9 Kriteria dan Syarat Gudang yang Harus Dipenuhi

Sebuah gudang yang baik tidak hanya berfungsi sebagai tempat penyimpanan barang, tetapi juga menjadi kunci kelancaran rantai pasok. Untuk itu, penting bagi perusahaan untuk mematuhi syarat gudang yang baik agar mampu menjaga kualitas produk, memastikan keamanan, serta mendukung efisiensi operasional.

Tanpa adanya standar yang jelas, risiko kerugian akibat kerusakan, kehilangan, atau keterlambatan distribusi bisa meningkat signifikan. Dalam artikel ini akan dibahas menyeluruh mengenai apa saja syarat gudang penyimpanan ideal, kriteria gudang bahan peledak, serta persyaratan administrasi untuk berbagai jenis gudang. Pahami selengkapnya di sini!

Key Takeaways

• Syarat gudang yang baik meliputi lokasi strategis, tata letak efisien, sistem penyimpanan terorganisir, keamanan, fasilitas dan infrastruktur, kebesihan dan pemeliharaan, penggunaan teknologi modern, kerjasama tim, perizinan
• Persyaratan administrasi TDG (tanda daftar gudang): mengajukan TDG secara online, mengisi data NIB, memilih KBLI, menyertakan data lengkap gudang
• Software gudang ScaleOcean menyediakan solusi yang komprehensif untuk membantu Anda memenuhi semua syarat gudang, mulai dari otomatisasi hingga pelacakan real-time.

Coba Demo Gratis

Syarat Gudang Penyimpanan yang Baik

Syarat gudang adalah standar dan ketentuan yang perlu dipenuhi agar suatu bangunan layak difungsikan sebagai gudang, mencakup aspek fisik maupun administratif. Secara umum, gudang harus memenuhi ketentuan terkait lokasi, desain tata letak, sistem penyimpanan, keamanan, fasilitas, kebersihan, serta kepatuhan terhadap perizinan yang berlaku.

Oleh karena itu, penting untuk memahami syarat gudang penyimpanan yang baik menjadi hal mendasar bagi setiap bisnis yang ingin menjaga rantai pasok tetap lancar dan efisien. Berikut 9 kriteria gudang yang baik yang harus dipenuhi oleh setiap gudang agar manajemen berjalan dengan optimal.

1. Lokasi Strategis

Kunci utama agar sebuah gudang efektif adalah memiliki lokasi yang strategis. Gudang yang terletak di lokasi yang mudah diakses oleh kendaraan pengiriman dapat mengurangi waktu transit dan biaya transportasi.

Selain itu, kedekatannya dengan sumber bahan baku atau pasar dapat membantu mempercepat pengadaan dan distribusi barang, yang pada gilirannya meningkatkan efisiensi proses gudang dan mengurangi biaya operasional.

Anda bisa memilih lokasi strategis dengan berbagai faktor seperti infrastruktur jalan, kedekatan dengan pusat distribusi, dan kemudahan akses ke transportasi publik. Hal ini penting unutk mengurangi biaya pengiriman, meningkatkan kecepatan respons terhadap permintaan pasar, serta menjaga kelancaran distribusi barang, baik dalam skala lokal maupun internasional.

2. Tata Letak Efisien

Tata letak gudang yang efisien sangat penting untuk mengoptimalkan penggunaan ruang dan memastikan proses operasional berjalan dengan lancar. Memiliki zona-zona yang jelas untuk penerimaan barang, penyimpanan, dan pengiriman barang dapat mengurangi waktu yang diperlukan untuk memindahkan barang di dalam gudang.

Dengan pengaturan yang tepat, gudang akan lebih terorganisir, dan barang dapat ditemukan dengan mudah. Selain itu, pemanfaatan ruang vertikal dengan rak tinggi dan sistem penyimpanan lainnya membantu memaksimalkan kapasitas gudang.

Tata letak yang efisien juga mencakup alur barang dan pengelolaan daftar inventaris barang yang menghindari pergerakan yang tidak perlu, mengurangi waktu pencarian, dan mempercepat proses pengambilan dan pengemasan barang.

Dengan pengelolaan yang baik, ruang gudang dengan tata letak atau layout yang efisien dapat digunakan secara maksimal, meningkatkan produktivitas keseluruhan.

