Pengertian dan Contoh Tanda Terima Barang serta Cara Buatnya

Pernahkah Anda mengalami situasi ketika barang yang tiba di gudang ternyata tidak sesuai dengan pesanan? Atau bahkan stok yang tercatat berbeda dengan kenyataan di lapangan sehingga menimbulkan kebingungan dalam perhitungan persediaan?

Masalah seperti ini sering dialami banyak pebisnis dan bisa berujung pada kerugian, terutama jika tidak ada bukti penerimaan yang jelas untuk dijadikan acuan. Di sinilah peran Surat Tanda Terima Barang (STTB) menjadi sangat penting.

Dokumen ini menjadi bukti sah bahwa barang telah diterima sesuai dengan jumlah, kondisi, dan waktu yang disepakati. Dengan adanya nota terima barang, perusahaan dapat mengurangi risiko salah pencatatan, memperkuat posisi saat terjadi sengketa, serta memastikan manajemen inventaris berjalan lebih akurat.

Artikel ini akan menjelaskan tentang apa itu dokumen tanda terima barang, fungsi utamanya dalam bisnis, format standar yang wajib dicantumkan, dan contohnya. Dengan pemahaman yang tepat, Anda bisa mengelola proses penerimaan barang secara lebih profesional, transparan, dan efisien.

Key Takeaways

• Surat Tanda Terima Barang (STTB) adalah dokumen resmi yang merinci jenis, jumlah, dan kondisi barang, serta tanggal penerimaan, untuk mengkonfirmasi bahwa barang telah diterima.
• Tanda terima barang berfungsi untuk membuktikan penerimaan, memverifikasi kuantitas dan kualitas, mengelola inventaris, serta menjadi bukti pembayaran sah sesuai hukum bisnis.
• Perbedaan surat tanda terima dengan invoice, yaitu surat tanda terima membuktikan penerimaan fisik barang, sedangkan invoice berfungsi sebagai tagihan pembayaran barang tersebut.
• Software inventaris terbaik ScaleOcean mengotomatisasi pembuatan surat tanda terima dan terintegrasi dengan modul lain, sehingga pencatatan barang menjadi akurat dan real-time.

Coba Demo Gratis

Apa itu Surat Tanda Terima Barang?

Surat tanda terima barang adalah dokumen resmi yang menjadi bukti penerimaan barang secara fisik. Dokumen ini mencatat detail barang seperti jenis, jumlah, dan kondisi, tanggal penerimaan, serta tanda tangan penerima sebagai konfirmasi.

Jenis dokumen penyimpanan barang ini sangat penting dalam manajemen persediaan karena menjadi referensi untuk validasi dan pencatatan barang yang diterima dalam stok perusahaan.

Baca juga: Pentingnya Manajemen Inventory dalam Rantai Pasok

Apa Fungsi Tanda Terima Barang?

Surat tanda terima barang merupakan dokumen yang digunakan dalam proses penerimaan dan manajemen inventaris gudang. Tanda terima barang berfungsi sebagai bukti fisik atas penerimaan barang. Berikut adalah beberapa fungsi utama dari surat tanda terima barang.

1. Bukti Penerimaan Barang

Tanda terima barang merupakan dokumentasi resmi yang menunjukkan bahwa penerima telah menerima barang dari pengirim. Dokumen ini pada umumnya berisi informasi tentang barang yang diterima, termasuk tanggal penerimaan, jumlah, dan deskripsi.

Fungsi tanda terima barang ini penting untuk memastikan bahwa transaksi telah terjadi sesuai dengan perjanjian antara kedua belah pihak.

2. Verifikasi Kuantitas dan Kualitas

Ketika barang diterima, surat tanda terima memudahkan penerima untuk mencatat dan memverifikasi apakah jumlah dan kondisi barang sesuai dengan yang tertera dalam pesanan.

Pemeriksaan barang penting dilakukan untuk memastikan bahwa tidak ada kesalahan atau kerusakan pada barang yang diterima. Jika terdapat ketidaksesuaian, hal tersebut dapat segera dilaporkan untuk ditangani.

3. Pengelolaan Inventaris

Surat tanda terima barang digunakan untuk memperbarui catatan inventaris sebuah perusahaan. Dengan memasukkan data dari surat ke dalam sistem manajemen inventaris, perusahaan dapat memastikan bahwa jumlah stok mereka bisa diperbarui.

Hal ini dapat membantu perencanaan sumber daya, mencegah terjadinya kelebihan stok atau kekurangan stok, dan membuat perencanaan pembelian yang lebih akurat.

