala sangat diperlukan. Audit stok secara rutin dapat memastikan bahwa data yang tercatat sesuai dengan keadaan fisik barang di gudang, menghindari ketidaksesuaian yang bisa merugikan perusahaan.

Manfaat Laporan Stok Barang Gudang

Manfaat laporan stok gudang merupakan dokumen yang berisi pencatatan jumlah barang yang tersedia di gudang pada periode tertentu. Laporan ini memiliki peran penting dalam membantu perusahaan memantau, mengelola, dan menganalisis persediaan dengan lebih efisien.

Laporan stok gudang memiliki berbagai manfaat yang mendukung operasional yang lebih efisien dan pengelolaan inventaris yang lebih baik. Berikut adalah manfaat utama laporan stok gudang:

1. Mencocokkan Stok Aktual

Laporan stok gudang memungkinkan perbandingan antara data stok yang tercatat dan jumlah fisik yang ada di gudang. Proses ini membantu mendeteksi kesalahan pencatatan atau perbedaan antara stok yang tercatat dan yang sebenarnya tersedia, memastikan akurasi inventaris.

Sebagai langkah tambahan, penggunaan surat penerimaan barang yang jelas dan terperinci juga membantu memastikan bahwa barang yang diterima sesuai dengan catatan, mengurangi kemungkinan kesalahan dalam pencatatan stok.

2. Mengurangi Kerugian

Laporan stok barang yang teratur juga membantu meminimalkan kerugian akibat kesalahan pencatatan, kerusakan, atau kehilangan barang. Dengan informasi yang lebih akurat, bisnis dapat segera menangani masalah tersebut dan mencegah kerugian lebih lanjut, menjaga efisiensi operasional.

Dengan informasi yang lebih akurat, bisnis dapat segera menangani masalah tersebut dan mencegah kerugian lebih lanjut, menjaga efisiensi operasional. Selain itu, monitoring suhu ruangan yang tepat juga penting untuk memastikan kondisi barang tetap terjaga, terutama untuk produk yang sensitif terhadap perubahan suhu.

3. Pengambilan Keputusan

Laporan stok barang dalam gudang memberikan data yang diperlukan untuk mendukung pengambilan keputusan bisnis. Dengan informasi yang akurat, manajemen dapat menentukan waktu yang tepat untuk memesan ulang stok, memastikan kelancaran operasional dan menghindari kekurangan barang di gudang.

4. Pengendalian Biaya

Laporan stok barang membantu dalam pengelolaan biaya pengadaan dan penyimpanan. Dengan menghindari kelebihan atau kekurangan stok, perusahaan dapat mengontrol pengeluaran, menjaga biaya tetap optimal, dan mencegah pemborosan yang bisa terjadi akibat stok yang tidak terkelola dengan baik.

Selain itu, prosedur pengeluaran barang yang terstruktur dengan baik memastikan bahwa barang yang dikeluarkan sesuai dengan kebutuhan, menghindari pengeluaran yang tidak perlu, dan mendukung efisiensi operasional secara keseluruhan.

5. Meningkatkan Kepuasan Pelanggan

Dengan memastikan stok tersedia sesuai dengan permintaan, laporan stok gudang turut berperan dalam meningkatkan kepuasan pelanggan. Ketersediaan produk yang akurat dan tepat waktu akan memuaskan pelanggan dan memperkuat loyalitas mereka terhadap perusahaan.

6. Mempermudah Audit Internal dan Eksternal

Laporan stok barang yang lengkap dan terperinci mempermudah proses audit internal maupun eksternal. Data yang jelas memungkinkan auditor untuk memverifikasi jumlah persediaan yang tercatat dalam sistem administrasi gudang, memastikan keakuratan laporan keuangan dan operasional.

Dengan laporan ini, proses audit dapat lebih lancar tanpa masalah stok. Hal ini juga dapat meningkatkan kredibilitas perusahaan di mata pihak eksternal, seperti investor atau pihak berwenang.

Elemen Penting dalam Laporan Stok Barang

Laporan stok barang di gudang memiliki peranan yang sangat penting dalam menjaga kelancaran operasional dan efisiensi manajemen persediaan. Melalui laporan ini, perusahaan dapat memantau setiap elemen yang berkaitan dengan pergerakan barang, pengelolaan ruang, serta biaya operasional yang ada di gudang.

Berikut beberapan elemen penting untuk penyusunan laporan stok barang di gudang, diantaranya:

1. Ketersediaan Stok

Ketersediaan stok adalah elemen pertama yang paling krusial dalam laporan stok barang. Laporan ini memberikan informasi mengenai jumlah barang yang ada di gudang pada waktu tertentu, termasuk barang yang masih tersedia untuk dijual atau digunakan dalam produksi.

Dengan memantau ketersediaan stok secara akurat melalui spot check Inventory secara berkala, dapat membantu perusahaan untuk menghindari kekurangan atau kelebihan persediaan, yang dapat mempengaruhi kelancaran operasional dan menyebabkan biaya penyimpanan yang tinggi.