3. Sistem Penyimpanan yang Terorganisir

Sistem manajemen persediaan yang akurat dapat menjaga kualitas kinerja operasional gudang. Dengan sistem ini, perusahaan dapat memonitor jumlah stok secara real-time, memastikan bahwa informasi persediaan selalu terkini.

Adanya sistem penyimpanan yang optimal juga penting untuk menghindari overstock yang dapat menghabiskan ruang dan sumber daya, atau understock yang dapat menghambat produksi atau kepuasan pelanggan.

Penerapan sistem First-In-First-Out (FIFO) atau First-Expired-First-Out (FEFO) dapat diterapkan untuk memastikan bahwa barang yang lebih lama atau memiliki tanggal kedaluwarsa yang lebih cepat diprioritaskan untuk diproses atau dikirimkan lebih dulu.

Hal ini membantu dalam menjaga kualitas barang dan mengurangi kerugian akibat barang yang tidak terjual. Anda juga bisa menggunakan teknologi seperti barcode scanning atau RFID dapat meningkatkan efisiensi pengelolaan kartu stok barang, serta mempercepat proses pengecekan inventaris.

Dengan sistem ini, pergerakan barang dapat dipantau secara real-time, memastikan akurasi data persediaan yang lebih tinggi. Sistem manajemen persediaan yang terorganisir juga meminimalkan kesalahan pencatatan dan memungkinkan pemantauan yang lebih efektif terhadap aliran barang di dalam gudang.

4. Keamanan

Selanjutnya, keamanan gudang adalah faktor penting yang tidak boleh diabaikan, karena berhubungan langsung dengan perlindungan barang dan aset perusahaan. Sistem keamanan fisik seperti kamera pengawas, alarm, dan petugas keamanan di sekitar area gudang akan meminimalkan risiko pencurian atau kerusakan barang.

Keamanan yang baik juga memberikan rasa aman bagi karyawan yang bekerja di dalamnya. Selain itu, sistem pengendalian akses untuk memastikan hanya karyawan yang berwenang yang dapat mengakses area sensitif sangat penting.

Gudang juga perlu dilengkapi dengan sistem deteksi kebakaran, alat pemadam kebakaran, serta rencana evakuasi yang jelas. Keamanan yang terjamin tidak hanya melindungi barang, tetapi juga memastikan keselamatan pekerja dan kelancaran operasional manajemen gudang dalam kondisi darurat.

Inspeksi rutin dan pemeliharaan peralatan juga harus dilakukan untuk memastikan bahwa semua alat berfungsi dengan baik dan aman digunakan. Melalui langkah-langkah ini, gudang tidak hanya menjaga keamanan produk yang disimpan, tetapi juga menjaga kesehatan dan keselamatan pekerja yang ada di dalamnya.

5. Fasilitas dan Infrastruktur

Fasilitas pergudangan yang baik sangat mempengaruhi kinerja karyawan. Penerangan yang memadai di dalam gudang tidak hanya mempermudah pencarian barang, tetapi juga mengurangi risiko kecelakaan kerja.

Sirkulasi udara yang baik juga diperlukan untuk menjaga suhu dan kelembaban yang ideal, terutama untuk barang-barang yang sensitif terhadap perubahan kondisi lingkungan. Selain itu, tata letak gudang yang dilengkapi dengan lantai yang kuat dan tahan beban juga membuatnya lebih optimal, mengingat banyaknya barang berat yang dipindahkan.

Fasilitas pendukung seperti toilet, ruang istirahat untuk karyawan, serta ruang kantor untuk staf juga mendukung kenyamanan dan produktivitas. Semua fasilitas ini berkontribusi pada efisiensi operasional, menjaga keamanan barang, serta kesejahteraan pekerja dalam jangka panjang.

6. Kebersihan dan Pemeliharaan

Kebersihan gudang mempengaruhi kualitas barang yang disimpan. Pembersihan rutin akan mencegah debu, kotoran, atau hama yang dapat merusak produk. Kebersihan juga berperan dalam menciptakan lingkungan yang sehat dan aman untuk para pekerja.

Selain itu, staf gudang juga harus memastikan proses pembersihan yang teratur membantu menjaga standar operasional dan meningkatkan kenyamanan dalam beroperasi di dalam gudang.

Selain kebersihan, pemeliharaan fasilitas dan peralatan gudang secara berkala sangat diperlukan. Peralatan seperti rak, forklift, dan sistem penyimpanan harus dirawat agar selalu dalam kondisi optimal.

