Contoh Laporan Penerimaan Barang, Komponen, dan Cara Buatnya

Laporan penerimaan barang adalah dokumen yang digunakan untuk mencatat rincian penerimaan barang dari pemasok, termasuk informasi seperti tanggal penerimaan, rincian pengirim, nomor surat jalan, daftar barang beserta jumlah dan kondisinya, serta tanda tangan penerima dan pemeriksa.

Oleh karena itu, penting bagi perusahaan untuk memahami fungsi contoh laporan penerimaan barang dalam mencegah adanya masalah yang akan timbul karena ada ketidaksesuaian barang yang diterima, seperti kerusakan barang maupun kekurangan jumlahnya, yang bisa berdmpak pada kerugian finansial dan proses operasional yang terhambat.

Di artikel ini, kami akan membahas mengenai pengertian, komponen, cara membuat laporan penerimaan barang dan contohnya. Informasi ini dapat digunakan oleh pembaca sebagai bahan pertimbangan guna memperbaiki efisiensi dan akuratnya manajemen logistik dan inventaris pada perusahaan.

Key Takeaways

• Surat penerimaan barang adalah suatu dokumen yang berfungsi untuk menyatakan bahwa sebuah pesanan telah diterima dari pemasok tersebut.
• Tujuan surat penerimaan barang, yaitu memastikan pesanan sesuai, melacak inventaris, mendokumentasikan kondisi barang, dan menjadi bukti transaksi.
• Komponen surat penerimaan barang meliputi judul, nomor surat, tanggal terima, detail pengirim dan penerima barang.
• ScalOcean Atlas for Logistics membantu perusahaan dalam memantau dan mengelola stok gudang secara real-time, mendukung kelancaran operasional.

Coba Demo Gratis!

Pengertian Surat Penerimaan Barang

Surat penerimaan barang adalah dokumen yang menjadi bukti sah atas penerimaan barang yang telah dikirim oleh pihak penjual/penyedia ke pihak pembeli. Dokumen ini juga dikenal sebagai tanda terima atau nota penerimaan barang yang digunakan dalam berbagai aktivitas bisnis, termasuk logistik dan proses pengiriman barang.

Pada umumnya, fungsi dokumen penerimaan barang melibatkan verifikasi dan pencatatan stok barang yang masuk, serta sebagai dasar klaim jika terjadi ketidaksesuaian. Hal ini bertujuan agar barang yang dikirim sesuai dengan spesifikasi dan jumlah yang tercantum dalam kontrak atau pesanan pembelian.

Implementasi proses penerimaan barang yang efektif dapat meningkatkan akurasi inventaris hingga 15–20%, mengurangi kesalahan pencatatan dan memastikan ketersediaan stok yang tepat. Dengan adanya prosedur penerimaan barang yang terstandarisasi, perusahaan dapat meminimalkan risiko kesalahan dalam pengelolaan stok.

Selain itu, surat penerimaan barang juga membantu dalam proses pengecekan barang yang diterima. Dengan adanya dokumen ini, perusahaan dapat melakukan pemeriksaan lebih lanjut terkait kualitas atau kerusakan barang yang diterima, jika ada.

Tujuan Dibuatnya Surat Penerimaan Barang

Surat Penerimaan Barang (SPB) memainkan peran yang sangat penting dalam proses pengelolaan pengadaan barang. Dokumen ini tidak hanya berfungsi sebagai bukti penerimaan, tetapi juga menjaga kelancaran operasional perusahaan. Berikut adalah beberapa tujuan utama dari SPB yang perlu dipahami.

1. Bukti Penerimaan Barang

Surat penerimaan barang berfungsi sebagai bukti resmi bahwa barang telah diterima oleh perusahaan. Dokumen ini menjadi acuan penting dalam proses administrasi dan pembayaran kepada pemasok. Tanpa surat ini, perusahaan tidak memiliki bukti sah penerimaan barang, sehingga dapat menghambat proses putaway dan pengelolaan gudang secara akurat.

