Stock Opname Partial: Manfaat, Cara Kerja & Strateginya

Stock opname partial adalah metode penghitungan persediaan secara bertahap, di mana hanya sebagian kecil dari total stok yang dihitung pada periode tertentu, tanpa mengganggu operasi atau menutup gudang. Metode ini bertujuan untuk mempertahankan akurasi data stok secara terus-menerus melalui proses yang dikenal sebagai cycle counting.

Tidak heran, sangat penting bagi perusahaan untuk memahami proses stock opname partial guna mencegah terjadinya ketidaksesuaian antara catatan dan stok fisik. Ketidaksesuaian ini dapat memunculkan masalah seperti kerugian finansial dan pengelolaan inventaris yang kurang efisien.

Dalam artikel ini, Anda akan menemukan informasi penting mengenai pengertian, manfaat, cara kerja dan strategi stock opname partial, yang dapat membantu perusahaan dalam merencanakan dan menerapkan metode ini secara efektif, guna menjaga akurasi dan efisiensi pengelolaan inventaris.

1. Apa itu Stock Opname Partial?

Stock opname partial adalah suatu metode inventarisasi stok di gudang yang dilakukan dengan menghitung sebagian dari total stok yang ada. Berbeda dengan proses stock opname biasa yang memerlukan penghitungan keseluruhan stok, metode ini lebih difokuskan pada sebagian stok tertentu dalam periode waktu yang ditentukan.

Metode ini memberikan keuntungan berupa deteksi ketidaksesuaian atau kesalahan lebih cepat. Ketika hanya sebagian stok yang dihitung, kesalahan dapat segera ditemukan dan diperbaiki, sehingga mengurangi potensi gangguan pada sistem inventaris perusahaan.

Stock opname partial dilakukan secara rutin dan terjadwal, bukan hanya pada satu periode panjang. Dengan penghitungan yang lebih sering, perusahaan dapat lebih cepat mendeteksi ketidaksesuaian atau kesalahan dalam data persediaan, memastikan keakuratan yang lebih baik.

Fokus utama dalam metode ini adalah akurasi. Dengan melibatkan tim yang terlatih dan sistem yang efisien, stock opname partial membantu perusahaan untuk menjaga kesesuaian data stok, sekaligus mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan yang dapat mempengaruhi keputusan bisnis.

Selain itu, dikutip dari Versa Cloud ERP, implementasi cycle counting (penghitungan berkelanjutan) dapat meningkatkan akurasi inventaris hingga lebih dari 95%, dibandingkan dengan hanya 80% pada metode penghitungan fisik tahunan. Dengan begitu, metode inventarisasi ini membantu memastikan bahwa data inventaris yang digunakan untuk keputusan bisnis lebih terpercaya dan akurat.

2. Ciri-ciri Stock Opname Partial

Stock opname partial adalah metode penghitungan inventaris yang dilakukan secara bertahap. Metode ini sering diterapkan untuk menjaga kelancaran operasional bisnis sambil memastikan akurasi stok tetap terjaga. Berikut adalah ciri-ciri dari stock opname partial.

a. Penghitungan Tersegmentasi

Dalam stock opname partial, penghitungan dilakukan hanya pada sebagian item atau kelompok barang dalam satu waktu. Dengan demikian, perusahaan dapat mengelola stok secara lebih efisien tanpa perlu menghitung seluruh inventaris sekaligus.

b. Tanpa Menghentikan Operasional

Berbeda dengan full stock opname yang membutuhkan penghentian aktivitas, stock opname partial memungkinkan kegiatan operasional bisnis tetap berjalan normal. Hal ini meminimalisir gangguan dalam operasional harian perusahaan.

c. Proses Berkelanjutan

Stock opname partial dilakukan secara rutin dan terjadwal, bukan hanya sekali dalam periode panjang. Pendekatan ini membantu memastikan pengelolaan stok yang lebih konsisten dan lebih mudah untuk dikelola.

d. Fokus pada Akurasi

Metode ini membantu perusahaan mendeteksi dan memperbaiki kesalahan stok sejak dini. Dengan demikian, risiko selisih stok yang besar dapat diminimalkan, menjaga keakuratan inventaris dan memudahkan pengelolaan barang.

3. Manfaat Stock Opname Partial

Manfaat stock opname partial meliputi efisiensi dalam menjaga akurasi stok tanpa mengganggu operasional, mengurangi gangguan bisnis, deteksi dini kesalahan pencatatan, dan pengelolaan stok yang lebih baik untuk pengambilan keputusan strategis yang lebih akurat.

