Mutasi Stok: Pengertian, Tujuan, Langakah & Contohnya

Dalam bisnis, manajemen gudang merupakan salah satu aspek penting yang menentukan efisiensi dan keberlanjutan operasional perusahaan. Salah satu hal penting yang juga harus diperhatikan adalah proses mutasi stok. Terutama bagi Anda yang mengalami masalah seperti stok yang tidak terdistribusi merata, perubahan permintaan pasar,  hingga ketersediaan barang yang terbatas

Untuk itu, proses mutasi stok penting dilakukan perusahaan untuk memastikan distribusi barang yang efisien di seluruh lokasi penyimpanan. Dengan mutasi stok yang terencana dengan baik, perusahaan dapat mengoptimalkan aliran barang, mengurangi pemborosan, dan memastikan ketersediaan produk di tempat yang tepat pada waktu yang tepat.

Di artikel ini akan dibahas secara menyeluruh mengenai mutasi stok, mulai dari pengertian, manfaat dan tujuan, langkah prosesnya, hingga bagaimana cara mengoptimalkannya. Pahami selengkapnya di sini!

Key Takeaways

• Mutasi stok adalah proses perpindahan barang antar lokasi yang memberikan gambaran real-time tentang keberadaan barang, membantu manajemen inventaris menjadi lebih akurat.
• Manfaat melakukan mutasi stok dapat meningkatkan efisiensi operasional, akurasi data inventaris, meminimalkan kerugian, dan membantu pengambilan keputusan strategis yang lebih baik.
• Langkah melakukan mutasi stok: identiifkasi barang, tentukan lokasi tujuan, persiapan dokumen, pemindahan barang, update sistem inventory, verifikasi dan validasi, laporan mutasi stok, evaluasi
• Software WMS terbaik ScaleOcean dapat mengotomatisasi proses pembuatan laporan mutasi stok, memastikan keakuratan, efisiensi, dan verifikasi data yang terintegrasi secara real-time.

Coba Demo Gratis

Apa itu Mutasi Stok?

Mutasi stok merupakan pemindahan barang dari satu tempat penyimpanan ke tempat penyimpanan lainnya dalam sebuah bisnis, seperti dari gudang ke toko atau antar gudang. Ini juga bisa berarti pemindahan barang antar ruangan dalam perusahaan atau antar cabang.

Secara keseluruhan, mutasi stok berkaitan dengan pergerakan barang dalam sistem inventaris suatu bisnis. Pemahaman mutasi stok penting untuk memberikan gambaran jelas mengenai  real-time masing-masing barang, sehingga membantu dalam manajemen inventaris yang lebih akurat.

Mutasi stok dapat memiliki berbagai status, seperti “dimulai”, “ditolak”, “belum lengkap”, atau “selesai”, tergantung pada tahap proses pemindahan barang yang sedang berlangsung.

Dengan pelacakan yang cermat, perusahaan dapat mengetahui segala perubahan yang terjadi pada stok yang dapat mengurangi tingkat kerugian, serta meningkatkan layanan operasional.

Tujuan Proses Mutasi Stok

Proses mutasi stok dilakukan dengan tujuan untuk memindahkan barang dari gudang ke toko untuk memenuhi permintaan pelanggan. Hal ini membantu menjaga kepuasan pelanggan dengan memastikan produk yang mereka cari dapat ditemukan di lokasi yang tepat dan waktu yang tepat.

Selain itu, mutasi stok juga bertujuan untuk merotasi stok antar gudang untuk optimasi persediaan. Proses ini dapat membantu menghindari penumpukan barang di satu lokasi sementara stok di tempat lain kekurangan, serta perusahaan dapat memastikan bahwa setiap gudang memiliki persediaan yang sesuai dengan kebutuhan dan permintaan.