2. Pencatatan Barang yang Diterima

Pencatatan yang tepat dalam form tanda terima barang mencakup jenis, jumlah, dan kondisi barang yang diterima. Hal ini sangat penting untuk memastikan bahwa barang yang dikirim sesuai dengan pesanan dan memudahkan proses pengelolaan stok. Jika terjadi perbedaan, SPB menjadi dasar untuk tindak lanjut.

3. Verifikasi Keselarasan dengan Pesanan

Salah satu fungsi utama surat penerimaan barang adalah untuk memverifikasi kesesuaian barang yang diterima dengan pesanan pembelian. Proses ini memastikan bahwa perusahaan hanya menerima barang yang sesuai dengan spesifikasi dan jumlah yang diminta, sehingga menghindari kerugian akibat kesalahan pengiriman.

4. Akuntabilitas atas Barang yang Diterima

SPB digunakan sebagai dasar akuntabilitas jika ada masalah pada hasil penerimaan bahan, seperti rusak atau jumlahnya kurang. Menggunakan SPB, maka perusahaan bisa langsung melakukan penyelesaian masalah dengan cara mengembalikan barang ke warehouse retur atau klaim garansi.

Untuk memudahkan pelacakan dan memastikan setiap unit barang dapat dipantau secara detail, perusahaan dapat memanfaatkan batch tracking yang memungkinkan pencatatan dan pengawasan produk berdasarkan batch produksi atau pengiriman.

Pihak yang Bertanggung Jawab Mengeluarkan Surat Penerimaan Barang di Perusahaan

Di perusahaan, surat penerimaan barang umumnya dikeluarkan oleh tim gudang atau bagian logistik. Mereka bertugas memeriksa kesesuaian antara barang yang diterima dengan dokumen pengiriman, seperti purchase order atau surat jalan dari pemasok.

Setelah proses pemeriksaan selesai, tim gudang akan membuat dan menerbitkan surat ini sebagai bukti resmi bahwa barang telah diterima dengan baik sesuai jumlah dan spesifikasi. Untuk memastikan bahwa barang telah diterima sesuai dengan ketentuan, perusahaan dapat menggunakan tanda terima barang sebagai bukti yang sah.

Selain bagian gudang, dalam beberapa perusahaan surat ini juga perlu disetujui oleh divisi terkait, seperti purchasing atau finance, sebagai bagian dari prosedur internal kontrol. Dokumen ini nantinya akan digunakan untuk keperluan pencatatan stok, proses pembayaran, dan audit perusahaan.

Komponen Surat Penerimaan Barang

Sebagai dokumen yang digunakan dalam transaksi bisnis, surat ini memiliki beberapa komponen penting yang harus dicatat agar informasi yang disampaikan ke pihak penerima jelas. Berikut komponen-komponennya.

1. Judul Dokumen

Judul pada dokumen diperlukan untuk memberitahukan kepada penerima mengenai maksud dari dokumen tersebut. Judul pada dokumen ini misalnya adalah “Surat Penerimaan Barang” atau “Bukti Penerimaan Barang”. Selain sebagai informasi bagi penerima, judul juga sebagai bukti resmi bagi pengirim.

2. Nomor Surat

Nomor surat berfungsi sebagai identifikasi unik dari surat tersebut. Dengan komponen ini, proses manajemen gudang seperti pelacakan, pencatatan, dan pengarsipan surat menjadi lebih mudah. Selain itu, pihak yang berkepentingan juga bisa merujuk atau mencari dokumen tersebut dengan lebih cepat jika diperlukan.

3. Tanggal Penerimaan

Tanggal penerimaan berisi informasi kapan barang tersebut telah diterima oleh penerima. Komponen ini sangat diperlukan dalam proses pencatatan, pelaporan, dan juga untuk mengetahui batas waktu pengembalian barang jika perlu.