Untuk lebih detail, berikut adalah manfaat utama stock opname partial:

a. Peningkatan Akurasi Inventaris

Peningkatan akurasi inventaris melibatkan penghitungan periodik dan terfokus pada segmen-segmen tertentu dari inventaris, daripada mengaudit seluruh stok secara simultan. Dengan melakukan stok opname partial, perusahaan dapat mengidentifikasi dan memperbaiki kesalahan pencatatan lebih cepat.

Proses ini juga memungkinkan perusahaan untuk lebih sering memeriksa akurasi data inventaris mereka, termasuk waktu dimana perusahaan perlu melakukan restock. Hasilnya, keputusan pengelolaan inventaris menjadi lebih tepat dan tepat waktu, meningkatkan efisiensi operasional secara keseluruhan.

Anda bisa menggunakan aplikasi scan barcode terbaik, seperti ScaleOcean yang dapat mempercepat proses pencatatan dan pembaruan data, memberikan visibilitas lebih baik terhadap stok, serta memastikan keakuratan inventaris di seluruh tahap operasional.

b. Pengelolaan Stok Efisien

Salah satu cara untuk mengelola stock secara efisien adalah melakukan stock opname partial, yaitu pengecekan persediaan secara berkala pada beberapa produk tertentu. Metode ini membantu perusahaan untuk mengetahui kekurangan stok secara lebih cepat dan akurat.

Langkah strategis ini juga mengurangi gangguan operasional karena tidak memerlukan penutupan total gudang. Ini membantu dalam menjaga ketersediaan produk tanpa overstock inventory ataupun understock, yang pada gilirannya meningkatkan efisiensi dan responsivitas terhadap permintaan pasar.

c. Mengidentifikasi Masalah

Salah satu manfaat utama dari stock opname partial adalah mengidentifikasi masalah dalam inventarisasi stok. Melalui penghitungan berkala terhadap sebagian stok, perusahaan dapat secara efektif mendeteksi adanya ketidaksesuaian antara catatan stok dan stok fisik yang sebenarnya ada.

Kegiatan ini dapat membantu perusahaan untuk mengidentifikasi masalah seperti kesalahan dalam pencatatan, kecurangan, atau pencurian dengan lebih cepat. Dengan demikian, tindakan korektif bisa diambil lebih awal, sehingga mengurangi dampak negatif terhadap operasi bisnis dan meningkatkan keakuratan data inventaris.

d. Pemantauan Stok Prioritas

Pemantauan stok prioritas bisa membantu perusahaan untuk fokus pada inventaris yang memiliki nilai tinggi atau memiliki perputaran cepat. Dengan mengidentifikasi dan menghitung barang-barang secara berkala, perusahaan dapat memastikan ketersediaan dan mengelola resiko kekurangan stok yang dapat mengganggu operasi bisnis.

Proses ini tidak hanya menggunakan sumber daya secara efisien, tetapi juga mempermudah penyesuaian strategi pengadaan dan distribusi yang lebih dinamis dengan menggunakan aplikasi stok barang. Hal ini dapat mengurangi biaya overstock dan memaksimalkan responsivitas terhadap fluktuasi pasar.

e. Efisiensi Waktu dan Sumber Daya

Melakukan stok opname partial membantu perusahaan untuk menghemat waktu yang signifikan karena proses ini tidak perlu mengaudit semua item stok sekaligus. Hal ini memudahkan perusahaan dengan banyak jenis barang atau skala besar.

Penghematan ini tidak hanya berdampak pada tenaga kerja, tetapi juga pada pengurangan biaya operasional yang terkait dengan penghitungan stok yang lebih kompleks dan memakan waktu.

f. Mendeteksi Masalah Secara Cepat

Manfaat stock opname partial lainnya adalah kemampuan untuk mengidentifikasi masalah secara cepat, seperti kesalahan dalam pemesanan atau penyimpanan, yang bisa berakibat pada kerugian finansial atau kehilangan peluang penjualan.

Langkah manajemen gudang ini membantu bisnis dalam mendeteksi masalah ini lebih cepat, sehingga tindakan korektif dapat diambil sebelum masalah tersebut membesar dan menjadi lebih sulit atau mahal untuk diatasi.

g. Mencegah Kehilangan dan Pencurian

Melalui stock opname partial yang terjadwal, perusahaan dapat memperketat pengawasan terhadap barang-barang tertentu. Hal ini tidak hanya mengurangi risiko kesalahan administrasi tetapi juga mencegah terjadinya pencurian, menjaga keamanan stok secara lebih efektif.

