Wajib Tahu! Berikut ini Metode Penyimpanan Barang di Gudang

Manajemen gudang bukan hanya semata-mata aktivitas yang terkait dengan penataan barang di gudang. Namun, manajemen gudang atau warehouse management kini telah berkembang menjadi sebuah metode penyimpanan barang di gudang yang berguna untuk meningkatkan efisiensi, keamanan, dan pengoptimalan fungsi gudang.

Dengan pemahaman yang tepat tentang proses penyimpanan barang di gudang, perusahaan dapat memperbaiki sistem penyimpanan barang untuk mengurangi risiko kerusakan barang sehingga barang tetap dalam kondisi baik. Artikel ini akan jelaskan proses penyimpanan barang di gudang dan berbagai metode penyimpanan barang beserta fungsinya masing-masing untuk mencapai efisiensi operasional gudang secara maksimal.

Key Takeaways

• Proses penyimpanan barang mencakup penerimaan, identifikasi, pengelompokan, pemilihan lokasi, penempatan, pelacakan stok, pengambilan, serta pengemasan dan pengiriman barang.
• Metode penyimpanan menggunakan palet meliputi APR, block stacking, drive-in racking, shuttle racking, double-deep racking, narrow-aisle racking, dan powered mobile racking.
• Tips penyimpanan barang di gudang mencakup penataan ruang, pemisahan barang, sistem pelabelan, rotasi stok, keamanan, pemeliharaan, sistem racking, pencatatan, dan otomatisasi.
• ScaleOcean menyediakan solusi otomatisasi yang komprehensif, mempermudah pelacakan barang real-time dan meningkatkan akurasi inventaris operasional gudang secara keseluruhan.

Coba Demo Gratis!

1. Proses Penyimpanan Barang di Gudang

Proses penyimpanan barang di gudang melibatkan serangkaian langkah yang direncanakan dengan baik untuk memastikan efisiensi dalam operasi gudang. Dengan mengikuti langkah-langkah ini dengan hati-hati serta menggunakan sistem manajemen gudang yang tepat, proses penyimpanan barang di gudang dapat dilakukan dengan efektif serta meningkatkan produktivitas pada aktivitas gudang. Berikut dibawah ini akan penjelasan akan proses penyimpanan barang di gudang.

a. Penerimaan Barang

Langkah pertama dalam pengelolaan inventaris adalah menerima barang yang datang dari pemasok atau produsen. Barang harus diperiksa secara menyeluruh untuk memastikan kondisi fisik barang, kesesuaian dengan dokumen pengiriman seperti invoice atau packing list, serta jumlah dan jenis barang yang diterima. Jika ditemukan ketidaksesuaian, tim penerimaan harus segera melaporkan dan melakukan koreksi sesuai prosedur yang berlaku.

b. Identifikasi dan Pelabelan

Setelah arang sudah sampai di gudang, setiap item akan diidentifikasi dan diberi label dengan informasi yang sesuai dengan deskripsi produk, seperti nama produk, nomor SKU, tanggal kedaluwarsa jika ada, dan informasi lain yang diperlukan untuk pelacakan dan pengelolaan stok.

c. Pemilihan Lokasi Penyimpanan

Langkah berikutnya dalam pengelolaan gudang adalah pemilihan lokasi penyimpanan yang tepat untuk setiap barang. Lokasi ini ditentukan berdasarkan faktor-faktor seperti frekuensi pengambilan barang, ukuran dan jenis barang, serta kondisi penyimpanan yang diperlukan, seperti suhu atau kelembaban tertentu.

Pemilihan lokasi yang tepat mempengaruhi efisiensi pengambilan barang dan menjaga kualitas barang, terutama yang memerlukan kondisi khusus. Menggunakan sistem penyimpanan yang sesuai, seperti rak atau palet, akan mengoptimalkan penggunaan ruang dan mempermudah akses ke barang.

d. Penyimpanan Barang

Setelah barang diterima, tahap selanjutnya adalah penempatan barang di lokasi penyimpanan yang telah ditentukan. Penempatan barang harus dilakukan dengan memperhatikan metode penyimpanan yang sesuai, seperti FIFO (First In, First Out), FEFO (First Expired, First Out), atau LIFO (Last In, First Out), tergantung pada jenis barang dan kebutuhan perusahaan.