4. Bukti Pembayaran

Setelah barang diterima, tanda terima barang seringkali menjadi bukti proses pembayaran kepada pengirim. Tujuan dari bukti ini adalah untuk memastikan bahwa barang yang telah diterima dengan baik dan memenuhi spesifikasi sudah dibayar.

Selain itu, dokumen ini bermanfaat dalam proses rekonsiliasi faktur, karena memudahkan perusahaan untuk memastikan bahwa barang yang dikirim dan diterima sesuai dengan faktur pembelian yang diterima.

5. Memenuhi Persyaratan Hukum

Surat tanda terima barang diperlukan untuk audit dan kepatuhan terhadap peraturan. Dokumen ini membantu perusahaan menyimpan catatan transaksi barang yang rinci dan akurat, yang dapat diperiksa oleh auditor atau pihak berwenang terkait.

Dalam kasus sengketa atau audit, tanda terima barang yang ditandatangani dapat menjadi bukti kuat di pengadilan atau proses mediasi untuk membuktikan kondisi dan jumlah barang yang diterima. Dengan demikian, dokumen ini membantu perusahaan menghindari denda atau hukuman akibat pelanggaran atau ketidaksesuaian.

Apa Saja Jenis-Jenis Surat Tanda Terima?

Surat Tanda Terima (STTB) memiliki berbagai jenis yang disesuaikan dengan kebutuhan pengelolaan barang dalam berbagai sektor. Masing-masing jenis memiliki kegunaan yang berbeda, namun semuanya bertujuan untuk memastikan penerimaan barang tercatat dengan benar dan sesuai.

Berikut adalah beberapa jenis surat tanda terima yang umum digunakan dalam manajemen inventory, yaitu:

1. Surat Tanda Terima Barang Pengiriman

Tanda terima barang pengiriman digunakan sebagai bukti penerimaan barang yang dikirim oleh pemasok atau pihak pengirim. Dokumen ini mencatat rincian barang yang diterima, seperti jumlah, jenis, dan kondisi barang pada saat diterima.

Contoh laporan gudang barang ini sangat penting untuk memastikan barang yang diterima sesuai dengan yang tercantum dalam dokumen pengiriman, seperti surat jalan atau faktur.

2. Surat Tanda Terima Pembayaran

Surat tanda terima pembayaran adalah dokumen yang diberikan oleh penjual atau penerima uang kepada pembeli atau penyetor uang sebagai bukti bahwa pembayaran telah diterima.

Surat ini biasanya mencatat jumlah uang yang dibayarkan, metode pembayaran, serta tanggal transaksi. Selain itu, surat tanda terima ini juga biasa digunakan untuk memastikan bahwa transaksi finansial telah terjadi dan dapat digunakan untuk keperluan administrasi atau audit.

3. Surat Tanda Terima Barang Rusak

Jenis surat ini digunakan ketika barang yang diterima dalam kondisi rusak atau cacat. Surat ini mencatat secara rinci kondisi barang yang tidak sesuai standar, sehingga menjadi dasar bagi pihak penerima untuk mengajukan klaim atau pengembalian barang.

Tanda terima barang rusak juga berfungsi untuk memitigasi risiko sengketa mengenai tanggung jawab atas kerusakan barang yang diterima.

4. Surat Tanda Terima Peminjaman

Surat tanda terima peminjaman digunakan dalam konteks peminjaman barang atau alat. Dokumen ini mencatat barang yang dipinjam, jangka waktu peminjaman, serta pihak yang meminjam.

Surat tanda terima ini penting untuk memastikan bahwa barang atau alat yang dipinjam dapat dipertanggungjawabkan, dan kembali sesuai dengan kesepakatan yang telah dibuat sebelumnya.

5. Surat Tanda Terima Pengembalian Barang

Surat ini digunakan ketika barang yang telah dibeli atau diterima dikembalikan oleh pembeli atau penerima. Tanda terima pengembalian barang mencatat alasan pengembalian dan kondisi barang pada saat diterima kembali oleh pihak penjual atau pengirim.

Dokumen ini digunakan untuk memvalidasi proses pengembalian dan sebagai bukti administrasi bahwa barang tersebut telah diterima kembali oleh pihak yang berwenang.

Format Surat Tanda Terima Barang

Format tanda terima barang umumnya mencakup informasi lengkap mengenai proses serah terima barang, mulai dari identitas pengirim dan penerima hingga rincian barang yang diterima. Untuk membuat tanda terima barang yang efisien, formatnya harus memuat rincian transaksi yang jelas agar dapat menghindari kesalahpahaman di masa depan.

