12 Dokumen Administrasi Pergudangan yang Wajib Ada

Dalam dunia bisnis, menjaga efisiensi pengelolaan gudang bukanlah hal yang mudah. Ketidaksesuaian data stok atau kesalahan pencatatan bisa berdampak serius, mulai dari kerugian finansial, keterlambatan pengiriman, hingga menurunnya reputasi perusahaan. Umumnya, kendala semacam ini berakar pada pengelolaan dokumen yang kurang optimal.

Oleh karena itu, proses administrasi di gudang memegang peranan penting dalam menentukan seberapa efisien dan efektif keseluruhan operasional. Setiap tahap, mulai dari penerimaan barang, pengelolaan inventaris, hingga distribusi, membutuhkan kelengkapan dokumen yang tersusun secara sistematis dan rapi.

Lantas, apa saja jenis laporan administrasi gudang yang perlu dimiliki? Pada artikel ini, kami akan mengulas tujuh dokumen utama yang berperan penting dalam pengelolaan gudang. Masing-masing dokumen memiliki peran dan format tersendiri yang harus dipahami agar proses operasional tetap berjalan lancar dan akurat.

Key Takeaways

• Dokumen administrasi gudang berfungsi sebagai kunci untuk melancarkan operasional, meminimalkan kesalahan, dan mendukung pengambilan keputusan berdasarkan data yang akurat.
• Contoh Dokumen Administrasi Gudang yang umum meliputi bukti terima barang, daftar inventaris, purchase order, laporan stok, surat pengiriman, laporan mutasi, daftar retur, dan kartu stok.
• ScaleOcean, software warehouse management terbaik yang terintegrasi dapat mengoptimalkan pengelolaan dokumen gudang secara digital, akurat, real-time, dan efisien.

Coba Demo Gratis

Fungsi Dokumen Administrasi Gudang

Dokumen administrasi gudang sangat penting untuk melacak pergerakan dan menjaga akurasi inventaris, yang pada akhirnya dapat meningkatkan produktivitas perusahaan. Berikut adalah fungsi dan manfaat utama yang bisa Anda dapatkan:

• Mempermudah Pelacakan dan Pengelolaan Barang: Dokumen yang terstruktur dengan baik memungkinkan Anda memantau pergerakan barang secara real-time, memastikan kondisinya terjaga, dan menjaga kerapian di area penyimpanan.
• Menjamin Akurasi Data Inventaris: Pencatatan yang akurat pada dokumen, seperti laporan stok dan daftar inventaris, memastikan data digital sesuai dengan kondisi fisik barang di gudang.
• Melancarkan Kegiatan Operasional: Dengan dokumen yang tertata rapi, proses pencarian informasi menjadi lebih cepat. Ini membantu Anda mengelola dan mengatur setiap aktivitas, serta memperlancar proses permintaan dan pengiriman barang.
• Menyediakan Dasar untuk Pengambilan Keputusan: Dokumen yang rapi tidak hanya memudahkan proses audit dan memastikan kepatuhan terhadap standar, tetapi juga memberikan data penting untuk perencanaan bisnis, strategi distribusi, hingga pengambilan keputusan terkait pengadaan dan penjualan.

Pentingnya Dokumen Administrasi Pergudangan

Dokumen administrasi pergudangan memiliki peran penting sebagai dokumentasi stok barang, membantu kegiatan operasional gudang, hingga meningkatkan kepuasan pelanggan. Berikut alasan lebih lanjut mengapa dokumen administrasi pergudangan sangat diperlukan, diantaranya:

1. Kontrol Stok

Dokumen administrasi membantu perusahaan dalam memantau stok barang dengan lebih efektif, sehingga dapat menghindari kelebihan atau kekurangan stok. Dengan kontrol yang tepat, perusahaan dapat memastikan ketersediaan barang sesuai dengan permintaan pasar dan meminimalkan biaya penyimpanan yang tidak perlu.

2. Efisiensi Operasional

Administrasi dengan dokumen terorganisir dapat meningkatkan efisiensi operasional gudang, mulai dari dari penerimaan barang, penyimpanan, hingga pengeluaran barang.

Proses terstruktur dapat mempermudah pemantauan pergerakan barang, mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk setiap tahapan, dan mengoptimalkan ruang penyimpanan yang tersedia.

