Stock Taking: Arti, Manfaat, dan Tips Melakukannya

Efisiensi dan akurasi dalam manajemen gudang merupakan faktor penting yang menentukan keberhasilan sebuah perusahaan. Oleh karena itu, stock taking memiliki peran untuk membantu bisnis dalam mengelola inventaris secara efektif dan efisien. Stock taking adalah proses audit fisik total atas barang-barang yang ada dalam stok untuk memverifikasi catatan akuntansi dan keberadaan fisik barang.

Stock take adalah sebuah proses yang tidak hanya meliputi menghitung barang, tetapi juga mengintegrasikan kegiatan operasional gudang dengan sistem informasi manajemen. Mengapa stock take begitu penting untuk dilakukan bisnis? Karena stock take adalah metode yang dapat membantu dalam mengidentifikasi perbedaan antara jumlah stok yang seharusnya ada pada catatan dengan apa yang benar-benar ada di lapangan.

Dengan demikian, perusahaan dapat mengambil langkah-langkah korektif untuk memperbaiki kesalahan dalam pencatatan, mencegah kehilangan, dan meningkatkan akurasi data inventaris mereka.

Key Takeaways

• Stock taking adalah proses memverifikasi stok fisik dengan catatan sistem untuk memastikan akurasi data inventaris, penting untuk efisiensi manajemen persediaan dan operasional gudang.
• Manfaat stock taking meliputi pendeteksian ketidaksesuaian jumlah, identifikasi stok yang bergerak lambat, dan peningkatan akurasi margin laba perusahaan secara keseluruhan.
• Tips untuk melakukan stock taking adalah merencanakan dengan baik, menentukan waktu yang tepat, mengorganisir stok, menggunakan teknologi, mencatat perbedaan, memperbarui data.
• Software inventory terbaik ScaleOcean dapat mengotomatiskan proses stock taking dengan fitur scan barcode dan pembaruan real-time, sehingga meningkatkan akurasi dan efisiensi pengelolaan.

Coba Demo Gratis!

1. Apa itu Stock Taking?

Stock taking adalah proses menghitung atau memverifikasi jumlah fisik barang dan bahan yang ada di gudang atau area penyimpanan dengan tujuan untuk mencocokkan data fisik dengan catatan akuntansi atau inventori yang ada pada sistem informasi perusahaan.

Proses ini merupakan bagian penting dari manajemen persediaan dan warehouse management, karena dapat membantu meningkatkan akurasi data persediaan yang berguna untuk perencanaan produksi, pembelian bahan baku, dan pemenuhan pesanan pelanggan secara efisien.

Stock taking adalah aktivitas yang dilakukan secara periodik, bisa jadi setahun sekali dalam sebuah proses audit tahunan atau lebih sering dalam bentuk cycle counting, yakni penghitungan sebagian dari inventori pada interval waktu tertentu tanpa harus menghitung seluruh stok secara bersamaan. Hal ini membantu mendeteksi bila adanya mutasi stok atau pergerakan barang dalam perusahaan.

Metode ini membantu perusahaan untuk secara terus-menerus mengawasi data inventory secara berkala dan mengurangi gangguan terhadap operasi sehari-hari. Anda juga bisa menggunakan metode stock opname partial untuk memudahkan pemeriksaana setiap stok pada waktu tertentu, sehingga dapat menjaga keberlanjutan operasional tanpa harus menghentikan seluruh proses.

2. Tujuan Stock Taking

Stock taking dilakukan untuk memastikan akurasi data persediaan barang yang tercatat dalam sistem dengan kondisi fisik yang ada di gudang. Proses ini membantu mengidentifikasi selisih antara catatan dan stok nyata, sehingga perusahaan dapat melakukan koreksi dan menghindari kesalahan dalam pengelolaan inventaris.

Selain itu, stock taking bertujuan untuk menjaga kelancaran operasional dan pengambilan keputusan bisnis. Dengan data persediaan yang akurat, perusahaan dapat mengoptimalkan pengadaan barang, menghindari kelebihan atau kekurangan stok, serta meningkatkan efisiensi dalam proses produksi dan distribusi.

