Overstock: Pengertian dan Cara Mengatasi di Gudang

Kelebihan stok sering menjadi masalah serius bagi banyak perusahaan karena menimbulkan biaya penyimpanan tinggi dan penurunan arus kas. Kondisi ini biasanya terjadi akibat perencanaan yang tidak tepat atau kesalahan dalam memprediksi permintaan pasar.

Situasi tersebut menjadi tanda bahwa bisnis menghadapi tantangan dalam manajemen rantai pasokan. Overstock adalah situasi yang kerap dialami berbagai jenis bisnis, seperti ritel, manufaktur, dan distribusi. Hal tersebut termasuk salah satu indikator bahwa perusahaan memiliki masalah dalam manajemen rantai pasokan, seperti perencanaan yang buruk atau prediksi permintaan yang tidak akurat.

Oleh karena itu, pemahaman mengenai cara mengatasi overstock serta faktor penyebabnya adalah hal yang harus bisa dilakukan oleh bisnis. Dengan memahami penyebab dan solusi untuk mengatasi banyaknya overstock products, manajer gudang dapat mengoptimalkan pengelolaan inventaris dan memperkuat kegiatan operasional mereka.

Artikel ini akan menjelaskan secara detail tentang overstock adalah, mengidentifikasi berbagai penyebab umum dari kelebihan stok produk, dampak persediaan barang berlebih yang diakibatkan oleh overstock, dan strategi efektif untuk mengatasinya.

Key Takeaways

• Overstock adalah kondisi kelebihan stok di mana jumlah barang yang tersedia melebihi permintaan, yang dapat merugikan bisnis jika tidak ditangani dengan benar.
• Penyebab umum overstock termasuk kesalahan dalam prediksi permintaan, ketakutan kehabisan stok, strategi pemasaran yang kurang efektif, dan manajemen inventaris yang buruk.
• Cara mengatasi overstock: Analisis data permintaan, perencanaan persediaan, penerapan sistem inventaris, promosi, diskon, dan bundling, likuidasi stok barang.
• Software inventory terbaik ScaleOcean dapat membantu bisnis memprediksi permintaan secara akurat dan mengoptimalkan manajemen inventaris untuk menghindari overstock.

Coba Demo Gratis!

1. Apa itu Overstock?

Overstock adalah sebuah situasi di mana perusahaan memiliki jumlah barang yang berlebihan di penyimpanan karena melebihi angka permintaan. Fenomena berikut dapat terjadi karena beberapa hal seperti kesalahan peramalan, produksi yang berlebihan, dan perubahan tren pasar.

Overstock dapat menimbulkan sejumlah dampak manajemen gudang yang buruk bagi bisnis. Untuk mengelola overstock products, perusahaan perlu menerapkan strategi yang efektif untuk mengurangi jumlah barang yang sudah tersimpan. Salah satu cara untuk menghindari overstock adalah dengan memantau fast dan slow moving stok, sehingga perusahaan bisa lebih tepat dalam merencanakan pengadaan barang.

Baca juga: Kartu Stok Barang: Manfaat, Langkah Membuat, dan Contohnya

2. Penyebab Overstock

Penyebab overstock dapat bervariasi, tetapi beberapa alasan umum termasuk kesalahan dalam prediksi permintaan, ketakutan akan kehabisan stok, strategi pemasaran yang kurang efektif, dan manajemen inventaris yang kurang baik. Berikut adalah penjelasan dari setiap poin ini dengan lebih detail:

a. Kesalahan dalam Prediksi Permintaan

Kesalahan dalam memprediksi permintaan seringkali disebabkan oleh analisis pasar yang tidak akurat atau penggunaan data historis yang tidak relevan. Perubahan tren konsumen dan faktor eksternal seperti kondisi ekonomi atau peristiwa khusus (seperti pandemi) dapat mengubah jumlah permintaan secara drastis.

Selain itu, kesalahan prediksi permintaan juga disebabkan karena perusahaan terlalu optimis mengenai penerimaan pasar terhadap produk baru atau promosi, yang menyebabkan produksi atau restock barang melebihi permintaan sebenarnya.

Kesalahan prediksi ini juga dapat menyebabkan terjadinya understock dalam bisnis. Understock adalah kondisi di mana persediaan barang tidak mencukupi untuk memenuhi permintaan pasar.

b. Ketakutan akan Kehabisan Stok

Perusahaan seringkali menimbun barang karena khawatir akan kehabisan stok, terutama jika barang tersebut memiliki waktu pengiriman yang lama atau sulit didapat. Ketakutan akan kehabisan stok dapat menyebabkan penumpukan stok yang tidak dibutuhkan.

