Stock Opname: Arti, Tujuan, Rumus, dan Cara Menghitungnya

Menghitung rumus stock opname merupakan langkah penting dalam pengelolaan inventaris yang mendukung keakuratan data persediaan. Proses ini mempermudah perusahaan untuk memantau jumlah stock on hand bisnis yang tersedia dengan lebih terstruktur sekaligus mendeteksi adanya ketidaksesuaian antara catatan inventaris dan kondisi barang di lapangan.

Pemahaman terhadap rumus stock opname yang tepat dapat membantu bisnis mengidentifikasi potensi kehilangan atau kerusakan, serta memperbaiki kesalahan pencatatan yang memengaruhi laporan keuangan. Lebih dari itu, langkah ini menjadi salah satu kunci untuk menjaga efisiensi operasional dan memastikan pengelolaan barang berjalan dengan lancar.

Artikel ini akan membahas apa itu stock opname, rumus yang sering digunakan, fungsi, jenis, serta cara menghitung stock opname awal hingga mengevaluasi selisih stok, untuk membantu Anda meningkatkan pengelolaan inventaris secara menyeluruh.

Key Takeaways

• Stock opname adalah proses menghitung ketersediaan barang secara fisik untuk memastikan kebenaran data yang tercatat.
• Manfaat stock opname adalah untuk mengetahui akurasi data, meningkatkan efisiensi proses dan mengidentifikasi stok barang yang hilang atau rusak.
• Cara menghitung stock opname diawali dengan merencanakan dan menyiapkan alat, lalu menghitung jumlah barang, dan diakhiri dengan analisis data serta melakukan penyesuaian.
• Software inventaris ScaleOcean merupakan sistem yang dapat membantu dalam mendata dan melacak stok barang di penyimpanan.

Coba Demo Gratis!

Apa itu Stock Opname Barang?

Stock opname adalah proses penghitungan fisik persediaan barang yang dilakukan di gudang atau toko, kemudian mencocokkannya dengan catatan administrasi yang ada, baik yang dikelola secara sistem maupun manual. Proses ini memastikan bahwa data persediaan tercatat dengan akurat dan sesuai kondisi sebenarnya.

Selain memastikan kesesuaian data, stock opname juga membantu mengidentifikasi selisih antara persediaan yang tercatat dan yang ada di lapangan. Hal ini penting untuk mendeteksi kerusakan, barang kadaluarsa, atau kehilangan, serta memastikan laporan keuangan yang disusun oleh perusahaan tetap akurat dan dapat dipertanggungjawabkan.

Hasil perhitungan stock opname juga menjadi dasar yang kuat untuk pengambilan keputusan strategis terkait pembelian, penyimpanan, dan pengelolaan stok. Akurasi data stok ini membantu menjaga ketersediaan barang, meningkatkan pelayanan kepada pelanggan, dan mendukung kelancaran operasional perusahaan secara keseluruhan.

Baca juga: 22 Aplikasi Stok Barang untuk Stock Opname Inventory

Siapa yang Bertugas Melakukan Stock Opname?

Stock opname umumnya dilakukan oleh tim internal perusahaan yang memiliki tanggung jawab terhadap pengelolaan persediaan. Pada perusahaan besar, auditor eksternal dapat dilibatkan untuk memastikan objektivitas hasil perhitungan dan kepatuhan pada laporan keuangan tahunan.

Untuk memastikan hasil yang transparan dan akurat, tim yang melakukan stock opname harus independen dari yang mengelola stok harian. Berikut adalah tim yang biasanya bertanggung jawab:

• Staf gudang atau staf penyimpanan
• Tim pengelolaan logistik atau inventory control
• Tim audit internal perusahaan
• Departemen akuntansi atau keuangan

Fungsi Perhitungan Stock Opname

Menghitung stock opname barang secara teratur dapat memudahkan bisnis dalam memastikan akurasi data inventaris serta membantu memperlancar proses produksi serta distribusi barang. Berikut adalah beberapa manfaatnya yang akan dijelaskan lebih lanjut.