Proses ini juga berperan penting dalam mendeteksi potensi kehilangan, pencurian, atau kerusakan barang. Dengan melakukan pemeriksaan secara rutin, perusahaan dapat meningkatkan pengawasan terhadap persediaan dan menerapkan tindakan pencegahan yang tepat untuk meminimalkan risiko kerugian akibat stok yang hilang atau rusak.

3. Manfaat Stock Taking

Stock taking adalah aktivitas penting dalam warehouse management, memberikan sejumlah manfaat yang signifikan bagi perusahaan. Berikut adalah penjelasan mengenai manfaat apa saja yang didapat setelah melakukan stock take.

a. Mendeteksi Ketidaksesuaian Jumlah

Melakukan stock taking secara berkala dapat memudahkan perusahaan untuk mendeteksi adanya ketidaksesuaian antara catatan inventori dengan jumlah fisik barang yang ada. Perbedaan ini dapat mengindikasikan adanya kehilangan barang yang tidak tercatat, termasuk pencurian oleh karyawan atau pihak luar.

Untuk menangani masalah ini, perusahaan dapat membuat damage report yang mendokumentasikan kerusakan atau kehilangan yang terjadi, serta langkah-langkah yang diambil untuk mencegah kejadian serupa di masa depan.

Dengan mengidentifikasi ketidaksesuaian jumlah secepat mungkin, perusahaan dapat mengambil langkah-langkah pencegahan untuk mengurangi risiko kehilangan lebih lanjut, seperti memperketat keamanan gudang atau mengimplementasikan sistem pengawasan yang lebih baik.

Penerapan sistem resi gudang dapat membantu memperkuat pengelolaan persediaan dan memastikan setiap barang tercatat dengan jelas, mengurangi risiko ketidaksesuaian yang terjadi.

b. Mengidentifikasi Stok yang Bergerak Lambat

Proses stock taking membantu perusahaan mengidentifikasi barang-barang yang memiliki perputaran lambat atau yang tidak terjual di pasaran. Dengan mencatat dan memantau stok barang secara teratur, perusahaan dapat mengetahui barang mana yang perlu dipromosikan, didiskon, atau bahkan dikeluarkan dari inventaris.

Untuk mempermudah pencatatan ini, perusahaan bisa menggunakan daftar inventaris barang, yang membantu mengorganisir dan memantau pergerakan barang dengan lebih efisien.

Mengetahui produk mana yang bergerak lambat dapat membantu perusahaan untuk membuat keputusan yang lebih tepat yang meliputi diskon, promosi, atau bahkan menghentikan pengadaan produk tersebut.

Dengan demikian, perusahaan dapat mengoptimalkan inventory mereka, mengurangi biaya inventory, dan meningkatkan efisiensi penggunaan ruang gudang.

c. Membantu Menjaga Profitabilitas Perusahaan

Keakuratan data inventori yang diperoleh dari stock taking memainkan peran penting dalam menjaga profitabilitas perusahaan. Dengan mengurangi kehilangan barang, mengoptimalkan stok, menghindari demand pull inflation dan mengidentifikasi produk yang tidak terjual, perusahaan dapat mengurangi biaya yang tidak dibutuhkan dan meningkatkan efisiensi operasional gudang.

Selain itu, keputusan pembelian dan produksi yang lebih tepat berdasarkan data yang akurat dapat meningkatkan penjualan, yang mempengaruhi jumlah keuntungan yang diraih. Untuk memastikan keakuratan ini, perusahaan dapat melakukan stock audit secara berkala sangat diperlukan untuk memverifikasi data inventori dan memastikan bahwa seluruh proses operasional berjalan dengan lancar.

d. Menghitung Margin Laba Secara Akurat

Margin laba, yang mengukur seberapa efektif perusahaan menghasilkan keuntungan dari penjualan produk, sangat bergantung pada biaya barang terjual atau Cost of Goods Sold (COGS).