Perusahaan harus memiliki straregi pemeliharaan yang tepat agar membantu memperpanjang usia peralatan, juga menghindari kerusakan yang bisa mengganggu kelancaran operasional gudang umum dan menambah biaya yang tidak perlu.

7. Penggunaan Teknologi Modern

Adopsi teknologi modern berguna untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas gudang. Warehouse Management System (WMS) dapat mengotomatisasi banyak aspek operasi gudang, mulai dari pengaturan stok, pengambilan, hingga pengiriman.

Penggunaan software WMS yang terintegrasi dengan teknologi canggih seperti barcode dan RFID memungkinkan pelacakan cepat dan akurat barang di berbagai jenis gudang, mengurangi terjadinya human error, dan memfasilitasi pemrosesan order yang cepat.

Sistem otomatisasi ini juga bisa digunakan untuk mempercepat proses picking dan packing, terutama dalam gudang dengan jumlah tinggi. Penggunaan WMS system juga biasanya dapat menyediakan integrasi dengan berbagai fungsi bisnis seperti akuntansi, supply chain, hingga pengiriman.

Hal ini memberikan perusahaan visibilitas yang lebih besar dan koordinasi yang lebih baik antara gudang dan fungsi bisnis lainnya, seperti penjualan dan pelayanan pelanggan. Selain itu, sistem ini juga mendukung peningkatan layanan pelanggan melalui waktu tanggap yang lebih cepat dan tingkat akurasi yang lebih tinggi.

Penggunaannya juga dapat mengoptimalkan warehouse logistics, di mana sistem yang terintegrasi dengan baik memungkinkan pengelolaan persediaan yang lebih efisien, mempercepat proses pengiriman, dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

8. Kerjasama Tim yang Efektif

Syarat gudang yang baik terakhir adalah tim pergudangan yang kompak, kerjasama tim yang efektif sangat penting untuk mencapai target operasional. Tim terdiri dari orang yang dapat bekerja sama dengan baik serta meningkatkan efisiensi dan produktivitas.

Dengan ini, tim harus mengetahui informasi terbaru serta memiliki kompetensi yang didapatkan melalui pelatihan rutin tentang praktik terbaik, keselamatan kerja, dan penggunaan teknologi baru untuk metode penyimpanan barang di gudang.

Gudang dapat beroperasi lebih baik jika ada budaya kerja yang mendukung dimana setiap anggota staf gudang merasa dihargai dan termotivasi untuk melakukan yang terbaik. Manajer gudang yang baik harus dapat mengidentifikasi kekuatan setiap orang dan memberikan tugas yang sesuai untuk memaksimalkan kinerja tim.

Alur kerja keseluruhan menjadi lebih baik dengan mendukung kolaborasi antardepartemen. Untuk memastikan koordinasi yang efektif, struktur organisasi gudang di perusahaan Anda yang jelas dan terorganisir sangat penting dalam mendukung pencapaian tujuan operasional yang lebih baik.

9. Perizinan

Penting juga untuk perusahaan mengurus Tanda Daftar Gudang (TDG) yang kewajiban hukum bagi pengusaha yang ingin menyewa atau menggunakan tempat sebagai gudang. TDG berfungsi sebagai bukti legalitas dan kepatuhan terhadap regulasi pemerintah, sehingga aktivitas pergudangan dapat berjalan dengan aman dan sah.

Selain itu, perizinan ini juga membantu dalam pengawasan distribusi barang, transparansi data logistik, serta mencegah terjadinya praktik penyimpanan ilegal yang berpotensi merugikan pihak terkait.

Persyaratan Teknis Gudang Bahan Peledak

Penting bagi setiap jenis gudang untuk memiliki kriteria dan ketentuan yang harus dipenuhi agar dapat meningkatkan efisiensi kerja pergudangan. Begitu juga dengan gudang bahan peledak yang harus memiliki standar penyimpanan yang lebih ketat dibandingkan dengan gudang biaya.

Tujuannya untuk meminimalkan risiko kebakaran, ledakan, hingga kecelakaan kerja yang dapat membahayakan lingkungan sekitar. Setiap persyaratan teknis yang ditetapkan dalam gudang bahan peledak penting untuk memastikan keamanan operasional serta perlindungan terhadap manusia, aset, dan fasilitas lain di sekitarnya. Berikut detail penjelasannya!