4. Detail Pengirim

Komponen selanjutnya adalah detail pengirim yang menjelaskan pihak atau perusahaan asal barang. Informasi ini biasanya mencakup nama, alamat, nomor telepon, serta kontak lain yang dapat dihubungi. Dengan mencantumkannya secara lengkap, penerima dapat lebih mudah melakukan konfirmasi apabila terdapat pertanyaan atau kendala terkait pengiriman.

5. Detail Penerima

Seperti data pengirim, bagian ini mencantumkan data mengenai siapa atau perusahaan yang seharusnya menjadi penerima benda tersebut. Beberapa data yang dapat dicantumkan di bagian ini adalah nama, alamat, dan informasi kontak lainnya dari penerima. Data-data ini akan digunakan sebagai verifikasi apakah benda tersebut telah diterima oleh pihak-pihak tersebut.

6. Informasi Barang

Bagian selanjutnya dari form tanda terima barang adalah bagian rincian informasi barang. Bagian tersebut berisi rincian dari barang-barang yang sudah diterima. Informasi barang-barang tersebut dapat berupa deskripsi barang, banyaknya barang tersebut, kondisi barang pada saat penerimaan, dan lain-lain. Informasi tersebut tentunya sangat penting untuk membuat report pergudangan.

7. Tanda Tangan Penerima & Pengirim

Tanda tangan dari kedua belah pihak sangat diperlukan sebagai bukti bahwa mereka sudah memahami semua informasi yang ada di dalam surat tersebut. Untuk pihak penerima, tanda tangan merupakan bukti bahwa mereka menerima barang dalam kondisi yang diinginkan. Sementara untuk pihak pengirim, itu berarti bahwa barang telah dikirim sesuai dengan kesepakatan.

Baca juga: 15 Aplikasi Gudang Terbaik untuk Bisnis di Indonesia

Contoh Surat Penerimaan Barang

Agar lebih mudah dipahami, dibawah ini ada beberapa contoh surat penerimaan barang yang dapat Anda jadikan referensi. Anda bisa menyesuaikan isi, format, dan keterangannya dengan kebutuhan transaksi maupun jenis industri perusahaan.

1. Surat Penerimaan Barang untuk Toko Ritel

Form tanda terima barang untuk toko ritel berfungsi mencatat setiap pengiriman barang yang diterima dari supplier atau distributor. Dokumen ini membantu memastikan kesesuaian barang dengan pesanan.

Selain itu, surat ini mendukung manajemen gudang dengan mempermudah proses mutasi stok, pelacakan inventaris, pengelolaan stok, dan memfasilitasi proses retur barang jika diperlukan.

2. Surat Penerimaan Barang untuk PT

Contoh surat penerimaan barang berikutnya untuk Perseroan Terbatas (PT), seperti sektor logistik dan manufaktur. Surat ini digunakan sebagai dokumen resmi yang mengkonfirmasi penerimaan barang dari satu perusahaan ke perusahaan lain. Di samping itu, surat ini juga menjadi dasar dalam proses pembayaran, penyelesaian sengketa, serta rekonsiliasi transaksi bisnis antar kedua perusahaan.

3. Surat Penerimaan Barang untuk Kantor

Dalam lingkup kantor, surat ini diperlukan untuk mencatat dan mengesahkan penerimaan barang atau alat yang dikirim, entah berasal dari supplier luar, kantor pusat, atau cabang lain. Menggunakan surat ini, manajemen aset dan inventaris menjadi lebih teratur.

Cara Membuat Surat Penerimaan Barang

Pembuatan surat penerimaan harus dilakukan dengan hati-hati agar informasi di dalamnya mudah dimengerti dan dapat digunakan sebagai bukti resmi. Berikut ini beberapa langkah untuk membuat surat penerimaan barang yang tepat.

1. Siapkan Format Surat Penerimaan Barang

Pertama, tentukan format surat resmi yang sesuai receiving gudang atau mengembangkan sendiri formatnya sesuai kebutuhan perusahaan. Penggunaan komputer akan memperoleh hasil yang lebih bersih, meski penulisan manual masih bisa dilakukan selama dapat dibaca dengan baik.