Stock taking adalah cara yang mempermudah perusahaan untuk menghitung COGS dengan lebih akurat karena berdasarkan jumlah fisik barang yang sebenarnya terjual.  Dengan memastikan bahwa COGS dihitung secara akurat, perusahaan dapat menentukan margin laba yang lebih tepat.

Hal tersebut penting untuk analisis keuangan, pengelolaan proses administrasi gudang, perencanaan harga, dan strategi penetapan harga produk. Akurasi dalam menghitung margin laba juga penting untuk analisis tren penjualan, perencanaan anggaran, dan pengambilan keputusan strategis terkait operasi dan pertumbuhan bisnis.

Baca juga: Fulfilment Center: Fungsi serta Perbedaannya dengan Warehouse

4. Faktor Pertimbangan dalam Penerapan Stock Taking

Agar proses pemeriksaan inventaris berjalan efektif dan memberikan hasil yang akurat, ada beberapa faktor penting yang perlu diperhatikan dalam penerapannya. Faktor-faktor ini meliputi penentuan frekuensi, metode yang digunakan, keterlibatan tim, serta waktu pelaksanaan yang tepat. Berikut penjelasan lebih lengkapnya:

a. Frekuensi

Penjadwalan pemeriksaan inventaris harus disesuaikan dengan jenis dan tingkat pergerakan barang. Produk dengan perputaran cepat perlu dicek lebih sering, sementara barang yang bergerak lambat bisa diperiksa secara berkala agar data tetap akurat.

b. Metode

Memilih cara pemeriksaan yang tepat penting untuk efisiensi. Metode cycle counting cocok untuk pengecekan sebagian stok secara rutin, sedangkan pemeriksaan penuh dilakukan secara periodik untuk memastikan seluruh inventaris terverifikasi.

c. Keterlibatan Tim dan Pelatihan

Keberhasilan proses ini sangat bergantung pada staf yang terlatih dan memahami prosedur dengan baik. Pelatihan efektif membantu meminimalkan kesalahan pencatatan dan memastikan kegiatan berjalan lancar serta tepat.

d. Pengaturan Waktu Pelaksanaan

Pelaksanaan pemeriksaan sebaiknya dijadwalkan agar tidak mengganggu operasional harian perusahaan. Waktu yang optimal adalah saat transaksi rendah atau di luar jam kerja utama untuk memastikan proses berjalan fokus dan efisien.

5. Langkah-langkah dalam Stock Taking

Untuk menjalankan pemeriksaan persediaan secara efektif, perlu mengikuti langkah-langkah terstruktur yang memastikan proses berjalan dengan akurat dan efisien. Tahapan ini dimulai dari persiapan hingga evaluasi hasil agar pengelolaan stok dapat terus ditingkatkan:

a. Menentukan Jadwal

Menetapkan jadwal stock taking sangat penting agar proses berjalan teratur dan tidak mengganggu operasional harian. Jadwal disusun berdasarkan kebutuhan bisnis dan frekuensi penghitungan yang diinginkan, misalnya bulanan atau tahunan. Penjadwalan yang baik memastikan ketersediaan staf dan memudahkan koordinasi selama proses berlangsung.

b. Mempersiapkan Daftar Barang

Daftar barang yang akan dihitung harus lengkap dan akurat, mencakup kode produk, nama, dan jumlah stok yang tercatat. Persiapan daftar ini memudahkan staf dalam proses penghitungan dan pencatatan, serta mengurangi risiko kesalahan. Daftar juga berfungsi sebagai acuan untuk membandingkan stok fisik dengan catatan sistem.

c. Melakukan Perhitungan Stock Taking

Proses perhitungan dilakukan dengan menghitung fisik setiap barang sesuai daftar. Staf harus teliti dalam mencatat jumlah nyata dan membandingkannya dengan data yang ada di sistem. Penghitungan yang tepat membantu mengidentifikasi selisih stok yang bisa menjadi tanda masalah seperti kehilangan atau kesalahan pencatatan.