Secara umum, form tanda terima barang dapat disajikan dalam bentuk yang sederhana atau lebih formal seperti surat. Berikut adalah format yang dapat digunakan:

1. Tanggal Penerimaan

Tanggal penerimaan adalah elemen penting dalam format Surat Tanda Terima Barang (STTB). Bagian ini mencatat tanggal pasti ketika barang diterima oleh pihak penerima. Tanggal tersebut menjadi referensi untuk memvalidasi bahwa barang telah diterima sesuai dengan jadwal pengiriman yang telah disepakati.

Penting juga untuk mengelola surat penerimaan barang untuk mencatat waktu dalam proses pengiriman dan untuk memastikan kesesuaian dengan kontrak atau kesepakatan pembelian yang telah dibuat sebelumnya.

2. Informasi Penerima

Informasi penerima mencakup nama lengkap, jabatan, dan alamat pihak yang menerima barang. Biasanya, penerima adalah seseorang yang berwenang di perusahaan atau departemen terkait yang bertanggung jawab atas penerimaan barang.

Bagian ini memastikan bahwa barang diterima oleh pihak yang tepat, yang dapat bertanggung jawab atas kondisi dan pengelolaan barang yang diterima. Data ini juga penting sebagai referensi dalam komunikasi lebih lanjut mengenai barang yang diterima.

3. Informasi Pengirim

Informasi pengirim memuat detail tentang pihak yang mengirimkan barang, seperti nama perusahaan, alamat, dan kontak yang dapat dihubungi. Biasanya, ini mencakup data lengkap pengirim agar jika ada masalah atau pertanyaan mengenai barang yang diterima, pihak penerima dapat langsung menghubungi pengirim.

Informasi pengirim dalam tanda terima barang ini dapat membantu dalam pelacakan barang dan memperjelas siapa yang bertanggung jawab atas pengiriman.

4. Nomor Purchase Order

Nomor purchase order (PO) adalah referensi unik yang digunakan untuk mengidentifikasi transaksi pembelian yang terjadi antara pembeli dan penjual. Nomor ini tercantum dalam STTB untuk memudahkan pencocokan dengan dokumen pembelian lainnya, seperti faktur atau kontrak.

Dengan mencantumkan nomor PO, proses pencatatan barang yang diterima menjadi lebih terstruktur dan dapat dilacak dengan lebih mudah dalam sistem manajemen inventaris atau keuangan perusahaan.

5. Detail Barang Diterima

Bagian ini mencakup deskripsi rinci mengenai barang yang diterima, termasuk jumlah, jenis, spesifikasi, dan kondisi barang pada saat penerimaan. Setiap item yang tercantum harus dicocokkan dengan pesanan yang diajukan sebelumnya.

Detail barang yang diterima sangat penting untuk memastikan bahwa semua barang yang dikirim sesuai dengan pesanan dan memenuhi standar kualitas yang diharapkan. Hal ini juga membantu dalam memverifikasi kelengkapan barang dan sebagai dasar jika terjadi klaim pengembalian atau kerusakan.

6. Tanda Tangan

Tanda tangan pada STTB adalah bentuk konfirmasi resmi dari penerima barang bahwa barang telah diterima sesuai dengan spesifikasi yang tercantum. Biasanya, tanda tangan ini berasal dari pihak yang bertanggung jawab atas proses penerimaan barang di gudang.

Tanda tangan juga menjadi bukti sah yang mengikat, yang menunjukkan bahwa proses penerimaan barang telah diselesaikan dengan benar dan bahwa semua rincian dalam STTB telah diterima dengan persetujuan kedua belah pihak.

7. Catatan

Catatan dalam STTB digunakan untuk mencatat hal-hal penting atau khusus yang perlu diperhatikan terkait dengan penerimaan barang. Misalnya, jika barang yang diterima dalam kondisi rusak atau tidak lengkap, hal ini dapat dicatat di bagian catatan.

Adanya catatan ini berguna untuk memberi informasi tambahan yang tidak tercantum dalam bagian lain STTB dan dapat dijadikan referensi jika terjadi sengketa atau untuk mengajukan klaim lebih lanjut.

Bagaimana Cara Membuat Surat Tanda Terima Barang?

Membuat Surat Tanda Terima Barang (STTB) yang tepat sangat penting untuk memastikan proses penerimaan barang tercatat dengan jelas dan akurat. Surat ini tidak hanya berfungsi sebagai bukti penerimaan, tetapi juga sebagai dokumen yang mempermudah pencatatan dalam sistem administrasi.