Manfaat Utama Mutasi Stok

Melalui mutasi stok yang teratur dan sistematis, perusahaan dapat mendapatkan beberapa manfaat yang signifikan, mulai dari efisiensi operasional hingga pengambilan keputusan strategis yang lebih tepat. Setiap langkah dalam proses ini berkontribusi pada peningkatan akurasi data, pengurangan kerugian, dan meningkatkan kepuasan pelanggan:

1. Meningkatkan Efisiensi Operasional

Mutasi stok membantu meningkatkan efisiensi operasional dengan memudahkan proses pemantauan dan pengelolaan inventaris. Hal ini mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk mencari barang dan mempercepat proses pemesanan ulang.

Melalui pemindahan barang antar lokasi atau gudang logistik secara teratur, perusahaan dapat memastikan distribusi barang yang lebih merata dan menghindari penumpukan stok di satu tempat

2. Meningkatkan Akurasi Data Inventaris

Dengan pemantauan stok yang terus diperbarui, bisnis dapat menghindari kesalahan pencatatan yang sering terjadi pada sistem manual. Ini membantu perusahaan dalam merencanakan kebutuhan restock dan mengurangi kemungkinan kesalahan dalam penghitungan persediaan, serta melakukan perbandingan data fisik dan sistem, yakni stock taking, yang akurat.

3. Meminimalisir Kerusakan atau Kehilangan Stok

Mutasi stok biasanya dilakukan dengan bantuan warehouse management system (WMS) yang handal, yakni sebuah alat yang mampu melacak kondisi dan lokasi masing-masing barang secara akurat melalui teknologi seperti barcode atau RFID.

Anda bisa menggunakan software WMS terbaik yang menyediakan solusi terintegrasi  dengan berbagai fungsi bisnis, sehingga perusahaan dapat dengan mudah mengidentifikasi barang-barang yang mengalami kerusakan atau mendekati masa kedaluwarsanya.

4. Membantu dalam Pengambilan Keputusan Strategis

Adanya informasi akurat tentang lokasi dan jumlah ketersediaan barang perusahaan sangat penting dalam penyusunan rencana dan strategi yang lebih optimal. Berdasarkan data terbaru, bisnis dapat mengetahui stokis, toko atau gudang cabang mana yang memerlukan restock barang, serta mendapatkan visualisasi tentang tingkat permintaan di wilayah tersebut.

5. Meningkatkan Kepuasan Pelanggan

Tentu saja, adanya pemantauan rutin terhadap stok barang perusahaan akan menjamin terpenuhinya segala kebutuhan pelanggan, sehingga meningkatkan kepuasan mereka terhadap layanan yang diberikan. Dikarenakan adanya loyalitas tersebut, hal ini memungkinkan adanya transaksi berulang kali dari pelanggan.

Cara dan Langkah Mutasi Stok

Mutasi stok adalah proses penting dalam pengelolaan persediaan yang bertujuan untuk memastikan barang tersedia di lokasi yang tepat pada waktu yang tepat. Dalam menjalankan prosesnya, terdapat beberapa langkah penting yang harus dilakukan agar menjaga kelancaran operasional. Pahami selengkapnya di sini!

1. Identifikasi Barang yang Akan Dipindahkan

Langkah pertama dalam mutasi stok adalah mengidentifikasi barang yang perlu dipindahkan. Proses dilakukan dengan melibatkan penilaian terhadap kondisi stok yang ada, apakah ada barang yang berlebih, dekat kedaluwarsa, atau perlu dipindahkan untuk memenuhi permintaan di lokasi lain.

Setelah itu, penting untuk barang yang dipindahkan sesuai dengan kebutuhan operasional dan permintaan pasar. Pencatatan yang tepat juga penting agar tidak ada barang yang tertinggal atau tercatat keliru.

2. Tentukan Lokasi Tujuan

Setelah barang yang akan dipindahkan telah teridentifikasi, berikutnya penting untuk menentukan lokasi tujuan. Lokasi ini bisa berupa cabang, gudang, atau area penyimpanan lainnya yang membutuhkan barang tersebut.