3. Akurasi Data

Dokumentasi administrasi gudang yang tepat dapat menjamin akurasi data stok barang, sehingga memudahkan pengambilan keputusan bisnis yang tepat. Data yang akurat memungkinkan perusahaan untuk merencanakan produksi, pengadaan, dan distribusi dengan lebih baik, mengurangi risiko kesalahan dan ketidaksesuaian yang merugikan.

4. Mencegah Kerugian

Dokumen administrasi gudang juga membantu dalam pencegahan kerugian yang disebabkan oleh kehilangan barang, kerusakan barang, atau tindakan fraud. Dengan adanya catatan yang lengkap dan terperinci, perusahaan dapat dengan mudah melacak pergerakan barang dan mengidentifikasi masalah yang terjadi di gudang lebih cepat.

5. Memenuhi Kebutuhan Pelanggan

Ketersediaan barang yang tepat waktu dan sesuai permintaan pelanggan sangat penting untuk menjaga kepuasan pelanggan. Dengan administrasi yang rapi, perusahaan dapat memastikan bahwa barang yang dibutuhkan pelanggan selalu tersedia, sehingga meningkatkan loyalitas dan kepuasan pelanggan secara keseluruhan.

Untuk mengoptimalkan aspek ini, Anda bisa menggunakan software WMS terbaik ScaleOcean, yang dapat memberikan visibilitas penuh terhadap stok barang secara real-time, juga menyediakan automatisasi dalam pencatatan dan pengelolaan dokumen.

Penerapannya dapat mengurangi ketergantungan pada pencatatan manual dan mengurangi risiko kesalahan. Anda bisa melakukan demo gratis untuk dapatkan solusi terbaik dan dapat dikustomisasi sesuai spesifikasi bisnis!

Contoh Dokumen Administrasi Gudang

Ada beberapa dokumen administrasi pergudangan yang wajib Anda ketahui, seperti bukti terima barang, daftar inventaris barang, purchase order, layanan stock gudang, dan surat pengiriman barang.

Tujuan dari semua dokumen tersebut adalah sebagai kelengkapan informasi barang sehingga membantu tim gudang melakukan proses administrasi. Beberapa contoh laporan administrasi gudang tersebut yaitu:

1. Bukti Terima Barang

Bukti terima barang adalah dokumen administrasi pergudangan yang digunakan sebagai catatan resmi ketika terjadi proses penerimaan barang dari supplier atau vendor. Dengan adanya dokumen ini, tim manajemen gudang dapat memverifikasi barang yang dipesan telah diterima sesuai dengan kualitas dan kuantitas yang diharapkan.

Dokumen ini juga membantu dalam pelacakan inventaris dan memastikan akuntabilitas dalam rantai pasokan. Lalu, bagaimana format bukti terima barang?

Setidaknya mencakup detail seperti tanggal penerimaan barang, identifikasi pemasok, deskripsi barang yang diterima, jumlah unit, kondisi barang saat diterima, dan tanda tangan pihak yang bertanggung jawab.

Tanda terima barang ini menjadi dokumen yang seringkali harus disertai dengan dokumen pendukung lain seperti invoice atau purchase order untuk validasi tambahan.

2. Daftar Inventaris Barang

Contoh laporan administrasi gudang berikutnya adalah daftar inventaris barang. Fungsinya untuk mencatat semua barang yang tersedia di gudang. Dokumen ini membantu Anda mengelola stok dan memastikan barang yang dibutuhkan untuk operasional bisnis tersedia dan mudah ditemukan.

Dokumen ini juga berguna untuk audit internal dan eksternal, serta membantu tim manajemen gudang dalam perencanaan pembelian barang. Anda bisa menuliskan detail seperti kode barang, deskripsi, jumlah, lokasi penyimpanan di gudang, tanggal masuk, estimasi waktu penggunaan, dan kondisi barang pada dokumen tersebut.

Perlu diingat kalau dokumen inventaris barang harus diupdate secara berkala untuk memastikan informasi yang disajikan selalu akurat dan terkini. Untuk mempermudah pencatatan dan memastikan keakuratan data, perusahaan juga dapat menggunakan lembar hasil opname barang yang menyediakan format sistematis untuk mendokumentasikan kondisi dan pergerakan stok barang.

3. Purchase Order

Dokumen administrasi pergudangan yang lain adalah purchase order. Ini adalah dokumen formal yang dikeluarkan oleh pembeli kepada penjual yang berisikan rincian tentang barang atau jasa yang ingin dibeli.

