9 Langkah-Langkah Penanganan Barang Expired di Gudang

Penanganan produk yang melewati masa berlaku sangat menentukan kualitas warehouse management dan keamanan stok yang disimpan. Proses ini harus mengikuti standar ketat agar tidak ada barang tak layak beredar. Tahapannya mencakup identifikasi, pemisahan, serta penarikan produk expired secara tepat waktu.

Selanjutnya, berita acara barang expired dibuat untuk mendokumentasikan seluruh proses dan tindakan yang telah dilakukan selama pengelolaan barang kedaluwarsa. Dokumen ini tidak hanya memenuhi kebutuhan untuk memenuhi regulasi, tetapi juga berperan sebagai langkah preventif untuk mengoptimalkan proses aktivitas gudang.

Artikel ini menguraikan 9 penanganan barang expired di gudang secara efektif. Panduan terperinci ini membantu perusahaan memenuhi standar regulasi, menjaga kualitas manajemen gudang, serta mendukung peningkatan efisiensi kinerja operasional. Mari simak penjelasan selengkapnya di bagian berikut.

Key Takeaways

• Tujuan penanganan barang expired adalah untuk menghindari risiko kesehatan, mematuhi regulasi, mengoptimalkan sumber daya, dan mengurangi kerugian finansial perusahaan.
• Cara menangani barang kedaluwarsa: Identifikasi dan audit, pemisahan barang, pengambilan keputusan, dokumentasi, penjualan, pemusnahan, daur ulang, evaluasi, strategi preventif.
• Software inventory terbaik ScaleOcean dapat membantu mengidentifikasi dan melacak barang expired secara otomatis, dan meminimalisir risiko kerugian.

Coba Demo Gratis!

Tujuan Penanganan Barang Expired

Penanganan barang expired adalah proses penting dalam manajemen persediaan yang bertujuan untuk menjaga efisiensi operasional dan integritas produk. Untuk mengelolanya dengan tepat, perusahaan perlu memahami arti expired sebagai dasar identifikasi, sehingga produk tidak layak jual dapat ditangani secara benar.

Tujuan utama dari penanganan barang expired meliputi.

1. Menghindari Risiko Kesehatan dan Keselamatan

Konsumsi barang expired dapat menyebabkan berbagai masalah kesehatan, mulai dari gangguan pencernaan hingga keracunan makanan. Penanganan yang efektif memastikan produk seperti obat-obatan, makanan, dan kosmetik yang sudah melewati tanggal kedalurwarsa dihapus dari peredaran, sehingga melindungi konsumen dari efek negatif yang terjadi jika produk tersebut dikonsumsi.

2. Mematuhi Regulasi dan Standar Industri

Perusahaan yang gagal mengelola barang expired dengan baik dapat menghadapi konsekuensi hukum, termasuk denda dan penarikan produk massal. Regulasi ini bertujuan untuk melindungi konsumen dan memastikan bahwa semua produk di pasaran aman untuk digunakan.

Untuk memantau dan mencatat barang expired secara efektif, perusahaan dapat menggunakan buku stok barang, yang membantu dalam mencatat pergerakan barang dan memastikan semua produk yang sudah melewati tanggal kedaluwarsa dapat dikeluarkan dari inventaris dengan tepat.

Kepatuhan terhadap regulasi ini tidak hanya mencegah perusahaan terlibat dalam masalah hukum, tetapi juga membantu dalam mempertahankan lisensi dan sertifikasi yang diperlukan untuk operasional bisnis.

3. Optimalisasi Penggunaan Sumber Daya

Efisiensi dalam pengelolaan gudang berguna untuk mengurangi biaya operasional dan memaksimalkan keuntungan. Dengan mengidentifikasi dan mengeluarkan barang expired, perusahaan dapat menggunakan ruang gudang secara lebih efektif untuk produk yang masih dalam masa pakai dan mengurangi biaya terkait dengan penyimpanan dead stock.