Salah satu pendekatan yang dapat diterapkan untuk meningkatkan efisiensi ketersediaan stok adalah Just-in-Time (JIT). Sistem JIT berfokus pada pengadaan barang sesuai kebutuhan, dengan tujuan meminimalkan persediaan yang ada di gudang. Pendekatan ini mengurangi biaya penyimpanan dan meminimalkan risiko barang kedaluwarsa atau rusak.

2. Pembelian Barang

Pembelian barang mencatat semua transaksi pembelian barang yang dilakukan perusahaan. Laporan stok gudang ini mencakup informasi tentang pemasok, jumlah barang yang dibeli, harga, dan tanggal transaksi.

Memantau pembelian barang secara teratur memungkinkan perusahaan untuk memastikan bahwa pengadaan barang dilakukan sesuai dengan kebutuhan operasional dan anggaran yang telah ditetapkan. Selain itu, laporan ini juga berguna untuk mengidentifikasi pemasok yang memberikan harga terbaik dan kualitas barang terbaik.

3. Laporan Penerimaan dan Pengiriman

Laporan penerimaan dan pengiriman mencatat semua transaksi barang yang diterima dan dikirim dari gudang. Laporan ini membantu memastikan bahwa barang yang diterima sesuai dengan pesanan dan kualitas yang dijanjikan oleh pemasok.

Selain itu, laporan pengiriman mencatat barang yang dikeluarkan untuk penjualan atau distribusi ke pelanggan. Kedua laporan ini sangat penting untuk memantau aliran barang dan menjaga konsistensi stok barang di gudang, sehingga dapat mencegah kesalahan dalam pengelolaan persediaan.

Sebagai bagian dari proses penerimaan, penting untuk membuat tanda terima barang yang berfungsi sebagai bukti bahwa barang telah diterima dalam kondisi yang sesuai dengan pesanan.

4. Penjualan Produk

Penjualan produk dalam laporan stok barang mencatat semua barang yang telah dijual selama periode tertentu. Laporan ini memberikan informasi tentang jumlah produk yang terjual, tanggal penjualan, dan nilai transaksi. Back order dapat dicatat dalam laporan ini untuk mencatat permintaan barang yang belum dapat dipenuhi, yang membantu perusahaan merencanakan pengadaan dan meningkatkan pelayanan kepada pelanggan.

Dengan memantau penjualan secara berkala, perusahaan dapat mengidentifikasi produk yang memiliki permintaan tinggi dan menyesuaikan strategi pengadaan serta produksi. Laporan ini juga membantu untuk menganalisis tren penjualan dan merencanakan promosi atau diskon untuk meningkatkan penjualan.

5. KPI Gudang

Key Performance Indicators (KPI) gudang adalah metrik yang digunakan untuk mengukur kinerja operasional gudang. KPI ini mencakup berbagai aspek, seperti kecepatan pengambilan barang, akurasi pengiriman, dan tingkat stok yang terjual.

Menggunakan KPI gudang dalam laporan membantu perusahaan mengevaluasi efisiensi operasional gudang dan menemukan area yang perlu perbaikan. Dengan pemantauan yang tepat, KPI dapat meningkatkan produktivitas dan mengurangi biaya operasional gudang, serta memastikan pelayanan yang lebih baik kepada pelanggan.

6. Tingkat Pemanfaatan Ruang

Tingkat pemanfaatan ruang mengukur seberapa efisien ruang penyimpanan di gudang digunakan untuk menyimpan barang. Laporan stok gudang mencatat penggunaan ruang di setiap area gudang dan membandingkannya dengan kapasitas yang tersedia.

Dengan menganalisis tingkat pemanfaatan ruang, perusahaan dapat mengidentifikasi apakah ruang yang ada sudah digunakan secara optimal atau ada ruang yang tidak terpakai. Efisiensi dalam pemanfaatan ruang dapat mengurangi biaya penyimpanan dan meningkatkan alur kerja di gudang.

7. Analisis Biaya Operasional Gudang

Analisis biaya operasional gudang mencatat semua biaya yang terkait dengan pengelolaan gudang, seperti biaya tenaga kerja, pemeliharaan, dan utilitas. Laporan ini membantu perusahaan mengidentifikasi area di mana biaya dapat dikurangi atau dioptimalkan, seperti pengurangan biaya penyimpanan atau perbaikan efisiensi proses pengiriman barang.

Dengan memantau biaya operasional secara teratur, perusahaan dapat membuat keputusan yang lebih baik mengenai anggaran dan strategi pengelolaan gudang untuk meningkatkan profitabilitas.

Agar analisis biaya operasional gudang akurat dan dapat diandalkan, Anda bisa menggunakan fungsi data warehouse yang dapat dalam mengintegrasikan dan menganalisis data secara lebih efisien, memberikan wawasan yang lebih mendalam tentang biaya dan kinerja gudang untuk pengambilan keputusan yang lebih tepat.