Penyimpanan dengan SOP gudang yang teratur memastikan barang dapat diakses dengan mudah dan meminimalkan risiko kerusakan, serta menjaga kualitas produk, terutama untuk barang yang memiliki tanggal kedaluwarsa.

e. Pencatatan dan Pengelolaan Inventaris

Setelah barang ditempatkan di lokasi yang sesuai, penting untuk mencatat dan melacak pergerakan stok secara teratur menggunakan sistem inventaris yang handal. Setiap pergerakan barang, baik yang masuk atau keluar, harus dicatat dengan detail seperti tanggal, waktu, jumlah, dan lokasi penyimpanan.

Dengan menggunakan software pengelolaan persediaan terbaik yang terintegrasi, perusahaan dapat mengoptimalkan pengelolaan stok, meningkatkan efisiensi operasional, dan mengurangi risiko kekurangan atau kelebihan stok yang dapat mempengaruhi proses bisnis.

f. Keamanan Barang

Keamanan barang sangat penting untuk menjaga nilai dan kualitas produk selama penyimpanan di gudang. Pastikan langkah-langkah keamanan yang sesuai diterapkan berdasarkan jenis barang dan potensi risikonya. Misalnya, barang yang mudah rusak atau berbahaya perlu pengawasan ekstra. Selain itu, pantau kondisi lingkungan seperti suhu, kelembaban, dan kebersihan gudang secara teratur untuk memastikan barang tetap dalam kondisi yang baik dan aman dari kerusakan.

g. Pemantauan dan Perbaikan

Terakhir, Anda juga perlu melakukan pemantauan berkala terhadap stok dan pergerakannya untuk menjaga kelancaran operasional gudang. Dengan memantau efisiensi proses penyimpanan, perusahaan dapat mengidentifikasi area yang memerlukan perbaikan, seperti kebijakan pengelolaan stok atau alur kerja yang lebih efisien.

Lakukan perbaikan secara berkelanjutan untuk meningkatkan kinerja, mengurangi kesalahan, dan memastikan barang selalu tersedia dalam jumlah yang tepat pada waktu yang tepat.

Baca juga: Apa itu Reorder Point dalam Manajemen Gudang?

2. Metode Penyimpanan Barang dengan Palet

Penyimpanan menggunakan palet menjadi salah satu cara yang sangat efisien dalam manajemen gudang, karena tidak hanya membantu mengoptimalkan ruang tapi juga mempermudah pengelolaan barang. Berikut beberapa metode penyimpanan yang bisa dipilih, tergantung pada jenis barang dan kebutuhan operasional pergudangan Anda:

a. Adjustable Pallet Racking (APR)

Sistem APR menyediakan fleksibilitas tinggi karena raknya dapat disesuaikan ketinggiannya sesuai ukuran palet dan barang yang disimpan. Dengan demikian, perusahaan tidak hanya bisa memaksimalkan penggunaan ruang tapi juga memastikan akses ke barang tetap mudah dan cepat. Selain itu, sistem ini mengurangi pemborosan ruang dan memungkinkan penataan yang lebih rapi.

b. Block Stacking

Berbeda dengan APR, block stacking menyusun palet langsung di lantai tanpa menggunakan rak, yang berarti bisa menghemat biaya infrastruktur sekaligus ruang. Namun, metode ini lebih cocok untuk barang yang stabil dan tidak mudah rusak, sehingga perlu kontrol ketat agar tumpukan tetap aman dan tidak merusak barang di bawahnya. Meski begitu, block stacking jadi pilihan ekonomis untuk penyimpanan dalam jumlah besar.

c. Drive-in Racking

Selanjutnya ada juga metode drive-in racking yang menggunakan rak dengan lorong tunggal, di mana forklift bisa masuk langsung untuk menaruh maupun mengambil palet. Sistem ini sangat cocok untuk barang dengan rotasi rendah dan memungkinkan penyimpanan dalam jumlah banyak walaupun area terbatas. Namun, walaupun efisien dalam penggunaan ruang, sistem ini memiliki akses yang terbatas sehingga tidak ideal untuk barang yang perlu sering diambil.

d. Shuttle Racking

Metode shuttle racking membawa teknologi ke tingkat lebih tinggi dengan sistem otomatis yang menggunakan robot atau shuttle untuk memindahkan palet di dalam rak. Dengan begitu, penyimpanan menjadi jauh lebih padat dan terorganisir, sementara kecepatan dan ketepatan pengambilan barang juga meningkat. Meski demikian, investasi dan perawatan sistem ini memerlukan biaya yang tidak sedikit.

e. Double-deep Racking

Metode ini memungkinkan dua palet disimpan secara berjejer dalam kedalaman rak, sehingga kapasitas penyimpanan bisa ditingkatkan lebih jauh. Namun, karena posisi palet belakang agak tersembunyi, diperlukan forklift khusus yang dapat mengakses palet tersebut. Oleh karena itu, meskipun efisien, perusahaan harus mempertimbangkan juga kebutuhan peralatan dan pelatihan operator.

f. Narrow-aisle Racking

Dengan membuat lorong penyimpanan yang lebih sempit, narrow-aisle racking memaksimalkan pemanfaatan ruang terutama untuk gudang dengan langit-langit tinggi. Sistem ini ideal untuk barang berukuran kecil hingga menengah. Namun, penggunaan jalur sempit ini membutuhkan peralatan khusus serta perhatian ekstra agar operasional tetap aman dan efisien.

g. Powered Mobile Racking

Sistem powered mobile racking memungkinkan rak-rak untuk dipindahkan secara otomatis, sehingga ruang penyimpanan bisa diperluas atau dipersempit sesuai kebutuhan. Dengan fleksibilitas seperti ini, perusahaan dapat memaksimalkan pemanfaatan ruang secara optimal dan meningkatkan efisiensi pengambilan barang. Namun, seperti sistem otomatis lainnya, investasi awal dan biaya pemeliharaannya tergolong tinggi.

3. Metode Penyimpanan Barang Tanpa Palet

Penyimpanan tanpa palet adalah pendekatan yang sering dipilih untuk barang-barang tertentu yang lebih cocok disimpan secara langsung tanpa menggunakan alas palet.  Berikut beberapa metode penyimpanan tanpa palet yang umum diterapkan pada gudang modern.

a. Small Item Storage Shelving

Metode ini menggunakan rak khusus untuk menyimpan barang berukuran kecil, seperti komponen elektronik atau suku cadang. Sistem ini memungkinkan pemanfaatan ruang secara maksimal, sekaligus memudahkan pengambilan barang dan mengurangi waktu pencarian. Karena itu, Shelving untuk barang kecil sangat ideal untuk inventaris yang perlu pengelolaan presisi dan akses cepat.

b. Carton Live Storage

Metode Carton live storage ini menggunakan sistem rak miring yang memungkinkan karton atau kotak didorong otomatis ke bagian depan saat barang sebelumnya diambil. Sistem ini sangat berguna untuk barang yang sering dipindahkan atau diproses, karena mendukung pengambilan barang dengan cepat dan meminimalkan waktu yang terbuang saat pencarian, sehingga proses distribusi menjadi jauh lebih efisien.

c. Carousels

Selain itu ada juga metode carousels, carousels adalah rak putar otomatis yang dapat bergerak secara vertikal atau horizontal untuk membawa barang ke posisi pengambilan. Sistem ini sangat efektif dalam meningkatkan kecepatan dan efisiensi, terutama bagi barang kecil yang sering dibutuhkan. Dengan carousels, penggunaan ruang menjadi lebih hemat karena raknya bergerak sehingga tidak memerlukan lorong luas.

d. Miniload

Sistem miniload memanfaatkan crane atau robot untuk mengambil dan menyimpan barang secara otomatis. Metode ini ideal untuk mengelola volume barang yang besar dengan kecepatan pengambilan tinggi, sehingga cocok untuk gudang yang menangani stok dalam jumlah besar dan memerlukan proses yang efisien sekaligus presisi.

e. Long Loads

Terakhir, long loads adalah sistem penyimpanan khusus yang dirancang untuk barang panjang seperti pipa, besi, atau bahan konstruksi. Menggunakan rak panjang yang disusun dengan rapi, sistem ini membantu mengorganisir barang-barang besar dan memastikan kemudahan akses. Selain itu, metode ini juga membantu memaksimalkan pemanfaatan ruang secara vertikal maupun horizontal.

4. Metode Penyimpanan Barang Lainnya

Masing-masing metode penyimpanan barang memiliki tujuan dan penataan gudang yang berbeda. Untuk memilih metode penyimpanan barang yang sesuai, bisnis harus memperhatikan jenis barang, volume, dan kebutuhan operasional gudang. Oleh karena itu, berikut adalah pejelasan lebih detail tentang masing-masing metode penyimpanan barang di gudang.

a. Dedicated Storage

Dedicated storage merupakan metode dimana setiap barang atau grup barang ditempatkan di lokasi tetap dalam gudang. Metode ini memudahkan pencarian kembali karena lokasi penyimpanan barang sudah ditetapkan. Metode penyimpanan ini cocok untuk barang-barang dengan volume pergerakan tinggi atau peralatan khusus yang memerlukan area tertentu.

Dedicated storage memerlukan manajemen inventaris yang lebih ketat agar tidak terjadi kerusakan barang yang disebabkan oleh perpindahan barang. Selain itu, metode penyimpanan ini relatif lebih mudah untuk dilalui proses stock opname karena lokasi setiap barang sudah diketahui dengan pasti.

b. Randomized Storage

Tidak seperti dedicated storage, randomized storage menempatkan barang di lokasi mana saja yang sedang tersedia di gudang. Randomized storage mengoptimalkan penggunaan ruang gudang karena tidak memerlukan alokasi area khusus untuk setiap jenis barang.

Randomized storage cocok untuk gudang dengan inventaris yang sering berubah-ubah dan memiliki variasi barang yang luas. Dengan sistem manajemen gudang yang mendukung, seperti sistem WMS (Warehouse Management System), pencarian dan pengambilan barang menjadi lebih cepat dan akurat walaupun lokasi penyimpanannya dapat berubah-ubah.

c. Class-Based Storage

Class-based storage merupakan metode yang fokus pada penyimpanan barang yang dikelompokkan berdasarkan kategori tertentu sebelum menentukan lokasi penyimpanannya. Dengan menempatkan barang-barang yang sering dikeluarkan bersamaan di lokasi yang berdekatan, metode ini mempermudah pengelolaan ruang gudang secara lebih efisien.

Hal ini dapat mengurangi penggunaan waktu dalam proses pengambilan barang, terutama pada pemesanan yang membutuhkan beberapa jenis barang berbeda. Pengelompokan berdasarkan frekuensi pengambilan atau berat barang adalah beberapa contoh pengelompokan yang diterapkan untuk meningkatkan efisiensi gudang.

d. Shared Storage

Shared storage adalah metode dimana lebih dari satu jenis barang dapat disimpan di lokasi yang sama. Metode ini sangat efektif untuk mengoptimalkan ruang penyimpanan, terutama untuk barang-barang dengan permintaan yang relatif sedikit atau barang dengan ukuran yang kecil.

Dengan menyatukan barang-barang dalam satu tempat, shared storage dapat mengurangi jumlah ruang kosong yang tidak digunakan dan memaksimalkan penggunaan kapasitas gudang. Metode ini membutuhkan sistem pencatatan yang akurat untuk menghindari kesalahan dalam proses penempatan dan pengambilan barang.

e. Cube Per Order Index Policy

Cube per order index policy merupakan metode yang fokus pada optimasi ruang dan waktu berdasarkan volume fisik barang dan frekuensi pesanannya. Metode cube per order index policy digunakan untuk menentukan lokasi penyimpanan yang paling efisien dengan menghitung rasio volume barang terhadap frekuensi pesanannya. Barang dengan jumlah pemesanan tinggi ditempatkan lebih dekat ke area pengambilan untuk mengurangi waktu pengambilan dan penanganan. 

f. FIFO (First-In, First-Out)

FIFO (First-In, First-Out) adalah metode populer dalam pengelolaan persediaan yang mengutamakan keluarnya barang berdasarkan urutan masuknya. Artinya, barang yang paling dulu masuk ke gudang akan menjadi yang pertama kali keluar untuk didistribusikan atau digunakan.

Metode ini sangat efektif terutama untuk produk yang memiliki masa simpan terbatas, seperti makanan, minuman, atau obat-obatan, karena membantu menghindari penumpukan barang kadaluwarsa. Dengan menerapkan FIFO, perusahaan tidak hanya mengurangi risiko kerugian akibat produk yang rusak atau tidak layak jual, tapi juga menjaga kualitas barang yang sampai ke konsumen tetap optimal.

5. Tips Penyimpanan Barang di Gudang

Proses penyimpanan dalam gudang secara umum memainkan berbagai peran penting. Setiap aspek dari proses penyimpanan berdampak terhadap penggunaan ruang gudang, dan memastikan pengiriman barang kepada pelanggan dalam kondisi terbaik.

a. Penataan Ruang

Penataan ruang dalam penyimpanan barang di gudang adalah strategi penting untuk meningkatkan efisiensi dan keteraturan ruangan. Dengan menata ruang secara sistematis, barang-barang dapat diakses dengan lebih mudah dan cepat, mengurangi waktu pencarian, serta mengurangi risiko kerusakan.

Metode seperti pengelompokan barang berdasarkan jenis, ukuran, atau frekuensi penggunaan, serta penerapan strategi tata letak gudang yang optimal, dapat membantu memaksimalkan penggunaan ruang yang tersedia. Penataan ruang yang jelas dan sistematis juga diperlukan untuk pengidentifikasi lokasi barang dengan cepat.

b. Pemisahan Barang

Pemisahan barang di gudang merupakan strategi penyimpanan yang penting untuk memastikan efisiensi dan keamanan. Dengan memisahkan barang berdasarkan jenis, kategori, atau karakteristik tertentu, gudang dapat mengoptimalkan penggunaan ruang dan memfasilitasi aksesibilitas yang lebih baik.

Misalnya, pemisahan barang berdasarkan kategori atau kelompok produk dapat mempermudah proses pengambilan dan pengiriman. Selain itu, pemisahan berdasarkan tanggal kedaluwarsa membantu pengelolaan aset dan inventaris perusahaan menjadi lebih efektif dan mengurangi penyimpanan produk kadaluwarsa. Dengan menerapkan pemisahan barang yang tepat, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi operasional gudang.

c. Sistem Labelling

Sistem pelabelan barang merupakan sebuah metode dalam penyimpanan barang di gudang. Dengan menggunakan label yang jelas dan akurat, setiap barang dapat diidentifikasi dengan cepat dan tepat. Label harus mencakup informasi penting seperti nama barang, nomor seri, tanggal kedaluwarsa (jika berlaku), dan lokasi penyimpanan di dalam gudang.

Penerapan sistem pelabelan yang konsisten mempermudah pengelola gudang untuk melacak inventaris dengan mudah, membantu proses pengambilan barang, dan mencegah terjadinya kesalahan pengiriman. Hal ini juga meningkatkan efisiensi operasional dan mengurangi risiko kesalahan dalam manajemen inventaris gudang.

d. Rotasi Stok

Rotasi stok adalah strategi penting dalam penyimpanan barang di gudang yang bertujuan menjaga kualitas produk sekaligus memastikan proses distribusi dan alur keluar masuk barang berjalan lancar. Cara kerjanya sederhana yaitu barang yang baru masuk biasanya disimpan di bagian belakang atau bawah, sementara barang yang sudah ada lebih dulu diletakkan di depan atau atas sehingga lebih dulu diambil.

