Contoh Laporan Penerimaan Barang, Komponen, dan Cara Buatnya

Laporan penerimaan barang adalah dokumen yang digunakan untuk mencatat rincian penerimaan barang dari pemasok, termasuk informasi seperti tanggal penerimaan, rincian pengirim, nomor surat jalan, daftar barang beserta jumlah dan kondisinya, serta tanda tangan penerima dan pemeriksa.

Penting bagi perusahaan untuk memahami peran contoh laporan penerimaan barang agar dapat mencegah masalah yang muncul akibat ketidaksesuaian barang yang diterima, seperti kerusakan atau kekurangan jumlah barang, yang dapat mengakibatkan kerugian finansial dan proses operasional yang terhambat.

Di artikel ini, kami akan membahas mengenai pengertian, komponen, cara membuat laporan penerimaan barang dan contohnya. Pembaca dapat menggunakan informasi ini sebagai pertimbangan untuk meningkatkan efisiensi dan akurasi dalam pengelolaan logistik dan inventaris di perusahaan.

Key Takeaways

• Surat penerimaan barang adalah dokumen yang mengonfirmasi penerimaan barang dari pemasok, untuk pelacakan inventaris dan akuntansi.
• Tujuan surat penerimaan barang, yaitu memastikan pesanan sesuai, melacak inventaris, mendokumentasikan kondisi barang, dan menjadi bukti transaksi.
• Komponen surat penerimaan barang meliputi judul, nomor surat, tanggal terima, detail pengirim dan penerima barang.
• ScalOcean, solusi lengkap untuk memantau dan mengelola stok gudang secara real-time, mendukung kelancaran operasional.

Coba Demo Gratis!

Pengertian Surat Penerimaan Barang

Surat penerimaan barang adalah dokumen yang mencatat bahwa barang telah diterima oleh perusahaan. Dokumen ini juga dikenal sebagai tanda terima atau nota penerimaan barang yang digunakan dalam berbagai aktivitas bisnis, termasuk logistik dan proses pengiriman barang.

Pada umumnya, fungsi dokumen penerimaan barang adalah untuk verifikasi dan pencatatan stok barang yang masuk, serta sebagai dasar klaim jika terjadi ketidaksesuaian. Hal ini penting untuk memastikan barang yang dikirim sesuai dengan spesifikasi dan jumlah yang tercantum dalam kontrak atau pesanan pembelian.

Implementasi proses penerimaan barang yang efektif dapat meningkatkan akurasi inventaris hingga 15–20%, mengurangi kesalahan pencatatan dan memastikan ketersediaan stok yang tepat. Dengan adanya prosedur penerimaan barang yang terstandarisasi, perusahaan dapat meminimalkan risiko kesalahan dalam pengelolaan stok.

Selain itu, surat penerimaan barang juga membantu dalam proses pengecekan barang yang diterima. Dengan adanya dokumen ini, perusahaan dapat melakukan pemeriksaan lebih lanjut terkait kualitas atau kerusakan barang yang diterima, jika ada.

Pihak yang Bertanggung Jawab Mengeluarkan Surat Penerimaan Barang di Perusahaan

Di perusahaan, surat penerimaan barang umumnya dikeluarkan oleh tim gudang atau bagian logistik. Mereka bertugas memeriksa kesesuaian antara barang yang diterima dengan dokumen pengiriman, seperti purchase order atau surat jalan dari pemasok.

Setelah proses pemeriksaan selesai, tim gudang akan membuat dan menerbitkan surat ini sebagai bukti resmi bahwa barang telah diterima dengan baik sesuai jumlah dan spesifikasi. Untuk memastikan bahwa barang telah diterima sesuai dengan ketentuan, perusahaan dapat menggunakan tanda terima barang sebagai bukti yang sah.

Selain bagian gudang, dalam beberapa perusahaan surat ini juga perlu disetujui oleh divisi terkait, seperti purchasing atau finance, sebagai bagian dari prosedur internal kontrol. Dokumen ini nantinya akan digunakan untuk keperluan pencatatan stok, proses pembayaran, dan audit perusahaan.