Format Laporan Stok Barang Gudang

Salah satu contoh laporan gudang barang adalah Laporan Stok Barang, yang menyajikan informasi seperti nama barang, kode barang, stok awal, jumlah barang yang masuk dan keluar, stok akhir, serta nilai total persediaan untuk periode tertentu.

Laporan ini biasanya disusun dalam format tabel yang mencakup detail tanggal transaksi, jumlah unit, harga satuan, dan lokasi penyimpanan, yang mendukung pengelolaan stok, analisis keuangan, dan pengambilan keputusan bisnis.

Berikut format laporan stok barang untuk manajemen gudang, diantaranya:

1. Judul Laporan

Judul laporan stok barang harus jelas dan mencerminkan isinya. Dalam judul biasanya mencakup nama perusahaan dan frasa “Laporan Stok Gudang” beserta keterangan khusus jika diperlukan, seperti jenis barang tertentu. Judul ini membantu memudahkan Anda dalam identifikasi dan pengarsipan dokumen.

2. Tanggal & Periode Laporan

Selain judul, tanggal dan periode laporan juga perlu dicatat dalam laporan stok barang. Informasi ini diperlukan untuk menunjukkan relevansi data, memudahkan proses pembandingan laporan dengan periode sebelumnya, serta pengelolaan inventaris secara histori dengan lebih efektif.

3. Kolom Identifikasi Barang

Format excel stok barang, khususnya template Excel stok barang, mencakup kolom identifikasi barang berisi informasi detail, seperti kode barang, nama, deskripsi, dan informasi tambahan seperti merek atau model. Kolom identifikasi ini memudahkan pembaca laporan untuk mengenali dan melacak setiap item di gudang.

4. Kolom Kuantitas

Kolom ini menunjukkan jumlah setiap item, baik dalam unit, kemasan, atau bentuk lain yang relevan. Kuantitas bisa dibagi menjadi sub kolom seperti ‘Awal’, ‘Masuk’, ‘Keluar’, dan ‘Akhir’ untuk melacak perubahan stok selama periode laporan.

5. Kolom Harga & Nilai

Sedangkan kolom harga dan nilai mencantumkan harga per unit dan nilai total setiap item. Harga bisa bervariasi berdasarkan kondisi atau sumber pembelian. Nilai total dihitung dengan mengalikan harga per unit dengan kuantitas. Format excel stok barang ini penting untuk analisis keuangan dan manajemen gudang.

6. Ringkasan Total

Di bagian akhir laporan, terdapat format laporan stok barang berupa ringkasan total. Bagian ini menggambarkan keseluruhan dari nilai stok di gudang. Termasuk total jumlah barang, total nilai, dan indikator penting lainnya. Ringkasan ini sangat membantu Anda dalam analisis cepat terhadap kondisi stok.

7. Tanda Tangan & Persetujuan

Format laporan stok barang terakhir adalah tanda tangan dan persetujuan dari orang yang bertanggung jawab, seperti manajer gudang atau kepala logistik. Tanda tangan menunjukkan verifikasi dan akurasi data dalam laporan, sehingga memberikan validitas formal pada dokumen.

Jenis Laporan Barang di Gudang

Berbagai contoh laporan administrasi gudang dapat disusun sesuai dengan jenis informasi yang perlu dipantau. Laporan-laporan ini biasanya mencakup laporan stok barang termasuk rolling inventory, laporan penerimaan barang, laporan pengeluaran barang, dan laporan stock opname.

Berikut jenis laporan stok barang yang umum digunakan:

1. Laporan Catatan Stok Barang

Buku catatan stok barang adalah dokumen yang mencatat seluruh aktivitas persediaan barang di gudang. Laporan ini mencatat setiap perubahan stok, baik barang yang masuk maupun yang keluar.

Data yang tercatat di buku ini berguna untuk memantau tingkat persediaan barang secara real-time, memastikan tidak ada kesalahan dalam pencatatan dan mempermudah perencanaan pengadaan barang untuk memenuhi permintaan. Berikut ini contoh laporan catatan stok barang, yaitu:

2. Laporan Penerimaan Barang

Laporan penerimaan barang mencatat semua barang yang diterima oleh perusahaan atau barang masuk, baik dari pemasok maupun dari pengiriman internal. Laporan ini berfungsi untuk memastikan bahwa barang yang diterima sesuai dengan pesanan, baik jumlah maupun kondisi barang.

Dengan laporan stok gudang ini, perusahaan dapat mengecek kesesuaian antara faktur, barang yang diterima, dan dokumen penyimpanan barang lainnya untuk menghindari kesalahan dalam proses penerimaan dan pembayaran. Ini contoh laporan penerimaan barang di gudang:

3. Laporan Pengeluaran Barang

Laporan pengeluaran barang adalah catatan yang mencatat semua barang yang dikeluarkan dari gudang, baik untuk keperluan produksi, penjualan, atau distribusi. Laporan ini membantu untuk memantau aliran barang keluar dan memastikan stok barang tetap terjaga dengan baik.