1. Memastikan Data Inventaris Akurat

Menghitung stock opname secara akurat dapat memastikan bahwa data inventaris yang tercatat sesuai dengan jumlah fisik barang yang ada. Dengan bantuan aplikasi gudang terbaik, hal ini dapat dilakukan lebih efisien, sehingga membantu perusahaan menciptakan laporan keuangan yang akurat dan meminimalkan kesalahan yang dapat mempengaruhi pengambilan keputusan.

2. Menstabilkan Sistem Inventaris

Pelaksanaan stock opname yang rutin dapat menciptakan sistem inventory perusahaan yang stabil. Proses ini membantu perusahaan untuk terus memantau barang yang ada, sekaligus mencegah human error pada pencatatan yang dapat memengaruhi perencanaan dan operasional.

3. Mengindentifikasi Kehilangan Stock

Prosedur stock opname berperan penting dalam stock audit, yang membantu dalam mengidentifikasi kehilangan barang akibat kerusakan, pencurian, atau kesalahan lainnya. Mendeteksi masalah terkait stok barang sejak dini memberi kesempatan bagi perusahaan untuk mengambil tindakan pencegahan, mengurangi kerugian, dan memperbaiki pengelolaan persediaan.

4. Meningkatkan Efisiensi Proses

Stock opname yang dilakukan secara teratur dapat meningkatkan efisiensi proses operasional. Dengan mengetahui jumlah persediaan yang akurat, perusahaan dapat mengoptimalkan pengelolaan barang, mengurangi pemborosan, dan memastikan barang yang tersedia sesuai kebutuhan tanpa menimbulkan kelebihan atau kekurangan stok.

5. Mengoptimalkan Perencanaan Produksi dan Distribusi Barang

Dengan adanya data stok yang akurat, perusahaan dapat merencanakan produksi dan pengiriman barang dengan lebih optimal. Informasi ini dapat mempermudah perusahaan untuk menghindari keterlambatan pengiriman, memenuhi permintaan pasar, serta memastikan barang tersedia di waktu yang dibutuhkan.

6. Memudahkan Audit serta Kepatuhan Terhadap Regulasi

Stock opname juga berperan penting dalam proses audit, baik itu audit internal maupun eksternal. Proses ini memudahkan perusahaan untuk mematuhi regulasi yang berlaku terkait dengan pengelolaan persediaan dan pelaporan keuangan.

Salah satu aspek yang perlu diperhatikan adalah average inventory, yang dapat memberikan gambaran yang lebih akurat tentang tingkat persediaan selama periode tertentu. Hal ini mendukung transparansi dan membantu mencegah risiko pelanggaran hukum.

Kapan Waktu Terbaik Melaksanakan Stock Opname?

Beberapa periode umum yang sering dipilih untuk memastikan akurasi stok dan kelancaran operasional perusahaan adalah akhir tahun fiskal, akhir kuartal atau semester, bulan tertentu, dan sewaktu-waktu berdasarkan kejadian insidental. Berikut ini penjelasan mengenai tiap periodenya:

• Akhir Tahun Fiskal: Stock opname sering dilakukan menjelang penutupan laporan keuangan tahunan, untuk memastikan kecocokan antara catatan administrasi dan stok fisik.
• Akhir Kuartal atau Semester: Biasanya untuk kepentingan audit internal atau evaluasi performa stok per triwulan, agar perusahaan dapat menilai efisiensi pengelolaan inventaris.
• Bulan Tertentu: Perusahaan di sektor ritel atau fast-moving goods cenderung melakukan stock opname bulanan untuk menjaga akurasi stok dan meningkatkan pengelolaan persediaan.
• Sewaktu-waktu (Insidental): Dilakukan ketika terjadi selisih data, kerusakan barang massal, atau ketika auditor melakukan pemeriksaan mendadak.

Setiap perusahaan memiliki kebijakan berbeda dalam menentukan waktu pelaksanaan stock opname. Namun, penting untuk memilih waktu pelaksanaan yang tepat agar proses ini tidak mengganggu aktivitas operasional utama perusahaan dan berlangsung dengan lancar.