Contoh Surat Penerimaan Barang

Untuk memperjelas pembahasan baik komponen dan cara membuatnya, berikut juga akan diberikan sejumlah contoh surat penerimaan barang yang bisa Anda sesuaikan dengan kebutuhan dan jenis industri perusahaan Anda. Yuk perhatikan masing-masing contoh yang diberikan berikut ini.

1. Surat Penerimaan Barang untuk Toko Ritel

Form tanda terima barang untuk toko ritel berfungsi mencatat setiap pengiriman barang yang diterima dari supplier atau distributor. Dokumen ini membantu memastikan kesesuaian barang dengan pesanan.

Selain itu, surat ini mendukung manajemen gudang dengan mempermudah proses mutasi stok, pelacakan inventaris, pengelolaan stok, dan memfasilitasi proses retur barang jika diperlukan.

2. Surat Penerimaan Barang untuk PT

Contoh surat penerimaan barang berikutnya untuk Perseroan Terbatas (PT), seperti sektor logistik dan manufaktur. Surat ini digunakan sebagai dokumen resmi yang mengkonfirmasi penerimaan barang dari satu perusahaan ke perusahaan lain. Di samping itu, surat ini juga menjadi dasar dalam proses pembayaran, penyelesaian sengketa, serta rekonsiliasi transaksi bisnis antar kedua perusahaan.

Proses penerimaan barang ini biasanya dimulai di inbound station, yang merupakan titik awal untuk menerima dan memverifikasi barang sebelum dipindahkan ke area penyimpanan atau produksi.

3. Surat Penerimaan Barang untuk Kantor

Dalam lingkup kantor, surat ini dibutuhkan sebagai dokumen resmi yang mencatat dan mengesahkan penerimaan barang atau peralatan yang datang, baik dari pemasok eksternal, kantor pusat, atau cabang lainnya. Dengan surat ini, proses pelacakan aset, pengelolaan inventaris, dan aktivitas manajemen persediaan lainnya menjadi lebih terorganisir.

Komponen Surat Penerimaan Barang

Sebagai suatu dokumen yang digunakan dalam transaksi bisnis, surat ini memiliki beberapa komponen penting agar informasi yang disampaikan ke pihak penerima jelas. Berikut komponen tersebut.

1. Judul Dokumen

Judul dokumen dibutuhkan untuk menginformasikan kepada penerima tentang tujuan dari dokumen tersebut. Dalam dokumen ini, judulnya bisa seperti “Surat Penerimaan Barang” atau “Bukti Terima Barang”. Selain sebagai informasi bagi penerima, juga sebagai bukti resmi bagi pengirim.

2. Nomor Surat

Nomor surat berfungsi sebagai identifikasi unik dari surat tersebut. Dengan komponen ini, proses manajemen gudang seperti pelacakan, pencatatan, dan pengarsipan surat menjadi lebih mudah. Selain itu, pihak yang berkepentingan juga bisa merujuk atau mencari dokumen tersebut dengan lebih cepat jika diperlukan.

3. Tanggal Penerimaan

Tanggal penerimaan berisi informasi kapan barang tersebut diterima oleh pihak yang dituju. Komponen tersebut dibutuhkan untuk proses pencatatan, pelaporan, dan juga untuk mengetahui kapan batas waktu pengembalian barang atau garansi jika dibutuhkan.

4. Detail Pengirim

Komponen selanjutnya pada surat penerimaan barang adalah detail pengirim. Informasi ini dibutuhkan untuk memberikan informasi tentang siapa atau perusahaan mana yang mengirimkan barang. Biasanya mencakup nama, alamat, nomor telepon, atau kontak lainnya. Dengan ini penerima bisa langsung menghubungi pihak pengirim.