Selain itu, laporan ini juga penting untuk memantau pengeluaran barang yang sesuai dengan permintaan dan anggaran, guna menghindari pemborosan dan kekurangan barang. Untuk memudahkan pemahaman, berikut contoh laporan pengeluaran barang:

4. Laporan Stok Periodik

Laporan stok periodik adalah laporan yang dibuat pada interval tertentu (misalnya bulanan atau tahunan) untuk mencatat jumlah persediaan barang yang tersedia di gudang. Laporan ini berperan penting dalam perencanaan pengadaan dan penyesuaian persediaan di masa depan.

Laporan ini membantu perusahaan dalam menganalisis perubahan stok selama periode tertentu, serta untuk memastikan bahwa stok yang tercatat dalam sistem sesuai dengan kondisi fisik barang di gudang. Berikut contoh laporan stok periodik:

5. Laporan Audit Stok

Laporan audit stok adalah proses pemeriksaan dan verifikasi fisik atas barang yang ada di gudang untuk memastikan keakuratan data yang tercatat dalam sistem. Laporan audit stok dilakukan secara rutin atau mendadak untuk mengidentifikasi selisih antara stok yang tercatat dengan kondisi fisik barang.

Dengan adanya audit stok, perusahaan dapat mengetahui kerugian yang disebabkan oleh kehilangan atau kerusakan barang, serta mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan. Ini dia contoh laporan audit stok:

6. Laporan Stok Barang Harian

Laporan stok barang harian mencatat semua pergerakan stok yang terjadi setiap hari, termasuk barang yang diterima, dikeluarkan, dan saldo akhir barang yang ada di gudang. Laporan ini berguna untuk memantau stok secara real-time dan memastikan ketersediaan barang untuk kebutuhan operasional harian.

Dengan laporan harian, perusahaan dapat segera mengetahui apakah ada selisih atau kekurangan dalam stok barang dan mengambil langkah cepat untuk menanggulanginya. Berikut ini contoh laporan stok barang harian gudang yang bisa digunakan:

7. Laporan Rekap Barang

Laporan rekap barang berfungsi untuk memastikan kecocokan data inventaris, memudahkan pelacakan barang, dan memberikan akses informasi yang mudah bagi berbagai departemen.

Rekap barang sendiri adalah proses penting dalam manajemen gudang yang mencatat pergerakan barang masuk dan keluar. Dengan contoh rekap barang masuk dan keluar di gudang yang teratur, perusahaan dapat memastikan kecocokan data inventaris, memudahkan pelacakan barang, dan mendukung keputusan pembelian yang tepat.

Pembuatan rekap barang dapat dilakukan secara manual menggunakan Excel atau melalui aplikasi gudang untuk memastikan efisiensi dan keakuratan data. Dengan adanya laporan contoh rekap barang, dapat membantu perusahaan dalam mengetahui waktu reorder barang, merencanakan pembelian, dan menjaga kelancaran manajemen stok.

Berikut contoh rekap barang masuk dan keluar di gudang yang bisa digunakan:

8. Laporan Keluar Masuk Barang

Laporan keluar masuk barang mencatat semua pergerakan barang yang masuk dan keluar dari gudang, termasuk informasi mengenai tanggal transaksi, jumlah barang, dan tujuan pengeluaran atau penerimaan barang. Hal ini juga dapat berupa keluar masuknya barang dikarenakan kerusakan seperti jurnal retur pembelian atau penjualan.

Contoh pembukuan stok barang masuk dan keluar Excel ini sangat penting untuk memastikan akurasi pencatatan stok, menghindari kesalahan dalam aliran barang, serta memudahkan dalam perencanaan pengadaan dan distribusi barang. Dengan laporan ini, perusahaan dapat mengelola stok dengan lebih teratur dan efisien.

Berikut contoh pembukuan stok barang masuk dan keluar Excel, yaitu:

Contoh laporan stok barang ini lebih cocok untuk sektor bisnis sederhana, seperti bisnis fashion dan pakaian, UKM, atau manajemen tingkat atas yang memerlukan gambaran umum dan ringkas mengenai pergerakan stok selama periode tertentu untuk tujuan analisis kinerja.

Untuk perusahaan yang memiliki proses bisnis kompleks, dan membutuhkan laporan untuk pelacakan yang sangat rinci dan real-time terkait setiap pergerakan barang, seperti sektor retail dan e-commerce, manufaktur, serta logistik dan distribusi, Anda bisa menggunakan contoh pembukuan stok barang masuk dan keluar Excel berikut ini:

Laporan keluar masuk barang harus dicatat dengan akurat agar dapat membantu perusahaan dalam melakukan perhitungan stok untuk aliran barang secara menyeluruh.

