Pergudangan: Pengertian, Fungsi, Proses, dan Strateginya

Proses pergudangan merupakan salah satu elemen kunci dalam rantai pasokan yang mempengaruhi kelancaran operasional sebuah bisnis. Efisiensi pergudangan yang baik tidak hanya memastikan ketersediaan barang tepat waktu, tetapi juga dapat mengurangi biaya dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

Namun, jika pergudangan tidak dikelola dengan baik, berbagai masalah seperti kekurangan stok, kerusakan barang, dan pengiriman yang terlambat bisa terjadi, yang pada akhirnya merugikan perusahaan. Oleh karena itu, penting bagi setiap bisnis untuk memahami dan mengimplementasikan proses pergudangan yang efisien guna mendukung kesuksesan jangka panjang.

Dalam artikel ini akan dibahas secara lengkap mengenai pergudangan dalam bisnis, mulai dari pengertian, proses, fungsi dan manfaat, serta bagaimana cara mengoptimalkannya. Pahami selengkapnya di sini!

Key Takeaways

• Pergudangan adalah proses penyimpanan barang di dalam gudang. Kegiatan ini mencakup penerimaan, penyimpanan, pemeliharaan, dan distribusi barang.
• Proses pergudangan meliputi: penyimpanan, manajemen inventaris, receiving dan putaway, pemilihan dan pengemasan, pendistribusian, pengiriman, pengendalian, perawatan barang, pelaporan
• Fungsi pergudangan adalah movement, storage, dan informasi transfer
• Software gudang ScaleOcean adalah solusi terintegrasi untuk optimalkan pergudangan dengan manajemen inventaris, otomatisasi pencatatan, dan pemantauan stok real-time yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda.

Coba Demo Gratis!

1. Apa itu Pergudangan?

Pergudangan adalah pada proses penyimpanan barang di dalam gudang. Kegiatan ini mencakup penerimaan, penyimpanan, pemeliharaan, dan distribusi barang, yang bertujuan untuk menjaga ketersediaan serta efisiensi rantai pasokan. Selain itu, pergudangan juga melibatkan pengelolaan inventaris, pengaturan barang, dan proses pengiriman.

Namun, fungsi gudang dalam konsep ini tidak hanya untuk penyimpanan, tetapi juga untuk memastikan efisiensi rantai pasokan dengan pengelolaan inventory yang tepat. Untuk itu, penting adanya sistem manajemen gudang yang optimal untuk meminimalkan biaya operasional dan meningkatkan aliran barang dari supplier ke konsumen.

Selain itu, proses aktivitas gudang juga mencakup penataan barang yang efisien, pemeliharaan stok, serta pengaturan proses pengiriman untuk memastikan produk sampai ke tujuan dengan tepat waktu dan dalam kondisi yang baik.

Menurut Grand View Research, nilai pasar pergudangan global diperkirakan akan mencapai USD 1,73 triliun pada 2030 dari sekitar USD 1,01 triliun pada 2023, dengan CAGR sampai 8,1%. Hal ini menunjukkan bahwa sektor pergudangan merupakan bagian penting dari rantai pasok global, dan efisiensi manajemen gudang menjadi faktor kunci dalam pertumbuhannya.

2. Tahap dan Proses dalam Pergudangan

Pergudangan adalah kegiatan yang penting dalam mengelola aliran barang dan memastikan kelancaran rantai pasokan. Proses pergudangan mencakup berbagai tahapan yang saling terkait, mulai dari penerimaan barang hingga pengiriman ke pelanggan di gudang.

Setiap tahapannya memiliki peran penting untuk menjaga kualitas dan efisiensi operasional. Berikut ini beberapa tahapan dan proses aktivitas dalam pergudangan, yang mencakup:

a. Receiving (Penerimaan)

Proses pergudangan dimulai dari menerima barang dari pemasok, barang yang diterima harus melalui pemeriksaan kesesuaian barang dengan pesanan dan dokumen yang menyertainya. Verifikasi kualitas dilakukan untuk memastikan bahwa barang yang diterima memenuhi standar yang ditentukan, sebelum dicatat dan diproses lebih lanjut.

b. Penempatan Barang (Putaway)

Setelah barang diterima, langkah selanjutnya adalah menempatkannya di lokasi penyimpanan yang telah ditentukan dalam gudang. Penempatan yang tepat pada rak atau pallet yang sesuai dengan kategori barang akan mempermudah akses dan memastikan efisiensi saat proses pengambilan barang di masa depan.

c. Penyimpanan dan Pemeliharaan Barang

Penyimpanan barang dalam gudang harus terorganisir dengan baik untuk menjaga keamanan dan kualitas barang. Proses ini mencakup pengaturan ruang penyimpanan sesuai dengan karakteristik barang, seperti pengaturan suhu dan kelembapan, untuk menghindari kerusakan dan mempermudah pengelolaan stok.

