Wajib Tahu! Berikut ini Metode Penyimpanan Barang di Gudang

Manajemen gudang bukan hanya semata-mata aktivitas yang terkait dengan penataan barang di gudang. Namun, manajemen gudang atau warehouse management kini telah berkembang menjadi sebuah metode penyimpanan barang di gudang yang berguna untuk meningkatkan efisiensi, keamanan, dan pengoptimalan fungsi gudang.

Dengan pemahaman yang tepat tentang proses penyimpanan barang di gudang, perusahaan dapat memperbaiki sistem penyimpanan barang untuk mengurangi risiko kerusakan barang sehingga barang tetap dalam kondisi baik. Artikel ini akan jelaskan proses penyimpanan di gudang dan berbagai metode penyimpanan barang yang dapat diterapkan.

Key Takeaways

• Proses penyimpanan barang mencakup penerimaan, pemeriksaan kualitas, pengelompokan, penempatan, pelacakan stok, pembaruan data, serta perawatan dan pengawasan kondisi barang.
• Metode penyimpanan barang di gudang dapat dibedakan berdasarkan letak strategis, urutan masuk dan keluar, dan sistem fisiknya.
• Tips penyimpanan barang di gudang mencakup penataan ruang, pemisahan barang, sistem pelabelan, rotasi stok, keamanan, pemeliharaan, sistem racking, pencatatan, dan otomatisasi.
• ScaleOcean menyediakan solusi otomatisasi yang komprehensif, mempermudah pelacakan barang real–time dan meningkatkan akurasi inventaris operasional gudang secara keseluruhan.

Coba Demo Gratis!

1. Proses Penyimpanan Barang di Gudang

Proses penyimpanan barang di gudang melibatkan beberapa tahapan seperti penerimaan (receiving), pemeriksaan kualitas (QC), pelabelan (labeling), pemindahan ke rak (putaway), pencatatan sistem (WMS/manual), dan penataan dengan metode FIFO/FEFO. Dengan mengikuti tahapan ini dan menggunakan sistem manajemen gudang yang tepat, stok barang dapat terorganisir dengan efisien dan mudah ditemukan.

Berikut adalah rincian tahapan proses penyimpanan barang di gudang secara sistematis.

a. Penerimaan Barang (Receiving)

Proses menerima barang adalah langkah pertama dalam pengelolaan inventaris gudang. Setelah barang diterima dari pemasok, perusahaan harus memeriksa kesesuaiannya dengan dokumen penyimpanan barang, seperti invoice atau packing list. Hal ini memastikan bahwa barang yang diterima sesuai dengan yang dipesan, baik dari segi jumlah maupun kualitas. Pengabaian terhadap proses ini dapat menyebabkan kesalahan dalam stok dan pengelolaan barang.

b. Pemeriksaan Kualitas (Quality Control)

Setelah barang diterima, pemeriksaan kualitas dilakukan untuk memastikan kondisi fisik barang baik dan tidak ada kerusakan. Barang juga harus dicek untuk memastikan kesesuaian dengan spesifikasi yang tercantum, seperti tanggal kedaluwarsa pada barang fast-moving atau makanan. Proses ini menjadi bagian penting dari SOP gudang untuk menjaga kualitas dan mencegah distribusi barang yang rusak atau tidak layak.

c. Pelabelan (Labeling & Barcoding)

Setiap barang yang diterima akan diberi label, barcode, atau SKU (Stock Keeping Unit) untuk memudahkan identifikasi dan pelacakan di dalam sistem. Proses pelabelan ini mempermudah pengelolaan stok dan memastikan barang dapat ditemukan dengan cepat saat dibutuhkan. Sistem ini juga mendukung kelancaran dalam proses penghitungan dan pengelolaan stok di gudang, serta mencegah kehilangan barang yang tidak teridentifikasi dengan baik.

d. Penyimpanan Barang (Putaway)

Setelah barang dilabeli, barang akan dipindahkan ke lokasi penyimpanan yang telah ditentukan sesuai dengan sistem manajemen gudang (WMS). Lokasi penyimpanan ini dipilih berdasarkan beberapa faktor, seperti jenis barang dan frekuensi pengambilannya. Memilih lokasi yang tepat untuk setiap barang, baik itu di rak atau stockpile, akan meningkatkan efisiensi penyimpanan dan mempermudah akses saat dibutuhkan.

e. Pembaruan Data (Updating Data)

Pencatatan data stok yang akurat sangat penting setelah barang disusun di tempat yang tepat. Semua pergerakan barang, baik masuk maupun keluar, harus dicatat dalam sistem persediaan yang dapat diandalkan. Hal ini memastikan bahwa data yang tercatat sesuai dengan kondisi fisik di gudang. Pembaruan data yang akurat adalah bagian dari SOP gudang yang terstruktur untuk menjaga integritas informasi stok dan menghindari kekurangan atau kelebihan stok.