Untuk memudahkan penyusunan berbagai jenis laporan ini, Anda dapat menggunakan template laporan stok barang excel berikut ini agar proses pencatatan dan perhitungan menjadi lebih efisien dan akurat.

Artikel ini menguraikan template laporan gudang barang dengan excel sehingga dapat membantu Anda mengelola stok barang secara sistematis, mencatat setiap pergerakan barang, serta menghitung saldo akhir dengan mudah.

Selain itu, Anda bisa menggunakan software WMS terbaik yang dapat mengotomatisasi seluruh prosesnya dengan mengintegrasikan data real-time selama proses penerimaan, penyimpanan, dan pengeluaran barang.

Penggunaan software warehouse management ini secara otomatis mencatat setiap pergerakan barang, menghitung jumlah stok, dan memperbarui inventaris secara akurat tanpa memerlukan input manual.

Dengan fitur pelaporan otomatis, WMS memastikan data yang dihasilkan selalu up-to-date dan akurat, memudahkan pemantauan stok serta memberikan informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan operasional yang lebih efisien.

Contoh Laporan Stok Barang Gudang

Untuk lebih memahami penggunaan format template stok barang excel yang telah dibahas sebelumnya, mari kita lihat contoh skenario berikut: Misalkan Anda memiliki bisnis yang menjual berbagai macam barang elektronik.

Pada akhir Oktober 2023, Anda berencana untuk mengevaluasi strategi manajemen gudang serta nilai aset melalui laporan stok barang di gudang. Berikut contoh tabel laporan stok barang, yang di mana persediaan barang elektronik diuraikan:

Dari contoh laporan stok barang gudang excel di atas, ada beberapa informasi penting yang bisa Anda dapatkan. Misalnya, laporan stok gudang menunjukkan bahwa smartphone adalah produk dengan jumlah unit terbanyak, yaitu 50 unit, diikuti oleh tablet dan laptop.

Data ini, yang disusun dalam tabel stok barang excel, mencerminkan strategi persediaan atau permintaan pasar terhadap barang-barang tersebut. Dengan total nilai persediaan sebesar Rp540.000.000, laporan stok barang ini menegaskan bahwa perusahaan telah berinvestasi signifikan pada stok barang elektronik.

Untuk memastikan efisiensi, penting untuk memantau perputaran barang, mengelola risiko kerusakan, dan mengevaluasi tren permintaan secara berkala. Dengan nilai persediaan yang tinggi ini, diperlukan manajemen gudang yang efektif. Termasuk pemantauan terhadap inventory turnover, mengelola risiko kerusakan atau usang barang, dan mengevaluasi permintaan pasar.

Melalui contoh rekap barang masuk dan keluar yang disusun menggunakan format excel stok barang, Anda juga dapat merencanakan pembelian di masa mendatang. Misalnya, jika permintaan smartphone tinggi dan stok cepat habis, Anda dapat menambah pesanan pada periode berikutnya.

Template contoh laporan stok barang excel yang kami sediakan mempermudah Anda menyusun laporan yang detail, mendukung strategi penjualan dan promosi lebih efektif. Contoh ini dapat memberikan Anda insight mengenai barang mana yang memiliki nilai persediaan tertinggi dan jumlah unit terbanyak.

Hal ini penting untuk membantu Anda merancang strategi penjualan atau promosi yang lebih efektif. Misalnya menargetkan produk yang slow moving atau yang memiliki margin laba lebih tinggi.

Langkah Membuat Contoh Laporan Stok Barang Gudang

Untuk membuat laporan stok gudang, tentukan periode waktu laporan (harian, mingguan, atau bulanan), identifikasi semua barang (kode, nama, lokasi), lacak pergerakan barang (masuk dan keluar), lakukan stock opname secara berkala, gunakan perangkat lunak untuk pencatatan, dan analisis tren persediaan.

Berikut cara membuat laporan stok barang gudang tersebut:

1. Pilih Periode Laporan

Langkah pertama dalam membuat laporan stok barang adalah menentukan periode waktu laporan. Periode ini bisa harian, mingguan, bulanan, atau tahunan, tergantung kebutuhan bisnis dan seberapa sering inventaris berubah.

Pemilihan periode yang tepat sangat mempengaruhi relevansi data dalam laporan, sehingga penting untuk menyesuaikan periode ini dengan siklus bisnis dan kebutuhan analisis stok. Sebagai referensi, Anda dapat melihat contoh pembukuan stok barang masuk dan keluar Excel yang telah kami buat untuk memahami cara pencatatan yang sistematis dan terstruktur.

2. Kumpulkan Data Persediaan

Setelah menentukan periode laporan, langkah selanjutnya adalah mengumpulkan semua data yang berkaitan dengan persediaan.

Data ini meliputi jumlah barang, lokasi penyimpanan, informasi pemasok, atau informasi relevan lainnya. Pengumpulan data yang akurat dan terperinci sangat penting untuk memastikan laporan stok keluar masuk barang yang dibuat berkualitas.