PO berfungsi sebagai instrumen hukum yang mengikat dan memastikan kedua pihak memahami serta setuju dengan detail transaksi, termasuk kuantitas, spesifikasi barang, dan harga.

Beberapa aspek penting yang diperlukan dalam dokumen ini yaitu nomor PO, tanggal pemesanan, informasi penjual dan pembeli, deskripsi rinci produk atau jasa yang dipesan, jumlah, harga per unit, total harga, syarat pembayaran, dan jadwal pengiriman. PO harus dibuat dengan jelas dan detail untuk menghindari miskomunikasi.

4. Laporan Stok Gudang

Berikutnya adalah laporan stok gudang, yaitu dokumen yang memberikan gambaran lengkap tentang jumlah dan kondisi stok barang yang ada di gudang. Laporan ini sangat penting untuk mengelola inventaris secara efisien dan menghindari overstock atau stockout.

Laporan ini juga membantu Anda untuk membuat keputusan terkait dengan pengadaan barang dan analisis tren penjualan. Dokumen ini biasanya mencakup informasi seperti kode barang, deskripsi, jumlah barang saat ini, tingkat permintaan, tanggal terakhir barang masuk atau keluar, dan nilai barang.

Laporan harus disusun secara sistematis dan teratur untuk memudahkan analisis dan pengambilan keputusan. Selain itu, penggunaan aplikasi gudang bisnis dapat lebih mengoptimalkan penyusunan laporan dengan menyediakan data real-time yang akurat, sehingga manajer dapat dengan cepat mengidentifikasi tren dan mengambil keputusan yang lebih efektif.

5. Surat Pengiriman Barang

Contoh laporan administrasi gudang yang tidak kalah penting yaitu surat pengiriman barang. Dokumen ini selalu disertakan saat barang dikirim dari gudang ke tujuan. Fungsinya untuk mengkonfirmasi bahwa barang telah dikirim sesuai dengan permintaan.

Melalui dokumen tersebut, Anda bisa melacak pengiriman dan memastikan bahwa barang yang diterima sesuai dengan yang diorder.

Informasi seperti nomor surat, tanggal pengiriman, informasi pengirim dan penerima, deskripsi barang yang dikirim, jumlah, dan kondisi barang adalah aspek-aspek yang umum dituliskan dalam surat pengiriman barang. Bahkan surat ini harus ditandatangani oleh penerima sebagai bukti penerimaan.

Selain itu, penerapan SOP packing barang yang jelas juga diperlukan untuk memastikan barang dikemas dengan aman dan sesuai standar sebelum dikirim, sehingga mengurangi risiko kerusakan selama proses distribusi.

6. Laporan Mutasi Barang

Laporan mutasi barang adalah dokumen administrasi pergudangan yang mencatat semua perubahan mutasi stok barang, baik penambahan maupun pengurangan. Dokumen ini diperlukan untuk memahami dinamika stok barang di gudang, termasuk barang masuk, barang keluar, dan perpindahan barang di dalam gudang.

Dengan ini, tim manajemen akan lebih mudah untuk mengoptimalkan manajemen inventaris dan memastikan akurasi data stok. Dokumen ini mencakup kode barang, deskripsi, jumlah awal, penambahan, pengurangan, jumlah akhir, dan catatan tentang perubahan tersebut. Laporan stok barang gudang harus disusun secara rapi dan terorganisir untuk memudahkan pelacakan inventaris dan analisis lanjutan.

Dengan laporan yang terperinci dan akurat, perusahaan dapat memastikan ketersediaan barang yang tepat dan menghindari kekurangan atau kelebihan stok yang tidak diinginkan, sekaligus memudahkan proses audit dan pengelolaan inventaris.

7. Daftar Retur Barang

Contoh laporan administrasi gudang berikutnya adalah daftar retur barang. Dokumen administrasi pergudangan satu ini berguna untuk mencatat barang yang dikembalikan ke gudang, baik dari pelanggan atau dari supplier. Dengan ini, Anda bisa memantau kualitas barang dan kepuasan pelanggan.

Daftar retur barang juga membantu tim manajemen gudang mengidentifikasi masalah produk atau proses pengiriman yang perlu ditingkatkan kembali. Format daftar retur barang biasanya mencakup informasi seperti nomor retur, tanggal, informasi pelanggan atau supplier, alasan pengembalian, deskripsi barang, jumlah, dan kondisi barang saat dikembalikan.