1. Struktur Bangunan yang Terbuat dari Bahan yang Tidak Mudah Terbakar

Struktur bangunan gudang bahan peledak harus menggunakan material yang tahan panas dan tidak mudah terbakar. Pemilihan material ini penting untuk mencegah api cepat merambat jika terjadi percikan atau kebakaran.

Beton bertulang atau material tahan api biasanya menjadi pilihan utama. Hal ini memberikan perlindungan tambahan agar bahan peledak tetap aman dalam jangka panjang.

2. Atap Harus Ringan dan Dilengkapi Ventilasi

kriteria berikutnya adalah bahan untuk atap gudang wajib dibuat dari material ringan, seperti seng atau aluminium, agar dapat melepaskan tekanan bila terjadi ledakan. Ventilasi yang memadai juga perlu dipasang untuk menjaga sirkulasi udara tetap baik.

Dengan demikian, konsentrasi gas berbahaya atau panas berlebih dapat dihindari. Perpaduan atap ringan dan ventilasi membantu mengurangi dampak risiko ledakan.

3. Memiliki Sistem Pembumian dan Penangkal Petir

Gudang bahan peledak juga wajib dilengkapi sistem pembumian dan penangkal petir yang bertujuan untuk mencegah bahaya sambaran petir. Tanpa sistem ini, percikan listrik dari petir dapat memicu ledakan besar yang membahayakan area sekitar.

Instalasi pembumian yang digunakan di gudang penyimpanan bahan peledak harus sesuai standar teknis dengan pengujian rutin. Fasilitas ini menjadi salah satu aspek terpenting dalam menjaga keamanan gudang peledak.

4. Jarak Aman dari Bangunan Lain Minimal 30 Meter

Lokasi gudang harus berada setidaknya 30 meter dari bangunan lain untuk mengurangi risiko dampak jika terjadi ledakan. Jarak ini memberi ruang pengamanan agar tidak langsung merambat ke fasilitas sekitar.

Penempatan yang sesuai standar juga membantu meminimalkan kerugian aset maupun korban jiwa. Dengan jarak aman, gudang dapat beroperasi lebih terkendali dan memenuhi ketentuan regulasi.

5. Lantai Tidak Boleh Menimbulkan Percikan Api dan Tidak Ada Besi yang Tersingkap

Selain itu, lantai gudang penyimpanan bahan peledak harus dibuat dari material yang aman dan tidak menghasilkan percikan api saat terjadi gesekan. Permukaan harus rata, kuat, dan bebas dari logam terbuka yang berisiko menimbulkan percikan.

Biasanya digunakan material beton dengan lapisan khusus agar lebih aman. Standar untuk penyimpanan bahan peledak ini penting untuk memastikan aktivitas penyimpanan dan pemindahan bahan tetap terkendali tanpa risiko tambahan.

Persyaratan Administrasi Tanda Daftar Gudang (TGD)

Tanda Daftar Gudang (TDG) adalah dokumen legal yang wajib dimiliki setiap pengusaha untuk mengoperasikan gudang secara sah. Proses pengajuan TDG dilakukan melalui sistem terintegrasi OSS (Online Single Submission), sehingga lebih transparan dan mudah diakses.

Persyaratan administrasi ini bertujuan memastikan setiap gudang terdaftar resmi serta sesuai standar perizinan yang berlaku. Berikut beberapa persyaratan yang harus dilakukan perusahaan mengajukan TGD sebagai kriteria utama dalam gudang yang baik:

1. Mengajukan Permohonan TDG Secara Online Melalui Sistem OSS

Permohonan TDG dilakukan melalui sistem OSS untuk mempermudah proses administrasi secara terpusat. Sistem ini memungkinkan pengusaha mengajukan perizinan tanpa harus datang langsung ke kantor terkait. Dengan OSS, seluruh data terekam secara digital sehingga lebih efisien, transparan, dan dapat dipantau statusnya secara real-time.

2. Mengisi Data NIB (Nomor Induk Berusaha) Jika Belum Memiliki

NIB merupakan identitas resmi yang wajib dimiliki setiap pelaku usaha sebagai dasar pengajuan TDG. Jika pengusaha belum memiliki NIB, maka proses pengisiannya dapat dilakukan langsung di OSS. Nomor ini berlaku sebagai identitas tunggal untuk berbagai perizinan usaha sehingga memudahkan integrasi data bisnis.