5. Detail Penerima

Mirip dengan detail pengirim, bagian ini memberikan informasi tentang siapa atau perusahaan mana yang harus menerima barang. Detail yang bisa dituliskan antara lain nama, alamat, dan informasi kontak lainnya dari penerima. Informasi ini nantinya juga digunakan untuk konfirmasi kalau barang telah diterima oleh pihak yang bersangkutan.

6. Informasi Barang

Komponen form tanda terima barang berikutnya adalah detail informasi barang yang memberikan rincian tentang barang yang diterima. Informasi ini biasanya berisi deskripsi barang, jumlah, kondisi barang saat diterima, dan bisa juga mencakup detail lain seperti harga atau kode barang. Informasi tersebut sangat dibutuhkan untuk mempermudah dalam pembuatan laporan manajemen pergudangan.

7. Tanda Tangan Penerima & Pengirim

Tanda tangan dari kedua pihak dibutuhkan sebagai bukti kalau keduanya telah memahami dan menyetujui informasi yang tercantum dalam surat. Bagi penerima, tanda tangan menunjukkan kalau barang telah diterima dengan kondisi yang sesuai. Sedangkan bagi pengirim menandakan kalau  barang telah dikirim sesuai dengan kesepakatan.

Baca juga: 15 Aplikasi Gudang Terbaik untuk Bisnis di Indonesia

Cara Membuat Surat Penerimaan Barang

Dokumen penerimaan barang harus disusun dengan hati-hati agar bisa berfungsi sebagai dokumen resmi yang valid dan mudah dipahami. Berikut ini adalah langkah-langkah membuat surat penerimaan barang yang tepat dan lengkap.

1. Siapkan Format Surat Penerimaan Barang

Mulailah dengan memilih format surat resmi yang sesuai atau membuat format sendiri sesuai kebutuhan perusahaan. Gunakan komputer untuk hasil yang lebih rapi, meski menulis tangan tetap bisa dilakukan selama jelas dan terbaca. Pastikan format tersebut memudahkan pencatatan informasi.

Proses ini sering kali dimulai dengan receiving gudang, di mana barang yang diterima dicatat dan diverifikasi sesuai dengan format yang telah ditetapkan untuk memastikan kelancaran alur operasional gudang.

2. Isi Informasi Pengirim dan Penerima

Penting untuk mencatat informasi pengirim dan penerima secara lengkap dan akurat. Hal ini memastikan bahwa surat dapat diidentifikasi dengan mudah dan meminimalisir potensi kebingungannya di masa mendatang. Pastikan data seperti alamat dan kontak tercantum dengan jelas.

3. Tulis Detail Barang yang Diterima

Setelah memeriksa barang yang diterima, catat semua detailnya secara cermat. Sebutkan jenis barang, jumlah, serta kondisi fisiknya. Detail yang akurat sangat membantu saat melakukan pengecekan ulang atau jika ada klaim terkait barang yang diterima.

4. Tambahkan Nomor dan Tanggal Surat

Berikan nomor unik pada surat penerimaan barang untuk mempermudah pengarsipan dan referensi di masa depan. Selain itu, jangan lupa mencantumkan tanggal penerimaan barang agar tercatat dengan jelas waktu kedatangannya, yang juga berfungsi dalam pengaturan jadwal atau pengendalian inventaris.

5. Sediakan Kolom Tanda Tangan

Pastikan ada kolom untuk tanda tangan baik dari pihak penerima maupun pengirim barang. Tanda tangan ini menjadi bukti sah bahwa barang telah diterima dan diterima dalam kondisi yang telah disepakati sebelumnya, serta menambah validitas dokumen.

6. Simpan Salinan Surat Penerimaan Barang

Simpan salinan surat tersebut untuk kebutuhan arsip perusahaan. Salinan ini akan berguna sebagai referensi jika terjadi masalah di kemudian hari, seperti klaim atau ketidaksesuaian barang yang diterima. Dengan menyimpan salinan, Anda memastikan adanya bukti yang dapat dipertanggungjawabkan.