Untuk produk dengan permintaan musiman, perusahaan dapat secara berlebihan menambahkan stok barang untuk mengantisipasi lonjakan permintaan, yang mungkin tidak sesuai dengan permintaan pasar.

Hal ini juga dapat mengarah pada stock out cost jika barang yang menumpuk tidak terjual dengan baik, mengakibatkan kerugian yang dapat mempengaruhi kesehatan keuangan perusahaan.

c. Produksi Barang yang Berlebihan

Produksi barang yang melebihi kebutuhan pasar bisa terjadi karena perencanaan produksi dan inventory control yang tidak tepat atau target penjualan yang terlalu ambisius. Hal ini menyebabkan stok menumpuk di gudang, terutama jika permintaan aktual lebih rendah dari perkiraan. Produksi berlebihan juga bisa disebabkan oleh kontrak dengan pemasok atau batas minimum produksi yang harus dipenuhi.

d. Fluktuasi Tren Permintaan

Perubahan tren pasar yang cepat dan tidak terduga dapat membuat permintaan suatu produk menurun drastis. Barang sebelumnya laku bisa menjadi kurang diminati sehingga stok lama sulit terjual, sehingga menyebabkan dead stock. Fluktuasi ini sering dipengaruhi oleh faktor eksternal seperti perkembangan teknologi, perubahan gaya hidup konsumen, atau munculnya produk pesaing baru.

e. Manajemen Inventaris yang Kurang Baik

Kesalahan dalam manajemen aktivitas gudang sering terjadi karena tidak adanya data akurat mengenai jumlah stok yang ada, yang mengakibatkan pembelian atau produksi berlebih. Data akurat dapat diperoleh melalui adanya sistem yang memadai untuk melacak dan menganalisis inventaris.

Jika sistem tidak mengenai, overstock products akan senantiasa ditumpuk di gudang yang berpotensi menjadi dead stock. Kurangnya koordinasi antara departemen penjualan, pemasaran, dan produksi juga dapat menyebabkan perencanaan inventaris yang tidak sesuai dengan kebutuhan aktual pasar.

Baca juga: Kenali Struktur Organisasi Gudang serta Perannya

3. Dampak Overstock

Overstock dapat memiliki dampak negatif yang signifikan pada kegiatan operasional dan kesehatan keuangan sebuah perusahaan. Dampak dari overstock mencakup.

a. Biaya Penyimpanan yang Meningkat

Biaya penyimpanan meningkat karena perusahaan butuh ruang tambahan untuk menampung stok berlebih. Ini mungkin melibatkan penyewaan gudang eksternal atau penggunaan sumber daya yang seharusnya dapat dialokasikan untuk kebutuhan bisnis yang lain.

b. Pengurangan Aliran Kas

Overstock mengikat modal yang bisa digunakan untuk kegiatan bisnis lain yang lebih menguntungkan. Dengan dana terbatas yang tetap berada dalam inventaris, perusahaan akan mengalami kekurangan likuiditas yang seharusnya dapat dimanfaatkan untuk inventasi. Salah satu solusi untuk mengurangi risiko overstock adalah dengan menjalin kerja sama dengan stokis yang dapat membantu distribusi produk lebih efisien.

Kurangnya likuiditas ini mengurangi kemampuan perusahaan untuk menghadapi perubahan pasar atau kebutuhan investasi mendadak karena kurangnya aliran kas yang diperoleh bisnis. Untuk mencegah overstock, perusahaan dapat memanfaatkan rumus stock opname yang membantu dalam memantau pergerakan stok dan memastikan persediaan tetap seimbang dengan kebutuhan operasional.

c. Penurunan Nilai Produk

Untuk mengurangi overstock, perusahaan seringkali harus menjual produk dengan diskon besar yang dapat mengurangi margin keuntungan. Penurunan harga ini juga bisa mempengaruhi persepsi nilai produk di mata konsumen.

Penjualan barang diskon yang berlebihan dapat mengurangi permintaan pada harga normal di masa depan, karena berpotensi untuk menyebabkan konsumen menunggu penjualan diskon berikutnya sebelum melakukan pembelian. Anda juga bisa mengatasi hal ini dengan menerapkan just in case inventory, yang dapat membantu menjaga keseimbangan stok dan menghindari kebutuhan untuk menjual barang dengan diskon besar.

d. Rantai Pasok yang Terhambat

Overstock di satu bagian dari rantai pasokan dapat menyebabkan hambatan dalam rantai pasok. Hal ini bisa memperlambat produksi baru atau distribusi produk lain yang mungkin memiliki permintaan lebih tinggi. Selain itu, pengelolaan stock keeping unit (SKU) yang kurang tepat dapat memperburuk masalah ini, menyebabkan penggunaan sumber daya yang tidak efisien, termasuk tenaga kerja, transportasi, dan manajemen logistik.