f. Penataan (Storage Management)

Penataan barang berdasarkan metode manajemen stok yang tepat sangat penting untuk mengoptimalkan ruang penyimpanan. Metode seperti FIFO (First-In, First-Out) atau FEFO (First-Expired, First-Out) sering digunakan untuk barang dengan masa simpan terbatas. Dengan mengikuti metode ini, barang yang lebih lama atau mendekati tanggal kedaluwarsa akan dikeluarkan lebih dulu, menghindari kerugian akibat barang kadaluarsa dan meningkatkan efisiensi operasional gudang.

g. Perawatan & Pengawasan (Maintenance & Monitoring)

Perawatan dan pengawasan yang teratur di area gudang bertujuan untuk untuk menjaga kualitas barang dan operasional yang lancar. Kebersihan gudang, kontrol suhu untuk barang sensitif, dan pemantauan secara rutin terhadap KPI warehouse memastikan semua proses berjalan sesuai rencana. Pemantauan ini juga membantu dalam identifikasi area yang membutuhkan perbaikan untuk meningkatkan efisiensi dan memastikan kelancaran operasional gudang.

2. Metode Penyimpanan Barang berdasarkan Letak Strategis

Masing-masing metode penyimpanan barang memiliki tujuan dan penataan gudang yang berbeda. Untuk memilih metode penyimpanan barang yang sesuai, bisnis harus memperhatikan jenis barang, volume, dan kebutuhan operasional gudang. Oleh karena itu, berikut adalah penjelasan lebih detail:

a. Dedicated Storage

Dedicated storage adalah metode penyimpanan di mana setiap barang atau kelompok barang ditempatkan pada lokasi tetap di dalam gudang. Dengan lokasi yang sudah ditetapkan, proses pencarian dan pengambilan barang menjadi lebih mudah dan konsisten, sehingga aktivitas operasional dapat berjalan lebih lancar.

Metode ini cocok untuk barang dengan pergerakan tinggi atau peralatan khusus yang membutuhkan area tertentu. Dari sisi administrasi gudang, dedicated storage membantu pencatatan lokasi stok menjadi lebih rapi dan terstruktur, sehingga pengendalian persediaan dapat dilakukan dengan lebih akurat.

b. Randomized Storage

Tidak seperti dedicated storage, randomized storage menempatkan barang di mana saja yang sedang tersedia di gudang. Randomized storage mengoptimalkan penggunaan ruang gudang karena tidak memerlukan alokasi area khusus untuk setiap jenis barang.

c. Class-Based Storage

Class-based storage merupakan metode yang fokus pada penyimpanan barang yang dikelompokkan berdasarkan kategori tertentu sebelum menentukan lokasi penyimpanannya. Dengan menempatkan barang-barang yang sering dikeluarkan bersamaan di lokasi yang berdekatan, hal ini mempercepat penyimpanan dan pengambilan.

d. Shared Storage

Dengan menyatukan barang-barang dalam satu tempat, shared storage dapat mengurangi jumlah ruang kosong yang tidak digunakan dan memaksimalkan penggunaan kapasitas gudang. Metode ini membutuhkan sistem pencatatan yang akurat untuk menghindari kesalahan dalam proses penempatan dan pengambilan barang.

e. Cube Per Order Index Policy

Cube per order index policy merupakan metode yang fokus pada optimasi ruang dan waktu berdasarkan volume fisik dan frekuensi pesanan masing-masing barang. Hal ini digunakan untuk menentukan lokasi penyimpanan yang paling efisien dengan menghitung rasio volume barang terhadap frekuensi pesanannya.

3. Metode Penyimpanan Barang berdasarkan Urutan Masuk dan Keluar

Pemilihan alur penyimpanan barang gudang berdasarkan urutan masuk-keluar penting dikarenakan masing-masing barang memiliki spesifikasinya tersendiri. Maka dari itu, pemilihan metode FIFO, LIFO, dan FEFO penting untuk memastikan tiadanya kerusakan yang merugikan perusahaan. Berikut penjelasan lebih lanjtutnya:

a. FIFO (First-In, First-Out)

FIFO (First-In, First-Out) adalah metode pengelolaan persediaan yang memastikan barang yang pertama kali masuk ke gudang akan menjadi yang pertama kali keluar. Metode ini sangat cocok diterapkan untuk barang yang cepat rusak atau kedaluwarsa, sehingga memudahkan pengelolaan stok yang efisien.

b. LIFO (Last-In, First-Out)