4. Mengurangi Kerugian Finansial

Barang expired seringkali menjadi penyebab perusahaan mengalami kerugian jika tidak dikelola dengan benar karena menghabiskan sumber daya tanpa menghasilkan pendapatan.

Penanganan yang proaktif dan strategis memastikan bahwa produk yang mendekati tanggal kedaluwarsa dapat dikonsumsi atau diproses tepat waktu, sehingga mengurangi peluang terjadinya kerugian finansial.

Selain itu, penting juga untuk perusahaan mengelola stok lebih efektif dengan merujuk pada tips mengelola stok barang, yang memberikan panduan praktis dalam mengatur persediaan agar lebih efisien dan mengurangi risiko kerugian.

5. Pengembangan Strategi Pengelolaan Limbah

Penanganan barang kedaluwarsa harus memperhatikan lingkungan agar dapat mengurangi produksi limbah. Tindakan seperti program daur ulang tidak hanya membantu mengurangi dampak lingkungan, tetapi juga mendukung komunitas dan memperkuat citra perusahaan sebagai pihak yang bertanggung jawab sosial dan lingkungan.

Baca juga: Cara Pembuatan dan Contoh Berita Acara Selisih Stok Barang

Mengapa Barang dapat Kedaluwarsa

Setiap produk, terutama barang konsumsi, memiliki batas penarikan barang expired. Namun, faktor lain dapat memicu kerusakan lebih cepat. Misalnya, ketika perusahaan tidak merancang strategi pengeluaran barang yang tepat, potensi kedaluwarsa sebelum waktunya akan meningkat signifikan.

Selain itu, perubahan suhu saat penyimpanan maupun pengiriman dapat mempercepat penurunan mutu produk. Jika tidak dikelola dengan baik, paparan suhu terlalu panas atau dingin mempercepat reaksi biologis dan kimia, sehingga barang rusak sebelum kedaluwarsa resmi, menimbulkan kerugian besar.

Untuk mengurangi risiko kerusakan akibat suhu, perusahaan perlu dukungan teknologi yang memantau kondisi barang secara real-time. Dengan implementasi software inventory terbaik, proses pelacakan menjadi lebih akurat, sehingga manajemen dapat segera melakukan tindakan korektif sebelum timbul kerugian lebih besar.

9 Cara Penanganan Barang Expired

Penanganan barang expired membutuhkan strategi yang efektif dan koordinasi yang baik dalam pengelolaan operasional gudang. Salah satunya adalah dengan memperhatikan pengelolaan barang habis pakai, yang sering kali memiliki umur simpan terbatas.Berikut adalah beberapa langkah umum yang diikuti untuk mengelola barang-barang yang telah melewati tanggal kedaluwarsanya.

1. Identifikasi dan Audit

Proses identifikasi dan audit harus dilakukan secara sistematis dan berkala untuk memastikan tidak ada barang yang terlewat. Dengan menggunakan teknologi seperti software manajemen gudang yang terintegrasi dengan pemindai barcode, perusahaan dapat secara otomatis memonitor, ovestock, tanggal kedaluwarsa hingga mengurangi peluang terjadinya human error.

2. Pemisahan Barang

Pemisahan barang bertujuan agar dipastikan bahwa tidak ada kesalahan dalam pengiriman produk. Menyimpan barang kedaluwarsa di area yang terpisah membantu bisnis untuk menghindari penggunaan atau penjualan secara tidak sengaja. Hal ini juga mempermudah proses picking dengan memastikan hanya barang yang masih berlaku yang diambil untuk dikirim.

Ini adalah langkah penting untuk menjaga kualitas produk yang dikirim ke konsumen dan mengurangi risiko kesalahan operasional. Selain itu, untuk mengantisipasi kekurangan pasokan yang tidak terduga, perusahaan dapat mempertimbangkan penggunaan buffer stock, yang membantu menjaga ketersediaan barang tanpa berisiko menumpuknya barang yang tidak terjual.