d. Menganalisa Hasil Perhitungan

Setelah penghitungan selesai, hasilnya dianalisis untuk mengetahui perbedaan antara stok fisik dan catatan sistem. Analisis ini membantu menemukan penyebab selisih seperti kerusakan, pencurian, atau kesalahan input data. Dari sini, perusahaan dapat menentukan langkah koreksi yang tepat untuk memperbaiki data dan mengelola persediaan lebih baik.

e. Evaluasi

Evaluasi dilakukan untuk menilai efektivitas proses stock taking dan prosedur yang diterapkan. Dengan evaluasi, perusahaan dapat mengidentifikasi kelemahan dalam pengelolaan inventaris dan mengambil tindakan perbaikan. Langkah ini penting untuk meningkatkan akurasi stok, efisiensi operasional, dan mencegah masalah serupa di masa depan.

6. Tips Melakukan Stock Taking

Melakukan stock taking dengan efektif memerlukan strategi yang efektif dan pendekatan yang sistematis. Berikut ini adalah beberapa tips penting yang dapat membantu proses stock taking berjalan lebih lancar.

a. Rencanakan dengan Baik

Perencanaan adalah langkah awal dan paling penting dalam stock taking. Ini mencakup penetapan jadwal yang tidak menganggu jadwal operasional, penentuan sumber daya yang diperlukan, termasuk tenaga kerja dan alat, serta pembuatan rencana detail tentang area mana yang akan dihitung dan metodologi yang akan digunakan.

Untuk menghasilkan perencanaan yang tepat dan sesuai, perusahaan dapat membuat laporan stock opname persediaan untuk mencatat dan merencanakan seluruh proses penghitungan persediaan dengan lebih terstruktur.

Selain itu, berita acara stok barang juga harus disiapkan sebagai dokumentasi resmi yang mencatat setiap perbedaan yang ditemukan antara stok yang tercatat dengan stok fisik selama proses pengecekan.

b. Tentukan Waktu yang Tepat

Untuk melakukan stock taking, pihak gudang harus tentukan waktu yang tepat. Pada umumnya, ini dilaksanakan pada saat aktivitas bisnis tidak banyak dilakukan, misalnya di akhir tahun fiskal atau selama periode penutupan bulanan. Hal tersebut bertujuan untuk mengurangi gangguan pada kegiatan operasional dan penjualan.

Waktu yang dipilih harus memungkinkan cukup waktu untuk penyelesaian tanpa terburu-buru, yang dapat menyebabkan kesalahan. Salah satu metode yang dapat membantu dalam pengelolaan persediaan adalah metode periodik dan perpetual, yang masing-masing memiliki pendekatan yang berbeda dalam pencatatan dan pengawasan stok.

c. Organisasi Stok

Sebelum melakukan stock taking, semua barang di area penyimpanan sudah dipastikan dalam keadaan tersusun dengan baik. Ini termasuk pembersihan dan penyusunan ulang stok sehingga mudah diakses dan dihitung. Penerapan strategi seperti just in case inventory dapat memastikan barang yang tersedia mencukupi kebutuhan meski dalam kondisi pasar yang tidak pasti.

Barang-barang harus dikelompokkan sesuai dengan jenis atau kriteria tertentu dan area yang sulit dijangkau harus dibuatkan akses lebih mudah untuk mempercepat proses. Setelah itu, hasil penghitungan dapat dicatat dalam lembar hasil opname barang untuk memastikan semua data persediaan tercatat dengan benar dan rapi.

d. Gunakan Teknologi

Penggunaan teknologi seperti software manajemen gudang (WMS) dapat meningkatkan kecepatan dan akurasi stock taking secara signifkan. Alat seperti scanner barcode, WMS, dan perangkat lunak inventori dapat mengautomasi pengambilan data dan mengurangi human error.