Barang yang sering dicari oleh konsumen memerlukan perhatian lebih. Oleh karena itu, dengan memantau stok barang tersebut secara lebih intensif, perusahaan dapat memastikan barang-barang tersebut tetap aman dan terhindar dari kehilangan atau pencurian.

h. Respons Lebih Cepat Terhadap Perubahan Permintaan

Memantau tren pasar secara langsung sangat penting untuk menjaga kelancaran operasional bisnis. Melalui stock opname partial, perusahaan mendapatkan data terkini yang membantu mereka menyesuaikan stok dengan cepat sesuai dengan perubahan permintaan yang terjadi.

Hal ini memungkinkan perusahaan untuk menghindari situasi overstock yang dapat meningkatkan biaya inventory, serta mengurangi risiko understock yang bisa menyebabkan hilangnya pelanggan. Dengan respons yang cepat, perusahaan dapat menjaga keseimbangan stok dengan lebih efisien.

Baca juga: SOP Gudang: Definisi, Langkah Membuat, dan Contohnya

4. Cara Kerja Stock Opname Partial

Stock opname partial dilakukan dengan tahapan yang lebih terfokus dibandingkan stock opname secara menyeluruh. Perusahaan memilih bagian stok tertentu yang akan diperiksa, lalu melakukan pengecekan secara berkala sesuai kebutuhan. Metode ini bertujuan menjaga akurasi data tanpa mengganggu seluruh operasional bisnis.

Keberhasilan stock opname tidak hanya bergantung pada pelaksanaan saat itu, tetapi juga pada perencanaan yang matang sebelumnya. Berikut penjelasan mengenai cara kerja metode stock opname partial dalam penerapannya di perusahaan, diantaranya:

a. Menentukan Area atau Barang yang Akan Dihitung

Metode stock opname partial ini dilakukan pertama dengan memilih area rak, jenis barang, atau kategori produk yang akan dihitung. Perusahaan dapat memprioritaskan barang dengan perputaran tinggi, bernilai besar, atau yang sering terjadi selisih yang signifikan. Ini dilakukan agar proses pengecekan lebih terfokus dan efektif.

b. Menyusun Jadwal Pengecekan Secara Berkala

Selanjutnya perusahaan harus membuat jadwal rutin untuk melakukan stock opname partial, contohnya seperti bulanan atau triwulan. jadwal ini dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis dan kondisi stok. Hal ini membuat pengecekan dapat dilakukan tanpa gangguan kegiatan operasional secara menyeluruh.

c. Melakukan Pencatatan dan Perbandingan Data

Berikutnya proses pencatatan fisik dilakukan dengan cara menghitung barang secara langsung lalu mencocokkannya dengan data sistem. Hasil perbandingan ini akan menunjukkan apakah ada selisih stok. Jika ditemukan ketidaksesuaian, perusahaan bisa segera menindaklanjuti.

Untuk memastikan perhitungan yang akurat, Anda bisa menggunakan rumus stock opname agar perbandingan antara stok fisik dan data sistem dapat dilakukan secara efisien. Perhitungan ini dapat membantu perusahaan dalam menghitung selisih dengan lebih mudah dan cepat, serta mengidentifikasi perbedaan yang perlu diselesaikan.

d. Melakukan Penyesuaian Stok di Sistem

Jika Anda masih menggunakan sistem manual, apabila terjadi perbedaan stok fisik dan sistem, perusahaan harus melakukan penyesuaian stok pada sistem agar data yang tercatat sesuai dengan kondisi fisik.

Jika terjadi kekurangan stok, Anda bisa melakukan restock barang agar persediaan selalu tersedia untuk memenuhi permintaan pelanggan. Untuk itu, penyesuaian penting untuk mengoptimalkan manajemen inventory perusahaan.

e. Evaluasi dan Analisis Hasil Pengecekan

Setelah proses selesai, perusahaan melakukan evaluasi untuk mencari tahu penyebab selisih stok, apakah karena kesalahan pencatatan, kerusakan, atau kehilangan barang. Analisis ini penting sebagai dasar untuk perbaikan proses operasional di masa mendatang.

Dengan aplikasi untuk stok barang, Anda dapat memantau stok secara real-time, mengurangi risiko human error, dan mempercepat proses penyesuaian stok. Sistem ini juga memudahkan pencatatan, pelacakan, hingga pelaporan stok secara akurat dan terintegrasi dengan modul lain seperti purchasing dan sales.