Penentuan lokasi tujuan harus didasarkan pada analisis kebutuhan stok di lokasi tersebut. Dengan memastikan lokasi tujuan tepat, perusahaan dapat memaksimalkan distribusi barang dan menghindari kekurangan stok di tempat yang lebih membutuhkan.

3. Persiapkan Dokumen Mutasi Stok

Dokumen mutasi stok harus dipersiapkan dengan teliti untuk mencatat setiap barang yang dipindahkan, termasuk jumlah, jenis, lokasi asal, dan tujuan pemindahan. Dokumen ini berfungsi sebagai referensi dan bukti yang valid atas proses mutasi yang dilakukan.

Selain itu, dokumen mutasi stok juga dapat memudahkan pengawasan dan audit, memastikan bahwa semua transaksi tercatat dengan benar dan meminimalkan potensi kesalahan atau ketidaksesuaian data dalam sistem.

Surat pengeluaran barang penting dalam proses ini untuk memastikan bahwa barang yang dikeluarkan tercatat dengan jelas dan sah. Surat ini juga berfungsi sebagai bukti bahwa barang telah dikeluarkan dari lokasi penyimpanan, baik untuk dipindahkan ke lokasi lain, digunakan dalam proses produksi, atau dikirim ke pelanggan.

4. Lakukan Pemindahan Barang

Pemindahan barang adalah tahap inti dalam proses mutasi stok. Barang harus dipindahkan dengan hati-hati untuk mencegah kerusakan atau kehilangan. Pemindahan dapat dilakukan secara manual atau menggunakan sistem otomatis tergantung pada ukuran dan kompleksitas bisnis.

Jika barang dipindahkan secara fisik, pastikan semua item tercatat dan dikelola dengan benar agar stok yang dipindahkan sesuai dengan dokumen mutasi yang telah disiapkan sebelumnya.

5. Update Sistem Inventaris

Setelah pemindahan barang selesai, langkah penting berikutnya adalah memperbarui sistem inventaris. Pembaruan ini memastikan bahwa stok di lokasi asal berkurang dan stok di lokasi tujuan bertambah.

Anda bisa menggunakan sistem manajemen inventory terintegrasi yang memungkinkan pembaruan secara real-time, sehingga data persediaan tetap akurat. Proses ini juga memudahkan pemantauan barang dan mengurangi potensi kesalahan pencatatan stok.

6. Verifikasi dan Validasi

Setelah pemindahan barang, penting untuk melakukan verifikasi dan validasi di lokasi tujuan. Pastikan bahwa jumlah barang yang diterima sesuai dengan yang tercatat dalam dokumen mutasi dan tidak ada barang yang hilang atau rusak selama proses pemindahan.

Proses verifikasi penting dilakukan untuk membantu menjaga akurasi data dan memastikan bahwa stok yang dipindahkan telah sampai dengan kondisi yang baik dan sesuai jumlahnya di lokasi tujuan.

7. Laporan Mutasi Stok

Setelah seluruh proses mutasi selesai, buat laporan yang mencatat semua barang yang telah dipindahkan, termasuk lokasi asal, tujuan, jumlah, dan status mutasi. Laporan ini tidak hanya berfungsi sebagai bukti transaksi, tetapi juga sebagai alat untuk analisis lebih lanjut mengenai pengelolaan stok perusahaan.

Laporan mutasi stok harus disusun dengan terperinci dan akurat agar dapat membantu  perusahaan dalam pengambilan keputusan terkait kebutuhan stok di masa mendatang.

8. Evaluasi dan Perbaikan Proses

Setelah proses mutasi stok selesai, penting untuk melakukan evaluasi terhadap cara dan hasil mutasi yang dilakukan. Tinjau apakah ada kendala atau hambatan dalam setiap tahap yang dapat diperbaiki.