Sebaliknya, metode LIFO (Last In, First Out) merupakan sistem penyimpanan di mana barang yang terakhir disimpan akan menjadi yang pertama dikeluarkan saat dibutuhkan. Metode ini biasanya diterapkan pada barang-barang curah atau produk yang tidak mudah rusak dan memiliki siklus hidup panjang, sehingga tidak sensitif terhadap waktu.

c. FEFO (First-Expired, First-Out)

FEFO dapat dinyatakan sebagai sebuah bentuk lebih proaktif dari FIFO. Namun, FIFO mengutamakan urutan masuk barang, sedangkan FEFO mengutamakan siklus hidup barang. Hal ini berarti barang yang pertama dikeluarkan dari gudang adalah barang dengan shelf life paling pendek, yakni bertujuan untuk mengurangi kerusakan.

4. Metode Penyimpanan Barang berdasarkan Sistem Fisik

Metode ini menggunakan struktur fisik tertentu untuk menata dan melindungi inventaris di gudang. Pemilihan sistem fisik seperti rak, pallet, bin storage, dan ASRS menentukan kapasitas penyimpanan, kecepatan penanganan, dan efisiensi ruang gudang secara keseluruhan:

a. Racking System

Metode ini memanfaatkan rak untuk mengoptimalkan ruang vertikal gudang, meningkatkan aksesibilitas, dan cocok untuk barang dengan palet. Sistem seperti selective, drive-in, atau pallet flow racking ideal untuk barang ber-volume tinggi, memastikan kepadatan penyimpanan yang optimal dan memudahkan akses ke palet.

b. Pallet System

Pallet system mengelompokkan barang di atas palet, memudahkan pengangkatan dan pemindahan unit besar menggunakan forklift. Sistem ini mengoptimalkan ruang vertikal, memudahkan akses, dan cocok untuk barang dengan palet. Selain itu, pallet system efisien untuk barang dengan perputaran tinggi dan melindungi barang dari lantai.

c. Bin Storage System

Sistem berikut menggunakan kontainer atau wadah kecil yang disusun di rak, cocok untuk menyimpan barang-barang kecil, suku cadang, atau barang volume rendah. Metode bin storage efektif untuk piece–picking yang cepat dan akurat, karena setiap barang dipisahkan, umum di gudang e–commerce atau spare part.

d. Automated Storage and Retrieval System (ASRS)

ASRS adalah sistem penyimpanan terotomatisasi yang menggunakan crane atau robot untuk menempatkan dan mengambil barang secara otomatis. Meskipun investasi awal besar, ASRS memaksimalkan kepadatan penyimpanan, sangat meningkatkan kecepatan, akurasi, dan keamanan penanganan barang dengan mengurangi intervensi manusia.

Teknologi ini menjadi semakin krusial seiring berjalannya waktu karena rantai pasokan yang semakin meluas dan kompleks. Selain itu, menurut data dari Logistics View Points, pekerja di gudang biasanya menghabiskan sekitar 1/3 dari waktunya setiap hari untuk berjalan di gudang, yang memboros waktu serta berdampak pada mentalitas pekerja.

5. Tips Penyimpanan Barang di Gudang

Proses penyimpanan dalam gudang secara umum memainkan berbagai peran penting. Setiap aspek dari proses penyimpanan berdampak terhadap penggunaan ruang gudang, dan memastikan pengiriman barang kepada pelanggan dalam kondisi terbaik.

a. Penataan Ruang

Penataan ruang dalam penyimpanan barang di gudang adalah strategi penting untuk meningkatkan efisiensi dan keteraturan ruangan. Dengan menata ruang secara sistematis, barang-barang dapat diakses dengan lebih mudah dan cepat, mengurangi waktu pencarian, serta mengurangi risiko kerusakan.

Metode seperti pengelompokan barang berdasarkan jenis, ukuran, atau frekuensi penggunaan, serta penerapan strategi tata letak gudang yang optimal, dapat membantu memaksimalkan penggunaan ruang yang tersedia. Penataan ruang yang jelas dan sistematis juga diperlukan untuk pengidentifikasi lokasi barang dengan cepat.

b. Pemisahan Barang

Pemisahan barang di gudang merupakan strategi penyimpanan yang penting untuk memastikan efisiensi dan keamanan. Dengan memisahkan barang berdasarkan jenis, kategori, atau karakteristik tertentu, gudang dapat mengoptimalkan penggunaan ruang dan memfasilitasi aksesibilitas yang lebih baik.