5. Contoh Penerapan Stock Opname Partial

Stock opname partial dapat diterapkan dalam berbagai jenis bisnis. Misalnya, pada toko retail, penghitungan fisik hanya dilakukan pada rak atau kategori produk tertentu, seperti minuman atau makanan ringan. Hal ini memudahkan pengelolaan stok tanpa mengganggu seluruh operasional toko.

Selain itu, di gudang, metode ini dapat digunakan untuk menghitung stok pada bagian tertentu saja. Misalnya, perusahaan dapat fokus pada area barang baru datang atau area barang yang sudah lama tidak bergerak. Ini memastikan efisiensi tanpa mengganggu bagian lain di gudang.

Metode stock opname partial juga bermanfaat bagi perusahaan yang memiliki produk musiman. Dengan fokus pada kategori produk tertentu, seperti pakaian musim dingin atau alat olahraga, perusahaan dapat memastikan ketersediaan stok sesuai permintaan tanpa mengganggu operasional lainnya.

6. Tantangan dalam Menggunakan Stock Opname Partial

Meskipun stock opname partial memiliki banyak manfaat, metode ini juga tidak lepas dari tantangan dalam prosesnya. Jika tidak dilakukan dengan efisien, metode ini dapat memengaruhi akurasi data stok secara keseluruhan. Untuk itu, perusahaan harus memahami risiko yang mungkin muncul agar dapat mampu meminimalkan dampaknya.

Berikut beberapa tantangan dalam penggunaan stock opname partial yang sering dihadapi dan harus diatasi, yaitu:

a. Risiko Data Tidak Akurat Secara Keseluruhan

Karena hanya sebagian stok yang dicek, sering kali adanya risiko akurasi data stok secara keseluruhan menjadi kurang terjamin. Jika area atau barang yang tidak dihitung ternyata bermasalah, perusahaan bisa kehilangan visibilitas atas stok secara utuh. Oleh sebab itu, pemilihan area harus benar-benar diperhitungkan.

Itulah pentingnya laporan stock opname persediaan yang akurat agar dapat mendukung proses pemeriksaan lebih sistematis, serta membantu dalam mendokumentasikan hasil pemeriksaan stok dan memastikan pengelolaan persediaan yang lebih akurat.

b. Potensi Salah Prioritas Barang

Tantangan lainnya adalah salah dalam menentukan prioritas barang atau area yang perlu dicek menggunakan metode pengecekan partial ini. Jika perusahaan keliru memilih, proses ini menjadi kurang efektif. Di mana barang yang sebenarnya bermasalah justru terlewat, sehingga potensi selisih atau kehilangan stok tetap tinggi.

Untuk mengurangi risiko tersebut,stock taking yang dilakukan secara berkala dapat membantu memverifikasi seluruh stok secara menyeluruh dan memastikan tidak ada barang yang terlewat dalam pengecekan.

c. Membutuhkan Monitoring yang Konsisten

Stock opname partial menuntut konsistensi dalam jadwal pengecekan. Jika perusahaan tidak disiplin dalam menjalankan jadwal yang telah ditetapkan, maka risiko ketidaksesuaian stok semakin besar. Monitoring yang tidak konsisten akan memengaruhi akurasi data persediaan.

d. Tidak Cocok untuk Semua Jenis Bisnis

Metode pengecekan stok secara parsial ini juga tidak cocok diterapkan di semua industri bisnis, terutama bagi perusahaan dengan skala kecil dan memiliki jumlah stok terbatas. Penerapan stock opname ini dapat lebih relevan untuk perusahaan besar dengan ribuan item atau gudang besar yang sulit dihitung sekaligus.

e. Membutuhkan Integrasi Sistem yang Tepat

Untuk efektivitas metode stok opname partial, perusahaan memerlukan sistem terintegrasi seperti software inventory terbaik ScaleOcean. Tanpa dukungan software inventory yang memadai, proses pencatatan dan penyesuaian akan memakan waktu lebih lama dan berisiko terjadi kesalahan input data secara manual.

7. Strategi Mengoptimalkan Stock Opname Partial

Agar penerapan stock opname partial memberikan hasil maksimal, perusahaan perlu menerapkan strategi yang tepat. Tujuannya agar proses pengecekan berjalan efisien, akurat, dan memberikan manfaat optimal bagi pengelolaan persediaan. Berikut ini beberapa strategi yang dapat membantu mengoptimalkan stock opname partial.

a. Pembagian Area atau Kategori Stok

Strategi pertama adalah Anda bisa membagi area gudang atau kategori produk menjadi segmen-segmen yang lebih kecil dan mudah dikelola. Misalnya, Anda bisa mengelompokkan barang berdasarkan jenis, frekuensi penjualan (ABC analysis), atau lokasi fisik di gudang.