Dengan memanfaatkan teknologi seperti barcode atau RFID warehouse untuk melacak setiap pergerakan barang. Pengendalian yang efektif membantu mengurangi kerugian akibat barang rusak, kadaluarsa, atau hilang. Selain itu, pengelolaan inventaris secara rutin juga penting, termasuk mengatur siklus perhitungan (stock opname) yang terjadwal.

Hal ini memastikan akurasi data stok yang tersedia, sehingga meminimalkan kesalahan dalam pemantauan persediaan. Kelalaian dalam pemeliharaan barang menjadi salah satu penyebab keterlambatan pengiriman barang.

d. Proses Pemilihan

Proses pemilihan (picking) melibatkan pemilihan barang yang diperlukan untuk pengiriman sesuai dengan pesanan pelanggan. Barang yang dipilih harus sesuai dengan jumlah dan jenis yang diminta untuk memastikan akurasi pengiriman. Pemilihan barang dilakukan dengan hati-hati untuk menghindari kesalahan dan memastikan kualitas pengiriman.

e. Pengemasan Barang

Setelah barang dipilih, tahap selanjutnya adalah proses packing atau pengemasan sesuai standar yang telah ditetapkan. Pengemasan yang tepat berperan penting dalam melindungi barang dan mencegah risiko kerusakan selama pengiriman.

Pengemasan yang sesuai juga memastikan barang sampai di tujuan dalam kondisi baik, sesuai dengan kebutuhan pelanggan dan jenis pengiriman yang digunakan. Untuk mendapatkan shipping advice, penting untuk memahami proses ini secara menyeluruh.

f. Pengiriman

Setelah proses pemilihan dan pengemasan selesai, barang siap untuk dikirim dari gudang logistik ke pelanggan atau lokasi tujuan lainnya. Pengiriman ini dapat melibatkan berbagai moda transportasi, baik itu melalui jalur darat, laut, atau udara, tergantung pada jarak dan urgensi pengiriman.

Pengaturan yang efisien pada tahap pengiriman dalam pergudangan ini sangat penting untuk memastikan ketepatan waktu dan pengiriman barang dalam kondisi baik.

g. Pengembalian (Returns/Reverse Logistics)

Pengembalian adalah proses penanganan barang yang dikembalikan oleh pelanggan, baik karena kerusakan, ketidaksesuaian pesanan, atau alasan lainnya. Proses ini melibatkan pemeriksaan barang yang dikembalikan, pengelolaan dokumentasi, dan keputusan terkait pengembalian uang atau penggantian barang.

h. Pelaporan

Terakhir, pelaporan adalah tahap di mana semua aktivitas gudang dicatat dan dilaporkan. Ini mencakup pembuatan laporan stok, laporan penerimaan, laporan pengiriman, dan analisis kinerja gudang. Pelaporan yang akurat memberikan wawasan penting untuk pengambilan keputusan strategis.

Baca juga: Apa saja Kelebihan dan Kekurangan Penggunaan WMS di Gudang

3. Fungsi Utama Pergudangan

Pergudangan memainkan peran yang sangat penting dalam menjaga kelancaran aliran barang dan efisiensi rantai pasokan. Fungsi pergudangan tidak hanya terbatas pada penyimpanan barang, tetapi juga mencakup berbagai aktivitas yang memastikan barang tersedia dengan tepat waktu dan dalam kondisi baik.

Berikut adalah beberapa fungsi utama dari proses aktivitas gudang yang mendukung kelancaran operasional bisnis:

a. Movement

Fungsi pertama dari pergudangan adalah pergerakan barang atau movement. Ini melibatkan proses perpindahan barang dari satu titik ke titik lainnya, baik dalam gudang maupun antara gudang dan titik pengiriman.

Pergerakan barang dalam pergudangan dapat memastikan barang yang masuk ke gudang dapat dengan cepat diproses dan dipindahkan ke lokasi penyimpanan yang sesuai. Selain itu, barang yang siap kirim juga dapat dipindahkan ke area pengemasan atau pengiriman dengan efisien. Proses ini membantu mempercepat siklus pengelolaan stok.

b. Storage

Fungsi kedua adalah penyimpanan atau storage. Pergudangan menyediakan ruang untuk menyimpan berbagai jenis barang, mulai dari bahan baku hingga produk jadi, sehingga dapat mengatur aliran barang yang efisien.

