Wajib Tahu! Berikut ini Metode Penyimpanan Barang di Gudang

Manajemen gudang bukan hanya semata-mata aktivitas yang terkait dengan penataan barang di gudang. Namun, manajemen gudang atau warehouse management kini telah berkembang menjadi sebuah metode penyimpanan barang di gudang yang berguna untuk meningkatkan efisiensi, keamanan, dan pengoptimalan fungsi gudang.

Dengan pemahaman yang tepat tentang proses penyimpanan barang di gudang, perusahaan dapat memperbaiki sistem penyimpanan barang untuk mengurangi risiko kerusakan barang sehingga barang tetap dalam kondisi baik. Artikel ini akan jelaskan proses penyimpanan di gudang dan berbagai metode penyimpanan barang yang dapat diterapkan.

Key Takeaways

• Proses penyimpanan barang mencakup penerimaan, identifikasi, pengelompokan, pemilihan lokasi, penempatan, pelacakan stok, pengambilan, serta pengemasan dan pengiriman barang.
• Metode penyimpanan barang di gudang dapat dibedakan berdasarkan letak strategis, urutan masuk dan keluar, dan sistem fisiknya.
• Tips penyimpanan barang di gudang mencakup penataan ruang, pemisahan barang, sistem pelabelan, rotasi stok, keamanan, pemeliharaan, sistem racking, pencatatan, dan otomatisasi.
• ScaleOcean menyediakan solusi otomatisasi yang komprehensif, mempermudah pelacakan barang real–time dan meningkatkan akurasi inventaris operasional gudang secara keseluruhan.

Coba Demo Gratis!

1. Proses Penyimpanan Barang di Gudang

Proses penyimpanan barang di gudang melibatkan serangkaian langkah yang direncanakan dengan baik untuk memastikan efisiensi dalam operasi gudang. Dengan mengikuti langkah-langkah ini dengan hati-hati serta menggunakan sistem manajemen gudang yang tepat, proses penyimpanan barang di gudang dapat dilakukan dengan efektif:

a. Penerimaan Barang

Langkah pertama dalam pengelolaan inventaris adalah menerima barang yang datang dari pemasok atau produsen. Barang harus diperiksa secara menyeluruh untuk memastikan kondisi fisik barang, kesesuaian dengan dokumen pengiriman seperti invoice atau packing list, serta jumlah dan jenis barang yang diterima.

b. Identifikasi dan Pelabelan

Setelah arang sudah sampai di gudang, setiap item akan diidentifikasi dan diberi label dengan informasi yang sesuai dengan deskripsi produk, seperti nama produk, nomor SKU, tanggal kedaluwarsa jika ada, dan informasi lain yang diperlukan untuk pelacakan dan pengelolaan stok barang.

c. Pemilihan Lokasi Penyimpanan

Langkah berikutnya dalam pengelolaan gudang adalah pemilihan lokasi penyimpanan yang tepat untuk setiap barang. Lokasi ini ditentukan berdasarkan faktor-faktor seperti frekuensi pengambilan barang, ukuran dan jenis barang, serta kondisi penyimpanan yang diperlukan, seperti suhu atau kelembaban tertentu.

Pemilihan lokasi yang tepat mempengaruhi efisiensi pengambilan barang dan menjaga kualitas barang, terutama yang memerlukan kondisi khusus. Menggunakan sistem penyimpanan yang sesuai, seperti rak atau palet, akan mengoptimalkan penggunaan ruang dan mempermudah akses ke barang.

d. Penyimpanan Barang

Setelah barang diterima, tahap selanjutnya adalah penempatan barang di lokasi penyimpanan yang telah ditentukan. Penempatan barang harus dilakukan dengan memperhatikan metode penyimpanan yang sesuai, seperti FIFO, LIFO, atau FEFO, tergantung pada jenis barang dan kebutuhan perusahaan.

Penyimpanan dengan SOP gudang yang teratur memastikan barang dapat diakses dengan mudah dan meminimalkan risiko kerusakan, serta menjaga kualitas produk, terutama untuk barang yang memiliki tanggal kedaluwarsa.

e. Pencatatan dan Pengelolaan Inventaris

Setelah barang ditempatkan di lokasi yang sesuai, penting untuk mencatat dan melacak pergerakan stok secara teratur menggunakan sistem inventaris yang handal. Setiap pergerakan barang, baik yang masuk atau keluar, harus dicatat dengan detail seperti tanggal, waktu, jumlah, dan lokasi penyimpanan.

Dengan menggunakan software gudang terbaik yang terintegrasi, perusahaan dapat mengoptimalkan pengelolaan stok, meningkatkan efisiensi operasional, dan mengurangi risiko kekurangan atau kelebihan stok yang dapat mempengaruhi proses bisnis.

f. Keamanan Barang

Keamanan barang sangat penting untuk menjaga nilai dan kualitas produk selama penyimpanan di gudang. Pastikan langkah-langkah keamanan yang sesuai diterapkan berdasarkan jenis barang dan potensi risikonya. Misalnya, barang yang mudah rusak atau berbahaya perlu pengawasan ekstra.

g. Pemantauan dan Perbaikan

Terakhir, Anda juga perlu melakukan pemantauan berkala terhadap stok dan pergerakannya untuk menjaga kelancaran operasional gudang. Dengan memantau efisiensi proses penyimpanan, perusahaan dapat mengidentifikasi area yang memerlukan perbaikan, seperti kebijakan alur penyimpanan barang gudang lebih efisien.

Baca juga: Apa itu Reorder Point dalam Manajemen Gudang?

2. Metode Penyimpanan Barang berdasarkan Letak Strategis

Masing-masing metode penyimpanan barang memiliki tujuan dan penataan gudang yang berbeda. Untuk memilih metode penyimpanan barang yang sesuai, bisnis harus memperhatikan jenis barang, volume, dan kebutuhan operasional gudang. Oleh karena itu, berikut adalah penjelasan lebih detail:

a. Dedicated Storage

Dedicated storage merupakan metode dimana setiap barang atau grup barang ditempatkan di lokasi tetap dalam gudang. Metode ini memudahkan pencarian kembali karena lokasi penyimpanan barang sudah ditetapkan. Metode penyimpanan ini cocok untuk barang-barang dengan volume pergerakan tinggi atau peralatan khusus yang memerlukan area tertentu.

Dedicated storage memerlukan manajemen inventaris yang lebih ketat agar tidak terjadi kerusakan barang yang disebabkan oleh perpindahan barang. Selain itu, metode penyimpanan ini relatif lebih mudah untuk dilalui proses stock opname karena lokasi setiap barang sudah diketahui dengan pasti.

b. Randomized Storage

Tidak seperti dedicated storage, randomized storage menempatkan barang di mana saja yang sedang tersedia di gudang. Randomized storage mengoptimalkan penggunaan ruang gudang karena tidak memerlukan alokasi area khusus untuk setiap jenis barang.

c. Class-Based Storage

Class-based storage merupakan metode yang fokus pada penyimpanan barang yang dikelompokkan berdasarkan kategori tertentu sebelum menentukan lokasi penyimpanannya. Dengan menempatkan barang-barang yang sering dikeluarkan bersamaan di lokasi yang berdekatan, hal ini mempercepat penyimpanan dan pengambilan.

d. Shared Storage

Dengan menyatukan barang-barang dalam satu tempat, shared storage dapat mengurangi jumlah ruang kosong yang tidak digunakan dan memaksimalkan penggunaan kapasitas gudang. Metode ini membutuhkan sistem pencatatan yang akurat untuk menghindari kesalahan dalam proses penempatan dan pengambilan barang.

e. Cube Per Order Index Policy

Cube per order index policy merupakan metode yang fokus pada optimasi ruang dan waktu berdasarkan volume fisik dan frekuensi pesanan masing-masing barang. Hal ini digunakan untuk menentukan lokasi penyimpanan yang paling efisien dengan menghitung rasio volume barang terhadap frekuensi pesanannya.

3. Metode Penyimpanan Barang berdasarkan Urutan Masuk dan Keluar

Pemilihan alur penyimpanan barang gudang berdasarkan urutan masuk-keluar penting dikarenakan masing-masing barang memiliki spesifikasinya tersendiri. Maka dari itu, pemilihan metode FIFO, LIFO, dan FEFO penting untuk memastikan tiadanya kerusakan yang merugikan perusahaan. Berikut penjelasan lebih lanjtutnya:

a. FIFO (First-In, First-Out)

FIFO (First-In, First-Out) adalah metode populer dalam pengelolaan persediaan yang mengutamakan keluarnya barang berdasarkan urutan masuknya. Artinya, barang yang paling dulu masuk ke gudang akan menjadi yang pertama kali keluar untuk didistribusikan atau digunakan.

b. LIFO (Last-In, First-Out)

Berbolak balik dengan metode sebelumnya, metode LIFO merupakan cara penentuan tata letak stok di mana barang yang terakhir disimpan diambil terlebih dahulu bila diperlukan. Cara berikut biasanya digunakan untuk barang-barang dengan siklus hidup panjang atau tidak mudah rusak yang tidak sensitif terhadap waktu.

c. FEFO (First-Expired, First-Out)

FEFO dapat dinyatakan sebagai sebuah bentuk lebih proaktif dari FIFO. Namun, FIFO mengutamakan urutan masuk barang, sedangkan FEFO mengutamakan siklus hidup barang. Hal ini berarti barang yang pertama dikeluarkan dari gudang adalah barang dengan shelf life paling pendek, yakni bertujuan untuk mengurangi kerusakan.

4. Metode Penyimpanan Barang berdasarkan Sistem Fisik

Metode ini menggunakan struktur fisik tertentu untuk menata dan melindungi inventaris di gudang. Pemilihan sistem fisik seperti rak, pallet, bin storage, dan ASRS menentukan kapasitas penyimpanan, kecepatan penanganan, dan efisiensi ruang gudang secara keseluruhan:

a. Racking System

Metode ini memanfaatkan rak-rak untuk memaksimalkan pemanfaatan ruang vertikal gudang. Sistem ini ideal untuk barang ber-volume tinggi, dengan variasi seperti selective, drive–in, atau pallet flow racking. Rak memberikan aksesibilitas dan kepadatan penyimpanan yang optimal untuk berbagai jenis palet.

b. Pallet System

Pallet system mengelompokkan barang di atas palet, memudahkan pengangkatan dan pemindahan unit besar menggunakan forklift. Metode ini termasuk standar karena menyederhanakan penanganan kuantitas besar, melindungi barang dari lantai, dan efisien untuk barang turnover tinggi.

c. Bin Storage System

Sistem berikut menggunakan kontainer atau wadah kecil yang disusun di rak, cocok untuk menyimpan barang-barang kecil, suku cadang, atau barang volume rendah. Metode bin storage efektif untuk piece–picking yang cepat dan akurat, karena setiap barang dipisahkan, umum di gudang e–commerce atau spare part.

d. Automated Storage and Retrieval System (ASRS)

ASRS adalah sistem penyimpanan terotomatisasi yang menggunakan crane atau robot untuk menempatkan dan mengambil barang secara otomatis. Meskipun investasi awal besar, ASRS memaksimalkan kepadatan penyimpanan, sangat meningkatkan kecepatan, akurasi, dan keamanan penanganan barang dengan mengurangi intervensi manusia.

Teknologi ini menjadi semakin krusial seiring berjalannya waktu karena rantai pasokan yang semakin meluas dan kompleks. Selain itu, menurut data dari Logistics View Points, pekerja di gudang biasanya menghabiskan sekitar 1/3 dari waktunya setiap hari untuk berjalan di gudang, yang memboros waktu serta berdampak pada mentalitas pekerja.

5. Tips Penyimpanan Barang di Gudang

Proses penyimpanan dalam gudang secara umum memainkan berbagai peran penting. Setiap aspek dari proses penyimpanan berdampak terhadap penggunaan ruang gudang, dan memastikan pengiriman barang kepada pelanggan dalam kondisi terbaik.

a. Penataan Ruang

Penataan ruang dalam penyimpanan barang di gudang adalah strategi penting untuk meningkatkan efisiensi dan keteraturan ruangan. Dengan menata ruang secara sistematis, barang-barang dapat diakses dengan lebih mudah dan cepat, mengurangi waktu pencarian, serta mengurangi risiko kerusakan.

Metode seperti pengelompokan barang berdasarkan jenis, ukuran, atau frekuensi penggunaan, serta penerapan strategi tata letak gudang yang optimal, dapat membantu memaksimalkan penggunaan ruang yang tersedia. Penataan ruang yang jelas dan sistematis juga diperlukan untuk pengidentifikasi lokasi barang dengan cepat.

b. Pemisahan Barang

Pemisahan barang di gudang merupakan strategi penyimpanan yang penting untuk memastikan efisiensi dan keamanan. Dengan memisahkan barang berdasarkan jenis, kategori, atau karakteristik tertentu, gudang dapat mengoptimalkan penggunaan ruang dan memfasilitasi aksesibilitas yang lebih baik.

Misalnya, pemisahan barang berdasarkan kategori atau kelompok produk dapat mempermudah proses pengambilan dan pengiriman. Selain itu, pemisahan berdasarkan tanggal kedaluwarsa membantu pengelolaan aset dan inventaris perusahaan menjadi lebih efektif dan mengurangi penyimpanan produk kedaluwarsa.

c. Sistem Labelling

Sistem pelabelan barang merupakan sebuah metode dalam penyimpanan barang di gudang. Dengan menggunakan label yang jelas dan akurat, setiap barang dapat diidentifikasi dengan cepat dan tepat. Label harus mencakup informasi penting seperti nama barang, nomor seri, tanggal kedaluwarsa (jika berlaku), dan lokasi penyimpanan.

