Stock Taking: Arti, Manfaat, dan Tips Melakukannya

Efisiensi dan akurasi dalam manajemen gudang merupakan faktor penting yang menentukan keberhasilan sebuah perusahaan. Oleh karena itu, stock taker memiliki peran untuk membantu bisnis dalam mengelola inventaris secara efektif dan efisien. Stock taking adalah proses audit fisik total atas barang-barang yang ada dalam stok untuk memverifikasi catatan akuntansi dan keberadaan fisik barang.

Stock take adalah sebuah proses yang tidak hanya meliputi menghitung barang, tetapi juga mengintegrasikan kegiatan operasional gudang dengan sistem informasi manajemen. Mengapa stock take begitu penting untuk dilakukan bisnis? Karena stock take adalah metode yang dapat membantu dalam mengidentifikasi perbedaan antara jumlah stok yang seharusnya ada pada catatan dengan apa yang benar-benar ada di lapangan.

Dengan demikian, perusahaan dapat mengambil langkah-langkah korektif untuk memperbaiki kesalahan dalam pencatatan, mencegah kehilangan, dan meningkatkan akurasi data inventaris mereka.

1. Apa itu Stock Taking?

Stock taking adalah proses fisik untuk menghitung dan memverifikasi semua barang yang ada di stok (barang dan bahan baku) untuk memastikan kesesuaiannya dengan data yang tercatat. Proses ini penting untuk menjaga akurasi inventaris gudang dan mengidentifikasi ketidaksesuaian seperti pencurian atau kerusakan.

Pemeriksaan ini juga memberikan data penting untuk pelaporan keuangan dan mendukung pengambilan keputusan manajerial yang lebih baik. Biasanya, stocktaking dilakukan secara manual menggunakan pemindai atau perangkat lunak, serta dilakukan secara berkala (tahunan ataupun per kuartal) atau terus-menerus.

Stock taking adalah aktivitas yang dilakukan secara periodik, bisa jadi setahun sekali dalam sebuah proses audit tahunan atau lebih sering dalam bentuk cycle counting, yakni penghitungan sebagian dari inventori pada interval waktu tertentu tanpa harus menghitung seluruh stok secara bersamaan. Hal ini membantu mendeteksi bila adanya mutasi stok atau pergerakan barang dalam perusahaan.

Metode ini membantu perusahaan untuk secara terus-menerus mengawasi data inventory secara berkala dan mengurangi gangguan terhadap operasi sehari-hari. Anda juga bisa menggunakan metode stock opname partial untuk memudahkan pemeriksaana setiap stok pada waktu tertentu tanpa harus menghentikan seluruh proses.

2. Apa Manfaat dari Proses Stock Taking?

Stock taking adalah aktivitas penting dalam warehouse management, memberikan sejumlah manfaat yang signifikan bagi perusahaan. Berikut adalah penjelasan mengenai manfaat apa saja yang didapat setelah melakukan stock take.

a. Mendeteksi Ketidaksesuaian Jumlah

Melakukan stock taking secara berkala dapat memudahkan perusahaan untuk mendeteksi adanya ketidaksesuaian antara catatan inventori dengan jumlah fisik barang yang ada. Perbedaan ini dapat mengindikasikan adanya kehilangan barang yang tidak tercatat, termasuk pencurian oleh karyawan atau pihak luar.

Untuk menangani masalah ini, perusahaan dapat membuat damage report yang mendokumentasikan kerusakan atau kehilangan yang terjadi, serta langkah-langkah yang diambil untuk mencegah kejadian serupa di masa depan.

Dengan mengidentifikasi ketidaksesuaian jumlah secepat mungkin, perusahaan dapat mengambil langkah-langkah pencegahan untuk mengurangi risiko kehilangan lebih lanjut, seperti memperketat keamanan gudang atau mengimplementasikan sistem pengawasan yang lebih baik.

Penerapan sistem resi gudang dapat membantu memperkuat pengelolaan persediaan dan memastikan setiap barang tercatat dengan jelas, mengurangi risiko ketidaksesuaian yang terjadi.

b. Mengidentifikasi Stok yang Bergerak Lambat

Proses stock taking membantu perusahaan mengidentifikasi barang-barang yang memiliki perputaran lambat atau yang tidak terjual di pasaran. Dengan mencatat dan memantau stok barang secara teratur, perusahaan dapat mengetahui barang mana yang perlu dipromosikan, didiskon, atau bahkan dikeluarkan dari inventaris.