Jenis-Jenis Metode Stock Opname

Terdapat dua metode utama dalam proses ini, yaitu Stock Opname Berkala (Periodic) dan Cycle Count. Stock Opname Berkala dilakukan dalam interval waktu tertentu, dengan penghitungan menyeluruh terhadap seluruh jenis barang. Sementara Cycle Count dilakukan dengan penghitungan sebagian inventaris secara berkala. Berikut ini penjelasannya:

1. Stock Opname Berkala (Periodic)

Metode ini dilakukan pada interval waktu tertentu, seperti di akhir bulan atau kuartal, untuk menghitung seluruh inventaris. Pendekatan ini memberikan gambaran menyeluruh mengenai persediaan yang ada, membantu perusahaan memastikan data yang lebih akurat dan meminimalkan kesalahan pencatatan.

2. Stock Opname Siklus (Cycle Count)

Berbeda dengan metode periodic, Cycle Count dilakukan dengan menghitung sebagian inventaris pada periode tertentu, misalnya mingguan atau bulanan. Metode ini lebih fleksibel dan memungkinkan perusahaan memverifikasi inventaris tanpa mengganggu operasional harian gudang.

Cara Menghitung Stock Opname

Dalam proses stock opname, terdapat beberapa tahapan mulai dari persiapan hingga penyusunan laporan hasil. Prosedur ini harus dilakukan secara berurutan agar barang yang tercatat sesuai dengan jumlah fisik yang ada. Berikut adalah penjelasan mengenai cara menghitung stock opname.

1. Persiapan Awal

Tahap pertama prosedur stock opname meliputi peninjauan sistem inventaris dan manajemen sumber daya yang diperlukan untuk proses stock opname. Persiapan ini harus dilakukan dengan matang agar prosesnya berjalan dengan efisien sehingga potensi terjadinya human error berkurang.

2. Penentuan Jadwal

Menetapkan jadwal stock opname yang tepat sangat penting agar tidak mengganggu kelancaran kegiatan bisnis sehari-hari. Penjadwalan yang baik juga membantu semua pihak terkait agar dapat mempersiapkan diri dengan baik dan melaksanakan proses ini sesuai rencana.

3. Pengumpulan Informasi

Pada tahap prosedur stock opname ini, perusahaan mengumpulkan data terkait barang yang akan dihitung. Data tersebut meliputi jumlah awal, lokasi penyimpanan, dan kondisi barang. Data ini akan digunakan sebagai dasar untuk menyusun contoh laporan stock opname, juga untuk membandingkan hasil perhitungan fisik dengan hasil sebelumnya.

4. Verifikasi Fisik

Verifikasi fisik adalah tahap di mana jumlah barang yang ada dihitung secara langsung. Langkah ini bertujuan untuk memastikan apakah jumlah barang sesuai dengan catatan yang ada dalam sistem inventaris perusahaan.

5. Pencatatan Data

Setelah melakukan verifikasi fisik, data yang diperoleh akan dicatat dengan teliti. Pencatatan yang akurat sangat penting untuk mencocokkan data fisik dengan catatan sistem dan memastikan keakuratan laporan.

Untuk mempermudah proses ini, perusahaan dapat menggunakan form laporan barang yang terstruktur dengan baik, memungkinkan pencatatan secara sistematis dan memastikan bahwa semua informasi terkait stok tercatat dengan lengkap dan dapat dipertanggungjawabkan.

6. Langkah-langkah Perbaikan

Jika ditemukan perbedaan antara data sistem dan fisik, perlu dilakukan langkah-langkah perbaikan seperti memperbaiki kesalahan pencatatan atau mengganti barang yang rusak. Langkah-langkah ini bertujuan untuk mengatasi ketidaksesuaian yang ditemukan selama proses.

Salah satu cara untuk memudahkan proses ini adalah dengan menggunakan metode stock opname partial, yang memungkinkan perusahaan untuk memeriksa sebagian stok terlebih dahulu, sehingga perbaikan bisa dilakukan lebih cepat tanpa mengganggu seluruh operasi gudang.