Informasi ini harus dipastikan akurat untuk proses analisis yang lebih efektif dan informatif. Untuk mempermudah pencatatan dan pengelolaan, perusahaan dapat menggunakan laporan keluar masuk barang Excel untuk mendokumentasikan dan melacak barang retur secara lebih terstruktur dan efisien.

8. Laporan Pengeluaran Barang

Laporan ini berfungsi sebagai pencatatan lengkap untuk seluruh aktivitas pengeluaran stok dari gudang. Dokumen ini memuat informasi penting seperti tanggal pengeluaran, jumlah barang, tujuan distribusi, serta identitas penerima.

Dengan adanya laporan yang terstruktur, perusahaan dapat memastikan data stok tetap akurat dan memudahkan proses audit serta pengendalian inventaris. Selain itu, laporan ini sangat membantu dalam memonitor arus keluar barang secara rinci dan sistematis.

Data yang tersimpan pun mendukung pengambilan keputusan yang tepat terkait proses pergudangan, perencanaan produksi, distribusi, dan pembelian. Bahkan, laporan pengeluaran dapat digunakan untuk mengidentifikasi pola kebutuhan pasar berdasarkan riwayat pengeluaran barang.

9. Kartu Stok (Stock Card)

Selanjutnya, kartu stok adalah dokumen penting yang mencatat setiap mutasi barang di gudang secara detail, mulai dari saldo awal, penambahan, pengeluaran, hingga saldo akhir untuk setiap jenis barang. Dengan kartu stok, tim gudang bisa melacak pergerakan barang setiap hari secara lebih efisien.

Di samping itu, kartu stok juga sangat berguna bagi divisi keuangan atau akuntansi untuk memastikan pencatatan inventaris akurat serta sesuai standar akuntansi yang berlaku. Karena itulah, kartu stok membantu menjaga kesesuaian antara data fisik dan administrasi sehingga mempermudah pengelolaan stok secara menyeluruh.

10. Laporan Keuangan Gudang

Berikutnya ada laporan keuangan gudang, laporan ini berperan penting dalam mencatat seluruh biaya operasional terkait aktivitas pergudangan. Dokumen ini mencakup biaya penyimpanan, pengiriman, pengemasan, tenaga kerja, dan pengeluaran tambahan lain yang muncul selama pengelolaan gudang.

Biasanya, laporan ini disusun secara periodik agar kondisi keuangan dapat terpantau secara berkelanjutan. Dengan data yang akurat dan sistematis, laporan keuangan gudang memungkinkan manajemen melakukan analisis efisiensi biaya dan mengambil keputusan strategis.

Oleh sebab itu, perusahaan dapat mengendalikan biaya operasional dengan lebih baik, memperkirakan anggaran, dan meningkatkan efektivitas pengelolaan biaya secara keseluruhan.

11. Faktur (Invoice)

Selanjutnya, faktur atau sering disebut juga invoice merupakan dokumen resmi yang memuat rincian transaksi pembelian barang atau jasa, termasuk informasi seperti nama penjual dan pembeli, deskripsi produk, jumlah, harga satuan, total biaya, serta ketentuan pembayaran.

Faktur berfungsi sebagai dasar legal dalam proses akuntansi dan pelaporan perpajakan. Perusahaan wajib menyimpan faktur sebagai bukti sah transaksi bisnis yang berguna untuk kebutuhan internal maupun saat audit dan rekonsiliasi data keuangan.

Oleh karena itu, faktur yang tertata rapi dan akurat membantu memperkuat transparansi laporan keuangan perusahaan serta memastikan kepatuhan terhadap regulasi yang berlaku.

12. Surat Kuasa (Authorization Letter)

Terakhir, surat kuasa atau authorization letter adalah dokumen resmi yang memberikan wewenang kepada pihak tertentu untuk mewakili perusahaan dalam sejumlah kegiatan pergudangan. Dokumen ini biasanya berisi identitas pemberi dan penerima kuasa, ruang lingkup wewenang, serta waktu berlaku surat tersebut.

Surat kuasa sangat penting dalam menjaga akuntabilitas serta legalitas proses administrasi di gudang. Dokumentasi ini biasa digunakan untuk delegasi tugas seperti pengambilan barang, penandatanganan dokumen, atau urusan lainnya yang membutuhkan perwakilan resmi di bidang logistik dan pergudangan.