Teknologi juga memungkinkan pembaruan real time ke sistem inventori dan membuat dokumen stock opname secara otomatis, sehingga membantu dalam analisis dan pengambilan keputusan yang lebih cepat.

e. Catat Perbedaan Jumlah Stok

Selama proses stock taking, penting untuk mencatat setiap spesifikasi barang dan perbedaan antara jumlah fisik stok dan catatan inventori. Perbedaan ini harus diteliti untuk menemukan penyebabnya, seperti kesalahan entri data, kehilangan, atau pencurian barang, dan mengambil tindakan korektif yang diperlukan.

f. Pembaruan Data

Setelah proses stock taking selesai dan semua perbedaan telah diidentifikasi dan ditangani, langkah selanjutnya adalah memperbarui sistem inventory dengan data yang akurat. Pembaruan data yang sudah dilakukan berupa catatan perusahaan yang menggambarkan jumlah stok sebenarnya yang penting untuk perencanaan dan pengambilan keputusan yang efektif.

Untuk memastikan kelancaran proses ini, perusahaan dapat mengelola dokumen administrasi pergudangan dengan lengkap dan terstruktur untuk referensi untuk pembaruan data persediaan yang akurat.

g. Evaluasi dan Tindak Lanjut

Setelah pembaruan data selesai, evaluasi keseluruhan proses stock taking untuk mengidentifikasi area yang perlu diperbaiki di masa depan. Ini bisa mencakup segala hal dari metode penghitungan hingga penggunaan teknologi.

Tindak lanjut juga dapat melibatkan pelatihan kembali karyawan berdasarkan temuan dan pengoptimalan proses operasional untuk mengurangi kesalahan di masa mendatang. Untuk membantu dalam evaluasi dan pelaporan, perusahaan dapat merujuk pada laporan gudang barang yang memberikan gambaran yang jelas mengenai pergerakan barang dan membantu meningkatkan efisiensi proses stock taking.

7. Perbedaan Antara Stock Taking dan Stock Opname

Stock taking dan stock opname sering digunakan secara bergantian dalam dunia manajemen inventaris, namun keduanya memiliki perbedaan penting. Stock taking biasanya mengacu pada proses penghitungan fisik persediaan secara berkala. Sedangkan, stock opname lebih spesifik merujuk pada pemeriksaan fisik lengkap yang biasanya dilakukan sekali dalam suatu periode untuk memastikan keakuratan catatan stok secara menyeluruh.

Berikut adalah beberapa perbedaannya:

• Skala Pemeriksaan: Taking bisa dilakukan secara parsial atau bertahap, sedangkan opname biasanya pemeriksaan penuh untuk semua barang.
• Frekuensi Pelaksanaan: Taking dilakukan lebih sering, bisa mingguan atau bulanan, sedangkan opname umumnya dilakukan tahunan atau sesuai kebijakan perusahaan.
• Tujuan Proses: Taking untuk memantau stok secara rutin dan cepat, sedangkan opname bertujuan memastikan keakuratan data inventaris secara menyeluruh.
• Dampak pada Operasional: Taking biasanya tidak mengganggu aktivitas harian karena dilakukan sebagian, sedangkan opname dapat mewajibkan penghentian operasional sementara untuk pemeriksaan penuh.
• Metode Pelaksanaan: Taking dapat menggunakan metode cycle counting atau sampling, sedangkan opname dilakukan dengan pengecekan fisik langsung terhadap seluruh persediaan.

8. Kesimpulan

Manajemen stok yang akurat melalui proses stock taking sangat penting untuk menjaga efisiensi operasional dan menghindari risiko kerugian akibat data persediaan yang tidak tepat. Proses ini mendukung pengambilan keputusan bisnis yang lebih baik dan memastikan kelancaran operasional gudang.

Pemanfaatan software WMS seperti ScaleOcean dapat meningkatkan akurasi dan kecepatan dalam pengelolaan stok. Dengan fitur otomatisasi dan pembaruan data real time, ScaleOcean membantu meminimalkan kesalahan dan mengoptimalkan proses. Demo gratis tersedia untuk membantu perusahaan mengenal sistem lebih dalam.

FAQ: