Manajemen gudang bukan hanya semata-mata aktivitas yang terkait dengan penataan barang di gudang. Namun, manajemen gudang atau warehouse management kini telah berkembang menjadi sebuah metode penyimpanan barang di gudang yang berguna untuk meningkatkan efisiensi, keamanan, dan pengoptimalan fungsi gudang. 

Dengan pemahaman yang tepat tentang proses penyimpanan barang di gudang, perusahaan dapat memperbaiki sistem penyimpanan barang untuk mengurangi risiko kerusakan barang sehingga barang tetap dalam kondisi baik. Artikel ini akan jelaskan proses penyimpanan barang di gudang dan lima metode penyimpanan barang beserta fungsinya masing-masing untuk mencapai efisiensi operasional gudang secara maksimal.

1. Proses Penyimpanan Barang di Gudang

Proses penyimpanan barang di gudang melibatkan serangkaian langkah yang direncanakan dengan baik untuk memastikan efisiensi dalam operasi gudang. Dengan mengikuti langkah-langkah ini dengan hati-hati serta menggunakan sistem manajemen gudang yang tepat, proses penyimpanan barang di gudang dapat dilakukan dengan efektif serta meningkatkan produktivitas pada aktivitas gudang. Poin-poin dibawah ini akan jelaskan proses penyimpanan barang di gudang.

a. Penerimaan Barang

Langkah pertama dalam proses penyimpanan barang di gudang adalah menerima barang dari pemasok atau produsen. Saat barang tiba di gudang, tim penerimaan akan melakukan pemeriksaan kualitas, kuantitas, dan keadaan barang untuk memastikan bahwa pesanan sesuai dengan yang dipesan dan dalam kondisi yang baik.

b. Identifikasi dan Pelabelan

Setelah arang sudah sampai di gudang, setiap item akan diidentifikasi dan diberi label dengan informasi yang sesuai dengan deskripsi produk, seperti nama produk, nomor SKU, tanggal kedaluwarsa jika ada, dan informasi lain yang diperlukan untuk pelacakan dan pengelolaan stok.

c. Pengelompokkan Barang

Barang kemudian disortir dan dikelompokkan berdasarkan jenis, ukuran, atau kategori tertentu. Proses ini bertujuan untuk memudahkan penyimpanan dan pencarian barang di gudang. Pada langkah ini, pengelolaan stok yang efisien diterapkan untuk memastikan bahwa barang dengan ciri-ciri yang serupa ditempatkan di tempat yang sama

d. Pemilihan Lokasi Penyimpanan

Setelah barang dikelompokkan berdasarkan kategori, langkah selanjutnya adalah memilih lokasi penyimpanan yang tepat untuk setiap barang. Pemilihan lokasi penyimpanan dapat dipengaruhi oleh berbagai faktor, seperti frekuensi akses, kebutuhan penyimpanan khusus seperti suhu atau kelembaban, dan karakteristik fisik barang.

e. Penempatan Barang

Barang kemudian ditempatkan di lokasi penyimpanan yang telah ditentukan. Proses ini harus dilakukan dengan hati-hati agar setiap produk ditempatkan di tempat yang sesuai dan dapat diakses dengan mudah ketika diperlukan. Metode penyimpanan yang digunakan, seperti dedicated storage atau randomized storage, akan memengaruhi cara penempatan barang ini dilakukan.

f. Pelacakan Stok

Setelah barang ditempatkan di lokasi penyimpanan, stok harus dilacak secara berkala menggunakan warehouse management system yang sesuai. Informasi tentang jumlah barang, lokasi penyimpanan, dan pergerakan stok harus diperbarui secara teratur untuk memastikan ketersediaan informasi yang akurat dan diperoleh secara real-time.

g. Pengambilan Barang

Ketika pesanan sudah diterima, langkah berikutnya dalam proses penyimpanan barang di gudang adalah pengambilan barang dari lokasi penyimpanan. Tim pengambilan barang akan menggunakan warehouse management system untuk menemukan lokasi barang yang tepat dan mengambilnya sesuai dengan pesanan pelanggan. Proses ini harus dilakukan dengan cepat dan akurat untuk memenuhi kebutuhan pelanggan dengan efisien.

h. Pengemasan dan Pengiriman

Setelah barang diambil dari gudang, barang tersebut kemudian akan diproses untuk dikemas dan dikirim kepada penerima barang. Langkah ini melibatkan proses pengemasan yang sesuai dengan SOP yang berlaku agar barang tiba tepat waktu serta barang tersebut tiba dengan kondisi yang baik.