Strategi ini membantu tim untuk lebih fokus pada satu bagian stok pada satu waktu, sehingga dapat mengurangi kompleksitas dan potensi kesalahan. Adanya pembagian kategori stok dan prioritas pengecekan, membuat setiap segmen dapat dijadwalkan untuk dihitung secara terpisah, memastikan semua area tercakup dalam siklus tertentu.

b. Rotasi Jadwal Berbasis Risiko dan Frekuensi

Selanjutnya, Anda juga bisa menerapkan jadwal rotasi yang didasarkan pada risiko dan frekuensi pergerakan barang. Produk dengan nilai tinggi, tingkat penjualan cepat, atau riwayat ketidakakuratan yang sering harus dihitung lebih secara berkala dan ruting.

Dengan penerapan jadwal pengecekan partial yang terstruktur dan adaptif akan membantu menjaga akurasi inventaris secara keseluruhan. Pendekatan ini memastikan sumber daya dialokasikan secara efisien, memprioritaskan area yang memiliki dampak terbesar terhadap bisnis.

c. Pelatihan Staf dan Standardisasi Prosedur

Penting untuk memastikan semua staf yang terlibat dalam stock opname partial mendapatkan pelatihan dan dapat mengikuti prosedur standar yang jelas. Staf harus memahami pentingnya akurasi stok, cara menggunakan peralatan dan sistem, serta bagaimana langkah-langkah yang harus diambil jika ditemukan perbedaan.

Selain itu, penting juga untuk memahami prosedur yang terstandardisasi akan mengurangi variasi dalam pelaksanaan dan memastikan konsistensi data. Pelatihan yang berkelanjutan dan komunikasi yang efektif tentang tujuan stock opname akan memotivasi tim dan meningkatkan kualitas data inventaris.

d. Analisis Hasil dan Tindak Lanjut Korektif

Setelah setiap sesi stock opname partial, perusahaan harus melakukan analisis mendalam terhadap hasilnya. Identifikasi penyebab perbedaan antara stok fisik dan catatan sistem, apakah itu kesalahan pencatatan, kehilangan, atau kerusakan.

Dari analisis ini, Anda harus segera melakukan tindakan korektif untuk mengatasi akar masalahnya. Proses ini bukan hanya tentang menghitung, tetapi juga tentang memahami mengapa ketidaksesuaian terjadi dan mencegahnya terulang kembali.

e. Pemanfaatan Teknologi dan Sistem Otomatisasi

Penerapan teknologi canggih dan otomatis juga penting untuk meningkatkan efisiensi dan akurasi proses. Penggunaan sistem seperti Warehouse Management System (WMS), scanner barcode, dan RFID dapat mempercepat proses penghitungan dan meminimalkan kesalahan manusia.

Data yang terkumpul secara otomatis dapat langsung diintegrasikan dengan sistem inventaris, memungkinkan pembaruan real-time dan analisis yang lebih cepat. Otomatisasi juga mengurangi kebutuhan akan tenaga kerja manual yang intensif, membebaskan tim untuk fokus pada tugas-tugas yang lebih strategis dan analisis data.

Untuk akurasi tinggi dan integrasi sistem, Anda bisa menggunakan aplikasi yang dapat terintegrasi langsung dengan berbagai teknologi pendukung. Dengan integrasi ini, proses stock opname partial menjadi lebih cepat, akurat, dan efisien.

8. Kesimpulan

Stock opname parsial adalah proses penghitungan fisik persediaan yang dilakukan secara selektif, hanya pada sebagian kecil dari total barang yang ada di gudang atau toko. Daripada menghitung seluruh persediaan sekaligus, metode ini memfokuskan pada area atau jenis produk tertentu saja.

Software Inventory ScaleOcean dapat memberikan solusi terbaik yang dapat mengoptimalkan proses stock opname partial ini secara otomatis dan terintegrasi. Data stok dari berbagai gudang, toko, atau area tertentu dapat dipantau secara real-time.

Ini memudahkan perusahaan memilih area atau produk yang perlu dicek tanpa menunggu laporan manual. Anda bisa mengkustomisasi sistem ScaleOcean sesuai dengan kebutuhan dan preferensi perusahaan secara mudah. Coba demo gratis dan konsultasinya bersama tim expert kami agar dapatkan solusi menyeluruh untuk bisnis Anda.