Penerapan sistem pelabelan yang konsisten mempermudah pengelola gudang untuk melacak inventaris dengan mudah, membantu proses pengambilan barang, dan mencegah terjadinya kesalahan pengiriman. Hal ini juga meningkatkan efisiensi operasional dan mengurangi risiko kesalahan dalam manajemen inventaris gudang.

d. Rotasi Stok

Rotasi stok adalah strategi penting dalam penyimpanan barang di gudang yang bertujuan menjaga kualitas produk sekaligus memastikan proses distribusi dan alur keluar masuk barang berjalan lancar. Contohnya berupa FIFO, LIFO, dan FEFO.

Rolling inventory dalam bisnis bisa diterapkan melalui metode seperti yang telah disebutkan sebelumnya, Dengan melakukan rotasi stok secara efektif, perusahaan tidak hanya mengoptimalkan penggunaan persediaan, tetapi juga mengurangi risiko pemborosan dan memastikan setiap produk yang keluar tetap dalam kondisi terbaik.

e. Gunakan Sistem Keamanan

Penerapan sistem keamanan merupakan langkah penting dalam penyimpanan barang di gudang. Hal ini melibatkan penggunaan teknologi seperti kamera pengawas, alarm keamanan, dan akses terbatas untuk mencegah pencurian atau kerusakan barang. Selain itu, identifikasi dan pelabelan yang tepat juga membantu dalam manajemen gudang.

f. Pemeliharaan dan Pembersihan Gudang

Pemeliharaan dan pembersihan gudang merupakan hal yang sangat penting untuk menjaga kondisi gudang agar selalu optimal. Dengan melakukan perawatan fasilitas secara rutin dan memperbaiki kerusakan yang terjadi, lingkungan gudang tetap terjaga dengan baik dan nyaman untuk operasional.

Selain itu, pembersihan yang dilakukan secara berkala, seperti menyapu dan membersihkan debu, mencegah penumpukan kotoran yang bisa mempengaruhi kualitas barang. Kebersihan gudang juga membantu mengurangi risiko kontaminasi dan kerusakan pada produk yang disimpan.

g. Gunakan Sistem Racking

Sistem rak yang baik dapat membantu memaksimalkan ruang vertikal dalam gudang, mengoptimalkan penggunaan ruang yang terbatas. Rak dapat disesuaikan untuk berbagai jenis barang dan ukuran, sehingga memungkinkan penyimpanan barang yang lebih rapi dan terorganisir.

h. Catat Semua Barang Masuk dan Keluar

Pencatatan barang yang masuk dan keluar sangat penting dalam pengelolaan inventaris. Dengan mencatat setiap transaksi, perusahaan dapat memastikan akurasi data persediaan dan menghindari kehilangan barang.

i. Gunakan Sistem Otomatisasi

Sistem otomatisasi, seperti software manajemen gudang, dapat membantu dalam pengelolaan dan pelacakan barang secara real–time. Dengan teknologi ini, semua data yang berhubungan dengan inventaris dapat diproses dengan lebih cepat dan akurat, mengurangi risiko kesalahan manusia.

ScaleOcean memberikan solusi otomatisasi yang komprehensif untuk manajemen gudang, mempermudah pelacakan barang secara real–time dan meningkatkan akurasi inventaris. Dengan menggunakan teknologi ini, seluruh proses, mulai dari penerimaan barang hingga pengiriman, dapat dikelola secara efisien dan otomatis.

Baca juga: Ketahui Fungsi dan Cara Manajemen Gudang Logistik Perusahaan

6. Kesimpulan

Pemilihan metode penyimpanan barang di gudang berpengaruh pada kegiata operasional gudang. Mulai dari dedicated storage hingga cube per order index policy, setiap metode memilliki kegunaannya dan ketentuannya sendiri serta dapat disesuaikan dengan kebutuhan gudang.

Melalui pemahaman yang mendalam tentang masing-masing metode, pengelola gudang dapat meningkatkan kinerja operasional dan mengoptimalkan penggunaan ruang. Penting untuk terus memantau dan mengevaluasi strategi penyimpanan untuk mengikuti perubahan dalam permintaan dan kondisi pasar.

Untuk mengoptimalkan pengelolaan penyimpanan dan inventaris di gudang, Anda bisa memanfaatkan software WMS ScaleOcean yang menyediakan solusi canggih dalam manajemen gudang dan persediaan. Demo gratis dari ScaleOcean dapat memberikan gambaran jelas tentang fitur-fitur unggulan yang mempermudah pengelolaan stok barang dan pengoptimalan ruang penyimpanan.