Dengan mengevaluasi proses, perusahaan dapat menemukan area yang perlu ditingkatkan, misalnya dalam hal pemindahan barang yang lebih cepat atau pengelolaan dokumen yang lebih efisien. Evaluasi juga penting untuk mengidentifikasi potensi kesalahan atau risiko yang dapat dihindari pada masa depan.

Baca juga: Contoh Laporan Stok Gudang Barang Excel dan Jenisnya

Tantangan Proses Mutasi Stok

Proses mutasi stok, meskipun penting untuk menjaga keseimbangan persediaan, sering kali menghadapi berbagai tantangan yang bisa mempengaruhi efisiensi dan akurasi operasional. Terdapat eberapa tantangan utama dalam proses mutasi stok yang penting untuk diatasi, yaitu sebagai berikut:

1. Kesalahan Pencatatan

Pencatatan yang tidak akurat sering menjadi masalah utama dalam mutasi stok. Kesalahan dalam jumlah barang yang dipindahkan atau lokasi yang salah dapat mengarah pada ketidaksesuaian antara data sistem dan kondisi fisik barang.

Hal ini bisa menyebabkan stok yang tidak tercatat dengan benar, mengganggu aliran barang, dan menyebabkan kebingungannya inventaris. Inilah pentingnya surat penerimaan barang yang berfungsi sebagai bukti resmi bahwa barang telah diterima di lokasi tujuan.

2. Proses Manual yang Memakan Waktu

Jika proses mutasi stok dilakukan secara manual, baik dalam pencatatan atau pemindahan barang, ini dapat memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan manusia. Penggunaan sistem manual membuat pemantauan dan pembaruan stok lebih lambat, yang dapat menyebabkan ketidaksesuaian stok di lokasi yang berbeda dan keterlambatan pengiriman.

3. Kurangnya Visibilitas Stok Secara Real-Time

Tanpa sistem yang terintegrasi dan terotomatisasi, visibilitas stok secara real-time menjadi masalah besar. Hal ini mengarah pada ketidakpastian tentang lokasi dan status barang yang sedang dipindahkan, mempersulit manajer untuk membuat keputusan yang tepat terkait distribusi dan kebutuhan barang.

4. Biaya Logistik yang Tinggi

Pemindahan barang antar lokasi dapat menambah biaya logistik, terutama jika tidak dilakukan secara efisien. Jika barang tidak terkelola dengan baik, biaya transportasi dan waktu pengiriman dapat meningkat, yang pada akhirnya mengurangi margin keuntungan dan menambah beban operasional perusahaan.

5. Keterbatasan Ruang Penyimpanan

Keterbatasan ruang di gudang atau tempat penyimpanan lainnya bisa mempengaruhi proses mutasi stok. Jika ruang penyimpanan tidak cukup untuk menampung stok yang dipindahkan, ini akan menghambat kelancaran proses mutasi dan menyebabkan barang menumpuk atau tidak terorganisir dengan baik.

Anda bisa memahami cara menghitung safety stock untuk menjaga keseimbangan stok yang optimal di gudang, serta menentukan berapa banyak stok tambahan yang perlu disediakan di luar permintaan yang diperkirakan, sehingga stok di gudang tetap terjaga meskipun terjadi gangguan dalam rantai pasokan.

6. Kebutuhan untuk Menjaga Kualitas Barang

Barang yang dipindahkan harus dijaga kualitasnya, terutama jika barang tersebut mudah rusak atau kedaluwarsa. Tanpa penanganan yang hati-hati selama pemindahan, ada risiko kerusakan atau kehilangan kualitas barang, yang dapat memengaruhi kepuasan pelanggan dan menambah kerugian bagi perusahaan.

7. Komunikasi Antar Tim yang Tidak Efektif

Tantangan lain dalam mutasi stok adalah komunikasi yang buruk antar tim yang terlibat dalam proses ini, seperti tim gudang, logistik, dan pemasaran. Jika informasi tidak diteruskan dengan jelas dan tepat waktu, hal ini dapat menyebabkan kesalahan dalam penanganan barang dan keterlambatan pemenuhan kebutuhan stok di lokasi tujuan.