Dengan adanya sistem penyimpanan yang baik dapat memungkinkan barang dikelompokkan sesuai dengan kategori atau frekuensi pergerakan, meminimalkan waktu pencarian dan meningkatkan efisiensi saat pengambilan barang.

Penyimpanan yang terorganisir juga menjadi syarat gudang yang baik, sehingga dapat membantu perusahaan dalam mengurangi risiko kerusakan atau kehilangan barang.

c. Information Transfer

Fungsi proses aktivitas gudang yang ketiga adalah transfer informasi. Pergudangan tidak hanya berfungsi untuk menyimpan barang, tetapi juga untuk menyampaikan informasi penting terkait inventaris, status pengiriman, dan kebutuhan pengadaan.

Anda bisa menggunakan Warehouse Management System (WMS) di mana sistem dapat memberikan informasi mengenai jumlah barang, lokasi penyimpanan, serta status pemesanan dapat dipantau secara real-time.

Hal ini dapat memudahkan perusahaan dalam melakukan koordinasi antara divisi logistik, pemasaran, dan keuangan, serta memastikan proses warehouse logistics berjalan lancar dan mengambil keputusan yang lebih cepat dan tepat.

4. Pentingnya Pengelolaan Pergudangan dalam Perusahaan

Proses aktivitas gudangmerupakan elemen yang sangat penting dalam manajemen rantai pasokan. Dengan manajemen pergudangan yang efektif, perusahaan dapat memastikan kelancaran aliran barang, mengurangi biaya, dan meningkatkan layanan pelanggan. Terdapat beberapa alasan pentingnya pergudangan bagi keberhasilan operasional bisnis, yaitu:

a. Memastikan Ketersediaan Barang

Pergudangan yang efektif dapat membantu perusahaan memastikan barang selalu tersedia saat dibutuhkan, sehingga menghindari kekurangan stok yang dapat menghambat proses produksi atau distribusi.

Dengan pengelolaan yang baik, perusahaan dapat memprediksi kebutuhan barang, mengatur pengadaan, dan menjaga ketersediaan stok untuk menghindari keterlambatan. Hal ini juga mendukung kelancaran operasional tanpa harus menghadapi keterlambatan dalam pengiriman atau produksi.

b. Mengoptimalkan Rantai Pasokan

Proses aktivitas gudang yang efisien memainkan peran penting dalam memperlancar aliran barang dari pemasok ke konsumen. Dengan pengaturan yang tepat, proses pergudangan dapat mengurangi waktu dan biaya pengiriman, memastikan barang sampai ke konsumen dengan cepat dan tepat waktu.

Dengan rantai pasokan yang optimal, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi pergerakan barang secara keseluruhan, yang pada gilirannya dapat meningkatkan produktivitas dan mengurangi lead time.

c. Mengurangi Biaya

Pergudangan yang dikelola dengan baik dapat membantu mengurangi berbagai biaya operasional. Proses pengelolaan stok yang efisien memungkinkan perusahaan untuk menghindari pemborosan barang yang tidak terpakai, mengurangi biaya penyimpanan barang yang berlebihan, dan meminimalkan kerugian akibat barang hilang atau rusak.

d. Meningkatkan Kepuasan Pelanggan

Pergudangan yang terorganisir dan terkelola dengan baik memastikan pengiriman barang yang cepat dan tepat waktu. Kepuasan pelanggan yang tinggi akan mendorong loyalitas, meningkatkan reputasi perusahaan, dan memperluas pangsa pasar.

Dengan proses yang efisien dan struktur organisasi gudang yang optimal, perusahaan dapat memenuhi ekspektasi pelanggan dalam hal ketepatan waktu pengiriman, yang sangat penting dalam meningkatkan kepuasan pelanggan.

e. Mengelola Persediaan Secara Efektif

Syarat gudang yang baik harus memiliki proses pergudangan yang dapat memastikan ketersediaan stok barang yang tepat untuk menghindari kelebihan atau kekurangan stok. Dengan menggunakan alat otomatisasi dan pemantauan, proses pemesanan dan pengelolaan barang dapat dilakukan dengan lebih mudah dan akurat.