Misalnya, pemisahan barang berdasarkan kategori atau kelompok produk dapat mempermudah proses pengambilan dan pengiriman. Selain itu, pemisahan berdasarkan tanggal kedaluwarsa membantu pengelolaan aset dan inventaris perusahaan menjadi lebih efektif, terutama dalam perishable goods, dan mengurangi penyimpanan produk kedaluwarsa.

c. Sistem Labelling

Sistem pelabelan barang merupakan sebuah metode dalam penyimpanan barang di gudang. Dengan menggunakan label yang jelas dan akurat, setiap barang dapat diidentifikasi dengan cepat dan tepat. Label harus mencakup informasi penting seperti nama barang, nomor seri, tanggal kedaluwarsa (jika berlaku), dan lokasi penyimpanan.

Penerapan sistem pelabelan yang konsisten mempermudah pengelola gudang untuk melacak inventaris dengan mudah, membantu proses pengambilan barang, dan mencegah terjadinya kesalahan pengiriman. Hal ini juga meningkatkan efisiensi operasional dan mengurangi risiko kesalahan dalam manajemen inventaris gudang.

d. Rotasi Stok

Rotasi stok adalah strategi penting dalam penyimpanan barang di gudang yang bertujuan menjaga kualitas produk sekaligus memastikan proses distribusi dan alur keluar masuk barang berjalan lancar. Contohnya berupa FIFO, LIFO, dan FEFO.

e. Gunakan Sistem Keamanan

Penerapan sistem keamanan merupakan langkah penting dalam penyimpanan barang di gudang. Hal ini melibatkan penggunaan teknologi seperti kamera pengawas, alarm keamanan, dan akses terbatas untuk mencegah pencurian atau kerusakan barang. Selain itu, identifikasi dan pelabelan yang tepat juga membantu dalam manajemen gudang.

f. Pemeliharaan dan Pembersihan Gudang

Pemeliharaan dan pembersihan gudang merupakan hal yang sangat penting untuk menjaga kondisi gudang agar selalu optimal. Dengan melakukan perawatan fasilitas secara rutin dan memperbaiki kerusakan yang terjadi, lingkungan gudang tetap terjaga dengan baik dan nyaman untuk operasional.

Selain itu, pembersihan yang dilakukan secara berkala, seperti menyapu dan membersihkan debu, mencegah penumpukan kotoran yang bisa mempengaruhi kualitas barang. Kebersihan gudang juga membantu mengurangi risiko kontaminasi dan kerusakan pada produk yang disimpan.

g. Gunakan Sistem Racking

Sistem rak yang baik dapat membantu memaksimalkan ruang vertikal dalam gudang, mengoptimalkan penggunaan ruang yang terbatas. Rak dapat disesuaikan untuk berbagai jenis barang dan ukuran, sehingga memungkinkan penyimpanan barang yang lebih rapi dan terorganisir.

h. Catat Semua Barang Masuk dan Keluar

Pencatatan barang yang masuk dan keluar sangat penting dalam pengelolaan inventaris. Dengan mencatat setiap transaksi, perusahaan dapat memastikan akurasi data persediaan dan menghindari kehilangan barang.

i. Gunakan Sistem Otomatisasi

Sistem otomatisasi, seperti software manajemen gudang, dapat membantu dalam pengelolaan dan pelacakan barang secara real–time. Dengan teknologi ini, semua data yang berhubungan dengan inventaris dapat diproses dengan lebih cepat dan akurat, mengurangi risiko kesalahan manusia.

ScaleOcean memberikan solusi otomatisasi yang komprehensif untuk manajemen gudang, mempermudah pelacakan barang secara real–time dan meningkatkan akurasi inventaris. Dengan menggunakan teknologi ini, seluruh proses, mulai dari penerimaan barang hingga pengiriman, dapat dikelola secara efisien dan otomatis.

Baca juga: Sortir Barang: Pengertian dan Contoh Penerapannya dalam Bisnis

6. Kesimpulan

Pemilihan metode penyimpanan barang di gudang berpengaruh pada kegiatan operasional gudang. Mulai dari dedicated storage hingga cube per order index policy, setiap metode memilliki kegunaannya dan ketentuannya sendiri serta dapat disesuaikan dengan kebutuhan gudang.

Melalui pemahaman yang mendalam tentang masing-masing metode, pengelola gudang dapat meningkatkan kinerja operasional dan mengoptimalkan penggunaan ruang. Penting untuk terus memantau dan mengevaluasi strategi penyimpanan untuk mengikuti perubahan dalam permintaan dan kondisi pasar.

Untuk mengoptimalkan pengelolaan penyimpanan dan inventaris di gudang, Anda bisa memanfaatkan software WMS ScaleOcean yang menyediakan solusi canggih dalam manajemen gudang dan persediaan. Demo gratis dari ScaleOcean dapat memberikan gambaran jelas tentang fitur-fitur unggulan yang mempermudah pengelolaan stok barang dan pengoptimalan ruang penyimpanan.