7. Penyusunan Laporan Hasil

Setelah semua langkahnya dilakukan, lakukan penyusunan laporan hasil stock opname. Laporan ini memberikan informasi yang jelas mengenai kondisi inventaris dan menjadi dasar bagi perusahaan untuk mengambil keputusan lebih lanjut, baik dalam pengadaan atau perencanaan produksi.

Untuk mengoptimalkan perhitungannya, penting juga untuk memahami cara menghitung kubikasi barang dalam proses ini. Perhitungan kubikasi ini sangat penting dalam manajemen stok gudang, karena memungkinkan perusahaan untuk mengoptimalkan ruang penyimpanan dan menghindari pemborosan ruang yang tidak efisien.

Di sinilah ScaleOcean Inventory Software dapat membantu memudahkan pendataan dan pelacakan stok barang. Software ini mendukung proses stock opname dengan lebih cepat dan akurat.

Selain itu, ScaleOcean juga membantu mengelola ruang penyimpanan secara lebih efisien, memudahkan pengambilan keputusan, dan memastikan setiap langkah dalam pengelolaan inventaris berjalan dengan lebih lancar.

Rumus Stock Opname

Penggunaan rumus yang tepat merupakan bagian dari cara menghitung stock opname agar persediaan bisa dihitung secara akurat. Rumus ini membantu menghitung nilai stok awal, penjualan, persediaan akhir, serta selisih yang mungkin terjadi, sehingga dapat mengidentifikasi ketidaksesuaian yang perlu diperbaiki.

1. Rumus Stock Opname Perhitungan Nilai Persediaan Awal

Rumus stock opname awal digunakan untuk menghitung nilai stok pada awal periode dengan mengalikan jumlah persediaan dengan harga satuan setiap barang. Hasil perhitungan ini mencerminkan nilai awal dari semua barang yang tersedia sebelum periode transaksi dimulai. Berikut rumus perhitungan untuk menghitung nilai persediaan awal:

2. Rumus Penjualan

Rumus penjualan menghitung jumlah barang yang terjual selama periode tertentu. Dengan mengurangi stok awal dan pembelian dengan stok akhir, rumus ini memberikan informasi tentang volume penjualan yang terjadi dalam suatu periode.

3. Rumus Barang Masuk

Rumus stock opname berikutnya yaitu rumus barang masuk yang digunakan untuk menghitung jumlah barang yang diterima atau dibeli selama periode tertentu. Ini penting untuk mengetahui seberapa banyak stok yang bertambah selama periode tersebut, yang kemudian akan memengaruhi perhitungan persediaan akhir.

4. Rumus Persediaan Akhir

Rumus persediaan akhir menghitung jumlah barang yang tersisa pada akhir periode. Dengan menghitung stok awal, penjualan, dan barang masuk, rumus ini membantu menentukan sisa persediaan yang ada di akhir periode. Berikut cara menghitung persediaan barang akhir:

5. Rumus Selisih Persediaan

Rumus selisih persediaan menghitung perbedaan antara jumlah stok yang tercatat dalam sistem dengan jumlah fisik yang ditemukan selama stock opname. Selisih ini menunjukkan adanya ketidaksesuaian yang perlu dianalisis dan diperbaiki.

Untuk mendokumentasikan dan menangani selisih ini, perusahaan dapat menggunakan berita acara selisih stok barang, yang memberikan format resmi untuk mencatat dan menyelesaikan perbedaan stok secara sistematis.

Berikut rumus stock opname untuk menghitung selisih persediaan:

Rumus Excel untuk Menghitung Stock Opname

Dalam proses stock opname, Microsoft Excel menjadi salah satu alat yang sangat berguna untuk mencocokkan stok fisik dengan data dalam sistem. Salah satu rumus yang sering digunakan adalah selisih stok untuk membandingkan jumlah barang yang tercatat dengan jumlah fisik yang ditemukan di gudang.