Proses ini biasanya dimulai dari receiving gudang, dimana barang yang diterima di catat dan dikonfirmasi dalam format yang sudah ditentukan untuk mempermudah operasional gudang.

2. Isi Informasi Pengirim dan Penerima

Penting untuk mencatat informasi pengirim dan penerima secara lengkap dan akurat. Hal ini memastikan bahwa surat dapat diidentifikasi dengan mudah dan meminimalisir potensi kebingungannya di masa mendatang. Pastikan data seperti alamat dan kontak tercantum dengan jelas.

3. Tulis Detail Barang yang Diterima

Setelah memeriksa barang yang diterima, catat semua detailnya secara cermat. Sebutkan jenis barang, jumlah, serta kondisi fisiknya. Detail yang akurat sangat membantu saat melakukan pengecekan ulang atau jika ada klaim terkait barang yang diterima.

4. Tambahkan Nomor dan Tanggal Surat

Berikan nomor unik pada surat penerimaan barang untuk mempermudah pengarsipan dan referensi di masa depan. Selain itu, jangan lupa mencantumkan tanggal penerimaan barang agar tercatat dengan jelas waktu kedatangannya, yang juga berfungsi dalam pengaturan jadwal atau pengendalian inventaris.

5. Sediakan Kolom Tanda Tangan

Pastikan ada kolom untuk tanda tangan baik dari pihak penerima maupun pengirim barang. Tanda tangan ini menjadi bukti sah bahwa barang telah diterima dan diterima dalam kondisi yang telah disepakati sebelumnya, serta menambah validitas dokumen.

6. Simpan Salinan Surat Penerimaan Barang

Simpan salinan surat tersebut untuk kebutuhan arsip perusahaan. Salinan ini akan berguna sebagai referensi jika terjadi masalah di kemudian hari, seperti klaim atau ketidaksesuaian barang yang diterima. Dengan menyimpan salinan, Anda memastikan adanya bukti yang dapat dipertanggungjawabkan.

Untuk mempermudah proses pengelolaan dan pencatatan barang yang diterima, perusahaan dapat memanfaatkan ScaleOcean Atlas for Warehouse. Dengan sistem ini, pencatatan penerimaan barang dapat dilakukan secara otomatis dan lebih akurat.

Cara Mudah Membuat Surat Penerimaan Barang dengan ERP

Menggunakan sistem ERP (Enterprise Resource Planning) untuk membuat Surat Penerimaan Barang (SPB) memberikan perusahaan kemudahan dalam mengelola dan melacak transaksi pengadaan secara lebih efisien dan akurat. Berikut adalah langkah-langkah yang dapat diikuti untuk membuat surat penerimaan barang menggunakan ERP:

1. Akses Modul Pembelian pada Sistem ERP

Langkah pertama adalah masuk ke dalam modul pembelian pada sistem ERP. Di sini, perusahaan dapat melihat semua data terkait pembelian dan pengadaan barang. Biasanya, sistem ERP memiliki modul khusus untuk manajemen pembelian yang terhubung langsung dengan inventaris dan keuangan, sehingga memungkinkan integrasi yang lebih mudah antara data transaksi dan stok barang.

2. Pilih Purchase Order (PO) yang Terkait

Setelah berada di modul pembelian, pilih Purchase Order (PO) yang sesuai dengan barang yang baru diterima. PO ini berfungsi sebagai referensi utama dalam pembuatan SPB. Proses ini memastikan bahwa barang yang diterima sesuai dengan pesanan yang dibuat sebelumnya.

3. Verifikasi Barang yang Diterima

Sebelum melanjutkan pembuatan SPB, pastikan barang yang diterima sesuai dengan jumlah, kondisi, dan spesifikasi yang tercantum dalam PO. Lakukan pengecekan fisik terhadap barang untuk memastikan tidak ada barang yang rusak atau hilang.