3. Hitung Persediaan Awal

Berikutnya adalah menghitung jumlah persediaan di awal periode. Persediaan awal mencakup jumlah total barang yang tersedia di gudang sebelum periode laporan dimulai. Angka ini akan menjadi dasar untuk menghitung pergerakan stok selama periode tersebut.

4. Catat Barang Masuk & Keluar

Selanjutnya, penting untuk memahami cara menghitung stok barang masuk dan keluar selama periode laporan. Barang masuk bisa saja berasal dari pembelian atau pengembalian, sementara barang keluar bisa karena penjualan atau kerusakan. Pencatatan yang akurat akan membantu dalam analisis aliran barang dan manajemen gudang.

Perhitungan ini memiliki tiga langkah dan cara menghitung stok barang masuk dan keluar, diantaranya:

• Menghitung Stok Masuk, nilai stok yang harus tercatat dalam laporan gudang barang dengan setiap barang yang diterima dari pembelian, atau pengiriman dari supplier. Anda bisa menghitungnya dengan rumus berikut:

• Menghitung Stok Barang Keluar, mengacu pada pengeluaran barang dari gudang untuk tujuan tertentu, seperti penjualan, distribusi ke cabang, atau retur barang. Cara menghitung stok barang ini dapat dilakukan dengan rumus berikut:

• Menghitung Stok Akhir, langkah untuk mengetahui stok akhir setelah mencatat barang masuk dan keluar. Cara menghitung stok barang akhir ini dengan rumus berikut:

Pemahaman cara menghitung stok barang masuk dan keluar ini penting memberikan gambaran yang jelas tentang fluktuasi jumlah stok setiap item barang dalam jangka waktu tertentu, yang sangat krusial untuk pengelolaan persediaan dan pengambilan keputusan operasional.

Dari rumus dan cara menghitung stok barang masuk dan keluar ini, Anda dapat memahami lebih mendalam dari uraian contoh yang akan dijelaskan untuk memudahkan pembuatan laporan keluar masuk barang yang akurat dan dapat diandalkan.

Jika dilihat dari contoh pembukuan stok barang masuk dan keluar Excel versi pertama, diketahui bahwa terdapat dua barang, sepatu dan kaos kaki yang melalui proses keluar dan masuk di gudang.

Perhitungan pertama untuk sepatu dengan kode barang A-001 diketahui:

• Persediaan Awal: 150 unit
• Persediaan Masuk: 70 unit (barang masuk dan ditambahkan ke stok)
• Persediaan Keluar: 40 unit (barang keluar atau dijual dan digunakan dari stok)

Dari data ini, total stok akhir dapat dihitung seperti berikut:

Dari cara menghitung stok barang keluar masuk ini dapat diketahui bahwa total stok persediaan akhir untuk sepatu setelah melewati proses keluar masuk barang yaitu 180 unit.

Selanjutnya, dapat dihitung persediaan akhir untuk barang kaos kaki dengan kode barang A-002. Diketahui bahwa:

• Persediaan Awal: 125 unit
• Persediaan Masuk: 85 unit (barang masuk dan ditambahkan ke stok)
• Persediaan keluar: 100 unit (barang keluar dan digunakan dari stok)

Dari data ini dapat dihitung persediaan akhir dengan rumus yang sama, yaitu sebagai berikut:

5. Catat Persediaan Akhir

Di akhir periode, setelah menghitung stok barang masuk dan keluar, serta stok akhir, penting untuk mencatat persediaan akhir, yang melibatkan pengecekan fisik stok dan membandingkannya dengan catatan.

Biasanya tim manajemen gudang meluangkan waktu khusus untuk melakukan stock opname untuk memastikan persediaan akhir sesuai dengan catatan. Persediaan akhir ini penting untuk mengetahui jumlah stok yang tersedia untuk periode berikutnya.

6. Hitung Nilai Persediaan

Setelah mengetahui jumlah persediaan akhir, langkah berikutnya adalah menilai nilai total persediaan. Ini bisa dilakukan dengan mengalikan jumlah unit dengan harga per unit. Penilaian ini membantu Anda dalam mengerti nilai aset yang dimiliki dan untuk keperluan akuntansi.

7. Review Ulang Validasi

Langkah terakhir adalah mereview dan memvalidasi seluruh data dan perhitungan. Langkah ini diperlukan untuk memastikan tidak ada kesalahan dalam laporan stok gudang dan semua informasi yang disajikan sudah akurat. Validasi bisa melibatkan pengecekan silang data dengan dokumen lain seperti faktur atau catatan pembelian.

Kesalahan Umum pada Laporan Stok Barang dan Solusi

Pembuatan laporan stok barang gudang tidak akan luput dari kesalahan. Berikut adalah kesalahan yang sering terjadi saat menyusun laporan gudang serta cara memperbaikinya.