Rumus dasar stock opname yang bisa digunakan:

Misalnya, jika jumlah stok fisik berada di sel C2 dan stok yang tercatat di sistem berada di sel B2, maka rumusnya:

Jika hasilnya 0, berarti stok sesuai. Jika hasilnya positif, ada overstock, sedangkan jika negatif, berarti ada kekurangan stok yang perlu ditelusuri.

Untuk mengetahui total selisih semua item, bisa menggunakan formula Excel SUM. Misalnya hasil dari perhitungan selisih stok dari masing-masing item ada di kolom D dan data stok dimulai di baris kedua, maka rumusnya menjadi:

Selain itu, rumus IF bisa digunakan untuk menampilkan status stok:

Kendala Umum dalam Proses Stock Opname di Gudang

Proses stock opname di gudang sering menghadapi berbagai kendala seperti kesalahan pencatatan, tata letak stok yang kurang optimal, dan gangguan pada operasional harian. Berikut adalah kendala umum yang perlu diperhatikan:

1. Hasil Perhitungan Stock Opname Tidak Akurat

Ketidaksesuaian antara stok fisik dan data administrasi sering terjadi karena pengelolaan yang tidak optimal, kesalahan manual, atau kurangnya pengecekan ulang. Untuk mengatasi ini, perusahaan perlu meningkatkan pengawasan dan implementasi sistem yang lebih baik agar akurasi data tetap terjaga.

2. Penataan Stok yang Tidak Efisien

Tata letak yang buruk menyebabkan staf gudang kesulitan dalam melakukan stock opname karena harus mencari barang yang terpisah-pisah. Hal ini dapat menghambat proses dan memperlambat pengelolaan stok, yang berdampak pada efisiensi dan kemampuan perusahaan dalam memenuhi permintaan pelanggan.

3. Kontrol Kualitas yang Kurang Konsisten

Proses stock opname sering kali mengabaikan kontrol kualitas, terutama ketika staf kesulitan menemukan barang yang harus dihitung. Barang yang tidak terkelompok dengan baik meningkatkan risiko terjadinya kerusakan atau kadaluarsa, yang dapat mempengaruhi kualitas dan keselamatan produk yang dijual.

4. Permintaan Stok Barang yang Tidak Terprediksi

Fluktuasi permintaan barang seringkali menjadi kendala besar, terutama jika perusahaan tidak memiliki data yang cukup akurat. Tanpa data yang mendukung, perusahaan kesulitan menyesuaikan stok dengan permintaan pasar, menyebabkan penumpukan stok yang tidak terjual atau barang mati yang harus dibuang.

5. Terganggunya Aktivitas Operasional Harian

Jika stock opname dilakukan pada jam kerja reguler, kegiatan operasional seperti keluar-masuk barang bisa terganggu, meningkatkan risiko kesalahan pencatatan. Oleh karena itu, banyak perusahaan memilih melakukan perhitungan setelah jam operasional atau pada akhir pekan agar kegiatan berjalan lancar tanpa gangguan.

6. Keterbatasan Kompetensi Teknis dari Tim

Tim yang kurang berpengalaman dalam melakukan stock opname mungkin kesulitan dengan detail seperti pencatatan barang kadaluarsa atau memeriksa kondisi barang. Untuk menghindari masalah ini, pelatihan dasar dan penerapan SOP tertulis menjadi langkah penting dalam memastikan kelancaran proses.

Tips dalam Menghitung Stok Barang yang Efektif

Menghitung stok barang dengan akurat sangat penting untuk menjaga kestabilan persediaan dan akurasi laporan keuangan. Berikut ini adalah beberapa tips yang dapat membantu memastikan proses penghitungan stok berjalan lancar dan efektif.

1. Labeli Barang yang Telah Dihitung

Memberikan label atau penanda khusus pada barang yang sudah dihitung penting membantu menghindari kesalahan pencatatan ganda. Dengan cara ini, tim dapat langsung mengetahui mana barang yang sudah diperiksa dan mana yang belum.