Untuk mempermudah proses pengelolaan dan pencatatan barang yang diterima, perusahaan dapat memanfaatkan Software Warehouse ScaleOcean. Dengan sistem ini, pencatatan penerimaan barang dapat dilakukan secara otomatis dan lebih akurat.

Tujuan Dibuatnya Surat Penerimaan Barang

Surat Penerimaan Barang (SPB) memainkan peran yang sangat penting dalam proses pengelolaan pengadaan barang. Dokumen ini tidak hanya berfungsi sebagai bukti penerimaan, tetapi juga memastikan kelancaran operasional perusahaan. Berikut adalah beberapa tujuan utama dari SPB yang perlu dipahami.

1. Bukti Penerimaan Barang

Surat untuk penerimaan barang bertindak sebagai bukti resmi bahwa barang telah diterima oleh pihak penerima. Dokumen ini penting sebagai referensi utama dalam proses administrasi dan pembayaran kepada pemasok. Tanpa SPB, perusahaan tidak memiliki bukti yang sah mengenai barang yang telah diterima.

2. Pencatatan Barang yang Diterima

Pencatatan yang tepat dalam form tanda terima barang mencakup jenis, jumlah, dan kondisi barang yang diterima. Hal ini sangat penting untuk memastikan bahwa barang yang dikirim sesuai dengan pesanan dan memudahkan proses pengelolaan stok. Jika terjadi perbedaan, SPB menjadi dasar untuk tindak lanjut.

Untuk memastikan pengelolaan barang yang lebih efisien, penting juga untuk Anda mengelola pergerakan dan alur keluar masuk barang gudang yang dapat membantu meningkatkan akurasi dan efisiensi dalam proses tersebut.

3. Verifikasi Keselarasan dengan Pesanan

Salah satu fungsi utama surat penerimaan barang adalah untuk memverifikasi kesesuaian barang yang diterima dengan pesanan pembelian. Proses ini memastikan bahwa perusahaan hanya menerima barang yang sesuai dengan spesifikasi dan jumlah yang diminta, sehingga menghindari kerugian akibat kesalahan pengiriman.

4. Akuntabilitas atas Barang yang Diterima

SPB berfungsi sebagai dasar untuk akuntabilitas jika terjadi masalah dengan barang yang diterima, seperti kerusakan atau kekurangan jumlah. Dengan SPB, perusahaan dapat segera mengambil tindakan yang diperlukan untuk menyelesaikan masalah, baik melalui pengembalian barang atau klaim garansi.

Untuk memudahkan pelacakan dan memastikan setiap unit barang dapat dipantau secara detail, perusahaan dapat memanfaatkan batch tracking yang memungkinkan pencatatan dan pengawasan produk berdasarkan batch produksi atau pengiriman.

Cara Mudah Membuat Surat Penerimaan Barang dengan ERP

Menggunakan sistem ERP (Enterprise Resource Planning) untuk membuat Surat Penerimaan Barang (SPB) memberikan perusahaan kemudahan dalam mengelola dan melacak transaksi pengadaan secara lebih efisien dan akurat. Berikut adalah langkah-langkah yang dapat diikuti untuk membuat surat penerimaan barang menggunakan ERP:

1. Akses Modul Pembelian pada Sistem ERP

Langkah pertama adalah masuk ke dalam modul pembelian pada sistem ERP. Di sini, perusahaan dapat melihat semua data terkait pembelian dan pengadaan barang. Biasanya, sistem ERP memiliki modul khusus untuk manajemen pembelian yang terhubung langsung dengan inventaris dan keuangan, sehingga memungkinkan integrasi yang lebih mudah antara data transaksi dan stok barang.

2. Pilih Purchase Order (PO) yang Terkait

Setelah berada di modul pembelian, pilih Purchase Order (PO) yang sesuai dengan barang yang baru diterima. PO ini berfungsi sebagai referensi utama dalam pembuatan SPB. Proses ini memastikan bahwa barang yang diterima sesuai dengan pesanan yang dibuat sebelumnya.