Untuk mempermudah pencatatan ini, perusahaan bisa menggunakan daftar inventaris barang, yang membantu mengorganisir dan memantau pergerakan barang dengan lebih efisien.

Mengetahui produk mana yang bergerak lambat dapat membantu perusahaan untuk membuat keputusan yang lebih tepat yang meliputi diskon, promosi, atau bahkan menghentikan pengadaan produk tersebut.

Dengan demikian, perusahaan dapat mengoptimalkan inventory mereka, mengurangi biaya inventory, dan meningkatkan efisiensi penggunaan ruang gudang.

c. Membantu Menjaga Profitabilitas Perusahaan

Keakuratan data inventori yang diperoleh dari stock taking memainkan peran penting dalam menjaga profitabilitas perusahaan. Dengan mengurangi kehilangan barang, mengoptimalkan stok, menghindari demand pull inflation dan mengidentifikasi produk yang tidak terjual, perusahaan dapat mengurangi biaya yang tidak dibutuhkan dan meningkatkan efisiensi operasional gudang.

Selain itu, keputusan pembelian dan produksi yang lebih tepat berdasarkan data yang akurat dapat meningkatkan penjualan, yang mempengaruhi jumlah keuntungan yang diraih. Untuk memastikan keakuratan ini, perusahaan dapat melakukan stock audit secara berkala sangat diperlukan untuk memverifikasi data inventori dan memastikan bahwa seluruh proses operasional berjalan dengan lancar.

d. Menghitung Margin Laba Secara Akurat

Margin laba, yang mengukur seberapa efektif perusahaan menghasilkan keuntungan dari penjualan produk, sangat bergantung pada biaya barang terjual atau Cost of Goods Sold (COGS).

Stock taking adalah cara yang mempermudah perusahaan untuk menghitung COGS dengan lebih akurat karena berdasarkan jumlah fisik barang yang sebenarnya terjual. Dengan memastikan bahwa COGS dihitung secara akurat, perusahaan dapat menentukan margin laba yang lebih tepat.

Hal tersebut penting untuk analisis keuangan, pengelolaan proses administrasi gudang, perencanaan harga, dan strategi penetapan harga produk. Akurasi dalam menghitung margin laba juga penting untuk analisis tren penjualan, perencanaan anggaran, dan pengambilan keputusan strategis terkait operasi dan pertumbuhan bisnis.

Baca juga: Fulfilment Center: Fungsi serta Perbedaannya dengan Warehouse

3. Apa Perbedaan Stock Taking dan Stock Opname?

Stock taking dan stock opname sering digunakan dalam konteks yang sama, namun keduanya memiliki cakupan yang berbeda dalam proses pengelolaan persediaan. Berikut ini adalah penjelasan lebih mendalam mengenai perbedaan keduanya:

a. Fokus Kegiatan

Stock take lebih fokus pada penghitungan fisik persediaan, yang dilakukan untuk memastikan jumlah barang yang tersedia di gudang sesuai dengan catatan sistem. Sementara itu, stock opname mencakup proses pencatatan dan analisis data persediaan yang lebih luas, termasuk mengevaluasi kualitas dan kondisi barang.

b. Waktu Pelaksanaan

Stock taking dilakukan secara teratur atau sesuai jadwal tertentu, misalnya bulanan atau tahunan, dan berfokus pada akurasi data fisik persediaan. Sebaliknya, stock opname lebih sering dilakukan pada saat terjadi perubahan besar dalam perusahaan, seperti perubahan struktur bisnis atau setelah adanya audit internal.

c. Tujuan dan Hasil

Stock taking lebih menekankan pada hasil akhir, yaitu jumlah persediaan yang ada, sementara stock opname lebih berfokus pada analisis mendalam terkait stok yang ada, memberikan data untuk tindakan strategis atau koreksi sistem pengelolaan persediaan.

d. Skala dan Teknik Pemeriksaan

Stock take memungkinkan penghitungan stok dilakukan secara partial atau sebagian, tergantung pada jadwal dan kebutuhan perusahaan. Dalam opname stok, dilakukan pemeriksaan seluruh stok barang secara menyeluruh untuk memastikan semua item tercatat dengan baik.