WMS ScaleOcean Kelola Dokumen Administrasi Gudang Terintegrasi

Untuk mengelola dokumen administrasi gudang, Anda dapat menggunakan software Warehouse Management System (WMS) ScaleOcean. Solusi ini menyediakan pengelolaan dokumen secara akurat, otomatis, dan real-time.

Dengan fitur unlimited user tanpa biaya tambahan, Anda dapat menambah pengguna sesuai kebutuhan, sehingga mendukung kolaborasi di seluruh departemen dan cabang. ScaleOcean juga menawarkan 200+ modul dan 1000+ fitur yang bisa disesuaikan, serta integrasi mudah dengan semua fungsi bisnis, mulai dari persediaan, penerimaan, hingga pengiriman barang.

Selain itu, ScaleOcean memiliki kemampuan integrasi multi-cabang untuk memastikan operasional yang konsisten di berbagai lokasi. Ini memberikan transparansi data yang diperlukan untuk pengambilan keputusan yang lebih cepat dan tepat.

Anda bisa melakukan demo gratis dan konsultasi dengan tim profesional ScaleOcean untuk dapatkan solusi terbaik dan sesuai kebutuhan dan preferensi bisnis Anda. Berikut beberapa fitur spesifik yang bisa Anda gunakan untuk mengoptimalkan pengelolaan dokumen administrasi gudang, yaitu:

• Pelacakan Stok Real-Time: Memberikan visibilitas penuh terkait pergerakan barang dalam gudang, mulai dari penerimaan hingga pengiriman, memastikan pengelolaan inventaris yang efisien dan mengurangi kesalahan stok.
• Optimasi Proses Picking: Software ini mengotomatisasi rute picking, yang mempercepat pengambilan barang dari gudang dan meminimalkan risiko kesalahan. Selain itu, menggunakan barcode management untuk memperbarui informasi barang secara otomatis
• Integrasi dengan Modul Lain: Sistem ini terintegrasi dengan modul lain, seperti modul pembelian yang otomatis mengelola pembelian ulang stok saat persediaan mencapai batas minimum, serta dengan modul penjualan untuk memastikan ketersediaan barang yang akurat .
• Stock Opname: Memudahkan audit stok dengan mencocokkan data fisik dengan yang ada di sistem, mengurangi kesalahan pencatatan dan memastikan data inventaris selalu akurat.
• Automatisasi Pencatatan dan Pengelolaan Dokumen: Seluruh proses pergudangan seperti dilakukan dengan pemantauan menyeluruh dan real-time, sehingga dan pencatatan dapat otomatis, mengurangi ketergantungan pada proses manual yang rawan kesalahan dan meningkatkan efisiensi.
• E-Document Warehouse: Membantu mengelola dokumen administrasi gudang secara digital, efisien, dan terintegrasi.

Dengan fitur-fitur ini, software WMS ScaleOcean membantu memastikan administrasi gudang berjalan lancar, mengotomatisasi pencatatan dokumen dan pelacakan real-time. Hal ini dapat meminimalkan kesalahan, dan menyediakan data yang selalu terbarui secara real-time.

Baca juga: Pengertian Sistem Barcode Gudang dan Cara Kerjanya

Kesimpulan

Pengelolaan dokumen administrasi gudang yang rapi, sistematis, dan terintegrasi sangat penting untuk menjaga akurasi stok, memperlancar alur operasional, hingga memastikan kepatuhan terhadap standar audit.

Tanpa dukungan sistem yang memadai, proses ini seringkali memakan waktu, tidak efisien, dan rentan terjadi kesalahan, yang pada akhirnya dapat menghambat kinerja operasional perusahaan secara keseluruhan.

Software WMS terbaik ScaleOcean hadir memberikan solusi melalui fitur eDocument Management yang terintegrasi dengan sistem ERP, memungkinkan perusahaan mengelola seluruh dokumen gudang secara digital, real-time, dan terhubung langsung dengan proses bisnis lainnya.

Dengan dukungan teknologi terintegrasi, perusahaan dapat memastikan pengelolaan administrasi lebih akurat, efisien, serta memberikan transparansi penuh dalam setiap aktivitas pergudangan. Lakukan demo gratis dan konsultasi sekarang untuk dapatkan solusi terkonfigurasi dan sesuai spesifikasi bisnis Anda!