Berikut cara terbaik yang bisa Anda lakukan dalam membuat surat tanda terima barang untuk bisnis, yaitu:

1. Gunakan Format yang Standar

Gunakan template yang telah distandarisasi agar bentuk tanda terima barang tetap konsisten. Semua komponen penting, seperti tanggal, nomor, dan informasi dari kedua belah pihak, biasanya tercakup dalam format standar ini.

Format ini tidak hanya memudahkan pembacaan dan pemahaman, tetapi juga memudahkan pengarsipan dan pencarian dokumen di masa depan.

2. Sertakan Detail Barang

Untuk mempermudah verifikasi dan manajemen inventaris, catat semua detail barang pada contoh surat tanda terima barang. Setiap barang harus tercatat dengan deskripsi yang jelas dan spesifik, jumlah, dan kondisi saat diterima.

Hal ini akan mencegah terjadinya kesalahan dalam penghitungan stok dan mempermudah proses rekonsiliasi dan audit inventaris. Untuk mempermudah pencatatan dan laporan, perusahaan dapat menggunakan laporan keluar masuk barang Excel, yang membantu dalam mendokumentasikan pergerakan barang secara sistematis dan efisien.

3. Catat Informasi Pengirim dan Penerima

Menyertakan informasi lengkap tentang pengirim dan penerima akan memudahkan komunikasi antar kedua pihak secara efektif. Hal ini penting dalam proses pengiriman barang, juga dalam menangani klaim dan masalah yang mungkin terjadi setelah transaksi. Seperti pengiriman barang yang salah atau kerusakan selama transit.

4. Cantumkan Catatan Khusus

Catatan khusus dalam surat meliputi instruksi khusus penanganan barang hingga jadwal pengiriman yang spesifik. Mencatat informasi ini dalam surat dapat membantu semua pihak yang terlibat untuk mengetahui syarat dan ketentuan khusus, mengurangi peluang terjadi kesalahpahaman dan meningkatkan kepuasan pada kedua belah pihak.

5. Tanda Tangan

Sebagai bagian penting dari proses, verifikasi dan tanda tangan penerima menandakan bahwa informasi di surat telah diperiksa dan disetujui. Tanda tangan berfungsi sebagai persetujuan formal bahwa barang telah diterima sesuai dengan ketentuan yang dijelaskan dalam surat, yang memastikan kejelasan dan akuntabilitas.

Anda bisa menggunakan software inventory ScaleOcean yang mampu membuat surat tanda terima secara otomatis, serta memastikan setiap barang yang diterima dari pemasok tercatat secara otomatis dalam sistem.

Ketika barang tiba, sistem akan mencatat barang masuk dan langsung memperbarui jumlah stok yang ada. Surat yang dibuat bisa Anda kustomisasi agar sesuai dengan kebutuhan danpreferensi pengelolaan barang Anda.

Selain itu, ScaleOcean juga dapat terintegrasi dengan modul pembelian, memungkinkan pencatatan barang yang diterima langsung terhubung dengan pesanan pembelian yang telah dibuat sebelumnya. Anda bisa melakukan demo gratis dengan tim profesional untuk dapatkan solusi sesuai kebutuhan Anda!

Kesalahan Umum Dalam Membuat Surat Tanda Terima Barang

Membuat Surat Tanda Terima Barang (STTB) yang tepat sangat penting, namun sering kali terdapat kesalahan yang dapat mempengaruhi akurasi dan efektivitasnya. Kesalahan dalam pengisian atau pencatatan informasi dapat menyebabkan kebingungannya dalam proses penerimaan dan pengelolaan barang.

Berikut ini beberapa kesalahan yang biasanya terjadi dalam pembuatan tanda terima barang, diantaranya:

1. Kesalahan pada Informasi Barang

Hindari kesalahan dalam mencatat data penting seperti jumlah, deskripsi, atau kondisi barang. Proses verifikasi harus dilakukan secara hati-hati dengan membandingkan barang yang diterima secara fisik dengan apa yang ditulis dalam surat.

Anda bisa menerapkan sistem pemeriksaan ganda, dimana setidaknya dua individu bertugas memeriksa dan mengonfirmasi akurasi data sebelum surat disahkan.

Untuk memastikan akurasi stok barang secara keseluruhan, Anda juga dapat merujuk pada laporan stock opname persediaan, yang akan membantu memverifikasi dan mencatat hasil pemeriksaan stok secara sistematis.