Untuk menghindari hal tersebut, perusahaan perlu mengikuti prosedur pengeluaran barang gudang yang terstruktur dengan baik, agar stok yang berlebih dapat dikeluarkan dengan tepat dan efisien, sehingga tidak mengganggu kelancaran operasional dan distribusi barang.

e. Menurunkan Brand Awareness

Diskon berlebihan atau produk yang terlihat menumpuk di toko dapat menurunkan brand awareness terhadap suatu brand. Kedua hal yang disebutkan sebelumnya menunjukkan bahwa produk tidak laku atau tidak diminati. Tingkat kepercayaan konsumen terhadap kualitas suatu produk dapat menurun jika overstock diakibatkan oleh produk yang cepat rusak.

Selain itu, penting bagi perusahaan untuk mengetahui cara penanganan barang expired, yang dapat membantu mengelola stok secara efektif dan menjaga kualitas serta reputasi produk di pasaran.

4. Cara Mengatasi Overstock

Untuk mengatasi overstock, perusahaan dapat menerapkan berbagai cara dengan pendekatannya sendiri untuk mengurangi overstock products yang tersimpan dan mengurangi kerugian finansial. Berikut adalah penjelasan detail tentang beberapa cara mengatasi overstock.

a. Analisa Data Permintaan

Melakukan analisa data permintaan secara rutin membantu perusahaan memahami pola pembelian konsumen dan tren pasar. Inventory pooling dapat digunakan sebagai strategi untuk mengelola persediaan yang lebih efisien dengan menggabungkan stok dari berbagai lokasi atau pusat distribusi. Dengan informasi yang akurat, prediksi kebutuhan stok bisa lebih tepat sehingga menghindari pembelian atau produksi berlebihan yang menyebabkan overstock.

b. Perencanaan Persediaan yang Optimal

Perencanaan persediaan yang baik melibatkan pengaturan jumlah stok sesuai kebutuhan pasar, mempertimbangkan lead time, dan fluktuasi permintaan. Hal ini membantu menjaga keseimbangan antara ketersediaan barang dan mencegah penumpukan stok yang tidak diperlukan.

c. Penerapan Sistem Inventaris Canggih

Dalam menjalankan manejemen ketersediaannya, perusahaan cenderung menerapkan sebuah sistem manajemen gudang untuk membantu mencegah terjadinya overstocking atau understocking. Hal ini dikarenakan sebuah sistem WMS yang handal biasanya dilengkapi dengan kemampuan untuk mengotomatisasi segala proses dalam penyimpanan, termasuk juga forecasting dan pengelolaan barang.

Selain itu, software inventory yang handal seperti ScaleOcean mampu berintegrasi dengan perangkat lunak lain yang berhubungan dengan proses manajemen stok barang seperti sistem logistik dan manufaktur. Dan tentu saja, segala data tersebut perlu mudah diakses dengan pantau oleh karyawan gudang pada masing-masing cabang, sehingga fitur unlimited user menjadi sebuah hal yang cenderung dipertimbangkan oleh perusahaan.

Untuk mendapatkan gambaran lebih jelas mengenai fitur dan keunggulan tersebut, Anda dapat melakukan demo gratis yang ditawarkan oleh vendor ScaleOcean untuk melakukan uji coba sistemnya. Sistemnya juga dibekali dengan beberapa fitur spesifik yang dapat membantu dalam mencegah dan meminimalisir dampak overstock, yakni:

• Pemantauan Stok Secara Real Time: Memantau ketersediaan stok secara real-time, sehingga Anda dapat dengan cepat mendeteksi stok yang berlebih dan mengambil tindakan untuk mengurangi overstock.
• Pengaturan Level Stok Minimum dan Maksimum: Fitur ini memungkinkan Anda untuk menetapkan batasan stok minimum dan maksimum, sehingga stok tidak akan melebihi kapasitas yang diperlukan.
• Analisis Rotasi Barang (ABC Analysis): Menggunakan analisis ABC untuk mengidentifikasi barang yang tidak cepat terjual (slow moving), sehingga stok berlebih bisa dikurangi dan dialihkan ke barang yang lebih laku.
• Peringatan Stok Berlebih: Memberikan pemberitahuan otomatis jika stok mencapai level berlebih, memungkinkan manajemen untuk segera melakukan tindakan seperti promosi atau pengalihan stok.
• Penyusunan Strategi Pengadaan yang Lebih Tepat: Membantu merencanakan pengadaan berdasarkan analisis permintaan dan tren pasar, sehingga overstock dapat diminimalisir dengan pengadaan yang lebih tepat.