Untuk membantu pemahaman Anda mengenai perbedaan antara stock taking dan stock opname dalam manajemen inventaris. Berikut adalah tabel perbandingan antara proses stock take dan opname stok: 

Aspek	Stock Taking	Stock Opname
Fokus Kegiatan	Penghitungan fisik persediaan secara berkala	Pencatatan dan analisis data persediaan
Waktu Pelaksanaan	Dilakukan secara rutin atau sesuai jadwal	Dilakukan saat terjadi perubahan signifikan dalam perusahaan
Tujuan dan Hasil	Mendapatkan hasil akhir jumlah stok yang ada	Menganalisis data dan memberikan dasar untuk tindakan strategis
Skala dan Teknik Pemeriksaan	Penghitungan stok bisa secara partial, tergantung pada jadwal dan kebutuhan	Melibatkan pemeriksaan seluruh stok secara menyeluruh

Intinya, stock taking merupakan bagian dari stock opname, di mana proses opname bertujuan melakukan audit menyeluruh untuk memastikan ketepatan data persediaan. Sementara itu, stock take menitikberatkan pada penghitungan fisik barang agar data stok benar-benar sesuai kondisi nyata.

4. Siapa yang Bertugas Melakukan Stock Taking?

Dalam proses stock taking, pihak yang bertanggung jawab disebut stock taker, yang memiliki tugas utama untuk menghitung dan mencatat stok barang secara fisik. Tugas mereka meliputi menghitung jumlah barang yang ada, mencatat hasil perhitungan, membandingkan data dengan sistem, dan melaporkan adanya selisih jika ditemukan.

Stock taker dapat berasal dari berbagai sumber tenaga, seperti:

• Karyawan internal warehouse: Mengelola dan memverifikasi stok barang setiap hari.
• Tim audit internal: Memastikan keakuratan data dan melakukan verifikasi terhadap hasil stok opname.
• Vendor eksternal: Biasanya dipekerjakan untuk memberikan pandangan yang lebih objektif atau untuk memastikan akurasi penghitungan stok.

Perusahaan yang kekurangan tenaga atau membutuhkan hasil yang lebih objektif sering kali memilih untuk menyewa freelance stock taker. Mereka umumnya dipekerjakan dalam situasi berikut:

• Periode akhir tahun: Saat audit atau pelaporan tahunan dilakukan.
• Event audit besar: Untuk memastikan proses audit berjalan dengan lancar.
• Proyek perpindahan gudang: Saat stok harus dihitung ulang dan dipindahkan ke lokasi baru.

5. Kapan Perusahaan Harus Melakukan Stock Taking?

Stock taking atau pengecekan stok barang perlu dilakukan pada waktu-waktu tertentu yang penting untuk menjaga akurasi inventaris dan mendukung pengambilan keputusan yang tepat. Beberapa kondisi yang mengharuskan perusahaan untuk melakukan pengecekan stok barang antara lain:

• Saat akhir bulan atau akhir tahun: Biasanya dilakukan untuk mencocokkan stok dengan catatan akuntansi dan untuk mempersiapkan laporan keuangan tahunan.
• Saat perpindahan lokasi gudang: Untuk memastikan barang yang dipindahkan tercatat dengan baik dan tidak ada yang tertinggal atau hilang selama proses pemindahan.
• Saat ada indikasi selisih stok: Ketika terjadi perbedaan antara stok fisik dan yang tercatat dalam sistem, perlu dilakukan stock take untuk mengidentifikasi dan mengatasi penyebabnya.
• Saat stok high value harus diaudit: Barang-barang dengan nilai tinggi perlu diaudit secara lebih teliti untuk memastikan tidak ada kehilangan atau kerusakan.
• Saat membuat laporan keuangan: Stock take dilakukan untuk memastikan data inventaris yang akurat sebelum laporan keuangan disusun, agar laporan lebih valid dan sesuai dengan kenyataan di lapangan.

Menurut RGIS, audit persediaan dan stock-taking secara reguler membantu mengidentifikasi dan mengurangi kerugian (shrinkage), kehilangan barang, dan inefisiensi gudang, yang berdampak negatif terhadap margin keuntungan. Proses ini penting untuk memastikan keakuratan stok dan meminimalkan kerugian finansial.