Rolling inventory dalam bisnis bisa diterapkan melalui metode seperti FIFO (First-In, First-Out) atau FEFO (First-Expired, First-Out). Dengan melakukan rotasi stok secara efektif, perusahaan tidak hanya mengoptimalkan penggunaan persediaan, tetapi juga mengurangi risiko pemborosan dan memastikan setiap produk yang keluar tetap dalam kondisi terbaik.

e. Gunakan Sistem Keamanan

Penerapan sistem keamanan merupakan langkah penting dalam penyimpanan barang di gudang. Ini melibatkan penggunaan teknologi seperti kamera pengawas, alarm keamanan, dan akses terbatas untuk mencegah pencurian atau kerusakan barang. Selain itu, identifikasi dan pelabelan yang tepat juga membantu dalam manajemen gudang. Dengan demikian, sistem keamanan tidak hanya melindungi aset perusahaan tetapi juga memastikan keandalan dan ketersediaan barang untuk distribusi yang efisien.

f. Pemeliharaan dan Pembersihan Gudang

Pemeliharaan dan pembersihan gudang merupakan hal yang sangat penting untuk menjaga kondisi gudang agar selalu optimal. Dengan melakukan perawatan fasilitas secara rutin dan memperbaiki kerusakan yang terjadi, lingkungan gudang tetap terjaga dengan baik dan nyaman untuk operasional.

Selain itu, pembersihan yang dilakukan secara berkala, seperti menyapu dan membersihkan debu, mencegah penumpukan kotoran yang bisa mempengaruhi kualitas barang. Kebersihan gudang juga membantu mengurangi risiko kontaminasi dan kerusakan pada produk yang disimpan.

g. Gunakan Sistem Racking

Sistem rak yang baik dapat membantu memaksimalkan ruang vertikal dalam gudang, mengoptimalkan penggunaan ruang yang terbatas. Rak dapat disesuaikan untuk berbagai jenis barang dan ukuran, sehingga memungkinkan penyimpanan barang yang lebih rapi dan terorganisir. Dengan rak yang tepat, perusahaan dapat mengurangi waktu pencarian dan meminimalkan gangguan operasional.

h. Catat Semua Barang Masuk dan Keluar

Pencatatan barang yang masuk dan keluar sangat penting dalam pengelolaan inventaris. Dengan mencatat setiap transaksi, perusahaan dapat memastikan akurasi data persediaan dan menghindari kehilangan barang. Ini juga membantu dalam pengelolaan laporan dan perencanaan, memberikan visibilitas lebih baik terhadap aliran barang dan meningkatkan pengambilan keputusan yang lebih tepat.

i. Gunakan Sistem Otomatisasi

Sistem otomatisasi, seperti software manajemen gudang, dapat membantu dalam pengelolaan dan pelacakan barang secara real-time. Dengan teknologi ini, semua data yang berhubungan dengan inventaris dapat diproses dengan lebih cepat dan akurat, mengurangi risiko kesalahan manusia. Implementasi sistem otomatisasi ini akan meningkatkan efisiensi operasional dan mempercepat proses pengambilan keputusan.

ScaleOcean ERP memberikan solusi otomatisasi yang komprehensif untuk manajemen gudang, mempermudah pelacakan barang secara real-time dan meningkatkan akurasi inventaris. Dengan menggunakan teknologi ini, seluruh proses, mulai dari penerimaan barang hingga pengiriman, dapat dikelola secara efisien dan otomatis.

Baca juga: Ketahui Fungsi dan Cara Manajemen Gudang Logistik Perusahaan

6. Kesimpulan

Pemilihan metode penyimpanan barang di gudang berpengaruh pada kegiata operasional gudang. Mulai dari dedicated storage hingga cube per order index policy, setiap metode memilliki kegunaannya dan ketentuannya sendiri serta dapat disesuaikan dengan kebutuhan gudang. 

Melalui pemahaman yang mendalam tentang masing-masing metode, pengelola gudang dapat meningkatkan kinerja operasional dan mengoptimalkan penggunaan ruang. Penting untuk terus memantau dan mengevaluasi strategi penyimpanan untuk mengikuti perubahan dalam permintaan dan kondisi pasar. Dengan demikian, gudang dapat menjadi pusat distribusi yang dapat membantu memenuhi kebutuhan berbagai jenis bisnis.

Untuk mengoptimalkan pengelolaan penyimpanan dan inventaris di gudang, Anda bisa memanfaatkan software wms ScaleOcean yang menyediakan solusi canggih dalam manajemen gudang dan persediaan. Demo gratis dari ScaleOcean dapat memberikan gambaran jelas tentang fitur-fitur unggulan yang mempermudah pengelolaan stok barang dan pengoptimalan ruang penyimpanan.