d. Promosi, Diskon, dan Bundling

Menawarkan diskon pada produk overstock dapat meningkatkan penjualan dengan menarik pembeli. Ini adalah cara cepat untuk meningkatkan aliran kas dan mengurangi jumlah stock level. Penentuan harga diskon harus dilakukan dengan hati-hati untuk mencegah penurunan margin keuntungan secara drastis dan penurunan citra merek.

Menggabungkan produk overstock dengan produk populer sebagai paket juga bisa meningkatkan daya tarik bagi konsumen. Ini tidak hanya membantu menjual produk yang berlebih tetapi juga bisa meningkatkan penjualan produk lainnya.

Bundling dapat membantu perusahaan untuk menjaga nilai persepsi produk. Selain itu, bundling juga menawarkan lebih banyak nilai bagi pelanggan, yang dapat meningkatkan kepuasan dan loyalitas pelanggan.

e. Likuidasi Stok Barang

Beberapa perusahaan yang sudah membeli stok berlebih menjual barangnya kembali dengan potongan harga yang besar. Ini bisa menjadi opsi untuk mengurangi inventaris dengan cepat, meskipun seringkali dengan pengembalian finansial yang rendah. Selain itu, menjual produk overstock di pasar sekunder, seperti ecommerce dan pasar barang bekas, dapat membantu mencapai audiens baru dan mengurangi stok.

5. Mana yang Lebih Baik: Overstock atau Understock?

Overstock berarti memiliki persediaan berlebih yang dapat menyebabkan biaya penyimpanan tinggi, risiko barang kadaluwarsa atau usang, serta penurunan arus kas. Namun, overstock memastikan ketersediaan barang yang cukup untuk memenuhi permintaan pelanggan secara langsung. Hal ini biasanya berupa strategi manejemen inventaris just in case yang mengutamakan keberlangsungan operasional.

Sebaliknya, understock adalah kondisi di mana stok barang terlalu sedikit atau bahkan habis, sehingga berpotensi kehilangan penjualan dan menurunkan kepuasan pelanggan. Understock dapat mengganggu operasi bisnis karena pelanggan harus menunggu lama atau mencari alternatif lain. Namun, hal ini membantu mengurangi biaya penyimpanan dan risiko kerugian akibat stok yang tidak terjual, yakni seperti halnya proses just in time.

Idealnya, perusahaan perlu mencapai keseimbangan antara kedua kondisi ini dengan strategi inventaris yang tepat. Menggunakan teknologi prediktif dan sistem manajemen stok yang akurat dapat membantu menghindari risiko overstock maupun understock, sehingga operasi bisnis dapat berjalan optimal dan segala permintaan terpenuhi.

Baca juga: Bagaimana Cara Menghitung Persediaan Awal dan Akhir?

6. Kesimpulan

Mengelola overstock adalah sebuah tantangan dalam warehouse management. Akan tetapi, dengan pemahaman yang mendalam tentang apa itu overstock, perusahaan dapat menilai situasi dengan lebih tepat.

Dengan menerapkan strategi yang efektif, perusahaan juga dapat mengurangi dampak negatif dari overstock products. Overstock adalah kelebihan stok yang tidak hanya memenuhi ruang penyimpanan tetapi juga mengikat modal yang dapat digunakan untuk investasi lain.

Melalui penerapan warehouse management yang efektif, termasuk analisis data yang cermat, kerjasama yang baik dengan pemasok, dan penggunaan aplikasi manajemen stok barang, perusahaan dapat mengurangi risiko overstock.

Dengan demikian, penanganan yang tepat terhadap overstock products tidak hanya meningkatkan efisiensi operasional tetapi juga mendukung keberlanjutan finansial perusahaan.

Software warehouse ScaleOcean membantu otomatisasi pemantauan stok dan analisis inventaris secara real-time untuk menjaga efisiensi gudang. Dapatkan demo gratis untuk melihat bagaimana sistem ini dapat mengoptimalkan pengelolaan gudang Anda.