2. Informasi Pengirim dan Penerima yang Tidak Lengkap

Salah satu kesalahan umum adalah tidak mencantumkan informasi kontak pengirim atau penerima secara lengkap. Untuk mencegah hal ini, gunakan checklist yang mencakup semua informasi yang diperlukan. Pastikan setiap detail seperti alamat lengkap, nomor telepon, dan email tercatat dengan jelas dan akurat pada setiap surat yang dibuat.

3. Tidak Adanya Tanda Tangan atau Verifikasi

Tanda tangan pada surat harus dicatat dalam penerimaan resmi barang untuk membuktikan kesalian dokumen. Untuk menghindari pengiriman barang tanpa konfirmasi resmi, pastikan bahwa setiap surat ditandatangani oleh penerima pada saat barang diserahkan.

Sediakan tempat yang jelas pada dokumen untuk tanda tangan dan verifikasi ini. Anda bisa menggunakan aplikasi inventory yang memungkinkan Anda menandatangani dokumen persediaan ini secara elektronik dengan cepat dan aman.

4. Tidak Ada Instruksi Khusus

Kesalahpahaman atau kesalahan dapat terjadi jika Anda tidak mencatat instruksi khusus atau kondisi pengiriman. Tanyakan secara langsung apakah ada kebutuhan atau kondisi khusus yang harus diperhatikan selama proses pengiriman dan penerimaan.

Untuk mengatasi masalah ini, penting bagi perusahaan untuk memastikan barang yang dikeluarkan sesuai dengan prosedur yang berlaku. Anda bisa membuat surat pengeluaran barang yang mencatat detail barang yang dikeluarkan, alasan pengeluaran, serta kondisi relevan selama proses pengeluaran barang.

Contoh Surat Tanda Terima Barang 

Contoh surat tanda terima barang sangat penting untuk memberikan gambaran yang jelas tentang bagaimana dokumen ini harus disusun. Penyusunan tanda terima barang yang baik dapat membantu perusahaan dapat memastikan bahwa barang yang diterima tercatat dengan benar, dan proses administrasi berjalan lancar tanpa hambatan.

Berikut ini contoh tanda terima barang yang bisa Anda gunakan sebagai panduan dalam membuatnya di perusahaan, yaitu:

1. Contoh 1

2. Contoh 2

Contoh format tanda terima barang ini berfungsi sebagai bukti fisik penerimaan barang dan digunakan dalam administrasi logistik untuk memastikan bahwa semua barang telah dikirim dan diterima sesuai dengan pesanan.

Apa Perbedaan Surat Tanda Terima dengan Invoice?

Surat tanda terima dan invoice memiliki perbedaan utama pada fungsi dan waktunya. Surat tanda terima berfungsi sebagai bukti penerimaan barang dan dibuat saat serah terima. Sebaliknya, invoice berfungsi sebagai bukti penagihan pembayaran dan dibuat sebelum pembayaran.

Surat tanda terima biasanya dibuat setelah barang diserahkan dan ditandatangani oleh penerima sebagai konfirmasi bahwa tidak ada klaim di kemudian hari terkait barang yang tidak pernah sampai. Sedangkan invoice dibuat oleh penjual dan dikirimkan kepada pembeli sebelum pembayaran dilakukan. Tujuannya untuk menagih pembayaran atas transaksi yang telah terjadi atau akan segera terjadi.

Kesimpulan

Nota tanda terima barang merupakan bukti tertulis yang mengonfirmasi bahwa penerima telah menerima barang atau dokumen dari pengirim. Dokumen ini penting untuk pencatatan internal, pengawasan pergerakan barang, dan sebagai arsip yang sah.

Untuk membuat form tanda terima barang yang efektif, isi dengan detail informasi akurat seperti jumlah, jenis barang, dan kondisi. Gunakan nomor urut untuk memudahkan pelacakan, minta tanda tangan pengirim dan penerima, lalu simpan sebagai arsip perusahaan sebagai bukti transaksi.

Dengan berbagai fitur yang menawarkan fleksibilitas, automasi, dan efisiensi, Software Inventory ScaleOcean dapat meningkatkan efisiensi operasional gudang. Anda dapat mengoptimalkan pengelolaan stok dan mempercepat proses penerimaan barang secara lebih akurat dan efisien.

Dengan menggunakan Sistem Inventori ScaleOcean, Anda dapat mengelola persediaan dengan lebih baik dan mengurangi potensi kesalahan dalam proses penerimaan barang. Segera klaim uji coba gratis untuk merasakan kemudahan dan efisiensinya secara langsung.