8. Pemantauan dan Kontrol yang Lemah

Tanpa sistem pengawasan yang baik, proses mutasi stok dapat terjadi tanpa adanya kontrol yang memadai. Hal ini berisiko menyebabkan kehilangan barang, pencurian, atau kerusakan yang tidak terdeteksi hingga terlambat. Pemantauan yang lemah juga dapat mengurangi akurasi data dan kesalahan yang tidak terdeteksi hingga berdampak pada keputusan yang salah.

Contoh Penerapan Proses Mutasi Stok

Proses mutasi stok melibatkan pemindahan barang antar lokasi penyimpanan untuk memastikan distribusi persediaan yang optimal dan efisien. Contoh mutasi stok yang umum dilakukan antara lain perpindahan barang dari gudang pusat ke cabang-cabang toko, dari gudang ke ruang produksi, serta antar gudang itu sendiri.

Setiap proses mutasi ini memiliki tujuan untuk menjaga ketersediaan barang, meningkatkan efisiensi operasional, dan memastikan pemenuhan kebutuhan pelanggan dengan tepat waktu. Berikut contoh penerapan proses mutasi stok yang umum dilakukan, yaitu:

1. Perpindahan Barang dari Gudang Pusat ke Cabang-Cabang Toko

Proses ini biasanya dilakukan untuk mendistribusikan barang dari gudang pusat ke berbagai cabang toko yang membutuhkan persediaan. Tujuannya untuk memenuhi permintaan pelanggan yang bervariasi di setiap lokasi toko.

Penerapannya di sini melibatkan pemilihan barang yang akan dipindahkan, pengemasan yang tepat, dan pengiriman yang efisien agar barang sampai ke toko dalam kondisi baik. Proses ini membantu menjaga kelancaran operasional dan kepuasan pelanggan dengan memastikan bahwa barang tersedia di setiap cabang sesuai dengan permintaan.

2. Perpindahan Barang dari Gudang ke Ruang Produksi

Contoh proses mutasi stok ini terjadi ketika barang atau bahan baku yang ada di gudang dipindahkan ke ruang produksi untuk diproses lebih lanjut. Pemindahan ini dilakukan berdasarkan jadwal produksi atau kebutuhan spesifik untuk produksi barang.

Barang yang dipindahkan harus melalui prosedur pengeluaran barang yang optimal dan tercatat dalam sistem inventaris untuk memastikan ketersediaan bahan baku dan meminimalkan kekurangan stok. Proses ini juga memerlukan perencanaan yang matang agar barang yang dipindahkan sesuai dengan jumlah dan jenis yang diperlukan di ruang produksi.

3. Perpindahan Barang dari Satu Gudang ke Gudang Lain

Mutasi stok antar gudang ini sering dilakukan untuk meratakan persediaan di berbagai lokasi atau untuk mengoptimalkan ruang penyimpanan. Misalnya, jika suatu gudang mengalami kelebihan stok sementara gudang lainnya kekurangan, maka barang akan dipindahkan untuk mencapai keseimbangan persediaan.

Pemindahan antar gudang juga diperlukan untuk memenuhi permintaan pelanggan di berbagai area geografis atau untuk menanggapi perubahan permintaan pasar. Selain itu, proses ini membantu menghindari kerusakan barang akibat penyimpanan yang terlalu lama di satu tempat.

Contoh Laporan Mutasi Stok di Gudang

Gambar di atas adalah sebuah contoh laporan mutasi stok yang sederhana pada perusahaan ritel alat elektronik. Dalam laporan ini, tercatat jumlah stok awal, barang yang masuk, serta barang yang keluar. Setiap transaksi dicatat dengan rinci, termasuk stok akhir yang menggambarkan jumlah barang yang tersisa setelah mempertimbangkan barang yang masuk dan keluar.