1. Ketidakakuratan Data Stok

Ketidakakuratan stok sering terjadi karena pencatatan manual dalam dokumen administrasi pergudangan yang tidak tepat, tidak adanya pembaruan secara berkala, atau kesalahan dalam input data. Hal ini bisa menyebabkan jumlah stok yang tertera di laporan berbeda dengan kondisi sebenarnya di gudang.

Untuk mengatasi hal ini, gunakan sistem manajemen inventaris yang otomatis dan terintegrasi untuk memperbarui stok secara real-time. Selain itu, lakukan audit stok fisik secara rutin untuk memastikan konsistensi antara data dan kondisi barang.

2. Format Laporan yang Kurang Terstruktur

Format laporan yang tidak terorganisir dan tidak rapi dapat membuat informasi penting sulit dipahami atau menyebabkan kesalahan interpretasi data stok.

Oleh sebab itu, buatlah standar format laporan dengan kolom-kolom yang jelas seperti nama barang, kode, jumlah stok, lokasi, dan tanggal pembaruan sebelum melakukan proses packing. Sebuah template laporan stok gudang yang terstruktur akan membuat penyusunan dan pembacaannya lebih mudah.

3. Kurangnya Informasi Penting dalam Laporan

Terkadang laporan stok tidak mencakup informasi yang penting seperti tanggal kedaluwarsa, lokasi penyimpanan, atau status barang. Hal ini bisa menyebabkan pengelolaan barang menjadi kurang optimal.

Untuk mengatasinya, tambahkan informasi detail yang relevan di setiap laporan, seperti tanggal kedaluwarsa, nomor batch, dan lokasi penyimpanan. Hal ini akan membantu pengelolaan stok lebih efektif dan menghindari kerugian akibat barang kedaluwarsa atau rusak.

4. Tidak Memantau Tren Penggunaan Stok

Kesalahan umum lainnya adalah tidak memperhatikan tren stok, seperti pola penurunan atau peningkatan permintaan, sehingga menyebabkan perusahaan mengambil keputusan terkait pengadaan atau pemesanan yang kurang tepat. Penggunaan software management stock dapat membantu memantau tren ini secara real-time dan mencegah kesalahan serupa.

Oleh karena itu, sertakan analisis tren dalam laporan stok, seperti penurunan atau peningkatan stok dari waktu ke waktu. Dengan demikian, menggunakan data historis, Anda bisa memprediksi kebutuhan stok di masa mendatang dan mengelola barang secara lebih efisien.

5. Barang Tidak Tercatat Semua

Kadang kala, terdapat beberapa barang yang tidak tercatat dalam laporan, terutama barang-barang kecil atau yang sering dipindahkan. Hal ini membuat laporan stok gudang stok tidak sesuai dengan jumlah yang sebenarnya.

Penerapan stock opname secara berkala dapat mencegah hal ini terjadi. Lalu, pastikan semua barang, termasuk yang sering berpindah, tercatat dengan baik. Automasi dengan barcode reader atau RFID juga bisa membantu memastikan setiap barang tercatat dengan akurat.

Anda bisa menggunakan software gudang ScaleOcean untuk mengatasi seluruh masalah dan kendala ini, di mana sistem dapat memantau seluruh stok barang secara terintegrasi dan real-time, sehingga dapat meng-update otomatis jika terjadi perubahan dalam persediaan.

Dari sini, sistem dapat otomatis membuat laporan stok secara akurat dan sesuai kebutuhan bisnis Anda. Lakukan demo gratis dan konsultasi untuk informasi lebih lanjut!

Tips Menyusun Laporan Stok Barang dengan Mudah

Menyusun laporan stok barang gudang yang akurat dan efektif memerlukan pendekatan yang sistematis dan terorganisir. Laporan yang baik tidak hanya membantu dalam memantau ketersediaan barang, tetapi juga berfungsi sebagai alat untuk perencanaan dan pengambilan keputusan yang lebih baik.

Berikut adalah beberapa tips mengelola barang yang dapat membantu Anda dalam menyusun laporan stok barang gudang yang efisien dan dapat diandalkan.

1. Menyiapkan Data Transaksi Barang

Menyiapkan data transaksi barang adalah langkah pertama yang penting dalam menyusun laporan stok gudang yang akurat. Pastikan setiap transaksi barang, baik itu penerimaan maupun pengeluaran, dicatat dengan lengkap dan jelas.

Setiap perubahan stok harus tercatat dengan baik, mencakup informasi tentang tanggal, jumlah, dan pihak terkait (supplier atau pelanggan). Dengan data transaksi yang terorganisir, Anda dapat memastikan laporan stok barang selalu up-to-date dan akurat. Proses ini juga menjadi bagian dari stock taking, yang membantu memastikan bahwa semua stok tercatat dengan tepat dan dapat dipertanggungjawabkan.

2. Gunakan SKU pada Setiap Barang

Penggunaan SKU (Stock Keeping Unit) untuk setiap barang sangat penting untuk mempermudah pencatatan dan pemantauan stok. SKU adalah kode unik yang diberikan pada setiap item untuk membedakan barang satu dengan yang lainnya.