6. Langkah-langkah dalam Stock Taking

Untuk menjalankan pemeriksaan persediaan secara efektif, perlu mengikuti langkah-langkah terstruktur yang memastikan proses berjalan dengan akurat dan efisien. Tahapan ini dimulai dari persiapan hingga evaluasi hasil agar pengelolaan stok dapat terus ditingkatkan:

a. Menentukan Jadwal

Menetapkan jadwal stock taking sangat penting agar proses berjalan teratur dan tidak mengganggu operasional harian. Jadwal disusun berdasarkan kebutuhan bisnis dan frekuensi penghitungan yang diinginkan, misalnya bulanan atau tahunan. Penjadwalan yang baik memastikan ketersediaan staf dan memudahkan koordinasi selama proses berlangsung.

b. Mempersiapkan Daftar Barang

Daftar barang yang akan dihitung harus lengkap dan akurat, mencakup kode produk, nama, dan jumlah stok yang tercatat. Persiapan daftar ini memudahkan staf dalam proses penghitungan dan pencatatan, serta mengurangi risiko kesalahan. Daftar juga berfungsi sebagai acuan untuk membandingkan stok fisik dengan catatan sistem.

c. Melakukan Perhitungan Stock Taking

Proses perhitungan dilakukan dengan menghitung fisik setiap barang sesuai daftar. Staf harus teliti dalam mencatat jumlah nyata dan membandingkannya dengan data yang ada di sistem. Penghitungan yang tepat membantu mengidentifikasi selisih stok yang bisa menjadi tanda masalah seperti kehilangan atau kesalahan pencatatan.

d. Menganalisa Hasil Perhitungan

Setelah penghitungan selesai, hasilnya dianalisis untuk mengetahui perbedaan antara stok fisik dan catatan sistem. Analisis ini membantu menemukan penyebab selisih seperti kerusakan, pencurian, atau kesalahan input data. Dari sini, perusahaan dapat menentukan langkah koreksi yang tepat untuk memperbaiki data dan mengelola persediaan lebih baik.

e. Evaluasi

Evaluasi dilakukan untuk menilai efektivitas proses stock taking dan prosedur yang diterapkan. Dengan evaluasi, perusahaan dapat mengidentifikasi kelemahan dalam pengelolaan inventaris dan mengambil tindakan perbaikan. Langkah ini penting untuk meningkatkan akurasi stok, efisiensi operasional, dan mencegah masalah serupa di masa depan.

7. Tips Melakukan Stock Taking

Melakukan stock taking dengan efektif memerlukan strategi yang efektif dan pendekatan yang sistematis. Berikut ini adalah beberapa tips penting yang dapat membantu proses pengambilan stok berjalan lebih lancar.

a. Rencanakan dengan Baik

Perencanaan adalah langkah awal dan paling penting dalam stock taking. Ini mencakup penetapan jadwal yang tidak menganggu jadwal operasional, penentuan sumber daya yang diperlukan, termasuk tenaga kerja dan alat, serta pembuatan rencana detail tentang area mana yang akan dihitung dan metodologi yang akan digunakan.

Untuk menghasilkan perencanaan yang tepat dan sesuai, perusahaan dapat membuat laporan stock opname persediaan untuk mencatat dan merencanakan seluruh proses penghitungan persediaan dengan lebih terstruktur.

Selain itu, berita acara stok barang juga harus disiapkan sebagai dokumentasi resmi yang mencatat setiap perbedaan yang ditemukan antara stok yang tercatat dengan stok fisik selama proses pengecekan.

b. Tentukan Waktu yang Tepat

Untuk melakukan stock taking, pihak gudang harus tentukan waktu yang tepat. Pada umumnya, ini dilaksanakan pada saat aktivitas bisnis tidak banyak dilakukan, misalnya di akhir tahun fiskal atau selama periode penutupan bulanan. Hal tersebut bertujuan untuk mengurangi gangguan pada kegiatan operasional dan penjualan.

Waktu yang dipilih harus memungkinkan cukup waktu untuk penyelesaian tanpa terburu-buru, yang dapat menyebabkan kesalahan. Salah satu metode yang dapat membantu dalam pengelolaan persediaan adalah metode periodik dan perpetual, yang masing-masing memiliki pendekatan yang berbeda dalam pencatatan dan pengawasan stok.

c. Organisasi Stok

Sebelum melakukan stock taking, semua barang di area penyimpanan sudah dipastikan dalam keadaan tersusun dengan baik. Ini termasuk pembersihan dan penyusunan ulang stok sehingga mudah diakses dan dihitung. Penerapan strategi seperti just in case inventory dapat memastikan barang yang tersedia mencukupi kebutuhan meski dalam kondisi pasar yang tidak pasti.

Barang-barang harus dikelompokkan sesuai dengan jenis atau kriteria tertentu dan area yang sulit dijangkau harus dibuatkan akses lebih mudah untuk mempercepat proses. Setelah itu, hasil penghitungan dapat dicatat dalam lembar hasil opname barang untuk memastikan semua data persediaan tercatat dengan benar dan rapi.

d. Gunakan Teknologi

Penggunaan teknologi seperti software manajemen gudang (WMS) dapat meningkatkan kecepatan dan akurasi stock taking secara signifkan. Alat seperti scanner barcode, WMS, dan perangkat lunak inventori dapat mengautomasi pengambilan data dan mengurangi human error.