ScaleOcean WMS untuk Optimalkan Proses Mutasi Stok

ScaleOcean menawarkan solusi unggulan untuk mengoptimalkan proses mutasi stok dengan solusi unlimited user tanpa bayatambahan,di mana perusahaan dapat melibatkan lebih banyak pengguna tanpa kendala biaya, memudahkan kolaborasi antar tim dalam memantau dan mencatat perubahan stok secara bersamaan.

Selain itu, dengan integrasi antar modul yang mulus, seperti pengelolaan pembelian, penjualan, dan gudang, mutasi stok yang terjadi di satu bagian langsung tercatat dan terhubung dengan seluruh sistem, memberikan visibilitas yang lebih baik dalam pengelolaan stok di berbagai lokasi.

Semua ini didukung oleh harga flat yang rasional, memberikan solusi tanpa biaya tersembunyi, dan memastikan perusahaan dapat mengelola stok dengan lebih efisien dan terjangkau. Anda dapat melakukan demo gratis dan konsultasi dengan tim profesional ScaleOcean untuk dapatkan solusi yang dapat dikonfigurasi sesuai spesifikasi bisnis.

Berikut beberapa fitur yang disediakan ScaleOcean WMS untuk mengoptimalkan proses mutasi stok:

1. Otomatisasi Pencatatan Mutasi: Setiap perubahan stok, baik itu masuk, keluar, atau pemindahan antar lokasi, dicatat secara otomatis dalam sistem. Hal ini mengurangi kesalahan manual dan memastikan data stok yang terupdate secara real-time.
2. Integrasi Antar Modul: ScaleOcean terintegrasi dengan modul-modul lain, seperti modul pembelian, penjualan, dan pengelolaan gudang, sehingga setiap transaksi yang melibatkan stok langsung tercatat dan terhubung antar sistem. Ini memastikan bahwa stok selalu tercatat dengan akurat dan meminimalkan potensi perbedaan data.
3. Pelacakan Stok Real-Time: ScaleOcean memungkinkan pemantauan mutasi stok secara real-time, memberikan visibilitas penuh atas pergerakan barang, baik itu di satu gudang atau antar cabang. Ini memastikan manajer gudang dapat mengambil keputusan cepat dan tepat terkait stok yang tersedia.
4. Laporan Mutasi Stok yang Akurat: Dengan sistem yang otomatis, ScaleOcean menghasilkan laporan mutasi stok yang terperinci dan dapat diakses kapan saja, sehingga mempermudah analisis dan evaluasi alur pergerakan barang.
5. Pengelolaan Dokumen Digital (eDocument): Semua dokumen terkait mutasi stok, seperti surat penerimaan, pengiriman, dan transfer antar lokasi, dikelola secara digital. Ini mempermudah pencarian, penyimpanan, dan pembagian informasi antar tim yang membutuhkan.

Dengan fitur dan solusi terbaik ini, ScaleOcean dapat membantu perusahaan untuk mengoptimalkan proses mutasi stok dengan lebih efisien, akurat, dan terintegrasi, yang pada akhirnya mendukung pengelolaan gudang yang lebih baik dan pengambilan keputusan yang lebih cepat.

Kesimpulan

Proses mutasi stok adalah aspek penting dalam manajemen persediaan yang memastikan barang tersedia di lokasi yang tepat sesuai kebutuhan. Dengan langkah-langkah yang terstruktur, seperti pemilihan barang, penentuan lokasi tujuan, dan pembaruan sistem inventaris, perusahaan dapat mengoptimalkan distribusi stok dan mengurangi potensi kesalahan.

Untuk mendukung kelancaran proses mutasi stok, penggunaan sistem yang terintegrasi ScaleOcean Warehouse Management System (WMS) sebagai solusi terbaik untuk mengelola proses mutasi stok secara otomatis, akurat, dan real-time. Jangan ragu untuk mencoba demo gratis dan konsultasi dari ScaleOcean WMS untuk solusi yang lebih cerdas dalam manajemen stok.