Pemberian label juga membuat proses lebih terstruktur dan rapi. Hal ini penting agar seluruh proses stock opname berjalan sistematis dan tidak memicu kebingungan. Anda bisa menggunakan buku stok barang untuk mengoptimalkan pencatatan lebih terorganisir, serta membantu mendokumentasikan pergerakan barang lebih jelas dan efisien.

2. Lengkapi Semua Barang dengan Kode atau Label

Pastikan seluruh barang di gudang memiliki kode atau label yang jelas dan mudah dibaca. Dengan adanya identifikasi yang jelas, proses penghitungan akan lebih cepat dan akurat. Label yang baik juga memudahkan pengecekan ulang jika terjadi ketidaksesuaian data.

Proses ini sangat penting untuk meminimalkan risiko kesalahan selama proses stock opname berlangsung.

3. Tandai Barang Saat Proses Penghitungan

Penandaan barang secara langsung saat proses penghitungan berjalan akan mempermudah tim memastikan semua item sudah tercatat. Cara ini membantu menghindari risiko perhitungan dobel atau ada item yang terlewat.

Biasanya, tanda sederhana seperti stiker warna atau catatan kecil sudah cukup efektif. Dengan begitu, proses pengecekan jadi lebih cepat dan akurat.

4. Gunakan Kategori Logis untuk Stok

Mengelompokkan barang berdasarkan kategori logis seperti jenis, ukuran, atau fungsi akan memudahkan proses penghitungan. Selain mempersingkat waktu, metode ini membantu memastikan tidak ada barang yang terlewat.

Kategori yang jelas juga mempermudah penyusunan laporan dan analisis stok. Dengan pengelompokan yang tepat, hasil stock opname akan lebih akurat.

5. Pastikan Barang Terjual Sudah Dikeluarkan

Sebelum melakukan stock opname, pastikan barang yang sudah terjual atau dikirim tidak lagi berada di area perhitungan. Hal ini penting agar hasil perhitungan benar-benar mencerminkan stok yang tersedia.

Memisahkan barang terjual akan mencegah data dobel yang bisa mengacaukan perhitungan stock opname dan laporan persediaan. Proses ini juga membuat hasil laporan lebih rapi dan akurat.

Contoh Stock Opname Barang

Untuk memahami proses ini hingga waktu pelaksanaanya, Anda dapat menemukan contoh stock opname barang pada perusahaan konveksi yang menghitung ulang stok barang di gudang dan toko setiap akhir bulan. Misalnya, sebuah perusahaan konveksi memeriksa jumlah fisik produk seperti kain, benang, dan kancing, lalu mencocokkannya dengan data sistem.

Jika terdapat perbedaan, seperti kelebihan atau kekurangan stok, perusahaan segera melakukan penyesuaian untuk menghindari kesalahan laporan keuangan dan mencegah kerugian operasional. Proses ini membantu memastikan bahwa data persediaan tetap akurat dan terkini. Agar lebih tergambarkan, berikut adalah contoh stock opname barang:

Kesimpulan

Menghitung rumus stock opname dengan tepat adalah langkah penting dalam menjaga akurasi dan efisiensi pengelolaan inventaris. Dengan pemahaman yang baik tentang rumus-rumus dasar, seperti stok awal, penjualan, barang masuk, persediaan akhir, dan selisih stok, perusahaan dapat mengidentifikasi dan memperbaiki ketidaksesuaian dengan lebih cepat.

Cara menghitung stock opname yang benar tidak hanya membantu mencegah kerugian akibat barang hilang atau rusak, tetapi juga mendukung perusahaan dalam pembuatan keputusan bisnis yang lebih tepat. Dengan ini, operasional dapat berjalan stabil, kontrol persediaan menjadi lebih baik, dan perusahaan tetap mematuhi aturan yang berlaku.

Untuk membantu proses ini menjadi lebih efisien, Anda dapat menggunakan software inventory ScaleOcean yang bisa mendukung keberhasilan pengelolaan stok Anda. Selain itu, Anda dapat mencoba demo gratis untuk melihat bagaimana sistem kami dapat meningkatkan efisiensi dan akurasi pengelolaan inventaris di perusahaan Anda.