Teknologi juga memungkinkan pembaruan real time ke sistem inventori dan membuat dokumen stock opname secara otomatis, sehingga membantu dalam analisis dan pengambilan keputusan yang lebih cepat.

e. Catat Perbedaan Jumlah Stok

Selama proses stock take, penting untuk mencatat setiap spesifikasi barang dan perbedaan antara jumlah fisik stok dan catatan inventori. Perbedaan ini harus diteliti untuk menemukan penyebabnya, seperti kesalahan entri data, kehilangan, atau pencurian barang, dan mengambil tindakan korektif yang diperlukan.

f. Pembaruan Data

Setelah proses stock taking selesai dan semua perbedaan telah diidentifikasi dan ditangani, langkah selanjutnya adalah memperbarui sistem inventory dengan data yang akurat. Pembaruan data yang sudah dilakukan berupa catatan perusahaan yang menggambarkan jumlah stok sebenarnya yang penting untuk perencanaan dan pengambilan keputusan yang efektif.

Untuk memastikan kelancaran proses ini, perusahaan dapat mengelola dokumen administrasi pergudangan dengan lengkap dan terstruktur untuk referensi untuk pembaruan data persediaan yang akurat.

g. Evaluasi dan Tindak Lanjut

Setelah pembaruan data selesai, evaluasi keseluruhan proses stock taking untuk mengidentifikasi area yang perlu diperbaiki di masa depan. Ini bisa mencakup segala hal dari metode penghitungan hingga penggunaan teknologi.

Tindak lanjut juga dapat melibatkan pelatihan kembali karyawan berdasarkan temuan dan pengoptimalan proses operasional untuk mengurangi kesalahan di masa mendatang. Untuk membantu dalam evaluasi dan pelaporan, perusahaan dapat merujuk pada laporan gudang barang yang memberikan gambaran yang jelas mengenai pergerakan barang.

8. Tantangan dalam Proses Stock Taking

Proses stock taking dapat terhambat oleh beberapa tantangan yang mempengaruhi akurasi dan efisiensi pencatatan. Salah satunya adalah dinamika pergerakan stok yang tidak teratur, terutama di perusahaan dengan volume besar. Perpindahan stok yang cepat dan tidak terkendali memerlukan pemantauan yang ketat untuk memastikan akurasi data.

Selain itu, perusahaan dengan skala besar sering menghadapi kesulitan dalam mendapatkan hasil stock taking yang akurat. Stok yang tersebar di berbagai lokasi atau bagian gudang yang luas memerlukan waktu lebih lama untuk dihitung secara manual. Oleh karena itu, teknologi otomasi menjadi solusi untuk mempercepat dan meningkatkan akurasi proses ini.

Teknologi juga dapat menjadi tantangan dalam hal infrastruktur. Penggunaan perangkat dan sistem yang tidak tepat dapat menghambat kelancaran proses stock take, bahkan memperlambat perhitungan stok. Oleh karena itu, penting bagi perusahaan untuk memilih teknologi yang tepat guna mendukung efisiensi proses audit persediaan mereka.

9. Kesimpulan

Stock taking adalah proses verifikasi stok fisik barang sesuai catatan sistem yang memastikan akurasi data inventaris. Proses ini membantu perusahaan mendeteksi ketidaksesuaian stok, mengurangi risiko kehilangan, serta mendukung perencanaan pembelian dan laporan keuangan yang lebih akurat.

Melakukan stock taking secara rutin memberikan banyak manfaat, termasuk meningkatkan efisiensi operasional gudang dan mendeteksi potensi masalah seperti kesalahan pencatatan atau pencurian. Untuk itu, Anda memerlukan solusi ERP yang dapat mengotomatisasi proses stock taking, seperti ScaleOcean, yang menyediakan fitur pemindaian barcode dan pembaruan real-time.

Pemanfaatan software WMS seperti ScaleOcean dapat meningkatkan akurasi dan kecepatan dalam pengelolaan stok. Dengan fitur otomatisasi dan pembaruan data real time, ScaleOcean membantu meminimalkan kesalahan dan mengoptimalkan proses. Demo gratis tersedia untuk membantu perusahaan mengenal sistem lebih dalam.