3. Evaluasi dan Pengambilan Keputusan

Keputusan mengenai barang kedaluwarsa harus didasarkan pada analisis risiko dan kepatuhan terhadap standar industri. Faktor-faktor seperti biaya pemusnahan dibandingkan dengan potensi penggunaan yang aman (misalnya, daur ulang) harus dipertimbangkan.

Untuk memastikan semua aspek hukum dan operasional terpenuhi, departemen harus bekerja sama sesuai dengan keputusan yang telah dibuat. Jika ada kerusakan atau kehilangan yang terjadi selama proses ini, penting untuk membuat damage report. Hal tersebut penting dilakukan perusahaan untuk mendokumentasikan insiden tersebut dan tindakan yang diambil untuk memastikan kepatuhan terhadap peraturan yang berlaku.

4. Dokumentasi dan Laporan

Dokumentasi yang akurat adalah salah satu langkah perusahaan dalam mematuhi regulasi yang berlaku. Laporan harus mencakup semua detail relevan yang bisa digunakan sebagai bukti dalam inspeksi regulasi atau sebagai referensi untuk kegiatan stock opname. Ini juga memudahkan penelusuran kembali jika ada masalah dengan produk yang sudah kedaluwarsa.

5. Penjualan Barang yang Optimal

Apabila perusahaan menerapkan sebuah software manajemen inventaris yang canggih seperti ScaleOcean, maka segala data yang berhubungan dengan barang-barang penyimpanan dapat dipantau dengan mudah, termasuk juga masa kedaluwarsa masing-masing produk. Adanya informasi tersebut memungkinkan penyusunan rencana penjualan yang lebih optimal.

Contohnya, bila ada beberapa barang yang mulai mendekati tenggat waktunya, maka perusahaan dapat melakukan pengambilan dan pengiriman produk-produk tersebut dibandingkan dengan yang lebih baru. Atau, bisnis juga dapat menjualnya ke pusat grosir untuk harga yang lebih terjangkau, sehingga meminimalisir

6. Pemusnahan

Pemusnahan harus dilakukan dengan cara yang tidak merusak lingkungan. Perusahaan harus bekerja sama dengan penyedia layanan yang ahli dalam pengelolaan limbah berbahaya untuk memastikan bahwa semua produk dimusnahkan sesuai dengan peraturan lingkungan. Ini mengurangi risiko polusi atau dampak negatif lain terhadap lingkungan.

Untuk memastikan bahwa proses pengelolaan barang yang akan dimusnahkan berjalan dengan tepat, perusahaan dapat melakukan spot check warehouse untuk memverifikasi kondisi dan memastikan tidak ada barang yang terlewat atau salah proses.

7. Recycling atau Penglolahan Barang

Barang yang telah kedaluwarsa namun masih memungkinkan untuk diproses ulang dapat diolah kembali melalui program daur ulang atau pemanfaatan ulang. Hal ini membantu mengurangi limbah dan memberikan nilai tambah bagi perusahaan. Pengolahan barang ini harus mengikuti standar keamanan dan lingkungan agar tidak menimbulkan risiko bagi kesehatan atau lingkungan sekitar.

8. Evaluasi Proses

Perbaikan berkelanjutan bergantung pada evaluasi proses. Ini dapat memudahkan perusahaan untuk mengidentifikasi area yang memerlukan peningkatan, baik dari segi kecepatan reaksi terhadap barang kedaluwarsa maupun efektivitas proses yang sudah ada. Evaluasi ini dapat membantu perusahaan mengembangkan praktik terbaik, memperkuat prosedur internal, dan meningkatkan efisiensi operasional secara keseluruhan.

9. Penyusunan Strategi Preventif untuk Kedepannya

Perusahaan perlu menyusun strategi preventif agar risiko barang kedaluwarsa dapat diminimalisir di masa depan. Strategi ini meliputi perencanaan pembelian yang lebih tepat, pengelolaan stok secara efektif, serta penerapan sistem manajemen kedaluwarsa otomatis. Dengan langkah ini, perusahaan dapat mencegah penumpukan barang yang tidak terjual dan mengoptimalkan perputaran inventaris.