3. Memilih KBLI (Klasifikasi Baku Lapangan Usaha Indonesia) yang Sesuai

Pengusaha harus memilih KBLI yang sesuai dengan kegiatan usaha pergudangan yang dijalankan. Pemilihan KBLI yang tepat penting untuk menghindari kesalahan klasifikasi usaha dalam dokumen legal. Dengan kode KBLI yang benar, aktivitas pergudangan dapat diakui sesuai standar nasional dan terdaftar sah di sistem OSS.

4. Menyertakan Data Lengkap Gudang

Data detail gudang wajib dicantumkan, meliputi alamat, titik koordinat, luas bangunan, kapasitas penyimpanan, hingga jenis komoditi. Foto gudang juga harus disertakan sebagai bukti fisik untuk verifikasi lapangan. Informasi ini digunakan sebagai dasar pemerintah dalam memastikan kelayakan serta legalitas gudang yang akan didaftarkan.

Capai Gudang yang Baik dan Ideal dengan Software WMS ScaleOcean

Software WMS ScaleOcean hadir sebagai solusi komprehensif untuk membantu perusahaan untuk mencapai standar gudang yang ideal, mulai dari visibilitas real-time stok, otomatisasi alur kerja, hingga integrasi antar divisi dan cabang.

Dengan keunggulan seperti unlimited user tanpa biaya tambahan, otomatisasi operasional menyeluruh, serta modul gudang yang dapat dikustomisasi sesuai kebutuhan industri, ScaleOcean tidak hanya mengoptimalkan proses pergudangan, tetapi juga menciptakan efisiensi lintas rantai pasok.

Selain itu, ScaleOcan juga menyediakan 200+ modul dan 1000+ fitur lengkap yang dapat dikonfigurasi untuk membantu berbagai industri bisnis mengelola gudang dengan kontrol penuh terhadap inventaris dan proses kerja secara menyeluruh. Lakukan demo gratis dan konsultasi untuk mendapatkan solusi sesuai spesifikasi bisnis Anda.

Berikut beberapa fitur khusus yang ditawarkan software WMS ScaleOcean untuk mencapai gudang yang baik dan ideal, diantaranya:

1. Otomatisasi Proses Gudang: Fitur tracking shipment, pengelolaan stok berdasarkan lokasi dan jumlah, serta perhitungan margin otomatis dari pengiriman dan biaya vendor. Ini dapat menghilangkan proses manual dan dapat mempercepat waktu penanganan barang di gudang
2. Visibilitas Real-Time dan Akurasi Data: Sistem menyediakan dashboard analitik yang memberikan informasi menyeluruh terkait status stok, pergerakan barang, dan estimasi kedatangan barang secara instan.
3. Manajemen Stok dan Inventory Terintegrasi: Sistem dapat melacak barang masuk dan keluar, penyusunan stok otomatis, serta multi-lokasi gudang untuk memenuhi kriteria gudang ideal, akurat, dan scalable.
4. Integrasi Lintas Departemen & Cabang: ScaleOcean dapat terintegrasi dengan berbagai modul mulai dari finance, purchasing, supply chain, hingga logistik, serta dapat terhubung dengan semua cabang dalam satu sistem terpusat.

Dengan kemampuan dan fitur terbaik ini, ScaleOcean WMS software menjadi solusi terbaik untuk perusahaan dalam mencapai gudang yang efisien, fleksibel, terstandarisasi, dan real-time.

Baca juga: 5 Jenis Kode Barang, Contoh, dan Cara Buatnya

Kesimpulan

Dengan menerapkan praktik manajemen gudang yang efektif, Anda dapat memastikan bahwa gudang Anda memenuhi semua syarat gudang yang baik, yang tidak hanya meningkatkan efisiensi operasional tetapi juga memperkuat dasar sistem logistik Anda. \

Tanpa pengelolaan yang tepat, potensi kerugian akibat kesalahan pencatatan, penyimpanan, maupun distribusi bisa meningkat. Untuk itu, penggunaan software WMS terbaik ScaleOcean dapat menjadi solusi terbaik untuk mencapai gudang yang optimal.

ScaleOcean mampu mengintegrasikan seluruh proses pergudangan secara real-time, meningkatkan efisiensi, serta memastikan standar gudang tetap terjaga dengan optimal. Lakukan demo gratis dan konsultasi dengan tim ScaleOcean untuk dapatkan solusi yang sesuai dengan kebutuhan spesifik bisnis Anda!