2. Metode Penyimpanan Barang

Masing-masing metode penyimpanan barang memiliki tujuan dan penataan gudang yang berbeda. Untuk memilih metode penyimpanan barang yang sesuai, bisnis harus memperhatikan jenis barang, volume, dan kebutuhan operasional gudang. Oleh karena itu, berikut adalah pejelasan lebih detail tentang masing-masing metode penyimpanan barang di gudang.

a. Dedicated Storage

Dedicated storage merupakan metode dimana setiap barang atau grup barang ditempatkan di lokasi tetap dalam gudang. Metode ini memudahkan pencarian kembali karena lokasi penyimpanan barang sudah ditetapkan. Metode penyimpanan ini cocok untuk barang-barang dengan volume pergerakan tinggi atau peralatan khusus yang memerlukan area tertentu. Dedicated storage memerlukan manajemen inventaris yang lebih ketat agar tidak terjadi kerusakan barang yang disebabkan oleh perpindahan barang. Selain itu, metode penyimpanan ini relatif lebih mudah untuk dilalui proses auditing stok karena lokasi setiap barang sudah diketahui dengan pasti.

b. Randomized Storage

Tidak seperti dedicated storage, randomized storage menempatkan barang di lokasi mana saja yang sedang tersedia di gudang. Randomized storage mengoptimalkan penggunaan ruang gudang karena tidak memerlukan alokasi area khusus untuk setiap jenis barang.  Randomized storage cocok untuk gudang dengan inventaris yang sering berubah-ubah dan memiliki variasi barang yang luas. Dengan sistem manajemen gudang yang mendukung, seperti sistem WMS (Warehouse Management System), pencarian dan pengambilan barang menjadi lebih cepat dan akurat walaupun lokasi penyimpanannya dapat berubah-ubah.

c. Class-Based Storage

Class-based storage merupakan metode yang fokus pada penyimpanan barang yang dikelompokkan berdasarkan kategori tertentu sebelum menentukan lokasi penyimpanannya. Dengan menempatkan barang-barang yang sering dikeluarkan bersamaan di lokasi yang berdekatan, metode ini mempermudah pengelolaan ruang gudang secara lebih efisien. Hal ini dapat mengurangi penggunaan waktu dalam proses pengambilan barang, terutama pada pemesanan yang membutuhkan beberapa jenis barang berbeda. Pengelompokan berdasarkan frekuensi pengambilan atau berat barang adalah beberapa contoh pengelompokan yang diterapkan untuk meningkatkan efisiensi gudang.

d. Shared Storage

Shared storage adalah metode dimana lebih dari satu jenis barang dapat disimpan di lokasi yang sama. Metode ini sangat efektif untuk mengoptimalkan ruang penyimpanan, terutama untuk barang-barang dengan permintaan yang relatif sedikit atau barang dengan ukuran yang kecil. Dengan menyatukan barang-barang dalam satu tempat, shared storage dapat mengurangi jumlah ruang kosong yang tidak digunakan dan memaksimalkan penggunaan kapasitas gudang. Metode ini membutuhkan sistem pencatatan yang akurat untuk menghindari kesalahan dalam proses penempatan dan pengambilan barang.

e. Cube Per Order Index Policy

Cube per order index policy merupakan metode yang fokus pada optimasi ruang dan waktu berdasarkan volume fisik barang dan frekuensi pesanannya.  Metode cube per order index policy digunakan untuk menentukan lokasi penyimpanan yang paling efisien dengan menghitung rasio volume barang terhadap frekuensi pesanannya. Barang dengan jumlah pemesanan tinggi ditempatkan lebih dekat ke area pengambilan untuk mengurangi waktu pengambilan dan penanganan. 

3. Kesimpulan

Pemilihan metode penyimpanan barang di gudang berpengaruh pada kegiata operasional gudang. Mulai dari dedicated storage hingga cube per order index policy, setiap metode memilliki kegunaannya dan ketentuannya sendiri serta dapat disesuaikan dengan kebutuhan gudang. 

Melalui pemahaman yang mendalam tentang masing-masing metode, pengelola gudang dapat meningkatkan kinerja operasional dan mengoptimalkan penggunaan ruang. Penting untuk terus memantau dan mengevaluasi strategi penyimpanan untuk mengikuti perubahan dalam permintaan dan kondisi pasar. Dengan demikian, gudang dapat menjadi pusat distribusi yang dapat membantu memenuhi kebutuhan berbagai jenis bisnis.