Baca juga: Pelajari Cara Mengelola Gudang untuk Bisnis Ecommerce

Batas Penarikan Barang Expired

Batas penarikan barang expired adalah waktu yang telah ditetapkan untuk memastikan barang-barang yang telah mencapai atau mendekati tanggal kedaluwarsa mereka dikelola dengan benar sebelum menimbulkan risiko. Waktu ini biasanya ditentukan berdasarkan jenis produk dan regulasi yang berlaku. Untuk produk makanan dan obat-obatan, batas penarikan seringkali sangat ketat karena dampak langsung mereka terhadap kesehatan.

Perusahaan menetapkan panduan untuk mengawasi dan menarik produk ini dari peredaran sebelum tanggal kedaluwarsa untuk menjaga keamanan konsumen dan kepatuhan terhadap standar keamanan.

Salah satu faktor yang perlu diwaspadai adalah dampak persediaan barang berlebih, yang dapat menyebabkan risiko overstock dan produk kedaluwarsa yang akhirnya memengaruhi kualitas pelayanan dan keuntungan perusahaan.

Proses penarikan harus cepat dan efisien, yang melibatkan pengecekan inventaris secara teratur dan penyortiran barang yang berisiko. Penggunaan sistem manajemen data untuk menghindari keterlambatan dalam identifikasi produk yang berisiko sangat penting. Ini tidak hanya bertujuan untuk memenuhi kewajiban hukum, tetapi juga untuk menjaga reputasi perusahaan dan kepercayaan konsumen.

Berita Acara Barang Expired

Berita acara barang expired (kadaluarsa) adalah dokumen resmi yang disusun untuk mencatat sekaligus memastikan kondisi barang yang melewati masa pakainya. Di dalamnya tercantum rincian barang, penyebab kadaluarsa, serta pihak terkait.

Dokumen ini berfungsi sebagai dasar hukum untuk langkah lanjutan, seperti pemusnahan atau pengembalian, sekaligus mendukung audit internal maupun eksternal. Berikut adalah contoh dari berita acara barang expired beserta dengan penjelasan untuk masing-masing bagian.

Pada berita acara barang expired diatas, terdapat beberapa bagian dokumen. Header berita acara meliputi judul dokumen, nomor berita acara, tanggal pembuatan, dan lokasi pembuatan berita acara. Identitas pihak melibatkan pihak-pihak yang bertanggung jawab dalam pemeriksaan barang, termasuk nama, jabatan, dan nomor identifikasi pegawai (NIP).

Saran tindakan berisi rekomendasi tentang langkah-langkah yang harus diambil terkait dengan barang kedaluwarsa yang ditemukan. Bagian penutup mengkonfirmasi kebenaran isi berita acara dan bertanda tangan oleh para pihak yang terlibat untuk memastikan keakuratan informasi dan kesepakatan terhadap tindakan yang akan diambil. Dokumen ini akan digunakan untuk keperluan audit internal dan eksternal.

Baca juga: Apa itu Stokis dan Ketahui Perannya dalam Bisnis

Kesimpulan

Mengelola barang expired dalam konteks warehouse management membutuhkan perencanaan, ketelitian, dan tindakan yang melibatkan koordinasi yang efektif. Melalui penanganan barang expired yang efektif, termasuk menetapkan batas penarikan barang expired yang jelas dan menciptakan berita acara barang expired yang terperinci, perusahaan dapat memastikan bahwa mereka memenuhi standar industri.

Software Inventory ScaleOcean hadir untuk membantu perusahaan mengotomatiskan pencatatan stok, mendeteksi barang mendekati expired, hingga mengoptimalkan proses manajemen gudang. Dapatkan kontrol penuh atas persediaan dengan solusi terintegrasi yang lebih efisien. Coba demo gratisnya sekarang juga!