Dengan adanya SKU, proses pencatatan transaksi menjadi lebih cepat dan akurat, serta memudahkan pencarian barang saat diperlukan. Selain itu, SKU juga membantu dalam mengidentifikasi lokasi penyimpanan barang di gudang secara lebih efisien.

3. Jadwalkan Proses Stock Opname

Stock opname adalah proses pemeriksaan fisik terhadap barang yang ada di gudang untuk memastikan kecocokan antara data yang tercatat dalam sistem dan stok yang sebenarnya. Menjadwalkan stock opname secara rutin sangat penting untuk memastikan akurasi laporan stok barang.

Penting untuk melakukan stock opname minimal sekali dalam sebulan atau sesuai kebutuhan untuk mendeteksi dan mengoreksi adanya kesalahan pencatatan atau barang yang hilang. Dengan demikian, stok barang akan selalu tercatat dengan benar.

Proses ini dapat dibantu dengan penggunaan lembar hasil opname barang inventaris, yang memungkinkan pencatatan hasil pemeriksaan secara sistematis dan mudah dipantau.

4. Implementasi Sistem Manajemen Gudang

Implementasi sistem manajemen gudang (WMS) dapat sangat membantu dalam menyusun laporan stok barang yang lebih efisien. Sistem ini memungkinkan perusahaan untuk melacak pergerakan barang secara real-time, mulai dari penerimaan hingga pengeluaran barang.

Dengan WMS, proses pencatatan stok barang dapat dilakukan secara otomatis, mengurangi kesalahan manusia, dan meningkatkan akurasi laporan. Selain itu, sistem ini juga mempermudah integrasi antara berbagai departemen dan meningkatkan kolaborasi antar tim.

Buat Laporan Stok Barang Otomatis dan Terintegrasi dengan WMS ScaleOcean

Mengelola banyak jenis barang dan SKU dengan Excel sering menyebabkan kebingungannya data dan kesalahan pengelolaan stok. Tanpa sistem terintegrasi, pemantauan stok di multi-gudang menjadi sangat rumit dan tidak akurat.

Selain itu, laporan keuangan yang kompleks dan proses manual yang memakan waktu membuat pengambilan keputusan bisnis menjadi terhambat. Dengan implementasi software gudang, pengelolaan stok dan laporan keuangan menjadi lebih terstruktur dan otomatis.

Software Gudang ScaleOcean adalah solusi inovatif terbaik untuk mengoptimalkan operasional gudang. Dengan teknologi terkini, sistem ini menyediakan data barang secara real-time, memastikan laporan stok barang selalu akurat dan terbaru. Selain itu, otomatisasi pemantauan pergerakan barang mengurangi kesalahan dan mempercepat pelaporan.

Vendor software gudang ScaleOcean juga menyediakan demo gratis dan layanan konsultasi bersama tim ahli yang siap membantu Anda memahami cara kerja sistem ini lebih lanjut. Selain itu, ScaleOcean menawarkan fleksibilitas dengan software yang scalable, cocok untuk berbagai ukuran perusahaan.

Berikut fitur utama Software Gudang ScaleOcean:

• Warehouse Management Integration: Memungkinkan pengelolaan persediaan dan penyesuaian stok secara otomatis setiap kali ada permintaan dari bisnis ritel.
• Real-Time Inventory Tracking: Software ini menawarkan pelacakan inventaris secara real-time, memudahkan pemantauan ketersediaan barang.
• Optimized Resource Allocation: Software Gudang ScaleOcean mengoptimalkan penggunaan sumber daya, menghindari overstock atau understock.
• Automation of Stock Updates: Proses pembaruan stok yang terotomatisasi membantu mengurangi kesalahan manusia dan memastikan ketersediaan barang yang akurat.
• Efficient Shipment Management: Software ini memfasilitasi pengelolaan pengiriman dari gudang ke ritel, termasuk pelacakan status pengiriman dan pemilihan rute terbaik.

Kesimpulan

Contoh laporan stok barang gudang mencakup kolom seperti Nomor, Kode Barang, Nama Barang, Stok Awal, Pemasukan, Pengeluaran, Stok Akhir, Harga Satuan, dan Nilai Total untuk memantau pergerakan barang.

Laporan ini menyajikan informasi penting terkait jumlah dan nilai persediaan barang di gudang, yang mendukung pengambilan keputusan bisnis, perencanaan stok, dan pengendalian persediaan.

ScaleOcean Software Gudang memberikan solusi otomatisasi yang dapat membantu Anda memantau inventaris secara real-time, mengoptimalkan pengelolaan stok, dan mempercepat pengiriman.

Gunakan Software ScaleOcean untuk meningkatkan efisiensi gudang Anda dan mengurangi biaya operasional dengan fitur-fitur yang mudah diintegrasikan dan disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan Anda. Dapatkan demo gratis untuk melihat langsung bagaimana ScaleOcean dapat membantu bisnis Anda.