Verifikasi ini sangat penting untuk menghindari kesalahan dalam pencatatan dan memastikan akurasi inventaris, terutama untuk barang yang akan ditambahkan ke stockpile gudang.

4. Input Data Penerimaan Barang ke dalam Sistem

Setelah barang terverifikasi, input data penerimaan barang ke dalam sistem ERP. Masukkan informasi terkait jumlah barang yang diterima, kondisi barang, dan lokasi penyimpanan barang tersebut di gudang. Data yang dimasukkan harus sesuai dengan faktur pengiriman atau dokumen penerimaan dari pemasok.

5. Buat Surat Penerimaan Barang (SPB)

Setelah data penerimaan dimasukkan, pilih opsi untuk membuat Surat Penerimaan Barang (SPB) dalam sistem ERP. Berdasarkan data yang telah diinput, sistem ERP akan otomatis menghasilkan SPB yang mencantumkan rincian barang yang diterima, termasuk jumlah dan kondisi barang.

6. Cek dan Validasi Surat Penerimaan Barang

Sebelum melanjutkan ke langkah selanjutnya, periksa kembali SPB yang dihasilkan oleh sistem ERP. Pastikan bahwa semua informasi yang tercantum sudah benar dan sesuai dengan kenyataan di lapangan. Lakukan validasi dengan pihak terkait, seperti bagian gudang atau pengadaan, untuk memastikan data yang tercatat dalam SPB akurat.

7. Cetak dan Arsipkan Surat Penerimaan Barang

Setelah SPB divalidasi, Anda dapat mencetak surat tersebut untuk arsip fisik atau menyimpannya secara digital dalam sistem ERP. Surat Penerimaan Barang ini akan digunakan untuk keperluan administrasi lebih lanjut, seperti pembayaran atau pengelolaan inventaris.

8. Integrasi dengan Modul Keuangan dan Inventaris

Pastikan bahwa Surat Penerimaan Barang yang telah dibuat terintegrasi dengan modul keuangan dan inventaris dalam ERP. Hal ini penting untuk pembaruan stok barang secara otomatis dan pencatatan biaya pembelian, sehingga sistem keuangan dan pengelolaan stok selalu sinkron.

9. Monitoring dan Pelaporan

Dengan sistem ERP, Anda dapat memantau status penerimaan barang secara real-time. Gunakan fitur pelaporan ERP untuk mendapatkan informasi yang jelas terkait proses pengadaan dan penerimaan barang. Laporan ini akan memberikan wawasan untuk meningkatkan efisiensi proses pengadaan dan mengurangi potensi kesalahan.

ERP tidak hanya digunakan untuk membuat surat penerimaan barang, tetapi juga memungkinkan pembuatan surat pengeluaran barang secara otomatis, memudahkan pengelolaan stok dan pelacakan barang yang keluar dari gudang.

Dengan mengikuti langkah-langkah tersebut, Anda dapat dengan mudah membuat Surat Penerimaan Barang yang terintegrasi dengan sistem ERP, meningkatkan efisiensi operasional, meminimalkan kesalahan administratif, dan memastikan kontrol yang lebih baik atas barang yang diterima.

Kesimpulan

Laporan penerimaan barang mengonfirmasi penerimaan barang dari pemasok dan mencatat informasi penting. Laporan ini memastikan kesesuaian pesanan, membantu pelacakan inventaris, mengontrol kualitas barang, serta menjadi bukti transaksi untuk akuntansi perusahaan.

ScaleOcean Atlas for Warehouse memudahkan pengawasan stok dan penyebaran barang dalam sistem yang terintegrasi secara real-time. Melalui data yang tersusun dan lebih mudah diakses, maka perusahaan bisa menekan kesalahan perekaman, mengerjakan proses pengiriman dengan lebih cepat, dan menjaga agar proses dalam gudang berjalan lancar. Jadwalkan konsultasi dengan tim ahli kami untuk mengetahui bagaimana sistem ini dapat disesuaikan dengan kebutuhan gudang perusahaan Anda.