Hal ini mengurangi kesalahan manusia dan meningkatkan produktivitas. Anda bisa menggunakan teknologi untuk pemantauan stok secara langsung, termasuk pengecekan expiry date untuk memastikan kualitas barang, memaksimalkan tata letak gudang untuk memudahkan pengelolaan, serta perencanaan jangka panjang yang lebih baik.

f. Meningkatkan Keamanan Barang

Tujuan penerapan manajemen gudang yang terakhir adalah untuk memudahkan perusahaan dalam menjaga keamanan barang. Sistem ini dijalankan untuk membuat metode penyimpanan barang dan distribusi di gudang jadi lebih aman sekaligus efektif. Hal ini sangat penting karena bagaimanapun juga faktor keamanan akan berpengaruh pada kredibilitas sebuah bisnis logistik.

5. Tips Mengoptimalkan Proses Pergudangan 

Mengoptimalkan pergudangan sangat penting untuk meningkatkan efisiensi operasional dan meminimalkan biaya. Dengan strategi yang tepat, perusahaan dapat mengelola stok lebih baik, mempercepat proses pengambilan barang, dan memastikan pengiriman tepat waktu.

Terdapat langkah strategi yang penting dilakukan untuk mengoptimalkan proses pergudangan di perusahaan, yaitu sebagai berikut:

a. Buat Jadwal Stock Opname Secara Teratur

Stock opname yang dilakukan secara rutin berperan penting dalam menjaga akurasi data persediaan. Pemeriksaan berkala membantu perusahaan mendeteksi selisih stok serta mengidentifikasi barang yang tidak layak jual sejak dini.

Dengan pengelolaan yang terjadwal, kualitas persediaan pun dapat tetap terjaga. Gudang pun selalu siap menyediakan barang dalam kondisi optimal untuk mendukung kelancaran operasional dan penjualan.

b. Mengoptimalkan Layout Gudang

Penting juga untuk mengatur layout gudang yang efisien dapat meningkatkan aliran barang dan mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk mencari dan mengambil barang. Selain itu, pengaturan rak dan lorong yang terstruktur dapat meningkatkan kapasitas penyimpanan tanpa mempengaruhi aksesibilitas barang.

Dengan mendesain ruang penyimpanan sesuai dengan frekuensi pergerakan barang, perusahaan dapat meminimalkan jarak yang harus ditempuh untuk mengambil barang yang sering dipindahkan.

Selain itu, penggunaan alat bantu seperti conveyor atau sistem pemindahan barang otomatis dapat mempercepat proses pengambilan dan pemindahan barang, sehingga meminimalkan jarak yang harus ditempuh dan meningkatkan efisiensi operasional.

c. Pemeriksaan Barang Masuk dan Keluar dengan Teknologi

Saat barang masuk ke gudang, pastikan kondisi dan jumlahnya sesuai dengan pesanan. Begitu juga saat barang keluar, pengecekan harus dilakukan untuk mencegah kesalahan yang dapat mempengaruhi stok barang dan menghindari retur pembelian atau penjualan.

Pelacakan menggunakan teknologi seperti RFID atau barcode dapat mempermudah pemantauan posisi dan pergerakan barang dari multi-gudang. Dengan menggunakan sistem ini, perusahaan dapat memperoleh informasi langsung mengenai status inventaris secara real-time.

Berdasarkan data dari Roblogistics, beberapa kasus industri transformasi digital pada proses pergudangan terbukti mampu menurunkan kesalahan pemilihan barang hingga sekitar 30%. Selain itu, hal ini meningkatkan kecepatan proses order picking sebesar 25% hingga 40% dibandingkan dengan metode pengelolaan manual.

d. Manajemen Inventaris yang Efektif

Manajemen inventaris yang efektif sangat penting untuk mengoptimalkan pergudangan. Perusahaan harus memastikan stok barang selalu terkontrol dengan baik, menghindari kelebihan atau kekurangan stok yang dapat mengganggu operasional.

Dengan menggunakan metode seperti sistem FIFO (First In, First Out) atau LIFO (Last In, First Out), perusahaan dapat mengatur pengeluaran barang secara efisien, mencegah penumpukan barang kedaluwarsa, serta memastikan barang yang lebih lama disalurkan terlebih dahulu.

e. Menggunakan Software Gudang Terintegrasi

Menggunakan software gudang terintegrasi adalah langkah penting dalam mengoptimalkan aktivitas pergudangan. Software WMS (Warehouse Management System) memungkinkan perusahaan untuk mengelola seluruh operasi gudang secara efisien, dari pengelolaan inventaris hingga pengiriman barang.