3. Verifikasi Barang yang Diterima

Sebelum melanjutkan pembuatan SPB, pastikan barang yang diterima sesuai dengan jumlah, kondisi, dan spesifikasi yang tercantum dalam PO. Lakukan pengecekan fisik terhadap barang untuk memastikan tidak ada barang yang rusak atau hilang. Verifikasi ini sangat penting untuk menghindari kesalahan dalam pencatatan dan memastikan akurasi inventaris.

4. Input Data Penerimaan Barang ke dalam Sistem

Setelah barang terverifikasi, input data penerimaan barang ke dalam sistem ERP. Masukkan informasi terkait jumlah barang yang diterima, kondisi barang, dan lokasi penyimpanan barang tersebut di gudang. Data yang dimasukkan harus sesuai dengan faktur pengiriman atau dokumen penerimaan dari pemasok.

5. Buat Surat Penerimaan Barang (SPB)

Setelah data penerimaan dimasukkan, pilih opsi untuk membuat Surat Penerimaan Barang (SPB) dalam sistem ERP. Berdasarkan data yang telah diinput, sistem ERP akan otomatis menghasilkan SPB yang mencantumkan rincian barang yang diterima, termasuk jumlah dan kondisi barang.

6. Cek dan Validasi Surat Penerimaan Barang

Sebelum melanjutkan ke langkah selanjutnya, periksa kembali SPB yang dihasilkan oleh sistem ERP. Pastikan bahwa semua informasi yang tercantum sudah benar dan sesuai dengan kenyataan di lapangan. Lakukan validasi dengan pihak terkait, seperti bagian gudang atau pengadaan, untuk memastikan data yang tercatat dalam SPB akurat.

7. Cetak dan Arsipkan Surat Penerimaan Barang

Setelah SPB divalidasi, Anda dapat mencetak surat tersebut untuk arsip fisik atau menyimpannya secara digital dalam sistem ERP. Surat Penerimaan Barang ini akan digunakan untuk keperluan administrasi lebih lanjut, seperti pembayaran atau pengelolaan inventaris.

8. Integrasi dengan Modul Keuangan dan Inventaris

Pastikan bahwa Surat Penerimaan Barang yang telah dibuat terintegrasi dengan modul keuangan dan inventaris dalam ERP. Hal ini penting untuk pembaruan stok barang secara otomatis dan pencatatan biaya pembelian, sehingga sistem keuangan dan pengelolaan stok selalu sinkron.

9. Monitoring dan Pelaporan

Dengan sistem ERP, Anda dapat memantau status penerimaan barang secara real-time. Gunakan fitur pelaporan ERP untuk mendapatkan informasi yang jelas terkait proses pengadaan dan penerimaan barang. Laporan ini akan memberikan wawasan untuk meningkatkan efisiensi proses pengadaan dan mengurangi potensi kesalahan.

Dengan mengikuti langkah-langkah tersebut, Anda dapat dengan mudah membuat Surat Penerimaan Barang yang terintegrasi dengan sistem ERP, meningkatkan efisiensi operasional, meminimalkan kesalahan administratif, dan memastikan kontrol yang lebih baik atas barang yang diterima.

Kesimpulan

Laporan penerimaan barang mengonfirmasi penerimaan barang dari pemasok dan mencatat informasi penting. Laporan ini memastikan kesesuaian pesanan, membantu pelacakan inventaris, mengontrol kualitas barang, serta menjadi bukti transaksi untuk akuntansi perusahaan.

Untuk mendukung kelancaran operasional gudang, Software Warehouse Management ScaleOcean menyediakan solusi lengkap untuk memantau dan mengelola stok secara real-time. Dengan integrasi yang mulus, Anda dapat meningkatkan efisiensi, mengurangi kesalahan, dan memastikan kelancaran operasional di setiap titik pengiriman barang.