Dengan fitur integrasi, WMS menghubungkan berbagai fungsi bisnis, mulai dari sistem inventaris, pengiriman, rantai pasok, hingga pembelian dan penjualan, dalam satu platform.

Penggunaan WMS yang efektif dapat meningkatkan akurasi pencatatan stok, mempercepat proses pemesanan, serta mengurangi kesalahan yang sering terjadi dalam pergudangan manual.

6. ScaleOcean WMS untuk Kelola Pergudangan Secara Terintegrasi 

WMS ScaleOcean menjadi solusi terbaik yang dapat membantu mengoptimalkan pergudangan melalui integrasi all-in-one, memungkinkan otomatisasi penuh dan visibilitas real-time di seluruh proses.

Dengan biaya flat dan tanpa batasan jumlah pengguna, sistem ini mendukung efisiensi operasional tanpa biaya tambahan. ScaleOcean juga menyediakan 200+ modul dan 1000+ fitur yang bisa disesuaikan dengan spesifikasi bisis, sehingga memudahkan otomatisasi pengelolaan gudang, mengurangi kesalahan manual dan meningkatkan produktivitas.

Selain itu, sistem WMS terbaik ini juga menyediakan layanan pelanggan menyeluruh dari awal hingga akhir. Anda bisa melakukan demo gratis dan konsultasi untuk dapatkan solusi yang paling sesuai, serta mendapatkan layanan after sales setelah sistem selesai diimplementasikan.

Ada beberapa fitur khusus yang bisa digunakan untuk optimalkan proses pergudangan, yaitu:

• Pelacakan Stok Real-Time: WMS ScaleOcean menyediakan visibilitas penuh atas pergerakan barang dalam gudang, mulai dari penerimaan barang (inbound) hingga pengiriman (outbound). Hal ini memungkinkan manajer gudang untuk selalu mengetahui lokasi dan status barang secara akurat .
• Optimasi Proses Picking: Sistem ini merancang rute picking yang paling efisien berdasarkan layout gudang, mengurangi waktu pencarian barang dan meningkatkan produktivitas .
• Otomatisasi Pembelian: Jika stok barang hampir habis, sistem ini akan otomatis memicu pemesanan ulang untuk menjaga ketersediaan produk di gudang, mengurangi risiko kekurangan atau kelebihan stok .
• Pengelolaan Transfer Stok: WMS ini juga memungkinkan pengelolaan perpindahan barang antar gudang, memastikan distribusi stok yang lebih merata dan efisien .
• Barcode Management: Dengan menggunakan barcode, setiap pergerakan barang dapat tercatat secara otomatis, mengurangi kemungkinan kesalahan dan meningkatkan akurasi data inventaris .
• Stock Opname yang Mudah: WMS ini memudahkan proses audit stok dengan membandingkan data fisik dengan yang ada di sistem, membantu mendeteksi dan memperbaiki kesalahan dalam pencatatan stok .

Secara keseluruhan, ScaleOcean WMS mengurangi kesalahan manual, menghemat waktu, dan meningkatkan pengelolaan stok serta pengiriman barang, memberikan keuntungan kompetitif bagi perusahaan dalam mengelola operasi pergudangan secara lebih efisien.

Baca juga: 9 Tips Mengelola Stok Barang Manajemen Gudang

7. Kesimpulan

Secara keseluruhan, proses gudang adalah serangkaian aktivitas mulai dari penerimaan barang, penyimpanan, pengambilan, pengemasan, hingga pengiriman. Proses ini sangat krusial untuk mengelola inventaris dengan efisien dan memastikan pengiriman barang dilakukan secara tepat dan sesuai jadwal.

Dengan memahami tantangan dalam proses pergudangan, perusahaan dapat mengambil langkah-langkah strategis untuk memperbaiki sistem yang ada. Pengelolaan yang lebih baik akan mengarah pada efisiensi operasional yang lebih tinggi dan pengurangan biaya.

Software WMS ScaleOcean hadir sebagai solusi terbaik untuk memastikan pengelolaan gudang berjalan dengan lancar, meningkatkan akurasi, dan mengurangi biaya operasional. ScaleOcean menyediakan integrasi seamless dan fitur unggulan untuk mengoptimalkan pergudangan, dan memberikan layanan yang lebih cepat dan lebih efisien.

Cobalah demo gratis dan konsultasikan kebutuhan bisnis Anda untuk dapatkan solusi sesuai dan terbaik!